3TSOFT® 2010 GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Hơn thế nữa là vấn đề tổ chức dữ liệu giữa công ty và các đơn vị bán hàng, cửa hàng nội bộ, quản lý các định mức, kho hàng, kệ hàng, hạn sử dụng, khoản mục chi phí, đốitượng công nợ hai

Giới thiệu 3TSOFT 2010

kế toán viên có muốn giải phóng thời gian tác nghiệp để có nhiều thời gian hơn cho nghiên cứu chính sách, tìmkiếm giải pháp mang tính nghiệp vụ chuyên ngành cho tổ chức không thì có lẽ câu trả lời chắc chắn là có Làm thếnào để có được điều đó? Câu trả lời sẽ là công cụ tác nghiệp hữu dụng và tối ưu hóa, tự động hóa công tác kếtoán

Với tư duy như vậy, những nhà tư vấn, chuyên gia và nhóm dự án công nghệ thông tin EZSOFT đề xuất và pháttriển các giải pháp ứng dụng quản lý doanh nghiệp 3TSOFT Với phần mềm kế toán “3TSOFT accountingsoftware”, chúng tôi đã phát triển và thử nghiệm đơn lẻ trong 4 năm tại hơn 300 doanh nghiệp thuộc mọi thànhphần kinh tế, ngành nghề kinh doanh và ở các quy mô tổ chức kinh doanh khác nhau

Tác giả sản phẩm: Nguyễn Văn Tâm Giải pháp: EZSOFT

Sản xuất: EZSOFT Website: http://ezsoft.com.vn

Make your job easy!

1.2 Kế toán vật tư, hàng hóa, thành phẩm

1.3 Kế toán công trình xây dựng cơ bản

1.4 Quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm

1.5 Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

1.6 Kế toán tổng hợp và xác định kết quả

1.7 Quản lý kho hàng

2 Tổ chức công tác kế toán với 3TSOFT 2010

Trong quá trình thực hiện công việc kế toán tại doanh nghiệp, với chung một hệ thống chuẩn mực và cácnguyên tắc nghiệp vụ, nhưng tùy từng ngành nghề, quy mô, nhân sự, quan điểm của người quản lý hoặc cán

bộ làm kế toán mà có cách tổ chức công tác kế toán khác nhau Điều đó có thể dẫn giải thêm như: cácphương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính khấu hao,phương pháp phân bổ chi phí công trình hoặc giá thành sản phẩm, quản lý các chứng từ kế toán, phân côngcông việc, các tham số tìm kiếm có liên quan Hơn thế nữa là vấn đề tổ chức dữ liệu giữa công ty và các đơn

vị bán hàng, cửa hàng nội bộ, quản lý các định mức, kho hàng, kệ hàng, hạn sử dụng, khoản mục chi phí, đốitượng công nợ hai chiều, phương thức khóa dữ liệu kế toán năm, kiểm duyệt chứng từ, kiểm soát chi phí hợp

lý hợp lệ trong vấn đề áp dụng và thực thi chính sách thuế, các giải trình của kế toán hay nhỏ nhất là cáchđánh số chứng từ, sử dụng đơn vị tiền tệ, đơn vị quy đổi, làm tròn các giá trị ghi sổ kế toán… với chừng ấy cácđối tượng và nghiệp vụ cần phải quan tâm sẽ có nhiều cách thức lựa chọn và đưa ra nhiều quy chuẩn nội bộkhác nhau EZSOFT với 3TSOFT - cách nhìn của chuyên gia tư vấn ứng dụng và các giải pháp kiểm soát nội

hiện với 2 lựa chọn “ Khóa chứng từ khi lập” và “ Cấm sửa, xóa chứng từ do người khác lập”.

Bài toán tổ chức công tác kế toán sẽ hữu dụng hơn rất nhiều khi cần thiết phải mặc định theo dõi lô hàng, kệhàng trong kho hay hạn sử dụng Chỉ với 1 động tác stick vào các lựa chọn dựng sẵn, thì ngay lập tức trongcác cửa sổ tác nghiệp cấp sâu hơn sẽ cho phép người quản lý công tác kế toán kiểm soát chi tiết theo đặcđiểm hoạt động và quan điểm quản lý của mình

3TSOFT là giải pháp mở từ việc cho phép tùy chọn đồng tiền trong quá trình hạch toán và vận hành công tác

kế toán Những tùy chỉnh này sẽ tạo ra các màn hình làm việc khác nhau với nhân viên tác nghiệp cụ thể.Cũng có một số lo lắng trong việc thay đổi chính sách kế toán của nhà nước đối với người thực thi tác nghiệp

kế toán doanh nghiệp, nhưng với 3TSOFT, sự lo lắng đó sẽ không còn tồn tại vì: người quản lý kế toán có thểthay đổi lại tài khoản (hoặc tiểu khoản) trong các nghiệp vụ hạch toán cụ thể như: hạch toán chênh lệch tỷ giá;hạch toán doanh thu thu nhập, hạch toán chi phí thuế, hạch toán chi phí hoạt động, các tài khoản thuế Nhữngthiết lập khi kết hợp với hệ thống tài khoản mở (cho phép tùy chỉnh thêm – xem – xóa – sửa – định nghĩa tínhchất và đặc điểm tài khoản) sẽ tạo ra các tổ hợp khác nhau và linh động trong quá trìnhsử dụng tài khoản kếtoán, chứng từ kế toán, sổ kế toán cũng như các báo cáo Tính chuyên gia trong phần này của 3TSOFT cònthể hiện ở: nếu trong quá khứ, một ngầm định nào đó đã được thiết lập mà đến thời điểm cần phải thay đổi thìphần mềm sẽ tự động tìm kiếm những nghiệp vụ có liên quan đến sự thay đổi đó để cập nhật lại trên sổ kếtoán và báo cáo kế toán ( với điều kiện người thực hiện thay đổi đó có đủ thẩm quyền theo hệ thống phânquyền đã được khai báo)

Những vấn đề về quy mô phát triển doanh nghiệp dẫn đến độ lớn của các con số (dãy số) trong quá trình hạchtoán hay ngôn ngữ giao diện, cỡ chữ trên giao diện, số thập phân cũng được tùy chỉnh theo từng đơn vị vớicách thiết lập phù hợp của người quản lý công tác kế toán: ví dụ như: độ dài của dãy số, phương thức làmtròn, phương thức quản lý chữ số thập phân, chênh lệch trong các phép toán trong quan hệ số lượng, đơn giá,thành tiền….

3 Tính hữu dụng của 3TSOFT 2010

• Giải quyết triệt để nghiệp vụ kế toán phát sinh, các phần hành theo hoạt động một cách linh hoạt trongmột hệ thống thống nhất với tính kiểm soát chặt chẽ và logic

• Có khả năng quản lý và tổng hợp dữ liệu đa cơ sở, không hạn chế số user, số máy nhánh với một cơ

• Nhiều tiện ích bổ trợ người dùng như: máy tính điện tử, note, tra cứu thông tin tức thời trên cửa sổ làmviệc, cho phép đa cửa sổ làm việc trên mỗi máy tính ở các cấp độ tính năng…

• Truy xuất, tham vấn số liệu và kết quả đa chiều, khả năng tìm kiếm rất thông minh, tối ưu

• Khả năng tự tương thích với hệ thống kế toán quốc tế, chuẩn mực quốc tế

• Khả năng tích hợp với các diễn đàn, cộng đồng sử dụng, hỏi đáp qua internet…

• Khả năng nâng cấp lên mô hình tổng công ty, tập đoàn (Đa cơ sở)

• Truyền nhận dữ liệu qua mạng LAN, VPN, các hệ thống Email hay E-office

4 Những điểm đặc biệt mà 3TSOFT mang lại cho doanh nghiệp khi ứng dụng

• Quản lý, kiểm soát công nợ theo hạn mức thời gian thanh toán và giá trị cho phép

• Kiểm tra tính đúng của mã số thuế có liên quan, lọc, cập nhật mã số thuế bỏ trốn

• Quản lý, theo dõi hàng tồn kho, đối tượng công nợ, tài sản, công cụ với chi tiết thông tin và ảnh cũng như các đặc tính như hạn sử dụng, quản lý theo lô, theo kệ trong kho

• Tự động sao lưu dữ liệu trong khoảng thời gian bất kỳ do người quản lý kế toán thiết lập

• Đa dạng hóa phương thức đánh số chứng từ, kiểm soát chứng từ…

• Kiểm soát lịch sử chứng từ kế toán kèm theo các ghi chú hữu ích trên chứng từ

• Các giải pháp ứng dụng được đề xuất theo góc nhìn của các chuyên gia kế toán, kiểm toán, tài chính, thuế, phân tích hoạt động kinh doanh

• Hệ thống báo cáo đa dạng, phân tích đa chiều đáp ứng đầy đủ thông tin cho quản lý

• Tách biệt rất rõ ràng các chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn, lập các bảng phân bổ và hạch toán chi phí định kỳ kèm theo

• Tra cứu thông tin công nợ, tồn kho tức thời tại cửa sổ làm việc hiện hành

• Tính năng drilldown đa cấp với tùy chỉnh sửa thông tin tại chỗ

• Hướng dẫn sử dụng chi tiết bằng video kèm theo bộ sản phẩm hoặc website http://ezsoft.com.vn

• Chi phí đầu tư chỉ bằng lương của nhân viên kế toán trong 1 tháng, chỉ có 30% từ năm thứ 2

• Sử dụng dễ dàng tới mức không cần kỹ thuật hỗ trợ, đào tạo, chuyển giao ứng dụng

5 Nâng cấp, cập nhật phiên bản mới thường xuyên

Bộ phần mềm 3TSOFT được nâng cấp thường xuyên và định kỳ qua internet

• Cập nhật điều chỉnh chính sách mới về kế toán, kiểm toán, thuế…

• Cập nhật hàng ngày những vướng mắc khi thực hiện mà đã được giải quyết khi khách hàng tương tự

đã gặp phải và yêu cầu 3TSOFT xử lý

• Cập nhật theo kế hoạch hàng tháng các phiên bản nâng cấp về tính năng, giao diện, tích hợp…

• Chỉ cần thực hiện tính năng Update trên giao diện là toàn bộ những kết quả trên đã được thực hiện

Trân trọng giới thiệu và chúc hợp tác tốt đẹp!

I YÊU CẦU PHẦN CỨNG

• Bộ vi xử lý (CPU): Intel ® Pentium III 1GB hoặc cao hơn

• Bộ nhớ trong (RAM): 512MB trở lên

• Đĩa cứng: 1GB trống hoặc nhiều hơn

• Màn hình: Độ phân giải 1024x768 hoặc tốt hơn

• Sound card, loa (dùng để xem phim hướng dẫn)

II YÊU CẦU PHẦN MỀM

• Hệ điều hành: Windows XP/Vista/7 hoặc Windows Server 2003/2008

• Bộ gõ tiếng Việt: Unicode

• Định dạng ngày tháng: dd/MM/yyyy Nếu bạn chưa biết cách thay đổi định dạng ngày tháng thì bạn làmtheo các bước sau:

 Bấm vào nút Start trên thanh taskbar của Windows

 Chọn mục “Settings”  “Control Panel”

 Chọn mục “Regional and Language Options”

 Chọn Tab “Regional Options”, bấm vào “Customize…”

 Tại TAB “Number”

 Decimal symbol: (.) dấu chấm

 Digit grouping symbol: (,) dấu phẩy

 Negative sign symbol: (-) dấu trừ

 Tại TAB Currency:

Decimal symbol: (.) dấu chấm

Lưu ý: Không nhất thiết Decimal symbol là (.) dấu chấm, Digit grouping symbol là (,) dấu phẩy Nhưng hai giá trị này giữa các TAB Number và Currency phải giống nhau.

Bước 2: Tạo 2 thư mục BACKUP để lưu các tệp sao lưu tự động và DATABASE để lưu cơ sở dữ liệu như hình

dưới

Bước 3: Cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000 (Microsoft SQL Server 2000 chỉ cài tại máy

chủ, không cần cài tại máy nhánh hoặc máy trạm)

Tại thư mục đã download và giải nén chọn đường dẫn cài đặt là: “3TSOFT 2010\MSDE\setup.exe” như hình

dưới:

Thời gian tiến hành cài đặt MSDE sẽ tùy thuộc vào cấu hình máy chủ của bạn mà sẽ diễn ra nhanh hay chậm.MSDE hoạt động tốt trên các hệ điều hành Windows Server 2003 trở lên, Windows XP, Windows Vista, Windows7… Sau khi cài đặt MSDE xong thì bạn phải khởi động MSDE bằng cách chọn vào nút “Start” của Windows, chọnPrograms, chọn Startup, chọn Service Manager như hình dưới:

Bước 4: Cài đặt chương trình 3TSOFT 2010

Phần mềm 3TSOFT 2010 yêu cầu máy tính người dùng phải được cài đặt bộ NET Framework, vì vậy sau khi lựachọn chế độ kế toán phù hợp thì chương trình cài đặt sẽ kiểm tra và tự động cài đặt bộ NET Framework 2.0 nếumáy tính người dùng chưa có Thời gian cài đặt cho bộ NET Framework này vào khoảng 2-5 phút, tùy vào cấuhình của máy tính Nếu máy tính của bạn đã có sẵn thì chương trình sẽ tự động bỏ qua bước này và chuyển sangbước tiếp theo – cài đặt 3TSOFT 2010

Tại thư mục đã download và giải nén chọn đường dẫn cài đặt là: “3TSOFT 2010\setup.exe” như hình dưới:

Chọn “Next” để tiếp tục

Chọn “Next” để tiếp tục

Máy chủ: Là tên máy chủ cơ sở dữ liệu, mặc định là “(LOCAL)”

Người sử dụng: Là tên truy cập SQL Server, mặc định là “SA”

Mật khẩu: Là mật khẩu truy cập SQL Server, mặc định là “SQL2000”

Như vậy trong trường hợp máy tính của bạn đã cài SQL Server rồi thì “Người sử dụng” và “Mật khẩu” là của SQLServer đã cài đặt

Tên cơ sở dữ liệu: Mặc định tên như hình vẽ, khuyến cáo người sử dụng nên đặt tên cơ sở dữ liệu sao cho ngắngọn dễ nhớ và không chứa ký tự đặc biệt

Tại mục “Backup” chọn đường dẫn đên thư mục để sao lưu cơ sở dữ liệu của chương trình, khuyến cáo để đảmbảo an toàn dữ liệu bạn nên tạo và chọn thư mục sao lưu không trùng với ổ đĩa chứa hệ điều hành sử dụng

Vì lần đầu tiên cài đặt nên chương trình sẽ yêu cầu bạn tạo mới dữ liệu tại mục “Tạo mới dữ liệu”, trong đó đường

Nếu trong trường hợp người sử dụng đã cài đặt và sử dụng chương trình rồi thì có thể chọn chức năng “Gắn dữliệu” sau đó chọn đến đường dẫn là File dữ liệu cần gắn để sử dụng dữ liệu của chương trình đã có.

Khi kết thúc phần thông tin cơ sở dữ liệu, bạn có thể truy xuất mặc định bằng người sử dụng ADMIN, mật khẩu để

trống bấm chấp nhận là đăng nhập được vào chương trình Sau đó, bạn sẽ vào phần quản lý người sử dụng bên

trong chương trình 3TSOFT 2010 để thiết lập phân quyền sử dụng cho từng user và thay đổi mật khẩu ADMIN.

- Phần IV

Phần I

Trung bình di động: Với phương pháp này, sau mỗi lần nhập hàng, chương trình sẽ xác định lạiđơn giá xuất kho Công thức như sau:

Giá xuất kho = Giá trị của hàng tồn kho sau mỗi lần nhập / Số lượng hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập

Trung bình tháng hay Bình quân gia quyền: Với phương pháp này, chương trình sẽ xác định đơngiá xuất kho theo kỳ kế toán do người sử dụng thiết lập Công thức như sau:

Giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

Theo tỷ giá thực tế: Tính chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụkinh tế

Thông báo khi

Không: Không hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ kinh tế nàyCó: Hiện ra thông báo và người sử dụng có thể thực hiện nghiệp vụ kinh tế này

Thông báo và cấm: Hiện ra thông báo và người sử dụng không thể thực hiện nghiệp vụ kinh tếnày

Hiện ngày giờ

Có: Chương trình tự động chọn thanh toánKhông: Chương trình không tự động chọn thanh toán

Phần II

Thông tin Diễn giải

Người sử dụng có thể lựa chọn trạng thái mặc định khi thực hiện lưu một chứng từ là khóa hoặc

mở Đối với chứng từ trong trạng thái khóa thì người sử dụng có thể thực hiện thao tác sửanhưng không thể thực hiện thao tác xóa chứng từ

Lập chứng từ khi

phân bổ

Chương trình sẽ tự động tạo các phiếu kế toán tương ứng với các bút toán phân bổ chi phí khitính giá thành nếu người sử dụng lựa chọn chỉ tiêu này Thực chất là các bút toán kết chuyển từcác tài khoản chi phí sang tài khoản giá thành Quyết Định 15 có thể lập chứng từ hoặc khônglập chứng từ khi phân bổ (kết chuyển từ các tài khoản chi phí sang tài khoản 154) Quyết Định

48 không lập chứng từ khi phân bổ vì chi phí tập hợp hết trên phát sinh bên nợ tài khoản 154,nếu lập chứng từ khi phân bổ thì giá thành thì bút toán phân bổ được định khoản Nợ 154/Có

viết hóa đơn

Đây là một trong những tính năng thể hiện tính ưu việt và linh động của phần mềm kế toán

3TSOFT Như vậy, với chức năng là phần mềm kế toán nhưng 3TSOFT hoàn toàn có thể sửdụng được trong các siêu thị, cửa hàng,…bán hàng mã vạch

Danh sách tiền tệ Là mã các đồng tiền sẽ được sử dụng trong 3TSOFT Muốn thêm mã tiền tệ mới, người sử

dụng chỉ cần đánh mã tiền tệ vào sau dấu phẩy (,)

Đồng tiền hạch

toán

Trong phần mềm có thể hạch toán nhiều loại tiền tệ khác nhau nhưng bắt buộc phải chọn mộtđồng tiền hạch toán Mã tiền tệ này được sử dụng lên báo cáo, tính chênh lệch tỷ giá khi phátsinh ngoại tệ,…

Tài khoản mặc

định

Các tài khoản đã được lựa chọn ở các chỉ tiêu này, khi xuất hiện các nghiệp vụ liên quan đếnchỉ tiêu nào thì sẽ được hạch toán vào tài khoản tương ứng

Thông tin Diễn giải

Độ dài tối đa của

dãy số

Là độ dài tối đa của các trường có định dạng là số như nguyên tệ, đơn giá, số lượng bao gồm

cả dãy số phần nguyên, dấu ngăn tách nhóm hay tách phần thập phân

Số lượng Là định dạng số các chữ số phần thập phân của số lượng

Hệ số vật tư Là định dạng các chữ số phần thập phân của hệ số quy đổi trong “Danh mục vật tư, hàng hoá”Đơn giá đồng tiền

Là định dạng các chữ số phần thập phân của đơn giá đồng tiền hạch toán

Phần trăm Là định dạng các chữ số phần thập phân của những trường có đơn vị tính là % ví dụ như phần

trăm hoa hồng, phần trăm chiết khấu,…

Số lượng định

mức

Là định dạng các chữ số phần thập phân của số lượng định mức trong phần khai báo “Địnhmức cho sản phẩm, công trình”

Đơn vị cơ sở mặc

định

Là mã đơn vị cơ sở mặc định khi đăng nhập vào phần mềm Có tác dụng đối với những đơn vị

sử dụng có nhiều đơn vị cơ sở

Thông tin Diễn giải

Tên chứng từ Là tên trên thanh tiêu đề của chứng từ khi nhập liệu

chính hoặc do người sử dụng tự khai báo.

Tăng phần số Một chứng từ, người sử dụng có thể chia làm 2 phần là, hai phần này được phân cách với

nhau bằng ký tự không phải là số Người sử dụng có thể lựa chọn tăng phần đầu hoặc tăngtheo phần cuối của số chứng từ

Chi tiết: Được chọn nếu người sử dụng muốn theo dõi Hợp đồng, Bộ phận, Khoản mục ở phầnnội dung chi tiết của chứng từ đang được khai báo tức là theo từng dòng chi tiết phát sinh củachứng từ

Thuế giá trị giá

tăng

Cách ghi nhận thuế GTGT trên các chứng từ mua bán vật tư, hàng hoá, thành phẩmChứng từ: Khi đó phần thuế GTGT sẽ nằm ở phần cuối của chứng từ đang được khai báo Chi tiết: Khi đó phần thuế GTGT sẽ chi tiết đến từng vật tư phát sinh trong chứng từ đang đượckhai báo

Theo dõi nhiều

Lưu ý: Với mỗi chứng từ, có thể bao gồm tất cả các chỉ tiêu trên hoặc chỉ bao gồm một số chỉ tiêu nhưng ý nghĩa

và cách khai báo là hoàn toàn tương tự nhau

Thông tin Diễn giải

Thể hiện Là danh sách các trường sẽ thể hiện trong kết quả tìm kiếm

Sắp xếp Là mã các trường sắp xếp mặc định khi tìm kiếm

Tìm kiếm trong Là danh sách các trường mà chương trình sẽ tìm kiếm theo từ khóa của người sử dụng yêu

Mã nhóm Là tập hợp các ký tự, chữ số đại diện cho nhóm

Tên nhóm Là diễn giải của nhóm

Quản trị Chỉ tiêu này có 2 lựa chọn cho nhóm đang được khai báo Người sử dụng chỉ cần bấm chuột

để lựa chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn nhóm Quản trịMột nhóm là nhóm quản trị thì sẽ không thể phân quyền cho nhóm quản trị hoặc những người

sử dụng thuộc nhóm quản trị

Người sử dụng

Tên truy cập Là tên người sử dụng dùng để đăng nhập vào phần mềm Tên truy cập không nên sử dụng

dấu cách hay tiếng Việt có dấu

Tên đầy đủ Là họ tên đầy đủ của người sử dụng

Thông tin Diễn giải

Mật khẩu cũ Là mật khẩu người sử dụng đang dùng để đăng nhập vào phần mềm

Mật khẩu mới Là mật khẩu mới mà người sử dụng đang muốn thay đổi

Khẳng định mật

khẩu

Người sử dụng đánh lại mật khẩu mới vào chỉ tiêu này

Phân quyền: Cho phép phân quyền theo nhóm người sử dụng hoặc người sử dụng Người sử dụng ngoài việc

chịu sự phân quyền theo nhóm sẽ chịu sự phân quyền trực tiếp Muốn cấm một chức năng nào đó, người sử dụngchỉ cần tích vào ô bên cạnh

Thông tin Diễn giải

Truy cập menu Là các chức năng trên thanh menu Mỗi chức năng có 2 lựa chọn là Cấm hoặc Không cấm,

người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn

Cập nhật danh

mục

Đây là hệ thống danh mục được sử dụng trong phần mềm kế toán 3TSOFT Mỗi danh mục,người sử dụng có thể thực hiện các thao tác như thêm mới, sửa, xóa hoặc gộp mã Muốn cấmthao tác ở danh mục nào, người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn thao tác tương ứng với danhmục đó

Xem báo cáo Đây là hệ thống báo cáo được sử dụng trong phần mềm Cấm nhóm người sử dụng xem báo

cáo nào, người dùng chỉ cần bấm chuột để chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn

Chọn đơn vị cơ

sở

Đây là chức năng Chọn đơn vị cơ sở trong menu Hệ thống Nếu chức năng này được chọn,nghĩa là nhóm người sử dụng đang được khai báo sẽ không có quyền Chọn đơn vị cơ sở Reset Được sử dụng nếu người dùng muốn thiết lập lại khai báo cho nhóm đối tượng đang được khai

báo

Thông tin Diễn giải

Mã đơn vị Là mã đơn vị cơ sở, mã này do nhà sản xuất đăng ký

Tổng hợp Là lựa chọn mã đơn vị là tổng hợp hay chi tiết, giá trị này do nhà sản xuất đăng ký

K: Là đơn vị chi tiết Với đơn vị chi tiết, người sử dụng có thể thực hiện các thao tác với dữliệu

C: Là đơn vị tổng hợp Với đơn vị tổng hợp, người sử dụng chỉ có thể lên báo cáo Báo cáocủa đơn vị tổng hợp được cộng từ báo cáo của các đơn vị chi tiết

Mã dữ liệu Mỗi đơn vị có một mã dữ liệu Chỉ sửa đổi khi đơn vị có sử dụng chức năng truyền, nhận dữ

liệu Khi thay đổi thông tin này, người sử dụng nên tham khảo ý kiến nhà sản xuất

Tên đơn vị Là tên đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiềng Việt

Tên tiếng Anh Là tên đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiềng Anh

Địa chỉ Là thông tin địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm

Địa chỉ tiếng Anh Là địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm bằng tiếng Anh

Mã số thuế Là mã số thuế của đơn vị sử dụng phần mềm

Tài khoản ngân

Kiểm tra dữ liệu

Người sử dụng có thể kiểm tra dữ liệu đã nhập với các nội dung kiểm tra như:

- Thiếu đối tượng với các tài khoản theo dõi công nợ

- Thừa đối tượng với các tài khoản không theo dõi công nợ

- Thiếu khoản mục đối với các tài khoản theo dõi khoản mục phí

- Thừa khoản mục đối với các tài khoản không theo dõi khoản mục phí

- Thiếu sản phẩm đối với các tài khoản theo dõi chi phí trực tiếp giá thành sản phẩm, công trình

- Thừa sản phẩm đối với các tài khoản không theo dõi chi phí trực tiếp giá thành sản phẩm, công trình

- Thiếu bộ phận đối với các tài khoản theo dõi bộ phận

- Thừa bộ phận đối với các tài khoản không theo dõi bộ phận

- Thiếu hợp đồng đối với các tài khoản theo dõi hợp đồng

- Thừa hợp đồng đối với các tài khoản không theo dõi hợp đồng

- Quy đổi vật tư, hàng hoá, thành phẩm sai

- Chưa hoàn thành kê khai hoá đơn giá trị gia tăng: Chưa kê khai, kê khai thiếu, kê khai thừa

- Xuất hàng khi số lượng tồn kho không đủ

Sao lưu dữ liệu

Ngoài chức năng tự động tạo file sao lưu sau số ngày nhất định được khai báo trong “Khai báo tham số hệ thống” thì người sử dụng cũng có thể chủ động thực hiện chức năng này Để thực hiện chức năng này, người sử dụng chỉcần chọn đường dẫn tạo file sao lưu và bấm “Thực hiện Chương trình sẽ tự động sao lưu toàn bộ dữ liệu theo đường dẫn đã lựa chọn Tên file sao lưu sẽ do chương trình tự đặt theo tên cơ sở dữ liệu của chương trình cộng với thời điểm sao lưu và file sao lưu luôn có đuôi bak

Lưu ý:

- Cần đóng tất cả các chức năng đang mở của chương trình trước khi thực hiện chức năng này

- Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

Phục hồi dữ liệu

Để phục hồi dữ liệu, người sử dụng chọn đường dẫn của file đã sao lưu và bấm “Thực hiện” Chương trình sẽ tự động phục hồi dữ liệu của chương trình theo file dữ liệu đã được sao lưu trước đó Sau khi phục hồi xong, chươngtrình sẽ tự động thoát

Lưu ý: Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

Thông tin Diễn giải

Từ ngày Là ngày bắt đầu truyền dữ liệu

Đến ngày Là ngày kết thúc truyền dữ liệu

Nội dung truyền Là nội dữ liệu sẽ được truyền đi Với mỗi nội dung, người sử dụng chỉ cần bấm chuột để lựa

chọn hoặc hủy bỏ lựa chọn

Đường dần Là đường dẫn để chứa file dữ liệu được truyền đi Người sử dụng bấm vào dấu ba chấm để

đặt tên và chọn đến thư mục lưu file dữ liệu truyền đi

Lưu ý: Chức năng này chỉ thực hiện được tại máy chủ (máy chứa cơ sở dữ liệu)

Nhận dữ liệu

Chức năng này sẽ thực hiện nhận dữ liệu từ file nén đã được tạo ra khi người sử dụng chức năng “Truyền dữ liệu”