Ch2 bài giảng hệ thống thông tin kế toán nâng cao tổ chức xử lý DL trong AIS

Các mô hình tổ chức dữ liệu Tổ chức và xử lý dữ liệu trong AIS  Mô hình tổ chức theo tập tin truyền thống Đặc điểm • Dữ liệu được lưu trữ trong những tập tin riêng biệt, không có sự

Trang 2

Tổ chức và xử lý dữ liệu trong AIS

Trang 3

Trang 4

Thuật ngữ

Thuật ngữ Trang

tham chiếu

Trang 5

P504-Sơ đồ quan hệ thực thể

Trang 6

Minimum

cardinality:

P513-ch17 Lƣợng số tối thiểu

Many-Many (M:N) P514-ch17 Mối liên kết Nhiều –

Nhiều

Trang 7

Trang 8

Trang 10

• Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các tập tin

dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ và kiểm soát tập trung nhằm loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu Một

cơ sở dữ liệu sẽ hợp nhất các mẫu tin được lưu trữ trước đó trong các tập tin riêng biệt vào một nơi lưu trữ chung và phục vụ nhiều người dùng và nhiều ứng

Trang 11

Tổ chức dữ liệu

Tổ chức dữ liệu: được hiểu là cách phân loại, sắp xếp vào các nơi lưu trữ dữ liệu làm căn cứ cho việc xử lí dữ liệu

Trong kế toán, đã sử dụng nhiều mô hình

tổ chức dữ liệu tùy thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT

Trang 12

Các mô hình tổ chức dữ liệu

Mô hình sổ kế toán Tập tin truyền thống

Hệ CSDL

Hệ thống tiếp cận tập tin (File- oriented systems) / tập tin thông

thường

Phần mềm ứng dụng

& dữ liệu độc lập

Hệ thống máy tinh lớn (mainframe)

Hệ CSDL:

Kế toán thủ công Sổ sách thủ công

Trang 13

 Mô hình kế toán thủ công

• Đặc điểm tổ chức dữ liệu

• Dữ liệu được lưu trữ trên sổ sách theo trình

tự thời gian và theo đối tượng

• Sổ sách được thiết kế theo bộ phận chức năng/hoạt động kinh doanh riêng biệt

• Dữ liệu được xử lý và lưu trữ riêng biệt ở nhiều nơi

Trang 14

Tổ chức theo tập tin truyền thống vs

tổ chức theo hệ cơ sở dữ liệu

Trang 15

 Mô hình tổ chức theo tập tin truyền thống

Đặc điểm

• Dữ liệu được lưu trữ trong những tập tin riêng biệt, không có sự liên kết, và không chia sẻ được

• Dữ liệu được xử lý riêng biệt ở nhiều nơi bởi các chương trình ứng dụng (phần mềm ứng dụng) độc lập

• Dữ liệu và chương trình ứng dụng

Trang 16

 Mô hình tổ chức theo hệ cơ sở dữ liệu

Đặc điểm tổ chức dữ liệu

• Dữ liệu được lưu trữ tập trung trong một cơ sở

dữ liệu chung, và được chia sẻ cho nhiều người dùng khác nhau

• Việc truy cập vào cơ sở dữ liệu chung được kiểm soát bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

• Cung cấp 2 cách nhìn riêng biệt về dữ liệu : Cách nhìn của người sử dụng và cách nhìn vật lý

• Phần mềm ứng dụng & dữ liệu độc lập

Trang 17

Module gửi hàng

Module…

…

Phần mềm ứng dụng

Hệ

cơ sở

dữ liệu

(DBS)

Phần mềm ứng dụng

Module bán hàng

Module gửi hàng

Module…

…

Phần mềm ứng dụng

Trang 18

Tổ chức DL theo hệ CSDL

Khái niệm: Hệ cơ sở dữ liệu - DBS- (Database

system):

 Hệ cơ sở dữ liệu - DBS- (Database

system): là một hệ thống bao gồm cơ sở

dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, và các chương trình ứng dụng truy cập vào cơ sở

dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Trang (84)

Trang 19

Khái niệm : Database

• Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các tập tin dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ và kiểm soát tập trung nhằm loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu được nhìn theo 2 cách thức khác nhau:

o Cách nhìn logic (Logical view): cách người sử dụng tổ chức và hiểu ở mức khái niệm mối quan

hệ giữa các đơn vị dữ liệu (data items) (xem hình 4-5

o Cách nhìn vật lý (physical view): Cách dữ liệu được sắp xếp và lưu trữ trong hệ thống máy tính (Xem hình 4-3 &4-4)

Trang 20

• Các cách nhìn khác nhau của CSDL

• Mô hình logic để tổ chức và mô tả DL

Trang 21

Tổ chức dữ liệu

Khái niệm: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu DBMS

-(Database management system):

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS): là một

chương trình phần mềm được sử dụng

để quản lý và kiểm soát dữ liệu và sự tương tác giữa dữ liệu với các chương trình ứng dụng (Trang 84)

• DBMS kết nối cách dữ liệu được lưu trữ

vật lý với cách nhìn logic của người sử dụng về dữ liệu

Trang 22

Tổ chức dữ liệu theo hệ CSDL

 Hệ quản trị cơ

sở dữ liệu kết nối cách nhìn logic của người

sử dụng và cách DL lưu trữ vật lý trong hệ thống

Trang 23

Mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu

• Mô hình liên kết thực thể (Entity-

Ralationship Model) E-R model Là 1 mô

hình để thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức độ khái niệm (conceptual data modeling), trong đó mô

tả các đối tượng (thực thể -entity) và mối

quan hệ giữa các đối tượng này.Các thực

thể được lưu trữ dướng dạng bảng

• Mô hình REA là mô hình phát triển của mô

hình liên kết thực thể để sử dụng trong thiết kế

hệ thống AIS

Trang 24

Mô hình REA

1 Các khái niệm

2 Mô hình liên kết thực thể - ER

3 Định nghĩa mô hình REA

4 Cấu trúc mô hình REA

5 Nguyên tắc mô tả mô hình REA

6 Thiết lập mô hình REA

Trang 25

Mô hình REA

Mô hình REA

Thực thể (entity)

Là những gì mà

DN cần thu thập và lưu trữ

• Thuộc tính liên kết- khóa ngoại: Dùng liên kết giữa các tập thực thể

Mối quan hệ (relationship) & lượng số của mối quan hệ

Trang 26

soát

Agent (đối tượng)

Là con người hoặc

tổ chức (DN cần thu thập thông tin) tham gia vào sự

kiện

Thực thể (entity) là các đối tượng hay vấn đề gì

mà 1 tổ chức/ doanh nghiệp cần thu thập và lưu trữ thông tin

Trang 27

Mô hình REA

• Thuộc tính gồm:

o Thuộc tính mô tả

o Thuộc tính khóa: (Primary key)

o Thuộc tính liên kết (Foreign key)

• Thuộc tính (Attributes) là những thông tin

mô tả chi tiết về thực thể mà một tổ chức

cần thu thập và lưu trữ Ví dụ: thực thể nhân viên gồm các thuộc tính như mã, tên, số điện thoại, địa chỉ, hệ số lương, … (Trang 32)

Trang 28

Mô hình REA

 Thuộc tính khóa (Primary key) là một thuộc tính hoặc một tập hợp các thuộc tính của một loại thực thể, đƣợc

sử dụng để xác định tính duy nhất của mỗi thực thể cụ thể Thuộc tính khóa không đƣợc trùng lắp và không đƣợc để trống (Trang 88)

 Thuộc tính liên kết (Foreign key) là một thuộc tính của một loại thực thể, nhƣng đồng thời là thuộc tính khóa của một loại thực thể khác Thuộc tính liên kết không phải là thông tin mô tả về thực thể Nó đƣợc sử dụng để liên kết hai thực thể trong CSDL (Trang 88)

Trang 29

REA- Minh họa thực thể, thuộc tính

thực thể

Trang 30

Mô hình REA- Sơ đồ liên kết thực thể

Để mô tả mô hình REA, người ta sử dụng sơ

đồ liên kết thực thể

• Sơ đồ liên kết thực thể (Entity-

Ralationship diagrams) Là 1 kỹ thuật bằng hình ảnh để mô tả cơ sở dữ liệu theo

mô hình liên kết thực thể

Trang 31

Mô hình REA- các kiểu sơ đồ E-R

Trang 32

Mô hình REA: Nguyên tắc mô tả REA

• 1 REA tói thiểu 2 sự

kiện

• 1 sự kiện liên kết với

ít nhất một nguồn lực

• 1 sự kiện liên kết ít

nhất hai đối tượng

• 1 sự kiện liên quan ít

nhất tới 1 sự kiện liên quan

Trang 33

Mô hình REA: Mối liên kết thực thể

 Mối liên kết thực thể: thể hiện mối quan hệ giữa hai thực thể đƣợc phản ánh thông qua các lƣợng số

• Lượng số (Cardinalities): thể hiện mức độ của

mối liên kết Nó cho biết số lƣợng thành phần của một thực thể liên kết với một thành phần của thực thể khác (Trang 512)

Trang 34

Có 3 kiểu mối liên kết thực thể

• Một –một 1: 1 ( one- to- one

• Một-nhiều 1: N ( one – to - many)

• Nhiều –nhiều: M:N (Many- to – many)

Các mối liên kết này đƣợc xem xét ở mức tối đa (maximum) và tối thiểu (minimum)

Cách đọc mối liên kết là đọc theo 2 chiều của mối liên kết (ví dụ thực thể A và B có liên kết với nhau thì mối liên kết cần xét từ A-> B và từ B->A)

Trang 35

Mối liên kết Một-Một:: MỘT thành phần (instance) của thực

thể này có thể liên kết với tối đa MỘT thành phần của thực thể khác và ngƣợc lại Mối liên kết này tồn tại khi lƣợng số tối

đa cho mỗi thực thể trong mối quan hệ đó là 1 (p514)

Mối liên kết Một-nhiều: MỘT thành phần của

thực thể này có thể liên kết với NHIỀU thành phần của thực thể khác Ngƣợc lại, MỘT thành phần của thực thể khác có thể liên kết với tối đa

MỘT thành phần của thực thể này (P 515)

Mối liên kết Nhiều-Nhiều: MỘT thành phần của thực thể

này có thể liên kết với NHIỀU thành phần của thực thể

khác Đồng thời, MỘT thành phần của thực thể khác cũng

có thể liên kết với NHIỀU thành phần của thực thể này

Trang 36

Mô hình REA- ý nghĩa kinh tế của

lượng số (P516)

 Mối liên kết và lƣợng số của mối liên kết

phản ánh thực hành kinh doanh của 1 tổ

chức

• Thực tế hiển nhiên (fact)/ Chính sách/ qui định áp dụng

 Mối liên kết và lƣợng số của mối liên kết

có thể thay đổi sau tùy qui trình/ chính

sách

Trang 37

Mô hình REA- Cách biểu diễn và giải

thích thông tin lượng số

Biểu diển lượng số dưới dạng hình vẽ Chọn

Trang 38

Mô hình REA- Cách biểu diễn và giải

thích thông tin lượng số

Biểu diển lượng số dưới dạng ký tự chữ

Trang 39

Mô hình REA- Ví dụ

Trang 40

Mô hình REA- nhận xét

 Tập trung vào các khía cạnh hoạt động kinh tế hay tập trung vào ảnh hưởng tới TK kế toán?

 Cách tiếp cận để phân tích HĐ kinh tế nhằm xây dựng

mô hình REA: Bắt đầu từ sự kiện hay nguồn lực hay đối tượng?

 Dựa vào đâu xác định:

Trang 41

Mô hình REA- Thiết lập mô hình

• Phân tích đặc điểm hoạt động

Trang 42

Phân loại tập tin trong CSDL kế

toán

Ở cấp độ vật lý, các bảng dữ liệu được lưu trữ trong

hình thức các tập tin (files) dữ liệu

 Tập tin chính (master file) P32- là tập tin vĩnh viễn (permanent file) lưu trữ dữ liệu được tích lũy về tổ chức Nó gồm:

• các tập tin đối tượng, nguồn lực,

• các tập tin chính sổ cái chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát sổ cái (General Ledger Control Accounts)

 Tập tin nghiệp vụ (transaction file) Là tập tin chứa từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt xẩy ra trong 1 kỳ tài chính (fiscal

thủ công

Trang 43

Ví dụ cấu trúc TT chính, TT nghiệp

vụ

 Ví dụ tập tin chính , tập tin nghiệp vụ

01 xxxx xxx xxx xxxx xxx xxx xxx xxx

02 xxxx xxxx xxxx xxxx xxx xxx xxx xxx

Current value

Mô tả

Khóa

chính

 Lưu ý: Nhận xét cấu trúc TT chính so với các sổ chi tiết,

sổ cái

Trang 45

Data Storage

Trang 46

Hoạt động: thu thập dữ liệu

(p26,27)

Kiểm soát dữ liệu thu

thập và nhập liệu

Nội dung DL thu thập: 3 nhóm

thông tin cơ bản

• Hoạt động kinh tế/sự kiện

• Nguồn lực liên quan trong sự kiện

• Đối tƣợng tham gia sự kiện

• Tự động: ATM; POS; Scan

Chấp thuận/ kiểm tra

điều kiện nghiệp vụ so

Trang 47

Hoạt động lưu trữ dữ liệu p27

Trang 48

Hoạt động xử lý dữ liệu, p33

 Thêm dữ liệu mới (creating/adding) : Thêm 1 mẫu

tin mới vào tập tin

Đọc dữ liệu, truy xuất, hoặc xem dữ liệu hiện hữu

Cập nhật dữ liệu (updating): Thay đổi dữ liệu lưu

trữ để phản ánh sự kiện ( làm thay đổi số dư/giá trị hiện hành (current value) của tập tin chính

Xóa dữ liệu (deleting) Bỏ 1 mẫu tin nếu không còn

cần trong CSDL (VD hàng tồn kho hay khách hàng

do không còn tồn tại giao dịch với DN) Lưu ý Việc xóa vẫn cần phải để lại dấu vết và có thể truy xuất

Xử lý dữ liệu trên tập tin chính

Trang 49

Ví dụ cập nhật dữ liệu

Trang 50

Cung cấp thông tin

Cung cấp các thông tin theo yêu cầu

Mục đích/nội dung kết xuất

• Thông tin tài chính cho đối tƣợng bên ngoài

• Thông tin kế toán quản trị đối tƣợng nội bộ:

Trang 51

Nhập liệu Trực tuyến, xử lý theo lô:

online- bath

Thời gian thực real time

Trang 52

Minh họa xử lý theo lô

Trang 53

Minh họa online- bath processing

Trang 54

Minh họa xử lý online-real time

Trang 55

• Chính xác: ghi nhận, mô tả, tìm kiếm, lưu trữ

Trang 57

Mã hóa- mã trình tự - sequence codes

 Mã khối

• Là sử dụng các số theo trình tự tăng lên hoặc giảm dần để mô tả đối tượng

• Trong kế toán, mã trình tự có thể được sử dụng trong trường hợp đánh số trước các chứng từ gốc, các trình tự nghiệp vụ

 Ưu: Kiểm soát tính đầy đủ, liên tục của đối tượng được

mã trình tự (ví dụ chứng từ được đánh số trước; các nghiệp vụ bị bỏ sót, thiếu )

Trang 58

Mã hóa- mã khối (block code)

• Một dãy mã trình tự đƣợc phân thành các khối khác nhau

• Các khối đƣợc thiết lập dành riêng cho những loại

dữ liệu cụ thể Trong 1 khối, các đối tƣợng dùng mã trình tự

Trang 59

Mã hóa- mã khối (block code)

 Ƣu:

• Phân loại đƣợc đối tƣợng mã hóa

• Có thể thêm hoặc bớt 1 đối tƣợng vào trong khối

mà không cần xây dựng lại hệ thống mã

 Nhƣợc:

• Chỉ dừng ở việc phân loại ban đầu, chƣa mô tả chi tiết thông tin thuộc tính của đối tƣợng đƣợc mã hóa

Trang 61

Mã nhóm (group code)

 Nhƣợc

những dữ liệu không liên quan có thể đƣợc gắn vào bộ

Trang 62

Mã gợi nhớ (Mnemonic code)

Nguyễn Bích Liên

62

 Mã gợi nhớ: dùng chữ cái hoặc số gợi ý nghĩa giúp dễ

nhớ

 Nhƣợc

• Mặc dù mã gợi nhớ hữu ích trong việc mô tả các nhóm đối tƣợng đƣợc mã hóa Nhƣng chúng bị hạn chế trong việc mô tả từng đối tƣợng trong nhóm

Trang 63

Mã hóa- Các yêu cầu với bộ mã

• Phù hợp với mục đích sử dụng

• Phù hợp với sự phát triển (của đối tượng được mã hóa) trong tương lai

• Đơn giản nhất có thể để thích, và đảm bảo sự chấp nhận của nhân viên

• Phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Trang 64

Mã hóa- Hướng dẫn xây dựng bộ mã

• Phân tích đối tượng cần mã hóa

• Xác định kết cấu bộ mã

• Xác định phương pháp mã hóa và xây dựng cấu trúc bộ mã

• Xây dựng bảng mã

Trang 65

Tài liệu tham khảo

 James A.Hall (2011) Accounting Information system 7th

edition, South-Western Cengage learning

 Marshall B Romney & Paul John Steinbart (2017)

Trang 66

Company

LOGO

www.themegallery.com

Định dạng
Số trang	66
Dung lượng	1,85 MB