TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG SMAS 3.0

Khai báo môn học cho trường - Tiếp theo Chúng ta vào menu “Khai báo môn học cho trường”:Màn hình hiển thị như sau: Tích chọn các môn học tương ứng khối, chọn loại môn, kiểu môn, hệ số cá

THÁNG 9 – 2018

Giới Thiệu

 Phần mềm quản lý nhà trường là phần mềm hỗ trợ các nhà trường phổ thông các

công tác quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, quá trình học tập và rèn luyện củahọc sinh Hỗ trợ quá trình công tác giảng dạy của giáo viên, Hệ thống là một giảipháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý học sinh, giáoviên ở các nhà trường

 Phần mềm quản lý nhà trường hỗ trợ các Phóng GD&ĐT quận huyện trong công

tác thống kê báo cáo từ các trường trực thuộc

 Trong nội dung tài liệu này sẽ hướng dẫn thầy cô thao tác các bước để thực hiện

việc nhập (Import) dữ liệu khởi tạo vào phần mềm quản lý để đưa vào ứng dụng

 Thứ tự các bước và mẫu import như sau:

1 Khởi tạo dữ liệu ban đầu

2 Import danh sách giáo viên toàn trường: 1 file excel

3 Tạo tài khoản đăng nhập cho giáo viên

4 Import danh sách lớp học toàn trường: 1 file excel

5 Import danh sách học sinh toàn trường: Mỗi khối 1 file (hoặc mỗi lớp 1 file vớitài khoản GV)

6 Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy cho giáo viên: 1 file excel

7 Liên lạc

8 Kiểm tra dữ liệu import

1 Khởi tạo dữ liệu ban đầu:

a.

Đăng nhập hệ thống:

Thầy cô có thể truy cập vào địa chỉ: http:// smas edu.vn /

Tiến hành đăng nhập với tài khoản trường được cung cấp.(Viettel cung cấp cho nhàtrường)

b.

Tạo thời gian năm học

Sau khi đăng nhập thành công, màn hình sẽ hiển thị như sau:

Bước tiếp theo là thiết lập thông tin thời gian năm học cho trường ví dụ với năm học2018-2019 như sau:

Thời gian học kỳ 1: Từ ngày “15/08/2018” Đến ngày “05/01/2018”

Thời gian học kỳ 2: Từ ngày “06/01/2018” Đến ngày “25/05/2019”

Sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu lại hệ thống.

c.

Tạo tổ bộ môn

- Tiếp theo Chúng ta vào menu “Khai báo tổ bộ môn”:Màn hình hiển thị như sau:

Chúng ta click vào nút “Thêm mới”, màn hình hiển thị như sau:

Tiếp đó hãy nhập Tên bộ môn và nhấn nút “Lưu” Sau khi thêm thành công thì làm

tương tự cho các tổ bộ môn khác của trường

d.

Khai báo môn học cho trường

- Tiếp theo Chúng ta vào menu “Khai báo môn học cho trường”:Màn hình hiển thị

như sau:

Tích chọn các môn học tương ứng khối, chọn loại môn, kiểu môn, hệ số các học kỳ sau

đó nhấn Lưu để khai báo các môn học cho khối Lặp lại tương tự với các khối khác.

e.

Khai báo lớp học

Tiếp theo Chúng ta vào menu “Khai báo lớp học”:Màn hình hiển thị như sau

Click vào nút “Thêm mới”, màn hình hiển thị như sau:

Thực hiện nhập thông tin của lớp, sau đó chọn Lưu để hoàn thành thông tin lớp Thựchiện lặp lại để khai báo lớp học cho các lớp còn lại

f.

Khai báo môn học cho lớp

- Tiếp theo Chúng ta vào menu “Khai báo môn học cho lớp”:Màn hình hiển thị

như sau:

Thực hiện chọn khối học, chọn lớp và tích chọn môn học tương ứng cho lớp và

- Nhấn lưu: Để lưu lại môn học cho lớp

- Nhấn Áp dụng toàn khối: Để áp dụng khai báo môn học cho toàn bộ các lớp

trong khối

- Nhấn Áp dụng toàn trường: Để áp dụng môn học cho tất cả các lớp

2 Import danh sách giáo viên toàn trường

Sau khi hoàn tất việc khởi tạo dữ liệu ban đầu chúng ta sẽ tiến hành thực hiện import

dữ liệu giáo viên: vào menu : “Hệ thống=>Import dữ liệu=>Import giáo viên” Hệ

thống sẽ hiện thị màn hình như sau:

Chúng ta phải tải file excel mẫu của hệ thống về máy tính và thực hiện cập nhật thông tinvào file excel này để import dữ liệu lên hệ thống

Để tải file excel mẫu, click vào dòng “Tải file mẫu” File mẫu có dạng

Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin vào file excel hãy chọn file excel chứa nội dung danh

sách giáo viên đã cập nhật và nhấn nút “Import” để đẩy dữ liệu lên hệ thống.

Chúng ta hãy đợi cho đến khi hệ thống thông báo import dữ liệu xong Nếu file excel bịlỗi, hệ thống sẽ cảnh báo Ghi chú các lỗi lại, và chúng ta chỉnh sửa lỗi trên file excel vàtiến hành Import lại

3 Tạo tài khoản đăng nhập cho giáo viên

Bước 1: Khai báo nhóm người dùng bằng cách vào menu Hệ thống => Quản lý nhóm người dùng, màn hình hiển thị như sau:

Click chọn Thêm mới, để khai báo nhóm người dùng

Sau khi thêm mới thành công nhóm người dùng thì thực hiện phân quyền truy cập chonhóm ngươi dùng bằng cách click vào biểu tượng phần quyền

Và thực hiện phần các quyền truy cập cho nhóm

Thường sẽ tạo 3 nhóm: Ban Giám Hiệu, Giáo viên, Nhân viên hành chính

Đối với nhóm Giáo viên và nhóm Nhân viên hành chính chỉ cho quyền xem cácmục trong phân quyền

Bước 2: Vào menu Hệ thống => Quản lý người dùng, màn hình hiển thị như sau:

Click Thêm mới để thêm người dùng Hệ thông sẽ liệt kê DS cán bộ để thực hiện thêm

tài khoản người dùng

Nhân Lưu để tạo tài khoản người dùng

Lưu ý: Tên người dùng nên đặt theo một quy tắc chung, thống nhất cho toàn trường, ví

dụ đặt theo tên và họ viết tắt

Hệ thống sẽ hiển thị tên đăng nhập và mật khẩu để thống báo đến giáo viên

4 Import danh sách lớp học toàn trường: Thực hiện khi tại bước 1.e không thực hiện

khai báo lớp học

Chúng ta vào menu “Import lớp học”, hệ thống sẽ hiển thị màn hình sau:

Thực hiện tải file mẫu và điền các đầy đủ thông tin:

Tiếp đến ta hãy chọn file excel chứa dữ liệu lớp học và nhấn nút “Import” Sau đó đợi

cho đến khi hệ thống import dữ liệu xong

5 Import danh sách học sinh toàn trường theo khối:

Chúng ta vào menu: “Import học sinh”, màn hình sẽ hiển thị như sau

Chúng ta hãy chọn khối học và chọn từng file excel tương ứng với mỗi khối Sau đó nhấnnút “Import” và đợi cho đến khi hệ thống import xong

Làm tương tự cho các khối còn lại

6 Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy: 1 file excel

Vào menu Import môn học cho lớp & PC giảng dạy để thực hiện khai báo môn học

cho lớp và phân công giảng dạy, màn hình sẽ hiển thị như sau

Chúng ta hãy chọn file excel chứa thông tin cần import và nhất nút “Import”, sau đó đợi

cho đến khi hệ thống import dữ liệu xong

7 Liên Lạc

a HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ SỔ LIÊN LẠC ĐIỆN TỬ CHO PHHS

Bước 1: Vào chức năng “Liên lạc ->> DS Liên lạc”

Bước2: Thực hiện tìm kiếm học sinh cần đăng ký hợp đồng Khi thực hiện tìm

kiếm theo lớp sẽ hiển thị tất cả danh sách học sinh trong lớp và không bị phân trang

Bước 3: Thực hiện nhập chính xác các thông tin:

- SĐT thoại nhận tin, hệ thống tự động lấy SĐT Cha và Mẹ ở chức năng Hồ sơ họcsinh hoặc người dùng có thể nhập số điện thoại khác vào

- Gói cước: Mỗi gói cước có giá thành và số lượng tin nhắn khác nhau

- Chọn Thời hạn là cả 2 học kì

Bước 4: Chọn học sinh và nhấn Lưu để hoàn tất đăng ký Hệ thống sẽ trừ tiền từ

tài khoản nhà trường Sử dụng chức năng “Liên lạc ->>Tài khoản”để nạp tiền.

Lưu ý:

Người dùng cũng có thể dùng cách import file excel để tạo hợp đồng sổ liên lạc điện tử.

b HƯỚNG DẪN GỬI TIN NHẮN ĐẾN PHHS

 Gửi tin nhắn toàn trường

Bước 1: Người dùng vào chức năng “Liên lạc PHHS” hệ thống hiển thị màn

hình

Nhấn chọn Toàn trường

Bước 2: Người dùng nhập nội dung tin nhắn.

Bước 3:Nhấn “Gửi” hệ thống gửi tin nhắn đến PHHS của các học sinh trong danh

sách

Lưu ý:

- Để gửi toàn khối, nhà trường thao tác tương tự và nhấn vào khối cần gửi.

- Chỉ có admin trường và Ban giám hiệu mới được phép gửi toàn trường/khối

 Gửi tin nhắn theo lớp

Bước 1: Từ màn hình gửi thử cho PHHS chọn lớp hệ thống hiển thị màn hình:

Danh sách bên trái là danh sách các khối học, lớp học trong trường

Khu vực bên phải

+ Danh sách học sinh đăng ký sử dụng SMS Parent

+ Danh sách bản tin

+ Thông tin về Quỹ tin nhắn của lớp, số tin lớp đã gửi, số tin còn lại

Bước 2: Chọn bản tin cần gửi

- Danh sách các loại bản tin gồm:

+ Trao đổi: bản tin trao đổi giữa giáo viên và PHHS

+ Chuyên cần ngày / tuần / tháng/ mở rộng: thông báo về việc nghỉ học và các viphạm của học sinh (Dữ liệu được lấy lên từ chức năng Điểm danh và Vi phạmtrong hệ thống)

+ Điểm ngày / tuần / tháng: gửi những điểm mới phát sinh của học sinh trongngày / tuần / tháng (Dữ liệu được lấy lên từ chức năng Sổ điểm trong hệthống)

+ Điểm đợt: gửi kết quả học tập theo đợt của học sinh (dữ liệu lấy từ Sổ điểm)+ Điểm thi học kỳ: gửi điểm thi học kỳ của học sinh(dữ liệu lấy từ Sổ điểm)+ Kết quả học kỳ: gửi kết quả học tập học kỳ của học sinh

+ Thời khóa biểu: gửi thời khóa biểu trong học kỳ của học sinh trên lớp

+ Nhận xét tháng: gửi nhận xét tháng trong sổ theo dõi CLGD – GVCN của họcsinh

+ Kết quả học kỳ (TT22 – Thông tư 30 sửa đổi): gửi kết quả học kỳ của học sinhđánh giá theo thông tư 22

+ Nhận xét cuối kỳ: gửi nhận xét cuối kỳ của học sinh (nội dung nhận xét lấy từ

chức năng “Học sinh » Nhận xét khen thưởng”)

Bước 3: Chọn học sinh muốn nhận thư bằng cách nhấn chọn và nhập thêm nội

dung muốn trao đổi Sau khi hệ thống khởi tạo thư theo dữ liệu phát sinh hệ thống thì hệthống vẫn cho phép người sử dụng nhập thêm nội dung muốn trao đổi

Bước 4: Nhấn “Gửi” hệ thống gửi tin nhắn đến PHHS của các học sinh trong

danh sách

c Tạo nhóm liên lạc giáo viên

Việc gửi tin nhắn giáo viên sẽ dựa trên các nhóm liên lạc Mặc định hệ thống có sẵnnhóm Toàn trường, bao gồm tất cả giáo viên Để tạo các nhóm liên lạc thực hiện theo cácbước:

Bước 1: Vào chức năng “Liên lạc >> Nhóm liên lạc” Nhấn chọn “Thêm mới”

Bước 2: Nhập thông tin Tên nhóm Gán giáo viên vào nhóm bằng cách tích vào

giáo viên chuyển giáo viên từ bảng bên trên xuống bên dưới bằng nút Thêm vào nhóm

Bước 3: Nhấn Lưu đề hoàn tất

d Gửi tin nhắn cho giáo viên

Khi nhà trường hoặc giáo viên muốn gửi tin nhắn đến các giáo viên khác trongtrường thì thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào chức năng “Liên lạc >> Giáo viên” Màn hình chức năng hiển thị:

Bước 2: Chọn nhóm liên lạc cần gửi tin nhắn Nhập nội dung tin nhắn.

Bước 3: Nhấn “Gửi” để hoàn tất.

Lưu ý:

- Chỉ có nhóm Toàn trường mới cho phép chọn giáo viên trong danh sách để gửi tin

nhắn Nhấn để mở danh sách giáo viên Thực hiện hiện chọn các giáo viên cần gửi tin nhắn.

- Nhóm Toàn trường chỉ được nhìn thấy bởi acc Admin cấp trường và Ban giám

hiệu Các Acc giáo viên khác chỉ nhìn thấy các nhóm liên lạc mình được gán vào.

8 Kiểm tra dữ liệu đã import.

Sau mỗi lần thực hiện import dữ liệu xong, Chúng ta cần phải thực hiện kiểm tra dữ liệu

đã import Xem các thông tin import vào hệ thống có khớp với dữ liệu trong file excelhay không

Nếu phát hiện có bất cứ sai sót gì thì cần phải rà soát lại dữ liệu, chỉnh sửa thông tin chođúng và thực hiện lại thao tác vừa import

Kiểm tra dữ liệu:

a) Kiểm tra danh sách giáo viên toàn trường

Chúng ta kiểm tra bằng cách vào menu “Cán bộ=> Hồ sơ cán bộ”, màn hình sẽ hiển thị

như sau:

Chúng ta click vào nút “Tìm kiếm”, kết quả hiển thị danh sách giáo viên ở bảng “Danh sách cán bộ”.

b) Kiểm tra danh sách học sinh toàn trường

Chúng ta vào menu “Học sinh=>Hồ sơ học sinh”, màn hình sẽ hiển thị như sau

1 Cài phần mềm Unikey 4.0 RC2 (có thể download từ Internet) và kích hoạt chạychương trình.

2 Copy đoạn văn bản cần chuyển mã

3 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl-Shift-F6, hệ thống sẽ hiển thị công cụ chuyển mã củaUnikey 4

4 Chọn bộ mã nguồn cần chuyển & mã đích (luôn chọn Unicode)

6 Bấm vào “Chuyển mã” Phần văn bản đã copy sẽ được chuyển sang Unicode & cóthể paste vào biểu mẫu