Đối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in, vv…Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụngthường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phả
Trang 1TÀI LIỆU ÔN TẬP CÔNG CHỨC CẤP XÃ NĂM 2016
MÔN TIN HỌC VĂN PHÒNG
PHẦN I PHẦN HỆ ĐIỀU HÀNH WIDOWS (XP)
1 Khái niệm hệ điều hành, màn hình nền (Desktop), các
thành phần cơ bản trên màn hình nền desktop và taskbar
- Khởi động, thoát máy tính đúng cách;
- Kích hoạt hoặc thoát khỏi một chương trình ứng dụng;
- Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng trong windows
- Các tổ hợp phím tắt cơ bản trong Windows
10
PHẦN II PHẦN WINWORD
2 Các thao tác soạn thảo văn bản: chọn, sao chép, di
chuyển văn bản, khôi phục các thao tác, tìm kiếm và thay
thế văn bản, di chuyển con trỏ…
13
3 Định dạng văn bản: định dạng kí tự, định dạng đoạn văn
bản, chia cột, tạo chữ cái lớn đầu đoạn, chèn ký hiệu đặc
biệt, chèn hình ảnh, tạo chữ nghệ thuật, chèn công thức
toán học, thiết lập tab…
4 Chèn đối tượng trong excel: ký hiệu đặc biệt, hình ảnh, 39
Trang 2biểu đồ và hiệu chỉnh biểu đồ, …
- Truy cập vào một trang Web
- Lưu nội dung hoặc địa chỉ trang Web
- In trang Web với địa chỉ
- Sao chép ảnh từ trang Web
- Tìm kiếm thông tin trên Internet
+ Tải tệp đính kèm thư về máy tính cá nhân
+ Thêm địa chỉ người quen vào sổ địa chỉ hòm thư./
45
Trang 3PHẦN I PHẦN HỆ ĐIỀU HÀNH WIDOWS (XP)
1 Khái niệm hệ điều hành, màn hình nền (Desktop), các thành phần
cơ bản của màn hình desktop và taskbar.
1.1 Khái niệm hệ điều hành (HĐH).
Hệ điều hành là phần mềm chạy trên máy tính, dùng để điều hành, quản lýcác thiết bị phần cứng và các tài nguyên trên máy tính Hệ điều hành đóng vaitrò trung gian trong giao tiếp giữa người sử dụng và phần cứng máy tính, cungcấp môi trường cho phép người sử dụng phát triển và thực hiện các ứng dụngmột cách dễ dàng
Windows XP là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiệncác chức năng chính như:
- Điều khiển phần cứng của máy tính
- Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy
- Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa
- Cho phép chạy nhiều chương trình ứng dụng và mở nhiều cửa sổ thưmục cùng một lúc
- Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính …
1.2 Giới thiệu màn hình nền (Desktop).
Màn hình nền (Desktop) bao gồm các thành phần sau:
Giao diện màn hình nền HĐH Windows XP.
1.3 Các thành phần cơ bản của màn hình desktop và taskbar
Các biểu tượng (Icons): Liên kết đến các chương trình thường được sử dụng trong
máy tính
Trang 4Biểu tượng của thư mục: Một thư mục được hệ điều hành biểu diễn bằng một biểu tượng Hình ảnh của biểu tượng
là túi hồ sơ màu vàng (New Folder)
Biểu tượng của lối tắt thư mục (Shortcut) có hình ảnh là túi hồ sơ màu vàng nhưng có thêm hình mũi tên góc dưới bên trái
Biểu tượng của tệp tin: Tệp tin được hệ điều hành biểu diễn bằng một biểu tượng Hình ảnh của tệp tin rất đa dạng do mỗi tệp tin chương trình có 1 biểu tượng riêng
Biểu tượng của lối tắt tệp tin (Shortcut) là biểu tượng của tệp tin có thêm hình mũi tên góc dưới bên trái
Có một số biểu tượng đặc biệt của HĐH Windows XP như:
- My Document: Là thư mục mặc định mà HĐH Windows XP cung cấp cho người dùng để lưu trữ tài liệu, tập tin trong quá trình làm việc
- My Computer: Chứa các tài nguyên và quản lý tài nguyên trong máy tính
- My Network Places: Chứa các tài nguyên được chia sẻ trên mạng
- Recycle Bin: Lưu trữ tạm thời các dữ liệu được xóa
- Internet Explorer: Trình duyệt Internet mặc định của HĐH Windows XP.Thanh tác vụ (Taskbar)
- Là thanh nằm dưới cùng của
màn hình nền, chứa các biểu
tượng chương trình đang thực
thi trên hệ điều hành Tại một
thời điểm có thể có nhiều cửa
sổ được mở để làm việc
Chương trình đang thực thi trên hệ điều
hành.
- Khay hệ thống: Chứa biểu
tượng của các chương trình
trong bộ nhớ và hiển thị giờ
của hệ thống
Khay hệ thống.
Trang 5Các thao tác cơ bản trong Windows
- Thao tác với chuột (Mouse):
+ Di chuyển trỏ chuột: Di chuyển chuột để thay đổi vị trí con trỏ chuộttrên màn hình
+ Kích chuột: Nhấn một lần nút chuột trái Ý nghĩa: chọn một đối tượng(Shortcut, Folder, File, Menu, ) để thao tác
+ Kích đúp chuột: Nhấn 2 lần liên tiếp (đủ nhanh) nút chuột trái Ý nghĩa:thực hiện thao tác mặc định trên đối tượng
+ Kích nút phải chuột: Nhấn một lần nút chuột phải Ý nghĩa: mở thựcđơn của đối tượng để thao tác
+ Kéo - thả: Bấm giữ nút chuột trái đồng thời di chuyển con trỏ chuột Ýnghĩa: di chuyển đối tượng đến vị trí mới
- Thao tác với Menu, Nút lệnh: Kích nút chuột trái tại Menu hay nút lệnh
để yêu cầu Windows thực hiện một thao tác nhất định
- Thao tác với biểu tượng, File, Folder: cho phép mở File, Folder hoặc thựchiện các thao tác sao chép, di chuyển, tùy vào việc kích chuột trái hay chuột phải
2 Làm việc với Shortcut, Folder, File: công dụng, cách tạo, xóa, quản
lý và sử dụng.
2.1 Công dụng của Folder, File, Shortcut.
- Công dụng của Folder (thư mục):
+ Thư mục được tạo ra dùng để quản lý dữ liệu, tệp tin một cách hệ thống.Tên của thư mục dài tối đa 255 ký tự, có hoặc không chứa khoảng trắng, khôngchứa các ký tự đặc biệt như: ?, !, /, \, “, >, < ,…
+ Mỗi ổ đĩa chỉ có một thư mục gốc, ký hiệu bằng dấu “\” Ví dụ:C:\Program Files\Microsoft Office thì C:\ là thư mục gốc
+ Một thư mục có thể chứa vô số tệp tin và các thư mục khác gọi là thưmục con, mỗi thư mục con lại chứa các thư mục con khác được gọi là cây thưmục
- Công dụng của File (Tệp tin):
+ Tệp tin: Là một tập hợp của thông tin được đặt tên Thông thường thìcác tệp tin này chứa trong các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, CD, DVD, USB,vv…Nói cách khác, tệp tin là một dãy các bit có tên và được chứa trong các thiết
bị lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số
+ Tên của tệp tin gồm hai phần: Phần tên (được đặt giống như tên thưmục), phần mở rộng (phần đuôi): chứa tối đa 3 ký tự, phần mở rộng của tệp tincho biết loại tệp tin đó Ví dụ: DOC, TXT, PDF là phần mở rộng của tệp tin vănbản; EXE, COM là phần mở rộng của tệp tin chương trình; BMP, GIF, JPG là
Trang 6phần mở rộng của tệp tin hình ảnh; MP3, MP4, DAT là phần mở rộng của tệp tin
âm thanh, hình ảnh
- Công dụng của Shortcut: là một file liên kết đến một đối tượng trên máytính hay trên mạng Đối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in, vv…Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụngthường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưutrữ chúng
2.2 Cách tạo Folder, File, Shortcut.
- Tạo tệp tin: Cách làm tương tự như tạo thư mục mới
- Tạo shortcut cho thư mục:
+ Nháy chuột phải vào thư mục muốn tạo shortcut sau đó chọn CreateShortcut nếu muốn tạo shortcut ngay trong thư mục đang mở
+ Nháy chuột phải vào thư mục muốn tạo shortcut sau đó chọn Send to \Desktop (create shortcut) nếu muốn tạo shortcut trên nền Desktop
- Tạo shortcut cho tệp tin: Cách làm tương tự như tạo shortcut cho thưmục
Đổi tên Shortcut: Kích phải chuột tại Shortut cần đổi tên \ Chọn Rename \Nhập tên mới \ Bấm phím Enter
Sử dụng Shortcut: Kích đúp chuột tại Shortcut để mở ứng dụng, Folder,File tương ứng
2.3 Xóa thư mục, tệp tin.
Nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần xóa, chọn Delete
2.4 Quản lý và sử dụng
- Chọn thư mục, tệp tin
Nếu muốn chọn thư mục, tệp tin thì người sử dụng nháy chuột trái vào thưmục, tệp tin cần chọn Nếu muốn chọn nhiều thư mục, tệp tin đứng cách quãngnhau thì người sử dụng giữ phím Ctrl trong lúc nháy chuột trái để chọn thư mục,tệp tin Còn nếu muốn chọn nhiều thư mục, tệp tin đứng cạnh nhau thì người sửdụng giữ phím Shift trong lúc chọn thư mục, tệp tin
- Đổi tên thư mục, tệp tin
+ Đổi tên thư mục:
Trang 7Cách 1: Nháy chuột phải vào thư mục cần đổi tên sau đó chọn Rename,người sử dụng gõ tên mới vào thư mục sau đó ấn phím Enter.
Cách 2: Nháy chuột trái vào thư mục muốn đổi tên sau đó ấn phím F2 trênbàn phím, người sử dụng gõ tên mới vào thư mục rồi ấn phím Enter
+ Đổi tên tệp tin: Cách làm tương tự như đổi tên thư mục
- Di chuyển thư mục, tệp tin
Cách 1:
+ Nhấn chuột phải -> Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X
+ Mở thư mục cần di chuyển đến chọn Edit -> Paste hoặc di chuột đếnvùng trống nhấn chuột phải chọn Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
- Sao chép thư mục, tệp tin
Cách 1: Nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần sao chép sau đó chọnCopy, hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím, di chuyển đến nơi cần để thưmục, tệp tin đã sao chép, nháy chuột phải rồi chọn Paste hoặc ấn tổ hợp phímCtrl +V để tiến hành sao chép
Cách 2: Vào Edit \ Copy To Folder…hay chọn Copy this file hoặc Copythis folder, hộp thoại Copy Items xuất hiện Trong hộp thoại này, người sử dụngchọn nơi để thư mục, tệp tin đã sao chép sau đó chọn Copy
- Phục hồi thư mục, tệp tin
+ Khi xóa thư mục, tệp tin trong ổ đĩa cứng, Hệ điều hành sẽ di chuyểnthư mục, tệp tin đã xóa vào Recycle Bin Người sử dụng có thể mở thư mục này
để phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi đĩa cứng
+ Để phục hồi lại thư mục, tệp tin vừa xóa, nháy chuột trái vào thư mục,tệp tin muốn phục hồi sau đó chọn Restore this item trên mục Recycle Bin Taskshoặc nháy chuột phải vào thư mục, tệp tin cần phục hồi sau đó chọn Restore.Thư mục, tệp tin được phục hồi sẽ trở lại đúng vị trí ban đầu trước khi xóa
- Xem thông tin thư mục, tệp tin
Để xem thông tin (thuộc tính) của thư mục, tệp tin, người sử dụng nháy
chuột phải vào thư mục, tệp tin cần xem thông tin sau đó chọn Properties.
3 Cửa sổ, các thao tác cơ bản trên cửa sổ Thực đơn đối tượng.
3.1 Cửa sổ
Trang 8Mỗi chương trình khi chạy trong HĐH Windows XP sẽ được hiển thịtrong một cửa sổ Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chươngtrình Nháy đúp chuột trái lên biểu tượng chương trình muốn sử dụng là thao tác
cơ bản để mở cửa sổ Ví dụ sau thể hiện việc mở cửa sổ My Computer
Cửa sổ My Computer
Thanh tiêu đề (Title bar): Hiển thị tên chương trình và nằm trên cùng
của một cửa sổ, chứa biểu tượng của thực đơn điều khiển kích thước của cửa sổ
Tại góc trên bên phải có các nút:
Minimize: Nút thu nhỏ cửa sổ
Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị mô tả về đối tượng đang trỏ
chọn hoặc thông tin trạng thái đang làm việc
Thanh cuộn dọc và ngang: Hiển thị khi nội dung không hiện đầy đủ
trong cửa sổ Chúng cho phép cuộn màn hình để xem nội dung nằm ngoài đườngbiên của cửa sổ
3.2 Các thao tác cơ bản trên cửa sổ
- Cách mở một cửa sổ
Windows cho phép người dùng chạy nhiều ứng dụng và mở nhiều cửa sổthư mục cùng lúc Để chuyển đổi qua lại giữa chúng, cần sử dụng tổ hợp phím
Trang 9Alt+Tab và chọn cửa sổ chương trình hoặc nhấn chuột lên các nút tương ứngtrên thanh tác vụ.
Để mở một cửa sổ ta sử dụng cách sau:
Cách 1: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình nền – Desktop.Thao tác nhấn đúp chuột có thể thay bằng thao tác chọn biểu tượng và nhấnphím Enter
Cách 2: Nhấn nút Start -> Program và chọn chương trình cần mở
- Đóng cửa sổ
Cách 1: Chọn menu File -> Exit
Cách 2: Kích chuột vào nút Close góc trên bên phải cửa sổ
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 4: Nếu cửa sổ đang ẩn, kích chuột phải vào cửa sổ đang mở dướithanh tác vụ và chọn Close
3.3 Thực đơn đối tượng
Trong Windows XP, khi click phải trên một biểu tượng của một đối tượng,một menu tương ứng với đối tượng đó sẽ được mở ra để chọn các lệnh trên đốitượng đó Trong các phần tiếp theo, những menu như vậy được gọi là menu đốitượng
4 Các thao tác cơ bản trên Windows Explorer
Windows Explorer là chương trình có sẵn trong hệ điều hành Windows
XP, cung cấp giao diện đồ họa cho phép quản lý các tài nguyên trên máy tínhnhư ổ đĩa, thư mục và tệp tin Khởi động Windows Explorer
Cách 1: Vào Start \ Accessories \ Windows Explorer
Cách 2: Nháy chuột phải vào nút Start sau đó chọn Explorer để mởWindows Explorer
Cách 3: Nháy chuột phải vào biểu tượng My Computer sau đó chọnExplorer
Cách 4: Ấn tổ hợp phím WINDOW ( ) + E trên bàn phím máy tính.Xuất hiện cửa sổ chương trình Windows Explorer
- Khung trái chứa tên các ổ đĩa và các thư mục:
+ HĐH Windows XP gán ký tự A, B cho các ổ đĩa mềm, ký tự C, D,…chocác loại ổ đĩa logic khác Ví dụ: (A:), (B:), (C:), (D:),…
+ Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi làthư mục gốc chứa các tập tin trên ổ đĩa Để dễ dàng cho việc quản lý các tệp tin,
có thể tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tệp tin theo từng chủ
đề theo ý muốn
- Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái:
Trang 10+ Nháy chuột chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung của thư mục gốcbên khung phải
+ Nháy chuột vào tên thư mục bên khung trái để hiện nội dung của thưmục đó bên khung phải
- Thay đổi hình thức hiển thị trên khung phải: Người sử dụng chọn View
và chọn một trong 5 hình thức hiển thị:
+ Thumbnails: Thường dùng để xem trước file hình
+ Tiles: Hiện các tệp tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn
+ Icons: Hiện các tệp tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ
+ List: Hiện các tệp tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách.+ Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kíchthước lưu trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified)
- Sắp xếp dữ liệu bên khung phải: Người sử dụng vào View \ ArrangeIcons by và chọn thứ tự sắp xếp Theo tên: Name, theo kích thước: Size, theophần mở rộng: Type, theo ngày tháng tạo sửa: Modified
1.2.2 Khởi động lại máy tính
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del, chọn mục Shutdown ->Restart
Cách 2: Nhấn nút start -> Shutdown -> Restart -> OK
Cách 3: Nhấn nút Reset trên hộp máy
1.2.3 Thoát khỏi Windows
Thoát hết các chương trình đang mở rồi thực hiện theo các cách sau:
Cách 1: Nhấn nút Start -> Turn off Computer -> Turn off
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 rồi chọn Turn off
Cách 3: Nhấn phím cửa sổ rồi nhấn chữ u 2 lần
5.2 Kích hoạt hoặc thoát khỏi một chương trình ứng dụng
- Kích hoạt (mở) chương trình ứng dụng:
Cách 1: Kích đúp lên biểu tượng của chương trình ứng dụng
Cách 2: Kích phải lên biểu tượng của chương trình ứng dụng -> chọnOpen
Trang 11Cách 3: Chọn chương trình ứng dụng -> bấm phím Enter.
Cách 4: Đối với một số chương trình ứng dụng có trên menu StartWindows Explorer, Word, : Mở menu Start -> kích chuột tại mục chọn chươngtrình
- Thoát khỏi chương trình ứng dụng:
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Alt+F4
Cách 2: Trong cửa sổ chương trình, chọn File -> Exit
Cách 3: Kích chuột trái tại nút Close của cửa sổ chứa chương trình cầnđóng
5.3 Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng trong Windows
Đối với các chương trình ứng dụng đang mở, có thể chuyển đổi qua lạigiữa chúng
Cách 1: Bấm tổ hợp phím Alt+Tab hoặc ALT+ESC để chọn
Cách 2: Kích chuột tại biểu tượng tên chương trình trên thanh Start
5.4 Các tổ hợp phím tắt cơ bản trong Windows
Ctrl+A: Chọn tất cả các đối tượng trong cửa sổ thư mục hiện tại
Alt+Enter: Xem thuộc tính của mục đã chọn
Alt+F4: Đóng cửa sổ đang hoạt động
Alt+Dấu cách: Mở menu phím tắt cho cửa sổ hiện tại
Ctrl+F4: Đóng tài liệu đang hoạt động trong chương trình cho phép mởnhiều tài liệu cùng lúc
Alt+Tab: Chuyển giữa các cửa sổ đang mở
Alt+Esc: Chuyển lần lượt qua các cửa sổ theo thứ tự mà chúng được mởAlt+Chữ cái được gạch chân trong tên menu: Hiển thị menu tương ứngPhím F5: Cập nhật nội dung mới trong cửa sổ hiện tại
Trang 12PHẦN II WINWORD
Microsoft Office Word 2003 là một phần mềm xử lý văn bản trong môitrường Windows, nó có nhiều công dụng để soạn thảo văn bản từ đơn giản đếnphức tạp Tên tệp do Word tạo ra có phần mở rộng là doc
Sau khi khởi động chương trình MS Word, xuất hiện giao diện làm việc:
Giao diện chính chương trình Microsoft Office Word 2003.
Thanh tiêu đề: Chứa tên của cửa sổ, tên tệp văn bản đang soạn thảo, các
nút điều khiển cửa sổ
Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của
Word trong khi làm việc Dùng chuột để mở các mục chọn hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt
Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh
công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó
Ví dụ: Khi soạn thảo văn bản, người sử dụng phải sử dụng đến thanhcông cụ chuẩn Standard và thanh công cụ dịnh dạng Formating hoặc khi vẽ hìnhcần đến thanh công cụ Drawing để làm việc
- Click phải chuột vào thanh công cụ bất kỳ
- Click chọn thanh công cụ trong danh sách
Trang 131 Các thao tác với tệp tin (file).
1.1 Tạo tệp văn bản mới.
Cách 3: Tại vị trí muốn đặt tài liệu, kích chuột phải chọn New
Microsoft Word Document
Cách 4: Start All Programs Microsoft Office Microsoft OfficeWord 2003
1.3.1 Lưu cất lần đầu hoặc với tên cũ
Chọn File Save (hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + S) nếu văn bảnchưa được đặt tên thì máy yêu cầu ta gõ tên tệp Nhấn nút Save
1.3.2 Lưu tệp văn bản với một tên khác
Chọn File Save As máy yêu cầu ta gõ tên tệp vào Nhấn nút Save
2 Các thao tác soạn thảo văn bản
2.1 Di chuyển con trỏ văn bản
- Di chuyển bằng các phím trên bàn phím:
Trang 14- Di chuyển bằng chuột: Kích chuột trái tại vị tri cần đặt con trỏ soạn thảo 2.2 Soạn thảo văn bản tiếng việt
Để gõ được chữ tiếng Việt, người sử dụng cần cài đặt phần mềm hỗ trợ gõchữ tiếng Việt Mỗi bộ gõ tiếng Việt khác nhau sẽ hỗ trợ (một hoặc nhiều) bảng
mã và kiểu gõ khác nhau Mỗi bảng mã quy định việc thể hiện phông chữ khácnhau, mỗi kiểu gõ sẽ quy định việc bỏ dấu bằng các phím bấm khác nhau chocác dấu thanh, dấu mũ và dấu móc, vv… Và trong một đoạn văn bản có thể chophép thiết lập nhiều font chữ khác nhau Tại Việt Nam hiện nay có nhiều phần
mềm hỗ trợ cho việc gõ chữ tiếng Việt, phổ biến là phần mềm: Unikey, Vietkey,
vv…
Có nhiều cách gõ dấu thanh trên máy tính khác nhau, hiện nay có 2 kiểu
phổ biến nhất là kiểu Telex và kiểu VNI.
Các bảng mã thường dùng:
Unicode Arial, Tahoma, Times New Romans,…
VNI-Windows Có tên bắt đầu bằng các ký tự VNI- VD: VNI-Times,
PgUP (PageUp) Cuộn lên đầu một trang màn hình
PgDn (PageDown) Cuộn xuống cuối một trang màn hình
Shift+ Enter Xuống dòng khi chưa kết thúc đoạn
Trang 152.3 Chọn khối văn bản.
- Chọn một khối văn bản liên tục:
+ Bằng chuột: đưa con trỏ chuột vào nơi bắt đầu khối văn bản, kích rêchuột tới vị trí cuối khối văn bản và nhả chuột
+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ soạn thảo ở nơi bắt đầu khối, ấn giữ phímShift đồng thời dùng phím mũi tên (, ) đưa con trỏ soạn thảo đến vị trí cuốikhối văn bản thì thả tay
- Chọn một khối văn bản không liên tục:
Dùng chuột để chọn khối văn bản đầu tiên muốn đánh dấu nhấn giữphím Ctrl và chọn các khối văn bản còn lại, khi chọn hết các khối mong muốnthì thả tay
- Chọn một khối văn bản đặc biệt:
+ Một từ: kích đúp chuột lên từ đó
+ Một câu: ấn giữ Ctrl và kích chuột ở một chữ trong câu
+ Một dòng: kích chuột ở bên lề trái dòng
+ Một đoạn văn bản: kích đúp chuột ở bên lề trái đoạn văn bản
- Tắt đánh dấu đoạn văn bản: Bấm phím mũi tên di chuyển
2.4 Sao chép văn bản
Cách 1:
- Chọn khối văn bản cần sao chép
- Chọn Edit/Copy | Ctrl + C | hoặc kích chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ
- Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí mới cần sao chép
- Chọn Edit/Paste | Ctrl + V | kích chuột vào biểu tượng Paste trên
thanh công cụ
Cách 2:
- Chọn khối văn bản cần sao chép
- Đặt con trỏ chuột vào phần văn bản đã chọn
- Ấn giữ Ctrl đồng thời kích rê chuột đến vị trí mới, sau đó thả tay ra
Trang 16- Chọn khối văn bản cần di chuyển.
- Chọn Edit/Cut | Ctrl + X | hoặc kích chuột vào biểu tượng Cut trên thanhcông cụ
- Đưa con trỏ soạn thảo tới vị trí cần di chuyển tới
- Chọn Edit/Paste | Ctrl + V | kích chuột vào biểu tượng Paste trên thanhcông cụ
Cách 2:
- Chọn khối văn bản cần di chuyển
- Đặt con trỏ chuột vào phần văn bản đã chọn Kích rê chuột đến vị trímới, sau đó thả tay ra
2.7 Khôi phục các thao tác
- Khôi phục trạng thái liền trước trạng thái hiện thời
Chọn lệnh Edit/ Undo | dùng nút lệnh Undo trên thanh công cụ | Ctrl + z
- Khôi phục trạng thái văn bản trước khi sử dụng chức năng Undo
Chọn lệnh Edit/ Redo | dùng nút lệnh Redo trên thanh công cụ | Ctrl + y
2.8 Tìm kiếm và thay thế văn bản
2.8.1 Tìm kiếm
- Chọn lệnh EditFind…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F;
- Gõ từ hay cụm từ cần tìm vào ô Find what (tìm gì);
- Nháy chuột vào nút Find Next
+ Cụm từ tìm được (nếu có) sẽ hiển thị dưới dạng bị bôi đen
+ Nhấn Find Next : Tìm tiếp
Trang 17- Nháy chuột vào nút Replace nếu muốn thay thế từng cụm từ tìmthấy( nháy vào nút Replace All nếu muốn thay thế tự động tất cả các cụm từ tìmthấy)
- Nhấn nút Close để đóng hộp thoại
3 Định dạng văn bản
3.1 Định dạng ký tự
Bước 1: Chọn phần văn bản cần định dạng
Bước 2: Thiết đặt các thuộc tính định dạng kí tự
- Cách 1: Định dạng ký tự bằng Menu lệnh Format Font…để mở hộpthoại Font
+ Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ
+ Hộp Font: Cho phép chọn phông chữ
+ Hộp Font style dùng để chọn kiểu chữ
+ Hộp Size dùng để chọn cỡ chữ
+ Hộp Font color dùng để chọn màu cho chữ
+ Mục Effects cho phép thiết lập một số hiệu ứng chữ đơn giản, người sửdụng có thể chọn chúng và xem thể hiện ở Preview
- Cách 2: Định dạng ký tự bằng thanh công cụ
Định dạng ký tự bằng thanh công cụ (Formatting) bao gồm: Phông chữ,kiểu chữ, cỡ chữ cho phép người dùng định dạng nhanh hơn so với dùng menulệnh
Phương pháp thực hiện: Để định dạng khối ký tự, cần thực hiện chọnkhối, sau đó thao tác bằng cách chọn các biểu tượng trên thanh công cụ tươngứng như hình dưới đây
Trang 18Danh sách phông (Font).
3.2 Định dạng đoạn văn bản (Paragraph).
Định dạng đoạn văn bản (paragraph) bao gồm:
- Đặt khoảng cách các dòng, các đoạn văn
- Tạo dáng vẻ cho các đầu đoạn văn
- Căn thẳng hàng các lề trái, phải của văn bản
Các bước định dạng đoạn văn bản:
Bước 1: Xác định đoạn văn bản cần định dạng
Bước 2: Thiết đặt các thuộc tính định dạng đoạn văn bản:
- Cách 1: Sử dụng menu lệnh Format \ Paragraph… để mở hộp thoạiParagrap và thiết lập các thuộc tính cho đoạn văn bản đang chọn
Trang 19Hộp thoại định dạng đoạn văn bản (Paragraph)
- Cách 2: Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng Formatting
- Cách 3: Sử dụng thước ngang bằng cách đưa con trỏ chuột lên con trượttương ứng trên thước và kéo thả đến vị trí cần thiết
3.3 Chia văn bản thành nhiều cột
- Đánh dấu khối văn bản cần chia cột
- Chọn nhóm lệnh Format Columns xuất hiện hộp thoại Columns chọn một trong các kiểu chia cột có mẫu đưa ra (hoặc gõ số cột vào Number ofcolumns)
3.4 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
Trang 20- Đánh dấu kí tự muốn tạo Drop Cap
- Chọn nhóm lênh Format Drop Cap Hộp thoại Drop Cap xuất hiện,thiết lập các thông số cho hộp thoại
3.5 Chèn các ký hiệu đặc biệt vào văn bản
- Đưa con trỏ màn hình đến vị trí cần chèn
- Chọn nhóm lệnh Insert \ Symbol Xuất hiện hộp thoại, trong hộp Fontchọn nhóm chứa ký tự cần chèn
+ Nhấn trái chuột lên ký tự cần chèn
+ Nhấn chuột nút Insert để về soạn thảo
3.6 Chèn hình ảnh vào văn bản
- Chèn hình ảnh từ Clip art:
+ Đặt con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn ảnh
+ Vào nhóm lệnh Insert\ Picture \ Clip Art…, hoặc nháy chuột vào biểu
tượng Insert Clip Art trên thanh công cụ vẽ
Bước tiếp theo, nháy chuột vào Clip Organizer để mở bộ sưu tậpMicrosoft Clip Organizer, chọn Collection List \ Office Collection, chọn chủ đề,
bộ sưu tập theo chủ đề sẽ hiển thị bên cửa sổ View
- Chọn hình ảnh phù hợp, thực hiện lệnh Copy , quay về văn bản, thựchiện Paste
- Chèn hình ảnh từ một tệp tin:
+ Đặt con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn ảnh
+ Mở mục chọn Insert \ Picture \ From File hộp thoại Insert Picture xuấthiện cho phép tìm tệp ảnh chèn lên tài liệu
3.7 Tạo chữ nghệ thuật
- Đặt con trỏ ở nơi cần tạo
- Chọn nhóm lệnh Insert \ Picture \ WordArt (hoặc kích vào InsertWordArt trên thanh công cụ Drawing), xuất hiện hộp thoại
Trang 21Dùng chuột chọn Microsoft Equation 3.0 (như hình trên) rồi nhấn OK
3.9 Thiết lập Tabs.
Thiết lập Tabs là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản.Ngoài khả năng dịch chuyển con trỏ theo từng bước nhảy, dùng Tabs tạo dòngchấm nhanh Để mở hộp thoại Tabs vào Format \ Tabs
Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tabs
Muốn xóa bỏ một điểm tabs nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểmtabs đó) ra khỏi thước kẻ
3.10 Thiết lập Bullets và Numbering.
Thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Word.
- Cách 1: Dùng lệnh Format Bullets and Numbering…(Kí hiệu và đánhsố) để mở hộp thoại Bullets and Numbering
- Cách 2: Sử dụng các nút lệnh Bullets hoặc Numbering trênthanh công cụ dịnh dạng
3.11 Trộn văn bản
Trang 22Trộn thư (Mail Merge) giúp cho người sử dụng khi muốn gửi văn bản có
cùng nội dung đến nhiều người khác nhau và văn bản chỉ khác nhau về thuộctính liên quan đến người gửi như: Giấy báo thi, giấy báo điểm, thiệp mời,…
Để trộn văn bản trong word vào thực đơn Tool \ Letters and Mailings \Mail Merge…
4 Các thao tác với bảng biểu.
Một bảng được tạo thành từ các dòng (rows) và các cột (columns)
Giao của dòng và cột tạo thành một ô (cell)
4.1 Tạo bảng
Cách 1: Sử dụng Menu lệnh
- Đặt con trỏ soạn thảo tại nơi muốn tạo bảng
- Chọn menu Table Insert Table
- Trong hộp thoại Insert Table, điền thông tin về cấu trúc bảng mới
4.2.1 Di chuyển con trỏ trong bảng
- Tab: di chuyển đến ô kế tiếp
- Shift+Tab: di chuyển đến ô trước đó
- Alt+Home/End: về ô đầu tiên/cuối cùng của dòng hiện hành
- Alt+PgUp/PgDn: về ô đầu/cuối của cột hiện hành
- Dùng chuột: click vào ô muốn chuyển đến
- Bốn phím mũi tên: di chuyển lên, xuống, sang phải, sang trái.
4.2.2 Chọn (đánh dấu, bôi đen) ô, dòng, cột
- Đánh dấu ô: Đưa chuột về lề trái ô, chuột có hình , kích chuột
- Đánh dấu dòng: Đưa chuột về biên trái dòng, chuột có hình , ấn giữchuột trái đồng thời kéo chuột trên những dòng cần đánh dấu
- Đánh dấu cột: Đưa chuột về biên trên của cột, chuột có hình , kéochuột trên những cột cần đánh dấu
4.2.3 Chèn dòng, cột
Trang 23- Chèn một hoặc nhiều dòng
+ Đánh dấu số dòng muốn chèn
+ Chọn lệnh Table Insert Rows Above (|Rows Below)
- Chèn thêm cột phía bên trái/ bên phải cột đang chọn
- Mở mục chọn Table -> Split Cells
4.2.7.Thay đổi độ rộng của cột, hàng, ô
- Thực hiện bằng chuột (tương đối)
+ Thay đổi độ rộng của cột: Dịch chuyển con trỏ chuột đến đường phân chia giữa hai cột, khi con trỏ chuyển sang dạng , bấm giữ chuột trái đồng thời kéo di chuyển sang trái hoặc sang phải để thay đổi độ rộng
+ Thay đổi độ cao của hàng: Dịch chuyển con trỏ chuột đến đường phân chia giữa hai hàng, khi con trỏ chuyển sang dạng , bấm giữ chuột trái đồng thời kéo chuôt lên, xuống để tăng/giảm chiều cao
- Thực hiện bằng Menu lệnh (chính xác)
Khi thay đổi độ rộng của cột bằng chuột thì độ rộng chính xác chỉ dừng ở mức độ tương đối Do đó, khi yêu cầu độ chính xác cao cần phải thực hiện bằng menu lệnh
Trang 24Bôi đen các dòng, cột cần điều chỉnh độ rộng sau đó nhấn menu Tablechọn Table Properties
- Chọn thẻ Row, kích chuột vào ô Specify height sau đó đặt độ cao cho
Bước 1: Đánh dấu ô cần tạo đường biên;
Bước 2: Chọn menu Format kích chuột vào Border And Shading làm xuấthiện hộp thoại
Trang 25Bước 3: Trong hộp thoại Border And Shading kích chuột vào thẻ Border
để kẻ viền, kích vào thẻ Shading để tô nền
- Đặt con trỏ lên ô cần chứa giá trị
- Mở Table/Formula hộp thoại Formula xuất hiện Ở mục Formula nhậpvào công thức cần tính
- Chọn OK
4.4.2 Sắp xếp trên bảng
- Chọn các trường dữ liệu cần sắp xếp rồi mở mục Table\ Sort
- Chọn cột cần sắp xếp trong hộp Sort by
- Chọn kiểu dữ liệu cần sắp xếp trong mục Type ( Text: văn bản; number:số; Date: ngày tháng)
- Mục Then By: Sẽ được so sánh khi giá trị sắp xếp trường đầu tiên trùngnhau
4.4.3 Thanh công cụ Tables and Borders
Để hiển thị thanh công cụ vào thực đơn View -> Toolbars -> Table andBorders
Trang 26- Định dạng lề trên(Top), dưới(Bottom), trái(Left), phải(Right) trong hộpMargins.
- Xác định hướng giấy trong hộp Orientation
+ Portrait: Định dạng trang giấy in theo chiều đứng
+ Landscapes: Định dạng trang giấy in theo chiều ngang.
Bước 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh Header and Footer
- Sửa chữa, xóa bỏ tiêu đề:
Kích đúp chuột vào phần tiêu đề đầu hoặc cuối của một trang văn bản bất
kỳ Sửa chữa hoặc xóa bỏ Kích chuột vào nút Close
5.3 Đánh số trang
Chọn InsertPage Numbers…xuất hiện hộp thoại Page Number và khaibáo các tham số:
- Position: Vị trí đánh số trang
Trang 27- Alignment: Vị trí số trang hiển thị.
- Show Number on First Page: Bật/tắt chế độ hiển thị số trang đầu
5.4 In văn bản
5.4.1 Xem văn bản trước khi in
Chế độ Print Preview hiển thị văn bản trên màn hình giống như khi in ra
giấy Sử dụng Print Preview để kiểm tra các kiểu định dạng, trình bày trước khi
in ra giấy là cần thiết Để thực hiện có thể chọn một trong hai cách sau:
Hộp thoại Print xuất hiện:
- Hộp thoại Printer cho phép chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính có nối tới nhiều máy in ) Nút Properties cho phép thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần;
- Hộp Page range - cho phép lập phạm vi các trang in:
+ All (ngầm định): In toàn bộ văn bản
+ Current page: In trang hiện hành (trang đang có con trỏ).
+ Pages: In trang được chỉ định