Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy may 3 thuộc công ty CP may việt thắng

h Ban nghiệp vụ - Xây dựng các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và cung ứng vật tư; - Tổ chức điều động kế hoạch công ty xuống các nhà máy; - Theo dõi đánh giá hoạt động sản xuất; -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

GVHD : ThS Nguyễn Thị Mai Trâm SVTH : Nguyễn Việt Nhân

MSSV : 13124074 LỚP : 131242A KHÓA : 2013

HỆ : ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

S K L 0 0 4 9 2 3

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM

(Tại nhà máy May 3 thuộc Công ty CP may Việt Thắng)

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Mai Trâm Sinh viên thực hiện : Nguyễn Việt Nhân

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

TP.Hồ Chí Minh, ngày.….tháng… năm…

GIẢNG VIÊN

(Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CẢM ƠN

Bốn năm đại học được học tập và rèn luyện tại trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.Hồ Chí Minh là niềm tự hào rất lớn của em Trong những năm qua, ngoài sự nỗ lực không ngừng của bản thân, em luôn nhận được sự giảng dạy nhiệt tình, cũng như sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy cô, anh chị, các phòng, ban của nhà trường Thầy cô và nhà trường luôn tạo điều kiện để bản thân em nói riêng cũng như toàn thể sinh viên SPKT nói chung có một môi trường học tập và rèn luyện tốt nhất

Nhân dịp này em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, các Phòng, Ban, Ban chủ nhiệm và các thầy cô khoa Kinh tế, cũng như tất cả thầy cô đã giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho em trong những năm qua

Đặc biệt, em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn Ths.Nguyễn Thị Mai Trâm cô đã luôn quan tâm và hướng dẫn em trong suốt thời gian qua

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh Dương Quốc Niệm – Trưởng Bộ phận Kế hoạch tại nhà máy May 3 – Công ty CP may Việt Thắng cùng toàn thể ban lãnh đạo, các cô, chú, anh, chị, các phòng ban tại nhà máy đã tạo điều kiện giúp em có thể tiếp cận thực tế tại nhà máy cũng như luôn tận tình giải đáp thắc mắc giúp em trong suốt thời gian thực tập vừa qua

Do thời gian cũng như kiến thức bản thân có hạn nên chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong nhận được sự nhận xét, ý kiến từ các thầy cô giáo để khóa luận được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 6 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Việt Nhân

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của nghiên cứu 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 7

1.2.1 Chức năng hoạt động 7

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động 7

1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty 8

1.3.1 Cơ cấu tổ chức 8

1.3.2 Bộ máy quản lý của công ty 8

1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của nhà máy May 3 11

1.4.1 Cơ cấu tổ chức 11

1.4.2 Bộ máy quản lý 13

1.4.3 Tình hình doanh thu của Nhà máy May 3 trong ba năm gần đây 16

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU 18

2.1 Khái quát về quản lý nguyên vật liệu 18

2.1.1 Khái niệm, chức năng, vai trò của NVL trong sản xuất 18

2.1.1.1 Khái niệm 18

2.1.1.2 Đặc điểm của NVL 18

2.1.1.3 Phân loại NVL 18

2.1.2 Quản lý nguyên vật liệu 20

2.1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của quản lý nguyên vật liệu 20

2.1.2.2 Vai trò của quản lý nguyên vật liệu 20

2.2 Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu 21

2.2.1 Lập kế hoạch NVL cho sản xuất 21

2.2.1.1 Tính định mức NVL 21

2.2.1.2 Hoạch định nhu cầu NVL 21

2.2.1.3 Tổ chức thực hiện thu mua, sử dụng NVL 22

2.2.2 Tổ chức tiếp nhận NVL 23

2.2.3 Tổ chức quản lý kho 24

2.2.4 Tổ chức cấp phát NVL 25

2.2.5 Thu hồi NVL, phế phẩm 26

2.2.6 Kiểm kê NVL 26

2.3 Phân tích đánh giá về quản lý và sử dụng NVL 27

2.3.1 Phân tích tình hình cung ứng NVL 27

2.3.2 Phân tích tình hình sử dụng NVL 27

2.4 Một số giải pháp giúp cải thiện công tác quản lý NVL 28

2.4.1 Sản xuất đúng thời hạn (Just In Time – JIT) 28

2.4.2 5S 28

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY MAY 3 - CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT THẮNG 30

3.1 Qui trình sản xuất tại Nhà máy May 3 30

3.2 Thực trạng công tác quản lý NVL tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần May Việt Thắng 33

3.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty 33

3.2.2 Cách phân loại nguyên vật liệu của công ty 34

3.2.3 Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty CP may Việt Thắng 35

3.2.3.1 Lập kế hoạch nguyên vật liệu cho sản xuất 35

3.2.3.2 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu 43

3.2.3.3 Quản lý kho 48

3.2.3.4 Cấp phát nguyên vật liệu 54

3.2.3.5 Thu hồi nguyên vật liệu, phế phẩm 55

3.2.3.6 Kiểm kê nguyên vật liệu 56

3.2.3.7 Hạch toán kế toán trong quản lý NVL tại nhà máy May 3 57

3.2.4 Phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL tại nhà máy May 3 57

3.2.4.1 Phân tích tình hình cung ứng NVL 57

3.2.4.2 Phân tích tình hình sử dụng NVL 60

3.2.4.3 Phân tích hiệu suất sử dụng NVL 63

CHƯƠNG 4 KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY MAY 3 – CÔNG TY CP MAY VIỆT THẮNG 65

4.1 Nhận xét, đánh giá công tác quản lý NVL tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng 65

4.1.1 Ưu điểm 66

4.1.2 Những tồn tại 67

4.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL tại Nhà máy may 3 – Công ty CP may Việt Thắng 69

4.2.1 Giải pháp về công nghệ 69

4.2.2 Một số biện pháp giúp tăng hiệu quả quản lý NVL 80

4.2.3 Một số giải pháp khác 84

KẾT LUẬN 86

PHỤ LỤC 87

TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cụm từ “hội nhập” đã trở nên quá quen thuộc với mỗi chúng ta Nói đến hội nhập về kinh tế thì phải nghĩ ngay đến sự cạnh tranh ngày một khốc liệt hơn không chỉ giữa những doanh nghiệp trong nước với nhau mà còn là cuộc chiến giữa các doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài Vì vậy, các doanh nghiệp phải luôn tĩnh táo để có đủ bản lĩnh đối mặt với những thách thức, khó khăn Mục tiêu hàng đầu của kinh doanh chính là lợi nhuận, các doanh nghiệp luôn không ngừng cải tiến để tạo

ra những sản phẩm tốt nhất với giá cả phải chăng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, đồng thời phải làm sao để tối đa hóa lợi nhuận với mức chi phí và rủi ro thấp nhất Để có thể

hạ thấp chi phí các doanh nghiệp phải sử dụng hợp lí và tiết kiệm các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, nhân công, và các chi phí khác…

Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần yếu tố nguyên vật liệu, nó chiếm khoảng 60% - 70% chi phí sản phẩm Vì vậy việc quản lý tốt nguyên vật liệu ngay từ khâu đầu vào, tồn kho cho đến khi sản xuất là vô cùng quan trọng, và là nội dung không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, nó đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả

Công ty cổ phần may Việt Thắng là doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hàng may mặc, giá trị nguyện vật liệu chiếm tỉ lệ chính trong giá thành sản phẩm, thế nên quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn Trong đó phải kể đến nhà máy May 3 là nhà máy

có qui mô lớn nhất tại Việt Thắng hiện nay, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong năng lực sản xuất của toàn công ty nói chung

Thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu cùng mong muốn

nâng cao hiệu quả công tác này tại nhà máy, em quyết định chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng” làm đề tài nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng, từ đó đánh giá hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại đây để đưa

ra những đề xuất nhằm nâng cao công tác quản lý NVL

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty Cổ phần may Việt Thắng

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng từ ngày 14/02/2017 đến ngày 07/04/2017

4 Phương pháp nghiên cứu

Thu thập dữ liệu từ trang web chính thức của công ty, một số trang thông tin khác, bên cạnh đó là các dữ liệu từ các phòng ban, nhà xưởng tại công ty

- Dữ liệu sơ cấp: dữ liệu thu được nhờ thăm dò ý kiến công nhân viên trong nhà máy, sau đó ghi chép lại và sử dụng cho nghiên cứu

- Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu từ sách, báo, tạp chí khoa học công nghệ, nghiên cứu có liên quan; số liệu từ các phòng ban như phòng Kỹ thuật, Kế hoạch, Nhân sự, kho phụ liệu và kho nguyên liệu của nhà máy

Sau đó tiến hành phân tích và xử lý dữ liệu để đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất thích hợp

5 Ý nghĩa của nghiên cứu

- Đối với bản thân người nghiên cứu: hiểu rõ hơn về công tác quản lý NVL, từ đó đúc kết kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này

- Đối với doanh nghiệp: kết quả nghiên cứu cũng như những đề xuất có thể giúp doanh nghiệp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL tại nhà máy May 3

6 Cấu trúc của đề tài

Lời mở đầu

- Lý do chọn đề tài

- Mục tiêu nghiên cứu

- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu

- Ý nghĩa của nghiên cứu

- Cấu trúc của đề tài

Chương 1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần may Việt Thắng

Chương 2.Cơ sở lý luận về quản lý nguyên vật liệu

Chương 3 Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng

Chương 4 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy May 3 - Công ty cổ phần may Việt Thắng

Kết luận

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

VIỆT THẮNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 1975: Công ty được quốc hữu hoá và đổi tên thành “ Nhà Máy dệt Việt Thắng” Từ

đó, công ty tiếp tục phát triển khi có những khoản đầu tư nhỏ từ UNDP ( United Nation Development Program)

Năm 1989: công ty có sự đầu tư lớn lần đầu tiên tại Việt Nam, trong ngành công nghiệp dệt may đã thành lập một nhà máy may trong khuôn viên một công ty tiền thân của nhà máy May 1 bây giờ Từ đó ngành may mặc của công ty tiếp tục phát triển với tốc độ rất nhanh Đến nay, công ty có tổng cộng 5 nhà máy được trang bị những thiết bị công nghệ cao với hơn 2000 máy may nhiều chủng loại

Năm 1995: Công ty đầu tư thêm cho dây chuyền đánh sợi, quay sợi từ dây chuyền của Toyota, tẩy và wash từ Brugma và những thiết bị riêng lẻ khác, bao gồm máy may của Juki, Brother…

Năm 1999: Đầu tư cho công nghệ xử lý nước thải (công suất 4800m3/ ngày)

Năm 2000: Được cấp giấy chứng nhận ISO 9002 và đầu tư thêm máy dệt (Picanol, Tsudakoma…), Jigger (Henrisen), dụng cụ, thiết bị cho phòng thí nghiệm (Datacolor, Roaches…)

Năm 2001: Đầu tư cho dây chuyền đánh sợi mới (Erfanji, Schafhorst), máy dệt (Suzer Textil, Tsudakoma, Picanol…), Stenter (Monforts), Boiler (Implantz)

Cuối năm 2005: Để tiếp tục phù hợp với xu thế hội nhập khu vực và quốc tế, Bộ Công Nghiệp và Tập Đoàn Dệt - May Việt Nam chủ trương cổ phần hoá một số nhà máy may

của công ty và Công ty Cổ Phần May Việt Thắng đã ra đời chính thức vào ngày 22/11/2005

Cuối năm 2005: thời điểm tiếp nhận, công ty có khoảng 1.000 công nhân, phân bố 4 nhà máy và văn phòng công ty Do ảnh hưởng bởi tình hình biến động chung về lao động và thị trường, cũng như tổ chức nội bộ của các nhà máy, công ty đã quyết định sáp nhập hai nhà máy là Trung Tâm Thời Trang và nhà máy May 3 cũ thành nhà máy May 3 mới Như vậy, thời điểm thành lập qui mô của công ty bao gồm:

 Nhà máy May 1

 Nhà máy May 3

 Nhà máy May 5

Trang thiết bị của công ty thuộc loại hiện đại nhưng qua thời gian khai thác, sử dụng đã bắt đầu có dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng cần phải thay thế hoặc không phù hợp với một

số yêu cầu mới của khách hàng Nguồn nước và hơi sử dụng cho sản xuất phải sử dụng chung và lệ thuộc bởi công ty mẹ

Cuối năm 2006, công ty mạnh dạn đầu tư mở rộng sản xuất theo cả chiều rộng và chiều sâu: phân xưởng Chống Nhàu - Hoàn Tất và toàn bộ văn phòng, kho của nhà máy May

3 được sửa mở rộng, trang bị thêm máy móc - thiết bị mới, hiện đại; sửa chữa, mở rộng nhà xưởng Trung Tâm Thời Trang cũ để bố trí lại nhà máy May 5; sửa chữa, cải tạo toàn

bộ nhà xưởng và văn phòng của nhà máy May 1

Đầu năm 2007, công ty khánh thành lò hơi đốt than, chấm dứt lệ thuộc nguồn nhiên liệu này bởi công ty mẹ và có thừa năng lực cung cấp cho công ty bạn

Đầu năm 2008, công ty bắt đầu vận hành nhà máy May 7, chuyên sản xuất hàng nội địa nhằm chủ động giải quyết tốt hơn về nhu cầu tiêu thụ trong nước

Năm 2009: Công ty đầu tư thêm xưởng Giặt áo sơ mi trị giá 2,7 tỷ đồng, với công suất 40.000 sp/2 ca Xưởng Giặt áo này chính thức đi vào hoạt động từ Quý 3 năm 2009

Tháng 9 năm 2013 tách phân xưởng Chống nhàu của nhà máy May 3 ra riêng và sát nhập với xưởng Giặt áo sơ mi thành Nhà máy Chống nhàu hoạt động với công suất 350.000 sản phẩm/tháng

Tính đến nay, công ty đã có gần hơn 2.000 công nhân và số lượng vẫn đang tiếp tục tăng hàng ngày

1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động

1.2.1 Chức năng hoạt động

- Chuyên sản xuất, kinh doanh các sản phẩm may mặc, gia công may, in trên vải (chỉ in phục vụ sản xuất nội bộ), thuê, chống nhàu (Wrinkle free), giặt (không gia công hàng đã qua sử dụng)

- Mua bán nguyên phụ liệu, hóa chất (trừ hóa chất độc hại), phụ tùng, máy móc ngành may

- Công ty cồ phần may Việt Thắng hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân

có con dấu riêng và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Nhà nước về các hoạt động kinh doanh của công ty

1.2.2 Lĩnh vực hoạt động

- Sản xuất, mua bán sản phẩm bông, sơ, sợi, vải, sản phẩm may mặc

- Mua bán máy móc, thiết bị phụ tùng, hóa chất, nguyên liệu ngành công nghiệp (trừ mua bán hóa chất độc hại)

- Xây dựng dân dụng, công nghiệp

- Kinh doanh bất động sản

- Lắp đặt máy móc, thiết bị ngành công nghiệp

- Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô

- Công ty cổ phần may Việt Thắng chuyên sản xuất và cung ứng các sản phẩm dịch

vụ sau:

 Các chủng loại sơ mi thời trang nam nữ (sản xuất tại nhà máy may 1 và 7)

 Các chủng loại quần tây, khaki, khaki chống nhăn, quần thời trang (sản xuất tại nhà máy máy 3, 5 và 7)

 Các chủng loại quần áo Jacket (sản xuất tại nhà máy may 5)

 Các dịch vụ: ủy thác xuất nhập khẩu, giác và vẽ sơ đồ máy tính, cho thuê nhà xưởng, cho thuê mặt bằng

1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty CP may Việt Thắng

Hội đồng cổ đông

Chủ tịch HĐ quản trị

Tổng giám đốc

Ban kiểm soát

Ban nhân sự Ban kế toán Ban nghiệp

Nhà máy May 5

Nhà máy May 7

Nhà máy Chống nhàu

Nhà máy

TT Thời trang Phó giám đốc

1.3.2 Bộ máy quản lý của công ty

a) Hội đồng cổ đông: Hội đồng cổ đông bao gồm Nhà nước, các cá nhân, công nhân

viên của công ty Phần vốn góp của Nhà nước chiếm 52,8%, và nhà đầu tư chiến lược có tỷ lệ vốn góp là 1.7% - 10.62%, phần còn lại do các cổ đông khác nắm

giữ

b) Hội đồng quản trị (HĐQT): HĐQT có thể nhân danh công ty để quyết định,

thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên

được bầu từ Đại hội đồng cổ đông:

 Ông Nguyễn Đức Khiêm – Chủ tịch HĐQT

 Ông Lê Nguyên Ngọc - Ủy viên HĐQT – Tổng Giám đốc

 Bà Trần Thị Thanh Phượng - Ủy viên HĐQT

 Bà Nguyễn Thị Thúy Nga - Ủy viên HĐQT

c) Ban kiểm soát: Ban kiểm soát được bầu từ Đại hội đồng cổ đông, nhiệm vụ chính

của ban kiểm soát là giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc điều hành công ty, kiểm tra tính trung thực của sổ sách và tính hợp pháp trong hoạt

động của công ty Ban kiểm soát bao gồm 3 thành viên:

 Ông Lê Thiết Hùng – Trưởng ban: là đại diện Ban kiểm soát trước cổ đông, HĐQT và Tổng giám đốc (TGĐ), chịu trách nhiệm việc giám sát công tác

quản lý và điều hành hoạt động công ty của HĐQT và TGĐ

 Bà Nguyễn Thị Thanh Mai – thành viên: chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp

lý và trung thực trong công tác kế toán, thống kê và báo cáo tài chính của

công ty

 Bà Huỳnh Thị Thắm – thành viên: chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra

tình hình thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc trong công tác điều hành và quản lý

- Nhận lệnh từ Tổng Giám đốc và điều hành các bộ phận bên dưới

f) Ban Nhân Sự

- Tham mưu cho tổng giám đốc trong các công tác tuyển dụng và đào tạo, phát triển

nguồn nhân lực, bố trí nhân viên

- Quản lý định mức lao động, định mức sử dụng máy móc, thiết bị, quản lý nhân

sự, BHXH và bảo hiểm tai nạn

- Theo dõi công nợ phải thu, phải trả

- Lập các báo cáo cung cấp cho các cơ quan nhà nước, thuế, ngân hàng

- Phục vụ công tác kiểm toán hàng năm để trình hội đồng quản trị và đại hội đồng

cổ đông thường niên

- Lập các quỹ dự phòng: quỹ dự phòng giảm giá tồn kho, trợ cấp thất nghiệp…

h) Ban nghiệp vụ

- Xây dựng các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và cung ứng vật tư;

- Tổ chức điều động kế hoạch công ty xuống các nhà máy;

- Theo dõi đánh giá hoạt động sản xuất;

- Xây dựng hệ thống thông tin, báo cáo nhanh về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

i) Ban Kinh Doanh nội địa

- Tổ chức nghiên cứu thị trường trong nước, tìm hiểu khách hàng, ký hợp đồng tiêu thụ sản phẩm;

- Thực hiện chương trình giao lưu với các đơn vị, các công ty khác trong ngành dệt may Việt Nam;

- Tổ chức khuyến mãi nhằm quảng bá sản phẩm;

- Nghiên cứu, thiết kế các sản phẩm mẫu theo ý kiến của khách hàng

1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của nhà máy May 3

1.4.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức nhà máy May 3

(Nguồn: Bộ phận nhân sự - nhà máy May 3)

GIÁM ĐỐC

(Ngô Trường Sơn)

BỘ PHẬN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

VĂN PHÒNG NHÀ

MÁY

BỘ PHẬN KỸ THUẬT THIẾT

BỊ

BỘ PHẦN KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ + LEAN

NHÓM

KẾ HOẠCH

HOÀN TẤT XƯỞNG MAY

NHÓM ĐINH CÚC-SAU WASH

TỔ HOÀN TẤT 1

TỔ HOÀN TẤT 2

1.4.2 Bộ máy quản lý

a) Văn phòng nhà máy:

- Ban Giám Đốc: chịu trách nhiệm chung của nhà máy trước tổng giám đốc về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tuyển dụng lao động trực tiếp, phân

phối tiền lương – thưởng hợp lý

- Nhóm Nhân Sự: Thực hiện các nghiệp vụ:

 Lao động

 Tiền lương

 Vệ sinh công nghiệp

- Nhóm Kế Toán: Thực hiện các nghiệp vụ:

 Kế toán tiền lương và kế toán kho

 Lập tiêu chuẩn kỹ thuật;

 Lập bảng tác nghiệp nguyên - phụ liệu;

 Định mức nguyên - phụ liệu;

 Khảo sát độ co, ánh màu và các đặc tính khác của nguyên - phụ liệu;

 Thiết kế mẫu và nhảy cỡ;

 Giác sơ đồ;

 Định mức công nghệ và thiết kế dây chuyền sản xuất;

 Theo dõi và điều chỉnh các phát sinh trong xản xuất;

 May mẫu và Dự trữ sản xuất

 Chế tạo khuôn mẫu, cữ, gá

 Chu Trình sản xuất dải chuyền lean

c) Bộ phận Kỹ Thuật Thiết Bị:

Thực hiện các nghiệp vụ:

 Sửa chữa và bảo trì máy móc - thiết bị;

 Quản lý và điều phối máy móc - thiết bị;

 An toàn lao động và phòng chống cháy nổ;

 Kiểm tra việc vận hành của toàn nhà máy theo các quy chế, quy trình, quy định được thiết lập

 Kiểm định chất lượng trên chuyền (inline inspection) tại tất cả các bộ phận sản xuất trong toàn nhà máy

 Kiểm định chất lượng hàng gia công ngoài như: in, thêu, đính cườm, đính

đá, wash, cắt chỉ, cắt cuộn…

 Giám định chất lượng bán thành phẩm nhận gia công từ bên ngoài trên cơ

sở kết quả kiểm tra của tổ KCS trước khi nhập kho trung chuyển và đưa vào sản xuất

 Giám định chất lượng nguyên - phụ liệu trên cơ sở kiểm tra của bộ phận kế toán - kho

 Kiểm định chất lượng bao bì: thùng carton, bao nylon…

 Kiểm định thành phẩm đã đóng thùng (pre - final inspection)

 Một số công việc khác khi cần thiết:

 Hỗ trợ công ty theo dõi hàng gia công ngoài

 Hỗ trợ tổ KCS (tổ QC) kiểm tra chất lượng hàng hóa

 Hỗ trợ bộ phận kỹ thuật và bộ phận kho kiểm tra chất lượng nguyên – phụ liệu

 Hỗ trợ giải quyết các phát sinh ảnh hưởng đến chất lượng trong sản xuất trên toàn nhà máy

 Kết hợp với quản lý tổ KCS để phục vụ khách hàng kiểm final

 Tổng hợp, báo cáo và công bố tình hình chất lượng của nhà máy hàng ngày, hàng tháng

 Thông báo tình trạng chất lượng nguyên – phụ liệu cho công ty và cho khách hàng khi được sự ủy quyền của công ty

 Lưu trữ hồ sơ chất lượng và toàn bộ hồ sơ sản xuất cũng như các hồ sơ liên quan đến công tác đánh giá nhà máy Đồng thời, trực tiếp làm việc với công

ty và khách hàng trong việc đánh giá nhà máy

- Tổ Kiểm Tra Chất Lượng (KCS và QA):

Thực hiện các nghiệp vụ: Kiểm tra chất lượng thành phẩm tại Xưởng May (outline inspection) Kiểm tra chất lượng trên và cuối dây chuyền sản xuất của Xưởng Chống Nhàu - Hoàn Tất

Nhà máy được tổ chức theo hình thức phân chia thành các hệ thống chức năng hoạt động Công việc giao cho các cá nhân trong các tổ, nhóm, bộ phận chỉ là tương

đối, các cá nhân hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết công việc kịp thời phục vụ sản xuất theo

sự điều động của quản lý tổ, nhóm, bộ phận Các hệ thống thực hiện các nghiệp vụ được giao và quan hệ qua lại với nhau chặt chẽ dưới sự điều hành và kiểm soát của ban Giám Đốc nhà máy

1.4.3 Tình hình doanh thu của Nhà máy May 3 trong ba năm gần đây

Bảng 1.1: Tổng doanh thu qua 3 năm 2014, 2015, 2016 của nhà máy May 3

(Nguồn: Phòng kế hoạch - Nhà máy may 3)

Biểu đồ 1.1: Tổng doanh thu qua 3 năm 2014, 2015,2016 của nhà máy May 3

Nhìn vào biểu đồ doanh thu trong 3 năm gần đây nhất của nhà máy May 3 có sự biến động rõ rệt, năm 2014 là 2,314,673 USD, sau đó vào năm 2015 doanh thu tăng 179,675 USD lên 2,494,348 USD Tuy nhiên trong năm 2016 vừa rồi doanh thu giảm mạnh chỉ còn 2,206,618 USD, giảm đến 278,730 USD

Để lý giải cho điều này, có khá nhiều nguyên nhân, xét trên phạm vi thế giới phải nói đến một số nguyên nhân sau:

- Năm 2016 là năm xảy ra nhiều biến động về kinh tế, chính trị, nổi bật là sự kiện Anh rời EU Tân tổng thống Mỹ ông Donald Trump đã tuyên bố chính thức về việc không ủng hộ hiệp định TPP

- Các quốc gia cạnh tranh xuất khẩu dệt may với Việt Nam như: Trung Quốc, Ấn

Độ, Bangladesh, Myanmar đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp dệt may bao gồm giảm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhập khẩu nguyên phụ liệu, đặc biệt là chính sách phá giá đồng nội tệ của Trung Quốc, Ấn Độ, Indonesia, nhằm thu hút đơn hàng, khách hàng, gây khó khăn cho doanh nghiệp Dệt may Việt Nam

- Các quốc gia nhập khẩu dệt may chính là Mỹ, EU, Nhật Bản đều có tốc độ tăng trưởng nhập khẩu hàng hóa dệt may rất thấp, hoặc suy giảm

Tại nhà máy may 3: Năm 2016, các tháng cuối năm lượng hàng về may 3 ít hơn các năm khác, một số đơn hàng được ký vào cuối năm nhưng thời hạn giao hàng là đến 2017 Bên cạnh đó, sự biến động về nhân công cũng là một trong những nguyên nhân khiến sản lượng của nhà máy May 3 bị giảm

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1 Khái quát về quản lý nguyên vật liệu

2.1.1 Khái niệm, chức năng, vai trò của NVL trong sản xuất

2.1.1.1 Khái niệm

NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn với doanh nghiệp sản xuất. “… nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm”

(Trần Thị Nhung, 2013)

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động

mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm

2.1.1.2 Đặc điểm của NVL

Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia

vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ

Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản

phẩm mới được tạo ra

2.1.1.3 Phân loại NVL

a) Phân loại theo vai trò và tác dụng

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài)

- Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rò rỉ, hương liệu,

b) Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

- Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu tặng

- Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh

- Nguyên vật liệu khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết

c) Phân loại theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp

2.1.2 Quản lý nguyên vật liệu

2.1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của quản lý nguyên vật liệu

- “Quản lý nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm” (GS.TS Nguyễn Kim Truy, 1999)

- Nhiệm vụ: đảm bảo nhu cầu NVL cho sản xuất một cách chính xác, kịp thời, sử dụng hiệu quả nguồn NVL

2.1.2.2 Vai trò của quản lý nguyên vật liệu

Đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ, kịp thời tạo điều kiện tiền đề cho sự liên tục, sự nhịp nhàng, đều đặn trong quá trình sản xuất Đó chính là cơ sở để tăng năng suất lao động, tăng sản lượng, đáp ứng ngày càng đầy đủ yêu cầu của thị trường về mặt số lượng Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nào của nguyên vật liệu đều có thể gây ra ngừng trệ sản xuất, gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra sự tổn thất trong sản xuất kinh doanh

Quản lý NVL tốt sẽ đảm bảo sao cho sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn; NVL được đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, nhờ đó mà tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp

Việc quản lý NVL ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm đầu tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp

2.2 Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu

2.2.1 Lập kế hoạch NVL cho sản xuất

Công tác lập kế hoạch NVL cho sản xuất bao gồm việc hoạch định về nhu cầu NVL cần cho sản xuất, định mức NVL là bao nhiêu, khi nào sẽ tiến hành đặt hàng, bố trí lịch trình sản xuất sao cho hợp lý nhất

2.2.1.1 Tính định mức NVL: là việc xác định lượng NVL cần sử dụng để tạo ra

a) Phương pháp thống kê: dựa vào số liệu của các năm trước để tính cho năm sau b) Phương pháp thử nghiệm – thí nghiệm: là xác định định mức trong điều kiện

phòng thí nghiệm, thường áp dụng khi sản xuất sản phẩm mới

c) Phương pháp phân tích – tính toán: xác định định mức NVL dựa vào lượng NVL

cho 1 sản phẩm, hao hụt cho phép, và tiêu hao cho sản phẩm hỏng

Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm = Lượng NVL để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm + Lượng hao hụt cho phép + Lượng NVL tiêu hao cho sản phẩm hỏng

d) Phương pháp thử nghiệm – sản xuất: tiến hành sản xuất thử sản phẩm với lượng

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh, chúng là những bộ phận, chi tiết cấu tạo nên nhu cầu độc lập Nhu cầu này được xác định thông qua cấu trúc sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ và lịch trình sản xuất

Việc phân tích kết cấu sản phẩm sẽ được biểu thị bằng sơ đồ hình cây, có sự liên kết giữa các bộ phận, giúp việc lên kế hoạch sản xuất diễn ra chính xác

Cấp 0 trên sơ đồ là sản phẩm cuối cùng Cứ mỗi lần phân tách thành phẩm cấu tạo

của bộ phận lại chuyển sang một cấp

b) Tính tổng nhu cầu: là nhu cầu NVL trong từng giai đoạn nhất định và không tính

đến lượng dự trữ, thông thường là theo đơn hàng của khách

c) Tính nhu cầu thực: là tổng số lượng NVL,chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai

đoạn

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

Trong trường hợp doanh nghiệp một tỷ lệ phế phẩm thì nhu cầu thực được cộng thêm khoản này Nhưng cho đơn giản ta không tính đến

Dự trữ hiện có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ

d) Xác định thời gian phát đơn hàng hoặc đặt lệnh sản xuất: đó là thời gian phân

phối hay thời gian cung cấp NVL Vì vậy phải dựa vào thời gian cần giao hàng cho khách tính ngược lại để xác định chính xác thời gian sản xuất, phát đơn hàng, phát lệnh sản

xuất

2.2.1.3 Tổ chức thực hiện thu mua, sử dụng NVL

Căn cứ vào kế hoạch đề ra, sẽ tiến hành tổ chức thu mua, xuất – nhập tồn NVL, sao cho đảm bảo đúng tiến độ Đây là một quá trình quan trọng trong quản lý NVL, người quản lý phải chỉ ra quá trình thu mua, nhập – xuất kho cần phải làm gì, bảo quản thế nào, sử dụng bao nhiêu, dự trữ bao nhiêu là hợp lý

Mục đích của quá trình này là giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được đi đúng hướng, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch, đồng thời kiểm soát tốt việc sử dụng NVL theo đúng định mức, sử dụng NVL một cách hiệu quả và tiết kiệm

Song song đó việc ghi chép những biến động về tình hình NVL phải luôn kịp thời, chính xác, để doanh nghiệp có thể nắm được tình hình thu mua, sử dụng NVL Việc ghi

chép được thông qua hệ thống chứng từ bắt buộc như: phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê NVL, tài sản cố định… ghi chép thông qua hệ thống tài khoản sổ sách kế toán

2.2.2 Tổ chức tiếp nhận NVL

Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán

và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do hỏng hóc, hoặc biến chất của nguyên vật liệu Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:

 Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển

 Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:

 Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát

 Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ

phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh

 Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng

thẳng hay qua kho của doanh nghiệp

2.2.3 Tổ chức quản lý kho

Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất, đồng thời cũng là nơi bảo quản thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên vật liệu Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìữ gìn toàn vẹn số lượng, chất lượng cho nguyên vật liệu

Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

 Bảo quản toàn vẹn số lượng, nguyên vật liệu, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu

 Luôn nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất

 Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào

 Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lý và tiết kiêm diện tích kho

Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lý bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

 Công tác sắp xếp nguyên vật liệu: dựa vào tính chất, đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên vật liệu một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuân tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê Do

đó, phải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý

 Bảo quản nguyên vật liệu: phải thực hiện đúng theo quy trình để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu

 Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật liệu

2.2.4 Tổ chức cấp phát NVL

Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các

bộ phận sản xuất Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả năng xuất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát nguyên vật liệu có thể tiến hành theo các hình thức sau:

 Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất:

Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất đó báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát Số lượng nguyên vật liệu được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của doanh nghiệp đó

Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất, với từng bộ phận của doanh nghiệp,

tránh những hư hỏng không cần thiết

Nhược điểm: bộ phận cấp phát của kho chỉ được biết yêu cầu của bộ phận trong

thời gian ngắn, việc cấp phát, kiểm tra tình hình sử dụng gặp khó khăn, thiếu chủ động

và kế hoạch cho bộ phận cấp phát

 Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):

Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất Doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đó sản xuất ra với số lượng nguyên vật liệu đó tiêu dùng Trường hợp

thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác

Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này mang lại nhiều ưu điểm như: đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, thao tác tính toán Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và được

áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, có kế hoạch sản xuất

Với bất kỳ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên vật liệu cần thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu, hạch toán chính xác, việc cấp phát nguyên vật liệu thực hiện tốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp

2.2.6 Kiểm kê NVL

Kiểm kê nguyên vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được Thông qua kiểm kê doanh nghiệp nắm được thực trạng của nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng ngăn ngừa

và có biện pháp kịp thời xử lý những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt nguyên vật liệu

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kiểm kê có thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường

Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, Hội đồng một ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm vật chất về bảo vệ vật liệu, phòng kế toán và đại diện nhân viên của doanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện cân đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, trình bày ý kiến xử lý chênh lệch

2.3 Phân tích đánh giá về quản lý và sử dụng NVL

2.3.1 Phân tích tình hình cung ứng NVL

Đối với 1 loại NVL

Tỷ lệ hoàn thành cung cấp NVL i (T i %) = Số lượng NVL i thực tế nhập kho trong kỳ

Tv là tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng tổng khối lượng NVL

Vi1, Vi0 là số lượng cung ứng thực tế và kế hoạch của NVL i

P0 là đơn giá kế hoạch của NVL i

Hiệu suất sử dụng NVL cho thấy với một đồng chi phí NVL tham gia vào quá

trình sản xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản lượng

Hệ số này càng cao thì công tác quản lý NVL càng chặt chẽ và hiệu quả

2.4 Một số giải pháp giúp cải thiện công tác quản lý NVL

2.4.1 Sản xuất đúng thời hạn (Just In Time – JIT)

JIT được hiểu ngắn gọn là: “đúng sản phẩm – đúng số lượng – đúng nơi – đúng

thời điểm cần thiết” (Phạm Huy Tuân – Nguyễn Phi Trung, 2016)

JIT là hệ thống sản xuất trong đó các luồng nguyên vật liệu, hàng hoá và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết từng bước sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt Qua đó, không có hạng mục nào rơi vào tình trạng để không, chờ xử lý, không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi để có đầu vào vận hành

Công tác quản lý NVL có thể áp dụng JIT để tránh những lãng phí không cần thiết, cho phép hệ thống vận hành hiệu quả nhất

Việc áp dụng JIT hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích:

- Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu: cung ứng NVL, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm

- Giảm nhu cầu về mặt bằng

- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm

- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất

- Sản xuất nhịp nhàng, ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn

- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị

- Giảm nhu cầu lao động gián tiếp, tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm

Cụ thể nội dung của phương pháp 5S như sau:

 Sàng lọc: kiểm tra tất cả công cụ, NVL,… trong nhà máy, nhà kho, khu vực làm việc và chỉ giữ lại những mục quan trọng Mọi thứ khác cất giữ hay vứt bỏ

 Sắp xếp: bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý, để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Tất cả mọi thứ sau khi sử dụng phải được trả lại đúng vị trí

 Sạch sẽ: giữ gìn vệ sinh tại không gian làm việc, máy móc, thiết bị luôn trong trạng thái sạch sẽ

 Săn sóc: thường xuyên duy trì những việc đã làm, cải tiến liên tục để đạt hiệu quả cao hơn Tạo môi trường dễ dàng để duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

 Sẵn sàng: tạo thói quen làm việc tự giác theo phương pháp đúng

Việc áp dụng 5S sẽ mang đến những lợi ích như:

 Nơi làm việc trở nên ngăn nắp, sạch sẽ hơn, mọi người làm việc có kỷ luật hơn

 Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

 Góp phần nâng cao tinh thần tập thể, qua đó mọi người có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc

 Góp phần tăng năng suất, chất lượng, giảm chi phí trong quá trình sản xuất