Hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện công ty TNHH TMDV TCBD duy an

Đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN” được nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ về quy trình bán hàng tại công ty, các hoạt động kinh doanh, đ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN

S K L 0 0 4 6 3 6

SVTH : TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV : 12124137

NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

GVHD : TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN

~~

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN

Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ KIM HỒNG

Giảng viên hướng dẫn : TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN

Thành phố Hồ Chí Minh tháng 6, năm 2016

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***

Tp Hồ Chí Minh, ngày - tháng 6 năm 2016

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Họ và tên sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV: 12124137

Giảng viên hướng dẫn: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN ĐT: 01694210244

1 Tên đề tài: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ

KIỆN CÔNG TY TMDV TCBD DUY AN

2 Các số liệu, tài liệu ban đầu:

3 Nội dung thực hiện đề tài:

4 Sản phẩm:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***

Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng … năm 2016 PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên Sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV: 12124137

Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

Tên đề tài: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TMDV TCBD DUY AN

Họ và tên Giáo viên hướng dẫn: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN

NHẬN XÉT 1 Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện:

2 Ưu điểm:

3 Khuyết điểm:

4 Đề nghị cho bảo vệ hay không?

5 Đánh giá loại:

6 Điểm: (Bằng chữ: )

Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng 6 năm 2016

Giáo viên hướng dẫn

(Ký & ghi rõ họ tên)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

*******

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Họ và tên Sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV: 12124137

Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

Tên đề tài: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TMDV TCBD DUY AN

Họ và tên Giáo viên phản biện: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN

NHẬN XÉT 1 Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện:

2 Ưu điểm:

3 Khuyết điểm:

4 Đề nghị cho bảo vệ hay không?

5 Đánh giá loại:

6 Điểm: (Bằng chữ: )

Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng ….năm 2016

Giáo viên phản biện

(Ký & ghi rõ họ tên)

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành bài báo cáo thực tập này em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến

Thầy Hà Nguyễn Minh Quân đã giúp đỡ và cho em những lời khuyên chân thành

trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập cùng lời tri ân sâu sắc đến đội ngũ giáo

viên khoa Đào Tạo Chất Lượng Cao nói riêng cùng toàn thể cán bộ, giáo viên trường Đại Học Sự Phạm Kĩ Thuật Tp.HCM đã dạy dỗ và tạo điều kiện hỗ trợ em

học tập tại đây

Thời gian thực tập 8 tuần tuy không dài nhưng được sự giúp đỡ của các anh chị em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích cũng nhờ đó mà hoàn thành được nhiệm

vụ được giao tại công ty Cảm ơn anh chị và đặt biệt Thầy Duy An giám đốc công ty

đã tin tưởng và giao công việc cho em được tiếp cận thực tế để tìm hiểu và có thêm nhiều kinh nghiệm cho bản thân cũng như bổ sung thêm kiến thức đã được học lý thuyết ở trường

Bài báo cáo được hoàn thành với kiến thức còn hạn hẹp và kinh nghiệm còn non trẻ nên không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định Đồng thời đây cũng là ý

kiến chủ quan của em về nhũng ưu điểm, khuyết điểm của công ty TNHH TMDV

TCBD Duy An mong anh chị trong công ty, thầy cô sẽ đóng góp ý kiến về những

chỗ chưa hợp lý trong bài báo cáo này giúp em có thể hoàn thiện hơn về kiến thức chuyên môn của mình

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để

tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Kim Hồng

Đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI

CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN” được nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ về

quy trình bán hàng tại công ty, các hoạt động kinh doanh, đồng thời phân tích những thành tựu mà công ty đạt được trong giai đoạn 2013-2025, những vấn đề còn tồn tại

và đưa ra những kiến nghị góp phần nâng cao hoạt động báng hàng cho công ty

Ở chương 1, tác giả trình bày tóm tắt và hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện, quy trinh tổ chức, quy trình cung cấp dịch vụ, xác định quy trình cơ bản

tổ chức sự kiện và các chỉ tiêu đánh giá quy trình

Ở chương 2, tác giả giới thiệu tổng quan công ty, quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, và khát quát hoạt động kinh doanh, giúp cho người đọc nắm bắt một cách tổng thể về công ty, về hoạt động bán hàng của công

ty trước khi đi vào thực tế về thực trạng hoạt động kinh doanh tại công ty

Trong chương 3, tác giả sẽ trình bày cụ thể về thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty để có thể so sánh được với phần cơ sở lý luận của đề tài.Dựa trên cơ sở

lý luận chung về quy trình tổ chức sự kiện Trong chương 3 này, người viết đã khát quát phân tích từng bước trong quy trình tổ chức sự kiện và đồng thời cũng dựa vào

cơ sở lý luận để đánh giá quy trình này

Dựa trên phương pháp so sánh giữa cơ sở lý luận chung và thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH-TMDV-TCBD Duy An, tác giả đã có một số nhận xét về ưu điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại tại công ty như vấn đề về đội ngũ nhân viên, công tác quản lý, từ đó đưa ra một số kiến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện hoạt động bán hàng tại công ty

“The Improvement of organizing events service process in Duy An Service and Trading, Performance Organizing Co.,Ltd” subject has been studied to understand deeper about the sale process and the business activities in the company;

on the other hand, analyze the achievements that the company has achieved in the 2013-2025 period, the existent issues and the suggesting ideas for contributing to advance the sale activities for the company

In chapter 1, the author displays the summary and systematic theoretical basis about the event organization, organizing process, service providing process, determination of event organization and the standards of evaluating process

In chapter 2, the author introduces the general of company, the establishing and developing process, functions, organizing structures and generalization of business activities, which assists readers to have general information and the sale business of the company before accessing the reality of business activities in the company

In chapter 3, the author is specifically displaying the reality of business activities in the company in order to compare to the theoretical basis of the subject Basing on the general theoretical basis of the event organizing process, in this chapter, the author generally analyzes the specific steps and concurrently evaluates the event organizing process

Basing on the method of comparing between the general theoretical basis and the reality of business activities in the Duy An Service and Trading, Performance Organizing Co.,Ltd, the author has some comments on the advantages and also the disadvantages of the company such as the staff and the managing operation, etc., then after that, suggests some ideas in the hope of contributing to improve the sale activities in the company

TRANG PHỤ BÌA

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ii

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iii

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN iv

LỜI CẢM ƠN v

TÓM TẮT vi

SUMMARY vii

MỤC LỤC viii

DANH CÁCH CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ SỬ DỤNG x

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 Khái niệm quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện: 3

1.1.1 Khái niệm chung về dich vụ tổ chức sự kiện: 3

1.1.1.1 Khái niệm quy trình tổ chức: 3

1.1.1.2 Quy trình cung cấp dịch vụ: 3

1.1.1.3 Vai trò của sự kiện 4

1.2 Quy trình cơ bản của dịch vụ tổ chức sự kiện : 7

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN 11

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị 11

2.1.1 Lịch sử hình thành: 12

2.1.2 Quá trình phát triển: 12

2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty Duy An: 13

2.2.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty Duy An 13

2.2.2 Lĩnh vực hoạt động 13

2.2.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp 14

2.3 Thành quả đạt được 15

2.3.1 Chiến lược phát triển 15

2.3.2 Cơ cấu tổ chức 16

2.4 Khái quát về bộ phận tổ chức sự kiện 19

2.5 Thực trạng tình hình tổ chức sự kiện tại công ty Duy An 19

2.5.2 Thị Trường kinh doanh 23

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN DUY AN 25

3.1 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam: 25

3.2 Tình hình hoạt động của công ty Duy An mảng tổ chức sự kiện: 28

3.2.1 Cho thuê âm thanh, ánh sáng, sân khấu: 28

3.2.2 Tổ chức sự kiện 29

3.3 Thực trạng quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện công ty TNHH TMDV TCBD Duy An 32

3.3.1 Đội ngũ nhân lực dùng cho tổ chức sự kiện: 32

3.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Duy An 34

3.3.3 Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện công ty Duy An 44

CHƯƠNG 4: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN 49

4.1 Dự báo sự phát triển của thị trường tổ chức sự kiện: 49

4.2 Đề xuất giải pháp cho công ty 50

4.2.1 Giải pháp chung: 51

4.2.2 Giải pháp về quy trình công tác tổ chức sự kiện : 52

4.2.3 Giải pháp về nhân lực: 66

KẾT LUẬN 68

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH CÁCH CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

SỬ DỤNG

Sơ đồ 1.2: quy trình chung dịch vụ tổ chức sự kiện 7

Hình 2.1: Logo công ty 11

Sơ đồ 2.1: cơ cấu tổ chức công ty 16

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ 2013-2015 20

Bảng 2.2: Mặt hàng kinh doanh 22

Bảng 2.3: Thị trường kinh doanh 23

Bảng 3.1: Mặt hàng kinh doanh 29

Bảng 3.2: Mặt hàng kinh doanh 29

Sơ đồ 3.1: Nhận lực tổ chức sư kiện 32

Sơ đồ 3.2: quy trình tổ chức sự kiện 34

Sơ đồ 4.1: quy trình tổ chức biểu diễn 53

Sơ đồ 4.2: Thông tin sự kiện 54

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay cácdoanh nghiệp tại Việt Nam đang dùng công cụ quảng cáo cũng như tiếp thị để mở rộng thị trường cũng như đưa doanh nghiệp cùng sản phẩm của mình lên một vị trí nhất định.Là một nghề khá mới mẻ nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng tổ chức sự kiện đang hỗ trợ rất nhiều cho nhu cầu quảng cáo thương hiệu cũng như ra mắt sản phẩm mới của các doanh nghiệp

Cầu tăng thì cung bắt buộc cũng phải theo đà đó mà tăng lên, nhìn thấy được tiềm năng của ngành công nghiệp này công ty TNHH TMDV TCBD Duy An được thành lập Với mục đích cung cấp dịch vụ tổ chức biểu diễn và một số những dịch vụ liên quan đến âm nhạc như bán nhạc cụ, đào tạo âm nhạc Duy An Musical chưa chuyên biệt về một loại dịch vụ tổ chức sự kiện nên còn nhiều những hạn chế Để có thể nâng cao hiệu quả trong mảng kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện Duy An Musical cần chuẩn bị cho mình một đội ngũ nhân viên chuyên về tổ chức sự kiện hơn nữa là phải có một quy trình tổ chức sự kiện khoa học và rõ ràng Quy trình càng chặt chẽ

kĩ càng từ khâu chuẩn bị đến khâu tổ chức và diễn ra sự kiện thì mới có thể khẳng định vị trí của công ty từ đó chiếm trọn được lòng tin, thỏa mãn nhu cầu khách hàng

Thời gian thực tập tại công ty, được hỗ trợ làm việc và tìm hiểu về mảng tổ chức sự kiện tôi nhận thấy công ty vẫn chưa có một quy trình cụ thể cho việc tổ chức Sự kiện được chuẩn bị và thực hiện chưa hợp lý dẫn đến nhiều khó khăn.Vì vậy tôi

chọn đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI

CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN” để làm báo cáo thực tập của mình Từ

thực trạng chương trình sự kiện công ty đã thực hiện tìm ra một quy trình phù hợp, mang tính chuyên nghiệp hơn để áp dụng cho những sự kiện sau này

 Kết cấu của bài viết bao gồm :

Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Chương II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN

Chương III: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN

Chương IV: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY DUY AN

 Mục tiêu nghiên cứu :

Kết thúc quá trình nghiên cứu mục tiêu cần đạt được:

- Thấu hiểu quy trình tổ chức sự kiện của công ty Duy An

- Đưa ra ưu nhược điểm trong quy trình tổ chức và tìm giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty

Để đạt được những mục tiêu trên cần tìm hiểu những vấn đề sau:

- Công ty tổ chức sự kiện theo quy trình nào?

- Những điều gì công ty làm được và chưa làm được qua các sự kiện đã thực hiện?

- Khách hàng thường xuyên và tiềm năng của công ty là những ai?

 Phương pháp nghiên cứu:

Sử dụng phương pháp nghiên cứu dữ liệu định tính:

- Phân tích các tài liệu tham khảo trên sách báo, internet, tài liệu kế hoạch chi tiết của công ty theo từng chương trình

- Phỏng vấn trực tiếp nhân viên công ty những người đã chịu trách nhiệm thực hiện tổ chức chương trình sự kiện

 Đối tượng nghiên cứu:

- Quy trình tổ chức sự kiện của công ty Duy An và công ty Đức Anh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện:

1.1.1 Khái niệm chung về dich vụ tổ chức sự kiện:

1.1.1.1 Khái niệm quy trình tổ chức:

Theo định nghĩa trong ISO 9000 thì Quy trình (Procedure) được định nghĩa là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc quá trình, là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị, quản lý

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn

và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực

và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Quy trình tổ chức đã có sự lựa chọn cố định, mang tính bắt buộc vì thế có thể

1.1.1.2 Quy trình cung cấp dịch vụ:

 Khái niệm dịch vụ, cung ứng dịch vụ:

Dịch vụ: Trong kinh tế học, dịch vụ được hiểu là những thứ tương tự như hàng

hóa nhưng là phi vật chất

Philip Kotler cho rằng: “Dịch vụ là mọi hành động và kết quả mà một bên có thể cung cấp cho bên kia và chủ yếu là vô hình và không dẫn đến quyền sở hữu một cái gì đó Sản phẩm của nó có thể có hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất”

PGS.TS Nguyễn Văn Thanh cho rằng: “Dịch vụ là một hoạt động lao động sáng tạo nhằm bổ sung giá trị cho phần vật chất và làm đa dạng hoá, phong phú hoá, khác biệt hoá, nổi trội hoá… mà cao nhất trở thành những thương hiệu, những nét văn hoá kinh doanh và làm hài lòng cao cho người tiêu dùng để họ sẵn sàng trả tiền cao, nhờ đó kinh doanh có hiệu quả hơn”

Như vậy có thể thấy dịch vụ là hoạt động sáng tạo của con người, là hoạt động

có tính đặc thù riêng của con người trong xã hội phát triển, có sự cạnh tranh cao, có yếu tố bùng phát về công nghệ, minh bạch về pháp luật, minh bạch chính sách của chính quyền

Với những khái niệm trên tổ chức sự kiện đúng là dịch vụ

Cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên (sau đây gọi là

bên cung ứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ (sau đây gọi là khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận (Luật Thương mại 2005)

 Quy trình cung cấp dịch vụ:

Theo khái niệm về dịch vụ của Philip Kotler cùng với việc tham khảo tài liệu Phương pháp viết quy trình - Tác giả Nguyễn Đức Tuấn, công ty tư vấn và công nghệ quốc tế INCOTECH thì tất cả các sản phẩm mà dịch vụ tạo ra đều xuất phát từ tiếp nhận yêu cầu khách hàng ( “bên kia” trong khái niệm của Philip Kotler), khai thác mong muốn của khách hàng đối với loại hình dịch vụ mà mình cung cấp để thông qua các cách thức thực hiện riêng biệt hoàn thành yêu cầu đó Và sản phẩm cuối cùng các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hướng tới đó là sự hài lòng của khách hàng Và tổ chức sự kiện cũng xuất phát từ nhu cầu và mong muốn của khách hàng như tất cả loại hình dịch vụ khác để đáp ứng nhu cầu đó

1.1.1.3 Vai trò của sự kiện

 Đối với xã hội:

Trong đời sống của mỗi con người và đời sống xã hội sự kiện và tổ chức sự kiện chiếm một phần quan trọng Các sự kiện tạo nên một phần rất lớn trong cuộc sống của chúng ta Trên các trang báo, sóng truyền hình các sự kiện luôn chiếm lĩnh các phần lớn Sự kiện giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần vì thế có thể nói sự kiện là một phần không thể thiếu trong đời sống xã hội và con người

Tất cả sự kiện dù lớn hay nhỏ, chuyên nghiệp hay không đều ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hóa, xã hội, kinh tế, chính trị đối với người tham gia sự kiện và cả cộng đồng nơi tổ chức sự kiện Tuy nhiên không thể phủ nhận sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội Những sai sót xảy ra trong sự kiện

 Đối với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đề cao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội, có thể nói các tác dụng cụ thể :

 Là điểm nhấn cho hoạt động marketing

 Gia tăng sự chú ý hơn nữa của khách hàng đối với Thương hiệu

 Là một phương cách bày tỏ lòng cảm ơn với bạn hàng, đối tác

 Là một kênh phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm

 Để Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình

Đối với các doanh nghiệp việc lựa chọn một kênh quảng cáo với nguồn kinh phí hạn hẹp là một bài toán rất khó khăn Vấn đề chính là hiệu quả mang lại

từ hoạt động quảng cáo có hiệu quả hay không, có bù đắp được chi phí bỏ ra hay không, có tăng doanh số bán ra và nâng cao mức độ nhận biết sản phẩm, thương hiệu trên thị trường, danh tiếng của công ty hay không, hay đó chỉ là một việc làm theo trào lưu của thị trường, làm để cho bằng đối thủ cạnh tranh mà quên đi điều cốt yếu đó là làm quảng cáo để làm gì?

Trong thời kỳ kinh tế hiện tại, quảng cáo truyền hình không được ưa chuộng như trước đây, tổ chức sự kiện và quảng cáo tực tuyến là 2 công cụ mới

và có tính hấp dẫn cao Quảng cáo trực tuyến là sự lựa chọn trước hết của đại đa

số doanh nghiệp Việt Nam, điều này đã mang lại không ít thành công cho các doanh nghiệp

Với tổ chức sự kiện, đây là công cụ hổ trợ cho doanh nghiệp thực hiện chiến lược ngắn và dài hạn Tác động ngắn hạn là tập chung sự chú ý của khách hàng đối với Thương hiệu, sản phẩm Còn tác động chiến lược dài hạn của Tổ chức Sự kiện đó là thiết lập, duy trì và đánh bóng thương hiệu

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc sử dụng công cụ Tổ chức sự kiện là một điều hơi quá tầm Điều đó chưa hoàn toàn đúng, lý do mọi người gắn thường gắn tổ chức sự kiện với một ý niệm là làm tổ chức sự kiện thì phải hoành tráng, phải nổi trội, với quy mô lớn và đánh trên diện rộng Thực tế không phải vậy, tổ chức sự kiện cũng giống như quay một thước phim quảng cáo, chỉ có điều thước phim quảng cáo này được trình diễn trực tiếp cho khán giả mà không qua bất kì công nghệ xử lí hình ảnh nào Thước phim hay không phải chỉ do diễn viên đẹp, phong cảnh đẹp mà quan trọng là kịch bản như thế nào và diễn ở đâu, khi nào, ở đâu, diễn cho ai xem…

Đó chính là điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp lựa chọn công cụ Tổ chức sự kiện trong chiến lược kinh doanh và marketing của doanh nghiệp của mình

Nguồn: Sách tổ chức sự kiện Bộ Văn Hóa Thể Thao Du Lịch Trường cao đẳng du

lịch Hà Nội (chủ biên: Nguyễn Vũ Hà)

1.2 Quy trình cơ bản của dịch vụ tổ chức sự kiện :

Sơ đồ 1.2: quy trình chung dịch vụ tổ chức sự kiện

Nguồn: Sách quản trị tổ chức sự kiện TS Nguyễn Thị Mỹ Hạnh chủ biên

Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng

Phân tích yêu cầu và hình thành ý tưởng

Lập kế hoạch

và thuyết trình

Lên kế hoạch triển khai sự kiện

 Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng

- Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu;

- Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin;

- Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận

-

 Phân tích yêu cầu và hình thành ý tưởng

- Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và phát thảo các

ý tưởng chủ đạo của chương trình Dựa trên ý tưởng chủ đạo, phát triển ra các

ý tưởng con để phát họa thành một nội dung tổng thể

- Sau khi đã có ý tưởng chủ đạo, phát triển những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của sự kiện sao cho phù hợp với ý tưởng chủ đạo đã định ra

- Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng)

Ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm sợ kiện ví như “linh hồn của sự kiện” cho nên bước hình thành ý tưởng chủ đạo rất quan trọng

 Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)

Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình Các vấn đề gồm:

- Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…

- Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm);

- Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự);

- Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu;

- Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất;

- Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có);

- Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh

bổ sung nếu có

Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)

 Lên kế hoạch triển khai sự kiện

Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi Các công việc gồm:

- Chi tiết các công việc;

- Thời gian thực hiện và hoàn thành;

- Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan;

- Bố trí nguồn nhân lực thực hiện;

- Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị;

- Phân tích rủi ro có thể xảy ra

 Triển khai kế hoạch và công việc

- Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch;

- Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh;

- Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh

 Kết thúc và tổng kết dự án

Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu

tham khảo cho những dự án khác

- Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng;

- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng;

- Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án;

- Họp chia sẻ kinh nghiệm;

- Đóng dự án

Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta

có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn

Như vậy sau khi phân tích từng bước để hiểu rõ những gì cần thực hiện, những yêu cầu của mỗi bước trong quy trình chung để từ đó mỗi công ty tổ chức sẽ tạo ra quy trình tổ chức riêng cho mình phù hợp với tiêu chí của công ty Trên thực tế, những

gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một nhóm người phối hợp chặt chẽ

CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị

 Tên công ty: CÔNG TY TNHH TM DV TỔ CHỨC BIỂU DIỄN DUY AN

 Địa chỉ:

- Cơ sở 1: 105 Hoàng Diệu 2, P.Linh Trung, Q Thủ Đức,TP.HCM

- Cơ sở 2: Số nhà 14, Đường 3, Khu hành chính Dĩ An, Bình Dương

2.1.1 Lịch sử hình thành:

Công ty TNHH TM DV tổ chức biểu diễn Duy An thành lập năm 2010 với 3 thành viên góp vốn và giám đốc đại diện là Ông Võ Phạm Duy An Đến 2012 hai thành viên góp vốn chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của mình sang cho Ông Võ Phạm Duy An Từ đó đến nay Công ty do Ông Võ Phạm Duy An sở hữu và điều hành toàn bộ

Cơ sở chính tại địa chỉ 105 Hoàng Diệu 2, P.Linh Trung, Q Thủ Đức, TP.HCM tuy ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần Duy An Musical cũng khẳng định được thương hiệu và vị trí của mình với khách hàng Quy mô công ty từ đó cũng được

mở rộng, vào tháng 6/2014 công ty mở thêm một chi nhánh mới tại Dĩ An Bình Dương để đáp ứng nhu cầu cũng như tạo sự thuận lợi cho khách hàng

Từ những ngày đầu thành lập, trải qua những chuyển biến của thời gian và sự vận động của nền kinh tế thị trường, với sự lao động miệt mài không mệt mỏi của đội ngũ những người sáng lập, từ hướng nghiệp, rồi đến khởi nghiệp và cuối cùng là tái cấu trúc để Công ty TNHH TM DV tổ chức biểu diễn Duy An không ngừng lớn mạnh đến ngày hôm nay

2.1.2 Quá trình phát triển:

Từ năm 2010 công ty được thành lập tại Thủ Đức Công ty TNHH TM DV tổ chức biểu diễn Duy An là doanh nghiệp chuyên buôn bán nhạc cụ, dụng cụ nghệ thuật, chuyên nghiệp trong các lĩnh vực cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng và thiết kế chương trình, ngoài ra Trung Tâm còn có bộ phận đào tạo nghệ thuật, các bộ môn như: Piano, Organ, Thanh Nhạc, Guita, Trống Có phòng thu âm chuyên nghiệp đặc biệt dành riêng cho tất cả các học viên tại Trung Tâm và khách hàng mọi nơi có nhu cầu thu âm, làm Album, đĩa CD âm nhạc

Trung Tâm Âm Nhạc Duy An còn có tên gọi Duy An Musical đã đi qua rất nhiều khó khăn đến thời điểm hiện tại Duy An đã thành công vượt bậc trong lĩnh vực

về kinh doanh nhạc cụ và đạo tạo âm nhạc, nghệ thuật Hiện tại Duy An Musical đang

là Trung Tâm đạt chất lượng và uy tín hàng đầu khu vực Thủ Đức Ban quản lý và

công nhân viên tại Trung Tâm làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, giảng viên

từ các trường nổi tiếng và có bằng cấp cao từ các trường lừng danh về nghệ thuật như: Nhạc Viện TP.HCM, CĐ Văn Hóa Nghệ Thuật TP.HCM Và tại Trung Tâm Duy An 2 được mở tại Dĩ An, Bình Dương thì Ban Giám Đốc cũng dựa trên tiêu chí

về chất lượng hàng đầu, gầy dựng Duy An 2 phát triển lớn hơn và vượt bậc hơn Duy

An 1 Mang đủ các yếu tố về tổ chức, uy tín và chất lượng như những gì Duy An 1

đã có được Nhằm tạo sự tin cậy đến với khách hàng

2.2 Đặc điểm hoạt động của công ty Duy An:

2.2.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty Duy An

Công ty được mở ra từ ý tưởng kinh doanh của Ông Võ Phạm Duy An Giám Đốc điều hành cty, Thầy giáo giảng dạy chuyên về tất cả các bộ môn nghệ thuật

và là Nghệ sĩ Ông hoạt động và phát triển cty nhằm muốn tạo một sân chơi giải trí cho các thành viên có đam mê, các bạn có năng khiếu mong muốn học phát triển bản thân và là nơi chuyên cung cấp các loại nhạc cụ tại khu vực Thủ Đức để các bạn trẻ, các bậc phụ huynh cha mẹ có đam mê không phải mất thời gian , công sức tìm tòi nơi cung cấp Và ông muốn mang sự chuyên nghiệp về khâu tổ chức

1 chương trình đến gần với mọi người khu vực hơn, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, có sân khấu chuyên nghiệp, MC và Ca sĩ chuyên nghiệp để có 1 chương trình hoàn hảo đến với các cty, nhà trường hoặc các hội nhóm có tiệc vui, mừng

2.2.2 Lĩnh vực hoạt động

- Dịch vụ giải trí: thiết kế, xây dựng sân khấu; tổ chức sự kiện; lắp đặt và

cho thuê âm thanh ánh sáng

- Đào tạo âm nhạc: các khóa học Thanh nhạc, Piano, Organ, Guitar, Trống

- Kinh doanh các loại nhạc cụ chất lượng cao (Piano, Organ, Guitar, Trống, phụ kiện âm nhạc đủ loại)

- Dịch vụ thu âm bài hát

-

 Nguồn khách hàng chính của công ty:

- Sinh viên, học sinh và các bạn thiếu nhi nhỏ tuổi;

- Cán bộ, công nhân, công chức;

- Khách hàng là các hộ sinh sống khu vực lân cận;

- Khách hàng từ mạng xã hội (marketing online);

- Khách hàng quen biết trên mối quan hệ ;

 Văn hóa doanh nghiệp

Với Khách hàng: Lịch sự, Chuyên nghiệp, Chu đáo

Với Đồng nghiệp: Tôn trọng, Hỗ trợ, Phối hợp, Giúp đỡ và Gương mẫu

Với công việc: Chuyên nghiệp, Nhiệt tình, Sáng tạo, Không ngại khó

 Giá trị cốt lõi

Sẵn sàng: Cống hiến và cung cấp những dịch vụ về Âm nhạc tốt nhất

Chu đáo: quan tâm từng chi tiết, đem lại sự hài lòng cho Khách hàng

Ấn tượng: Cam kết đem đến những trải nghiệm mới trong Âm nhạc

Lịch sự: Phong cách chuyên nghiệp, lịch sự, tôn trọng Khách hàng trong tất cả các dịch vụ

2.3 Thành quả đạt được

Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN DUY AN thành lập năm 2010 với 3 thành viên góp vốn Giám đốc đại diện là ông Võ Phạm Duy An Đến 2012 hai thành viên góp vốn chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của mình sang cho ông Võ Phạm Duy An

Cơ sở chính tại địa chỉ 105 Hoàng Diệu 2, P.Linh Trung, Q Thủ Đức, TP.HCM tuy ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần công ty cũng từng bước khẳng định được thương hiệu và vị trí của mình với khách hàng Quy mô công ty từ

đó cũng được mở rộng, tháng 6/2015 công ty mở thêm một chi nhánh mới tại Dĩ An Bình Dương để đáp ứng nhu cầu cũng như tạo sự thuận lợi cho khách hàng

Đối với các hoạt động thuộc lĩnh vực đào tạo âm nhạc, công ty lấy tên là Trung tâm đào tạo âm nhạc Duy An để phù hợp với mô hình hoạt động

Thị trường chủ yếu của công ty là khu vực quận 9, Thủ Đức và Dĩ An (Bình Dương) Hiện tại, công ty đang phát triển mạnh ở lĩnh vực đào tạo âm nhạc, tiềm năng của thị trường này là rất khả quan Đây là khu vực tập trung nhiều trường đại học, mức dân số tại đây ngày càng tăng, thêm vào đó thu nhập người dân ngày một tăng, người dân cũng có xu hướng sử dụng các loại hình dịch vụ ngày càng nhiều, đây là một thuận lợi rất lớn cho công ty Cùng với 5 năm tồn tại và uy tín mà Trung Tâm đã gầy dựng công ty cũng dần khẳng định và nâng tằm vị trí của mình

2.3.1 Chiến lược phát triển

Mục tiêu lớn nhất của công ty là không ngừng tăng lợi nhuận, năm sau phải tăng 10% so với năm trước đó

Bước đầu, củng cố thị trường quen thuộc, công ty sẽ tiến hành nâng cấp, sửa chữa lại các cơ sở hiện có, các thiết bị hỗ trợ để giữ vững thị trường hiện tại và xây dựng được mạng lưới khách hàng trung thành Sau đó, mở rộng thêm thị trường tiềm năng, hoàn thiện việc xây dựng các cơ sở mới ở các quận, huyện lân cận

Tạo ra được những dịch vụ có chất lượng cao, có tính đồng bộ trong suốt quá trình dịch vụ và kiểm soát được chất lượng đối với mỗi sản phẩm để xây dựng được lòng tin nơi khách hàng

Mặc dù mới được thành lập nhưng công ty cũng đã gây dựng được thương hiệu và uy tín của mình Sự phát triển của công ty thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận tăng lên qua từng năm trong lĩnh vực này Do đó, để tăng thêm nữa quy mô thì công

ty tập trung nỗ lực trong một số vấn đề như:

- Nghiên cứu thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh

- Hoàn thiện chính sách Marketing

- Thực hiện mạnh mẽ công tác Marketing

- Bồi dưỡng đội ngũ nhân viên

2.3.2 Cơ cấu tổ chức

 Sơ đồ tổ chức của công ty

Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ với bộ máy tổ chức đơn giản, chưa

có sự phân chia các phòng ban rõ ràng, một nhân viên có thể thực hiện nhiều công việc, tuy nhiên, khối lượng mỗi công việc tương đối nhẹ nhàng nên phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ đề ra Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty gồm:

Sơ đồ 2.1: cơ cấu tổ chức công ty

(Nguồn: phòng tổng hợp)

Giám đốc

Phòng tổng hợp

Bộ phận

Marketing tài chínhBộ phận Bộ phận tư vấn Bộ phận kho vận

Phòng kỹthuật

Bộ phận

tổ chức sự kiện

Bộ phận thu âm

Phòng đào tạoTrợ lí

giám đốc

 Chức năng của từng bộ phận

 Giám đốc

 Là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh cũng như đảm bảo việc làm thường xuyên

cho người lao động trong công ty

 Là người sắp xếp, điều hành, quản lý mọi hoạt động công ty theo cở sở

pháp luật, quy chế điều hành của nhà nước

 Đảm nhiệm các hoạt động đối ngoại của công ty như: kí kết hợp đồng, liên doanh liên kết, hợp đồng mua bán, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa mà

công ty kinh doanh cũng sẽ do giám đốc đảm nhiệm

 Trợ lý giám đốc

 Có nhiệm vụ lập các kế hoạch, thực hiện và quản lý các kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế Tham mưu cho giám đốc trong việc xét bậc lương thưởng cho nhân viên của công ty, sắp xếp bố trí lao động, giải quyết các chế độ

chính sách cho người lao động

 Lên kế hoạch, phân công cho nhân viên phụ trách các mảng dịch vụ tổ

chức sự kiện, dịch vụ đào tạo âm nhạc

 Thiết kế ý tưởng Marketing, tổ chức thực hiện và giám sát các hoạt động Marketing của công ty

 Bộ phận tài chính: thực hiện các chức năng về chế độ tài chính, kế toán

do Nhà nước và các cơ quan có chức năng quy định Xử lý các nghiệp

vụ kế toán trong quá trình kinh doanh, quản lý vốn, tham gia xác định

giá Phản ánh tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập ngân sách và xác định nhu cầu vốn kinh doanh của công ty, cũng như xây dựng các kế hoạch sử dụng vốn và huy động vốn cho các hoạt động kinh doanh thanh toán các chi phí hoạt động, chi phí quảng cáo và các chi phí khác của công ty Soạn thảo các công văn, quyết định, quy định của công ty, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh của công ty

 Bộ phận Marketing: tổ chức nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu để xây dựng kế hoạch kinh doanh, lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp cho từng thị trường, lựa chọn tìm kiếm nguồn hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh

 Bộ phận tư vấn: theo dõi danh sách các học viên đăng kí và lên lịch để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sắp xếp các gói sản phẩm là các khóa học không được trùng lập về mặt thời gian của nhau Nhập dữ liệu là các thông tin cần thiết của mọi khách hàng để làm công việc chăm sóc khách hàng về sau

 Bộ phận kho vận: thực hiện chức năng tiếp nhận hàng vào kho, tổ chức bảo quản hàng hóa trong kho, đảm bảo chất lượng, giảm chi phí hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa Tổ chức dự trữ hàng hóa để duy trì hoạt động kinh doanh đáp ứng yêu cầu khách hàng một cách kịp thời

và đồng bộ

 Phòng đào tạo

 Tham mưu cho Giám đốc, quản lý, triển khai các chương trình đào tạo bao gồm các kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy

Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty hiện vẫn chưa được hoàn chỉnh, họ không

có một phòng Marketing đúng nghĩa, hoạt động Marketing chỉ do một bộ phận nhân viên triển khai thực hiện, dẫn đến mọi kế hoạch chỉ mang tính chất ngắn hạn, chưa có

cái nhìn xa hơn mang tính chất dài hạn Đây sẽ là một điểm yếu của công ty khi muốn đưa sản phẩm của mình đến với khách hàng hơn do những khó khăn, thiếu sót của việc thiếu một phòng Marketing đem lại Do đó, công ty cần hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức để khắc phục những điểm yếu đưa hoạt động kinh doanh của công ty đi lên

2.4 Khái quát về bộ phận tổ chức sự kiện

Các hoạt động trong bộ phận tổ chức sự kiện chủ yếu là quản lý thực hiện các hoạt động từ khâu chuẩn bị đến khi diễn ra sự kiện Công việc được thực hiện dưới sự điều hành của trợ lý giám đốc Bộ phận này có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu khách hàng lập concept chương trình, thiết kế, lập kế hoạch, triển khai, điều phối, giám sát,

tổng kết

Mô hình tổ chức của bộ phận tổ chức sự kiện:

- Trợ lý giám đốc: nhận thông tin khách hàng đặt hỗ trợ dịch vụ tổ chức sự kiện

từ bộ phận tư vấn Theo thông đó tìm hiểu nhu cầu khách hàng

- Nhân viên bộ phận tổ chức sự kiện: hỗ trợ, thực hiện những công việc được

giaotừ Trợ lý giám đốc hình thành quy trình tổ chức chương trình sự kiện, kiểm tra dụng cụ âm thanh, ánh sang, sân khấu

- Thực tập sinh: thực hiện các nhiệm vụ do trợ lý giám đốc và nhân viên bộ

phận tổ chức sự kiện giao phó Mỗi thực tập sinh thực hiện những mảng công việc riêng và báo cáo kết quả lại cho Trợ lý giám đốc trong từng tuần

2.5 Thực trạng tình hình tổ chức sự kiện tại công ty Duy An

Công ty Duy An Musical không có một phòng chuyên về dịch vụ tổ chức sự kiện, việc Trợ lý giám đốc thực hiện cùng một lúc quá nhiều công việc nên việc thực hiện cũng chưa thực sự hiệu quả

Công ty cũng chưa có một nghiên cứu chính thức nào về thị trường, khách hàng cũng như các đối thủ cạnh tranh về tổ chức sự kiện Những sự kiện từng làm thông qua các mối quen biết, công ty cũng đứng ra tổ chức một số các chương

trình với tư cách là nhà tài trợ hỗ trợ cho các trường đại học khu vực Thủ Đức, các trung tâm Anh ngữ lân cận Việc này giúp đánh bóng tên tuổi của trung tâm

hỗ trợ cho việc thu hút học viên về đào tạo tại trung tâm Công ty không đi theo hình thức tìm kiếm khách hàng tiềm năng có nhu cầu tổ chức sự kiện và làm theo mong muốn phù hợp với loại hình sự kiện của họ Vì thế công ty còn bị động trong mảng kinh doanh này

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ 2013-2015

(ĐVT:đồng)

2013 2014 2015

Doanh thu thuần về bán

hàng và cung cấp dịch vụ 1,244,225,500 1,877,450,000 2,689,397,500 Đào tạo âm nhạc

703,600,000 1,402,000,000 2,347,369,000 Khác

540,625,500 475,450,000 342,037,500 Giá vốn bán hàng

45,012,491 28,560,400 9,200,000 Lợi nhuận gộp về bán

hàng và cung cấp dịch vụ 1,199,213,009 1,848,889,600 2,680,197.500 Chi phí quản lý doanh

nghiệp 560,900,000 722,694,289 1,026,058,000 Lợi nhuận thuần từ hoạt

động kinh doanh 603,313,009 1,126,195,311 1,654,139,500 Chi phí thuế thu nhập

doanh nghiệp 127,662,602 225,239,062 330,827,900 Lợi nhuận sau thuế thu

nhập từ doanh nghiệp 510,650,407 900,956,249 1,323,311,600

(Nguồn: Phòng kế toán )

Có thể thấy doanh thu tăng qua các năm nhưng dịch vụ khác (tổ chức sự kiện là chủ yếu, bán nhạc cụ) lại giảm qua các năm từ 2013 đến 2015 từ 540,625,500đ còn 342,037,500đ Mảng tổ chức sự kiện là loại hình dịch vụ thứ 2 xếp sau đào tạo âm nhạc mang lại một khoản lợi nhuận cho công ty Những vì chưa có chiến lược phát triển nó một cách hợp lý nên tình hình càng giảm qua các năm Trong các năm tới công ty sẽ chú trọng mảng dịch vụ này để tăng cao lợi nhuận thu về

Qua báo cáo kết quả kinh doanh có thể thấy lợi nhuận sau thuế so với lợi nhuận gộp là khá thấp Cũng dễ dàng giải thích cho điều này là do công ty phải chi khá nhiều các loại chi phí Công ty nên tìm ra những biện pháp để tăng chi phí bán hàng và hạn chế chi phí doanh nghiệp và cũng nên có những hướng quản lý chi phí phù hợp

2.5.1 Mặt hàng kinh doanh

- Bán nhạc cụ, công dụng cu

- Cho thuê âm thanh ánh sáng

- Thiết kế chương trình

- Giảng dạy đào tạo học viên

2014, lớp giảng dạy và đạo tạo học viên tăng 945,369,000 nghìn đồng (tương đương tăng 67,43%)

- Tiếp theo là các mặt hàng khác, tuy có tỷ lệ tăng không cao nhưngCho thuê âm thanh ánh sánggiảm mạnh do công ty không sử dụng các hình thức marketing và chỉ tập trung vào các mảng như bán hàng hay dạy học Dẫn đến tình trạng mảng này doanh thu giảm mạnh (111,105,000) nghìn đồng so với 2014

- Nhận thiết kế chương trình cũng theo đó mà giảm sút, công ty chỉ nhận thực hiện các chương trình bằng các mối quan hệ điều này làm ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu công ty

Stt Mặt Hàng

NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2015 SO NĂM

2014 Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tốc độ (%)

Tuy nhìn thấy doanh thu của mảng tổ chức sự kiện giảm mạnh nhưng nó cũng

là một mảng tạo ra doanh thu cho công ty mà ít chi phí nhất Vì giá vốn đầu tư ban đầu cho mảng này không cao hầu hết là có sẵn nên số liệu thì lỗ những thực chất thì không

Công ty có những định hướng chính sách sau:

- Tiếp tục giữ vững thị trường, thực hiện trách nhiệm trong việc bình ổn giá thị trường

- Đổi mới quá trình hoạt động kinh doanh cũng như xúc tiến nhanh tiến

độ hoạt động của công ty theo từng giai đoạn trong năm

- Đa dạng hóa thêm những loại hình kinh doanh để đáp ứng cho nhu cầu của thị trường

- Đẩy mạnh công tác đầu tư phát triển và hiện đại hóa cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ cho yêu cầu kinh doanh và tạo dựng nền móng lâu dài cho công

ty

2.5.2 Thị Trường kinh doanh

Bảng 2.3: Thị trường kinh doanh

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Nhìn vào bảng trên ta thấy, tỷ trọng tăng 82% so với năm 2014 Thị trường mục tiêu của công ty là thị trường tại Thủ Đức, với mức tăng doanh thu năm 2015 ở mức

là 1.161.114.000 nghìn đồng (tương đương tăng 47,82%) so với năm 2014 Thị trường tại khu vực Dĩ An của công ty cũng tăng nhưng không đáng kể, mức doanh thu năm 2015 ở mức là 462,790,000 nghìn đồng (tương đương tăng 34,48 %) Công ty đã xác định thị trường chính là các vùng đông dân cư, các khu sầm uất

và thị trường bậc cao cấp, vì thế đã tác động vào thị trường này bằng cách mở các cuộc khảo sát và thâm nhập các thị trường tiềm năng lẫn hiện tại Công ty đã củng

cố, phát triển và đổi mới hệ thống phân phối để đảm bảo kiểm soát được nguồn hàng

và giá cả, nắm bắt cơ hội tìm kiếm và mở rộng thị trường bán hàng và phát triển về phần dịch vụ, điều này đã mang lại một khoản doanh thu không nhỏ cho công ty Ngoài ra, công ty cũng không ngừng mở rộng thị trường mới ở các khu vực, tỉnh thành khác…

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ

TỔ CHỨC BIỂU DIỄN DUY AN

3.1 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam:

Việt Nam nổi tiếng là nước đa dạng và phong phú với rất nhiều nền văn hóa Hơn nữa xu hướng hội nhập mở cửa cho các nền văn hóa du nhập vào Việt Nam cũng đóng góp một phần không nhỏ cho sự đa dạng đó Từ những yếu tố trên thúc đây nền kinh tế thị trường tại Việt Nam ngày càng phát triển Các thương hiệu trong và ngoài nước cùng với hàng loạt sự cạnh tranh của các công ty lớn nhỏ kéo theo sự phát triển của các ngành quảng cáo và tiếp thị nhằm thỏa mãn cho nhu cầu truyền thông Ví dụ thực tế cho việc này các nhãn hiệu lớn thường sẽ đồng tài trợ hoặc sẽ tài trợ để tổ chức sự kiện như thương hiệu OPPO đóng vai trò nhà tài trợ cho chương trình The Voice, một loạt những event sự kiện biểu diễn miễn phí với các nghệ sĩ đình đám như Sơn Tùng, Đông Nhi, Kric… của công ty Tân Hiệp Phát, hay Coca Cola, Pepsi các nhãn hàng này đều từng là nhà tài trợ cho chương trình Việt Nam Idol… Qua những

ví dụ trên có thể nói truyền hình thực tế hoặc sự kiện trình diễn, biểu diễn thường xuyên được các nhãn hàng chọn lựa với nhiều những mục đích khách nhau nhưng quy tụ cũng chỉ là marketing cho thương hiệu cho nhãn hàng của mình

Theo thống kê trang vàng Việt Nam, Việt Nam có hàng trăm doanh nghiêp, tổ chức

cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ hoạt động không chuyên khác Con số này mới chỉ chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo Là một trong những ngành công nghiệp tiềm năng nhưng để khai thác và hoạt động có hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được, một số những tên tuổi lớn có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp này như công ty Say Cheese, công ty Vinafortune, Cool event,

Le Bros…

Theo diễn đàn doanh nghiệp mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho hoạt

động tổ chức sự kiện Với 64 tỉnh thành và hàng trăm ngàn doanh nghiệp, mỗi năm

có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ được tổ chức, chưa kể đến những loại sự kiện bất khả khán như ma chay, hiếu hỷ… Hiện nay kinh tế đang phát triển, thu nhập cũng cao hơn nhờ đó khả năng thanh toán cho các loại dịch vụ cũng tăng lên Từ đó có thể thấy loại hình dịch vụ hấp dẫn với những nhà kinh doanh

Nhìn chung thị tường dịch vụ tổ chức sự kiện là miếng mồi béo đang được nhiều doanh nghiệp khai thác Nhưng có một thực tế đó là hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thức hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc Khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trong phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và

tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Quy trình thực hiện tổ chức sự kiện cũng không được thống nhất một cách cụ thể và rõ ràng Các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam nhiều nhưng chưa “chất”, đang hoạt động một cách thiếu chuyên nghiệp, mang tính mạnh ai nấy làm và chủ yếu là không có nội lực Phần lớn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện chưa chủ động được nhân lực, vật lực và công nghệ mà hoạt động dưới hợp tác, kết nối, thuê các đơn vị riêng lẻ khác nhau của khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, đơn vị quảng cáo, cung ứng thiết bị… Chính vì vậy, hoạt động tổ chức sự kiện chưa phát triển chuyên nghiệp, độc lập và chi phí cũng trở nên tốn kém, lãng phí

Theo thống kê, Việt Nam có hàng trăm doanh nghiệp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ hoạt động không chuyên khác Con số này mới chỉ chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công

ty về truyền thông và quảng cáo (trang vàng Việt Nam) Là một trong những ngành công nghiệp tiềm năng nhưng để khai thác và hoạt động có hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được, một số những tên tuổi lớn như Công Ty Cổ

Phần Việt Nam Team Building, PRO Event, Le Bros, Vietlink, Goldentour & Convention,Thắng Việt… Có thể thấy tuy là một ngành mới nhưng lại không còn non

vì vậy số lượng doanh nghiệp đang kí ngành nghề kinh doanh này ngày một tăng

 Những loại sự kiện thường gặp:

- Sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

- Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

- Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

- Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

- Exhibitions: Triển lãm

- Trade fairs: Hội chợ thương mại

- Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

- Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

- Festive events: Lễ hội, liên hoan

- Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

- Seminars: Hội thảo chuyên đề 10

- Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo

- Conventions: Hội nghị

- Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

- Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

- Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

- Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

- Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

- Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán…

3.2 Tình hình hoạt động của công ty Duy An mảng tổ chức sự kiện:

Về tổ chức sự kiện được chia thành 2 mảng nhỏ là cho thuê âm thanh ánh sáng, sân khấu, MC, ca sĩ, nhạc công và mảng thứ 2 là tổ chức sự kiện Từ khi thành lập đến nay công ty cũng dần khẳng định được thương hiệu của mình trong khu vực lân cận đặt biệt Thủ Đức, quận 9, Bình Dương, Bình Thạnh, Biên Hòa Là một trong những lựa chọn quen thuộc khi nhu cầu khách hàng là những buổi tiệc nhỏ, khai trương, đám cưới, sinh nhật… Và quan trọng hơn năm 2013 công ty đã đủ mạnh đủ khả năng để đóng vai trò thầu chương trình, tổ chức các sự kiện lớn nhỏ, đi từ các sự kiện nhỏ nhờ các mối quan hệ, công tác với các trung tâm anh ngữ như Thần Đồng, Planet…, sau đó là các đối tác lớn như ngân hàng Đông Á, công ty Dệt Phong Phú, Quê Hương Liberty… kinh nghiệm được đút kết rút kinh nghiệm từ các chương trình công ty cũng đã và đang là sự lựa chọn của một số doanh nghiệp trong

Bảng 3.1: Mặt hàng kinh doanh

(Nguồn: phòng kế toán)

Theo số liệu được cung cấp cho thấy bình quân một tháng sẽ có 3 hoặc 4 tiệc đặt công ty âm thanh ánh sáng Mặc dù con số bình quân có thể cho là cao đối

với một công ty nhỏ như Duy An tuy nhiên doanh thu mà mảng này mang lại

không cao Thông thường âm thanh cho thuê dàn nhỏ trung bình dao động từ 4-5

triệu một lần thuê, nếu thuê cả âm thanh ánh sáng thì mức chi phí dao động từ 6-7

triệu một lần thuê Tất cả chi phí trên bao gồm cả chi phí vận chuyển, chi phí lắp

đặt, chi phí cho người chỉnh âm thanh…

3.2.2 Tổ chức sự kiện

Bảng 3.2: Mặt hàng kinh doanh

(Nguồn: phòng kế toán)

Năm 2014 công ty mới bắt đầu khai thác mảng tổ chức sự kiện nên bước đầu

còn rất nhiều những khó khăn Tổ chức sự kiện, thiết kế chương trình cần rất nhiều

những yếu tố khác nhau như nguồn nhân lực, đội ngũ chuyên môn , ekip thiết kế và

chạy chương trình… nhưng Duy An mang đặc thù của một công ty nhỏ đội ngũ

nhân lực chưa đủ để thực hiện những chương trình mang tính trọn gói từ khâu chuẩn

Stt Mặt Hàng

NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2015 SO NĂM

2014 Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tốc độ (%)

01 Cho thuê âm

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tỷ trọng

(%)

Giá trị

(nghìn đồng)

Tốc độ (%)

01 Tổ chức sự

kiện 208,099,500 5,542 185,792,000 3,454 (22,307,500) (10,719)