Hệ thống thông tin quản lý đang thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng, trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động. Vai trò của hệ thống thông tin càng được đẩy mạnh như là một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp lại với nhau một cách có tổ chức và có hệ thống. Ngoài ra, nó còn có thể phân tích và cung cấp thông tin cho nhiều bộ phận khác nhau với nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Giúp tối ưu hóa hệ thống thông tin, tận dụng được nhiều lợi thế giúp doạnh nghiệp có thể đưa ra được những quyết định chính xác. Do những lý do đó mà tác giả lựa chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Asia” cho tiểu luận của mình.
Trang 1B GIÁO D C VÀ ÀO T O
TI U LU N MÔN: H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ
TÀI:
PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ NHÂN S
Trang 2L I NH N XÉT C A GI NG VIÊN:
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
T ng đi m:………
TP H Chí Minh, ngày … tháng … n m ……
GI NG VIÊN
Trang 3
M C L C
L I M U 1
CH NG 1: C S LÝ THUY T V PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ 2
1.1 M t s khái ni m v h th ng thông tin qu n lý 2
1.2 H th ng thông tin phân lo i theo m c đích ph c v c a thông tin đ u ra 3
1.2.1 H th ng thông tin x lý giao d ch (Transaction Processing System-TPS) 3
1.2.2 H th ng thông tin qu n tr (Management Infomation System- MIS) 3
1.2.3 H th ng tr giúp ra quy t đ nh (Decision Support System-DSS) 3
1.2.4 H th ng thông tin h tr đi u hành (Executive Support System-ES) 3
1.3 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân s 3
1.3.1 Khái ni m h th ng thông tin qu n tr nhân s 3
1.3.2 Mô hình h th ng thông tin qu n tr nhân l c 3
1.4 Phân tích h th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c 4
1.4.1 M c đích 4
1.4.2 S đ ch c n ng kinh doanh (Bussiness Function Diagram – BFD) 4
1.4.3 S đ lu ng d li u (Data Flow Diagram - DFD) 5
CH NG 2: PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ NHÂN S T I CÔNG TY TNHH TH NG M I VÀ CÔNG NGH ASIA 8
2.1 Gi i thi u v Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia 8
2.1.1 S hình thành và phát tri n c a công ty 8
2.1.2 Ngành ngh kinh doanh chính 8
2.1.3 S đ t ch c c a công ty 8
2.1.4 Phòng hành chính nhân s c a công ty 9
2.1.5 Các khách hàng tiêu bi u 9
2.2 Phân tích h th ng thông tin qu n lý nhân s c a Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia 10
2.2.1 S đ phân rã ch c n ng c a h th ng thông tin qu n lý nhân s 10
2.2.2 S đ lu ng d li u h th ng thông tin c a công ty 10
2.2.3 ánh giá th c tr ng h th ng thông tin c a Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia 14
CH NG 3: GI I PHÁP HOÀN THI N H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ NHÂN S C A CÔNG TY TNHH TH NG M I VÀ CÔNG NGH ASIA 15
3.1 Gi i pháp v hoàn thi n h th ng thông tin qu n lý nhân s c a công ty 15
3.2 Gi i pháp v xây d ng h th ng thông tin qu n lý nhân s 16
3.3 V con ng i 16
K T LU N 18
TÀI LI U THAM KH O 19
Trang 47 ERP Enterprise Resources Planning - Qu n tr tích h p doanh nghi p
8 ES Expert System - H th ng chuyên gia
Trang 5L I M U
Nh ng n m g n đây, vai trò c a h th ng thông tin trong doanh nghi p đã ngày càng l n m nh T v trí ch đ c s d ng đ h tr m t s ho t đ ng trong v n phòng, h th ng thông tin đã tr nên có vai trò chi n l c trong doanh nghi p c
bi t, v i nh ng thành t u v công ngh thông tin và ng d ng c a chúng trong các l nh
v c đa d ng khác nhau khi n cho doanh nghi p ngày càng chú ý nhi u h n t i vi c áp
d ng h th ng thông tin nh m gia t ng u th c nh tranh cho doanh nghi p
H th ng thông tin qu n lý đang th c s đóng m t vai trò h t s c quan tr ng, trong m i l nh v c s n xu t, kinh doanh, d ch v , qu n lý và đ c bi t là trong qu n tr ngu n nhân l c c a doanh nghi p Vi c ng d ng công ngh thông tin đã mang l i
nh ng l i ích đáng k cho các doanh nghi p, c th là nâng cao ch t l ng ngu n nhân
l c, nâng cao n ng su t lao đ ng
Vai trò c a h th ng thông tin càng đ c đ y m nh nh là m t c u n i, giúp liên k t gi a các b ph n, phòng ban trong doanh nghi p l i v i nhau m t cách có t
ch c và có h th ng Ngoài ra, nó còn có th phân tích và cung c p thông tin cho nhi u
b ph n khác nhau v i nhi u m c đích s d ng khác nhau Giúp t i u hóa h th ng thông tin, t n d ng đ c nhi u l i th giúp do nh nghi p có th đ a ra đ c nh ng quy t đ nh chính xác Do nh ng lý do đó mà tác gi l a ch n đ tài: “Phân tích h
Asia” cho ti u lu n c a mình
Em xin chân thành c m n s h ng d n t n tình c a th y giáo PGS TS Hà Nam Khánh Giao đã giúp em hoàn thành ti u lu n này V i m c đích phân tích, đánh giá v h th ng thông tin qu n lý nhân s t i Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia trong th i gian qua, t đó có gi i pháp nh m nâng cao hi u qu qu n lý ngu n nhân l c c a công ty trong th i gian t i
Trang 6
CH NG 1: C S LÝ THUY T V PHÂN TÍCH H TH NG
THÔNG TIN QU N LÝ
1.1 M t s khái ni m v h th ng thông tin qu n lý
Thông tin (Information): là nh ng d li u đã đ c x lý sao cho nó th c s có ý ngh a đ i v i ng i s d ng
H th ng (System): là m t t p h p có t ch c g m nhi u ph n t có các m i quan h ràng bu c l n nhau và cùng ho t đ ng h ng t i m t m c tiêu chung Trong
ho t đ ng có trao đ i vào ra v i môi tr ng ngoài
H th ng thông tin qu n tr (Management Information System): là h th ng thu
th p, x lý, l u tr và phân ph i thông tin đ h tr ra quy t đ nh, ph i h p ho t đ ng
và đi u khi n các ti n trình trong t ch c ó là m t h th ng các kênh thông tin bi n
đ i d li u thành thông tin h u ích và phân ph i cho t ng đ i t ng s d ng
Có hai cách phân lo i m t h th ng thông tin qu n lý: m t là d a vào các ch c
n ng s n xu t kinh doanh, hai là d a vào các ho t đ ng qu n lý
C p chi n l c ra m c tiêu đi u ch nh k ho ch và nh ng chính sách phát
tri n lâu dài c a doanh nghi p
C p chi n thu t Thi t k nh m h tr đi u khi n, qu n lý t o quy t đ nh ra
m c tiêu, l p, theo dõi, đi u ch nh k ho ch cho t ng th i k ,
ng n h n, trung h n và dài h n
C p chuyên gia Cung c p các ki n th c và d li u cho ng i nghiên c u trong
t ch c nh m phát tri n ki n th c m i, thi t k s n ph m, phân
ph i thông tin và x lý công vi c h ng ngày c a doanh nghi p
C p tác nghi p Tr giúp cho các c p b c qu n lý b c th p trong vi c theo dõi
các ho t đ ng và giao d ch c b n c a doanh nghi p
Trang 71.2 H th ng thông tin phân lo i theo m c đích ph c v c a thông tin đ u ra 1.2.1 H th ng thông tin x lý giao d ch (Transaction Processing System-TPS)
H th ng x lý giao d ch là h th ng thông tin c b n ph c v c p tác nghi p
c a doanh nghi p TPS là h th ng thông tin giúp vi c thi hành và l u l i nh ng giao
d ch thông th ng h ng ngày ph c v cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh
1.2.2 H th ng thông tin qu n tr (Management Infomation System- MIS)
Là nh ng h th ng qu n lý các ho t đ ng c a t ch c, các ho t đ ng này n m
m c đi u khi n tác nghi p, đi u khi n qu n lý ho c l p k ho ch chi n l c Chúng
d a ch y u vào các c s d li u đ c t o ra b i các h x lý giao d ch c ng nh t các ngu n d li u ngoài t ch c
1.2.3 H th ng tr giúp ra quy t đ nh (Decision Support System-DSS)
c thi t k v i m c đích rõ ràng là tr giúp các ho t đ ng ra quy t đ nh Quá trình ra quy t đ nh th ng đ c mô t nh là m t quy trình đ c t o thành t ba giai
đo n: xác đ nh v n đ , xây d ng và đánh giá các ph ng án gi i quy t và l a ch n
m t ph ng án
1.2.4 H th ng thông tin h tr đi u hành (Executive Support System-ES)
Là h th ng c s trí tu , có ngu n g c t nghiên c u v trí tu nhân t o, trong
đó có s bi u di n b ng các công c tin h c nh ng tri th c c a m t chuyên gia v m t
l nh v c nào đó
1.3 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân s
1.3.1 Khái ni m h th ng thông tin qu n tr nhân s
H th ng thông tin qu n lý nhân s là m t t p h p các y u t có liên quan v i nhau đ thu th p, x lý, l u tr , truy n đ t, phân ph i các thông tin có liên quan đ n ngu n nhân l c trong t ch c đ h tr cho vi c ra quy t đ nh H th ng thông tin
qu n lý nhân s có vai trò quan tr ng trong ho t đ ng c a c quan, các thông tin do h
th ng mang l i có vai trò quan tr ng cho vi c ra quy t đ nh liên quan đ n nhân s t i
c quan
1.3.2 Mô hình h th ng thông tin qu n tr nhân l c
Trang 8H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c bao g m toàn b các thông tin v ngu n nhân l c, v s d ng, tuy n ch n, b i d ng nhân l c trong doanh nghi p (Hình 1.1)
Hình 1.1 Mô hình HTTT qu n tr ngu n nhân l c
Ngu n: Giáo trình HHTT qu n tr -t góc nhìn kinh doanh, PGS.TS Hà Nam Khánh Giao
1.4 Phân tích h th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c
1.4.1 M c đích
Nh n di n và phân đ nh các thành ph n và m i quan h trong h th ng
u vào c a giai đo n này là h s k t qu c a kh o sát h th ng
u ra bao g m:
- S đ ch c n ng nghi p v (BFD - Bussiness Function Diagram)
- S đ dòng d li u (DFD - Data Flow Diagram)
1.4.2 S đ ch c n ng kinh doanh (Bussiness Function Diagram - BFD)
Mô hình kinh doanh: là d ng mô hình mô t ch c n ng nghi p v c a m t t
ch c, các m i quan h bên trong và quan h bên ngoài c a các ch c n ng đó
S d ng ngu n nhân l c
CSDL qu n
tr ngu n nhân l c
Trang 9S đ phân rã ch c n ng: là d ng s đ mô t s phân chia các ch c n ng thành các ch c n ng nh h n trong h th ng (Hình 1.2)
Ngu n: Giáo trình HHTT qu n tr -t góc nhìn kinh doanh, PGS.TS Hà Nam Khánh Giao
1.4.3 S đ lu ng d li u (Data Flow Diagram - DFD)
DFD di n t t p h p các ch c n ng c a h th ng và m i quan h chuy n giao thông tin gi a các ch c n ng hay nói khác đi nó cung c p b c tranh đ ng v h th ng DFD đ c s d ng là công c c b n trong t t c các giai đo n phân tích, thi t
V n chuy n hàng
Gi i thi u s n
ph m
Th a thu n PT giao hàng Thu ti n
Qu n lý bán hàng
Nh n hóa đ n
Trang 101.4.3.2 Lu ng d li u (Data Flows)
Lu ng d li u là dòng thông tin đ c chuy n vào ho c ra kh i m t ti n trình
Nó đ c ch ra trên s đ b ng m t đ ng k có m i tên ít nh t m t đ u M i tên ch
ra h ng c a dòng thông tin (Hình 1.4)
Hình 1.4 Lu ng d li u
Hình 1.5 Dòng d li u
1.4.3.3 Kho d li u (Data Store)
Các kho d li u trong m t DFD bi u di n cho thông tin c n ph i gi trong m t kho ng th i gian đ m t ho c nhi u quá trình tác nhân truy nh p vào
Hình 1.6 Kho d li u
Hình 1.7 Dòng thông tin t kho t i ti n trình
Hóa đ n ki m tra Thông tin bán hàng
Ki m tra hóa đ n Hóa đ n đã ki m tra Hóa đ n
T p hóa đ n
Lên giá hóa đ n Danh sách giá
Trang 111.4.3.4 Tác nhân bên ngoài (External Entity)
Tác nhân bên ngoài là m t ng i, m t nhóm ho c m t t ch c bên ngoài l nh
v c nghiên c u c a h th ng nh ng có m t s hình th c ti p xúc v i h th ng S có
m t c a các nhân t này trên s đ ch ra gi i h n c a h th ng và đ nh rõ m i quan h
c a h th ng v i th gi i bên ngoài
Hình 1.8 Tác nhân bên ngoài
1.4.3.5 Tác nhân bên trong (Internal Entity)
Tác nhân trong là m t ch c n ng ho c quá trình bên trong h th ng, đ c mô t trang khác c a mô hình M i mô hình DFD đ u có th bao g m m t s trang và thông tin đ c truy n gi a các quá trình trên các trang khác nhau đ c ch ra nh ký
Khách hàng
Trang 12CH NG 2: PHÂN TÍCH H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ NHÂN
2.1.1 S hình thành và phát tri n c a công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Th ng M i và Công Ngh Asia
Tr s chính: 364A Nguy n Th Th p, P Tân Quy, Q.7, TP H Chí Minh
i n tho i: 028 6680 1367
Email: asiatac.vn@gmail.com
Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia đ c c p gi y phép kinh doanh ngày 04/03/2014
Ngành ngh kinh doanh chính: bán buôn máy móc thi t b v t t y t
Công ty đ c thành l p t n m 2014, có tên vi t t t là ASIA TAC CO., LTD Qua quá trình hình thành và phát tri n, Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia đã có nh ng n l c không ng ng trong vi c t v n, cung c p và l p đ t thi t b
v t t y t góp m t ph n nh bé c a mình đem l i nh ng ti n b v t b c trong công tác khám và ch a b nh
S
PHÒNG K TOÁN
PHÒNG K THU T
PHÒNG KINH
DOANH &
MARKETING
Trang 132.1.4 Phòng hành chính nhân s c a công ty
Công ty TNHH Th ng m i và Công ngh Asia hi n có 18 lao đ ng, chia làm 5 phòng ban g m: Ban giám đ c, phòng kinh doanh và marketing, phòng k thu t, phòng k toán và phòng hành chính nhân s Trong đó phòng hành chính nhân s c a công ty g m có 4 ng i, trong đó có 01 tr ng phòng
- Qu n lý lao đ ng toàn công ty
- Xây d ng, qu n lý và th c hi n đánh giá lao đ ng
Trang 142.2 Phân tích h th ng thông tin qu n lý nhân s c a Công ty TNHH Th ng
2.2.1.2 Ch c n ng qu n lý d án
Qu n lý d án: qu n lý thông tin d án nh đ n giá, s l ng, ph n tr m đ c
h ng, phân chia d án
2.2.1.3 Ch c n ng báo cáo th ng kê
Báo cáo th ng kê: in danh sách nhân viên, danh sách nhân viên đ c khen
th ng hay b k lu t, danh sách nhân viên ngh vi c, h ng tr c p xã h i, BHXH,
2.2.2 S đ lu ng d li u h th ng thông tin c a công ty
Trang 15Danh sách nhân s
Khi ng i qu n lý có yêu c u v thông tin nhân s , thông tin s đ c g i đ n qua các báo cáo Nhân viên s cung c p các thông tin cá nhân nh : h tên, tu i, gia đình, v.v cho b ph n qu n lý đ ng i qu n lý c p nh t thông tin cho nhân s
Tuy nhiên s đ m c ng c nh c a h th ng trên ch là t ng quát Khi các v n
đ phát sinh ra thì s đ trên ch a v ch ra chi ti t c a v n đ c th v n đ ta c n phân tích trong s đ d li u m c đ nh
Thông tin nhân viên
Thông tin nhân viên
Thông tin nhân viên
Trang 16Thông tin phòng ban
Thông tin phòng ban
Thông tin ngh vi c Thông tin nhân viên
Yêu c u thông tin nhân viên
Yêu c u thông tin nhân viên
Sau khi ng viên trúng tuy n vào công ty và tr thành nhân viên chính th c, thông tin cá nhân c a nhân viên s đ c g i cho b ph n qu n lý nhân s và các thông tin này đ c l u vào kho “nhân s ”
Nhân viên s đ c phân vào các nhóm thích h p (n u c n) ho c ch mình nhân viên đó nh n làm d án Thông tin các nhóm và s n ph m hoàn thành trong d án
Tuy n d ng
Ngh vi c
Phòng ban
Nhân viên Tuy n d ng
Ch c v
Ngh vi c
Khen th ng
k lu t Quá trình công tác
Trang 17N u nhân viên đ c tuy n d ng vào, thông tin tuy n d ng và nhân viên đó s
đ c l u vào kho “tuy n d ng” Kho “ngh vi c” l u tr thông tin quá trình ngh vi c
c a nhân viên qu n lý nhân viên ch t ch h n thì ngoài ra c n có các kho khác nh
“quá trình công tác” - nhân viên đó đã làm gì tr c khi đ n công ty
Xu t danh sách nhân s , nhân viên h ng tr c p, danh sách khen th ng, k
lu t, danh sách ngh vi c, k t thúc h p đ ng theo chu k m i tháng m t l n khi có yêu
In danh sách
khen th ng
k lu t
Danh sách nhân viên ngh vi c, h t
H
Yêu c u báo cáo
Báo cáo
Yêu c u báo cáo
Báo cáo Báo cáo
Trang 182.2.3 ánh giá th c tr ng h th ng thông tin c a Công ty TNHH Th ng m i
và Công ngh Asia
H th ng thông tin c ch phù h p cho doanh nghi p nh vì h th ng s d ng
ph ng pháp th công, nh ng khi doanh nghi p phát tri n v i quy mô l n thì s r t
ph c t p, ph ng pháp th công không có kh n ng đáp ng, mà đòi h i ph i có c
c u t ch c h p lý, ph ng ti n x lý thông tin ph i đ y đ và đ c bi t là ph i có l c
l ng l n đ i ng nhân viên đ qu n lý công vi c
Vi c qu n lý nhân viên và ch m công d dàng, ng i th c hi n c n có nh ng trình đ nh t đ nh c ng x lý đ c nh ng hi u qu công vi c không cao
V công ngh : công ty ch a áp d ng công ngh thông tin m t cách hi u qu vào quá trình qu n lý nhân s nên m t s thông tin nhân viên đ u th c hi n trên gi y
V d li u: x lý thông tin ch m và thi u chính xác
V b o m t thông tin: ch a đáp ng đ c v n đ b o m t thông tin c a h
th ng
Thi u ph ng ti n x lý thông tin nên vi c l u tr thông tin v nhân viên r t
ph c t p ph i s d ng r t nhi u lo i gi y t s sách c ng k nh, n i l u tr không đ c thu n ti n C th , m i khi nhân viên ngh vi c, chuy n phòng, thay đ i ch c v hay nhân viên m i đ c tuy n d ng khi đó công ty c n t i các cu n s đ ghi chép, m i
l n chuy n phòng c n l u các thông tin v phòng ban, ch c v c a nhân viên tr c và sau sau khi đ i kèm theo ngày mà nh ng thông tin đó đ c thay đ i
Vi c l u chuy n thông tin b t h p lý, do v y mà khi c n tìm ki m nh ng thông tin v m t nhân viên nào đó s r t m t th i gian
Ph ng pháp x lý không ch t ch nên vi c thêm b t hay ch nh s a r t khó
kh n vì khi thay đ i c n ph i hu b toàn b s h s c có liên quan và h s m i
ph i có quy t đ nh c a giám đ c