Slide bài giảng kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Đặc điểm văn bản hành chính-Do nhiều chủ thể q/lí ban hành Tuân thủ theo qui định PL hoặc hướng dẫn của tổ chức ĐẶC ĐIỂM VBHC CHỦTHỂ BAN HÀNH NỘI DUNG VĂN BẢN HÌNHTHỨC VĂN BẢN... Đ

KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

07/21/2024

I.Khái niệm, phân loại văn bản hành chính

1 Định nghĩa văn bản hành chính:

 K3 Điều 3 NĐ 30/2020 : “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

+ Hành chính

+ Thông dụng

4 07/21/2024

I.Khái niệm, phân loại văn bản hành chính

1 Định nghĩa văn bản hành chính:

VBHCTD là loại văn bản do mọi chủ thể quản lý ban hành, có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý hoặc thông tin được truyền tải trong hoạt động quản lí, điều hành nhằm thực thi qui định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế…đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả nhất

5 07/21/2024

2 Đặc điểm văn bản hành chính

-Do nhiều chủ thể q/lí ban hành

Tuân thủ theo qui định PL hoặc hướng dẫn của tổ chức

ĐẶC

ĐIỂM

VBHC

CHỦTHỂ BAN HÀNH

NỘI DUNG VĂN BẢN

HÌNHTHỨC VĂN BẢN

2 Đặc điểm văn bản hành chính

xã hội

Doanh nghiệp

Đơn vị

sự nghiệp

7

…

 CHỦ THỂ BAN HÀNH

07/21/2024

2 Đặc điểm văn bản hành chính

Thể hiện ý chí của chủ thể q/lý có giá trị bắt buộc

trong nội bộ CQ, t/chức

Ghi nhận, tr/đạt thông tin trong h/động quản lí, điều

hành; hỗ trợ cho h/động q/lí

Không đặt ra các qui tắc xử sự mới (cấm đoán, bắt

buộc, cho phép); Không làm phát sinh, thay đổi hoặc

chấm dứt các quyền, nghĩa vụ của ĐT có liên quan

8

07/21/2024

2 Đặc điểm văn bản hành chính

Phong phú,đa dạng:

- Theo hướng dẫn của các cơ quan,

tổ chức -Theo đặc trưng

TÊN GỌI THỂ THỨC

TRÌNH BÀY

3.Phân loại văn bản hành chính

ủy quyền, phiếu báo, bản cam kết…

VBHC dùng

để trình bày

dự kiến công việc sẽ làm:

đề án, dự án,

kế hoạch, chương trình,

…

VBHC dùng

để đặt ra quy tắc xử

sự trong nội bộ: nội quy, quy chế, điều lệ, qui định…

10 07/21/2024

II.Chức năng của văn bản hành chính

2

CHỨC NĂNG QUẢN LÍ

II.Chức năng của văn bản hành chính

Cung cấp TT cho

người q/lí, người bị

q/lí hoặc người phối

hợp th/hiện công vụ

và cho mọi người dân

TT được chuyển tải theo nhiều chiều (trên dưới;

ngang cấp, nội bộ); TT nhiều loại (quá khứ, hiện tại, dự báo)…

12

1.CHỨC NĂNG THÔNG TIN

VBHCTD là phương tiện truyền tải thông tin quản lí nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp hành, điều hành của các cơ quan, tổ chức

07/21/2024

II.Chức năng của văn bản hành chính

h/động của

CQ cấp dưới

Là ph/tiện để truyền đạt

II.Chức năng của văn bản hành chính

Xác lập mối quan hệ giữa

các cơ quan, tổ chức thuộc

bộ máy quản lí, ràng buộc

trách nhiệm của các đơn vị,

cá nhân có liên quan trong

nội bộ CQ (Nội qui, qui chế,

điều lệ…)

Ghi nhận các sự kiện thực tế làm căn cứ để giải quyết các công việc khác nhau trong các cơ quan, tổ chức; là cơ sở để chủ thể có thẩm quyền ban hành VBPL

14

3.CHỨC NĂNG PHÁP LÍ

VBHCTD được sử dụng để:

07/21/2024

II.Chức năng của văn bản hành chính

Ngôn từ, bố cục, cách

đặt và giải quyết vấn đề

trong VB thể hiện văn

hóa, trình độ tâm lí của

người viết và của cả dân

tộc; thể hiện văn minh

quản lí, là thước đo trình

độ quản lí

Qua nội dung VBHCTD thấy được nếp sống, bản sắc văn hóa của mỗi dân tộc, của từng vùng miền trong từng thời kỳ phát triển

15

4.CHỨC NĂNG VĂN HÓA – XÃ HỘI

Văn hóa được hiểu theo nghĩa rộng là sự thể hiện mối quna hệ giữa con người với nhau và giữa con người với thiên nhiên

07/21/2024

III Các yêu cầu đối với văn bản hành chính

III Các yêu cầu đối với văn bản hành chính

17

1.VỀ NỘI DUNG

Cần ghi nhận hoặc truyền

đạt những TT hợp pháp,

không trái với VBQP,

VBAD hiện hành có liên

; phù hợp với khả năng thực hiện của CQ, tổ chức và nh/thức của ĐT-Bố cục chặt chẽ, logic, tr/

bày cụ thể, mạch lạc, rõ ràng

07/21/2024

III Các yêu cầu đối với văn bản hành chính

H/dẫn số 36-HD/

VPTW 03/4/2018 của VP TƯ Đảng

Nghị định số 30/2020 của Chính

phủ ngày 05/3/2020

H/dẫn số 29- HD/

TƯĐTN ngày 29/10/2013 của TƯĐ

TÊN GỌI

THỂ THỨC TRÌNH BÀY

-Theo hướng dẫn của cơ

quan nhà nước

- Theo hướng dẫn của tổ chức XH, đơn vị k/tế

2.VỀ HÌNH THỨC

III Các yêu cầu đối với văn bản hành chính

• Phong cách ngôn ngữ trong VBHCTD là phong cách hành chính

• Cần đáp ứng các yêu cầu sau:

logic, k diễn giải dài

- K tùy tiện ghép từ hoặc

SD từ mới chưa rõ nghĩa

- Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, từ thô tục,

- Không Sd các từ ngữ đả kích, châm biếm

-Văn phong cần đơn giản nhưng lịch sự, trang trọng

Cần lựa chọn từ ngữ ch/ xác về ND, trung hòa về sắc thái biểu cảm

-Từ ngữ sử dụng phải thông dụng, dễ hiểu -S/dụng lớp từ ngữ HC phổ biến, thông dụng để đ/bảo t/chất khuôn phép, mệnh lệnh của VBHC

3 VỀ NGÔN NGỮ

Thank You !

Add your company slogan

Ths GVC Trần Thị Vượng

Đại học Luật Hà Nội

HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

21 07/21/2024

1 Quốc hiệu/ Tiêu đề

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu văn bản

4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản

5 Tên văn bản và Trích yếu nội dung VB

- viết thường

- cỡ chữ 13 hoặc 14

- Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, gạch nối giữa các từ

- gạch chân nét liền toàn bộ dòng chữ

Vị trí: trên cùng bên tay phải, chiếm 1/2 dòng giấy theo chiều ngang

23

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

07/21/2024

LƯU Ý : Văn bản của tổ chức Đảng và của tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh gọi phần này là “Tiêu đề”

-VB của Đảng: dòng đầu, góc phải; kiểu chữ in hoa,

đứng, đậm, cỡ chữ 15; phía dưới có đường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

-Văn bản của Đoàn TN: được trình bày ở dòng đầu,

góc phải, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm; phíadưới có

đường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đề

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

2.TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH

 Trình bày: viết bằng chữ in hoa,

đứng đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc

13; gạch chân nét liền 1/3 phía

dưới

Ghi tên 2 CQ (CQ cấp trên & CQBH)

 AD cho VBHC của các cơ quan, tổ chức

có sự lệ thuộc vào cấp trên

 Trình bày: Dòng trên ghi tên cơ quan, tổ chức cấp trên chủ quản, viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 hoặc 13

Dòng dưới ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, viết in hoa, đứng, đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc 13

Vị trí: trên cùng bên tay trái, chiếm 1/2 dòng giấy theo chiều

3.SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

- Số VB: Ghi bằng số Ả rập và đánh liên

tục cho các văn bản do mỗi cơ quan, tổ

chức ban hành theo năm dương lịch

- Với số nhỏ hơn 10 ghi số 0 phía trước

- Kí hiệu VB: Chữ viết tắt tên văn bản gạch nối tên cơ quan ban hanh văn bản

- Kí hiệu công văn: bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản đó hoặc lĩnh vực giải quyết

Vị trí: phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản

LƯU Ý: Phần tên cơ quan ban hành, số, kí hiệu của văn bản trong các văn bản của tổ chức Đảng và tổ chức Đoàn thanh

niên được hướng dẫn trình bày như sau:

QUẬN UỶ ĐỐNG ĐA

4.ĐỊA DANH, THỜI GIAN BAN HÀNH

VB

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

Địa danh

- Là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính

nơi cơ quan, tổ chức ban hành VB đóng trụ sở

- Các trường hợp được ghi từ chỉ địa giới

trước địa danh:

+ Địa danh đặt theo tên người, bằng số

+ Địa danh đặt tên theo sự kiện lịch sử

+ Trùng tên địa danh

Thời gian ban hành

- Trình bày bằng chữ nghiêng

- Ghi đầy đủ theo thứ tự ngày, tháng năm

- Những số chỉ ngày nhỏ

hơn 10, và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 vào trước

Vị trí: Dưới Quốc hiệu

5.TÊN VĂN BẢN VÀ TRÍCH YẾU NỘI

Trích yếu nội dung

- Vị trí: dưới tên văn bản

- Là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của VB

- Xác lập bằng một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ

- Viết thường, đứng, đậm nét, cỡ chữ 14

- Gạch chân nét liền 1/3 đến 1/2

LƯU Ý : CÁCH TRÌNH BÀY CÔNG VĂN

 Riêng với công văn, trích yếu nội dung được trình bày tại góc trái, đặt canh giữa phía dưới số và kí hiệu của văn bản, sau chữ “V/v”, bằng chữ in thường, cỡ chữ

từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

 Ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Số: 59/SGDĐT-VP

V/v Tiếp tục tăng cường công tác

phòng chống bạo lực học đường07/21/2024 30

VB giấy

- Sử dụng chữ ký số với VB điện tử

-Gồm họ, tên đệm và tên; cách chức

vụ người kí 30mm -Tr/bày chữ thường đứng, đâm; cỡ 13- 14.

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN

Ký

tha y (KT.

)

Ký

thừa lệnh (TL.)

Ký

thừa ủy

quyề n

(TUQ.

)

Ký

quyền trưởn g

(Q.)

Vị trí: Dưới cùng bên tay phải

32 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ký trực tiếp

TRƯỜN

G HỢP KÝ

- VB của cá nhân

- VB của CQ hoạt động theo chế độ cá nhân

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

THỦ TRƯỞNG

33 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ký thay mặt

TRƯỜN

G HỢP KÝ

VB của CQ hoạt động theo nguyên tắc tập thể

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

TM CƠ QUAN BAN HÀNH

THỦ TRƯỞNG

34 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ký thay

TRƯỜN

G HỢP KÝ

- Cấp trưởng giao cho cấp phó ký thay VB thuộc lĩnh vực phụ trách

- Cấp phó chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

KT THỦ TRƯỞNG PHÓ THỦ TRƯỞNG

35 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN

THUỘC

36 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ký thừa ủy quyền

TRƯỜN

G HỢP KÝ

- Thủ trưởng CQ ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong CQ ký một

TUQ THỦ TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

37 07/21/2024

 CÁC TRƯỜNG HỢP KÍ TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ký quyền trưởng

TRƯỜN

G HỢP KÝ

Tạm thời chưa có thủ trưởng thì người được giao tạm thời thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của thủ trưởng ký

CÁCH THỨC TRÌNH BÀY

Q THỦ TRƯỞNG

38 07/21/2024

LƯU Ý:

 Đối với các chức vụ (chức danh) của người kí văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của cơ quan, tổ chức ban hành mà lãnh đạo của cơ quan, tổ chức đó làm trưởng ban hoặc Phó trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch hội đồng thì phần kí được ghi như sau, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH CHỦ TỊCH

(chữ kí, dấu của Học viện ANND)

GIÁM ĐỐC PGS.TS Trung tướng Nguyễn Văn A

 Đối với các VB của tổ chức Đảng thể thức đề kí được hướng dẫn như sau: trường hợp

kí “thay mặt” (T/M); “kí thay” (K/T) kí “thừa lệnh” (T/L); và trường hợp đã có thể thức kí

“thay mặt” thì cấp trưởng hoặc cấp phó đều có thể kí với đúng chức vụ của mình.

T/M ĐẢNG ỦY

BÍ THƯ/PHÓ BÍ THƯ

RÕ RÀNG

NGAY NGẮN

ĐÚNG CHIỀU

ĐÚNG MÀU MỰC DẤU (MÀU ĐỎ)

TRÙM LÊN 1/3 CHỮ KÝ

ĐÓNG DẤU TRONG VĂN BẢN HÀNH

CHÍNH

- Đóng lên trang đầu, trùm lên 1 phần tên cơquan, tổ chức ban hành

VB hoặc tên Phụ lục kèm theo VB chính

- Đóng dấu treo không khẳng định giá trị pháp

lý của văn bản

- Đóng lên trang đầu, trùm lên 1 phần tên cơquan, tổ chức ban hành

VB hoặc tên Phụ lục kèm theo VB chính

- Đóng dấu treo không khẳng định giá trị pháp

 Dấu chỉ ph/vi lưu hành

 TRẢ LẠI SAU KHI HỌP

 XEM XONG TRẢ LẠI

 Dấu chỉ ph/vi lưu hành

 TRẢ LẠI SAU KHI HỌP

 XEM XONG TRẢ LẠI

 LƯU HÀNH NỘI BỘ

CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT, PHẠM VI LƯU HÀNH

DẤU TREO DẤU GIÁP LAI

Content 01

MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐÓNG DẤU KHÁC

- Đóng lên khoảng giữa,

mép phải, trùm lên một

Phần của từng trang VB

hoặc phụ lục VB

- Mỗi dấu đóng giáp lai

tối đa 05 trang VB

- VB chuyên ngành thực

hiện theo qui định của

Bộ trưởng, TTCQ ngang Bộ

- Đóng lên khoảng giữa,

mép phải, trùm lên một

Phần của từng trang VB

hoặc phụ lục VB

- Mỗi dấu đóng giáp lai

tối đa 05 trang VB

- VB chuyên ngành thực

hiện theo qui định của

Bộ trưởng, TTCQ ngang Bộ

CẤP DƯỚI

Trình bày ở vị trí cuối cùng VB, sát lề trái, ngang hàng phần kí;

- Nơi nhận: chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12, sau có

dấu (:)

- Liệt kê cơ quan nhận: chữ in thường, đứng, cỡ chữ 11

Cơ quan, tổ chức có

quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện văn bản.

Add your company slogan

Thank You !

NỘI DUNG

1 KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠITỜ TRÌNH

2 YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

3 CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

1.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI TỜ TRÌNH

 1.1.KHÁI NIỆM

Tờ trình là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đề xuất và mong muốn cấp trên phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động quản lí của

cơ quan, tổ chức.

 Vai trò của tờ trình:

 Đề xuất những vấn đề xuất hiện thường xuyên trong hoạt động quản lí như: xây dựng cơ sở vật chất; thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy hay chức năng hoạt động của CQ, tổ chức

 Đề xuất những vấn đề lớn liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau như: thay đổi hay qui định mới các tiêu chuẩn, định mức, chế độ; cac chủ

trương, chính sách, đề án công tác

 Đề nghị ban hành mới hay sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ một VB hay

một số qui định trong VB không còn phù hợp

1.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI TỜ TRÌNH

TỜ TRÌNH ĐỘC LẬP

 Là loại tờ trình mà nội dung đề xuất được thể hiện ngay trong VB

th/hiện trong VB đính kèm

 Các VB đi kèm như VBPL, đề

án, qui chế…

quan trọng

2.YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ thuyết phục cho việc đề xuất những vấn đề mới

Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới và đề ra các

biện pháp khắc phục

Dự đoán, phân tích được những phản ứng

có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới

Sử dụng văn phong nghị luận, diễn đạt phải

rõ ràng, lí lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục

Phần

mở đầu

Phần nội dung

Phần nội dung

Văn phong

Phần kết thúc

Bố cục nội dung TT

07/21/2024

3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

07/21/2024

3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

51 07/21/2024

3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

52 07/21/2024

3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

Cần đặt mình vào vị trí của cấp trên

Một đề nghị phức tạp, một p/án lớn

Chú ý đến yếu tố thời gian

• Xem cấp trên cần CSPL và thực tiễn nào để đáp ứng

• Cấp trên hạn chế ở điểm nào để tìm cách thuyết phục tốt nhất

• Không nên trình vào khoảng thời gian quá ngắn hoặc quá

lâu so với thời điểm muốn triển khai thực hiện.

MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý KHI SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

• Nên tách thành nhiều bước thực hiện

• Trình thành nhiều lần.

3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

54 07/21/2024

www.themegallery.com

Thank you!

NỘI DUNG BÀI HỌC

KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

3.1.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

ĐỊNH NGHĨA

Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, giữa các

cơ quan, tổ chức với những cá nhân có liên quan (còn gọi là công thư) nhằm thực hiện chức năng quản lí, điều hành có hiệu quả

3.1.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

CV giải thích Hướng dẫn

CV thăm hỏi Cảm ơn

THEO NỘ

I DUNGM/ĐÍCH S

Ử DỤNG

PHÂN LOẠI CÔNG VĂN

3.2.YÊU CẦU KHI SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Đảm bảo tính

hợp pháp, hợp lí

Trình bày thể thứcđúng qui định

Chú ý ngôn ngữ của

“bức thư công”

VỀ NỘI DUNG

VỀ HÌNH THỨC

 Tr/yếu CV tr/bày ở góc trái, dưới số, kí hiệu

 CV có đ/chỉ gửi được tr/bày ở đầu CV

 Ng/ngữ lịch sự, nghiêm túc nhưng mềm mại, uyển chuyển và có sức thuyết phục

 Sử dụng các từ ngữ mang tính xã giao, lịch thiệp;Tránh dùng từ, câu có tính mệnh lệnh,

áp đặt quyền uy

3.3.CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÔNG VĂN

61

Bố cục nội dung CV

07/21/2024

 Soạn thảo phần mở đầu của công văn

62 07/21/2024

 Soạn thảo phần nội dung chính của CV

63 07/21/2024

 Soạn thảo phần kết thúc của công văn

64 07/21/2024

 CÁCH THỨC SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI CV

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ, YÊU CẦU

Phần mở đầu:

Nêu khái quát lí do, mục đích của việc đề nghị, yêu cầu (có thể ph/sinh từ thực tiễn hoặc theo ch/năng, nh/vụ được giao)

 Phần nội dung:

- Nêu rõ ràng, cụ thể từng yêu cầu, đề nghị (theo một trật

tự thích hợp) với cơ quan có tr/nhiệm gi/quyết

- Đề nghị thời gian và cách thức giải quyết

 Phần kết thúc:

Thể hiện mong muốn được cơ quan chức năng quan tâm, giải quyết và lời cảm ơn.