Do đó để giữ vững được vị trí hiện tại của công ty cũng như không ngừng phát triển trong tương lai thì yêu cầu cấp bách đặt ra là phải có một lực lượng cán bộ kỹ thuật, lực lượng lao độn
NỘI DUNG CHÍNH
CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Khái niệm quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng (QLĐH) là quá trình quản trị toàn bộ chu trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến một loại hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, từ khi thiết lập đơn hàng cho tới khi hoàn tất, nhằm đảm bảo các yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng mà hai bên đã cam kết Quản trị đơn hàng giúp tối ưu hóa hiệu quả sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng cách theo dõi và kiểm soát từng giai đoạn từ đặt hàng đến giao nhận.
Các nhiệm vụ chung được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng (QLĐH) và bộ phận sản xuất, trong đó QLĐH đóng vai trò cầu nối quan trọng để đạt được mục tiêu sản xuất – kinh doanh đã đề ra Tùy quy mô công ty, QLĐH có thể tách riêng khỏi bộ phận kinh doanh hoặc kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai toàn bộ đơn hàng một cách đồng bộ và hoàn chỉnh Bộ phận quản lý đơn hàng cũng chịu trách nhiệm chính đối với doanh thu và sự tồn tại của công ty.
2.1.2 Quản lý đơn hàng ngành may Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may cụ thể: áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách,…
Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi tác vụ được thực hiện qua quá trình làm việc với khách hàng, bắt đầu từ giai đoạn thương mại và ký kết hợp đồng, tiếp đến phát triển mẫu sản phẩm và tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, sau đó triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho tới khi sản phẩm hoàn thành đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng
Các bạn là những người chịu trách nhiệm chính và đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng, công ty và các bộ phận khác, tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía khách hàng và nhà cung cấp đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng và chính xác Việc thông tin được luân chuyển kịp thời giúp các bên hiểu rõ yêu cầu, từ đó đẩy nhanh quá trình xử lý và giảm thiểu nhầm lẫn Nhờ sự phối hợp nhịp nhàng này, quy trình sản xuất luôn được duy trì liên tục, tránh sự trì hoãn và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được
Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất
Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng
Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty
2.1.4 Các hình thức quản lý đơn hàng
Hình thức quản lý theo trực tuyến
Đây là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của một tập khách hàng cụ thể Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, người đảm nhận vai trò theo dõi và giám sát toàn bộ công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm để đảm bảo tiến độ, độ chính xác và chất lượng dịch vụ Quy trình làm việc được thiết lập rõ ràng với phân công nhiệm vụ, báo cáo định kỳ và các tiêu chí KPI để đánh giá hiệu quả từng nhóm Nhờ cách tổ chức quản lý đơn hàng theo nhóm, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa luồng xử lý, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
17 viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được
Hình thức quản lý theo chức năng
Đây là hình thức phân bổ nguồn nhân lực theo các nhóm công tác chuyên môn khác nhau, nhằm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng Các bộ phận chức năng được phân chia dựa trên tính chất của tổ chức, giúp tối ưu hóa công việc và phối hợp giữa các phòng ban Nhân viên được giao nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng dựa trên lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu, tăng cường sự chuyên môn hóa và hiệu quả làm việc trong từng lĩnh vực.
- Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận
Bộ phận thu mua đảm nhận vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng, bao gồm tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng và đảm bảo kế hoạch sản xuất của nhà máy được duy trì đúng lịch Quá trình tối ưu hóa hoạt động mua hàng giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu suất sản xuất và đảm bảo nguyên vật liệu có mặt đúng thời điểm để đáp ứng yêu cầu chất lượng và thời hạn giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng và cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ; theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và cân đối nguồn nguyên phụ liệu, đồng thời chuẩn bị bảng màu và tài liệu kỹ thuật cho sản xuất để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra đúng tiến độ và chất lượng.
Hình thức quản lý theo sản phẩm
Đây là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách cho các khâu phát triển, thu mua và kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu và quy trình công nghệ gần giống nhau Theo mô hình này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ được phân chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm chịu trách nhiệm quản lý theo từng loại nhóm sản phẩm nhằm đảm bảo sự đồng bộ giữa các công đoạn, tối ưu hóa tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Hình thức quản lý theo địa lý
Quản lý đơn hàng theo khu vực là hình thức quản lý mà bộ phận phụ trách sản phẩm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau Bộ phận quản lý đơn hàng phân chia khách hàng theo khu vực địa lý để quản lý hiệu quả Mỗi khách hàng ở các khu vực khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau, do đó quản lý đơn hàng theo khu vực giúp đáp ứng tốt nhu cầu sản phẩm cần sản xuất cho từng vùng Nhờ phương pháp này, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng ở từng thị trường.
2.1.5 Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may
Khả năng thích nghi và thay đổi là yếu tố sống còn trong quản lý đơn hàng thời trang, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang theo từng mùa và từng đối tượng khách hàng, cũng như mỗi khu vực địa lý, khiến thành phần đơn hàng liên tục biến đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí, quy cách may và quy cách đóng gói Vì thế người quản lý đơn hàng phải nắm bắt nhanh chóng, thích nghi linh hoạt và luôn cập nhật các thay đổi để đáp ứng yêu cầu công việc.
Nhân viên quản lý đơn hàng có tính vận động cao, khác với đặc thù của nhân viên văn phòng ngồi nhiều, họ thường xuyên di chuyển để tiếp cận và giám sát thực tiễn quy trình sản xuất, từ đó dễ dàng hướng dẫn cách làm và nắm bắt nguyên nhân mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất Họ kịp thời giải quyết vấn đề và báo cáo lên cấp trên cùng các bộ phận liên quan để tìm hướng xử lý hiệu quả Với các sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ được, họ bắt buộc báo cáo lại cho khách hàng.
18 hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến kế hoạch xuất hàng về sau
Ngành dệt may Việt Nam chủ yếu thực hiện theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, phụ thuộc vào nguồn cung nguyên phụ liệu và sự chỉ định của khách hàng Trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt với các khách hàng khó tính, cần tuân thủ nghiêm ngặt mọi yêu cầu về chất liệu, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật và phương thức giao hàng Tuy nhiên, nếu các cải tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả và tăng năng suất mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và khách hàng khó nhận diện qua bề ngoài, có thể áp dụng thẳng cho nhà máy; nếu khách hàng có thể phát hiện, nên báo lại và xin ý kiến Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ từ cách quản lý và phẩm chất cá nhân của cấp trên.
2.1.6 Tầm quan trọng của quản lý đơn hàng
Bộ phận quản lý đơn hàng đóng vai trò là cầu nối thiết yếu giữa sản xuất và kinh doanh, trực tiếp xử lý mọi tình huống, theo dõi và giải quyết phát sinh trong quá trình sản xuất đơn hàng, đồng thời truyền đạt thông tin về mã hàng và tiến độ cho các bộ phận liên quan để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ Quản lý đơn hàng hiệu quả khi làm việc với khách hàng và nhà cung cấp sẽ gia tăng hiệu quả sản xuất, mang lại doanh thu, lợi nhuận và uy tín cho công ty Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định có nhận đơn hàng sản xuất hay không và đảm bảo quá trình sản xuất thuận lợi thông qua trao đổi với khách hàng, nhà gia công và xưởng may, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG
CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE 3.1 Giới thiệu về phòng quản lý đơn hàng
3.1.1 Sơ đồ tổ chức phòng quản lý đơn hàng
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ phận quản lý đơn hàng
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý đơn hàng:
Đứng đầu là trưởng phòng quản lý đơn hàng, người có vai trò vô cùng quan trọng trong công ty cụ thể như:
- Xây dựng chiến lược kinh doanh
- Làm việc với các ban quản lý cấp cao
- Cố vấn cho Ban Giám Đốc về việc lựa chọn khách hàng, nhận các đơn hàng
- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình sản xuất, kinh doanh
- Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại của khách hàng, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng đối với nhân viên trực thuộc
- Theo dõi kế hoạch xuất hàng kịp thời hạn
- Huấn luyện đội ngũ nhân viên quản lý đơn hàng
Tiếp theo là đến vai trò của các trưởng nhóm:
Duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện có là chiến lược cốt lõi để tiếp cận đơn đặt hàng hiện tại và khai thác tối đa giá trị từ khách hàng vốn có Thông qua việc tìm hiểu thị hiếu và nhu cầu của họ, doanh nghiệp có thể xác định phương hướng phát triển trong tương lai và điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ cho phù hợp với xu hướng thị trường Việc duy trì tương tác liên tục giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng cơ hội bán chéo và mở rộng doanh thu từ mối quan hệ lâu dài.
- Nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng,…
Nhân viên (Hà, Xuân, Linh)
- Quản lý đội ngũ nhân viên trong nhóm
- Kiểm soát và hoàn chỉnh các thủ tục xuất hàng hóa
- Đảm bảo tính chính xác trong thông tin liên lạc và xử lý các phát sinh trong quá trình triển khai đơn hàng
Cuối cùng là các nhân viên quản lý đơn hàng họ có nhiệm vụ:
- Triển khai quản lý đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng sao cho đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm
- Điều độ sản xuất và xử lý những phát sinh liên quan đến đơn hàng cụ thể
- Phối hợp cùng các nhân viên QC triển khai quản lý chất lượng đồng bộ cho đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng
- Triển khai các thủ tục và thực hiện xuất hàng hoàn tất
3.1.3 Quy trình quản lý đơn hàng tại phòng quản lý đơn hàng
Hình 3.2: Quy trình làm việc tại phòng quản lý đơn hàng
(Nguồn: Phòng quản lý đơn hàng)
Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
Phản hồi thông tin Chuyển tiếp thông tin cho phòng kỹ thuật-may mẫu và phản hồi cho khách hàng
Thực hiện phát triển mẫu, gửi kế hoạch mẫu cho khách hàng + trình duyệt mẫu
Nhận góp ý mẫu và phát triển, kiểm tra tình hình labdips vải và phát triển labdips phụ liệu
Báo giá và đàm phán giá với khách hàng Đàm phán với khách hàng
Nhận và xem xét đơn hàng chính thức, duyệt mẫu trước sản xuất, lập kế hoạch sản xuất Đàm phán với khách hàng về ngày giao hàng
Mua NPL sản xuất đại trà, làm bảng màu để khách hàng duyệt
Hoạt động chuẩn bị cho việc giao hàng và sau khi giao hàng
3.2 Quy trình làm việc của phòng quản lý đơn hàng
3.2.1 Làm việc với khách hàng qua email
Bắt đầu quy trình, phòng quản lý đơn hàng sẽ trao đổi với khách hàng qua email Sau đó sẽ nhận Tech Pack, tài liệu kỹ thuật và bảng thông số kích thước sản phẩm Ngoài ra đối với một số khách hàng khó tính họ sẽ gởi kèm áo mẫu và bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phát triển mẫu dựa vào áo mẫu gốc của khách hàng
Công ty có nhiều loại sản phẩm khác nhau cho nhiều khách hàng, vì vậy tôi sẽ lấy ví dụ một đơn hàng áo SS TEE của khách hàng Munster để minh chứng cho bài viết
Hình 3.3: Bộ Tech Pack khách hàng gởi
(Nguồn: Phòng quản lý đơn hàng)
Một Tech Pack đầy đủ từ khách hàng gồm mã hàng, màu sắc và thành phần vải, đồng thời kèm theo hướng dẫn may và cách gắn phụ liệu chi tiết Đối với các mã hàng có in hoặc thêu, Tech Pack sẽ cung cấp thông số định vị hình in/thêu và màu sắc liên quan.
Bảng 3.1: Bảng thông số kích thước sản phẩm
Nhìn vào bảng thông số ta có thể thấy được kích thước của từng chi tiết tương ứng với từng size khác nhau
Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng, nếu mẫu sản phẩm đó chưa được công ty phát triển trước đây, mẫu đầu tiên cần triển khai là mẫu Fit Mẫu Fit cho phép khách hàng kiểm tra các thông số của sản phẩm và khách hàng có thể điều chỉnh kích thước bảng thông số để phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Sau đó chúng ta sẽ phát triển tiếp mẫu Proto
Qui trình phát triển mẫu Proto
GỬI KHÁCH BÁO GIÁ, MẪU VẢI, PHỤ LIỆU
GỬI HÓA ĐƠN (DÙNG GIÁ
- BÁO GIÁ VẢI, PHỤ LIỆU, IN, GIA CÔNG, ĐỊNH MỨC
- GỬI CHO TRƯỞNG PHÒNG MER & KẾ TOÁN
- CHÚ Ý: KHÔNG TÍNH TIỀN KHÁCH
LÀM SPREAD SHEET, MẪU PROTO, STRIKE OFF, LABDIP, TRIM, VẢI
- GỬI THÔNG TIN PHÁT TRIỂN VẢI TRƯỚC, VÀ SAU ĐÓ LÀ PHỤ LIỆU
- IN: YÊU CẦU CẤP VẢI ĐỂ TEST IN
DỊCH TÀI LIỆU, GỬI VẢI, PHỤ LIỆU
MER/ IN MUA HÀNG RẬP / MẪU
MER IN/ RẬP MUA HÀNG
Đối với mẫu này, khách hàng sẽ không bị tính phí và mẫu không đòi hỏi phải trùng 100% với Tech Pack mà khách hàng gửi; mẫu được may dựa trên nguồn nguyên phụ liệu sẵn có của công ty nên có thể màu sắc không trùng hoặc thiếu nhãn thành phần Sau khi gửi mẫu Proto, khách hàng có thể dựa vào mẫu này để điều chỉnh một vài chi tiết hoặc phụ liệu cho sản phẩm Dựa trên các góp ý chỉnh sửa từ khách hàng, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ duyệt và triển khai may mẫu SMS.
Qui trình phát triển mẫu SMS
XUỐNG PO (VẢI, PHỤ LIỆU, IN/THÊU)
LÀM BÁO GIÁ THỰC TẾ
KIỂM TRA ĐỘ CO RÚT, IN, GIẶT
- DỊCH TÀI LIỆU, GỬI TÁC
- CẬP NHẬT NGÀY VỀ CỦA VẢI ,
THUẬT MAY PHẢI ĐƯỢC DUYỆT TRƯỚC KHI VẢI VỀ
- GỞI THÔNG TIN ĐẾN TẤT CẢ
CÁC PHÒNG BAN LIÊN QUAN
TRƯỞNG PHÒNG MER & KẾ TOÁN
- KIỂM TRA VỚI KHÁCH HÀNG PHƯƠNG THỨC GIAO HÀNG
- KHAI HẢI QUAN, PHIẾU XUẤT KHO
- ĐỘI XUẤT HÀNG: ĐẶT LỊCH HÀNG KHÔNG/HÀNG HẢI,
- KẾ TOÁN: NHẬP HỆ THỐNG
- TIẾP TÂN: DỊCH VỤ CHUYỂN
MER MER/KẾ TOÁN MER MER/MUA HÀNG MER MER/RẬP/IN/MẪU
CHUYỀN MẪU MER/ĐÓNG GÓI/KHO
Tương tự như mẫu Proto, sau khi may xong mẫu sẽ được gửi cho khách hàng, nhưng khác ở chỗ mẫu Proto chỉ may 2 mẫu còn mẫu SMS có thể may lên tới vài chục mẫu và mẫu SMS sẽ tính phí khách hàng Mẫu SMS được dùng để khách hàng đi chào hàng với các cửa hàng và các khách hàng của nó.
Khi mọi thứ đã hoàn thiện và chuẩn bị đưa xuống sản xuất, tiến hành may mẫu PP Mẫu PP được may thành ba bản: một bản gửi cho khách hàng, một bản được lưu lại tại bộ phận quản lý đơn hàng, và một bản dùng làm áo mẫu để phục vụ quá trình may sản xuất.
Quy trình phát triển mẫu PPS
Ở giai đoạn này, nhân viên quản lý đơn hàng vừa làm việc với khách hàng vừa phối hợp với bộ phận tài liệu kỹ thuật và bộ phận rập để xác định định mức giá Quá trình này đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin về vật liệu, chi phí sản xuất và thao tác rập, từ đó hình thành báo giá sản phẩm chính xác và cạnh tranh.
Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phối hợp với bộ phận mua hàng (bộ phận vật tư) để xác định đầy đủ nguyên phụ liệu cần cho từng đơn hàng nhằm tính giá chuẩn xác và đảm bảo nguồn cung phù hợp Quá trình này giúp tối ưu quản lý tồn kho, theo dõi vật tư và lên kế hoạch cung ứng hiệu quả, đảm bảo tiến độ sản xuất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Quá trình ra mẫu PP bắt đầu từ việc hoàn thiện mẫu proto, sau đó gửi đến khách hàng để góp ý, phát triển và duyệt trước khi trình mẫu chính thức Đây là giai đoạn quan trọng và thường kéo dài khoảng một đến hai tháng để đảm bảo chất lượng sản phẩm Để làm tốt đơn hàng, cần nắm bắt rõ đặc điểm và yêu cầu của từng khách hàng, từ đó điều chỉnh thiết kế và quy trình sản xuất cho phù hợp với từng yêu cầu.
KIỂM TRA ĐỘ CO RÚT, GIẶT, IN
MER MER MER/ CHUYỀN MẪU CHUYỀN
KHO/ KẾ TOÁN / MER / ĐỘI XUẤT HÀNG
LÊN KẾ HOẠCH GỬI PPS & NHẬN COMMENTS
Hình 3.4: Một số mẫu phát triển của khách hàng MUNSTER
Một trong những khâu quan trọng của nhân viên quản lý đơn hàng là tính giá sản phẩm, đây là giá bán phản ánh đầy đủ mọi chi phí để sản xuất và vận hành, nhằm đảm bảo lợi nhuận và cạnh tranh trên thị trường Giá được xác định dựa trên tổng chi phí gia công, mua nguyên phụ liệu, chi phí vận chuyển và chi phí quản lý điều hành, đồng thời bao gồm biên lợi nhuận mong muốn để hình thành giá bán cuối cùng Quy trình tính giá cần xác định rõ chi phí trực tiếp và chi phí liên quan khác, kiểm soát và tối ưu chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Hình 3.5: Cách tính giá của một mã hàng
Sau khi nhân viên bộ phận quản lý đơn hàng hoàn tất việc tính giá cho từng mã hàng trong một đơn hàng, toàn bộ bảng giá sẽ được gửi tới Trưởng phòng để xem xét Trưởng phòng cân đối lợi nhuận của đơn hàng và sau khi duyệt sẽ ký duyệt, gửi kết quả tới khách hàng.
Bảng 3.2: Bảng giá từng mã hàng gửi cho khách hàng
3.2.4 Nhận PO từ khách hàng
Sau khi hai bên đã thỏa thuận về giá, khách hàng sẽ tiến hành đặt đơn PO PO sẽ ghi đầy đủ mã hàng, màu sắc và số lượng sản phẩm cho từng size Trong quá trình trao đổi bằng email với khách hàng, cần đề cập rõ ngày nhận PO và ngày xuất hàng để đảm bảo quản lý đơn hàng và lịch giao hàng được thực hiện chính xác.
Hình 3.6: Mẫu PO của khách hàng MUNSTER
3.2.5 Làm việc với bên mua hàng để tìm nhà cung cấp
Đầu tiên cần xác định đầy đủ các phụ liệu cho đơn hàng, gồm loại phụ liệu, số lượng và màu sắc yêu cầu để đảm bảo tính chuẩn xác trong quá trình sản xuất Đối với đơn hàng theo điều kiện FOB, khách hàng thường chỉ định nhà cung cấp vải, còn bộ phận quản lý đơn hàng có nhiệm vụ đặt mua các phụ liệu còn lại nhằm phát triển và sản xuất sản phẩm.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI TIẾN QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE
LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE
4.1 Căn cứ vào định hướng phát triển của công ty TNHH Un-Available
Với mục tiêu mở rộng quy mô thị trường, công ty TNHH Un-Available đang lên kế hoạch củng cố và xây dựng thêm nhiều chi nhánh mới, nhằm phục vụ tốt hơn cho hai thị trường chiến lược là Châu Âu và Nhật Bản Việc mở rộng mạng lưới chi nhánh giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng, đẩy mạnh doanh thu và duy trì sự tăng trưởng bền vững Đồng thời, công ty tập trung đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ và nguồn lực nhân sự để đảm bảo chất lượng dịch vụ đạt chuẩn tại Châu Âu và Nhật Bản.
Công ty TNHH Un-Available đang xây dựng mạng lưới đối tác vững chắc với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu hàng đầu tại Châu Âu và Châu Á nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất Việc kết nối với các nhà cung cấp uy tín giúp chúng tôi đảm bảo chất lượng, tính ổn định và tính sẵn có của nguồn nguyên liệu, từ đó tối ưu chu trình sản xuất và chuỗi cung ứng Chính sách hợp tác của Un-Available tập trung vào sự minh bạch, an toàn và linh hoạt, đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và giảm thiểu rủi ro liên quan đến nguồn cung Nhờ mạng lưới đối tác toàn cầu này, công ty có thể duy trì nguồn nguyên liệu liên tục và nâng cao hiệu quả sản xuất, mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng.
Chính sách phát triển mạnh mẽ nhằm đạt vị thế hàng đầu trong lĩnh vực xuất khẩu hàng may mặc vào năm 2020 Hiện nay, công ty đang tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo uy tín với khách hàng.
Để mở rộng và chiếm lĩnh thị trường châu Âu, công ty cần xây dựng các định hướng vi mô nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu suất cao Đồng thời, công ty sẽ luôn thực hiện tốt các đơn hàng cho khách hàng, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và giảm tỷ lệ lỗi hỏng trong các đơn hàng Những hoạt động này sẽ tăng sự hài lòng của khách hàng, củng cố niềm tin đối tác và đẩy mạnh hiệu quả cạnh tranh trên thị trường châu Âu.
Đối với lực lượng công nhân, cần tuyển dụng đều đặn để đáp ứng quy mô sản xuất và bảo đảm nguồn nhân lực có tay nghề cao Việc thu hút lao động có kỹ năng sẽ nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm cho nhà máy Đồng thời, tổ chức các khóa đào tạo nghề chất lượng cho công nhân là yếu tố then chốt nhằm nâng cao tay nghề, tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng hiệu quả vận hành.
Đối với cán bộ, quá trình tuyển dụng nên tập trung vào việc lựa chọn những đối tượng có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tiễn vững vàng và khả năng chịu được áp lực cao trong công việc Những ứng viên đáp ứng đầy đủ các yếu tố này sẽ làm việc hiệu quả và ổn định, đồng thời đóng góp vào sự bền vững và hiệu suất của đơn vị.
Với các định hướng được đề ra, từng cá nhân trong công ty cần đồng lòng phối hợp và nỗ lực để đạt được kết quả như mong đợi Việc triển khai chính sách cải tiến toàn diện và xây dựng chiến lược đúng đắn sẽ là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai Những định hướng này giúp cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và mở rộng cơ hội cạnh tranh trên thị trường.
4.2 Một số giải pháp cải tiến quy trình quản lý đơn hàng
Trong ngành sản xuất dệt may xuất khẩu, chất lượng sản phẩm và yêu cầu khắt khe từ khách hàng đòi hỏi bộ phận quản lý đơn hàng phải đối mặt với nhiều rủi ro xuyên suốt quá trình thực hiện đơn hàng Các rủi ro này có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, có thể xảy ra riêng lẻ hoặc đồng thời, và một số rủi ro có mối liên hệ với nhau trong khi một số rủi ro lại hoàn toàn độc lập Mức độ tác động của các rủi ro cũng không cố định mà biến đổi theo từng thời điểm và từng giai đoạn của quy trình đặt hàng, đòi hỏi quản trị rủi ro linh hoạt và sự chuẩn bị dự phòng để bảo đảm tiến độ, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
Trong số các loại rủi ro, có những rủi ro hoàn toàn khách quan, nhưng cũng có nhiều rủi ro bắt nguồn từ các nguyên nhân chủ quan trong nội bộ doanh nghiệp Tuy nhiên, mọi loại rủi ro đều có điểm chung là có thể gây thiệt hại về tài chính cho công ty Qua phân tích các rủi ro và các biện pháp hạn chế đã được áp dụng, nhận thấy có những biện pháp chưa mang lại hiệu quả như mong đợi Những biện pháp công ty đã thực hiện để hạn chế rủi ro có thể gồm quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân sự, cải tiến quy trình vận hành và tăng cường giám sát chi phí, song vẫn cần điều chỉnh và bổ sung nhằm nâng cao hiệu quả giảm thiểu thiệt hại tài chính.
Có tới 52 biện pháp phổ biến tuy nhiên vẫn mang tính thụ động và đối phó, xuất phát từ việc công ty chưa tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá mức độ phù hợp của từng biện pháp với điều kiện thực tế của tổ chức Nguyên nhân gây ra hiện tượng này đến từ cả yếu tố khách quan lẫn chủ quan Từ phân tích và đánh giá thực trạng các giải pháp hiện có, bài viết rút ra một số biện pháp nhằm phòng ngừa các rủi ro chính mà công ty gặp phải và khắc phục những hạn chế từ các biện pháp đang áp dụng, giúp công ty đi đúng hướng phát triển của mình Cụ thể, các biện pháp này được trình bày ở phần tiếp theo và được thiết kế để tăng cường hiệu quả quản trị rủi ro và định hình chiến lược hoạt động kinh doanh.
4.2.1 Đối với rủi ro về vấn đề nguyên phụ liệu
Những rủi ro chính về nguyên phụ liệu mà công ty phải đối mặt là rủi ro trong cân đối số liệu và quản lý thông tin bởi nhân viên phụ trách, cùng với các sai sót hoặc bất cập trong quá trình làm việc với chủ hàng và nhà cung cấp nguyên phụ liệu Bên cạnh đó, rủi ro còn bắt nguồn từ các yếu tố khách quan như điều kiện tự nhiên, biến động thời tiết và những thách thức trong vận chuyển, phương tiện vận tải, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng và chất lượng nguồn cung.
Đối với nguyên phụ liệu nhập từ nước ngoài, khâu làm thủ tục hải quan đóng vai trò then chốt để hạn chế rủi ro trong nhập khẩu Công ty Un-Available cần điều chỉnh quy trình từ khâu hải quan để tăng hiệu quả thông quan, nhất là khi áp dụng quy trình khai hải quan điện tử mới mang lại nhiều thuận lợi cho hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và quá trình thông quan hàng hóa của công ty nói riêng Do đó, công ty nên chủ động linh hoạt trong quá trình chuẩn bị và khai báo hải quan, đồng thời chuẩn bị trước đầy đủ thông tin về tất cả các loại nguyên phụ liệu (ký hiệu, số lượng, chất lượng, chủng loại, …) để điền thông tin vào tờ khai một cách đầy đủ và chính xác, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng tốc độ thông quan.
Tạo dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng
Để nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng và xây dựng uy tín với khách hàng, công ty cần một bộ máy quản lý thông suốt với sự phân cấp rõ ràng và trách nhiệm được quy định cụ thể Trong quá trình tuyển dụng, nên tổ chức thi tuyển để lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ, nhằm hình thành đội ngũ cán bộ có năng lực quản lý đơn hàng và khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc năng động, căng thẳng và chịu được áp lực Việc này giúp tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ đáp ứng, từ đó củng cố hiệu quả vận hành và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Hiện nay, một yêu cầu cấp bách đối với công ty là xây dựng một đội ngũ vững mạnh về quản lý đơn hàng, có khả năng tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng, đồng thời làm việc hiệu quả với khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty có thể lựa chọn một trong các phương án phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý đơn hàng, tối ưu quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng, và cải thiện trải nghiệm làm việc với khách hàng.
Gửi cán bộ, nhân viên có năng lực ra nước ngoài để học tập và trao dồi thêm kinh nghiệm là một phương án có ưu thế rất lớn, vì người được cử có thể tiếp xúc với môi trường làm việc mới, mở mang tầm nhìn, kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn Tuy vậy, phương án này cũng tồn tại hạn chế đáng kể như chi phí đào tạo và đi lại ở mức cao và không thể cùng lúc gửi quá nhiều nhân viên đi đào tạo được.
Ngoài ra phương án này còn phải phụ thuộc vào điều kiện cá nhân riêng của từng nhân viên