Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống 5s tại công ty TNHH un available

Những năm vừa qua rất nhiều tổ chức đã thực hiên 5S một cách hiệu quả đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, nơi mà công nhân thường xuyên làm việc với nhiều máy móc thiết bị và cần có m

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

ii

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SVTH : VÕ THỊ NHƯ THẢO MSSV : 15124049

Khoá : 2015 Ngành : QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP GVHD: ThS NGUYỄN KHẮC HIẾU

Tp Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2019

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S

TẠI CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE

iii

Tp Hồ Chí Minh, 01 ngày 07 tháng năm 2019

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TRƯỞNG NGÀNH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***

Họ và tên sinh viên: Võ Thị Như Thảo MSSV: 15124049

Ngành: Quản lý công nghiệp Lớp: 15124CL1

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Khắc Hiếu ĐT: 0903022650

Ngày nhận đề tài: 15/05/2019 Ngày nộp đề tài: 02/07/2019

ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG TY TNHH UN - AVAILABLE

1 Các số liệu, tài liệu ban đầu:

- Tài liệu, hình ảnh nội bộ trong công ty

- Giáo trình ĐH sư phạm kĩ thuật TP.HCM

2 Nội dung thực hiện đề tài:

iv

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

*******

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên Sinh viên: Võ Thị Như Thảo MSSV: 15124049

Ngành: Quản lý công nghiệp

Tên đề tài: Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại công ty TNHH Un-Available

Họ và tên Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Khắc Hiếu

NHẬN XÉT

1 Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện:

2 Ưu điểm:

3 Khuyết điểm:

4 Đề nghị cho bảo vệ hay không?

5 Đánh giá loại:

6 Điểm:……….(Bằng chữ: )

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20…

Giáo viên hướng dẫn

(Ký & ghi rõ họ tên)

v

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

*******

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Họ và tên Sinh viên: Võ Thị Như Thảo MSSV: 15124049

Ngành: Quản Lý Công Nghiệp

Tên đề tài: Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại công ty TNHH Un – Available

Họ và tên Giáo viên phản biện:

NHẬN XÉT

1 Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện:

2 Ưu điểm:

3 Khuyết điểm:

4 Đề nghị cho bảo vệ hay không?

5 Đánh giá loại:

6 Điểm:……….(Bằng chữ: )

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20…

Giáo viên phản biện (Ký & ghi rõ họ tên)

vi

LỜI CẢM ƠN

Để đạt kết quả như ngày hôm nay, đầu tiên em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả Thầy Cô trong khoa Đào Tạo Chất Lượng Cao – Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM đã tận tâm giảng dạy và giúp đỡ em có được rất nhiều kiến thức trên con đường học vấn của mình suốt 4 năm trên giảng đường đại học Những kiến thức học vấn cũng như kiến thức cuộc sống hằng ngày mà Thầy Cô đã trao tặng em sẽ là nguồn tài sản quý giá nhất để sau này em có thể thành công trên con đường tương lai phía trước của mình

Kiến thức sẽ không được thực tiễn hóa nếu không có sự va chạm với thực tế Chính

vì vậy có được trải nghiệm và học hỏi trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Available là cơ hội cho em được phát triển khả năng của mình cũng như xác nhận kiến thức được học Em xin cảm ơn đến quý công ty, đặc biệt là các anh chị phòng ban sản xuất đã tạo điều kiện cho em có được cơ hội đó, giúp em hoàn thiện hơn nội dung báo cáo một cách thiết thực nhất, chính xác nhất

Un-Trong quá trình báo cáo do không có nhiều kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh khỏi được những sai sót Rất mong các thầy cô có thể chỉ bảo thêm để em có thể hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn !!!

vii

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Công ty TNHH Un-Available 3

Hình 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty 6

Hình 3.1: Giấy tờ, vật dụng không để đúng nơi quy định 24

Hình 3.2: Kéo cắt chỉ chưa được móc vào nơi quy định 24

Hình 3.3: Chổi ở khu vực chuyền không được để đúng chỗ 25

Hình 3.4: Tài liệu được để bừa bộn, không ngăn nắp 25

Hình 3.5: Bán thành phẩm bừa bộn, không đúng vị trí quy định 26

Hình 3.6: Vật dụng, bình nước, băng keo được để dưới gầm bàn 26

Hình 3.7: Rập định vị chưa để đúng nơi quy định 27

Hình 3.8: Hủ mực, vải lau để không gọn gàng 27

Hình 3.9: Công nhân trên chuyền may dọn vệ sinh giữa ca 32

Hình 3.10: Kho lưu trữ sẵn máy may khi có trục trặc 35

Hình 3.11: Sơ đồ thoát hiểm của công ty 36

Hình 3.12: Dụng cụ được để đúng vị trí quy định 37

Hình 3.13: Mẫu duyệt đầu chuyền được sắp xếp gọn vào tủ 37

Hình 3.14: Vạch kẻ trên mặt đất quy định nơi để vật dụng 38

Hình 3.15: Vạch để quy định nơi để bán thành phẩm 38

Hình 4.1: Mô hình 5S đề xuất 52

Hình 4.2: Quy trình “Sàng lọc” hoàn thiện 53

Hình 4.3: Thẻ đỏ - Thẻ vàng – Thẻ xanh 54

viii

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Doanh thu của công ty 11

Bảng 3.1: Thùng rác được phân loại cụ thể ở từng nơi 40

Bảng 3.2: Một số vấn đề đã giải quyết của xưởng sản xuất sau khi thực hiện 5S 45

Bảng 4.1:Cách xử lý các vật dụng không cần thiết 55

Bảng 4.2: Lịch thực hiện “Sạch sẽ” theo thời gian và tần suất 56

Bảng 4.3: Đảm bảo duy trì thường xuyên 5S 57

ix

MỤC LỤC

Trang bìa i

Nhiệm vụ khóa luận tốt nghiệp iii

Phiếu nhận xét của giáo viên hướng dẫn iv

Phiếu nhận xét của giáo viên phản biện v

Lời cảm ơn vi

Danh mục hình vẽ vii

Danh mục bảng viii

Mục lục ix

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Ý nghĩa của đề tài 1

3 Phạm vi của đề tài: 2

4 Phương pháp thực hiện: 2

5 Bố cục của đề tài: 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH UN – AVAILABLE 3

1.1 Tổng quan về công ty: 3

1.1.1 Giới thiệu chung: 3

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển: 4

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh: 5

1.2 Sơ đồ tổ chức và đặc điểm nhân sự: 5

1.3 Lĩnh vực kinh doanh: 9

1.4 Thị trường và đối thủ cạnh tranh: 9

1.4.1 Thị trường: 9

1.4.2 Đối thủ cạnh tranh: 10

x

1.5 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua: 11

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 13

2.1 Khái niệm về 5S: 13

2.2 Lịch sử hình thành 5S: 14

2.3 Mục tiêu khi thực hiện 5S: 15

2.4 Lợi ích của việc thực hiện hệ thống 5S: 16

2.5 Quy trình triển khai 5S: 18

2.5.1 Giai đoạn chuẩn bị: 18

2.5.2 Phát động chương trình: 18

2.5.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh: 19

2.5.4 Giai đoạn tiến hành thực hiện từng S: 19

2.5.5 Đánh giá định kì: 22

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE 24

3.1 Môi trường làm việc tại phân xưởng sản xuất trước khi thực hiện 5S: 24

3.2 Công tác thực hiện 5S trong công ty: 28

3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị: 28

3.2.2 Phát động chương trình: 30

3.2.3 Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh: 31

3.2.4 Bắt đầu bằng sàng lọc: 32

3.2.5 Giai đoạn sàng lọc,sắp xếp, sạch sẽ 34

3.2.6 Đánh giá định kì: 42

3.3 Những kết quả đạt được khi thực hiện 5S trong sản xuất: 43

3.4 Những vấn đề tồn đọng: 49

xi

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG 5S TẠI CÔNG

TY TNHH UN-AVAILABLE 51

4.1 Giải quyết vấn đề bụi bẩn ở xưởng sản xuất: 51

4.2 Đối với Ban lãnh đạo: 51

4.3 Tiêu chuẩn hóa các nguyên tắc khi tiến hành thực hiện S1, S2, S3: 53

4.4 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá một cách chặt chẽ khi thực hiện 5S: 57

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách quản lý Thông qua việc xây dựng, áp dụng các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp của mình

để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng với thị trường Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh nghiệp Nếu được làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thỏa mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn

5S là một công cụ quản lý chất lượng được du nhập từ Nhật Bản nhưng nó rất phù hợp với điều kiện và môi trường ở Việt Nam Những năm vừa qua rất nhiều tổ chức đã thực hiên 5S một cách hiệu quả đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, nơi mà công nhân thường xuyên làm việc với nhiều máy móc thiết bị và cần có một sự đảm bảo về an toàn lao động Ngoài ra 5S còn được áp dụng hoàn thiện hệ thống quản lý đối với các tổ chức

đã từng được công nhận áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001, KAIZEN,…5S là điều kiện

cơ bản và quan trọng để thực hiện KAIZEN một cách hiệu quả nhất

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình 5S trong đó có các doanh nghiệp Việt Nam Công ty TNHH Un-Available là một trong những số đó Là một công ty chuyên cung cấp các sản phẩm về may mặc, đã ứng dụng mô hình 5S vào công ty của mình mang lại một môi trường làm việc hiệu quả Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên

em quyết định chọn “Thực trạng áp dụng hệ thống 5S tại Công ty TNHH Un-Available” làm đề tài nghiên cứu của mình, đề tài này muốn tìm hiểu về chương trình 5S và ứng dụng của nó trong thực tế như thế nào và đề xuất một số giải pháp đóng góp nhằm giúp công ty nâng cao được hiệu quả hơn trong việc sử dụng hệ thống 5S

2 Ý nghĩa của đề tài

a Đối với công ty:

2

Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc, tinh thần đồng đội giữa mọi người

Cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, tạo dựng

cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

b Đối với người thực hiện:

Tiếp xúc thực tế môi trường làm việc trong công ty, nhà máy Áp dụng kiến thức học tập vào thực tiễn, có được kinh nghiệm khi làm việc tại công ty, nhà máy sản xuất Hiểu rõ và thực hiện việc áp dụng quy trình hệ thống 5S cho nhà xưởng sản xuất, xác định được những vấn đề tồn tại cần khắc phục của doanh nghiệp và đề xuất hướng giải quyết hiệu quả

3 Phạm vi của đề tài:

- Không gian: Công ty TNHH Un-Available

- Thời gian: Từ tháng 9/2017 đến tháng 5/2019

4 Phương pháp thực hiện:

Tìm hiểu, tham khảo các văn bản, tài liệu…liên quan đến quy trình áp dụng hệ thống 5S vào doanh nghiệp

Phỏng vấn, tham gia trực tiếp vào quá trình thực hiện Ghi chép sàn lọc dữ liệu Phương pháp suy luận cùng quan sát thực tế quá trình áp dụng hệ thống 5S

5 Bố cục của đề tài:

Bố cục của bài gồm 4 chương chính:

Chương 1: Giới thiệu về công ty TNHH Un-Available

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Thực trạng công tác áp dụng hệ thống 5S tại công ty TNHH UN-Available Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống 5S tại công ty TNHH Un-Available

3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH UN –

AVAILABLE 1.1 Tổng quan về công ty:

1.1.1 Giới thiệu chung:

Hì nh 1.1: Công ty TNHH Un-Available

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE

- Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài: UN-AVAILABLE CO., LTD

- Tên viết tắt: UN-AVAILABLE CO., LTD

- Tel: +84 8 38832493

- Fax: +84 8 38832494

- Website: www.un-available.net

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên

- Địa chỉ trụ sở chính và nhà xưởng sản xuất: Số 26, đường Tân Thới Nhất 17, khu phố 4, phường Tân Thới Nhất, quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

- Ngành nghề kinh doanh: sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc

- Vốn điều lệ: 4.000.000.000 đồng Việt Nam

- Người đại diện theo pháp luật : Ông Darren Scott Chew – Tổng giám đốc

4

1.1.2 Lịch sử hì nh thành và quá trì nh phát triển:

Thành lập vào ngày 14 tháng 05 năm 2004, Công ty có trụ sở và xưởng sản xuất với quy mô nhỏ đặt tại số 31 Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, TPHCM Xưởng sản xuất có khoảng 10 loại thiết bị và máy móc phục vụ sản xuất Nhân lực công ty thời điểm

đó là 43 người, trong đó Việt Nam là 40 và nước ngoài là 3 Toàn bộ sản phẩm công ty sản xuất ra để xuất khẩu 80% Đơn hàng xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Australia Trong hơn 10 năm hoạt động, công ty không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, thị trường xuất khẩu Bên cạnh việc phát triển thu hút nguồn nhân lực, công ty đã tiến hành

đa dạng hóa các sản phẩm may mặc với nhiều chủng loại mẫu mã khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của khách hàng quốc tế

Hiện nay, trụ sở và khu nhà xưởng đặt tại số 26 đường Tân Thới Nhất 17, phường Tân Thới Nhất Quận 12 TPHCM - nơi sản xuất tất cả các sản phẩm may mặc, cũng như sản xuất cho nhiều khách hàng trong ngành thời trang

Tính đến 31 tháng 12 năm 2018, công ty có 453 nhân viên trong đó có 400 lao động với tay nghề cao thuộc 6 quy trình phân chia giữa hàng may mặc len và dệt kim Công

ty có đội ngũ cho việc giặt ủi, đóng gói, vải và kho bãi, nhân viên kiểm soát chất lượng chuyên môn trong giám sát công đoạn cắt, sản xuất, và hoàn thiện và các nhân viên kiểm soát chất lượng có kinh nghiệm trong kiểm tra công đoạn in và thêu Nhân viên bộ phận kinh doanh, thiết kế và tạo mẫu CAD của công ty có thể quản lý các đơn đặt hàng sản xuất từ khối lượng từ 150 mẫu cho đến khối lượng lớn hơn 50.000 mẫu

Máy móc hiện nay cho phép sản xuất một loạt các sản phẩm may mặc từ thời trang cao cấp, bao gồm áo sơ mi, áo khoác, váy và quần cho đến các trang phục thường ngày

và đồ thể thao cho cả nam và nữ Bên cạnh đó, công ty không ngừng nâng cấp cải tiến dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị với mục đích phát huy năng lực sản xuất tốt Ngày 14 tháng 5 năm 2004, công ty TNHH Un-Available bắt đầu hoạt động theo giấy phép đầu tư số 639/GP-HCM do Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh cấp

Hình thức đầu tư: thành lập doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài

Do sự thay đổi của hệ thống pháp lý về doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Công ty phải thực hiện nhiều lần đăng ký lại:

 Chứng nhận lần thứ 1: ngày 24 tháng 09 năm 2007

Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên

1.1.3 Tầm nhì n và sứ mệnh:

 Tầm nhìn: Sản xuất các mặt hàng mang tầm vóc quốc tế, song song với việc gắn kết dài lâu với khách hàng, duy trì năng lực cạnh tranh toàn cầu thông qua việc chứng minh những đặc tính tiến bộ, tập trung vào chất lượng, sử dụng các công nghệ tân tiến và liên tục đổi mới

 Sứ mệnh: Sản xuất những sản phẩm mang đẳng cấp thế giới với chất lượng và thiết kế nổi bật, qua đó mang lại cho khách hàng lợi thế cạnh tranh thông qua những sản phẩm và giá trị vượt trội Khuyến khích quyền sở hữu của các thành viên, trao quyền và làm việc theo nhóm Đạt mức độ cao nhất về hiệu quả, toàn vẹn và trung thực

1.2 Sơ đồ tổ chức và đặc điểm nhân sự:

Công ty TNHH Un-Available có bộ máy và mô hình tổ chức tại công ty được chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm và đảm nhiệm các công tác khác nhau nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau

6

Hì nh 1.2: Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty TNHH Un-available có bộ máy và mô hình tổ chức tại công ty được chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm và đảm nhiệm các công tác khác nhau nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau

Đứng đầu là ban giám đốc chịu quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả hoạt động cao Có quyền đề nghị về việc đề cử, bổ nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc, các trưởng phòng của công ty Dưới ban giám đốc là giám đốc điều hành là người trực tiếp

tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của công ty, chịu sự giám sát của Ban giám đốc và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến công việc phát sinh hàng ngày bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính và thương mại Dưới đó là các phòng ban cơ bản của công ty thực hiện các công việc đặc trưng để hoàn thiện hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty Vì mô hình công ty còn khá nhỏ nên hiện tại số lượng công nhân hay lao động phổ thông cần tuyển dụng cho nhu cầu sản xuất của công ty là khoảng 300 công nhân

Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty:

Phòng Tổ chức hành chí nh

Phòng tổ chức hành chính bao gồm nhiều bộ phận nhỏ: Nhân sự, Tiếp tân, Y tế, Bảo vệ, Bảo trì, IT, Tạp vụ Chức năng chính là tham mưu, giúp việc cho giám đốc điều

7

hành và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trínhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự theo luật và quy chế công ty; Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công

ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty; Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc điều hành

Phòng Tài chí nh Kế toán

Phòng Tài chính Kế toán là phòng ban thuộc bộ máy quản lý của công ty, tham mưu cho Ban giám đốc và Giám đốc điều hành trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch toán kế toán; Giám sát hoạt động của công ty theo đúng các Chuẩn mực và Luật Kế toán hiện hành nhằm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình tài sản của công ty; Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục

vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty

Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh thực hiện hoạt động bán hàng, tìm khách hàng, tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng nước ngoài nhằm mang lại doanh thu cho Công ty Và phối hợp với phòng Merchandise để tạo ra sản phẩm đến tay khách hàng

Phòng theo dõi đơn hàng (Merchandise)

Sau khi phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng nước ngoài, phòng Merchandise chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và giao dịch trực tiếp với khách hàng, giải quyết tất cà các vấn đề liên quan đến đơn hàng, đưa tài liệu sản xuất để có thể sản xuất đơn hàng, công tác xuất nhập khẩu hàng hóa Bên cạnh đó, phòng Merchandise cũng làm việc với phòng Purchasing để cung cấp về mẫu vãi, nguyên phụ liệu cho hàng sản xuất Đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Sản xuất, Tổ chức hành chính,… nhằm mang lại chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho Khách hàng

Phòng thu mua (Purchasing)

Phòng thu mua (Purchasing) là bộ phận quan trọng của công ty, chịu trách nhiệm đầu vào từ nguyên vật liệu thô cho bộ phận sản xuất đến bán thành phẩm cho bộ phận in

ấn và các thứ khác, từ linh phụ kiện cho tới đồ dùng văn phòng của cả công ty Với nhiệm

vụ gồm: cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư nguyên vật

8

liệu cho các phòng ban liên quan; Mua sắm, cung cấp vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh; Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và Giám đốc điều hành trong việc cùng Phòng Tài chính - Kế toán chủ động khai thác nguồn vốn để đầu tư và phục

vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty

Xưởng sản xuất

Khu nhà xưởng sản xuất của công ty bao gồm nhiều bộ phận tương ứng với từng hoạt động trong quy trình sàn xuất của Công ty

Bộ phận vải (Fabric): bao gồm Vải Knit (Sợi dệt) và vải Woven (Dệt Len) – thực

hiện các công việc: đặt sợi, nhuộm sợi (đi gia công), xử lý vải theo kế hoạch đơn hàng

từ Merchandise; Nhập và theo dõi dữ liệu vải mộc tồn hàng ngày; Lập báo cáo Nhập xuất tồn và báo cáo chi phí vải mộc do Phòng kế toán yêu cầu

Phòng rập (Pattern): Thiết kế rập; Tính định mức nguyên liệu, giác sơ đồ cắt; Lập

quy trình công nghệ may, báo giá CMP (gia công may), Định mức chỉ, nhập năng suất, tổng hợp doanh thu chuyền may và chuyển dữ liệu về cho Phòng kế toán; Cắt gọt rập – chuyển tài liệu sản xuất cho Merchandise, lấy vật tư từ kho trung chuyển

Bộ phận mẫu (Sampling): nhận thông tin từ Merchandise về các đơn hàng, bảng

biểu, kế hoạch vải và phụ liệu, ngày xuất yêu cầu để lập kế hoạch triển khai; Nhận kế hoạch cắt từ Trưởng Bộ phận; nhận rập, sơ đồ từ Phòng rập và nguyên liệu từ Merchandise hoặc kho vải chuẩn bị cho tổ cắt mẫu cắt hàng; Theo dõi đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm chuyền mẫu đạt yêu cầu của công ty

Phòng In (Printing): Thiết kế mẫu in; phụ trách hàng đưa đi in/thêu gia công bên

ngoài; Quản lý, giám sát, theo dõi hoạt động in của các thợ in, công nhân, đảm bảo chất lượng in theo yêu cầu; Triển khai Strike-off theo yêu cầu từ Merchandse; giao nhận vải/bán thành phẩm với các phòng ban khác và trong nội bộ Phòng In

Xưởng May (Garment): Nhận vải thành phẩm in từ Phòng In tiến hành may thành

sản phẩm hoàn thành; theo dõi và giám sát các đơn hàng đưa đi gia công may; Điều hành

và quản lý bộ phận cung ứng sản xuất, bộ phận rập, bộ phận may mẫu

Bộ phận kiểm soát chất lượng (QC-Quality Control): Theo dõi và kiểm tra chất

lượng hàng hóa từ khâu BTP (Bán thành phẩm) đến hoàn thành

9

Bộ phận kho (Warehouse): bao gồm: kho vải - Fabric, kho phụ liệu - Trim, kho

trung chuyển – GIW Chức năng chung là thực hiện nhập xuất hàng trong kho; thực hiện theo dõi và kiểm soát hàng hóa bằng phần mềm Quản lý kho, chuẩn bị các dữ liệu và báo cáo cho bộ phận Kế toán khi cần thiết

Vì mô hình công ty còn khá nhỏ nên hiện tại số lượng công nhân hay lao động phổ thông cần tuyển dụng cho nhu cầu sản xuất của công ty là khoảng 300 công nhân

1.3 Lĩnh vực kinh doanh:

Công ty TNHH Un-available là doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp

2005 và Luật Đầu tư 2005, thực hiện theo các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành và Điều lệ của Công ty TNHH Un-available

Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty là:

 Sản xuất các sản phẩm may mặc: áo sơ mi, áo khoác, áo thun, váy, quần short cho đến các trang phục thời trang cũng như đồ thể thao cho cả nam và nữ Ngoài ra còn sản xuất đồ trẻ em, vỏ gối, mũ…

 Gia công các sản phẩm may mặc

 Dệt vải và thêu trên các sản phẩm may mặc

 In trên các sản phẩm may mặc

Công ty tiếp nhận và thực hiện các đơn hàng từ phía khách hàng quốc tế như Australia, Anh, US, Hong Kong, Nhật bản, Công ty hợp tác với nhiều khách hàng trong

và ngoài nước như: VIETMAX, Munster, Palace, 11 Degrees, WayWard,…

Sản phẩm chính của Công ty bao gồm quần áo nam nữ các loại, chủ yếu là áo thun,

áo khoác, quần short Ngoài ra còn có một số mặt hàng khác như quần áo trẻ em, vỏ gối,

mũ Tất cả các sản phẩm đều xuất khẩu theo đơn hàng nước ngoài

1.4 Thị trường và đối thủ cạnh tranh:

1.4.1 Thị trường:

Hiện nay ngành may mặc tại Việt Nam chủ yếu là nhận các đơn hàng gia công từ nước ngoài như: Anh, Netherland, Mỹ,… Ở những thị trường này mức độ yêu cầu về chất lượng sản phẩm là cực kì cao tuy nhiên đây là dòng sản phẩm có lượng thiết yếu và

10

có nhu cầu cao Vì vậy, để có thể phát triển được trong thị trường này đòi hỏi công ty phải có công nghệ hiện đại để làm ra những sản phẩm tốt, đáp ứng nhu cầu khách hàng Bên cạnh đó phải tìm được nguồn nguyên vật liệu giá tốt, nhân công giá tốt năng suất cao để có thể cạnh tranh về giá với các công ty khác cùng lĩnh vực

Nhìn chung thì hiện tại so với chất lượng thì mức giá của công ty cũng là mức giá vừa phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Công ty TNHH NOBLAND Việt Nam : đây là công ty có 100% vốn từ Hàn Quốc Công ty được hình thành từ năm 2002 và là một trong những công ty may mặc lớn nhất khu vực Thành phố Hồ Chí Minh Công ty chuyên về các mặt hàng may áo thun và thời trang xuất khẩu sang các thị trường Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản

Công ty TNHH HASAE Việt Nam: đây là công ty có 100% vốn từ Hàn Quốc, chuyên nhận gia công của các thương hiệu như: Nike, A&F Calvin Klevin, sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng may mặc Ở Việt Nam có 3 nhà máy Hansae Việt Nam, Hansae Tây Ninh, Hanase Tiền Giang

Công ty cổ phần sản xuất thương mại may Sài Gòn: công ty được thành lập từ năm 1976, hiện công ty đang quản lý 4 xí nghiệp lớn Sản phẩm của công ty chủ yếu xuất sang các thị trường như: Châu Âu, Mỹ, Nhật Bản

11

1.5 Tì nh hì nh kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua:

Tháng Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018

Bảng 1.1: Doanh thu của công ty

Nhìn vào bảng số liệu doanh thu của công ty qua những năm gần đây ta có thể thấy được năng suất làm việc của công nhân, chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt dẫn đến doanh thu tăng đều qua các năm Và mục tiêu cho năm 2019 của công ty là doanh thu sẽ tăng 15% so với năm ngoái và cải thiện môi trường làm việc cũng như chất lượng môi trường làm việc cho nhân viên và công nhân

12

Trong thời gian thực tập tại công ty, hiện tại ngoài việc muốn công ty đạt tốc độ tăng trưởng l5%, Ban Giám Đốc còn chú trọng đến việc cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên bằng cách: sửa sang lại phòng ăn cho tiện nghi hơn, lắp đặt những dụng

cụ tiện nghi như đồ treo nón bảo hiểm, khu vực uống nước, …

Theo Tạ Thị Kiều An (2010) thì 5S được định nghĩa là:

 Seiri (Sàng lọc): có nghĩa là sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

 Seiton (Sắp xếp): có nghĩa là để mọi thứ ngăn nắp theo một trật tự nhất định, tiện lợi và đảm bảo an toàn khi sử dụng

 Seiso (Sạch sẽ): có nghĩa là vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ, hạn chế nguồn dơ bẩn, lau chùi “có ý thức”

 Seikesu (Săn sóc): săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso với 3 nguyên tắc “không”: không có vật vô dụng, không bừa bãi và không dơ bẩn

 Shitsuke (Sẵn sàng): tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng 5S chỉ tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi và nâng cao năng suất Tuy nhiên, theo Hajime Suzuki ( 2006) lại cho rằng những giải thích 5S ở trên chỉ tốt trong giai đoạn đầu thực hiện và cần được sửa chữa để áp dụng trong thực tiễn Ông chia việc thực hiện 5S thành

2 giai đoạn, ở giai đoạn thứ nhất, ông thực hiện 5S giống như trên (ông gọi đây là giai đoạn 5S thông thường) để thấy được sự khác biệt khi thực hành 5S Tuy nhiên, khi bước qua giai đoạn thứ hai (giai đoạn 5S thực tiễn) ông thực hành với suy nghĩ : “Tại mỗi nơi làm việc đều là đối tượng của 5S” vào ông đã đưa ra 5S sửa đổi như sau:

Seiri (Sàng lọc): lọc ra và di dời những vật không cần thiết và lượng không cần thiết ra khỏi những vật cần dùng Cần phải có tiêu chuẩn rõ ràng cho từng đối tượng Seiton (Sắp xếp): những vật cần được sắp xếp ở điều kiện tốt và sẵn sàng để dùng

và để đảm bảo an toàn (không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố)

14

Seiso (Sạch sẽ): làm sạch bằng cách thu lượm rác mà không vứt lung tung để nơi làm việc được sạch sẽ, tẩy sạch bụi mà không gây hư hại sản phẩm đối với những sản phẩm sẵn sàng, kiểm tra và sửa chữa những trạng thái bất thường

Seiketsu (Săn sóc): ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao

Shitsuke (Sẵn sàng): không sửa đổi, nhưng với những nhà máy mới thành lập thìnhững quy tắc, quy định và tiêu chuẩn công việc phải được đặt ra trước

Bổ sung thêm vào quan điểm của Hajime Suzuki (2006), cho rằng: để thực hiện 5S cần xuất phát từ bản thân của mỗi người công nhân, dựa trên sự hiểu biết của chính họ

để thực hiện và làm đúng 5S ngay từ đầu Việc phát triển một danh sách kiểm tra sẽ giúp cho tổ chức thực hiện và đánh giá chính xác nơi làm việc của mình

2.2 Lịch sử hì nh thành 5S:

Nguồn gốc của 5S là từ chương trình “CAN DO” của Henry Ford Sau đó, từ những năm 1970, ba nhà đại diện của Toyota đó là: Sakich Toyoda ( người sáng lập ra tập đoàn Toyota), cùng con trai là Kichiro Toyota và Taichi Ohno ( kỹ sư của Toyota) đã phát triển thành chương trình 5S Phương pháp này được áp dụng rất thành công trong hệ thống sản xuất của Toyota (TPS: Toyota Production System) Sau đó, 5S phổ biến rộng rãi ở các nhà máy Nhật Bản và 5S được xem như một nét văn hóa của người Nhật Và Toyota được ví như là “Cha đẻ” của 5S

Đến năm 1986, 5S được phổ biến sang Singapore, sau đó lan rộng ra nhiều nước khác, trong đó có Hungari, Ba Lan, Trung Quốc,… Tại Việt Nam, 5S được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1993 ở một công ty Nhật là Vikyno Ngày nay, 5S trở thành công cụ

hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nâng cao chất lượng sản phẩm và được ưa chuộng ở khắp nơi trên thế giới 5S là nền tảng cơ bản cho các chương trình khác như: quản lý trực quan nơi làm việc, duy trì năng suất tổng thể, cung ứng đúng lúc (Just in time JIT),… Không dừng lại ở 5S, các công ty sản xuất Mỹ đã thêm 1 “S” nữa, đó là “Safety” thành 6S với mong muốn sự an toàn là trọng tâm và đi đầu trong thời kì sự cải tiến nào

ở nhà xưởng Tuy nhiên, cho dù nhà xưởng áp dụng bao nhiêu S đi chăng nữa, thì vẫn phải thấm nhuần văn hóa thực hiện phương pháp nhằm đảm bảo cho sự phát triển bền lâu

15

Đi sau 5S chính là phiên bản 5C của người phương Tây, về cơ bản đều tương tự nhau nhưng tên gọi khác nhau C1: Clear out (thanh lọc),C2: Configure (bố trí sắp xếp), C3:Clean and Check (sạch sẽ và kiểm tra), C4: Conformity (tuân thủ) và C5: Custom and Practice (tập quán và thông lệ)

2.3 Mục tiêu khi thực hiện 5S:

Theo Ngô Phúc Hạnh (2011) thì chương trình 5S là một chương trình của toàn công

ty với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty Đây là một phương pháp rất hiệu quả để huy động cong người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất Mục tiêu chính của 5S bao gồm:

Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc Chương trình 5S

về cơ bản là thay đổi thói quen làm việc cũ của nhân viên trong công ty Xây dựng tác phong chuyên nghiệp cho tất cả cán bộ nhân viên trong công ty Mọi người sẽ không chỉ quan tâm đến công việc của mình mà còn quan tâm đến chỗ làm việc của mình, luôn có

ý thức giữ gìn vệ sinh nơi làm việc và cải thiện không khí làm việc Mọi người sẽ quan tâm đến việc cải thiện môi trường làm việc của mình như ngôi nhà thứ hai của họ Xây dựng tinh thần đồng đội cho mọi người Chương trình 5S phải là một chương trình có tính chất toàn công ty và đòi hỏi một tinh thần đồng đội hỗ trợ tích cực từ toàn thể cán bộ công nhân viên công ty Nếu chỉ áp dụng một phần chương trình 5S hoặc chỉ thực hiện ở một vài bộ phận trong công ty thì lợi ích của 5S sẽ không được thể hiện đầy

đủ Nếu thiếu tinh thần đồng đội thì 5S không thể thành công

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế Để chương trình 5S mang lại hiệu quả thực sự, ban lãnh đạo và cán bộ quản

lý chính là nhân tố truyền cảm hứng và khơi dậy tinh thần và ý thức cải tiến cho nhân viên Sự ủng hộ tuyệt đối của ban lãnh đạo sẽ quyết định đến việc thực hiện thành công chương trình 5S Cán bộ quản lý sẽ là người giám sát và hướng dẫn thực hiện chương trình 5S tại các phòng ban, bộ phận quản lý, và chính họ sẽ đưa ra các biện pháp thích hợp nhất để thực hiện thành công 5S

Thêm vào đó, theo Tạ Thị Kiều An (2010) thì 5S được xem là nền tảng để giới thiệu các kỹ thuật, công cụ cải tiến hiện đại hơn 5S có hai khía cạnh là phần cứng và phần mềm Phần cứng bao gồm các yếu tố thuộc môi trường công tác như máy móc, thiết bị,

16

nguyên vật liệu, kho bãi, nhà xưởng,…Phần mềm bao gồm các yếu tố liên quan đến con người như tư duy, tính cách, tác phong,…

2.4 Lợi í ch của việc thực hiện hệ thống 5S:

Theo Ngô Phúc Hạnh (2011) việc triển khai thực hiện 5S nói một cách khác chính

là tiến hành thay đổi hành vi và hình thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía cạnh năng suất, chất lượng của công việc Đây thực sự là một cuộc cách mạng đối với công ty

Theo Nguyễn Đình Phan và Đặng Ngọc Sự (2012) việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cán bộ nhân viên của doanh nghiệp đó 5S chính là nền tảng để thực hiện đảm bảo và cải tiến năng suất, chất lượng

Cải tiến năng suất, sản lượng sản suất gia tăng do điều kiện kinh doanh ngăn nắp

và sự sắp xếp gọn gàng, trật tự của nhà máy; do biết tháo gỡ những trở ngại trong sản xuất

Nâng cao chất lượng, khâu kiểm soát sản xuất được thực hiện dễ dàng hơn Vật tư, phụ tùng không bị để lạc, thiết bị được tăng tốc, nguyên liệu thô hay vật tư gia công ít bị

để dồn đống, đó là những kết quả của việc ngăn nắp Các khâu kiểm tra lao động và thu thập dữ liệu thông tin được tiến hành dễ dàng và nhanh chóng hơn Vật tư và phụ tùng được bảo quản và tận dụng Tất cả các vật tư, phế phẩm và mẫu vụn đều được di dời đến những nơi thích hợp

Giảm chi phí và tiết kiệm thời gian do việc mất công đi tìm kiếm nguyên vật liệu, dụng cụ và đồ dùng,…được chấm dứt Công nhân có chỗ rộng hơn để làm việc thoải mái

và không còn mất thì giờ cho việc dọn dẹp để tìm chỗ làm việc Mặt bằng nhà xưởng thông thoáng cho việc sản xuất, không còn rác vương vãi bừa bãi hay dồn đống những vật dụng, đồ đạc không cần thiết

Chế độ bảo quản an toàn được thực hiện vững chắc hơn, từ đó giúp doanh nghiệp giao hàng đúng hạn cho khách hàng, mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều cơ hội kinh doanh

Tóm lại, thực hiện 5S sẽ góp phần vào việc thực hiện PQCDSM:

17

P – Productivity: Tăng năng suất

Q – Quality: Tăng chất lượng

C- Cost: Giảm chi phí

D – Delivery: Giao hàng đúng hạn

S – Safety: Đảm bảo an toàn

M – Morable: Nâng cao tinh thần

 Lợi ích của 5S đối với mỗi cá nhân

Theo Nguyễn Đình Phan và Đặng Ngọc Sự ( 2012) thì 5S làm cho nơi làm việc của công nhân viên được thoải mái hơn: Khi thực hiện 5S, trước hết phải thảo luận và thống nhất với mọi người như thế nào là cần thiết và như thế nào là không cần thiết Sau đó, thảo luận và thống nhất vật gì đặt ở đâu thì sử dụng tiện lợi nhất cho mọi người và cùng nhau làm sạch nơi làm việc

5S đem lại hiệu quả hơn cho công việc: Tìm kiếm vật nào đó sẽ hao phí thời gian Năng lượng và tinh thần Nếu mọi thứ tại nơi làm việc được sắp xếp có trật tự và dễ dàng

sử dụng thì công việc sẽ được tiến hành trôi chảy hơn Như vậy, khi thực hiện 5S không những cải tiến năng suất mà còn cải tiến được mức độ nhịp nhàng khi làm việc, giúp mọi người cảm thấy yêu thích công việc hơn

5S cải thiện an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng, mọi vật được đặt đúng vị trí, có chỉ dẫn rõ ràng, thích hợp, sẵn sàng và không vứt bỏ bất cứ vật gì chính

là nơi làm việc an toàn Như vậy, mọi người sẽ yêu thích công việc hơn và ít có rủi ro 5S cải tiến chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm: Khi làm việc, con người tác động đến môi trường và ngược lại Vậy nếu đã quen làm việc trong môi trường sạch

sẽ và gọn gàng thì sẽ có những khả năng nhạy bén để nhận ra các lỗi sai trong công việc Ngược lại, môi trường bề bộn và dơ bẩn sẽ làm giảm khả năng nhạy bén đi Do đó, môi trường sẽ cải tiến chất lượng công việc và sản phẩm có chất lượng cũng chỉ đến từ nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức

5S đem lại sức sống cho mọi người: Để thực hiện được 5S, đòi hỏi con người phải suy nghĩ, trau dồi học hỏi, thỏa thuận với đồng nghiệp và cùng nhau hợp tác Bên cạnh

2.5 Quy trì nh triển khai 5S:

Trong cuốn giáo trình Quản lý chất lượng, Ngô Phúc Hạnh có viết: “Việc triển khai thực hiện 5S nói một cách khác chính là tiến hàng thay đổi hành vi và hình thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía cạnh năng suất, chất lượng của công việc” Đây thực sự là một cuộc cách mạng đối với công ty Về cơ bản, việc áp dụng 5S được thành công với một chi phí phù hợp, công ty nên đi theo quy trình sau:

2.5.1 Giai đoạn chuẩn bị:

Để thực hiện thành công 5S tại doanh nghiệp đòi hỏi cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng trong đó Ban lãnh đạo phải hiểu biết và có cam kết thể hiện qua các thỏa thuận song phương, đa phương và sau đó chính thức được thông qua dưới hình thức là

kế hoạch thực hiện dự án, quyết định thành lập Ban dự án kèm theo danh sách cam kết tuân thủ của từng thành viên tổ, đội, nhóm 5S Kết quả của bước này là một kế hoạch chi tiết để triển khai 5S cùng với những mục tiêu rõ ràng, cụ thể khi thực hiện 5S Trong

kế hoạch cần nêu rõ phần trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát , trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những bộ phận nào cũng như quyền hạn thực hiện rõ ràng, cụ thể và nếu cần kèm theo các biện pháp khen thưởng kỷ luật công bằng và công khai Niêm yết cụ thể những nội dung này tại bảng tin 5S

2.5.2 Phát động chương trình:

Ban lãnh đạo trong doanh nghiệp phát động thực hiện chương trình 5S bắt đầu bằng việc toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty tìm hiểu về 5S, việc tìm hiểu bao gồm việc tổ chức các khóa huấn luyện về 5S, tự nghiên cứu tài liệu tham khảo Việc tìm hiểu này phải được thực hiện ở cả 3 cấp: lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo cấp trung gian và toàn thể nhân viên Ban lãnh đạo cấp cao cần phải phát động, tuyên truyền cho mọi người trong công ty nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực

19

hiện Khi đã có nhận thức và phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S

2.5.3 Công ty tiến hành tổng vệ sinh:

Việc triển khai bắt đầu từ việc tổng vệ sinh kết hợp sàng lọc ban đầu ( theo những tiêu chuẩn cụ thể) Ban chỉ đạo 5S cần lên các sơ đồ và tiến hành phân công, bố trí mặt bằng làm vệ sinh cho khoa học và hợp lý Đồng thời lập lịch trình vệ sinh, tiêu chuẩn và hướng dẫn phương pháp làm vệ sinh kèm theo trách nhiệm, thời gian thực hiện của từng người, từng đơn vị

2.5.4 Giai đoạn tiến hành thực hiện từng S:

- Giai đoạn 1: Sàng lọc

Trong 5S, “Sàng lọc” là tiền đề để thực hiện các S tiếp theo nhằm di dời các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất

Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, bạn có thể sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại Do đó, nhiệm vụ của “Sàng lọc” chính là phân loại các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết với lượng cần thiết ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng hệ thống các thẻ (thẻ đỏ, thẻ vàng, thẻ xanh, ), bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ sẽ xem xét lại tại sao nó vẫn còn ở khu vực của mình, sau đó đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ lại vật dụng đó theo cách nhất định

Cụ thể, sàng lọc bắt đầu từ việc mỗi nhân viên sẽ quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và loại bỏ những gì không cần thiết cho công việc Để thực hiện “Sàng lọc”,

tổ chức phải đưa ra những quy định về những gì “cần thiết” và “không cần thiết” Sau

đó dựa theo quy định sàng lọc, tiến hành dán thẻ vào những vật dụng không cần thiết Đối với những vật dụng không dùng nhưng có giá trị lớn cần được đánh giá cẩn thận

cử động dễ dàng và có hiệu quả Nếu vật dụng được dùng thường xuyên thì đặt trên máy, không dùng thường xuyên thì để tại xưởng làm việc, còn nếu vật dụng mà để mọi người dùng chung thì đặt ngay giữa để dễ kiểm soát

Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình

tự sao cho giảm thiểu di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống Chẳng hạn, đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí phù hợp với tần suất sử dụng

để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “ Một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất” Một điểm cần chú ý khi thực hiện “Sắp xếp”

là các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty, trong nhà xưởng có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm

- Giai đoạn 3: Sạch sẽ

Có một mối quan hệ mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi sản xuất ra sản phẩm Như vậy, ‘Sạch sẽ’ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết

bị Ban chỉ đạo sẽ phân chia khu vực và có trách nhiệm dựa vào vị trí làm việc của mỗi

21

người, mỗi bộ phận, thiết lập bản đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc,…một cách thường xuyên làm cho những vật dụng trên không còn cơ hội để dơ bẩn Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng

tìm ra các giải pháp cho các vấn đề đó, nâng cao năng suất Đồng thời phát động chương trình “5 phút sạch sẽ” cuối mỗi ca làm việc hoặc sau một ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng về “Sạch sẽ”, từ đó duy trì một môi trường làm việc hoàn thiện, an toàn, vệ sinh

Mọi người phải có trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng Nếu muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất hãy tạo ra môi trường

đó Cần lưu ý ngoài 5-10 phút hàng ngày cho “Sạch sẽ”, nên có thời gian làm vệ sinh trong tuần, trong tháng

- Giai đoạn 4: Săn sóc

Để không lãng phí những nổ lực đã bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau khi đã thực hiện 3S đầu Cần phải duy trì và nâng cao 5S, tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ

“Săn sóc” với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên Mục tiêu của Săn sóc là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó

Một điểm quan trọng nữa trong săn sóc là hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được Ban chỉ đạo sẽ tiến hành đánh giá thường xuyên về các hoạt động 5S, việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên sẽ do thành viên tổ 5S của đơn vị thực hiện Bên cạnh đó, tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch,…để có thể kiểm tra, đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S, chẳng hạn như các quy định về việc thực hiện 3S đầu, bản tin 5S cũng như cơ chế khen thưởng, kỷ luật,…

Ngoài ra, cần tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng, phân xưởng và giữa các

tổ chức nhằm thu hút, khuyến khích mọi người cùng tham gia chương trình từ đó nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực hiện 5S

22

Khi thực hiện “Săn sóc” cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi là làm việc hay may móc Đừng chỉ tìm chỗ xấu, chỗ yếu kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên

- Giai đoạn 5: Sẵn sàng

“Sẵn sàng” là hoạt động cuối cùng và quan trọng nhất của 5S Nó được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S Khi một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc một cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 5S Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ

đi xuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Cần phải làm mọi người thực hiện 4S nói trên một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hiện thường xuyên cho nhân viên Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 5S Doanh nghiệp cũng cần xây dựng các quy tắc hay ràng buộc chính như các quy tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, quy định quản lý,… đồng thời giáo dục huấn luyện mọi người thực hiện các quy tắc, ràng buộc đó Cần phải tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần phải lưu

ý xem nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mình Nếu ta mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của mình sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp, tại sao lại không cố gắng

là cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà

Như vậy, trong nội dung của bước “Sẵn sàng” việc đào tạo là điểm quan trọng nhất giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm Mục tiêu của việc thực hiện 5S không chỉ đảm bảo nơi làm việc sach sẽ, ngăn nắp mà còn cắt giảm sự lãng phí trong doanh nghiệp

2.5.5 Đánh giá định kì :

Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến hoạt động 5S là đánh giá 5S Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến khích các hoạt động 5S Mục đích chính của việc đánh giá là:

 Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S

23

 Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S

 Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến

 Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp

Để duy trì, quan trọng là lãnh đạo phải làm gương, đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành Để đảm bảo việc đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loạt Các bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng một thang điểm đánh giá chung và thống nhất Việc đánh giá nhằm mục đích bảo đảm sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện Nghiên cứu ban hành một số quy chế cho 5S như nội quy 5S, quy định về trang phục, quy định về việc chào hỏi, quy định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S,…Tiến hành chụp ảnh thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên bản tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý

24

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 5S TẠI

CÔNG TY TNHH UN-AVAILABLE 3.1 Môi trường làm việc tại phân xưởng sản xuất trước khi thực hiện 5S:

Sắp xếp, dọn dẹp, làm vệ sinh khu vực sản xuất, khu vực làm rập cải tiến chưa sạch

sẽ, công nhân thường để đồ cá nhân, rác hay những vật dụng vô ích không liên quan đến công việc trên bàn làm việc

Hì nh 3.1: Giấy tờ, vật dụng không để đúng nơi quy định

Việc quản lý các dụng cụ như kéo bấm, kéo cắt chỉ, rập hỗ trợ chưa đúng và thích hợp, gây mất an toàn trong lao động

Hì nh 3.2: Kéo cắt chỉ chưa được móc vào nơi quy định

25

Ý thức dọn vệ sinh khu vực sản xuất, vệ sinh máy và bảo quản mỗi cá nhân chưa tốt Nhưng tình trạng như không bao vò máy khi làm việc xong, không vệ sinh máy trước

và sau khi làm việc, chỉ thừa, vải thừa rơi vãi xung quanh khu vực may

Hì nh 3.3: Chổi ở khu vực chuyền không được để đúng chỗ

Giấy tờ cần thiết trong văn phòng không được đặt đúng quy định Khi cần thiết việc

tìm kiếm tốn thời gian và hiệu quả công việc

Hì nh 3.4: Tài liệu được để bừa bộn, không ngăn nắp