Tài liệu Dành ưu tiên thời gian của bạn ( Prioritizing your time) docx

Quản lý thời gian hiệu quả, và đạt được những điều mà bạn muốn đạt được, có nghĩa là chi phí thời gian của bạn cho những việc quan trọng và không chỉ khẩn cấp.. Để làm điều này, bạn cần

Dành ưu tiên thời gian của bạn ( Prioritizing your

time)

Quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20, còn được gọi là nguyên tắc Pareto

Phát biểu:

80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn

Bạn thấy rằng nguyên tắc 80/20 là khá đúng với hầu hết mọi thứ trong cuộc sống của bạn không? Đối với hầu hết mọi người, nó thực sự là một nhượng bộ (come-down) để phân tích, nhìn lại những gì mà họ đang dành nhiều thời gian cho nó

Bạn có đang tập trung 20% cho hành động mà chúng mang lại 80% kết quả trongcuộc sống của bạn không?

Quản trị thời gian chỉ là quản lý thời gian

của chúng ta; đó là quản lý tự chúng ta

trong mối quan hệ với thời gian, đó là việc

thiết lập các ưu tiên và chi phí Nó cũng có

nghĩa là thay đổi thói quen hoặc các hoạt

động gây lãng phí ( wast time) thời gian

cho chúng ta Nó có nghĩa là sẵn sàng thử

nghiệm với các phương pháp khác nhau và

những ý tưởng để bạn có thể tìm được cách

tốt nhất để tận dụng tối đa thời gian

Qui luật này mang tích tích cực: Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa cho 20% công sức

Khẩn cấp (Urgent) / Quan trọng ( Important)

Quản lý thời gian tốt có ảnh hưởng tốt cũng như hiệu quả của công việc

Quản lý thời gian hiệu quả, và đạt được những điều mà bạn muốn đạt

được, có nghĩa là chi phí thời gian của bạn cho những việc quan trọng và

không chỉ khẩn cấp Để làm điều này, bạn cần phải phân biệt rõ ràng

giữa những gì là khẩn cấp, và những gì là quan trọng:

Important (Quan trọng): Đây là những hoạt động đó dẫn tới việc đạt được mục tiêu

của bạn và có ảnh hưởng lớn nhất về cuộc sống của bạn

Urgent (Khẩn cấp): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng

thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của bạn

Khái niệm này, đặt ra các nguyên tắc Eisenhower, cách cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower tổ chức công việc của mình Nó được tái phát hiện và đưa vào xu thế chủ đạo ( mainstream) như là ma trận Khẩn cấp/ Quan trọng của Stephen Covey trong kinh doanh cổ điển của ông năm 1994, Bảy thói quen của người có ảnh hưởng lớn ( The seven habits of highly effective people) Ma trận Urgent/ Quan trọng là một cách

tổ chức hiệu quả dựa trên các nhiệm vụ ưu tiên.Sử dụng nó sẽ giúp bạn vượt qua những khuynh hướng tự nhiên để tập trung vào các hoạt động khẩn cấp, để bạn có thể

có thời gian để tập trung vào những gì thật sự quan trọng

Sơ đồ của ma trận

1.1.1 Urgent And Important( Khẩn cấp và quan trọng):

Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi

chúng phát sinh và đáp ứng các cam kết quan trọng Thực hiện ngay các nhiệm vụ này

1.1.2 Important, But Not Urgent( Quan trọng, Nhưng Không khẩn cấp):

Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu Kế hoạch để làm các công việc tiếp theo

1.1.3 Urgent, But Not Important(Khẩn cấp, Nhưng Không quan trọng):

Những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của bạn Hãy trì hoãn

chúng, cắt chúng Trì hoãn những việc vặt

1.1.4 Not Urgent And Not Important(Không khẩn cấp và không quan trọng):

Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm, và nên tránh Nếu có thể.Tuy nhiên, hãy cẩn thận không để hiểu sai lầm (mislabel) những thứ như thời gian dành cho gia

đình và các hoạt động giải trí (tưởng như không quan trọng) Tránh những phiền nhiễu hoàn toàn

Quyết đoán

Đôi khi, những yêu cầu từ những người khác có thể là quan trọng và cần sự chú ý ngay lập tức Tuy nhiên, thông thường, những yêu cầu

đó xung đột với các giá trị của bạn và làm mất đi thời gian làm việc về những mục tiêu của bạn

Thậm chí Nếu nó là cái chúng ta muốn làm nhưng chỉ đơn giản là không có thời gian, rất khó có thể để nói không với nó Một cách tiếp cận trong giao dịch với những loại gián đoạn (types of interruptions) là sử dụng "Tích cực Không" (aPositive - No), trong

đó có nhiều hình thức:

 Nói "không", sau đó là một lời giải thích trung thực ( honest

explanation),chẳng hạn như, "Tôi không thoải mái làm ( uncomfortable doing) bởi vì "

 Nói "không" và sau đó tức khắc làm rõ ( briefly clarify) lý do của bạn mà không cần bào chữa Điều này giúp người nghe hiểu rõ hơn về bạn Ví dụ:

"Tôi không thể làm bây giờ được, bởi vì tôi có một công việc mà hạn chót phải hoàn thành là 5 giờ chiều hôm nay."

 Nói "không", và sau đó đề nghị một sự thay thế ( alternative) Ví dụ: "Tôi không có thời gian giải quyết ngày hôm nay, nhưng tôi có thể xếp lịch cho công việc này trong buổi sáng ngày mai."

 Nhắc lại sự thông cảm ( empathetically repeat) các yêu cầu theo cách nói riêng của bạn, và sau đó nói "không" Ví dụ: "Tôi hiểu rằng bạn cần phải nộp giấy tờ này ngay lập tức, nhưng tôi sẽ không thể mang đến tài liệu đó ngay cho bạn."

 Nói "có", cho lý luận của bạn để không làm việc đó, và cung cấp một giải pháp thay thế ” Ví dụ: "Vâng, tôi rất thích giúp bạn sắp xếp ( file) công việc giấy tờ này, nhưng tôi không có thời gian cho đến khi buổi sáng ngày mai." Đưa ra một lời từ chối quyết đoán ( assertive refusal) và lặp lại là nó sẽ không ảnh hưởng gì đến mọi người Cách tiếp cận này có thể là thích hợp nhất với những người tích cực hoặc hấp dẫn - lôi uốn (manipulative) và có thể là một chiến lược hiệu quả để kiểm soát những cảm xúc của bạn Ví dụ: "Tôi hiểu bạn cảm thấy như thế nào, nhưng tôi sẽ không (hoặc có thể không) " Hãy nhớ nói tập trung và cố không để trở thành đối đầu (sidetracked) đến khi trả lời các vấn đề khác