TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG

Đối với tình trạng là “Đã chết” thì hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin “Giấy chứng tử” để nhập thêm vào như hình dưới.. Như hình dưới + Khi chọn vào “Chung hộ khẩu” thì lúc tạo mới đươn

MỤC LỤC

1 Đăng nhập: 2

2 Đăng xuất 2

3 Đổi mật khẩu: 3

4 Tạo mới “Hồ sơ” 5

5 Xem lại “Hồ sơ” và chỉnh sửa: 24

6 Tạo mới thông tin ngăn chặn, giải tỏa, giải chấp 25

7 Thực hiện tra cứu: 26

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG

1 Đăng nhập:

Bước 1: Mở trình duyệt và nhập vào địa chỉ sau: http://stp.mybiz.vn

Bước 2: Nhập thông tin tên đăng nhập và mật khẩu sau đó bấm nút “Đăng nhập”

2 Đăng xuất

Nhấp trái chuột vào nút “Thoát” như ô màu đỏ ở hình dưới để đăng xuất khỏi hệ thống

3 Đổi mật khẩu:

Bước 1: Nhấp trái chuột vào ô màu đỏ ở hình dưới

Bước 2: Chọn vào mục “Hồ sơ cá nhân”

Bước 3: Chọn vào ô “Thay đổi mật khẩu”

Bước 4: Nhập thông tin mật khẩu mới vào và bấm cập nhật Hệ thống sẽ đổi mật khẩu

và trở về màn hình đăng nhập Lúc này bạn có thể đăng nhập lại với mật khẩu mới

(1) Nhập mật khẩu mới

(2) Xác nhận lại mật khẩu mới

(3) Bấm vào nút này để thay đổi mật khẩu

4 Tạo mới “Hồ sơ”

Bước 1: Chọn vào menu “Tạo hồ sơ” hệ thống mặc định chọn vào menu này khi mới

đăng nhập:

Bước 2: Chọn loại hợp đồng cần soạn thảo Trong hướng dẫn này sẽ chọn loại

“CHUYỂN NHƯỢNG” Các loại khác cũng tương tự Sau khi chọn loại hệ thống sẽ hiển thị danh sách các mẫu như hình dưới

Bước 3: Chọn tiếp mẫu hợp đồng cần soạn thảo Trong hướng dẫn này sẽ chọn mẫu

“HỢP ĐỒNG CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT” Khi chọn mẫu hệ thống sẽ mở màn hình soạn thảo như hình dưới

Bước 4: Nhập thông tin đương sự của các bên tham gia vào hợp đồng, có thể tìm theo

tên hoặc số giấy tờ tùy thân

(1) Nhập vào tên hoặc số giấy tờ tùy thân hoặc giấy đăng ký kinh doanh để tìm đương sự

(2) Trường hợp tìm thấy có thể chọn từ danh sách hiện ra ở đây

(3) Trường hợp không tìm thấy thì tạo mới đương sự bằng cách bấm vào nút “Tạo”

Sẽ có một cửa sổ mới mở lên như hình dưới

Nhập các thông tin của đương sự và bấm vào nút “Lưu” để lưu thông tin lại

Chú ý: Trong thông tin của đương sự có các điểm cần lưu ý như sau:

1 Đối với tình trạng là “Còn sống” thì bắt buộc phải nhập thông tin giấy tờ tùy thân Đối với tình trạng là “Đã chết” thì hệ thống sẽ hiển thị thêm thông tin “Giấy chứng tử” để nhập thêm vào như hình dưới

2 Đối với tình trạng hôn nhân:

- Khi tình trạng hôn nhân là “Độc thân” thì sẽ có thêm thông tin của “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân” nếu có thì nhập vô, không thì để trống Như hình dưới

- Khi tình trạng hôn nhân là “Kết hôn” thì sẽ có thêm “Thông tin kết hôn” để nhập thông tin của người kết hôn Như hình dưới

+ Khi chọn vào “Chung hộ khẩu” thì lúc tạo mới đương sự vợ/chồng hệ thống

sẽ tự động lấy thông tin địa chỉ thường trú hiển thị vào màn hình tạo mới

+ Cần cập nhật thêm các thông tin chi tiết của giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

+ Trong trường hợp li hôn với người này để kết hôn với người khác thì cần chọn vào “Đã li hôn” và cập nhật thêm thông tin “Quyết định li hôn”

3 Đối với “Ghi chú” khi nhập thông tin vào đây thì hệ thống sẽ tự động lấy thông tin này thể hiện vào trong phần “ghi chú” dưới đương sự trên màn hình hợp đồng Như hình dưới

4 Ngoài ra thì các thông tin như giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy đăng ký kết hôn cũng sẽ được thể hiện trong phần ghi chú dưới mỗi đương sự trên màn hình hợp đồng Hệ thống tự lấy khi có thông tin và cho phép người dùng có thể sửa lại Đối với các trường hợp ủy quyền qua nhiều lần để thực hiện chuyển nhượng thì có thể nhập các thông tin về hợp đồng ủy quyền vào phần ghi chú này

5 Đối với đương sự là tổ chức tín dụng thì sẽ có những điểm lưu ý sau:

(1) Loại hình ở đây là để nhập vào thông tin khi xuất ra hợp đồng tiêu đề chổ địa chỉ Nếu nhập ở đây là từ gì thì khi ra ngoài họp đồng sẽ thể hiện từ đó

(2) Nếu ngân hàng đến giao dịch thuộc cấp nào thì chọn lại ở đây cho phù hợp

(3) Vì có nhiều loại giấy chứng nhận nên chổ này sẽ được tách ra để nhập riêng tên gọi và số Khi nhập vào là thông tin gì thì sẽ thể hiện trên hợp đồng thông tin đó

Có thêm phần thông tin về những người đại diện ký hồ sơ Như hình dưới

(1) Chúng ta có thể bấm vào nút này để nhập thông tin giấy tờ tùy thân của người đại diện (nếu không có thông tin thì có thể không nhập)

(2) Bấm vào nút này để thêm những người đại diện ký hồ sơ

(1) Chọn loại giấy tờ tùy thân mà người đại diện sử dụng

(2) Nhập vào thông tin số giấy tờ tùy thân

Trên hợp đồng trong trường hợp tổ chức tín dụng có nhiều người đại diện ký hồ sơ thì

có thể chọn lại, như hình dưới

Trường hợp đương sự cá nhân có nhiều loại giấy tờ tùy thân thì có thể chọn lại tại ô màu đỏ như hình dưới

Có thể thêm nhiều đương sự vào một bên tham gia hợp đồng bằng cách bấm vào nút

“Thêm đương sự” như hình dưới

(1) Bấm vào đây để thêm đương sự tham gia vào

(2) Khi bấm vào mục (1) thì phần này sẽ được hiển thị để nhập thông tin

Có thể chọn vợ hoặc chồng cùng tham gia vào hợp đồng như hình dưới

(1) Bấm vào đây để thêm vợ hoặc chồng tham gia vào hợp đồng

(2) Khi bấm vào mục (1) thì phần này sẽ được hiển thị để xem thông tin

Trường hợp cần cập nhật thông tin lại cho đương sự này thì có thể chọn vào ô tô màu

đỏ như hình dưới, sau đó cập nhật thông tin và lưu lại

Khi mở thông tin chi tiết sẽ có cửa sổ mới mở lên như hình sau:

Có thể thêm một bên tham gia vào hợp đồng bằng cách bấm vào nút “Thêm nhóm đối tượng” trong trường hợp cần thêm một nhóm mới vào

Hoặc có thể xóa bớt nhóm này bằng cách nhập vào dấu “x” bên cạnh nhóm

Bước 5: Nhập thông tin tài sản Tương tự như đương sự, chúng ta có thể tìm, nếu

trường hợp tìm không thấy thì có thể tạo mới tại màn hình này

(4) Giao dịch toàn bộ tài sản hay một phần tài sản, nếu trường hợp chỉ giao dịch một

phần tài sản thì ô kế bên sẽ hiện ra để nhập thêm thông tin chi tiết giao dịch một

phần nào của tài sản

Có thể thêm nhiều tài sản bằng cách bấm vào nút “Thêm tài sản” như hình dưới

(1) Bấm vào đây để thêm tài sản

(2) Khi bấm vào mục (1) thì phần này sẽ được hiển thị để thêm thông tin

(3) Nhập vào giá trị giao dịch để hệ thống dựa vào đó để đọc số tiền bằng chữ trong

1 số mẫu hợp đồng cần có thông tin về giá trị giao dịch

(4) Bấm vào nút này để thực hiện việc lấy thông tin điều khoản mặc định Hệ thống

sẽ hỏi xác nhận khi bấm vào nút này để phòng trường hợp bấm nhầm

Chọn vào “OK” hệ thống sẽ thực hiện lấy thông tin

Sau khi lấy thông tin sẽ có 2 chức năng khác thể hiện ra “Cập nhật thông tin” và

“Cập nhật lời chứng” như hình dưới

Khi bấm vào nút “Cập nhật thông tin” hệ thống sẽ cập nhật lại những điều khoản

có thông tin của tài sản hoặc giá trị giao dịch về nội dung mặc định và thông tin

tài sản mới (nếu trường hợp phát hiện thông tin trong tài sản lúc nhập liệu bị sai)

Đồng thời cũng sẽ cập nhật thông tin vào lời chứng theo thông tin mới nhất

Khi bấm và nút “Cập nhật lời chứng” hệ thống chỉ cập nhật thông tin của lời

chứng, không ảnh hưởng đến các điều khoản (thực hiện trong trường hợp phát

hiện sai thông tin đương sự cần cập nhật.)

Hệ thống sẽ tự động lấy ra các nội dung mặc định theo từng mẫu như bên dưới

Có thể chỉnh sửa nội dung trong từng điều khoản, thêm điều khoản mới hoặc xóa điều khoản đang có đi hoặc thay đổi thứ tự của điều khoản

Có thể xóa bớt bên ký hồ sơ bằng cách bấm vào ký hiệu thùng rác bên ký hồ sơ như hình dưới

Hệ thống tự động lấy thông tin lời chứng của công chứng viên theo cấu trúc mặc định

(1) Chúng ta có thể tự thay đổi lại nội dung ở mục này cho phù hợp

(2) Chọn lại công chứng viên trong trường hợp đã biết được công chứng viên nào

Hệ thống tự động lấy trích yếu dựa vào cấu trúc mặc định Bên cạnh đó chuyên viên nhập liệu có thể bổ sung thêm các nội dung khác cần chia sẽ không nằm trong cấu

trúc mặc định vào ô được tô màu đỏ như hình dưới

(1) Nhập thêm nội dung chia sẽ ngoài cấu trúc mặc định

(2) Bấm vào nút này để lưu hồ sơ

(3) Bấm vào nút này để lưu hồ sơ đồng thời xuất ra file pdf hợp đồng hoàn chỉnh

Khi đã có số công chứng và hoàn thành việc ký hồ sơ thì cần quay lại màn hình nhập liệu cập nhật thêm thông tin và chia sẻ thông tin

Đối với hồ sơ “Đã công chứng” thì chỉ có trưởng phòng mới có thể mở khóa hồ sơ để

cho phép chỉnh sửa trong trường hợp chia sẻ thông tin rồi và phát hiện ra sai kỹ thuật

cần chỉnh sửa lại

Để tránh tình trạng có nhiều người vào sửa 1 hồ sơ cùng lúc thì hệ thống chỉ cho phép

1 hồ sơ chỉ có 1 người sửa tại 1 thời điểm, nếu có người đang sửa thì hệ thống sẽ báo

như hình dưới

Khi rê chuột vào biểu tượng ổ khóa sẽ hiển thị chi tiết tên người nào đang sửa

5 Xem lại “Hồ sơ” và chỉnh sửa:

Bước 1: Vào menu “Danh sách hồ sơ”

(1) Vào menu này hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách hồ sơ của phòng mình đang đứng

(1) Bấm vào nút này để thực hiện chia sẻ hồ sơ

(2) Bấm vào nút này để xuất ra file pdf lại

6 Tạo mới thông tin ngăn chặn, giải tỏa, giải chấp

Bước 1: Thực hiện như hình dưới

(1) Vào menu “Ngăn chặn”

(2) Bấm vào nút “Thêm mới”

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết của “Ngăn chặn” Có những điểm chú ý sau:

7 Thực hiện tra cứu:

Bước 1: Vào menu “Tra cứu” Nhập thông tin và bấm tìm kiếm để thực hiện

(1) Vào menu tra cứu

(2) Chọn đối tượng cần tra cứu

(3) Nhập vào từ khóa

(4) Bấm vào “Tìm kiếm” để thực hiện

Bước 2: Bấm vào nút “Xem” để xem thông tin chi tiết