TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ BẮC KẠN

Hình 03: Click “Mới” để tạo một thư mới Hình 04: Điền nội dung và người nhận để gửi thư -> Click Gửi  Đính kèm: Người dùng click vào Đính kèm khi muốn đính kèm tài liệu, file tới người

Trang 1

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BẮC KẠN

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ BẮC KẠN

Bắc Kạn: Tháng 09/2016

Trang 2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới 3

2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu 3

2.1 Gửi một thư điện tử 3

2.2 Nhận thư đến 5

2.3 Trả lời thư đã nhận 6

2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận 6

2.5 Tìm kiếm thư 6

2.6 Xóa một thư 7

2.7 Thay đổi mật khẩu 8

3 Các chức năng khi sử dụng qua web 10

3.1 Các tab chính của webmail 10

3.2 Tab Thư 10

3.3 Tab Lịch 11

3.4 Tab Mọi người 12

3.5 Tab Tác vụ 14

4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện 16

4.1 Thay đổi hình đại diện 16

4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư 17

4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùng 18

5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 2013 19

5.1 Sử dụng giao thức Exchange 19

5.2 Sử dụng POP hoặc IMAP 22

6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di động 23

Trang 3

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử Bắc Kạn

1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới

điện tử mới và thay đổi mật khẩu cho cá nhân mình https://mail.backan.gov.vn

Hình 01: Giao diện thư điện tử mới - https://mail.backan.gov.vn

thực hiện Bước 2 để sử dụng thư (Chọn ngôn ngữ và múi giờ sử dụng)

Hình 02: Chọn Ngôn ngữ Tiếng Việt và múi giờ UTC+7:00 Bangkok, Hanoi, Jakarta ->

Lưu

2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu

2.1 Gửi một thư điện tử

Mật khẩu đăng nhập thư điện tử mới của riêng mỗi người đùng

Trang 4

Hình 03: Click “Mới” để tạo một thư mới

Hình 04: Điền nội dung và người nhận để gửi thư -> Click Gửi

 Đính kèm: Người dùng click vào Đính kèm khi muốn đính kèm tài liệu, file tới người

nhận

 Bỏ: Người dùng click vào Bỏ khi không muốn gửi thư đang soạn

 Đến: Địa chỉ người nhận

 CC: Thêm người nhận

 Chủ đề: Tiêu đề thư cần viết

 Nội dung thư: Trong nội dung viết thư, người dùng có thể kèm theo ảnh, chỉnh màu

chữ, kiểu chữ

Trang 5

2.2 Nhận thư đến

Hình 05: Giao diện nhận thư đến -> Click vào mũi tên để chọn trả lời

Hình 06: Tại đây, người dùng chọn các lựa chọn trả lời thư đã nhận

Trang 6

2.3 Trả lời thư đã nhận

Hình 07: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Trả lời, Trả lời tất cả

2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận

Hình 08: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Chuyển tiếp

2.5 Tìm kiếm thư

Người dùng có thể tìm kiếm thư với các nội dung như (người gửi, tiêu đề thư, file đính kèm )

Trang 7

Hình 09: Người dùng click vào Tìm kiếm thư và mọi người để bắt đầu tìm kiếm

Hình 11: Gõ nội dung hoặc người muốn tìm kiếm

2.6 Xóa một thư

Người dùng có thể xóa một thư khỏi hộp thư đến Khi xóa khỏi hộp thư đến, mặc định thư sẽ được cho vào Mục đã xóa bỏ

Trang 8

Hình 12: Người dùng click vào biểu tượng thùng rác để xóa thư

2.7 Thay đổi mật khẩu

Khi bắt đầu sử dụng thư mới Người dùng cần phải thay đổi mật khẩu được gửi qua thư điện tử trước khi hệ thống thư mới được sử dụng Hướng dẫn đổi mật khẩu này cũng sẽ được

sử dụng cho những lần sau, khi người dùng có nhu cầu đổi mật khẩu

Người dùng đăng nhập vào thư và thực hiện các bước đổi mật khẩu như sau:

Hình 13: Chọn Hình -> Tùy chọn

Trang 9

Hình 14: Click vào Tài khoàn của tôi -> Thay đổi mật khẩu của bạn

Hính 15: Người dùng đặt mật khẩu mới muốn dùng -> Lưu

Mật khẩu cũ đang sử dụng để đăng nhập thư

Mật khẩu mới người dùng muốn đổi

Trang 10

Hính 16: Giao diện Hộp thư đến sau khi đăng nhập với mật khẩu mới thành công

3 Các chức năng khi sử dụng qua web

3.1 Các tab chính của webmail

Hình 17: Những tab mà người dùng có thể sử dụng trên giao diện web

Với những tab như (Thư, Lịch, Mọi người, Tác vụ) người dùng có thể vào các menu

để Gửi thư, tạo lịch, tạo danh bạ … Những dữ liệu được tạo trên webmail sẽ tự động được đồng bộ vào outlook tài khoản người dùng và ngược lại

3.2 Tab Thư

Tab thư là tab mặc định khi người dùng đăng nhập vào thư Đây là tab để người dùng gửi nhận thư, đính kèm file … khi sử dụng thư điện tử

Trang 11

Hình 18: Giao diện hiển thị tab thư, tab chính thường xuyên sử dụng

3.3 Tab Lịch

Tab lịch là nơi người dùng có thể tạo cho mình những lịch nhắc nhở trong công việc Những kế hoạch trong công việc sẽ được nhắc nhở cho người dùng trước khi thực hiện

Để tạo một lịch nhắc nhở, người dùng thực hiện những bước sau:

Hình 19: Click vào Tab Lịch để tiến hành tạo một nhắc nhở

Trang 12

Hình 20: Chọn ngày và nội dung, thời gian tạo sự kiện cần lập

3.4 Tab Mọi người

a) Tạo một địa chỉ liên hệ trong danh bạ

Đây là tab mà người dùng có thể tạo danh bạ địa chỉ thư điện tử, tạo nhóm thư điện tử

Để tạo một địa chỉ thư điện tử người dùng thực hiện các bước sau:

Hình 21: Click vào tab Mọi người để vào mục tạo danh bạ

Trang 13

Hình 22: Click Mới để tạo một địa chỉ

Hình 23: Điền thông tin một địa chỉ

Người dùng cần điền Tên, Họ một người cần thêm danh bạ

Địa chỉ thư điện tử của người cần thêm

Sau đó click vào Lưu để kết thúc tiến hành tạo một địa chỉ trong danh bạ

b) Tạo một nhóm địa chỉ liên hệ

Khi tạo một nhóm địa chỉ liên hệ, người dùng sẽ thêm các người dùng riêng lẻ vào một nhóm Khi người dùng gửi một thư mới, thay vì gửi cho từng địa chỉ thì người dùng có thể gửi tới một nhóm Tất cả những người có trong nhóm sẽ nhận được thư này

Trang 14

Hình 24: Click vào Mới (mũi tên) -> Danh sách liên hệ

Hình 25: Đặt tên cho nhóm địa chỉ, thêm địa chỉ của cá nhân vào nhóm ->Lưu

Trang 15

Hình 26: Chọn tab Tác vụ đẻ tiến hành tạo một mục công việc

Hình 27: Click Mới

Trang 16

Hình 28: Người dùng tạo nội dung một tác vụ, thời gian và tiến độ hoàn thành công việc đó

Hình 29: Nội dung sau khi hoàn thành tạo một tác vụ

4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện

4.1 Thay đổi hình đại diện

Người dùng có thể thay đổi hình đại diện cho thư điện tử của mình Nếu sử dụng hình đại diện thì khi người dùng gửi thư hình đại diện sẽ hiện thị bên người nhận

Trang 17

Hình 30: Click vào hình -> Thay đổi

Hình 31 : Chọn hình cần làm đại diện -> Lưu

4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư

Người dùng có thể thay đổi hình nền và màu hiển thị của thư điện tử cá nhân phù hợp với sở thích của bản thân

Trang 18

Hình 32: Click vào hình -> Thay đổi chủ đề

Hình 33: Chọn giao diện muốn thay đổi -> OK

4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùng

Mỗi người dùng mặc định sẽ có riêng cho mình 1 trang quản trị riêng tại địa chỉ https://mail.backan.gov.vn/ecp/ Khi người dùng đăng nhập vào trang này, người dùng có thể cấu hình, cài đặt những chức năng riêng của cá nhân (tài khoản, chữ ký, cấu hình mail ) Tại đây người dùng có thể kiểm tra dung lượng mail đã sử dụng, thay đổi mật khẩu

Trang 19

Hình 34: Giao diện trang quản trị riêng cho từng cá nhân người dùng

5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 2013

5.1 Sử dụng giao thức Exchange

Vào Control Panel -> All Control Panel Items -> Mail

Trang 21

Trang 22

Hình 32: Hòan thành quá trình thêm một tài khoản vảo Outlook 2013

5.2 Sử dụng POP hoặc IMAP

Các bước để thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng giao thức POP hoặc IMAP cũng tương tự như hướng dẫn với giao thức Exchange

Những bước thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng POP hoặc IMAP người dùng thực hiện những bước sau

Trang 23

Hình 33: Hoàn thành add địa chỉ mail vào outlook sử dụng IMAP

6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di động

Để sử dụng những tính năng cao cấp của hệ thống thư điện tử mới Phục vụ công việc hiệu quả và thuận tiện hơn Người dùng có thể sử dụng thiết bị di động để có thể đồng bộ dữ liệu thư điện tử tới điện thoại của mình Khi có thư đến, hoặc có sự kiện, công việc thì điện thoại sẽ thông báo cho người dùng dưới dạng như một tin nhắn Để sử dụng trên thiết bị di động, người dùng thực hiện những bước sau:

Trang 25

Trang 27

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	3,57 MB