Tổ chức bộ máy và công tác kế toán tại Khách sạn Guoman Hà nội

Lời mở đầu: Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại. Với chức năng thu thập xử lý thông tin , kế toán giúp cho các nhà quản lý định ra c

Lời mở đầu:

Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với các doanh nghiệp thơng mại Với chức năng thu thập xử lý thông tin , kế toán giúp cho các nhà quản lý định ra các kế hoạch nh dự án, đồng thời biết đợc quá trình sử dụngvốn đầu t của doanh nghiệp

Với những kiến thức về kế toán đã đợc trang bị trong thời gian học ở trờng nay đợc đi thực tế em đã chọn Khách sạn Guoman Hà nội là nơi thực tập

Qua thời gian thực tập một tháng từ ngày 10 tháng 03 năm 2004 đến ngày 10 tháng

04 năm 2004 tại Khách sạn Guoman Hà nội em đã tìm hiểu đợc đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của Khách sạn và từ đó em đã hiểu thêm đợc về hoạt động kinh doanh của loại hình Khách sạn nói chung và đặc biệt về đặc điểm hệ thống kế toán nói riêng tại Khách sạn Guoman Hà nội

Em xin đợc đa ra báo cáo thực tập với các nội dung chính nh sau:

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện báo cáo, do còn hạn chế về kiến thức lý luận

và khảo sát thực tiễn nên không tránh khỏi những thiếu sót Bởi vậy em rất mong nhận đợc

ý kiến phê bình và góp ý của thầy giáo để báo cáo thực tập của em đợc hoàn thiện hơn

Em xin gửi lời cám ơn đến Ban lãnh đạo Khách sạn Guoman Hà nội và Thày giáo đã giúp

em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này

Phần 1

Tổng quan giới thiệu về Khách sạn Guoman Hà nội

1.1 Sơ lợc về lịch sử hình thành và phát triển của Khách sạn GUOMAN Hànội

Khách sạn Guoman Hà nội trực thuộc công ty TNHH _ HLL Guoco Việt nam địa chỉ

83 A Lý thờng kiệt Đây là công ty liên doanh giữa tập đoàn HONGLEONG của Malaysia ( chuyên kinh doanh về bất động sản và ngân hàng) trụ sở đặt tại 17 Bond Street, Channel Island, Malaysia và Công ty Vật t kỹ thuật Vận tải ô tô thuộc Bộ giao thông vận tải có trụ sở tại 83A Lý Thờng Kiệt Hợp đồng giữa hai bên đợc ký kết vào ngày 03/07/93 Thời hạn hoạt động của công ty liên doanh là 30 năm kể từ ngày đợc cấp phép ( 20/07/93) Khách sạn Guoman Hà nội đợc xây dựng và bắt đầu hoạt động vào ngày 31/10/97 với tỷ lệ vốn đầu t là 3/7 trong đó phía Việt Nam chiếm 26,9% Khách sạn đợc thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế với 151 phòng sang trọng, đã đi vào hoạt động và chính thức đợc Tổng cục Du lịch Việt Nam công nhận hạng 4 sao vào ngày 05/04/00

Về cơ sở vật chất kỹ thuật Khách sạn Guoman Hà nội có tất cả 151 phòng trong đó có

149 phòng phục vụ hoạt động kinh doanh lu trú, 2 phòng giành cho tập đoàn, 36 phòng deluxe, 110 phòng Premium, 2 phòng Junior Suite và 1 phòng executive Suite,Tất cả các phòng khách ở đây đều có diện tích rộng, trang bị nội thất sang trọng và đợc bố trí một cách hợp lý đạt tiêu chuẩn quốc tế 4 sao Đằng sau bãi gửi xe có sức chứa 30 xe ô tô, 2 nhà hàng phục vụ các món ăn âu á, 1 quầy Bar, 1 trung tâm dịch vụ thơng mại, 1 phòng hội thảo, 1Phòng tập thể hình, 6 phòng Mát sa và 2 phòng xông hơi

Với gần 7 năm hoạt dộng, Khách sạn đã sớm thu hút đợc sự chú ý của khách Quốc tế và các doanh nhân trong nớc bởi không những khách sạn nằm ở vị trí thuận tiện cho cả việc

du lịch, th giãn và làm việc mà con nhờ vào uy tín của GUOMAN INTERNATIONAL

đã đợc khách hàng tin cậyvề độ an toàn và chất lợng phục vụ Khách sạn đã tự khẳng

định đợc mình đồng thời cũng tích luỹ đợc kinh nghiệm quản lý đặc sắc Tuy nhiên khách sạn Guoman Hà nội ra đời đúng những năm mà sức cạnh tranh trên thị trờng diễn

ra gay gắt do tình hình kinh doanh khách sạn du lịch gần đây ở Hà nội ở Hà nội nói

riêng và khắp cả nớc nói chung có nhiều giảm sút, đồng thời cùng những biến động mạnh của nền kinh tế thị trờng đòi hỏi khách sạn phải có đờng lối chiến lợc chính sách hết sức đúng đắn thì mới có thể duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh có hiệu quả trên thị trờng

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Khách sạn:

Khách sạn Guoman Hà nội đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 638/GP cấp ngày 20 tháng 07 năm 1993 và giấy phép này đồng thời có giá trị là giấy đăng ký điều lệ công

ty, có hiệu lực từ ngày ký với nội dung nh sau:

Điều 1:

cho phép 2 bên, gồm:

Bên Việt Nam: Công ty vật t kỹ thuật vận tải ô tô: trụ sở đặt tại 83 A Lý Thờng Kiệt, Hà nội

Bên nớc ngoài: Công ty HLL _ Guoco Investment limited đợc thành lập theo luật pháp của Channel islands: trụ sở đặt tại 17 Bond street Helier, Jersey, Channel ilands thành lập Công ty liên doanh để xây dựng một khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc

tế 4 sao tại 83 A Lý Thờng Kiệt, Hà nội để kinh doanh các dịch vụ Khách sạn tại đây

Điều 2:

Công ty liên doanh có tên gọi là Công ty TNHH HLL-Guoco- Việt nam: trụ sở tại 83

A Lý Thờng Kiệt, Hà nội

Công ty có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và phải mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt nam

Điều3:

Tổng số vốn đầu t là 13,200,000.00 đô la ( mời ba triệu hai trăm ngàn đô la)

Vốn pháp định của Công ty liên doanh là 6,748,923.00 (sáu triệu bảy trăm bốn mơi tám nghìn chín trăm hai mơi ba đô la trong đó:

Bên Việt nam góp 1,747,919.00 (một triệu bẩy trăm bốn mơi bẩy nghìn chín trănm bảy mơi mốt đô la chiếm 25,9% vốn pháp định, gồm:

+Quyền sử dụng 2950 m2 đất trong thời gian 30 năm, trị giá 1,416,000.00 đô la + Nhà cửa hiện có trị giá 331,917.00 đô la

- Bên nớc ngoài góp 5,000,592.00(năm triệu năm trăm chín mơi hai) đô la chiếm

74, 1% vốn pháp định, bằng thiết bị vật t, phơng tiện vận chuyển và tiền nớc ngoài

Điều 4:

Thời hạn hoạt động của công ty liên doanh là 30 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phếp đầu t

Điều 5:

a) Công ty liên doanh đợc miễn thuế nhập khẩu đối với thiết bị máy móc, phụ tùng, các phơng tiện sản xuất kinh doanh(gồm cả phơng tiện vận chuyển) và các vật t nhập khẩu vào Việt nam để tiến hành đầu t xây dựng cơ bản hình thành công ty Hàng hóa trên nếu bán tại thị trờng Việt nam phải nộp thuế nhập khẩu, thuế doanh thu theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt nam

b) Công ty liên doanh phải nộp thuế nhập khẩu và thuế doanh thu hoặc thuế tiêu thụ

đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu để kinh doanh dịch vụ Khách sạn

c) Thiết bị máy móc, phơng tiện vận chuyển do công ty liên doanh nhập khẩu phải…

là sản phẩm mới

Điều 6:

Công ty liên doanh có nghĩa vụ nộp cho Nhà nớc Việt nam:

- Thuế lợi tức bằng 25% lợi nhuận thu đợc

- Các loại thuế khác theo quy định hiện hành tại thời điểm nộp thuế hàng năm

Điều 7:

Sau khi thực hiện mọi nghĩa vụ tài chính với nhà nớc Việt nam và trích lập các quĩ công ty, lợi nhuận còn lại của công ty liên doanh đợc chia cho 2 bên liên doanh theo

tỷ lệ sau:

- Từ năm thứ nhất đến năm thứ 22:

+ Bên Việt nam: 25.9%

+ Bên nớc ngoài: 74.1%

- Từ năm thứ 23 đến năm thứ 26

+ Bên Việt nam: 40%

+ Bên nớc ngoài: 60%

-Từ năm thứ 27 đến năm thứ 30:

+ Bên Việt nam: 49%

+ Bên nớc ngoài: 51%

Sau thời hạn 30 năm toàn bộ giá trị tài sản của công ty liên doanh đợc chia cho 2 bên liên doanh theo tỷ lệ sau:

+ Bên Việt nam: 60%

+ Bên nớc ngoài: 40%

Điều 8:

Khi chuyển lợi nhuận ra khỏi Việt Nam, bên nớc ngoài phải nộp thuế bằng 7% lợi nhuận chuyển ra

Điều 9:

a) Sau khi nhận đợc giấy phép đầu t Công ty liên doanh phải thực hiện đầy đủ quy

định tại thông t hớng dẫn số 238\HTDT-VP ngày 17 tháng 5 năm 1991 của ủy ban nhà nớc về hợp tác và đầu t: lập danh mục hàng hóa nhập khẩu trình Bộ

th-ơng mại xét duyệt và cấp giấy phép nhập khẩu

b) Việc xây dựng khách sạn và các công trình dịch vụ phải tuân thủ các quy định

về quản lý xây dựng cơ bản của nhà nớc Việt nam Nếu áp dụng quy trình, quy phạm của nớc ngoài thì phải đợc Bộ xây dựng Việt nam chấp thuận

Việc xây dựng và lắp đặc trang thiết bị đợc thực hiện theo nguyên tắc: trong cùng

điều kiện kỹ thuật và giá cả nh nhau thì u tiên cho các tổ chức kinh tế Việt nam thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế

c) Nguyên vật liệu, vật t, thiết bị, phụ tùng thay thế, phơng tiện vận chuyển phục vụ xây dựng kinh doanh trớc hết u tiên mua tại thị trờng Việt nam nếu có cùng điều kiện kỹ thuật thơng mại

Điều 10:

Trong quá trình hoạt động, Công ty liên doanh phải tuân thủ pháp luật Việt Nam, các quy định của giấy phép đầu t, các khoản của hợp đồng liên doanh, Điều lệ Công

ty liên doanh và phụ lục sửa đổi, bổ xung hợp đồng do hai bên liên doanh ngày 03 tháng 07 năm 1993

Mọi điều khoản của hợp đồng liên doanh, điều lệ công ty liên doanh và phụ lục sửa

đổi, bổ sung hợp đồng trái với nội dung Giấy phép đầu t này phải đợc hiểu theo quy

định của giấy phép đầu t Công ty liên doanh phải áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trờng, phòng cháy và an toàn lao động theo các quy định của nhà nớc Việt nam

Điều 11:

Giấy phép này đồng thời có giá trị là giấy chứng nhận đăng ký điều lệ công

ty TNHH- HLL- Guoco Việt nam có hiệu lực kể từ ngày ký

Điều 12:

Giấy phép này đợc lập thành bốn bản gốc: hai bản cấp cho hai bên liên doanh, một bản cấp cho công ty liên doanh và một bản đăng ký tại ủy ban nhà nớc về hợp tác và đầu t

1.3 Tình hình kinh doanh của Khách sạn:

Tình hình vốn của Khách sạn:

Khách sạn Guoman Hà nội là một khách sạn liên doanh với tổng số vốn đầu t là 13,200,000.00 đô la ( mời ba triệu hai trăm ngàn đô la)

Vốn pháp định của Công ty liên doanh là 6,748,923.00 (sáu triệu bảy trăm bốn mơi tám nghìn chín trăm hai mơi ba đô la trong đó:

Bên Việt nam góp 1,747,919.00 (một triệu bẩy trăm bốn mơi bẩy nghìn chín trănm bảy mơi mốt đô la chiếm 25,9% vốn pháp định, gồm:

+Quyền sử dụng 2950 m2 đất trong thời gian 30 năm, trị giá 1,416,000.00 đô la + Nhà cửa hiện có trị giá 331,917.00 đô la

- Bên nớc ngoài góp 5,000,592.00(năm triệu năm trăm chín mơi hai) đô la chiếm

74, 1% vốn pháp định, bằng thiết bị vật t, phơng tiện vận chuyển và tiền nớc ngoài

Khách sạn Guoman Hà nội nằm ngay trong khu trung tâm thơng mại thành phố Hà nội, xung quanh là các đại sứ quán các nớc và trụ sở của một số các hiệp hội quốc tế nh UNICEP, UNDP và hàng loạt các công ty lớn nhỏ của nhà nớc Nhờ vào vị trí thuận lợi

nh vậy và với uy tín của tập đoàn Guoman International cho nên Khách sạn chọn thị tr-ờng khách mục tiêu của mình là khách du lịch nớc ngoài, các thơng gia trong và ngoài nớc, khách công vụ quốc tế đến thăm quan và làm việc tại trụ sở các hiệp hội hay các

đại sứ quán

Với lối kiến trúc độc đáo theo kiểu Pháp Khách sạn Guoman có 12 tầng và có diện tích 2.950 m2 nằm trên trục đờng Lý Thờng Kiệt với một địa thế khá thuận lợi về giao thông di lại, chỉ cách ga Hà nội 500 m , cách trung tâm thành phố 700m Từ đây chỉ mất

5 phút đi ô tô là khách có thể tới đợc Hồ Hoàn Kiếm hoặc phố cổ ở ngay trung tâm thành phố Để đa đón khách từ Khách sạn ra sân bay Nội bài chỉ mất 35 phút Hơn nữa Khách sạn lại gần các đại sứ quán, các công sở lớn của nớc ngoài đặt tại Việt Nam nh trụ sở UNICEF, UNDP nên có điều kiện thu hút đợc rất nhiều khách công vụ Ngoài ra

KS còn gần Cung Văn hoá hữu nghị Việt xô, rạp chiếu phim Fandsland và gần các di tích lịch sử của Thành phố, các khu vui chơi giải trí điều này giúp cho KS có điều kiện

tổ chức các chơng trình cho khách tại KS Không gian ở đây rất thoáng mát và yên tĩnh vì không thuộc khu đông dân c và có độ an toàn về an ninh, chính trị cao nên thu hút

đ-ợc các đối tợng khách muốn nghỉ ngơi tìm hiểu hoặc tổ chức các cuộc hội đàm

Trong xu hớng kinh doanh hiện nay, Đảng và nhà nớc đã giành cho ngành du lịch nói chung và các khách sạn nói riêng rất nhiều những chính sách u đãi nhằm thu hút đầu t của các công ty nớc ngoài đến đây làm việc do vậy đây cũng là môi trờng thuận lợi cho Khách sạn Guoman Hà nội phát huy hơn nữa khả năng của mình

Tuy nhiên do hình thành và phát triển trong cơ chế thị trờng nên Khách sạn Guoman Hà nội chịu khá nhiều thử thách và ảnh hởng trong khu vực kinh doanh của mình Các đối thủ cạnh tranh với Khách sạn khá nhiều , các khách sạn lớn ở rất gần Guoman nh Hà nội Tower, Khách sạn Melia, Khách sạn Sài Gòn, Khách sạn Công

đoàn và rất nhiều các khách sạn khác đang mọc lên nh nấm cùng với các đối thủ cạnh tranh nh Khách sạn Sunway, Fortuna, Horison, Sofitel Metropol, Daewoo luôn gây sức

ép cho khách sạn đe doạ cớp mất thị phần của Guoman trên thị trờng Hà nội Khách sạn còn phải đơng đầu với một vấn đề nữa là tình hinh chung ở Hà nội hiện nay với số lợng phòng cung cấp rất lớn trong khi đó lợng khách đến Hà nội cha cao do ảnh hởng của

dịch bệnh cum ga số lợng phòng năm 2004 là 9696 phòng trong khi đó số khách du lịch quốc tế đến Hà nội là 380 nghìn lợt khách Nh vậy có thể nói công suất sử dụng phòng trung bình của các khách sạn ở Hà nội năm 2004 chỉ đạt 42% Một công suất sử dụng phòng trung bình khá thấp Vì vậy để cạnh tranh đợc trong thời kỳ hiện nay là rất khó khăn không chỉ riêng Khách sạn Guoman Hà nội

1.4 Hệ thống tổ chức hoạt động của Khách sạn

1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Khách sạn

Hệ thống tổ chức và điều hành của Khách sạn GUOMAN Hà nội:

Cũng nh những khách sạn lớn khác, trong cơ cấu tổ chức lao động của mình, Khách sạn Guoman cũng bố trí theo cấp bậc để tiện cho việc phân quyền, thống nhất quản lý và tính lơng, tăng lơng Trong mỗi bộ phận, cơ cấu tổ chức đợc sắp xếp nh sau:

Trong đó:

Ban Lãnh đạo bao gồm:

- Tổng giám đốc Khách sạn :

Là ngời chịu trách nhiệm chính điều hành hoạt động của Khách sạn thông qua các tr-ởng bộ phận cũng nh đa ra các chiến lợc kinh doanh cụ thể để Khách sạn tồn tại và phát triển

- Các trởng bộ phận:

Giám đốc Trởng bộ phận

Giám sát viên

Nhân viên chính

Nhân viên phụ

Nhân viên học việc

+ Trởng bộ phận lễ tân ( Front Office Manager): Phụ trách điều hành toàn

bộ nhân viên lễ tân, nhân viên đón khách, nhân viên phụ trách hành lý, nhân viên tổng đài, nhân viên phòng thơng mại trong hoạt động đón tiếp khách ra vào Khách sạn và giải quyết các phàn nàn của khách

+ Trởng bộ phận Buồng (Executive Housekeeper): Chịu trách nhiệm phụ trách toàn bộ nhân phục vụ buồng, nhân viên giặt là và các nhân viên khách nh nhân viên làm vệ sinh công cộng, nhân viên may mặc, nhân viên phụ trách đồng phục, nhân viên phụ trách đồ uống trong phòng

+ Trởng bộ phận Ăn uống (F&B Manager): Là ngời đứng đầu phụ trách nhân viên 2 bộ phận đó là bộ phận Bếp và Bộ phận Nhà Hàng và chịu trách nhiệm toàn bộ các dịch vụ ăn uống tại Khách sạn

+ Trởng bộ phận Bảo dỡng: Phụ trách toàn bộ nhân viên bộ phận bảo d-ỡng và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động bảo dd-ỡng bảo trì máy móc trong Khách sạn và phục vụ các dịch vụ cho khách khi có yêu cầu

+ Trởng bộ phận Bảo vệ: Phụ trách toàn bộ nhân viên bảo vệ để đảm an ninh, trật tự, an toàn cho Khách sạn cho Khách đến ở Khách sạn và cho toàn thể nhân viên Khách sạn,

+ Trởng bộ phận kế toán (Hotel Controller): Là ngời đứng đầu bộ phận kế toán chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ nhân viên kế toán của Khách sạn

+ Trởng bộ phận Nhân sự (Human Resources Manager): Là ngời chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hoạch định chế độ chính sách thủ tục cho khách sạn và giám sát tình hình chấp hành kỷ luật của nhân viên

Nhìn vào sơ đồ ta thấy rằng đây thuộc kiểu cơ cấu tổ chức chức năng Tổng giám

đốc khách sạn là ngời đứng đầu trong bộ máy quản lý của khách sạn và chịu mọi trách nhiệm trớc tập đoàn

+ Trởng bộ phận Marketing: Là ngời phụ trách bộ phận kinh doanh tiếp thị và đa ra các chiến lợc kinh doanh cho Khách sạn

Sơ đồ tổ chức của khách sạn guoman

SƠ Đồ Số 1

- Quy trình công nghệ: Là một khách sạn quốc tế 4 sao Khách sạn Guoman đã áp dụng công nghệ khách sạn và mô hình quản lý theo kiểu Malaysia vì Khách sạn Guoman Hà nội trực thuộc tập đoàn Hongleong do ngời Malaysia quản lý Cơ sở vật chất và trang thiết bị ở đây rất hiện đại do liên tục đợc nâng cấp Công việc quản lý ở

đây cũng đợc giảm nhẹ do đợc trang bị đầy đủ các thiết bị nh hệ thống máy tính đợc nối mạng, hệ thống camera quan sát tại các tầng và các khu vực công cộng , các

ph-ơng tiện bảo hộ lao động và hệ thống bộ đàm không dây hiện đại Do vậy số lợng nhân viên ở đây cũng rất thấp chỉ có 130 nhân viên / tổng số 151 buồng phòng Có thể nói đây là một Khách sạn đợc áp dụng công nghệ hiện đại, chính vì lẽ đó mà nó

đã thu hút đợc rất nhiều khách đến đây

nv NHà HàNG nv BếP

Trưởng BP

ĂN UốNG

trưởng BP NHÂN Sự

nv Lễ TÂN nv TổNG ĐàI nv THể DụC

trưởng BP

Lễ TÂN

trưởng BP BảO DƯỡNG

nv BUồNG nv GIặT Là

trưởng BP BUồNG

nv bảo vệ

trưởng BP BảO VÊ.

nv Marketing

trưởng BP MARKETING

TàI CHíNH KHO MUA BáN NHậN HàNG THU NGÂN

trưởng BP

Kế TOáN

TổNG GIáM ĐốC khách sạn p.TổNG GIáM Đốc liên doanh