TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG

 Sau khi TTPVHCC đi vào hoạt động chính thức, từ ngày ///// cán bộ có chức năng thể truy nhập hệ thống qua địa chỉhoặc http://motcua.quangtri.gov.vn để thực hiện xử lý hồ sơ nộp trực ti

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG MỘT CỬA ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG

2019

MỤC LỤC

1 CÁC THAO TÁC CHUNG 1

1.1 Đăng nhập hệ thống 1

1.2 Đăng xuất hệ thống 2

1.3 Cập nhật thông tin cá nhân 3

1.4 Thay đổi mật khẩu 5

1.5 Đăng ký nhắc việc 6

1.6 Nhận ủy quyền 7

1.7 Cách đăng ký OTP 9

1.8 Quản trị SMS 10

1.8.1 Gửi SMS nội bộ 10

1.8.2 Tin nhắn đã gửi cá nhân 11

1.9 Tra cứu thủ tục, hồ sơ và xử lý 11

1.9.1 Tra cứu thủ tục 11

1.9.2 Tra cứu hồ sơ 13

1.9.3 Các trường hợp xử lý hồ sơ 14

1.9.4 Bổ sung hồ sơ 22

1.9.5 Gia hạn hồ sơ 23

2 CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ 25

2.1 Các trường hợp tiếp nhận 25

2.1.1 Tiếp nhận trực tiếp 25

2.2 Trả kết quả 29

2.2.1 Tiếp nhận kết quả 29

2.2.2 Trả kết quả 29

3 CHUYÊN VIÊN 31

4 LÃNH ĐẠO PHÒNG 32

5 LÃNH ĐẠO SỞ 33

5.1 Sổ theo dõi hồ sơ 33

5.2 Thống kê theo biểu đồ 33

5.3 Thống kê theo lĩnh vực 34

5.4 Thống kê chi tiết theo đơn vị 35

5.5 Ký duyệt 36

 Sau khi TTPVHCC đi vào hoạt động chính thức, từ ngày ///// cán bộ có chức năng thể truy nhập hệ thống qua địa chỉhoặc http://motcua.quangtri.gov.vn để thực hiện xử lý

hồ sơ nộp trực tiếp tại TTPVHCC hoặc hồ sơ nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công

https://dichvucong.quangtri.gov.vn/

 Tài khoản đăng nhập hệ thống:

 Tên đăng nhập: giống như tên đăng nhập đang sử dụng trên hệ thống một cửa hiện tại

 Mật khẩu: cung cấp trong buổi tập huấn Cán bộ có thể đổi mật khẩu sau khi đăng nhập hệ thống

1 CÁC THAO TÁC CHUNG

1.1 Đăng nhập hệ thống

1

Mở trình duyệt web: Chrome, Cốc Cốc, Mozilla FireFox, IE,

2 Vào địa chỉ website một cửa: https://motcuaquangtri.vnptigate.vn

- Cán bộ đăng nhập sai quá 6 lần thì nên dừng lại và gọi hỗ trợ, hoặc có thể tắt trình duyệtvà

mở trình duyệt khác để đăng nhập lại Tuy nhiên, không cố gắng khi sai quá 6 lần vìhệ thống

sẽ khóa tài khoản

1.3 Cập nhật thông tin cá nhân

Cán bộ đăng nhập thành công hệ thống, thường sẽ nhìn thấy trang cá nhân đầu tiên Tại đây,cán bộ sẽ có thể xem và thay đổi thông tin cá nhân

1

Chọn Menu Cá nhân> Chọn Trang cá nhân

chọn Cập nhật để chỉnh sửa lại thông tin cá nhân

3

Hệ thống hiển thị thông tin cá nhân để cán bộ thực hiện cập nhật lại thông tin Sau

khi thực hiện cập nhật xong, cán bộ nhấn chọn Cập nhật để lưu thông tin

+ Họ tên: Không thể thay đổi, nếu sai thì liên hệ quản trị để đổi lại

+ Giới tính: Cán bộ có thể tự thay đổi

+ Địa chỉ: Cán bộ tự thay đổi

+ Ngày sinh: Cán bộ tự thay đổi

+ Số CMND: Cán bộ tự thay đổi

+ Số điện thoại: Cán bộ tự thay đổi

+ Trang mặc định: Cán bộ tự chọn trang đầu tiên nhìn thấy sau khi đăng nhập Nếu

có chọn trang mặc định, cán bộ cần đăng xuất khỏi hệ thống và đăng nhập lại sẽ thấy hiện trang vừa chọn

+ Ảnh cá nhân: Chọn nút [Choose file] để tải lên ảnh cá nhân Nếu không muốn dùng đến ảnh cá nhân, cán bộ có thể check vào ô [Không dùng hình ảnh]

(*) Lưu ý

- Số điện thoại nên để số điện thoại di dộng, vì hệ thống có chức năng gửi tin nhắn đếncán bộ, nếu để số điện thoại bàn hoặc sai số thì không nhận được tin nhắn gửi đến

1.4 Thay đổi mật khẩu

Quản trị trang web tạo tài khoản cho cán bộ sẽ lấy một mật khẩu chung Vì thế sau khiđăng nhập hệ thống, cán bộ cần đổi mật khẩu để bảo vệ tài khoản không bị đánh cắp

- Mật khẩu nên có ký tự và chữ số, hoặc kèm theo ký tự đặc biệt như: !, @, #, $, và độdài tùy ý

1.5 Đăng ký nhắc việc

- Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn thông báo có hồ sơ đến hạn hoặc trễ hạn vào số điệnthoại

đã đăng ký Thời gian nhận tin là khoảng 8h sáng và 14h chiều

- Với những cán bộ thường xuyên không đăng nhập vào phần mềm một cửa hoặc đi côngtác thì nên đăng ký nhận tin nhắc việc

1

Chọn Menu Cá nhân> Chọn Đăng ký nhận tin nhắc việc

2

Điền số di động => Check ô Đồng ý đăng ký => Nhấn nút Cập nhật

3 Hệ thống xác nhận đã đăng ký thành công, như vậy là việc đăng ký nhận tinnhắn

nhắc việc đã thực hiện xong

Cách xóa đăng ký nhắc việc

1 Chọn Menu Cá nhân> Chọn Đăng ký nhận tin nhắc việc

1 Chọn Menu Cá nhân> Chọn Nhận Ủy quyền

2

Tại ô chọn cán bộ ủy quyền, chọn tên người đã ủy quyền

3

Nhấn nút [Cập nhật] để hệ thống chuyển qua quyền của user đã ủy quyền Khi đó

sẽ có hiển thị như hình bên dưới, đồng thời các menu nhắc việc của cán bộ đã ủy quyền sẽ hiển thị trên màn hình:

Cách bỏ ủy quyền sau khi xử lý hồ sơ của cán bộ ủy quyền

 Khi đó user sẽ có lại các quyền và menu nhắc việc cá nhân

(*) Lưu ý

- Chỉ khi có người đã ủy quyền cho cán bộ thì ở ô chọn cán bộ ủy quyền mới hiển thị tênngười

đã ủy quyền trong danh sách chọn

- Chỉ những user có quyền quản trị cán bộ mới có thể thực hiện chức năng ỦY QUYỀNCHO CÁN BỘ

- Khi cán bộ xử lý hồ sơ trên hệ thống qua ủy quyền thì tên người đã ủy quyền vẫn đượchệ thống ghi nhận

- Những cán bộ ủy quyền và được ủy quyền sẽ lưu lại trên hệ thống

(*) Lưu ý

Để nhận được tin nhắn cán bộ cần điền số điện thoại di động vào thông tin cá nhân củamình

1.8.2 Tin nhắn đã gửi cá nhân

Giúp người dùng có thể xem lại các tin nhắn đã gửi

1

Chọn Menu Quản trị SMS> Chọn Tin nhắn đã gửi cá nhân

2

Hệ thống hiển thị danh sách gồm: nội dung các tin đã gửi, danh sách người nhận

1.9 Tra cứu thủ tục, hồ sơ và xử lý

1.9.1 Tra cứu thủ tục

Tra cứu thủ tục dùng để tra cứu các thủ tục hiện có của cơ quan đang công tác hoặc cơquan có kiêm nhiệm đến

Diễn giải một số tiêu chí để chọn khi tra cứu như sau:

Ô Cơ quan: Mặc định là cơ quan cán bộ đang công tác, nhưng nếu cán bộ này cókiêm nhiệm qua cơ quan khác thì phải chọn Cơ quan muốn tra cứu thủ tục ở đây

Ô Lĩnh vực: Là lĩnh vực thủ tục, chọn Lĩnh vực có thủ tục cần tra cứu để lọc

Ô Trạng thái hoạt động: Là Trạng thái hoạt động của thủ tục, thông thường sẽ đểở trạng thái

“Tất cả”

Ô Cấp thủ tục: Thường để mặc định là “Tất cả” Chỉ có một số thủ tục có liênthông từ

xã->huyện thì sẽ chọn Cấp thủ tục là “Liên thông Xã->Huyện” để chỉlọc ra những thủ tục theo cấp này

Ô Mức độ: Lọc ra những thủ tục có mức độ 2, 3 hoặc 4 (Mức độ 2 là tiếp nhậntại cơ quan nhà nước; mức độ 3 thì nộp trực tiếp hoặc online đều được nhưng lệphí nộp tại cơ quan nhà nước ; mức độ 4 thì được nộp hồ sơ online có đóng lệ phíonline)

Ô Hình thức cấp: Để mặc định là “Tất cả”

Ô Đóng/Mở: Chọn Mở Thủ tục đang sử dụng trên hệ thống sẽ ở trạng thái Mở,ngược lại nếu thủ tục không sử dụng nữa thì ở trạng thái Đóng (vì thủ tục có hồ sơ nên không thể xóa, Đóng

Danh sách các thủ tục sẽ được hiển thị

- Cán bộ có thể xem thông tin các giấy tờ của thủ tục, biểu mẫu kèm theo giấy tờ bằng cách nhấn vào tên thủ tục

- Cán bộ có thể xem quy trình của thủ tục bằng cách chọn vào mục Thao tác và chọn Quy trình

Danh sách các quy trình của thủ tục

Chi tiết quy trình của thủ tục

1.9.2 Tra cứu hồ sơ

Ngoài ra, cán bộ có thể thực hiện lọc dữ liệu hồ sơ thông qua các tùy chọn tìm kiếm nâng cao

Sau khi chọn các tiêu chí lấy dữ liệu, tiến hành chọn Tra cứu

Bảng kết quả các hồ sơ sẽ được hiển thị

4

Nhấn chọn In trang

1.9.3.2 In phiếu kiểm soát

Phiếu kiểm soát có thể được in bởi tất cả các cán bộ có tham gia xử lý vào trong quy trình

BƯỚ

1

Chọn công việc chứa hồ sơ cần thực hiện in phiếu

- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận, Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …

- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …

- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh đạo

Trong các quy trình xử lý yêu cầu đối chiếu số liệu trên hồ sơ giấy hay phải trực tiếp làm việc

trên hồ sơ giấy thì ở bước cấu hình cho công việc sẽ thực hiện tùy chọn Xác nhận hồ sơ

C

1

Cán bộ thực hiện chọn công việc cần thực hiện trên thanh menu nhắc việc

- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận, Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …

- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …

- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh đạo

ký, …

- Đối với lãnh đạo Sở thường là công việc Ký duyệt, …

2

Danh sách các hồ sơ ứng với công việc được chọn sẽ được hiển thị

3 Có 2 cách để thực hiện Xác nhận hồ sơ giấy

Nhấn chọn hồ sơ cần xác nhận hồ sơ giấy

Giao diện xử lý của cán bộ sẽ được hiển thị, cán bộ thực hiện chọn Xác nhận

hồ sơ giấy

1.9.3.4 Chọn người nhận trực tiếp

Trong quá trình xử lý hồ sơ, có những công việc cần chỉ định cán bộ thực hiện ở bước sau thì

có thể thực hiện tùy chỉnh cấu hình cho phép chọn người nhận để cán bộ xử lý được phép chọn cán bộ để chuyển hồ sơ

BƯỚ

1

Cán bộ thực hiện chọn công việc cần thực hiện trên thanh menu nhắc việc

- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận, Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …

- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …

- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh đạo

Nhấn chọn hồ sơ cần giải quyết

Thực hiện xử lý, nhập ý kiến xử lý Trên giao diện xử lý cho phép cán bộ có thể chọn cán bộ muốn chuyển hồ sơ đến ở bước xử lý kế tiếp Thực hiện nhấn chọn cán bộ cần chuyển và nhấn Chuyển bước kế tiếp để chuyển hồ sơ đi

Cán bộ thực hiện chọn công việc cần thực hiện trên thanh menu nhắc việc

- Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thường là công việc Tiếp nhận, Tiếp nhận kết quả, Trả kết quả, …

- Đối với chuyên viên xử lý thường là công việc Thụ lý, …

- Đối với lãnh đạo phòng thường là công việc Phân công thụ lý, Trình lãnh đạo

1.9.3.6 Thu hồi hồ sơ

Thu hồi hồ sơ là tùy chọn cho phép cán bộ sau khi đã thực hiện xử lý hồ sơ và chuyển thực hiện đến bước kế tiếp nhưng phát hiện sai sót trong quá trình xử lý hoặc chuyển nhầm về lại bước xử lý của mình

Danh sách các hồ sơ ứng với công việc sẽ được hiển thị

3 Có 2 cách để thực hiện Thu hồi hồ sơ

tác > Thu hồi hồ sơ

Nhấn chọn Thao tác> Chọn Trả ngược lại

3 Chọn bước cần trả ngược lại

4

Điền nội dung khi trả ngược hồ sơ và nhấn chọn Đồng ý để xác nhận chuyển

bước

1.9.4 Bổ sung hồ sơ

Bước 1: Chuyên viên vào hồ sơ cần yêu cầu bổ sung, vào Thao tácTrả

ngược lại cho Cán bộ Một cửa

sung/Hồ sơ yêu cầu bổ sung

Bước 2: Cán bộ Một cửa vào menu Trả ngược lại, liên hệ đến người dân bổ

1.9.5 Gia hạn hồ sơ

Bước 1: Chuyên viên vào Tra cứu hồ sơGia hạn hồ sơ

 Bước 2: Chọn Thêm (1)  Tìm kiếm hồ sơ ở (2) Thêm thông tin ở (3)

Bước 3: Cán bộ Một cửa thực hiện xác nhận

Vào Tra c ứu hồ sơGia hạn hồ sơ

Tick vào biểu tượng Duyệt phiếu để kích hoạt trạng thái Gia hạn hồ sơ

4

Một thủ tục có thể có nhiều quy trình xử lý khác nhau Cán bộ chọn Quy trình

để tiếp nhận hồ sơ

5

Cán bộ tiếp nhận tiến hành nhập các thông tin để tiếp nhận hồ sơ

- Thông tin người nộp

- Thông tin khác

- Phí, lệ phí hồ sơ

- Thành phần hồ sơ (Đối với một số mẫu đơn có sẵn, cán bộ có thể thực hiện việc tải mẫu)

- Thành phần hồ sơ khác (Đối với các giấy tờ nhận thêm không có trong danh sách thành phần hồ sơ, cán bộ tiếp nhận có thể thực hiện việc thêm bổ sung các giấy tờ vào mục này)

- Thông tin cung cấp thêm (Đối với một số thủ tục cần có thêm một số thông tin khác sẽ được thiết kế thêm một biểu mẫu kèm theo để cán bộ tiếp nhận điền thêm thông tin phục vụ việc thống kê hay trích xuất thông tin để đưa vào Giấy chứng nhận, Giấy phép, …)

6

Khi việc tiếp nhận cần bổ sung thêm thành phần hồ sơ hay cần cung cấp thêm

thông tin, cán bộ có thể thực hiện việc Hoàn trả và chờ bổ sung Đồng thời In phiếu hướng dẫn bổ sung cho công dân

Nếu hồ sơ đã đầy đủ các thông tin, cán bộ tiếp nhận sẽ thực hiện Tiếp nhận

7

Khi đã thực hiện tiếp nhận hoàn tất, cán bộ sẽ thực hiện việc vào hồ sơ vừa tiếp

nhận Cán bộ thực hiện chọn Vừa tiếp nhận trên thanh nhắc việc

Thực hiện nhấn chọn hồ sơ

8

Cán bộ tiếp nhận thực hiện việc Chuyển bước kế tiếp để việc xử lý hồ sơ được

bắt đầu

2.2 Trả kết quả

2.2.1 Tiếp nhận kết quả

Khi hồ sơ đã được thực hiện xử lý xong, hồ sơ sẽ được chuyển về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bước Tiếp nhận kết quả là bước cán bộ tiếp nhận các giấy tờ, chứng nhận, cấp phép, … bản giấy từ việc xử lý hồ sơ có được

Sau khi công dân thực hiện việc nộp lệ phí xong, cán bộ sẽ cập nhật trạng thái thanh toán trên hồ sơ

3 Cán bộ nhấn Trả kết quả để xác nhận và hoàn tất việc Trả kết quả

3 CHUYÊN VIÊN

Cán bộ xử lý khi thực hiện đăng nhập vào sẽ thấy danh sách các công việc được hiển thị trên menu nhắc việc

Menu nhắc việc được hiển thị dưới dạng gom nhóm các công việc mà cán bộ được phân công

xử lý Cán bộ có thể thực hiện chọn vào nhóm các công việc này để thực hiện việc xử lý Bên cạnh đó, cán bộ có thể thực hiện tra cứu danh sách hồ sơ được phân công bằng chức năng

tra cứu (Tra cứu HS > Theo cá nhân)

Trên giao diện, cán bộ thực hiện chọn nhóm công việc

Thực hiện chọn hồ sơ cần xử lý

Cán bộ thực hiện việc xử lý hồ sơ Sau khi hoàn tất, cán bộ thực hiện nhập Ý kiến xử lý của cán bộ và nhấn chọn Chuyển bước kế tiếp để hoàn tất việc xử lý

5 LÃNH ĐẠO SỞ

5.1 Sổ theo dõi hồ sơ

Sổ theo dõi hồ sơ lưu những hồ sơ đã tiếp nhận theo từng ngày, theo dõi tình trạng giải quyết

hồ sơ, giúp lãnh đạo có thể theo dõi sâu sát tình hình giải quyết hồ sơ

Kết quả lọc dữ liệu cho danh sách các hồ sơ

3 Cán bộ có thể chọn nút In danh sách hoặc Xuất Excel để in hoặc xuất file excel lưu trữ

5.2 Thống kê theo biểu đồ

1

Chọn nút Báo cáo thống kê hồ sơ => Chọn Thống kê theo biểu đồ

2 Hệ thống hiển thị trang thống kê dạng biểu đồ hình tròn, cột và các tab thống kê

theo tháng như hình bên dưới

Kết quả của việc lọc dữ liệu

Trong đó, ý nghĩa tên cột là:

- Từ ngày - đến ngày: Mốc thời gian người dùng đã chọn để thống kê

5.4 Thống kê chi tiết theo đơn vị

Thống kê chi tiết theo đơn vị là thống kê các hồ sơ tiếp nhận, giải quyết đúng hạn, trễ hạn, hủy, theo số lượng và phần trăm tỷ lệ theo đơn vị, theo tổ chuyên môn và theo từng cán bộ

1

Chọn nút Báo cáo thống kê hồ sơ => Chọn Thống kê theo lĩnh vực

2

Chọn tiêu chí để thực hiện lọc dữ liệu (Ngày tháng, lĩnh vực) và chọn Lọc danh sách

Kết quả của việc lọc dữ liệu

Trong đó, ý nghĩa tên cột là:

- Cột <Số HS xử lý>: Là số hồ sơ được chuyển đến đơn vị theo quy trình xử lý

- Cột <Số lần xử lý>: Là số lần (số công việc) thực hiện xử lý trên hồ sơ đã chuyển đến, 1 hồ sơ có thể có hơn 1 bước xử lý trong quy trình nên số lần xử lý sẽ bằng hoặc lớn hơn cột <Số HS xử lý>

- Các cột <Trước hạn>, <Đúng hạn>, <Trễ hạn> với <SL> là số lượng hồ sơ và

<%> thể hiện tỷ lệ phần trăm được quy đổi từ số lượng Phần trăm tỷ lệ = Số lượng

HS (đúng hoặc trước hoặc trễ) *100/Tổng số HS của đơn vị