Truyền thông nội bộ trong xây dựng và phát triển văn hóa vtv

Nếu doanh nghiệp được xác định như là “một hệ thống năng động của các thành viên trong doanh nghiệp – những người giao tiếp với nhau trong và qua cấu trúc của doanh nghiệp theo một trật

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN

ĐỖ THỊ HOÀNG YẾN

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG

XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN VĂN HOÁ VTV

Chuyên ngành : Quan hệ công chúng

Mã số : 60320108

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Đinh Thị Thúy Hằng

HÀ NỘI - 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn trung thực, bảo đảm tính khách quan, khoa học, dựa trên kết quả khảo sát thực tế do chính bản thân tôi thực hiện Tôi xin cam kết thêm rằng tôi đã nỗ lực hết mình để vận dụng những kiến thức mà tôi đã được học từ chương trình để hoàn thành bản luận văn này

Tác giả

Đỗ Thị Hoàng Yến

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Đinh Thị Thuý Hằng – người Thầy hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này

Xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Quan Hệ Công Chúng, Học viện Báo chí và Tuyên truyền, các thầy cô giáo giảng dạy các bộ môn đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các bạn bè đồng nghiệp và gia đình về sự hỗ trợ của họ cả về chuyên môn lẫn tinh thần Trong quá trình thực hiện luận văn, với thời gian nghiên cứu hạn hẹp, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những điểm còn hạn chế, thiếu sót Tôi rất mong tiếp tục nhận được sự hướng dẫn của thầy cô giáo và góp ý của bạn bè, đồng nghiệp để luận văn chất lượng hơn

Hà Nội, tháng 11 năm 2013

Đỗ Thị Hoàng Yến

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CBNV Cán bộ, nhân viên

THVN Truyền hình Việt Nam

VHDN Văn hoá doanh nghiệp

VTV Đài truyền hình Việt Nam

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ

Bảng 2.1: Những quan niệm về mục đích làm việc tại VTV 58 Bảng 2.2: Mức độ nhận thức văn hoá doanh nghiệp của CBNV VTV 59 Bảng 2.3: Mức độ nhận thức đối với biểu hiện văn hoá VTV 62 Bảng 2.4: Bảng khảo sát mức độ ảnh hưởng của hoạt động truyền thông nội bộ đối với cán bộ nhân viên VTV 63

Biểu đồ 2.1: So sánh mối tương quan giữa mức độ hài lòng và mức độ tự hào 60 Biểu đồ 2.2: So sánh tương quan trong mối quan hệ giữacác thành viên VTV 61

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Logo của Đài truyền hình Việt Nam 49

Hình 2.2: Hình ảnh logo một số kênh truyền hình của VTV 50

Hình 2.3: Trang bìa của Tạp chí Truyền hình 51

Hình 2.4: Khai trương Trung tâm sản xuất các chương trình thể thao .52

Hình 2.5: Ủng hộ trực tiếp Quỹ Trái tim em .53

Hình 2.6: Liên hoan ẩm thực Việt 2013 của VTV 53

Hình 2.7: Buổi họp khen thưởng chương trình hay .54

Hình 2.8: Trao giải thưởng chương trình hay 54

Hình 2.9: Giao lưu các cán bộ nữ các thời kỳ 55

Hình 2.10: Trao kỷ niệm chương 55

Hình 2.11: Trao phần thưởng 56

Hình 2.12: Các trận đấu giao lưu thể thao fair-play, kịch tính, hấp dẫn 57

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ

DANH MỤC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ VĂN HOÁ TỔ CHỨC 8

1.1 Truyền thông nội bộ 8

1.2 Văn hoá tổ chức 16

1.3 Mối quan hệ giữa truyền thông nội bộ và văn hoá tổ chức/doanh nghiệp 27

1.4 Vai trò của truyền thông nội bộ trong việc phát triển văn hoá tổ chức doanh nghiệp 31

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN VĂN HOÁ TỔ CHỨC TẠI ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM HIỆN NAY 36

2.1 Giới thiệu chung về Đài Truyền hình Việt Nam 36

2.2 Khảo sát hoạt động truyền thông nội bộ và công tác xây dựng và phát triển văn hoá VTV hiện nay 49

2.3 Đánh giá chung về công tác truyền thông nội bộ tại Đài Truyền hình Việt Nam 64

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN VĂN HOÁ TẠI ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 69

3.1 Nhu cầu tất yếu về xây dựng và phát triển văn hoá VTV 69

3.2 Những giải pháp chủ yếu đối với hoạt động truyền thông nội bộ nhằm xây dựng và phát triển văn hoá VTV 70

3.3 Một số kiến nghị với Đài truyền hình Việt Nam 73

KẾT LUẬN 78

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 84

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài và tính cấp thiết

Những năm gần đây, nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đều quan tâm đến việc xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị văn hóa vật chất và giá trị văn hóa tinh thần tạo nên diện mạo đời sống văn hóa Bản chất của nó là hình thành mối quan hệ thân thiện, cách ứng xử giữa con người với con người và giữa con người với

tự nhiên, tạo ra những mối quan hệ giữa các cộng sự, giữa nhân viên và lãnh đạo, quản lý, giữa các cá nhân với tổ chức họ công tác, cũng như giữa một tổ

chức và công chúng của họ

Tại Diễn đàn văn hoá doanh nghiệp trong khuôn khổ Hội nghị các tổ chức hữu nghị nhân dân ASEAN – Trung Quốc lần thứ VII diễn ra ngày 16/8/2012 tại Hà Nội, TS Mai Hải Oanh – Phó Vụ trưởng vụ văn hóa – xã hội Tạp chí cộng sản cho rằng: văn hóa doanh nghiệp đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Một doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô lớn, là tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, trình độ nhận thức, quan hệ

xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa Chính sự khác nhau này tạo ra môi trường làm việc đa dạng và phức tạp, thậm chí có những mặt trái ngược nhau Bên cạnh đó, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướng quốc tế hóa buộc các doanh nghiệp phải liên tục tìm tòi đổi mới cho phù hợp với thực tế nếu muốn tồn tại và phát triển Muốn thế, doanh nghiệp phải trở thành nơi tập hợp, phát huy mọi nguồn lực con người,

là nơi tạo ra lực điều tiết tác động tích cực đối với tất cả các yếu tố chủ quan khác nhau nhằm gia tăng giá trị của nguồn lực con người, góp phần thúc đẩy

sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được và duy trì một nề nếp văn hóa đặc thù, phát huy được năng lực

và thúc đẩy sự đóng góp của toàn thể nhân viên vào mục tiêu chung

Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý hiện nay đang ngày càng quan tâm tới việc xây dựng và phát triển văn hoá cho tổ chức, doanh nghiệp

mà họ đang lãnh đạo, quản lý Văn hoá doanh nghiệp được coi là tài sản vô giá, đã và đang trở thành nhân tố đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển và thịnh vượng của một tổ chức, một doanh nghiệp

Với môi trường cạnh tranh gay gắt và đầy biến động như hiện nay, quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp cần được tiến hành liên tục để nâng cao khả năng thích ứng và cạnh tranh của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp được xác định như là “một hệ thống năng động của các thành viên trong doanh nghiệp – những người giao tiếp với nhau trong và qua cấu trúc của doanh nghiệp theo một trật tự và mục đích nhất định” thì rõ ràng tổ chức, doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có truyền thông Văn hoá của

tổ chức, doanh nghiệp phải được hình thành, duy trì, và biến đổi từ một mạng lưới truyền thông phức hợp và liên tục giữa các bên có liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp Do đó, vai trò của quản lý truyền thông trong việc xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp là làm thế nào để thiết lập và thực hiện một

cơ chế truyền thông nhằm đạt được những triển vọng mới cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Truyền thông trong tổ chức bao gồm truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài tổ chức Truyền thông nội bộ liên quan tới sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận cũng như giữa các nhân viên với nhau Quá trình truyền thông này có ảnh hưởng trực tiếp tới sự hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá của tổ chức, doanh nghiệp Nói một cách khác, tác động của quá trình truyền thông nội bộ và mối quan hệ của nó với văn hoá của tổ chức trở nên vô cùng quan trọng Hoạt động truyền thông nội

bộ hiệu quả giúp cho tổ chức, doanh nghiệp xây dựng được môi trường văn hoá tích cực, gắn kết các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp; khơi dậy

niềm tin, niềm tự hào về tổ chức, doanh nghiệp; tạo sự ổn định và giúp cho

tổ chức, doanh nghiệp phát triển bền vững Chính vì vậy, truyền thông nội

bộ đóng một vai trò không nhỏ trong việc việc xây dựng và phát triển văn hoá của tổ chức hay của doanh nghiệp

Tuy nhiên, hoạt động truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay lại chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức, đặc biệt là đối với các cơ quan, đơn vị tổ chức sự nghiệp Nhà nước Xuất phát từ lý do

nêu trên, tôi đã chọn đề tài “ Truyền thông nội bộ trong xây dựng và phát

triển văn hoá VTV.” để nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng hoạt động truyền

thông nội bộ đối với công tác xây dựng và phát triển văn hoá tổ chức tại Đài truyền hình Việt Nam nhằm đưa ra những giải pháp, chiến lược, kế hoạch hoạt động truyền thông nội bộ của Đài truyền hình Việt Nam giai đoạn tới

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Thuật ngữ “văn hóa tổ chức” (organisational culture) xuất hiện lần đầu tiên trên báo chí Mỹ vào khoảng thập niên 1960 Thuật ngữ tương đương

“văn hóa doanh nghiệp” hay “văn hoá công ty” (corporate culture) xuất hiện muộn hơn, khoảng thập niên 1970, và trở nên hết sức phổ biến sau khi tác

phẩm Văn hóa công ty của Terrence Deal và Atlan Kennedy được xuất bản

tại Mỹ năm 1982 Hai chuyên gia của Trường Kinh doanh Harvard là Thomas Peters và Robert Waterman cũng sử dụng thuật ngữ này trong cuốn sách nổi

tiếng cũng được xuất bản cùng năm Đi tìm sự ưu việt (In search of

excellence)

Khái niệm “văn hoá doanh nghiệp” được biết đến khá muộn ở Việt Nam Trước đây, người ta thường nghĩ rằng văn hoá và kinh tế là hai lĩnh vực tách rời nhau, không có mối quan hệ nào với nhau Sau Đại hội Đảng VI, khi bắt đầu công cuộc đổi mới kinh tế thì chúng ta mới nhận thức được tầm quan trọng của văn hoá trong phát triển kinh tế

Năm 1995, các đại biểu trong nước và quốc tế tại Hội thảo “Văn hoá

và Kinh doanh” do Trung tâm Khoa học Xã hội – Nhân văn Quốc gia phối hợp với Uỷ Ban Quốc gia UNESCO Việt Nam tổ diễn ra ở Hà Nội đều có quan điểm: văn hoá và kinh tế là hai lĩnh vực có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau; đồng thời yếu tố văn hoá đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh

Một số công trình đã nghiên cứu về văn hoá doanh nghiệp được công

bố như: Văn hoá và triết lý kinh doanh của tiến sĩ Đỗ Minh Cương (xuất bản

năm 2000) đã đưa ra định nghĩa về văn hoá doanh nghiệp và cấu trúc của nó nhưng lại đi sâu về nghiên cứu về triết lý kinh doanh Năm 2001, cuốn sách

Văn hoá và kinh doanh do Ban Tư tưởng – Văn hoá Trung ương phối hợp

với Bộ Văn hoá – Thông tin và Viện Quản trị Doanh nghiệp xuất bản chỉ nói đến văn hoá trong kinh doanh, mối quan hệ giữa văn hoá và kinh doanh

Năm 2003, cuốn sách “Tinh thần doanh nghiệp – giá trị định hướng

của kinh doanh Việt Nam” của tác giả Trần Quốc Dân xác định: Tinh thần

doanh nghiệp chính là giá trị định hướng của văn hoá kinh doanh Việt Nam

Do vậy, “tinh thần” chỉ là một yếu tố của văn hoá doanh nghiệp mà tác giả đi vào nghiên cứu

Ngoài ra, có rất nhiều bài viết nói đến văn hoá doanh nghiệp được đăng trên các tạp chí khoa học, tạp chí chuyên ngành GS.TS Hoàng Vinh có bài

“Bàn về văn hoá và văn hoá kinh doanh” đăng trên tạp chí Thông tin Văn

hoá và Phát triển của Khoa Văn hoá Xã hội Chủ nghĩa – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí minh tháng 8/2004 đã đưa ra một quan niệm về xây dựng

thuật ngữ “văn hoá kinh doanh” hay bài “Tản văn về văn hoá và văn minh

kinh doanh của mỗi ngân hàng thương mại Việt Nam thời kỳ hậu WTO”

của tiến sĩ Nguyễn Đại Lai đã phân tích và bình luận về ý nghĩa thực tiễn và tính cần thiết của việc xây dựng văn hoá mang sắc thái riêng của mỗi ngân hàng thương mại thời kỳ hội nhập quốc tế

Cuốn sách PR – Lý luận & Ứng dụng của PGS.TS Đinh Thị Thuý

Hằng đã hệ thống hoá và phân tích tất cả các vấn đề liên quan đến quan hệ công chúng và hoạt động truyền thông Trong đó đã đề cập tới truyền thông nội bộ và chức năng của hoạt động truyền thông nội bộ trong việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp tuy nhiên tác giả mới chỉ phân tích ở mức độ khái quát

Từ tình hình nghiên cứu nêu trên, có thể thấy văn hoá tổ chức hay văn hoá doanh nghiệp và hoạt động truyền thông là đề tài nghiên cứu của nhiều tác giả trong và ngoài nước Tuy vậy, những nghiên cứu về vai trò của hoạt động truyền thông nội bộ và mối quan hệ của nó với việc xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp dưới góc độ của nhà quản lý truyền thông vẫn chưa có nhiều, đặc biệt là tại một đơn vị sự nghiệp Nhà nước như Đài Truyền hình Việt Nam

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu :

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về truyền thông, đặc biệt là truyền thông nội bộ trong tổ chức, cũng như nghiên cứu lý luận về văn hoá tổ chức, tác giả sẽ khảo sát và phân tích các hoạt động truyền thông nội bộ nhằm xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp tại Đài truyền hình Việt Nam.Từ đó, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động truyền thông nội

bộ để xây dựng và phát triển văn hoá VTV tại Đài truyền hình Việt Nam

trong giai đoạn tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:

- Nghiên cứu những lý luận cơ bản liên quan tới truyền thông nội bộ, văn hoá tổ chức/doanh nghiệp

- Phân tích đặc điểm và thực trạng của hoạt động truyền thông nội bộ trong công tác xây dựng và phát triển văn hoá VTV giai đoạn hiện nay của Đài truyền hình Việt Nam

- Đưa ra một số đề xuất xây dựng chiến lược và kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả nhằm phát triển văn hoá VTV - Đài truyền hình Việt Nam trong giai đoạn tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động truyền thông nội bộ tại Đài truyền hình Việt Nam; việc xây dựng và phát triển văn hoá tổ chức/doanh nghiệp của Đài truyền hình Việt Nam (văn hoá VTV)

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Đài truyền hình Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài này là:

- Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh và xử lý số liệu từ thu thập thông tin thực tế tại Đài truyền hình Việt Nam

- Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi

- Phương pháp quan sát, mô tả, hệ thống hoá kết quả hoạt động truyền thông nội bộ

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hoá những lý luận về những vấn đề liên quan tới truyền thông nội bộ; xây dựng và phát triển văn hoá tổ chức/doanh nghiệp

- Việc nghiên cứu đề tài giúp cho tác giả có những hiểu biết chuyên sâu hơn về những vấn đề cơ bản trong hoạt động truyền thông nội bộ và ảnh hưởng của truyền thông nội bộ trong việc xây dựng và phát triển văn hoá của tổ chức/doanh nghiệp

- Có thể coi luận văn này là tài liệu tham khảo cho các đơn vị và cá nhân những người quan tâm tới các vấn đề như PR, truyền thông nội bộ, xây dựng

và phát triển văn hoá tổ chức/doanh nghiệp

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ và văn hoá tổ chức Chương 2: Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ trong việc xây dựng và phát triển văn hoá tổ chức tại Đài Truyền hình Việt Nam hiện nay

Chương 3: Một số giải pháp trong công tác truyền thông nội bộ nhằm xây dựng và phát triển văn hoá VTV

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ VÀ

VĂN HOÁ TỔ CHỨC 1.1 Truyền thông nội bộ

1.1.1 Khái niệm

1.1.1.1 Truyền thông

Truyền thông (communication) là truyền đạt hoặc trao đổi suy nghĩ, ý kiến, thông điệp qua các phương tiện hình ảnh, âm thanh hoặc chữ viết

Truyền thông có gốc tiếng Latinh là “communicare”, có nghĩa là biến

nó thành thông thường, chia sẻ, truyền tải Truyền thông được mô tả như việc truyền ý nghĩ, thông tin, ý tưởng, ý kiến hoặc kiến thức từ một người hoặc một nhóm người sang một người hoặc một nhóm người khác bằng lời nói, hình ảnh, văn bản hoặc tín hiệu

Có rất nhiều quan niệm và định nghĩa khác nhau về truyền thông:

- John R Hober (1954) định nghĩa truyền thông là quá trình trao đổi tư duy hoặc ý tưởng bằng lời

- Martin P Adelsm thì cho rằng truyền thông là quá trình liên tục, qua

đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta

Đó là một quá trình luôn thay đổi, biến chuyển và ứng phó với tình huống

- Còn theo quan niệm của Dean C Barnlund (1964), truyền thông là quá trình liên tục nhằm giảm độ không rõ ràng để có thể có hành vi hiệu quả hơn

- Theo Gerald Miler (1966), truyền thông quan tâm nhất đến tình huống hành vi, trong đó nguồn thông tin truyền nội dung đến người nhận với mục đích tác động đến hành vi của họ

Ngoài ra, có hàng trăm định nghĩa khác nhau về truyền thông Tuy nhiên các quan niệm, định nghĩa khác nhau này vẫn có những điểm chung và những nét tương đồng rất cơ bản Có thể định nghĩa một cánh chung nhất về

truyền thông như sau: “Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin,

tư tưởng, tình cảm…, chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức và tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng đồng/xã hội” [1,tr 13-15]

1.1.1.2 Truyền thông nội bộ (PR nội bộ)

Khi nói đến truyền thông của một tổ chức, có hai khái niệm thường gắn liền với nó là truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài Truyền thông nội bộ liên quan việc quản lý hoạt động truyền thông đối với nhóm công chúng nội bộ của tổ chức/doanh nghiệp Vì vậy, trong khuôn khổ luận văn này, thuật ngữ “truyền thông nội bộ” hay còn gọi là “PR nội bộ” Hai khái niệm này được sử dụng với nghĩa tương đương

Trước hết cần phải làm rõ khái niệm PR là gì? PR là tên viết tắt từ tiếng Anh “Public Relations” có nghĩa tiếng Việt là “Quan hệ công chúng”

PR với tư cách là một nghề chuyên nghiệp xuất hiện ở cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX tại Mỹ khi nền kinh tế công nghiệp tư bản ở nước này đang ở giai đoạn phát triển mang tính cạnh tranh cao Chính vì vậy, các nhà thực hành

PR hay các học giả nghiên cứu PR thường đưa ra những định nghĩa khác nhau về PR [5, tr 16]

Nhà nghiên cứu Rex Harlow đưa ra một định nghĩa về PR như sau: PR

là một chức năng quản lý đặc trưng nhằm giúp thiết lập và duy trì dòng thông tin, sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác hai chiều giữa một tổ chức và công chúng của tổ chức đó, bao gồm việc quản lý vấn đề hoặc rắc rối; giúp bộ phận quản lý có được thông tin và đáp ứng dư luận công chúng; xác định và nhấn mạnh trách nhiệm của bộ phận quản lý để phục vụ lợi ích công chúng; giúp các nhà quản lý bám sát và giải quyết hiệu quả những đổi thay; phục vụ như một hệ thống cảnh báo sớm để giúp đối phó với những xu thế; và sử dụng các

kỹ năng truyền thông, coi đạo đức nghề nghiệp như một công cụ có tính nguyên tắc nghề [3, tr.17]

Frank Jefkins đã định nghĩa: PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau

Trong khi đó, các nhà hoạt động PR ở Việt Nam cũng có xu hướng đưa

ra các quan niệm về ngành nghề này dựa trên thực tế công việc họ đang làm như “tư vấn chiến lược”, “thuyết trình”,… Mặc dù có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau, nhưng tất cả đều đi tới thống nhất: PR là một ngành thuộc lĩnh vực truyền thông, có chức năng và nhiệm vụ xây dựng, duy trì thông điệp, quản lý truyền thông để làm cho công chúng hiểu và có thiện chí với một tổ chức hoặc cá nhân nào đó PR thực hiện các kế hoạch, hành động

để xây dựng hình ảnh tích cực nhằm nâng cao danh tiếng của một tổ chức, cá nhân với công chúng của họ PR chân chính mang lại lợi ích cho tổ chức, cá nhân và cả công chúng [3, tr.18]

Nói tóm lại, PR (quan hệ công chúng) là một kỹ năng quản lý, và thực chất là quản lý các hoạt động truyền thông của một tổ chức với các nhóm công chúng của tổ chức đó nhằm xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên PR sử dụng báo chí làm công cụ để thuyết phục công chúng và xây dựng thương hiệu của mình Công chúng của PR là các nhóm người, kể

cả nội bộ và bên ngoài mà tổ chức/doanh nghiệp có liên hệ

Trên cơ sở đó, PGS TS Đinh Thị Thuý Hằng đã chỉ ra rằng: “PR nội

bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó” [4, tr 212]

Công chúng nội bộ chính là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp được liên kết với nhau thông qua các mối quan hệ công việc, chuyên môn Thành công chung của một tổ chức hay doanh nghiệp phụ thuộc vào sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên của

tổ chức/doanh nghiệp đó Mỗi thành viên của tổ chức, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, doanh nghiệp; việc này đồng nghĩa với việc quan tâm tới chính kết quả lao động của bản thân họ Ngoài ra, sự hiểu biết, cảm thông, tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau của các thành viên trong

tổ chức cũng là nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả của tổ chức

Do vậy, PR nội bộ chính là nhằm thiết lập, xây dựng và phát triển những mối quan hệ có lợi giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhân viên, quan hệ này sẽ quyết định tới thành công hoặc thất bại của tổ chức đó

1.1.2 Hoạt động truyền thông nội bộ

Các hoạt động truyền thông nội bộ trong một tổ chức, công ty có thể bắt đầu từ các công việc rất đơn giản như: một nhân viên trả lời thư của khách hàng hoặc thư của đồng nghiệp; chuẩn bị một chương trình quảng cáo cho công ty hay viết một bản báo cáo tổng kết năm; cũng có thể là một nhân viên tiếp khách tại văn phòng của công ty, hay dẫn khách hàng thăm quan hoặc tổ chức các buổi họp thường niên… Hoạt động truyền thông nội bộ của một tổ chức, doanh nghiệp thường là các công việc như sau:

- Tham dự các buổi họp cùng ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong doanh nghiệp để nắm tình hình và định hướng của tổ chức

- Theo dõi thông tin về hình ảnh và hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông đại chúng để phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

- Quản lý và theo dõi hoạt động quảng cáo của doanh nghiệp, quản lý các

dự án tài trợ cộng đồng

- Quản lý và chịu trách nhiệm biên tập các bản tin nội bộ, tạp chí nội

bộ, trang web của tổ chức; quản lý phòng truyền thống, thư viện của cơ quan, đơn vị…

- Tổ chức các cuộc họp nội bộ, đại hội công nhân viên chức, đại hội công đoàn, đại hội cổ đông, họp tổng kết cuối năm, gặp gỡ đầu xuân, tổ chức tham quan, nghỉ mát, giao lưu thể thao, văn nghệ…các sự kiện trong nội bộ tổ chức Có thể đơn giản hơn là một buổi giới thiệu nhân viên mới Tuy nhiên, không phải hoạt động truyền thông nội bộ nào cũng nằm trong hoàn cảnh thuận lợi Đối với một tổ chức khi xảy ra sự cố như khủng hoảng hay gặp các tình huống khẩn cấp, đặc biệt (tai nạn rủi ro, thu nhỏ quy

mô sản xuất kinh doanh…) thì thường bị công chúng hay các phương tiện truyền thông địa chúng tập trung chú ý Để giải quyết các tình huống như thế này, hoạt động truyền thông nội bộ chính là việc cung cấp thông tin cho công chúng hay các phương tiện truyền thông đại chúng, báo chí nhằm kiểm soát tình hình một cách hiệu quả nhất [4, tr 210-211]

Nói chung, hoạt động truyền thông nội bộ của một tổ chức là toàn bộ các công việc được thiết lập nhằm quản lý và kiểm soát mối quan hệ hai chiều giữa công chúng và tổ chức mà hiệu quả của các công việc này có ảnh hưởng tới thành công hoặc thất bại của tổ chức

1.1.3 Công cụ truyền thông nội bộ

Công cụ truyền thông nội bộ bao gồm các phương tiện truyền tải thông tin mà nó chủ yếu hướng tới nhóm công chúng nội bộ Các công cụ truyền thông nội bộ là những kênh thông tin quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp

Nó không chỉ nhằm xây dựng văn hoá doanh nghiệp mà còn liên kết các thành viên trong doanh nghiệp, kết nối thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác góp phần xây dựng hình ảnh, thương hiệu của tổ chức, doanh nghiệp

Công cụ truyền thông nội bộ được dùng chủ yếu trong các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay bao gồm:

- Họp, thảo luận và giao tiếp trực tiếp:

Đây là một phương thức truyền thông trực tiếp, tiện lợi và cởi mở Với hình thức giao tiếp trực tiếp này có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi góp phần tạo nên bản sắc riêng của tổ chức, doanh nghiệp Ưu điểm của hình thức này

là có tính thuyết phục cao, tính cởi mở, tính dân chủ; con người trực tiếp trao đổi nên dễ nắm bắt được ý kiến của đối tác, có thể điều chỉnh thái độ của mình

mà vẫn đạt được mục tiêu Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là một khi thông tin truyền tải không chính xác sẽ gây hiểu lầm và gây hậu quả nghiêm trọng; để giảm thiểu mức độ sai lệch cần có kênh thông tin chính thống để kiểm tra, giám sát

- Bản tin nội bộ/tạp chí nội bộ:

Bản tin nội bộ hay tạp chí nội bộ là các ấn phẩm in ấn nhằm cung cấp thông tin thường xuyên cho nhân viên về các công việc của tổ chức, doanh nghiệp; các mục tiêu hay phương hướng, nhiệm vụ của tổ chức Mục đích của các án phẩm nội bộ này là tạo sự hiểu biết chung, củng cố sự tin tưởng của nhân viên đối với lãnh đạo và tổ chức, thúc đẩy tính tích cực của nhân viên trong công việc, tăng cường sự hợp tác với tổ chức Ngoài ra, còn một số công cụ khác có thể sử dụng như: thư; bài phát biểu; các tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ; bảng thông báo… nhằm thông tin về hệ thống

tổ chức, chương trình y tế, chế độ bảo hiểm, tạo dựng hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp

- Điện thoại, thư điện tử và các phương tiện truyền thông đa phương tiện:

Điện thoại, thư điện tử (email) và các phương tiện truyền thông đa phương tiện (multimedia) như mạng nội bộ, bản tin điện tử, blog, chat… đang được sử dụng thường xuyên hiện nay Ưu điểm của các phương tiện truyền

thông này là nhanh, tiện lợi, linh hoạt, và chi phí thấp Chúng ta có thể quản

lý, giám sát nhân viên cũng như chất lượng và hiệu quả công việc của họ qua các hệ thống thư điện tử, hệ thống mạng nội bộ, mạng internet mà không cần phải trực tiếp có mặt tại công ty Tuy nhiên, để sử dụng những tính năng hiện đại của các phương tiện này cần có một hạ tầng thông tin đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật: đường truyền, máy tính, vv

1.1.4 Chiến lược truyền thông nội bộ

Hiệu quả của các hoạt động PR nội bộ phụ thuộc vào mức độ nắm bắt

và hiểu biết tâm lý xã hội chung của các cá nhân Một doanh nghiệp chỉ có thể thành công khi có sự đoàn kết, tập hợp của các cá nhân, khi có sự tin tưởng và cùng hướng tới một mục đích chung, mục đích của cả nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp đó Nhân viên phải quan tâm đến thành tích của công

ty cũng như kết quả lao động của chính mình Những lợi ích chung gồm có: tiền lương, sự tham gia và công việc chung, lợi nhuận của doanh nghiệp, môi trường làm việc thuận lợi, cảm giác làm chủ, tinh thần tự giác, sự lựa chọn và

bổ nhiệm cán bộ quản lý

Khi hoạch định chiến lược nội bộ, các nhà PR nội bộ cần phải quan tâm các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ như vừa nêu trên, đồng thời cần chú ý tới sự kết hợp giữa lợi ích vật chất và tinh thần, tình cảm yêu mến của nhân viên với công ty

Các chuyên gia PR thường xem xét các vấn đề sau khi thiết kế một chiến lược truyền thông nội bộ:

- Kết hợp lợi ích cá nhân (lương bổng) để đạt mục đích chung (lợi nhuận và sự thịnh vượng của tổ chức, doanh nghiệp);

- Tạo dựng lý tưởng và hình ảnh công ty, trong đó có sự ủng của từng nhân viên;

- Tạo sự hiểu biết hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên;

- Xây dựng một hệ thống tiêu chí đánh giá khách quan về công lao, thành tích của cá nhân trong thành tích chung của tập thể một cách thống nhất;

- Ủng hộ chuyên môn cao;

- Ủng hộ không khí nhân ái và đoàn kết nội bộ;

- Đề phòng và giải quyết các tình huống khủng hoảng trong nội bộ tổ chức, cơ quan

Một hệ thống thông tin hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả lao động, đạt mục tiêu của doanh nghiệp một cách nhanh nhất, tạo các mối quan

hệ tốt với khách hàng và nhà đầu tư Tuy nhiên, hệ thống thông tin chỉ hiệu quả khi có bầu không khí tổ chức hoàn hảo Chính vì vậy, nhiệm vụ của các chuyên gia PR là thông tin cho nhân viên về công việc của tổ chức, doanh nghiệp và giúp họ đưa ra ý kiến, quan điểm của mình tới ban lãnh đạo công

ty Nhiệm vụ này cần xây dựng trên nền tảng truyền thông hai chiều thân thiện Nhân viên cần được thông tin một cách tốt nhất và có cơ hội được bày

tỏ ý kiến của mình về các vấn đề của tổ chức, doanh nghiệp Chiến lược truyền thông nội bộ phải phù hợp với điều kiện tài chính, nhân sự, thị trường… Nếu không có hệ thống này, hiện tượng truyền miệng hoặc phao tin đồn nhảm sẽ xuất hiện Chiến lược truyền thông cần phải có định hướng mục tiêu Thành công của một chiến lược chính là sự nỗ lực của ban lãnh đạo để đạt được các mục đích đề ra

Chiến lược truyền thông nội bộ gồm những nội dung sau:

- Giới thiệu để nhân viên làm quen với mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch của tổ chức, doanh nghiệp;

- Thông tin các vấn đề, các hoạt động và các kết quả của tổ chức, doanh nghiệp;

- Tư vấn cho nhân viên về các vấn đề nhạy cảm, gay gắt hoặc các mâu thuẫn;

- Tạo điều kiện và môi trường để các nhà quản lý và nhân viên làm việc trên tinh thần hiểu biết, tin cậy, trung thực hai chiều;

- Thông tin hiệu quả và nhanh nhất về những vấn đề và những quyết định quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp;

- Thiết lập sự sáng tạo và mới mẻ

Theo tiếng Anh, văn hoá là từ “culture” có nghĩa là trồng trọt (cây trái

và tinh thần) Theo tiếng Hán, văn là vẻ đẹp, hoá là đem cái văn để hiện thực hoá thực tiễn (cảm hoá) – sự giáo hoá hay giáo dục nhân cách

Theo Từ điển Bách khoa Toàn thư: Văn hoá là tổng thể các giá trị vật chất và tinh thần được sáng tạo ra và tích luỹ lại trong quá trình phát triển

xã hội

E.Tylor (1871) đưa ra định nghĩa như sau: văn hoá là toàn bộ phức thể bao gồm hiểu biết, tín ngưỡng, nghệ thuật đạo đức, luật pháp, phong tục, những khả năng và tập quán mà con người có được với tư cách một thành viên xã hội

Còn theo E Heriot thì “Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên

đi – cái đó là văn hoá”

Năm 2002, UNESCO đưa ra định nghĩa: “Văn hoá nên được đề cập

đến như là một tập hợp của những đặc trưng về tâm hồn, vật chất, tri thức và xúc cảm của một xã hội hay một nhóm người trong xã hội và nó chứa đựng, ngoài văn học nghệ thuật, cả cách sống, phương thức chung sống, hệ thống giá trị, truyền thống và đức tin”

Chủ tịch Hồ Chí Minh thì quan niệm về văn hoá như sau: “Vì lẽ sinh

tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh

ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức

sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hoá Văn hoá là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó, của loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đòi hỏi của sự sinh tồn”

Như vậy ở trong khuôn khổ luận văn của mình, tác giả hiểu văn hóa là mọi thứ vốn là một bộ phận trong đời sống xã hội bao gồm cả những gì liên quan đến vật chất và tinh thần

1.2.1.2 Văn hoá tổ chức

Thuật ngữ “văn hoá tổ chức” (organisational culture) thường được sử dụng tương đương với thuật ngữ “văn hoá doanh nghiệp” hay “văn hoá công ty” (corporate culture) Thực chất, “doanh nghiệp”, “công ty” là tên gọi cụ thể của một tổ chức nào đó theo tính chất nghề nghiệp Chính vì bậy, trong luận văn này, tác giả sử dụng “văn hóa tổ chức” mang tính chất chung

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá tổ chức:

- Theo Louis (1980), văn hoá tổ chức là một tập hợp những quan niệm chung của một nhóm người Những quan niệm này phần lớn được các thành viên hiểu ngầm với nhau và chỉ thích hợp cho tổ chức riêng của họ Các quan niệm này sẽ được truyền cho các thành viên mới

- Còn Tunstall (1983) cho rằng: Văn hoá tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách kinh doanh riêng của từng tổ chức Những mặt trên

sẽ quy định mô hình hoạt động riêng của tổ chức và cách ứng xử của các thành viên trong tổ chức

- Drennan (1992) quan niệm “văn hoá là cách giải quyết công việc tại một nơi nào đó” Đó là nét đặc trưng của mỗi tổ chức, là các thói quen, các quan điểm đang phổ biến

Quan niệm về văn hoá của một tổ chức hay văn hoá của một doanh nghiệp đã trở thành vấn đề rất quan trọng được nhiều người quan tâm trong nhiều năm qua Các định nghĩa về văn hoá, quan niệm về văn hoá doanh nghiệp cũng được tiếp cận theo rất nhiều cách khác nhau Một số học giả như Trice và Beyer (1984), Morgan (1986), Meyerson và Martin (1994) đã đưa ra

“cách tiếp cận mang tính hành vi” đối với văn hoá doanh nghiệp Theo cách tiếp cận này văn hoá được hiểu dưới khía cạnh hình thức, tập trung vào các biểu hiện của văn hoá như tín điều và các nghi thức Khác với cách tiếp cận mang tính hành vi, “cách tiếp cận mang tính nhận thức” của Schein (1985) và Hofstede (1986), đã tập trung vào khía cạnh nội dung của văn hoá và định nghĩa văn hoá là một tập hợp những chuẩn mực như là những hoạt động hơn

là sự hướng dẫn cho hành vi Xem xét văn hoá dưới góc độ này thì rõ ràng văn hoá là cái mà doanh nghiệp có, cụ thể như các hiện vật, những giá trị đã được công nhận và những nghi lễ, quy tắc của doanh nghiệp (Schein, 1985)

Khái niệm văn hóa doanh nghiệp bản thân nó rất khó có thể định nghĩa một cách tường tận Tuy nhiên, dựa trên quan điểm văn hoá là cái mà doanh nghiệp có thì văn hoá doanh nghiệp rõ ràng về cơ bản có thể được hình thành, duy trì và biến đổi (Hoogervorst, Flier và Koopman, 2004)

- Từ cách tiếp cận mang tính nhận thức, văn hoá doanh nghiệp là một tập hợp những vật thể, những giá trị, các nghi lễ và quy chuẩn được hình thành trong quá trình tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp (Keyton, 2005)

- Theo Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp vừa và nhỏ, VHDN là tổng hợp các giá trị các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kị, các quan điểm triết học, tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp

- Tổ chức Lao động Quốc tế ILO định nghĩa: VHDN là sự tổng hợp các giá trị, các tiêu chuẩn, các thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và

lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết

- Chuyên gia nghiên cứu các tổ chức Edgar H.Schein: VHDN là tổng hợp những quan niệm chung mà thành viên trong doanh nghiệp học được trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường xung quanh [41]

Từ các quan niệm, định nghĩa về văn hoá tổ chức, văn hoá doanh nghiệp

thì chúng ta có thể hiểu: Văn hoá tổ chức/doanh nghiệp là một hệ thống các

giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của tổ chức/doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong tổ chức/doanh nghiệp và tạo bản sắc riêng cho tổ chức/doanh nghiệp Các chuẩn mực về hành vi và các giá trị được chia sẻ trong một tổ chức có ảnh hưởng đến cách thức hành động của các thành viên trong tổ chức đó

1.2.2 Các yếu tố cấu thành văn hoá tổ chức

Có một số cách để phân loại các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức, như yếu tố vật thể, phi vật thể; văn hoá tổ chức/doanh nghiệp có thể được mô tả và nhận biết qua các biểu trưng trực quan và phi trực quan như sau:

Các biểu trưng trực quan:

- Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ sản phẩm

- Cơ cấu tổ chức các phòng ban

- Các văn bản quy định các nguyên tắc hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

- Lễ nghi và lễ hội hàng năm

- Các biểu tượng, logo, slogan, các khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của tổ chức/doanh nghiệp

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, các biểu hiện cảm xúc

- Những huyền thoại, giai thoại, câu chuyện về tổ chức/doanh nghiệp

- Hình thức, mẫu mã của sản phẩm

- Thái độ, cung cách ứng xử của các thành viên

Các biểu trưng phi trực quan:

- Triết lý kinh doanh

- Tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp

- Chiến lược kinh doanh

- Những niềm tin

- Những nhận thức

- Suy nghĩ, tình cảm mang tính vô thức

Bên cạnh đó, có nhiều nhà nghiên cứu tán đồng theo cách phân loại của Edgar H Schein với việc chia văn hóa tổ chức theo các cấp độ (các lớp) như sau:

Những quá trình và cấu trúc hữu hình

Về hệ thống giá trị được tuyên bố

Những quan niệm chung

Về những quá trình và cấu trúc hữu hình:

Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa tổ chức Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:

- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết bị, các vật dụng, lôgô, biểu trưng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành, hoạt động

- Những thực thể vô hình như: triết lý, nguyên tắc, phương pháp, phương châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục, quy định

- Các chuẩn mực hành vi: nghi thức các hoạt động sinh hoạt tập thể, cách thức tổ chức các hội nghị, ngày lễ, các hoạt động văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh

- Các hình thức sử dụng ngôn ngữ như: các băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xưng hô, giao tiếp các bài hát, các truyền thuyết, câu chuyện vui

- Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài

Về hệ thống giá trị được tuyên bố:

Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị

cốt lõi (Core values), các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định

Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một tổ chức được công bố rộng rãi Những giá trị này cũng có tính hữu hình vì người ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên diễn

tả về một tổ chức

Những quan niệm chung:

Những quan niệm chung là những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên và ngầm định.Các ngầm định nền tảng thường

là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân

và tạo thành nét chung trong tập thể tổ chức Những ngầm định này thường là những quy ước bất thành văn, đương nhiên tồn tại và tạo nền mạch ngầm kết dính các thành viên trong tổ chức; tạo nên nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của họ

Hệ thống giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một tổ chức là những thước đo đúng và sai, xác định những gì nên làm và không nên làm trong cách hành xử chung và riêng của cán bộ, nhân viên Shein cho rằng, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp độ một và hai (Arifacts

và Espoused values) chúng ta mới tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó "nói gì" trong một tình huống nào đó Chỉ khi nào nắm được lớp văn hóa thứ ba (Basic underlying assumptions) thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ "làm gì" khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn [25]

1.2.3 Vai trò và lợi ích của văn hoá doanh nghiệp

VHDN quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập Nhiều người cho rằng VHDN là một tài sản của doanh nghiệp Lợi ích của VHDN thể hiện:

- Điều phối và kiểm soát:

VHDN điều phối và kiểm soát hành vi các nhân bằng các câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trình, quy tắc Khi phải ra một quyết định phức tạp, văn hoá doanh nghiệp giúp ta thu hẹp phạm vi các lựa chọn phải xem xét

- Giảm xung đột:

VHDN là keo gắn kết các thành viên của doanh nghiệp Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động Khi ta phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhất

-Tạo cơ hội và lợi thế cạnh tranh:

Văn hoá doanh nghiệp nhằm xây dựng một phong cách quản trị hiệu quả để đưa hoạt động của doanh nghiệp vào nề nếp và xây dựng mối quan hệ

hợp tác, thân thiện giữa các thành viên trong doanh nghiệp, xây dựng doanh nghiệp trở thành một cộng đồng gắn bó, thân thiện, làm việc trên tinh thần hợp tác, cởi mở Từ đó, các yếu tố gắn kết, điều phối, kiểm soát, tạo động lực làm tăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt trên thị trường Hiệu quả và sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên thị trường

1.2.4 Phương thức xây dựng văn hoá doanh nghiệp

Văn hoá tồn tại khách quan và doanh nghiệp nào cũng có văn hoá của riêng mình Chỉ có điều văn hoá được thể hiện như thế nào và doanh nghiệp

đó có phát hiện ra những giá trị tốt để phát huy và những giá trị chưa tốt để thay đổi hay không Văn hóa doanh nghiệp bắt nguồn từ những gì nhỏ nhất,

cụ thể, không chung chung

Theo TS Lê Quân - Chủ tịch Hội đồng chuyên gia EduViet Consultancy cũng đã đưa ra những ví dụ cụ thể để khẳng định tầm quan trọng của VHDN trong đời sống doanh nghiệp Và theo Ông, trong quá trình xây dựng VHDN, cần chú trọng tới việc xác lập và phát triển các giá trị văn hóa cốt lõi của doanh nghiệp, các phương pháp, kỹ thuật xác định và kiểm soát, phát triển các giá trị cốt lõi trong hệ thống văn hóa của doanh nghiệp “Hệ thống giá trị cốt lõi là động lực chủ yếu thúc đẩy mọi người làm việc, hạt nhân liên kết mọi người trong doanh nghiệp với nhau, liên kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp, liên kết doanh nghiệp với

xã hội nói chung” - Ông Quân khẳng định

Còn TS Phạm Văn Phổ - Chuyên gia EduViet Consultancy, nguyên Viện trưởng Viện Nghiên cứu kinh tế và kinh doanh Hà Nội cho rằng: “Xây dựng VHDN là một quá trình kiên nhẫn, lâu dài và đòi hỏi ý chí lớn lao của từng nhà lãnh đạo, cán bộ công ty” Và theo Ông, để xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp, trước hết phải là ý chí xây dựng văn hóa của ban lãnh đạo doanh nghiệp, sau đó phải qua công tác giáo dục để nhân viên hiểu, chấp nhận

chia sẻ và đi đến sự đồng thuận trong cộng đồng doanh nghiệp đó Ngoài ra, muốn xây dựng VHDN thì phải biết phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Công ty Thiếu sự hợp lực này thì VHDN sẽ không xây dựng được

TS Hoàng Đình Phi – Chủ tịch HĐQT EduViet và Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Sannam đã đưa ra những cơ sở lý luận cơ bản để xây dựng và phát triển trình độ VHDN và Ông cho rằng: “đã đến lúc các doanh nghiệp Việt Nam nên nghiên cứu và thành lập thêm một bộ phận quản lý mới trong hệ thống quản trị doanh nghiệp để chuyên quản lý về văn hóa doanh nghiệp” Văn hóa doanh nghiệp có vô vàn hình thức biểu hiện, VHDN không phải thực hiện trong ngày một ngày hai, nó có thể là một chặng đường kéo dài hàng thập kỷ, việc xây dựng VHDN không phải là một khẩu hiệu, nó phải được sự vun đắp của từng cá nhân trong tổ chức doanh nghiệp đó, xây dựng văn hóa là chìa khóa để doanh nghiệp được phát triển Có thể nói xây dựng văn hoá doanh nghiệp là việc thiết lập chuẩn mực và tạo thói quen [23]

Mọi tổ chức đều có văn hoá và những giá trị độc đáo riêng của tổ chức

đó Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp thường không tự ý thức là phải cố gắng

để tạo ra một nền văn hoá nhất định của mình Văn hoá của một tổ chức, doanh nghiệp thường được tạo ra một cách vô thức, dựa trên những tiêu chuẩn của những người lãnh đạo, điều hành tổ chức đó

Hewlett-Packard (HP) là một tập đoàn công nghệ thông tin hàng đầu của Hoa Kỳ, mà trong thời gian dài đã ý thức được về văn hoá của công ty mình và cố gắng để duy trì nó Văn hoá công ty của HP được dựa trên: 1) Sự tôn trọng đối với người khác; 2) Tinh thần cộng đồng; 3) Tính làm việc chăm chỉ Sự phát triển và những thành công của HP có được là nhờ đóng góp của văn hoá doanh nghiệp đối với công ty này

Một công ty khác cũng rất thành công ở Mỹ là hãng hàng không Southwest cho rằng: “Trước hết, văn hoá công ty bắt đầu với việc tuyển dụng

Chúng tôi dành rất nhiều tâm huyết cho việc tuyển dụng nhân viên Dù cho đó

là công việc gì thì chúng tôi cũng luôn tìm kiếm những mẫu người đặc biệt Chúng tôi tìm kiếm thái độ làm việc tích cực và đương nhiên cả những người

có thái độ làm việc đó [38]

Xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một quá trình đòi hỏi nỗ lực không chỉ từ phía lãnh đạo mà phải từ tất cả các thành viên trong doanh nghiệp Xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một quá trình tổng thể chứ không phải chỉ là việc đưa một giá trị một cách đơn lẻ rời rạc Vậy để xây dựng văn hoá doanh nghiệp một cách tổng thể thì cần theo những bước cụ thể nào? Có nhiều mô hình được các nhà nghiên cứu đề xuất Tuy nhiên, chúng ta có thể tham khảo một mô hình 11 bước cụ thể hai tác giả Julie Heifetz & Richard Hagberg đã

đề xuất như sau:

Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược

doanh nghiệp trong tương lai Xem xét có yếu tố nào làm thay đổi chiến lược doanh nghiệp trong tương lai

Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công Đây

là bước cơ bản nhất để xây dựng văn hoá doanh nghiệp Các giá trị cốt lõi phải là các giá trị không phai nhòa theo thời gian và là trái tim và linh hồn của doanh nghiệp

Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới Tầm nhìn

chính là bức tranh lý tưởng về doanh nghiệp trong tương lai Tầm nhìn chính

là định hướng để xây dựng văn hoá doanh nghiệp Có thể doanh nghiệp mà ta mong muốn xây dựng hoàn khác biệt so với doanh nghiệp hiện mình đang có

Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hoá

nào cần thay đổi Sự thay đổi hay xây dựng văn hoá doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp Đánh giá văn hoá là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hoá thường khó thấy và dễ nhầm lẫn về tiêu chí đánh giá

Những ngầm định không nói ra hay không viết ra thì càng khó đánh giá Thường thì con người hoà mình trong văn hoá và không thấy được sự tồn tại khách quan của nó

Bước 5: Khi chúng ta đã xác định được một văn hoá lý tưởng cho

doanh nghiệp mình và cũng đã có sự thấu hiểu về văn hoá đang tồn tại trong doanh nghiệp mình Lúc này sự tập trung tiếp theo là vào việc làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị chúng ta hiện có và những giá trị chúng ta mong muốn Các khoảng cách này nên đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách làm việc, ra quyết định, giao tiếp, đối xử

Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn

hóa Lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho việc xây dựng văn hoá Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho nhân viên hiểu đúng, tin tưởng

và cùng nỗ lực để xây dựng Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo sợ và thiếu an toàn của nhân viên

Bước 7: Khi khoảng cách đã được xác định thì việc tiếp theo là soạn

thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể Cái gì là ưu tiên? Đâu là chỗ chúng ta cần tập trung nỗ lực? Cần những nguồn lực gì? Ai chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể? Thời hạn hoàn thành?

Bước 8: Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên

tinh thần, tạo động lực cho sự thay đổi Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến đời sống nhân viên Họ cần được biết sự thay đổi đó đem lại điều tốt đẹp cho họ

Sự động viên, khuyến khích sẽ dễ dàng hơn khi mọi người được biết vai trò của mình là đóng góp và xây dựng tương lai doanh nghiệp

Bước 9: Nhận biết các trở ngại và nguyên nhân từ chối thay đổi và xây

dựng các chiến lược để đối phó Lôi kéo mọi người ra khỏi vùng thoải mái của mình là một công việc rất khó Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích,

động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi

Bước 10: Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa

Các hành vi, quyết định của lãnh đạo phải thể hiện là mẫu hình cho nhân viên noi theo và phù hợp với mô hình văn hoá đã xây dựng Trong gia đoạn các hành vi theo mẫu hình lý tướng cần được khuyến khích, động viên Hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hoá doanh nghiệp

Bước 11: Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp và thiết lập các

chuẩn mực mới về không ngừng học tập và thay đổi Văn hoá không phải là bất biến vì vậy khi ta đã xây dựng được một văn hoá phù hợp thì việc quan trọng là liên tục đánh giá và duy trì các giá trị tốt Truyền bá những giá trị đó cho nhân viên mới

Tóm lại, xây dựng VHDN không chỉ là liệt kê các giá trị mình mong muốn mà đòi hỏi sự nỗ lực của tất cả các thành viên, sự khởi xướng, cổ vũ, động viên của lãnh đạo Với cách hiểu đúng đắn tổng thể về VHDN và với mười một bước cơ bản này sẽ giúp các doanh nghiệp từng bước xây dựng thành công văn hoá cho mình

1.3 Mối quan hệ giữa truyền thông nội bộ và văn hoá tổ chức/doanh nghiệp

1.3.1 Văn hoá doanh nghiệp được hình thành thông qua hoạt động truyền thông nội bộ

Theo cách tiếp cận mang tính nhận thức, có thể hiểu văn hoá doanh

nghiệp là: “Một tập hợp những vật thể, những giá trị, các nghi lễ và quy

chuẩn được hình thành trong quá trình tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp” (Keyton, 2005) Như vậy, văn hoá của một doanh nghiệp

trước hết được xây dựng nên bởi thế giới quan, nhân sinh quan, bởi mục tiêu, niềm tin, giá trị của cá nhân người sáng lập doanh nghiệp đó Những ý tưởng

này được đưa vào trong doanh nghiệp và tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, cần phải nhận thức rằng hệ thống những niềm tin, những giá trị của người lãnh đạo doanh nghiệp không thể tự động sản sinh ra văn hoá nếu hệ thống những niềm tin và giá trị đó không được hiểu và chia sẻ bởi các thành viên trong doanh nghiệp (Schein, 2004) Và một hoạt động khác cũng rất quan trọng góp phần hình thành văn hoá doanh nghiệp là sự chuyển giao những giá trị và niềm tin của cá nhân người sáng lập doanh nghiệp tới tất cả các thành viên trong doanh nghiệp Theo thời gian, doanh nghiệp sẽ chấp nhận những giá trị và niềm tin đó như là những chuẩn mực của doanh nghiệp nếu những giá trị mà người sáng lập doanh nghiệp đưa

ra góp phần đem đến những thành công của doanh nghiệp [39]

Rõ ràng, văn hoá doanh nghiệp được hình thành thông qua quá trình tương tác lẫn nhau giữa người lãnh đạo với các nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau trong hệ thống của tổ chức/doanh nghiệp để chia sẻ những giá trị, niềm tin nhằm đi đến thành công chung của tổ chức/doanh nghiệp đó

Hay nói một cách khác, văn hoá doanh nghiệp được hình thành thông qua

hoạt động truyền thông nội bộ

1.3.2 Truyền thông nội bộ duy trì và thúc đẩy quá trình phát triển văn hoá doanh nghiệp

Khi văn hoá doanh nghiệp đã được thiết lập, bất cứ nhà quản lý nào cũng đều quan tâm đến việc duy trì và thúc đẩy những hệ thống giá trị đó vì

sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Theo Alvesson (2002), duy trì văn hoá doanh nghiệp là một hoạt động không thể thiếu trong các hoạt động thường nhật của doanh nghiệp Nhà quản lý duy trì và thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp thông qua việc ban hành những quy định và những giá trị cho phù hợp với doanh nghiệp, đồng thời cũng khuyến khích để mọi thành viên chấp nhận

và ứng dụng những ý nghĩa văn hoá cụ thể Nhà quản lý cùng lúc đó cũng

giúp nhân viên giám sát và quản lý hình ảnh và bản sắc của doanh nghiệp với khách hàng và các đối tác của doanh nghiệp

Tương tự như quá trình hình thành văn hoá doanh nghiệp, trách nhiệm duy trì và thúc đẩy quá trình phát triển văn hoá doanh nghiệp không chỉ thuộc vào nhà lãnh đạo doanh nghiệp mà cần có sự tham gia của tất cả các thành viên của doanh nghiệp Đúng vậy, quá trình duy trì văn hoá doanh nghiệp đòi hỏi quá trình nhận thức và chia sẻ những giá trị, niềm tin của doanh nghiệp đến các thành viên Quá trình này bao gồm rất nhiều hoạt động như các chương trình định hướng, chương trình tư vấn cũng như việc tạo cơ hội cho sự gặp gỡ, tiếp xúc lẫn nhau giữa các thành viên của doanh nghiệp Các hoạt động này cũng chính là các hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Từ những phân tích trên, rõ ràng truyền thông nội bộ duy trì và thúc

đẩy quá trình phát triển văn hoá doanh nghiệp và chúng ta không thể duy trì

và thúc đẩy quá trình phát triển văn hoá doanh nghiệp mà thiếu hoạt động

truyền thông nội bộ

1.3.3 Văn hoá doanh nghiệp định hướng cho các hoạt động truyền thông nội

bộ hiệu quả

Văn hoá được xác định như một cấu trúc phối kết hợp các kiến thức cá nhân, niềm tin và hành vi vốn phụ thuộc vào khả năng cá nhân để học hỏi và chuyển tiếp những kiến thức đó nhằm duy trì thành công nối tiếp thành công Đối với các công ty thành công, văn hoá bao hàm việc thu hút và tuyển dụng nhân viên - những người làm việc tại công ty một cách thích hợp và hiệu quả nhất Văn hoá còn là việc định hướng các hành vi nội bộ nhằm đảm bảo thành công cho công ty [4, tr.218]

PR nội bộ ( truyền thông nội bộ) có chức năng quản lý, chức năng này được thiết lập và xây dựng dựa trên quan hệ hai chiều có lợi giữa lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp với công chúng nội bộ mà sự thành công hay thất bại phụ thuộc vào cộng đồng công chúng nội bộ này Các hành vi của cộng đồng công

chúng nội bộ này cần được kiểm soát, điều chỉnh theo hướng có lợi cho doanh nghiệp Nhiệm vụ của PR nội bộ là quản lý các hành vi của cộng đồng bên trong này nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất cho thành công chung của

tổ chức, doanh nghiệp Hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ đối với một tổ chức phụ thuộc vào hành động của các thành viên trong tổ chức mà đó cần có sự thay đổi nhận thức để có thái độ và hành vi phù hợp, cùng hướng tới một mục tiêu chung của tổ chức Thật vậy, hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ phụ thuộc vào việc định hướng của văn hoá doanh nghiệp

1.3.4 Mối quan hệ giữa truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp là mối quan hệ hai chiều

Từ những phân tích ở trên, chúng ta đã thấy được quan hệ giữa truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp, văn hoá doanh nghiệp được hình thành từ các hoạt động truyền thông nội bộ đồng thời hoạt động truyền thông nội bộ lại chính là quá trình thúc đẩy, duy trì văn hoá doanh nghiệp tồn tại và phát triển Trải qua quá trình hình thành và phát triển, văn hoá doanh nghiệp mặc nhiên dần trở thành mục tiêu định hướng cho các hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp Truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau Hoạt động truyền thông nội bộ tác động trực tiếp tới sự hình thành, duy trì và phát triển văn hoá doanh nghiệp Sự tác động của truyền thông nội bộ được biểu hiện trước hết ở sự giao tiếp giữa nhà quản lý với đội ngũ nhân viên Sự hình thành, duy trì, và phát triển văn hoá doanh nghiệp bắt đầu từ vai trò của người quản lý doanh nghiệp trong mối quan hệ tương tác với các thành viên khác trong doanh nghiệp Hơn nữa, hoạt động truyền thông nội bộ được vận hành như một nhận thức có tính văn hoá của doanh nghiệp, của nhà hoạch định chiến lược, của người ra quyết định, của người kết hợp giữa văn hoá trong doanh nghiệp với những yếu tố văn hoá bên ngoài Tác động của quá trình truyền thông nội bộ và mối quan hệ của nó với văn hoá doanh nghiệp vì thế trở nên vô cùng quan trọng

Rõ ràng, truyền thông nội bộ là một quá trình tương tác phức hợp và liên tục giữa các thành viên của tổ chức, doanh nghiệp mà thông qua quá trình đó các yếu tố văn hoá được nhận thức và chia sẻ Do vậy, mối quan

hệ giữa truyền thông nội bộ và văn hoá tổ chức/doanh nghiệp là mối quan

hệ hai chiều

1.4 Vai trò của truyền thông nội bộ trong việc phát triển văn hoá tổ chức doanh nghiệp

1.4.1 Truyền thông nội bộ tạo dựng phong cách quản lý hiệu quả

Người lãnh đạo, quản lý trong một tổ chức, doanh nghiệp thường ít khi giao tiếp một cách cởi mở và thân thiện với các nhân viên bởi vì họ cho rằng việc thảo luận và làm việc với những nhân viên dưới quyền là đồng nghĩa với việc họ bị hạn chế về năng lực trong công tác quản lý Trên thực tế, nhân viên lại rất mong muốn nhận được những thông báo về các vấn đề, các hoạt động

và các kết quả của doanh nghiệp từ phía nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cũng như việc bày tỏ các ý kiến đóng góp đối với các chính sách, chiến lược phát triển của doanh nghiệp Theo Tourish và Hargie (2004), để đảm bảo một môi trường hợp tác lành mạnh và đảm bảo quá trình truyền thông hiệu quả giữa lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp thì người lãnh đạo quản lý doanh nghiệp cần phải thay đổi quan niệm truyền thống của họ về những người dưới quyền Nhân viên cũng như người lao động cần được nhìn nhận như là một tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp Vì vậy, quá trình truyền thông từ người lao động đến ban lãnh đạo doanh nghiệp hay nói cách khác là truyền thông từ dưới lên cần phải được xem là vấn đề trọng tâm để đảm bảo rằng những ý kiến, sáng kiến của người lao động được đề cao và đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách và quá trình hoạt động của doanh nghiệp Mỗi cá nhân người lao động nên được nhìn nhận như là nguồn ý tưởng tiềm năng để cung cấp những

thông tin và đưa ra những đánh giá phản hồi đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp Vai trò của truyền thông nội bộ trong việc xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp cần phải thiết lập một cơ sở hạ tầng thông tin để đảm bảo quá trình truyền thông hai chiều trên tinh thần hiểu biết, tin cậy, trung thực từ người lãnh đạo, quản lý tới nhân viên và ngược lại

Do đó, mối quan hệ hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp chính là yếu tố vô cùng quan trọng cho việc xây dựng phong cách quản lý chiến lược, đồng bộ và tạo nên một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất

1.4.2 Truyền thông nội bộ tạo ra môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác và thân thiện

Trong quá trình truyền thông nội bộ, bên cạnh truyền thông theo thứ bậc giữa lãnh đạo với nhân viên thì truyền thông ngang cấp giữa các nhân viên với nhau cũng giữ vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp Những ý nghĩa và giá trị của doanh nghiệp sẽ được chia sẻ giữa các nhân viên với nhau nếu một môi trường làm việc dựa trên sự hợp tác được thiết lập Truyền thông nội bộ không chỉ bị giới hạn ở việc cung cấp thông tin tới người lao động Ngoài việc cung cấp thông tin thì việc xác lập và thúc đẩy một mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng như giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau cũng trở nên vô cùng quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra được một môi trường làm việc có tính hệ thống và đồng bộ

Một doanh nghiệp chỉ thành công khi có sự hợp tác, đoàn kết và chia sẻ của các cá nhân trong doanh nghiệp, khi có sự tin tưởng và cùng hướng tới mục đích chung, mục đích của cả nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp Môi trường làm đoàn kết, hợp tác và thân thiện chỉ được hình thành trên nền tảng mối quan hệ thuận lợi của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp Để xây dựng mối quan hệ này giữa lãnh đạo và nhóm công chúng nội bộ của tổ chức

theo hướng ngày càng có lợi và tốt đẹp hơn đều phụ thuộc vào ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân về mục tiêu chung cũng như sự tin tưởng về thành công của tổ chức đó Truyền thông nội bộ có chức năng quản lý và kiểm soát các mối quan hệ bên trong tổ chức nhằm tạo ra sự hiểu biết, thông cảm, chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau cùng đạt được mục tiêu chung Và hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ là việc tạo ra một môi trường làm việc có ảnh hưởng tích cực tới mối quan hệ gắn bó giữa các nhân viên với nhau cũng như sự hiểu biết

và chia sẻ giữa lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên và ngược lại

Hay nói một cách khác, vai trò của truyền thông nội bộ là tạo ra môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác và thân thiện

1.4.3 Truyền thông nội bộ góp phần xây dựng hình ảnh và danh tiếng của doanh nghiệp

Nhiều khi, các nhà quản lý thường không nhận ra một điều rằng mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của chính doanh nghiệp đó Do vậy, các thành viên của doanh nghiệp cần phải luôn luôn ý thức được rằng tầm quan trọng của mình trong việc xây dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Một khách hàng người Nhật Bản khi đi thăm quan một cơ sở sản xuất của Việt Nam đă hỏi: “hình như công nhân của ngài không yêu công việc của

họ thì phải?” và người chủ doanh nghiệp Việt Nam thắc mắc: “sao ngài lại nghĩ như vậy?” Khách hàng người Nhật trả lời: “ vì tôi thấy công nhân của các ngài khi hết giờ làm việc, họ không thu dọn gọn gàng dụng cụ của họ.” Điều đó chứng tỏ một hành động tưởng chừng đơn giản nhưng nó lại có ảnh hưởng rất quan trọng tới hình ảnh của doanh nghiệp

Đối với các công ty Nhật Bản, họ coi chiến lược nội bộ có nền tảng là trách nhiệm tập thể và quyết định tập thể Các nhà nghiên cứu nhận định rằng công ty giống như công xã, mọi người có cuộc sống chung và cùng lao động