Hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ tạo dựng được môi trường văn hóa tích cực, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và gìn giữ nhân tài, gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp, kh
Truyền thông nội bộ
1.1.1 Khái niệm Truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo dựng và duy trì mối quan hệ có lợi giữa lãnh đạo của tổ chức và công chúng nội bộ để đạt được thành công chung của cơ quan, tổ chức đó Công chúng nội bộ ở đây được hiểu là tập thể cán bộ nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp và họ gắn kết với nhau bằng mối quan hệ chuyên môn và công việc.
Nhiệm vụ của một người làm công tác truyền thông nội bộ là kiểm tra, kiểm soát mối quan hệ bên trong này, tạo điều kiện quản lý hiệu quả nhất cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp làm việc
Như vậy, truyền thông nội bộ không chỉ đóng vai trò quản lý mà còn là một phần của tiểu hệ thống quản lý của tổ chức, đảm bảo luồng thông tin được điều phối phù hợp với mục tiêu chung và hỗ trợ các hoạt động vận hành Các hoạt động của truyền thông nội bộ bao gồm thiết kế và quản trị các kênh thông tin nội bộ, xây dựng và quản trị nội dung truyền thông, tổ chức các cuộc gặp gỡ, sự kiện và kênh phản hồi nội bộ, quản lý truyền thông khủng hoảng, tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhân viên, cũng như đo lường và cải thiện hiệu quả truyền thông thông qua phản hồi từ người lao động.
- Truyền thông nội bộ (Internal Communication)
- Truyền thông bên ngoài (External Communication)
- Tư vấn nội dung và phương thức truyền thông
1 PGS,TS Đinh Thị Thúy Hằng (Chủ biên): sách PR – Lý luận & ứng dụng – Tr 212
Truyền thông nội bộ là một mô hình truyền thông hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo thông tin được trao đổi liên tục và hai hướng trong tổ chức Trong mô hình này, downward communications (giao tiếp từ trên xuống dưới) giúp lãnh đạo truyền đạt mục tiêu, định hướng và chỉ thị đến toàn thể nhân sự, while upward communications (giao tiếp từ dưới lên trên) cho phép nhân viên phản hồi, chia sẻ ý kiến và đề xuất cải tiến, từ đó tăng sự tham gia và đồng thuận Việc cân bằng hai hướng giao tiếp này nâng cao hiệu quả làm việc, củng cố văn hóa minh bạch và tạo dựng lòng tin giữa lãnh đạo và đội ngũ.
1.1.2 Các hoạt động và công cụ truyền thông nội bộ
1.1.2.1 Các hoạt động truyền thông nội bộ:
- Tham dự các buổi họp cùng ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong doanh nghiệp để nắm vững tình hình và hướng đi của tổ chức
- Quản lý và chịu trách nhiệm các dự án về chương trình tài trợ cộng đồng, theo dõi các hoạt động quảng cáo của doanh nghiệp
Việc giám sát liên tục thông tin từ các cơ quan truyền thông về hình ảnh và hoạt động của tổ chức giúp nắm bắt bối cảnh và định hình nhận thức của công chúng Thông tin thu thập được được tổng hợp để phân tích và đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động truyền thông so với các mục tiêu đã đề ra Qua đó, tổ chức có cơ sở điều chỉnh chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao tác động tích cực trên cộng đồng mục tiêu.
Đảm nhận công việc quản lý, biên tập và xuất bản tạp chí nội bộ của doanh nghiệp, đảm bảo nội dung chất lượng, phù hợp với định hướng thương hiệu và chiến lược truyền thông nội bộ Xây dựng và quản lý thư viện hình ảnh cho toàn doanh nghiệp, tổ chức lưu trữ, phân loại và tối ưu khả năng tìm kiếm để hỗ trợ các hoạt động truyền thông Tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự gắn kết, củng cố nhận diện thương hiệu nội bộ và thúc đẩy tinh thần đoàn kết Đồng thời triển khai các chiến lược nội dung và tối ưu hóa SEO, tăng cường tương tác và phạm vi tiếp cận của các ấn phẩm nội bộ và các hoạt động truyền thông.
- Viết báo cáo thường niên và soạn thư mời, thư cảm ơn, thư chúc mừng tới khách hàng và đối tác trong các dịp lễ tết
- Tổ chức các cuộc họp nội bộ, đại hội đồng cổ đông, tiệc cuối năm, các sự kiện khác trong nội bộ…
Theo Cutlip at all (1985:315) thì 4 giai đoạn của công việc mà truyền thông nội bộ có vai trò thiết yếu là:
- Sự khen thưởng và công nhận (The rewards and recognition)
Các hoạt động truyền thông nội bộ cũng phải theo suốt các giai đoạn đó
Ngay khi nhân viên được tuyển dụng và bắt đầu làm việc, doanh nghiệp triển khai các hoạt động định hướng nghề nghiệp và onboarding nhằm giúp họ hình thành lộ trình phát triển sự nghiệp một cách rõ ràng Bên cạnh đó, chương trình giới thiệu lịch sử phát triển của doanh nghiệp và vai trò của mỗi cá nhân trong sự nghiệp chung được nhấn mạnh, từ đó tăng cường nhận thức về đóng góp của họ đối với sự tăng trưởng và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Ví dụ: Chương trình giới thiệu nhân viên mới
Trong quá trình nhân viên làm việc tại doanh nghiệp, cần triển khai các hoạt động nhằm thắt chặt mối quan hệ giữa nhân viên – lãnh đạo và giữa các thành viên với nhau, từ đó xây dựng một môi trường làm việc cởi mở và hiệu quả Những hoạt động này bao gồm giao tiếp hai chiều qua các cuộc họp định kỳ và phản hồi 360 độ, chương trình teambuilding, mentoring và coaching, cũng như các kênh trao đổi thông tin minh bạch giữa cấp trên và cấp dưới Lãnh đạo cần lắng nghe, chia sẻ mục tiêu và trao quyền cho nhân viên, trong khi nhân viên tích cực đóng góp ý kiến, hỗ trợ lẫn nhau và chịu trách nhiệm với công việc Bên cạnh đó, đào tạo kỹ năng mềm, phát triển cá nhân và công nhận thành tích sẽ tăng cường sự gắn kết, nâng cao hiệu suất làm việc và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp tích cực và bền vững.
- Tổ chức các cuộc thi
- Tổ chức các bữa ăn cùng nhau
Nhân kỷ niệm 15 năm thành lập Công ty TNHH Castrol BP Petco, liên doanh giữa BP (Anh Quốc) và Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, gần 1.000 tình nguyện viên là nhân viên BP trên toàn quốc đã tham gia chuỗi hoạt động ý nghĩa, giàu lòng nhân ái nhằm lan tỏa tinh thần cộng đồng, như hiến máu cứu người, đồng hành cùng trẻ em nghèo hiếu học và trẻ em nhiễm chất độc da cam, giúp đỡ đồng bào nghèo và đồng bào dân tộc thiểu số, tham gia ủng hộ quỹ đi bộ Terry Fox để hỗ trợ bệnh nhân ung thư; tất cả những hoạt động này vừa tăng cường sự đoàn kết và gắn bó giữa nhân viên vừa thể hiện trách nhiệm với cộng đồng và nhận được sự ủng hộ tích cực từ công chúng.
Khi nhân viên làm tốt công việc của họ thì cần có những hoạt động để công nhận và đề cao nhân viên
Ví dụ: Tổ chức các buổi biểu dương thành tích, trao phần thưởng cho người như: Sáng tạo, thành tích, vượt khó khăn…
Khi tổ chức đối mặt với các thay đổi như tái cơ cấu, khủng hoảng, sa thải hay đình công, cần triển khai các hoạt động nhằm trấn an và củng cố niềm tin của nhân viên Giao tiếp minh bạch và giải thích rõ mục tiêu cũng như tình hình thực tế giúp nhân viên hiểu vì sao các biến động diễn ra Cung cấp thông tin kịp thời và lắng nghe phản hồi từ người lao động giúp tăng cường sự tin cậy và giảm căng thẳng Các biện pháp hỗ trợ như tư vấn tâm lý, đào tạo lại và tạo cơ hội thăng tiến có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và duy trì hiệu suất làm việc Lãnh đạo thể hiện sự nhất quán và đồng cảm trong mọi thông điệp để xây dựng niềm tin và gắn kết lâu dài trong tổ chức.
Ví dụ: Tổ chức các buổi gặp gỡ giữa ban giám đốc và nhân viên 1.1.2.2 Những công cụ truyền thông nội bộ:
Trong hoạt động quan hệ công chúng có 10 công cụ quan trọng đó là:
- Bản tin/ tạp chí nội bộ
- Biểu tượng của tổ chức
Với hoạt động truyền thông nội bộ, công cụ truyền thông nội bộ là một trong những kênh thông tin quan trọng của doanh nghiệp Nó không chỉ nhằm xây dựng văn hoá công ty, gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp mà nó còn kết nối thông tin giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và góp phần xây dựng hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp Những công cụ chủ yếu thường dùng là:
Tạp chí/Bản tin nội bộ
Tạp chí nội bộ là kênh thông tin định kỳ dành cho nhân viên, cung cấp cập nhật về các công việc của tổ chức, mục tiêu và nhiệm vụ hiện hành; đồng thời truyền tải các thông tin liên quan hoặc cần thiết để nhân viên hoàn thành công việc và nâng cao hiệu quả làm việc Nó nhắc nhở về nội quy và các yêu cầu để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như thực hiện trách nhiệm xã hội của tổ chức Bên cạnh đó, tạp chí nội bộ công bố thành tích của nhân viên nhằm ghi nhận đóng góp và khích lệ tinh thần làm việc, sự gắn kết và động lực phấn đấu.
Tạp chí nội bộ hướng tới nhóm công chúng quan trọng nhất là nhân viên Do đó, nó mang tính phi thương mại và được các công ty phát hành như một kênh liên lạc nội bộ, nhằm cung cấp thông tin, gắn kết và tăng cường trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức.
Họp, thảo luận và giao tiếp trực tiếp là hình thức truyền thông trực tiếp, mở, tiện lợi và có thể tiến hành ở bất cứ đâu, góp phần xây dựng văn hóa riêng của công ty Ưu điểm nổi bật của hình thức này là khả năng thuyết phục cao, vì mọi người gặp mặt trực tiếp nên dễ nắm bắt ngay ý kiến của đối tác để điều chỉnh thái độ và vẫn đạt được mục tiêu Đối thoại trực tiếp có lợi cho cả hai bên, quảng bá sự cởi mở và dân chủ trong công ty và đồng thời nâng cao vị thế của tổ chức.
Truyền thông bằng hình thức này tuy mang lại hiệu quả nhanh chóng nhưng cũng có nhược điểm: nếu thông tin được truyền đi không chính xác sẽ dễ dẫn tới hiểu lầm và gây hậu quả nghiêm trọng Để giảm tối đa độ sai lệch thông tin, cần có một kênh thông tin chính thống để kiểm soát và kiểm tra nguồn tin Các kênh như điện thoại nội bộ, email và chat có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh và truyền đạt thông tin một cách chính xác khi được quản lý và giám sát tốt.
Văn hóa doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm chung về Văn hóa doanh nghiệp (VHDN)
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá: Theo E.Heriôt thì
“Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”
Theo UNESCO, văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc kia; đây là định nghĩa cho thấy văn hóa bao gồm ngôn ngữ, phong tục, nghệ thuật và các giá trị sống tạo nên bản sắc của mỗi cộng đồng Quan điểm này nhấn mạnh sự đa dạng văn hóa như một nguồn lực chung, đồng thời khuyến khích tôn trọng và bảo tồn di sản của mỗi dân tộc Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nhận thức về văn hóa giúp gắn kết cộng đồng, thúc đẩy hiểu biết lẫn nhau và xây dựng hòa bình giữa các quốc gia Văn hóa là quá trình sống động được nuôi dưỡng qua giao lưu, sáng tạo và chia sẻ trong đời sống hàng ngày.
Văn hóa ra đời từ nhu cầu sinh tồn và mục đích sống của loài người, là kết quả của sự sáng tạo ngôn ngữ, chữ viết, chuẩn mực đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo và văn hóa- nghệ thuật, cùng các công cụ cho sinh hoạt hàng ngày như trang phục, ăn uống, nơi ở và các phương tiện sử dụng Văn hóa là tổng hợp mọi phương thức sinh hoạt và mọi biểu hiện của nó mà con người đã phát triển nhằm thích nghi với những nhu cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn.
Có thể nói, văn hóa là một khái niệm rộng lớn và đa nghĩa, bao trùm mọi mặt hoạt động xã hội, mọi lĩnh vực của cuộc sống, của cộng đồng, tới từng gia đình và từng cá nhân Vậy VHDN là gì? Có thể hiểu VHDN như một hệ thống các giá trị, chuẩn mực và thực hành văn hóa được chia sẻ trong một nhóm người hoặc một cộng đồng, ảnh hưởng tới cách họ nghĩ, sống và giao tiếp với nhau Việc nhận diện và phân tích VHDN giúp làm rõ bản sắc, truyền thống và những yếu tố văn hóa tác động đến cách phát triển của xã hội, cũng như cách mà con người tương tác, học tập và làm việc trong bối cảnh ấy.
“Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực” 4
Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị và cách hành xử được hình thành và duy trì nhờ sự phụ thuộc lẫn nhau giữa con người và các bộ phận trong tổ chức Nó thể hiện các chuẩn mực hành vi phổ biến, lan tỏa mạnh mẽ từ cá nhân sang tập thể và giữa các phòng ban, tạo thành một hệ sinh thái văn hóa rộng và tự nhiên Vì vậy văn hóa doanh nghiệp có xu hướng tự lưu truyền và củng cố theo thời gian, đóng vai trò nền tảng cho hiệu quả làm việc và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
“Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp” 6
2 http://vi.wikipedia.org/wiki/V%C4%83n_h%C3%B3a
3 Hồ Chí Minh: Toàn tập, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2009, t 3, tr 431
Có thể nói, mọi định nghĩa đều có nét chung coi VHDN là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp VHDN là một lĩnh vực được nghiên cứu trong nhiều thập kỷ qua, các định nghĩa về khái niệm này còn rất khác nhau phản ánh sự mới mẻ của vấn đề, tình trạng chưa thống nhất về cách tiếp cận, mối quan tâm, phạm vi ảnh hưởng và vận dụng ngày càng rộng rãi của những khái niệm này
VHDN là những biểu hiện đặc trưng về phong cách, hành động và hành vi của tổ chức phản ánh những giá trị và triết lý đã được lựa chọn
1.2.2 Các yếu tố cấu thành VHDN
Văn hóa doanh nghiệp có thể được nhận diện và phân tích dựa trên hai phạm vi chủ thể: phía bên ngoài và phía bên trong tổ chức, thông qua các quá trình và cấu trúc hữu hình cũng như những giá trị, niềm tin được chấp nhận; tuy nhiên, việc phân tích văn hóa có thể được tổ chức thành các yếu tố vật thể và phi vật thể để làm nổi bật cách văn hóa được thể hiện Nhờ đó, văn hóa có thể được nhận biết và mô tả qua các biểu tượng trực quan và phi trực quan như kiểu dáng kiến trúc, thiết kế nội thất, nghi thức và lễ nghi, giai thoại và tấm gương điển hình, biểu tượng, ngôn ngữ và khẩu hiệu, ấn phẩm chính thức, nhằm thể hiện những gì đáng và cần tôn trọng về lý tưởng, giá trị, niềm tin và thái độ, cũng như lịch sử và truyền thống Những biểu tượng trực quan này luôn chứa đựng những ý nghĩa tiềm ẩn có giá trị đối với các bên hữu quan.
1.2.2.1 Các biểu trưng trực quan của văn hoá doanh nghiệp
Kiến trúc đặc trưng của một tổ chức gồm hai yếu tố cốt lõi là kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở Sự hòa quyện giữa ngoại thất và nội thất công sở tạo nên phong cách nhận diện riêng, phản ánh bản sắc và giá trị của tổ chức Việc đầu tư đồng bộ cho cả hai yếu tố này không chỉ nâng cao thẩm mỹ mà còn cải thiện trải nghiệm người dùng và hiệu quả làm việc, đồng thời tối ưu hóa khả năng nhận diện thương hiệu trên các kênh SEO liên quan tới kiến trúc và thiết kế văn phòng.
Đa số các doanh nghiệp thành công hoặc đang trên đà phát triển mong muốn gây ấn tượng mạnh với mọi người bằng sự khác biệt, thành công và sức mạnh của mình thông qua những công trình kiến trúc đặc biệt và đồ sộ; những công trình này không chỉ là cơ sở vật chất mà còn đóng vai trò như biểu tượng và hình ảnh đại diện cho tổ chức, phản chiếu tầm nhìn và định vị thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.
Những thiết kế nội thất cũng rất được các doanh nghiệp, tổ chức quan tâm Từ những vấn đề rất lớn như tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng của bao bì, đặc trưng, thiết kế nội thất như mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, giá để hàng, lối đi, loại dịch vụ, trang phục… đến những chi tiết nhỏ nhặt như đồ ăn, vị trí công tắc điện,… Tất cả đều được sử dụng để tạo ấn tượng thân quen, thiện chí và được quan tâm
Thiết kế kiến trúc được các tổ chức rất quan tâm là vì những lý do sau:
Kiến trúc ngoại thất có thể có ảnh hưởng quan trọng đến hành vi con người ở các khía cạnh giao tiếp, phản ứng và thực hiện công việc Ví dụ, kiến trúc nhà thờ tạo ấn tượng quyền lực và thâm nghiêm; chùa chiền mang lại cảm giác thanh bạch, thoát tục; thư viện gây ấn tượng thư thái, tăng cường tập trung và năng suất làm việc.
Công trình kiến trúc có thể được coi là linh vật, biểu thị một ý nghĩa, giá trị của một tổ chức xã hội Chúng không chỉ là các công trình vật lý mà còn kể lại câu chuyện về lịch sử, văn hóa và bản sắc của một dân tộc Ví dụ điển hình bao gồm tháp Eiffel của Pháp, tháp Đôi của Mỹ, Vạn Lý Trường Thành của Trung Quốc và Văn Miếu, những biểu tượng cho sự sáng tạo, sức mạnh bền bỉ và tri thức Những linh vật kiến trúc này đóng vai trò quan trọng trong nhận diện văn hóa, phát triển du lịch và giáo dục, đồng thời nuôi dưỡng niềm tự hào và gắn kết cộng đồng.
Chùa Một Cột của Việt Nam… đã trở thành hình ảnh, biểu tượng về một giá trị tinh thần quốc gia, địa phương
- Kiểu dáng, kết cấu có thể được coi là biểu tượng cho phương châm chiến lược của tổ chức
- Công trình, kiến trúc trở thành một bộ phận hữu cơ trong các sản phẩm của doanh nghiệp
Mỗi công trình kiến trúc chứa đựng giá trị lịch sử gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của tổ chức, cùng với những đóng góp của các thế hệ nhân viên Những giá trị này không chỉ làm nổi bật di sản mà còn tăng cường nhận diện thương hiệu và sự gắn kết nội bộ, đồng thời giúp dự án thể hiện câu chuyện phát triển bền vững Bởi vậy, việc bảo tồn và tôn vinh di sản lịch sử trong thiết kế là chìa khóa để truyền tải ý nghĩa của tổ chức qua từng không gian.
Trong văn hóa tổ chức, nghi lễ (nghi lễ, nghi thức) là những hoạt động được lên kế hoạch từ trước và chuẩn bị kỹ lưỡng dưới hình thức sự kiện chính thức, nghiêm trang và đầy cảm xúc, được thực hiện định kỳ hoặc bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức và phục vụ lợi ích của người tham dự Nghi thức được thiết kế tỉ mỉ và đóng vai trò như một hình thức thể hiện nghi lễ, và nghi lễ được coi là một biểu tượng của văn hóa tổ chức (VHDN) Những hoạt động này là dịp để giới thiệu những giá trị mà tổ chức coi trọng, nhấn mạnh bản sắc riêng của tổ chức, tạo cơ hội cho mọi thành viên cùng nhận thức về các sự kiện trọng đại, nêu gương và tôn vinh các tấm gương tiêu biểu cho niềm tin và cách thức hành động được tổ chức tôn trọng Có bốn loại lễ nghi cơ bản: chuyển giao, củng cố, nhắc nhở và liên kết.
Chuyển giao có thể là một buổi lễ giới thiệu thành viên mới, một chức vụ mới, hoặc lễ ra mắt Những nghi lễ này tạo điều kiện thuận lợi cho người được bổ nhiệm trong việc tiếp nhận và thích nghi với cương vị và vai trò mới.
Vai trò của truyền thông nội bộ trong việc phát triển VHDN
Truyền thông nội bộ đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và phát triển VHDN VHDN được định nghĩa là một cấu trúc kết hợp giữa kiến thức cá nhân, niềm tin và hành vi, phụ thuộc vào khả năng học hỏi và chuyển đổi kiến thức của mỗi cá nhân nhằm duy trì sự thành công liên tục của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thành công, văn hóa doanh nghiệp bao gồm việc thu hút và tuyển dụng nhân sự phù hợp, những người có thể làm việc hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của tổ chức Văn hóa còn định hướng các hành vi nội bộ nhằm đảm bảo thành công lâu dài cho doanh nghiệp Do đó, việc thiết lập VHDN và chú trọng xây dựng văn hóa ứng xử là nền tảng quan trọng cho mọi đơn vị kinh doanh.
1.3.1 Truyền thông nội bộ có chức năng quản lý:
Chức năng này được thiết lập và xây dựng trên nền tảng mối quan hệ hai chiều có lợi giữa tổ chức, doanh nghiệp và cộng đồng Quan hệ này đảm bảo sự tham gia hai phía và đóng góp từ cả hai bên để đạt được mục tiêu chung Sự thành công hay thất bại của chức năng phụ thuộc trực tiếp vào mức độ gắn kết, tin tưởng và sự hỗ trợ của cộng đồng mà chức năng phục vụ.
Cộng đồng nội bộ là tập thể nhân viên của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, các cơ quan quản lý và các mối quan hệ đồng nghiệp Nhiệm vụ của người làm truyền thông nội bộ là rà soát và kiểm tra các mối quan hệ bên trong, tạo điều kiện quản lý hiệu quả nhất và thông tin thông suốt cho toàn thể nhân viên Hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ phụ thuộc vào mức độ nắm bắt và hiểu biết tâm lý xã hội của từng cá nhân, cũng như sự đồng thuận giữa các bộ phận Một doanh nghiệp chỉ thành công khi có sự đoàn kết, tin tưởng và cùng hướng tới một mục tiêu chung giữa nhân viên và lãnh đạo, từ đó tăng cường sự tham gia và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức Nhân viên cần quan tâm đến thành tích của doanh nghiệp cũng như kết quả lao động của bản thân, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và tinh thần trách nhiệm Những lợi ích chung cho nhân viên gồm tiền lương xứng đáng, sự tham gia vào công việc chung và lợi nhuận, môi trường làm việc thuận lợi, cảm giác làm chủ, tinh thần tự quản và quyền lực trong việc lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ.
Các nhà truyền thông nội bộ cần lưu ý khi hoạch định chiến lược nội bộ, đảm bảo sự đồng bộ giữa lợi ích vật chất và yếu tố tình cảm để nuôi dưỡng tình yêu mến của nhân viên đối với doanh nghiệp và tăng cường sự gắn bó Trong kế hoạch truyền thông, cần cân bằng các ưu đãi vật chất như lương thưởng, phúc lợi với các yếu tố tinh thần như sự công nhận, văn hóa doanh nghiệp và sự minh bạch thông tin để tạo động lực làm việc lâu dài Sự kết nối giữa lợi ích kinh tế và tình cảm giúp nâng cao sự trung thành, tin tưởng và hiệu quả hoạt động của tổ chức Vì vậy, nội dung và hình thức truyền thông nội bộ nên phản ánh rõ mục tiêu, giá trị và cam kết của doanh nghiệp đối với nhân viên, từ đó thúc đẩy sự đồng thuận và hợp tác bền vững.
Khi thiết kế một chiến lược truyền thông nội bộ, các chuyên gia truyền thông cần phải xem xét những vấn đề sau:
- Kết hợp lợi ích cá nhân (như lương bổng) để đạt mục đích chung (lợi nhuận và sự thịnh vượng của tổ chức, doanh nghiệp);
- Tạo dựng lý tưởng và hình ảnh doanh nghiệp; trong đó có sự ủng hộ của từng nhân viên;
- Tạo sự hiểu biết hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên;
Xây dựng một hệ thống tiêu chí đánh giá khách quan về công lao và thành tích của cá nhân trong thành tích chung của tập thể, được thực hiện một cách thống nhất và minh bạch Hệ thống này định nghĩa rõ ràng các tiêu chí đo lường đóng góp cá nhân, cho phép đánh giá công bằng, khách quan và có thể tái lập, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, khuyến khích sự gắn kết đội ngũ và tối ưu hóa nguồn lực của tổ chức.
- Ủng hộ chuyên môn cao;
- Ủng hộ không khí nhân ái và đoàn kết nội bộ;
- Đề phòng và giải quyết các tình huống khủng hoảng trong nội bộ tổ chức, cơ quan;
Một số doanh nghiệp ở các nước phát triển đã gặt hái thành công với chiến lược nội bộ Ở Nhật Bản, nền tảng của chiến lược này là trách nhiệm tập thể và quyết định tập thể, và các nhà nghiên cứu cho rằng doanh nghiệp có thể được xem như một cộng đồng nơi mọi người sống chung và lao động cùng nhau vất vả Các chuyên gia PR tại Nhật giải thích cho nhân viên rằng điều kiện thuận lợi để họ làm việc phụ thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp, cũng như sự thích nghi và hoà nhập của họ với công việc và với nguồn lực mà tổ chức quản lý.
1.3.2 Truyền thông nội bộ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả lao động
Một hệ thống thông tin hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu nhanh chóng và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, nhà đầu tư Tuy nhiên, hiệu quả của hệ thống chỉ thực sự đóng vai trò khi có không khí tổ chức tích cực Vì vậy, nhiệm vụ của chuyên gia truyền thông là truyền tải thông tin về hoạt động của tổ chức tới nhân viên và tạo điều kiện để họ đóng góp ý kiến với ban lãnh đạo Nhiệm vụ này cần được xây dựng trên nền tảng truyền thông hai chiều thân thiện, giúp nhân viên được cập nhật đầy đủ và có cơ hội diễn đạt quan điểm về các vấn đề của tổ chức và doanh nghiệp.
Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả phải được thiết kế và thực thi dựa trên ba yếu tố là tài chính, nhân sự và thị trường, đảm bảo sự cân đối và phù hợp với thực tế tổ chức Khi hệ thống truyền thông nội bộ được đồng bộ với nguồn lực tài chính và lực lượng nhân sự, đồng thời phản ánh diễn biến thị trường, thông tin được truyền đạt một cách nhất quán và tin cậy, từ đó tăng hiệu quả hoạt động và sự gắn kết của nhân viên Ngược lại, thiếu một hệ thống như vậy sẽ tạo điều kiện cho hiện tượng truyền miệng hoặc phao tin đồn nhảm xuất hiện, gây nhiễu thông tin, làm suy giảm uy tín và hiệu quả quản trị.
Chiến lược phải có định hướng mục tiêu; thành công của chiến lược được đo bằng nỗ lực của ban lãnh đạo để đạt được các mục tiêu đề ra Chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm giới thiệu mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch của tổ chức để nhân viên làm quen; cung cấp thông tin về các vấn đề, hoạt động và kết quả của tổ chức; tư vấn cho nhân viên về các vấn đề nhạy cảm và mâu thuẫn; tạo điều kiện cho quản lý và nhân viên làm việc dựa trên hiểu biết, tin cậy và trung thực hai chiều; cung cấp thông tin hiệu quả và nhanh chóng về những vấn đề và quyết định quan trọng; và thiết lập sự sáng tạo mới mẻ.
Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá mức độ ảnh hưởng và vị trí của hình ảnh doanh nghiệp, mục tiêu của truyền thông nội bộ là:
Thu hút sự chú ý của nhân viên và cân bằng lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích cá nhân bằng cách thông tin rõ ràng về các vấn đề, các hoạt động và kết quả của ban lãnh đạo, đồng thời cung cấp thông tin hiệu quả về những công việc và quyết định quan trọng Việc chia sẻ minh bạch những nội dung này giúp nhân viên nắm bắt mục tiêu chung, hiểu rõ vai trò của mình và gia tăng sự cam kết với doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hài lòng trong công việc.
- Định vị doanh nghiệp để họ quan tâm tới nhân viên của mình và giữ mối liên hệ thường xuyên;
Để xây dựng hình ảnh doanh nghiệp một cách hiệu quả, cần kết hợp các yếu tố như hiệu quả công việc, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mức độ phát triển và thu nhập bền vững với quảng cáo lâu dài và bền vững; lắng nghe các ý kiến, nhận xét của các doanh nghiệp khác và hiểu rõ các thành phần khách hàng, đối tác cũng như quản lý thư điện tử trực tiếp một cách chuyên nghiệp Bên cạnh đó, sự trung thực và trách nhiệm trong hoạt động thương mại, thông tin báo chí truyền thông về doanh nghiệp, phong cách văn phòng và sứ mệnh, giá trị doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp của nhân viên, tuân thủ pháp luật và uy tín của người lãnh đạo là những yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin và hình ảnh tích cực Các hoạt động như phong cách làm việc, các bài phát biểu nơi công cộng và với báo chí, tổ chức họp báo, truyền thông nội bộ và các nỗ lực bảo vệ môi trường cũng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược nhận diện thương hiệu và quan hệ với khách hàng, đối tác và công chúng.
Phải thẳng thắn nhận định một điều rằng nhận thức của các doanh nghiệp về truyền thông nội bộ ở Việt Nam còn chưa cao Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ ở Việt Nam mà dễ nhận thấy nhất đó là quy mô doanh nghiệp và VHDN
Một doanh nghiệp lớn và có nhiều chi nhánh sẽ có những hoạt động và công cụ truyền thông nội bộ khác với một doanh nghiệp vừa và nhỏ Ở Việt Nam chỉ có một số các tập đoàn lớn, còn lại đa số là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do vậy việc thực hiện các chiến dịch truyền thông nội bộ cũng đơn giản và thường có quy mô nhỏ Ông Nguyễn Xuân Hoài – phụ trách phòng PR của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) cho biết, ông đã làm việc tại tập đoàn được hơn
Sau 20 năm công tác ở nhiều vị trí khác nhau, khi tập đoàn thành lập Phòng PR vào năm 2010, ông được bổ nhiệm làm trưởng phòng Petrolimex là tập đoàn lớn chuyên cung cấp xăng dầu tại Việt Nam, chiếm tới khoảng 60% thị phần Trước khi có Phòng PR đảm nhận nhiệm vụ chuyên trách, các bộ phận Công đoàn, Đoàn Thanh niên và Hội Phụ nữ đã có bề dày kinh nghiệm chăm lo đời sống vật chất và văn hóa tinh thần cho toàn tập đoàn Khi có Phòng PR, các hoạt động liên quan đến truyền thông và chăm sóc đời sống người lao động được tăng cường, đồng thời các đơn vị này tiếp tục đóng vai trò then chốt trong sự gắn kết và đồng thuận xã hội trong Petrolimex.
Petrolimex có bộ phận PR với đội ngũ nhân viên chuyên trách truyền thông nội bộ, giúp các hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn trong xây dựng VHDN Mục tiêu cuối cùng của VHDN ở Petrolimex là hai chữ "tin & yêu", cốt lõi của thương hiệu Hiện nay công cụ truyền thông chủ lực là hệ thống website www.petrolimex.com.vn, nơi đồng thời thực hiện bốn chức năng: PR đối nội, PR đối ngoại, quản trị khủng hoảng và công bố thông tin theo quy định cho công ty cổ phần và công ty đại chúng Hệ thống liên kết nội bộ được triển khai chặt chẽ giữa website tập đoàn (mang tính đại diện) với website Công đoàn và 68 đơn vị thành viên tại Việt Nam và ở nước ngoài; mọi tin đăng trên website tập đoàn tự động chảy về website Công đoàn và các đơn vị thành viên, ngược lại các tin tốt của các đơn vị thành viên được liên kết về website tập đoàn và tin tốt được gửi cho báo chí sử dụng Như vậy, tạo nên một hệ thống truyền thông đồng bộ, giúp lan tỏa thông tin nhanh chóng giữa tập đoàn, công đoàn và các đơn vị thành viên.
Vai trò của VHDN đối với sự phát triển của Doanh nghiệp
Trong bối cảnh hội nhập, cạnh tranh hiện nay "VHDN" ngày càng thể hiện tầm quan trọng, ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp:
1.4.1 VHDN là nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranh:
Mục tiêu của VHDN là xây dựng một phong cách quản trị hiệu quả, đưa hoạt động của doanh nghiệp vào nề nếp và hình thành một cộng đồng làm việc trên tinh thần hợp tác, tin cậy, gắn bó, thân thiện và tiến thủ Nhờ đó hình thành tâm lý chung và lòng tin vào sự thành công của doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển của từng cá nhân và xây dựng nề nếp văn hóa lành mạnh, tiến bộ trong tổ chức Lợi thế cạnh tranh được xem xét trên các khía cạnh như chất lượng sản phẩm, chi phí, sự linh hoạt trước phản ứng của thị trường và thời gian giao hàng Để có được những lợi thế này, doanh nghiệp cần các nguồn lực như nhân lực, tài chính, công nghệ, máy móc, nguyên vật liệu và phương pháp làm việc (phương pháp 5M: Man, Money, Material, Machine, Method) Nguồn lực tài chính, máy móc và nguyên vật liệu đóng vai trò là lợi thế so sánh với đối thủ trước khách hàng, trong khi nguồn nhân lực đóng vai trò tham gia toàn bộ quá trình chuyển hóa các nguồn lực thành sản phẩm đầu ra, do đó có ý nghĩa quan trọng trong việc quyết định tạo ra những lợi thế cạnh tranh như chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.
Hiệu quả của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào yếu tố văn hóa doanh nghiệp (VHDN) Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thành mục tiêu, xây dựng chiến lược và chính sách, đồng thời tạo định hướng mang tính chiến lược và thuận lợi cho việc triển khai thành công chiến lược đã chọn Môi trường văn hóa còn tác động quyết định đến tinh thần, thái độ và động lực lao động của các thành viên, cũng như cách sử dụng nguồn lực lao động và các yếu tố khác Môi trường văn hóa càng trở nên quan trọng ở các doanh nghiệp liên doanh, vì ở đó có sự kết hợp giữa văn hóa của các dân tộc, các nước khác nhau.
1.4.2 Thu hút nhân tài, tăng cường sự gắn bó người lao động
Một doanh nghiệp có nền văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ thu hút nhân tài, củng cố lòng tin của công chúng và tăng sự trung thành của các thành viên trong tổ chức Đây là điều vô cùng quan trọng và khó có thể đánh đổi bằng các giá trị vật chất bình thường Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đi vào lòng công chúng là một quá trình đòi hỏi sự nỗ lực và đồng lòng của toàn thể thành viên, từ lãnh đạo đến từng người lao động, nhằm duy trì sự nhất quán giữa hành động và giá trị.
Xã hội càng phát triển, nhu cầu của con người càng đa dạng và cao cấp, không chỉ dừng lại ở ăn no mặc ấm mà còn nhấn mạnh ăn ngon, mặc đẹp và các động lực làm việc khác ngoài tiền lương Theo Maslow, hệ thống nhu cầu con người chia thành năm cấp độ từ thấp đến cao: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội và giao tiếp, nhu cầu được kính trọng và cuối cùng là nhu cầu tự khẳng định để tiến bộ Các cấp độ nhu cầu này thể hiện những cung bậc ham muốn mang tính khách quan ở mỗi cá nhân và cho thấy cách mà xã hội và sự phát triển cá nhân tác động lẫn nhau.
Doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu khác nhau của người lao động sẽ thu hút và giữ chân nhân tài, bởi con người luôn là trung tâm và yếu tố quyết định thành công của tổ chức Mỗi cá nhân mang nét văn hóa riêng, góp phần hình thành bản sắc chung của doanh nghiệp và làm giàu nền văn hóa doanh nghiệp (VHDN) Trong một nền văn hóa doanh nghiệp chất lượng, các thành viên nhận thức rõ vai trò của bản thân trong toàn bộ hệ thống và làm việc vì mục tiêu và mục đích chung của tổ chức.
1.4.3 VHDN tạo nên bản sắc của doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp (VHDN) là tài sản tinh thần quan trọng của doanh nghiệp, giúp phân biệt tổ chức với các đối thủ và hình thành bản sắc thông qua phong thái, sắc thái, nền nếp và tập tục VHDN có tính di truyền, được bảo tồn qua nhiều thế hệ thành viên và trở thành nền tảng cho sự nhất quán trong hoạt động, gắn kết đội ngũ và tăng cường khả năng thích nghi, từ đó tạo động lực cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Những doanh nghiệp thành công thường chú trọng xây dựng và gìn giữ một môi trường văn hóa doanh nghiệp riêng biệt, khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh Bản sắc văn hóa doanh nghiệp không chỉ là công cụ nhận diện thương hiệu mà còn là phương thức sinh hoạt và vận hành chung, góp phần hình thành lối làm việc và chiến lược kinh doanh Nó tạo ra bầu không khí làm việc tích cực, lan tỏa tình cảm, sự giao lưu và các mối quan hệ, đồng thời nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm và tinh thần hợp tác phối hợp trong thực thi công việc.
1.4.4 VHDN ảnh hướng tới hoạch định chiến lược:
VHDN có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạch định chiến lược phát triển của tổ chức thông qua việc lọc thông tin phù hợp và áp dụng kinh nghiệm cũng như các mô hình quản trị phù hợp, đặt ra các tiêu chuẩn dựa trên giá trị của tổ chức và cung cấp các nguyên tắc cho các hoạt động Quá trình hoạch định chiến lược này giúp các thành viên nhận rõ vai trò của họ trong tổ chức, đồng thời cung cấp nền tảng quan trọng để hiểu môi trường kinh doanh và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường đó.
VHDN (Văn hóa doanh nghiệp) ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả thực hiện chiến lược của tổ chức Một văn hóa mạnh, thể hiện sự thống nhất và tuân thủ cao các giá trị và niềm tin, là nền tảng then chốt để thực hiện thành công chiến lược và đạt được mục tiêu kinh doanh Với khả năng tạo cam kết cao từ các thành viên, VHDN trở thành yếu tố quyết định nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất lao động của tổ chức Vì vậy, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một “công thức thành công” cho các doanh nghiệp trên hành trình hội nhập và phát triển bền vững.
Ở những doanh nghiệp có văn hóa nội bộ mạnh, sự tự lập ở mức cao của người lao động được khuyến khích, kể cả nhân viên cấp cơ sở, để họ tự tách biệt, làm việc độc lập và đề xuất sáng kiến Sự khích lệ này kích hoạt động lực đổi mới, dẫn tới những ý tưởng sáng tạo và cả đột phá mang lại lợi ích ngắn hạn lẫn lâu dài cho doanh nghiệp, làm nền tảng cho quá trình xây dựng và phát triển Thành công trong công việc của nhân viên sẽ tăng cường sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, làm cho chiến lược nhân sự trở nên vững chắc và coi là gốc rễ cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Dựa trên các lý luận về truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp (VHDN), bài viết làm rõ khái niệm truyền thông nội bộ, vai trò của văn hóa doanh nghiệp và hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong việc xây dựng và phát triển VHDN Việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp được xem như chất keo kết nối từng thành viên với nhau và với tổ chức, đồng thời tạo nên lợi thế cạnh tranh trên bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Hoạt động truyền thông nội bộ là công cụ quan trọng để xây dựng và phát triển VHDN, là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp đồng bộ mục tiêu, lan tỏa thông tin và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức.
Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp không phải là thành công sau một đêm; đó là một quá trình dài cần sự nỗ lực và đồng thuận của toàn thể thành viên, từ ban lãnh đạo đến mỗi nhân viên Chỉ khi tất cả cùng chung tay, văn hóa doanh nghiệp mới được hình thành và duy trì, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức.