Công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và Du lịch Quang Minh

Công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và Du lịch Quang Minh

MỤC LỤC

Danh mục bảng biểu 4

Lời mở đầu 5

1 Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu 5

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài 6

Chương I: Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp 7

1.1 Vật tư, hậu cần vật tư và công tác hậu cần vật tư 7

1.1.1 Vật tư 7

1.1.2 Hậu cần vật tư 9

1.1.3 Vai trò của công tác hậu cần vật tư 9

1.2 Nội dung của công tác hậu cần vật tư 9

1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư 9

1.2.1.1 Khái niệm nhu cầu vật tư 9

1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư 10

1.2.2 Lập kế hoạch 13

1.2.2.1 Khái niệm: 13

1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý: 14

1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng: 14

1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan 15

1.2.3.1 Xác định nhu cầu 15

1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng 16

1.2.3.3 Thương lượng và đặt hang 17

1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư 17

1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất: 19

1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất: 19

1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất 19

1.2.5 Cấp phát vật tư 22

1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư 22

1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư 22

1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư 24

1.2.6 Thanh quyết toán vật tư 25

1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư 26

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp 26

1.3.1 Yếu tố khách quan 26

1.3.2 Yếu tố chủ quan 27

Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh 29

2.1 Khái quát về Công ty 29

2.2 Phân tích thực trạng công tác hậu cần vật tư 40

2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư 40

2.2.2 Tình hình lập kế hoạch 41

2.2.3 Tình hình tổ chức mua sắm vật tư 43

2.2.4 Tình hình dự trữ vật tư 46

2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư 50

2.2.6 Thanh quyết toán vật tư 50

Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh 53

3.1 Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư 53

3.2 Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp 54

3.3 Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư 55

3.4 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quảcho công tác đảm bảo vật tư 56

3.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất 57

Kết luận 59

Danh mục tài liệu tham khảo 60

trong năm 2007 49

Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007 52

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết phải nghiên cứu đề tài

Đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và đang phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế - văn hóa – xã hội với khu vực và thế giới, do đó nền kinh tế hiện nay có đầy sự biến động do quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa và quá trình hội nhập kinh tế khu vực và

xã hội mang lại, các công ty muốn tồn tại và phát triển trong thế giới đầy biến động như hiện nay thi cần phải có những nỗ lực hết mình Tồn tại, phát triển

và có vị trí vững chắc trên

thị trường là mong muốn và mục tiêu phấn đấu của bất kỳ công ty nào

Để đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình trong mọi khâu sản xuất kinh doanh Trong các khâu sản xuất thì có khâu đầu vào đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó góp phần quyết định vào thành công của doanh nghiệp Trước tiên đầu vào có đầy đủ thì mới giúp hco quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có hiệu quả Chất lượng và sự đồng bộ của vật tư kỹ thuật giúp cải tiến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, tăng uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và trong con mắt của các đối thủ cạnh tranh Do đó, để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và

có hiệu quả kinh doanh nghiên cứu đề tài: “ Công tác hậu cần vật tư ở

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này có mục đích đầu tiên là giúp người nghiên cứu nắm chắc và hiểu rõ bản chất vấn đề của những kiến thức đã được học tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Việc nghiên cứu thực tế một cách khoa học những kiến thức đã được học giúp cho người học nắm chắc được lý

thuyết đã được học trên giảng đường, điều này giúp cho sinh viên sau khi ra trường sẽ không bị bỡ ngỡ mà có thể hoàn thành tốt công việc được công ty giao Và một mục đích lớn lao của việc nghiên cứu đề tài này là người nghiên cứu mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị thực tập.

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài

Đề tài này có đối tượng là các nghiệp vụ hậu cần vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay của đất nước ta

Với khả năng và thời gian có hạn đề tài này chỉ nghiên cứu công tác hậu cần vật tư gắn liền với thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh với những đặc thù riêng của công ty

Đề tài được nghiên cứu theo các phương pháp khoa học được sử dụng trong môn học kinh tế: phương pháp thống kê báo cáo, phương pháp khái quát, phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp thực tế

Kết cấu của đề tài:

Chương I : Những vấn đề chung của công tác hậu cần vật tư của doanh

nghiệpChương II : Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây

dựng và du lịch Quang MinhChương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty

Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh

Chương I: Những vấn đề chung của công tác hậu cần

vật tư của doanh nghiệp

1.1 Vật tư, hậu cần vật tư và công tác hậu cần vật tư

1.1.1 Vật tư

* Khái niệm

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều cần đến các tư liệu vật chất khác nhau như: máy móc, thiết bị, nhiên liệu, vật liệu… Các vật này được tạo ra trong quá trình lao động là sản phẩm của các doanh nghiệp, từ khi là thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất đến khi chúng được các doanh nghiệp khác sử dụng làm tư liệu lao động của đối tượng lao động theo công dụng của chúng thì chúng được coi là vật tư kỹ thuật

Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không phải tất cả tư liệu sản xuất là vật tư

kỹ thuật

Tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động Đối tượng lao động lại bao gồm những sản phẩm tự nhiên (tạm gọi là đối tượng lao động sơ cấp), và những sản phẩm mà con người đã tác động vào mang lại cho chúng những tính năng kỹ thuật nào đó (tạm gọi là tư liệu lao động thứ cấp) Lúc đó những sản phẩm của lao động này trở thành nguyên liệu cho các ngành kinh tế hoặc được sử dụng như sản phẩm tiêu dùng Chúng chỉ là vật tư

kỹ thuật khi được sử dụng vào mục đích phục vụ sản xuất

* Phân loại

Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những

thứ đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Toàn bộ vật tư được phân theo hai tiêu thức cơ bản đó là công dụng của vật tư trong sản xuất và theo tính chất của vật tư.

- Theo công dụng của vật tư trong sản xuất: theo tiêu thức này thì vật tư được chia ra làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động

Thuộc nhóm thứ nhất có:

Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, điện lực

Bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy

Những loại vật tư thuộc nhóm này có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng hoàn toàn dùng trong một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm

Thuộc nhóm thứ hai có:

Thiết bị động lực

Thiết bị truyền dẫn năng lượng

Thiết bị sản xuất

Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động

Hệ thống thiết bị máy móc điều khiển

Công cụ khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất

Các loại đồ dùng trong nhà xưởng

dùng cho một ngành nào đó, thậm chí một doanh nghiệp nào đó Để chỉ rõ tên của loại vật tư chuyên dùng người ta gọi tên ngành sau tên vật tư.

1.1.2 Hậu cần vật tư

Hậu cần là một thuật ngữ đầu tiên được sử dụng trong quân đội, hiện nay

nó được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều lĩnh vực, trong đó có cả lĩnh vực kinh tế.Trong lĩnh vực kinh tế, hậu cần được hiểu là sự chuẩn bị các yếu tố để phục vụ một mục đích nào đó

Hậu cần vật tư là toàn bộ công tác chuẩn bị đúng chủng loại, đầy đủ kịp thời các loại vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh

1.1.3 Vai trò của công tác hậu cần vật tư

Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hóa của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và phục nhu cầu của con người

Quá trình sản xuất của doanh nghiệp đòi hỏi phải có các yếu tố đầu vào, trong đó có vật tư kỹ thuật, thiếu vật tư kỹ thuật thì quá trình sản xuất không thể diễn ra được Từ vai trò của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của công tác hậu cần vật tư Việc đảm bảo vật tư đầy đủ, kịp thời đồng bộ là điều kiện tiền

đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất

1.2 Nội dung của công tác hậu cần vật tư

1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư

1.2.1.1 Khái niệm nhu cầu vật tư

Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trong Marketing, nhu cầu nói chung được hiểu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhận được Nhu cầu của con người rất đa dạng và phức tạp

Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên, vật liệu,

tư là hàng hóa nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng hóa nói chung Tuy vậy vật tư (hàng hóa công nghiệp) khác nhau căn bản với hàng hóa tiêu dùng cá nhân ở công dụng của nó.

1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư

Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định theo 4 phương pháp sau :

Thứ nhất phương pháp trực tiếp :

Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư

và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ Phương pháp này có 4 cách tính :

a Phương pháp tính theo mức sản phẩm: Nhu cầu được tính bằng cách

lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất.Công thức :

Nsx =∑ Qsf msfTrong đó:

Nsf: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

Msf : Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

b Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm : Nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tính giữa mức tiêu dùng vật tư cho 1 chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm

Công thức :

Nct = ∑ Qct mctTrong đó :

Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ

Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch

Mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

c.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự: Áp dụng

phương pháp này trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất trong những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư.Công thức :

Nsx = Qsf mtt KTrong đó :

Nsx: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

Mtt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự

K: Hệ số điều giữa hai loại sản phẩm

d Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện : cách tính

này áp dụng cho trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung

Công thức :

Nsx = Qsf mddTrong đó :

Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

mdd: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện

Trong đó: mdd được chọn dựa vào mức bình quân (mbq)

Công thức :

mbq = ∑ ∑Kj

Kj j

m

Trong đó :

mj: Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i

Kj: Tỉ trọng loại sản phẩm thứ I trong tổng số

Thứ hai phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm

Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông … được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật liệu khác nhau Với những sản phẩm thuộc loại này thì nhu cầu được xác định theo ba bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.

Công thức:

Nt = ∑ Qi HiTrong đó :

Nt: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch

Qi: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ

Hi: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i

Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính

đến tổn thất trong quá trình sử dụng

Công thức :

Nvt =

K Nt

Nhu cầu vật tư thứ i

Tỉ lệ % của loại vật tư thứ i

Thứ ba phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng

Theo phương pháp này nhu cầu được tính theo công thức như sau:

Nsx =

T Pvt

Trong đó:

Pvt: Nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụngT: Thời hạn sử dụng

Thứ tư là phương pháp tính theo hệ số biến động

Theo phương pháp này để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo công thức :

Nsx = Nbc Tsx HtkTrong đó :

Nbc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo

Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

Htk: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

góp phần nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của sản xuất, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý:

Để lập được kế hoạch quý, người lập kế hoạch cần phải có đầy đủ các tài liệu về kế hoạch sản xuất quý, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm sản xuất trong quý, tồn kho thực tế, lượng vật tư dự kiến nhập và xuất từ thời điểm lập kế hoạch cho tới cuối quý, dự trữ cuối quý

Có thể lập kế hoạch bảo đảm vật tư trong quý theo biểu sau :

1

8 19

1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng:

Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu cần vật tư trong quý và theo dõi thực hiện kế hoạch đó Còn đối với những vật

tư chính thì phòng kinh doanh phải lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng Kế hoạch hậu cần vật tư tháng khác với kế hoạch vật tư quý ở chỗ có các cuộc phản ánh thừa thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó

Kế hoạch hậu cần vật tư tháng

Tổng số

Tồn kho đàu kỳ

Chỉ tiêu mua trong tháng

Tháng trước chuyển sang

Thiếu hụt Dư quá mức

Số lượng

Biện pháp giải quyết

Số lượng

Biện pháp giải quyết

1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan

Tổ chức quá trình mua vật tư:

Quá trình mua

1.2.3.1 Xác định nhu cầu

Đối với các doanh nghiệp, việc xác định nhu cầu vật tư là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan Trình tự xác định nhu cầu vật tư bao gồm những bước công việc sau đây:

Một là: Giai đoạn chuẩn bị, trong giai đoạn này cần phải thực hiện các

công việc sau: nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất, chuẩn bị các phương án sản xuất kinh doanh, rà soát và bổ sung hệ thống chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư

Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và

lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp

Lượng tồn kho đầu kỳ được thường được tính theo phương pháp ước tính

Ođk = Ott + Nh - XTrong đó:

Ođk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch

Ott: Tồn kho thực tế tịa thời điểm lập kế hoạch

Xác định

nhu cầu

Tìm và lựa chọn nhà cung ứng

Thương lượng và đặt hàng

Theo dõi đặt hàng

và nhận hàng

Đánh giá những kết quả

Không thỏa mãn Thỏa mãn

Nh: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.X: Lượng vật tư ước xuất ta kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.

Ba là: Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp Đây

là giai đoạn quan trọng, là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp

Bốn là: Xác định số lượng vật tư cần phải mua về, lượng vật tư cần mua

về cho doanh nghiệp được tính theo phương pháp cân đối, nghĩa là:

∑

ij N = ∑

ij PTrong đó:

∑ij N : Tổng nhu cầu về loại vật tư thứ i nhằm thỏa mãn mục đích j

của doanh nghiệp

∑ij P : Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j

1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng

Về tìm kiếm nhà cung ứng : Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung ứng, như thông qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalô

Về lựa chọn người cung ứng : Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp

- Xác định hình thức trả tiền

- Điều kiện giao hàng

- Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm

* Đặt hàng : Là một hành động pháp lý của người mua với người cung ứng Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận dịch vụ

kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng Cho nên điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không được sai và có thể hiểu sai

1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư

*Tổ chức chyển đưa vật tư về doanh nghiệp: tùy thuộc vào từng doanh nghiệp có thể nhận hàng tại kho của nhà cung ứng và tự chuyển vật tư về kho của mình hay nhận hàng tại kho của doanh nghiệp mình

* Tiếp nhận vật tư về cả số lượng và chất lượng:

Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng và chất lượng vật tư cũng như xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và những người có liên quan đến lô hàng nhập Việc tổ chức tiếp nhận, bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một quy trình và công nghệ nhất định

Hình thức kiểm tra hàng hóa về số lượng :

- Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cân, đong, đo, đếm

- Giao nhận theo hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu hỏa) thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải liêm phong cặp chì toa trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải Khi trả hàng, nếu dấu niêm phong vẫn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không phải kiểm tra tỷ mỉ về số lượng vật tư

- Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên phương tiện

Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm Đây là cơ

sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp sau này trong mua bán hàng hóa

1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư

* Khái niệm: Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hóa

xã hội trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán

và tiêu dùng sau này

Trong quá trình vận động của mình, vật tư hàng hóa chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực lưu thông và từ lưu thông lại quay về sản xuất, tạo nên

sự tuần hoàn của sản phẩm hàng hóa Do vậy,theo đặc điểm và quá trình chu chuyển hàng hóa dự trữ chia thành dự trữ lưu thông và dự trữ sản xuất

1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất:

Dự trữ sản xuất là tất cả các tư liệu sản xuất đã ở hoặc thuộc về đơn vị sản xuất, đang chờ đợi để bước vào quá trình sản xuất Dự trữ sản xuất bảo đảm cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị gián đoạn

1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất:

Dự trữ sản xuất bao gồm ba bộ phận : Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị

Dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp

được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu, đạt tối đa khi nhập

lô hàng mới, tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng mới vào

Dự trữ bảo hiểm cần thiết cho các trường hợp sau đây:

+ Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.+ Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với mức dự kiến trong khi chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn không đổi

+ Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn trong lúc lượng hàng cung ứng và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm như trước

Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp và trước

khi đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đều phải được sơ chế mới có thể sử dụng được như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, pha cắt đập nhỏ và những sơ chế vật tư khác, trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất thì cần có thời gian chuẩn bị do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị

1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất

Định mức dự trữ sản xuất là sự quy định đại lượng vật tư tối đa phải có theo

kế hoạch, để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được liên tục và đều đặn Sau đây là phương pháp tính toán các bộ phận hợp thành dự trữ sản xuất

a Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên

Dự trữ thường xuyên tối đa, tuyệt đối tính theo công thức:

Dth/x max = m.tTrong đó:

Dth/x max : Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa ( tính theo hiện vật )m: Mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm

Dự trữ thường xuyên cũng có thể tính theo lượng hàng đặt mua một lần Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là: với chỉ tiêu mua sắm vật tư đã được

xác định, phải đặt mua một lần là bao nhiêu để cho chí phí thu mua, vận chuyển và bảo quản lô hàng đó đạt mức thấp nhất Ta ký hiệu:

N: nhu cầu trong năm về loại vật tư tính dự trữ

C: toàn bộ chi phí cho lô hàng

C1: phần chi phí thu mua

C2: chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong năm, chi phí này có thể tính bằng % so với giá trị hàng dự trữ tính trung bình trong một năm.D: lượng hàng đặt mua trong một lần

g: đơn giá mua

Vi phân phương trình theo D và cho bằng 0 ta có:

b Phương pháp định mức dự trữ bảo hiểm

Dự trữ bảo hiểm tương đối có hai phương pháp tính:

Phương pháp 1: căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ

thường xuyên sử dụng hết, trước khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp để tính dự trữ Trong trường hợp đó dự trữ được tính theo công thức:

tbh = t1 + t2 + t3Trong đó:

t1 - Thời gian cần thiết cho doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng xuất gấp theo yêu cầu của khách hàng

t2 - Thời gian hàng trên đường

t3 - Thời gian cần thiết để doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận hàng và chuẩn bị đưa vào sản xuất

Phương pháp 2 : Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế cho kỳ báo cáo,

rút ra những lần có chu kỳ cung ứng thực tế lớn hơn chu kỳ cung ứng bình quân, cộng các kết quả lại rồi chia cho số lần lệch, theo công thức:

Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ứng bình quân

nTrong đó: n là số lần chênh lệch cao hơn

Dsản xuất = m ( tth;x + tb;h + tch’b )Định mức dự trữ sản xuất theo danh mục vật tư tổng hợp ( gọi là định mức dự trữ tổng hợp) tính theo chỉ tiêu tuyệt đối, bằng tổng các định mức dự trữ cụ thể tuyệt đối Còn chỉ tiêu tương đối (ngày) của định mức tổng hợp tính bằng cách chia chỉ tiêu tuyệt đối của định mức tổng hợp cho mức tiêu dùng vật tư bình quân trong một ngày đêm của các chủng loại, quy cách vật tư cụ thể trong loại hoặc nhóm vật tư tổng hợp

1.2.5 Cấp phát vật tư

Các nội dung của công tác cấp phát vật tư:

- Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng

- Lập các chứng từ cấp phát vật tư

- Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị nội bộ

- Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư

1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư

∑

Tbh=

Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp cho phân xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao.Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sau:

H = Nt.ph ± Nt.ch.ph + D – OTrong đó:

H: hạn mức cấp phát vật tư, tính theo đơn vị hiện vật

Nt.ph: nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm

Nt.ch.ph: nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm (sản phẩm dở dang ).D: nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng

O: tồn kho đầu kỳ

1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư

Sau khi lập hạn mức vật tư, cán bộ hậu cần vật tư tiến hành lập chứng từ cấp phát vật tư Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại chứng từ cấp phát vật tư sau:

Mẫu số 02 – VTĐơn vị:………

STT Tên, nhãn hiệu quy

Số lượngYêu cầu

Thực xuất

Đơn giá

Thành tiền

Người nhận(Ký, họ tên)

Thủ kho(Ký, họ tên)(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Mẫu số 04 – VTĐơn vị:…………

Địa chỉ:…………

Mẫu số 04 – VT

Ban hành theo Quyết định số 186- TC/CĐK ngày 14/3/1995 của

Đơn

vị tính

Hạn mức được duyệt trong tháng

Số lượng

Ngày Ngày Ngày Cộng

Đơn giá

Thành tiền

Thủ kho( Ký, họ tên )

1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư

Khi vật tư về doanh nghiệp không phải bất cứ loại nào cũng có thể sử dụng luôn, có một số loại, được chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất Mục đích của việc chuẩn bị này là cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng những vật tư dưới dạng thuận tiện nhất nhàm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao Bên cạnh đó chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tư đi sát với tình hình sản xuất

Có 2 phương thức giao vật tư ở doanh nghiệp :

Phương thức giao vật tư tại kho doanh nghiệp : Phân xưởng căn cứ vào các chứng từ cấp phát cử người cùng các phương tiện vận tải đến kho doanh nghiệp nhận vật tư và chuyển về

Phương thức giao vật tư tại nơi làm việc: Phòng hậu cần vật tư trên cơ sở lịch cấp phát vật tư hoặc yêu cầu của các đơn vị sử dụng để cấp phát

1.2.6 Thanh quyết toán vật tư

Thanh quyết toán vật tư sử dụng trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp Nó cho biết lượng vật tư sử dụng có tiết kiệm hay không, có đúng theo định mức hay không.

Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 phương pháp sau để quyết toán vật tư:

Phương pháp kiểm kê theo định kỳ:

C = Odk + X - Ock

E = (Q.m) – CTrong đó:

C : lượng vật tư chi thực tế

Odk : lượng vật tư tồn kho đầu kỳ thực tế

Ock : lượng vật tư tồn kho cuối kỳ

X : lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho đơn vị tiêu dùng

E : tiết kiệm hay bội chi vật tư

Q : Số lượng sản phẩm sản xuất được

m : Mức tiêu dùng vật tư

Nếu E > 0 là tiết kiệm, E < 0 là bội chi vật tư

Phương pháp đơn hàng: là việc quyết toán vật tư bằng cách so sánh thực

chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện đơn hàng

Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Doanh nghiệp cấp

phát vật tư theo mức quy định để đơn vị tiêu dùng phục vụ sản xuất Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, công nhân giao lại thành phẩm cùng với số lượng vật tư không sử dụng hết

1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư

Phân tích tình hình sử dụng vật tư có thể theo nhiều nội dung khác nhau như việc sử dụng vật tư có đúng mục đích không, có đúng mức không, tình hình thu hồi và sử dụng phế liệu như thế nào

H =

Q C

Trong đó:

H : hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm

C : Số vật tư thực tế chi ra

tố này phản ánh tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới hay sử dụng tiết kiệm

Công nghệ mới cũng có thể gây ra những bất lợi cho các doanh nghiệp,

nó có thể làm cho sản phẩm của họ bị lạc hậu so với những sản phẩm khác trên thị trường, điều này sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Vì thế doanh nghiệp cần phải chú ý tới việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là cần chú ý tới việc đổi mới công nghệ

để có thể sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, tuy nhiên khi doanh nghiệp đầu tư vào việc đổi mới công nghệ cũng cần chú ý tới một vấn đề là:

nếu công nghệ đó nhanh chóng lạc hậu thì không nên đầu tư vào một công nghệ đã gần đạt đến khả năng tột đỉnh của nó mà hãy đợi đến khi có một công nghệ mới ra đời, bởi nếu đầu tư vào công nghệ đó thì sử dụng chưa được bao lâu nó đã trở thành lạc hậu.

* Nguồn cung ứng

Để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi thì doanh nghiệp cần phải có nguồn cung ứng tốt, bởi khi doanh nghiệp chuyên môn sản xuất thì đầu vào của doanh nghiệp này lại là đầu ra của doanh nghiệp khác, như vậy để đầu ra tốt thì đầu vào cũng phải tốt, có nghĩa

là đầu vào tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp được tiến hành tốt Vì thế viêc lựa chọn nhà cung ứng là rất quan trọng, doanh nghiệp cần tìm và lựa chọn một người cung ứng đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư với số lượng và chất lượng đảm bảo những yêu cầu của doanh nghiệp Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải có quan hệ tốt với người cung ứng, có quan hệ tốt nhà cung ứng se có rất nhiều lợi thế

1.3.2 Yếu tố chủ quan

* Quy mố sản xuất của doanh nghiệp

Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ quyết định mức độ phức tạp của công tác hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp thật vậy, nếu như quy mô sản xuất lớn thì lượng vật tư cân nhiều hơn vì thế công tác hậu cần vật tư cũng sẽ phức tạp hơn

* Tình hình tài chính của doanh nghiệp

Bất cứ doanh nghiệp nào để có thể tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần phải có chi phí, chính vì thế tài chính được coi là dong máu chảy vào các hoạt động và công tác hậu cần vật tư cũng vậy Nếu sức mạnh tài chính của công

ty là lớn thì công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng sẽ được tiến hành

vật tư của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn Như vậy công tác hậu cần vật tư cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

* Trình độ cán bộ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư

Con người là yếu tố quyết định và quan trọng trong mọi công việc nói chung và trong công tác hậu cần vật tư nói riêng Lực lượng lao động hậu cần vật tư từ nhân viên quản lý đến nhân viên kho, vận chuyển, bảo quản đều phải

có sự phối hợp ăn ý với nhau, kết quả lao động của người này sẽ là điều kiện

để người khác hoàn thành công việc

Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần

Xây dựng và du lịch Quang Minh 2.1 Khái quát về Công ty

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là một công ty có tư cách pháp nhân riêng Hoạt động của công ty chịu sự quản lý của Sở kế hoạch

và đầu tư Thành phố Hà Nội

Tên gọi đầy đủ : Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh.Tên giao dịch : Công ty cổ phần xây dựng quốc tế Quang Minh

Địa chỉ : Số 8 tổ 22, phường Phương Liên, quận Đống Đa,

Công ty trách nhiện hữu hạn Tân Lập được thành lập theo quyết định số: 0102000273 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 31 tháng 03 năm

2000 Có trụ sở chính tại số 8 tổ 22 phường Phương Liên – Đống Đa – Hà Nội

Tuy mới thành lập, nhưng công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Lập đã thừa kế các hoạt động khảo sát, thiết kế thi công móng công trình của trung tâm kỹ thuật nền móng công trình – trường Đại học Xây Dựng – Hà Nội Công ty là nơi tập hợp đội ngũ kỹ sư, cán bộ và công nhân lành nghề Đã có nhiều kinh nghiệm và hoạt động chuyên sâu trong việc xử lý thi công nền móng công trình trên địa bàn cả nước

Trong mấy năm vừa qua, công ty đã liên tục phấn đấu và phát triển, luôn bổ sung những thiết bị, phương tiện thi công tiên tiến, áp dụng công nghệ xây dựng mới, hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, và đào tạo tiếp nhận thêm một đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, công nhân lành nghề, có trình độ chuyên môn giỏi phẩm chất tốt, đủ năng lực đáp ứng được với sự phát triển đi lên không ngừng của công ty