Đề tài quản lý tài liệu điện tử tại chi cục thế quận long biên hà nội

Đề tài đã khái quát lên những vấn đề chung nhất của cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đồng thời thông qua đề tài các tác

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ

LONG BIÊN - HÀ NỘI

Chủ nhiệm đề tài : Nguyễn Hữu Phước Lớp : 1705LTHB

Cán bộ hướng dẫn : ThS Tạ Thị Liễu

Hà Nội 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ

QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI

Lớp : 1705LTHB

Hà Nội 2020

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nghiên cứu viên xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Tạ Thị Liễu đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất để nhóm nghiên cứu có cơ hội thực hiện đề tài;

Thứ hai, nghiên cứu viên xin được gửi lời cảm ơn tới Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội, đã tạo điều kiện cho nghiên cứu viên có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích cũng như là các quy trình quản lý tài liệu điện

tử tại Chi cục từ đó phục vụ quá trình làm đề tài;

Cuối cùng, xin được cảm ơn các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là các bạn sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, đã đóng góp những kiến thức liên quan và ý kiến xác đáng để nghiên cứu viên có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình

TM NHÓM NGHIÊN CỨU

Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Hữu Phước

LỜI CAM ĐOAN

Thay mặt nhóm nghiên cứu tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt của nhóm chúng tôi Mọi số liệu, ngôn từ và thông tin trong đề tài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định Chúng tôi thực hiện đề tài này lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu Các kết quả trong đề tài này chưa được trùng lặp ở bất kỳ đề tài nào khác

TM NHÓM NGHIÊN CỨU

Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Hữu Phước

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Administration

DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH

6 Portable Document Format Định dạng tài liệu di động

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Kết cấu đề tài 6

8 Đóng góp đề tài 6

NỘI DUNG 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 8

1.1 Một số lý luận về quản lý tài liệu điện tử 8

1.1.1 Một số khái niệm 8

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu 8

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 10

1.1.1.3 Khái niệm tài liệu điện tử 12

1.1.1.4 Khái niệm quản lý 16

1.1.1.5 Khái niệm quản lý tài liệu điện tử 19

1.1.2 Cơ sở pháp lý của việc hình thành cơ sở dữ liệu điện tử 19

1.1.3 Cơ sở pháp lý về vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam 23

1.1.4 Ý nghĩa của tài liệu điện tử 38

1.2 Vai trò - tầm quan trọng của hoạt động quản lý điện tử 39

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 40

2.1 Giới thiệu về Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 40

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 40

2.1.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ 41

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 42

2.1.2.2 Vị trí, chức năng 45

2.1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 45

2.2 Tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên 48

2.2.1 Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên 48

2.2.2 Quy trình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên 48

2.2.1.1 Quy trình quản lý ở giai đoạn văn thư 49

2.2.1.2 Quy trình quản lý ở giai đoạn lưu trữ 56

2.3 Đánh giá chung về cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Quận Long Biên - Hà Nội 68 2.3.1 Ưu điểm 68

2.3.2 Hạn chế 68

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 70

3.1 Kiến nghị về nâng cao công tác quản lý tài liệu điện tử tài Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 70

3.1.1 Xây dựng, ban hành các quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử 70

3.1.2 Hoàn thiện hạ tầng cơ sở vật chất - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử 74

3.1.3 Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường về quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử 75

3.1.4 Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử 76

3.2 Giải pháp về nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong giai đoạn lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội 77

3.2.1 Tổ chức xây dựng hệ thống phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gắn với lợi ích kinh tế 77

3.2.1.1 Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 77

3.2.1.2 Quy định đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 79

3.2.2 Tổ chức tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ theo hướng tiếp cận trong môi trường điện tử thông qua các kênh thông tin truyền thông khác nhau đến mọi đối tượng 82

KẾT LUẬN 85

PHỤ LỤC 98

2

trở thành một công cụ thông tin chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đặc biệt trong vấn đề quản lý Nhà nước, tài liệu điện tử đang dần tạo ra những chuyển biến tích cực trong cách thức tổ chức, hoạt động cũng như sự điều hành quản lý, dần thay thế những phương thức hoạt động truyền thống và tạo ra những giá trị phi truyền thống riêng biệt dễ dàng trong việc quản lý, khai thác sử dụng nhằm hướng tới một Chính phủ điện tử không giấy Lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường điện tử đối với đối tượng xử lý là văn bản, tài liệu điện tử đòi hỏi phải có sự thay đổi so với đối tượng là tài liệu truyền thống, những yếu tố này không chỉ phải được kế thừa trên nền tảng của các cách thức sử dụng phương tiện truyền thống mà còn phải có sự sáng tạo phát triển trên nền cái truyền thống đó

Tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục

vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội Với sự ra đời của tài liệu điện tử thì đây đang dần trở thành là một điểm sáng, một công cụ có hiệu quả cao trong việc giải quyết, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu đối với các cơ quan Nhà nước từ đó đem lại nhiều hiệu suất tích cực trong công việc, nhưng đồng nghĩa với việc phát triển của các loại hình tài liệu này trong xu hướng công nghệ hiện nay cũng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải có sự đầu tư, phát triển về trang thiết bị, kỹ thuật để thích ứng với thời đại nhất là thời đại kết nối số như hiện nay Bên cạnh đó, sự phát triển của loại hình tài liệu này cũng chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn ngày càng cao nhất là các thiết bị công nghệ số càng phát triển đòi hỏi phải có cách thức quản lý phù hợp để không xảy ra những sự cố đáng tiếc như: rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, v.v Do đó, phải hình thành cách thức quản lý để phù hợp với những điều kiện mà hiện nay mang lại

Từ những lý do trên Vì vậy, nhóm nghiên cứu đã quyết định lựa chọn đề tài

“Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội” để minh

3

chứng cho những giá trị của tài liệu điện tử mang lại cũng như cách thức quản lý tài liệu điện tử hiện nay của các cơ quan nhà nước nhất là các cơ quan nhà nước đóng vị trí chủ chốt, quan trọng trong việt phát triển quốc gia

Ngoài ra, với đề tài quản lý tài liệu điện tử cũng có không ít các nhà nghiên cứu, nhà khoa học,v.v thuộc cùng lĩnh vực quản lý ngành tìm hiểu và nghiên cứu nhằm cho ra các công trình nghiên cứu khoa học để phục vụ mục đích quản lý Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đã nêu ra được những mặt tích cực của tài liệu điện tử cũng như cách thức quản lý của các tài liệu đó ra sao trong hoạt động của cơ quan Tuy nhiên, qua mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ thì cách thức quản lý

có thể khác nhau đặc biệt xét về góc độ là sinh viên đang học tập tại giảng đường Đại học thì nhóm nghiên cứu muốn tìm hiểu sự khác biệt giữa kiến thức lý luận được trang bị và thực tế khác nhau như thế nào? Từ đó, đưa ra những đánh giá, giải pháp riêng để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu điện tử, nên đây có thể xem là điểm mới trong đề tài này so với các đề tài khác cùng loại Không những thế, khi tìm hiểu đề tài này nhóm nghiên cứu muốn tạo nguồn cảm hứng cho sinh viên Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng và Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội nói chung một nguồn cảm hứng mới khi tìm hiểu về lĩnh vực này đồng thời cũng muốn tạo ra một nguồn tư liệu bổ ích cho các thế hệ sinh viên tiếp theo

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hiện nay, về vấn đề liên quan đến đề tài quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước có không ít các công trình nghiên cứu khoa học liên quan Những công trình này là thành quả của sự tâm huyết, nỗ lực của việc nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của đời sống – xã hội

Có thể kể đến danh mục các công trình nghiên cứu có liên quan:

1 Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Với đề tài này, đã cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan về nền tảng khoa học của việc ứng dụng tài liệu điện tử vào các hoạt động giao dịch cũng như quản lý tại các cơ quan Nhà nước, không những thế

4

khi áp dụng loại hình tài liệu đi vào rộng rãi các lĩnh vực khác nhau của đời sống -

xã hội đề tài này còn cho mọi người hiểu về việc hoàn thiện khung cơ sở pháp lý

và quy trình nghiệp vụ của việc quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức từ

đó xây dựng, chuẩn bị kho lưu trữ số tại các lưu trữ lịch sử và chiến lược đào tạo nguồn nhân lực để quản lý tài liệu điện tử

2 Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử”

3 Đề tài nghiên cứu khoa học “Quản lý và sử dụng văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan” của nhóm nghiên cứu Lưu Thị Linh làm chủ nhiệm đề tài lớp 1605LTHA Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa đến những vấn đề lý luận chung về quản lý và sử dụng tài liệu điện tử tại Việt Nam trên cơ sở đó nêu ra những cái nhìn thực tế về quy trình quản lý và vấn đề sử dụng về văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan

4 Khóa luận tốt nghiệp “Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Ngọc Như Lớp 1511LTHA Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Đề tài đã khái quát lên những vấn đề chung nhất của cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản

lý tài liệu lưu trữ điện tử đồng thời thông qua đề tài các tác giả cũng đã đánh giá được tác động của hệ thống văn bản đối với công tác quản lý và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vấn đề

Từ những công trình nghiên cứu trên, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng cách thức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước ở những lĩnh vực và phạm vi khác nhau sẽ có có những sự tác động khác nhau cũng như hình thức quản lý và sử dụng khác nhau nên nhóm nghiên cứu muốn nhìn nhận, đánh giá về vấn đề này thông qua cách quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội từ đó nhằm tìm ra điểm giống cũng như khác biệt sự khác biệt

đó giữa các cơ quan Đồng thời, với đề tài này thông qua cách tiếp cận của sinh viên cụ thể là sinh viên ngành Lưu trữ học để có thể đưa ra những ý kiến của nhóm qua cách nhìn nhận với tư cách là sinh viên thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học Đây chính là điểm mới của đề tài mà nhóm nghiên cứu muốn hướng tới

5

3 Mục tiêu nghiên cứu

Với đề tài này mục tiêu của nhóm nghiên cứu muốn hướng tới như sau:

- Nêu ra cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên

- Làm rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử

- Tìm hiểu được cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên

- Đề ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của vấn đề quản lý tài liệu điện tử

ở Chi cục Thuế quận Long Biên

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Đưa ra các lý luận chung về quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở tổng hợp các

lý luận trước đó đã có

- Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên nhằm nêu ra những ưu điểm, tích cực cũng như mặt hạn chế, nhược điểm của phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên

- Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Chi cục Thuế quận Long Biên đề ra những giải pháp, ý kiến nhằm nâng cao quy trình quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu: Tài liệu điện tử Chi cục Thuế Long Biên

b Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Chi cục Thuế quận Long Biên - Thành phố Hà Nội

- Về thời gian: 2019-2020

6

6 Phương pháp nghiên cứu

a Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết

- Phương pháp giả thuyết

b Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra

- Phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp kinh nghiệm

7 Kết cấu đề tài

Gồm 3 phần:

a Phần mở đầu

b Phần nội dung

- Chương 1 Cơ sở lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại

Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội

- Chương 2 Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long

Biên

- Chương 3 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai

thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội

c Phần kết luận

7

8 Đóng góp đề tài

- Thứ nhất: Đề tài đã khái quát được vai trò, giá trị cũng như phương pháp

quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên

- Thứ hai: Nếu đề tài thành công, sẽ mang đến những giải pháp tích cực trong

việc quản lý tài liệu điện tử không chỉ tại Chi cục Thuế quận Long Biên mà còn ở các Chi cục Thuế khác trên phạm vi cả nước

- Thứ ba: Nếu đề tài thành công, đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích

cho giảng viên và sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt về công tác

lưu trữ tài liệu

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài khoa học, nhóm nghiên cứu đã gặp nhiều khó khăn nhất định trong quá trình tiếp cận, khảo sát thực tế, thu thập thông tin còn hạn chế Hơn nữa đây là lần đầu tiên nhóm thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề quản lý tài liệu điện tử; trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài còn nhiều thiếu sót; qua đây nhóm nghiên cứu mong muốn nhận được những lời nhận xét, góp ý từ thầy cô, các bạn sinh viên và những cá nhân quan tâm để bài nghiên cứu này được hoàn thiện hơn

Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2020

TM NHÓM NGHIÊN CỨU

Chủ nhiệm đề tài

Nguyễn Hữu Phước

8

NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ

QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 1.1 Một số lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu

Từ thời xa xưa khi con người biết sử dụng công cụ lao động cho đến khi biết sáng tạo ra chữ viết thì đồng nghĩa với đó là các phương tiện phục vụ cho mục đích biểu đạt ý, truyền đạt thông tin cũng được phát triển theo nhằm mang lại những hiệu quả thông tin cao nhất đến với người đọc, nó được thể hiện trên các chất liệu khác nhau như: mai rùa, gỗ, vải, kim loại, giấy, v.v tất cả những chất liệu này được gọi là vật mang tin Từ đó, khái niệm về tài liệu cũng được hình thành, nó cũng được định nghĩa với nhiều cách khác nhau theo từ điển Tiếng Việt thì “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/T%C3%A0i_li%E1%BB%87u]

Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính không tách rời giữa vật mang tin và của thông tin ghi trên nó Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất là vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin chứa đựng của tài liệu Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “Phương tiện để giữ lại các tin tức về những

sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người” Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ Các thuật

9

ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “Đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền

nó trong thời gian và không gian”

Ngày nay, khái niệm “tài liệu”1 được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu)

Cần phải nói thêm rằng, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào

đó Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng chứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản

lý và hoạt động cá nhân Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng về hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội

Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” theo nghĩa khác của thuật ngữ tiếng Anh là “record” nghĩa là “sự ghi chép” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài được mang một nghĩa cụ thể hơn so với định nghĩa “document”- thuật ngữ mang tính chung hơn Từ thuật ngữ “record” có thể cho chúng ta hiểu rõ hơn giá trị của tài liệu nằm ở thông tin của sự ghi chép có trong đó Do đó, trong khi bất cứ tài liệu đều là bản ghi thì không phải bản ghi nào cũng được xem là tài

10

liệu Thuật ngữ “tài liệu”2 được định nghĩa như là thông tin, dữ liệu có giá trị và vật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang Dạng chung của tài liệu là bản ghi - là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin hay đối tượng đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng - đơn vị nguyên vẹn Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thông tin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu quản lý” Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh: documentation)

Kế thừa và tiếp nhận những sự hiểu biết của Thế giới về thuật ngữ “tài liệu” thì trong Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa chủ nghĩa Việt Nam đã định nghĩa khái niệm tài liệu:

“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét, v.v Xã hội loài người càng phát triển cũng đồng nghĩa với việc

11

con người càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và vật mang thông tin tiện lợi hơn, điều đó được thể hiện kể từ khi con người bắt đầu hình thành Nhà nước, chính yêu cầu của việc cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho lao động, sản xuất cũng như công tác quản lý, điều hành đất nước đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết với mục đích là truyền đạt lại giá trị thông tin về những kinh nghiệm hoạt động sáng tạo giữa các đối tượng với nhau mà chủ yếu là giữa con người với con người của thế hệ hiện tại và tương lai Để đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và mang tin có độ bền cao, lưu giữ được trong thời gian dài Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá Theo cách hiểu đơn giản, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục

vụ cho đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ

là một dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với thời đại sự phát triển của xã hội con người

Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, v.v của toàn xã hội Tài liệu lưu trữ

là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không

12

còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp Để biết được một tài liệu lưu trữ có giá trị ngoài đó là bản chính, bản gốc hoặc bản sao thay thế hợp pháp thì tài liệu cũng phải đáp ứng những đặc điểm như: Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, có tính chính xác cao và do Nhà nước thống nhất quản lý theo những quy định của pháp luật

Quán triệt những quan điểm trên theo Luật Lưu trữ năm 2011 của Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]

1.1.1.3 Khái niệm tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử là một dạng của tài liệu lưu trữ đó là tài liệu cần lưu giữ cho công dân, xã hội và quốc gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin Các cơ quan, tổ chức Nhà nước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn các tài liệu lưu trữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những mức độ thời hạn bảo quản đã được quy định Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực Tới thời điểm

đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ

“tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “Đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”

13

Cần chỉ ra rằng bất cứ tài liệu điện tử nào cũng đều là tài liệu đọc được bằng máy, song không phải cứ mỗi tài liệu đọc được bằng máy lại là tài liệu điện tử Sự phát triển của công nghệ máy tính vào những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc được bằng máy” và đặc điểm cơ bản của nó tiện lợi cho máy đọc trở thành không còn khả năng tồn tại: trong các điều kiện đương đại, thông tin từ bất kỳ tài liệu giấy nào đều có thể đọc bằng máy Xuất hiện nhu cầu về khái niệm mới liên quan tới tài liệu ở tất cả các giai đoạn vòng đời của nó từ tạo lập tới hủy dưới dạng điện tử “Tài liệu điện tử” đã trở thành khái niệm như vậy

Nhiều thuật ngữ “tài liệu điện tử” hiện có đang nhấn mạnh sự giống nhau của các khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử” Ở đây điểm nhấn được dành cho thành tố thông tin của khái niệm Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở Luật liên bang về “Chữ ký điện tử số”: “Tài liệu điện tử -

đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số” Định nghĩa này không ràng buộc khái niệm “tài liệu điện tử” với cả những vật mang tin đặc biệt ví dụ như máy tính lẫn các phương tiện bảo mật thông tin và chứng nhận tác giả như chữ ký điện tử số, nó còn tạo sự nhấn mạnh cơ bản vào phương pháp diễn đạt thông tin

Thuật ngữ “trao đổi thông tin điện tử” đã có sự khẳng định pháp lý trong tiêu chuẩn GOST R 52292-2004 “Trao đổi thông tin điện tử Các thuật ngữ và định nghĩa” thuộc tập các tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” do Bộ Công nghệ thông tin

và liên lạc Liên bang Nga soạn thảo Tiêu chuẩn này lấy cơ sở là các tiêu chuẩn quốc tế về thuật ngữ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu điện tử và

xử lý thông tin trong các hệ thống phân phối Các tiêu chuẩn quốc tế đặt ra những quy định bảo đảm sự thoả thuận các vấn đề liên quan tới các khía cạnh xã hội của chuyển tài liệu điện tử (thông tin công việc, các hợp đồng, những thoả thuận và quy tắc thống nhất giữa các tổ chức, trong đó cả các vấn đề bảo mật, độ trung thực, v.v ) và đặc biệt các vấn đề công nghệ thông tin (các năng lực chức năng, các dịch

vụ giao diện, những thủ tục, v.v ) Vì vậy, tiêu chuẩn GOST R 52292 phản ánh

- Môi trường số - môi trường của những đối tượng logic, nó được sử dụng để

mô tả (mô hình hoá) các môi trường khác cụ thể như môi trường điện tử và xã hội trên cơ sở các quy luật toán học;

- Môi trường điện tử - là môi trường của các thiết bị kỹ thuật bao gồm các phương tiện máy móc, hoạt động trên cơ sở các quy luật vật lý và được sử dụng vào công nghệ thông tin để xử lý, lưu giữ và truyền tải các dữ liệu;

- Các dữ liệu - đó là sự diễn đạt thông tin được diễn giải bằng phương pháp hình thức thích hợp cho truyền thông, thuyết minh và xử lý (theo ISO/MEK 2382);

- Tài liệu - là đối tượng của sự tác động tương hỗ thông tin trong môi trường

xã hội, để biểu thị hình thức các mối quan hệ xã hội giữa những đối tượng khác nhau của môi trường đó;

- Tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực hiện liên quan với nhau trong môi trường điện tử và các thực hiện liên quan với nhau tương ứng với chúng trong môi trường số;

Việc đưa thuật ngữ quốc tế vào tiêu chuẩn quốc gia cho thấy sự thâm nhập mạnh mẽ từ kinh nghiệm nước ngoài vào cơ sở tiêu chuẩn trong nước, mà không phải lúc nào nó cũng trùng hợp với các khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực làm

15

việc với tài liệu Việc thông qua các tiêu chuẩn tương tự như vậy, theo nhóm nghiên cứu, nên được dự báo bằng sự đánh giá thẩm định không chỉ của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà cả của các chuyên gia thuộc lĩnh vực quản lý tài liệu, bởi vì một trong những nguyên tắc của tiêu chuẩn hoá là phải

có sự lưu ý tối đa đến những lợi ích của tất cả các bên đang quan tâm

Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa “tài liệu điện tử” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tại các loại tài liệu dưới dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử như dạng đặc biệt của tài liệu Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thông tin của nó được trình bày dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ giúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích Mặc dù vậy, tài liệu điện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu truyền thống Chính vì vậy, trong Luật lưu trữ của một số nước phát triển, trong định nghĩa các khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho hình thức của các tài liệu mà cho các chức năng của chúng

Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử đó là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ

sự hỗ trợ của máy tính)” và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “Tất cả các tư liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc được và các bản viết khác không phụ thuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng, được xây dựng và tiếp nhận bởi

cơ quan liên bang của Mỹ theo pháp luật liên bang hoặc để thực hiện hoạt động của Nhà nước và được lưu giữ ở cơ quan đó hoặc đơn vị có quyền thừa kế chúng

để làm bằng chứng về hoạt động (về tổ chức, các chức năng, quy định, giải pháp, thủ tục, hành động hay những thứ khác) của chính quyền liên bang hoặc vì giá trị thông tin của các dữ liệu” Ở đây, không nằm trong khái niệm “tài liệu” là các tư liệu thư viện, bảo tàng được xây dựng hay tiếp nhận và lưu giữ vì mục đích tra cứu hoặc triển lãm, những bản sao bổ sung tài liệu được bảo quản để thuận lợi cho tra

đã nêu ra khái niệm tài liệu điện tử:

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” [Khoản 1, Điều 13, Luật Lưu trữ 2011]

1.1.1.4 Khái niệm quản lý

Từ khi con người biết thiết lập ra Nhà nước đồng nghĩa với đó là sự quản lý cũng được ra đời Quản lý là thuật ngữ ngầm thể hiện chỉ sự lãnh đạo, giám sát của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý là con người hay một vấn đề nào đó của đời sống xã hội Khái niệm này tương đồng với các khái niệm chỉ đạo, điều hành, điều khiển Qua từng thời kỳ thuật ngữ này cũng được định nghĩa với nhiều cách tiếp cận khác nhau:

- Theo Frederick W.Taylor (1856 – 1915) là một trong những đại biểu xuất sắc của trường phái quản lý theo khoa học Để trả lời cho câu hỏi quản lý là gì ông cho rằng: “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau

đó thấy được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” Ông

đã đưa ra các tư tưởng chính của thuyết quản lý theo khoa học là: Tiêu chuẩn hóa công việc, chuyên môn hóa lao động và cải tạo các hệ quản lý

- Quản lý ở một khía cạnh khác, Mary Parker Follet (1868-1933) là nhân viên

xã hội, tư vấn quản lý và được xem như là mẹ đẻ của khoa học quản trị hiện đại,

của các tư liệu viết

- Bên cạnh đó, để làm rõ quản lý là gì? trong sách Khoa học quản lý - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng đưa ra: “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức” [Khoa học quản lý, tập I, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 2001]

Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung

Cho dù cách tiếp cận nào thì bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra Quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

- Quản lý là khoa học vì nó là lĩnh vực tri thức được hệ thống hóa và là đối tượng nghiên cứu khách quan đặc biệt Quản lý là khoa học phân loại kiến thức, giải thích các mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý, dự báo kết quả

- Quản lý là nghệ thuật bởi lẽ nó là hoạt động đặc biệt, trong đó không chỉ quan hệ quan trọng nhất là giữa con người với con người, đòi hỏi phải vận dụng hết sức khéo léo, linh hoạt những kinh nghiệm đã quan sát được, những tri thức đã

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý” tiếng Việt gốc Hán có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình “quản” là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái

“ổn định”; quá trình “lý” là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế

“phát triển” Quản lý bao gồm các yếu tố sau:

- Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý Tác động có thể liên tục nhiều lần

- Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng

và khách thể quản lý Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng

- Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động Vì thế chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả

- Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật

19

Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản

lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một

tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức

1.1.1.5 Khái niệm quản lý tài liệu điện tử

Quản lý tài liệu điện tử nằm trong phạm trù của khái niệm quản lý, có thể dễ dàng nhận thấy quản lý là một khái niệm rộng lớn thì với những nghiên cứu của các nhà khoa học ở Việt Nam cũng như trên Thế giới không có một quan điểm đồng nhất về vấn đề này nhưng tuy nhiên chung quy lại hàm ý của nó vẫn muốn hướng tới là chỉ sự giám sát, điều hành một vấn đề, một sự việc nào đó hay thậm chí là con người đóng vai trò là đối tượng chịu sự quản lý trong hoạt động công việc thông qua những cách thức, phương pháp khác nhau có thể gọi chung đó là những công cụ quản lý để nhằm đặt được mục đích nhất định Đối với quản lý tài liệu điện tử là tập hợp con của quản lý nên cũng giống như “quản lý” thì “quản lý tài liệu điện tử” là: Quản lý tài liệu điện tử là quá trình quản lý có chủ đích bằng những phương thức quản lý nào đó đến đối tượng là tài liệu điện tử nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập vào tài liệu khi cần thiết

1.1.2 Cơ sở pháp lý của việc hình thành cơ sở dữ liệu điện tử

Trong kỷ nguyên của thời đại công nghệ số với sự hỗ trợ của các thiết bị điện

tử thì con người đang dần làm chủ không gian mạng do đó các hoạt động được cho rằng sử dụng phương thức truyền thống trước đây như: quản lý, giao dịch thì giờ cũng đều thông qua sự kết nối của internet với những lập trình có sẵn do con người

20

tạo ra trên nền tảng là các thiết bị số Lịch sử của cơ sở dữ liệu được xem như bắt đầu vào những năm 60 của thế kỷ trước, khi máy tính bắt đầu được sử dụng tương đối rộng rãi CSDL có quy mô lớn đầu tiên được công ty IBM là công ty công nghệ thông tin lớn nhất thế giới, chuyên về lĩnh vực cung cấp các sản phẩm dịch vụ phần cứng, phần mềm và dịch vụ thực hiện cho Cục Quản trị Hàng không và Không gian Quốc gia Mỹ NASA để hỗ trợ cho việc quản lý dự án Apollo dùng để thám hiểm mặt trăng Sau đó hệ cơ sở dữ liệu này được thương mại hóa với tên IMS4 Hệ này sử dụng mô hình dữ liệu phân cấp hierarchical model5

Ví dụ: Mô hình phân cấp quản lý nhân sự của một công ty

mềm được viết cho chương trình Apollo trên System/360 IMS nói chung tương tự khái niệm với CODASYL, nhưng đã sử dụng một hệ thống phân cấp chặt chẽ cho mô hình điều hướng dữ liệu thay vì mô hình mạng của CODASYL Cả hai khái niệm này sau đó được gọi là cơ sở dữ liệu điều hướng do cách truy cập dữ liệu và bài thuyết trình Turing Award năm 1973 của Bachman là The Programmer as Navigator

5

Hierarchical model: Mô hình phân cấp được đưa ra vào những năm 60, trong mô hình này dữ liệu được tổ chức thành cấu trúc cây, các nút (node) là tập các thực thể, các cành là các mối quan hệ giữa hai nút theo mối quan hệ nhẩt định, cứng nhắc Hay nói cách khác:Là mô hình dữ liệu trong đó các bản ghi được sắp xếp theo cấu trúc top- down (tree) Một con chỉ có một cha -> chỉ có một đường truy nhập tới dữ liệu đó trước Tập dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc của mô hình dữ liệu phân cấp gọi là CSDL phân cấp

21

Cũng trong thời gian đó, Charles Bachman cũng phát triển IDS6

sử dụng mô hình dạng mạng (Network) Mô hình này sau đó được tiêu chuẩn hóa bởi

Năm 1970, Edgar Codd - một nhà khoa học làm việc cho IBM, đề xuất một số khái niệm về hệ cơ sở dữ liệu quan hệ đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng trong lĩnh vực này Tuy nhiên dường như IBM không mặn mà lắm với những ý tưởng của Codd, mặc dù họ cũng tạo ra một dự án nhỏ, System R, để nghiên cứu các đề xuất của Codd Tuy vậy họ cũng tạo ra được ngôn ngữ SEQUEL8

, tiền thân của SQL9 mà hiện chúng ta thường sử dụng

Năm 1976, Peter Chen đã hoàn thiện thêm hệ CSDL này bằng mô hình thực thể - liên kết (Entity-Relationship hay E-R)

Năm 1979, Relational Software Inc sau đổi tên là Oracle, là công ty đầu tiên

sử dụng mô hình quan hệ để thương mại hóa và dần dần chiếm lĩnh thị trường quản

lý dữ liệu Cũng trong thời gian này IBM cũng bắt đầu thương mại hóa SQL Chẳng bao lâu SQL trở thành tiêu chuẩn để sử dụng với CSDL quan hệ

Cùng với sự phát triển của máy tính, bên cạnh các tập tin văn bản, dữ liệu được thể hiện dưới dạng những ký tự, ta còn có những loại tập tin khác, các tập tin hình ảnh, các bản vẽ được tạo ta từ những phần mềm CAD, dữ liệu được thể hiện

liệu, là một tập đoàn được thành lập vào năm 1959 để hướng dẫn phát triển ngôn ngữ lập trình tiêu chuẩn có thể được sử dụng trên nhiều máy tính Nỗ lực này đã dẫn đến sự phát triển của ngôn ngữ lập trình COBOL và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác

8

SEQUEL (Structured English Query Language): (tạm dịch là “Ngôn ngữ truy vấn tiếng Anh có cấu trúc”), được thiết kế để quản lý và truy lục dữ liệu được lưu trữ trong Hệ thống R

biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Ngôn ngữ này phát triển vượt xa so với mục đích ban đầu là để phục vụ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu đối tượng-quan hệ Nó là một tiêu chuẩn ANSI/ISO

22

bằng những phương thức khác Vì thế từ thập niên 1980, HQTCSDL hướng đối tượng (object-oriented DBMS) bắt đầu được nghiên cứu và đến những năm 1990, chúng bắt đầu được đưa ra thị trường

Cũng bắt đầu từ thập niên 1990, cùng với sự bùng nổ của internet và các dịch

vụ trực tuyến, các HQTCSDL phục vụ cho thị trường này phát triển mạnh mẽ Bên cạnh các sản phẩm của các đại gia như Oracle Database của Oracle, DB2 Universal Database của IBM, SQL Server của Microsoft, Sybase Adaptive Server của Sybase, cũng xuất hiện các phần mềm miễn phí, mã nguồn mở, nổi bật hơn cả là MySQL, PostgreSQL, SQLite

Bên cạnh đó, một xu hướng khác cũng xuất hiện từ đầu thế kỷ XXI là các HQTCSDL theo hướng NoSQL như: MongoDB, có khả năng làm việc với các dữ liệu có cấu trúc ít bị ràng buộc chặt chẽ hơn, có thể hoạt động trong điều kiện có cấu hình phần cứng hạn chế như trên điện thoại di động, cung cấp một cơ chế để lưu trữ và truy xuất dữ liệu được mô hình hóa khác với các quan hệ bảng được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ Các cơ sở dữ liệu như vậy đã tồn tại kể

từ cuối những năm 1960, nhưng không được gọi là “NoSQL” cho đến khi nổi tiếng đột ngột đầu thế kỷ XXI tạo nên bởi sự cần thiết cho các công ty Web 2.0 như Facebook, Google và Amazon.com Các cơ sở dữ liệu NoSQL đang được sử dụng ngày càng nhiều trong các ứng dụng dữ liệu lớn và ứng dụng nền web thời gian thực

Ở Việt Nam, trong thời kỳ hội nhập toàn cầu như hiện nay bằng việc ứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin nước ta cũng đã bắt đầu triển khai, thiết lập ra các cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ cho nhu cầu quản lý, điều hành cũng như khai thác, sử dụng điển hình là các cơ sở dữ liệu quốc gia với sự đề xuất, xây dựng của nhiều bộ, ngành, địa phương khác nhau trên nhiều lĩnh vực như: cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở

dữ liệu quốc gia về đất đai, cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ, v.v Ngoài ra, trong lĩnh vực lưu trữ nước ta từng bước triển khai xây dựng cơ sở dữ

1.1.3 Cơ sở pháp lý về vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam

Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính Nhà nước ở Việt Nam liên quan đến việc quản lý tài liệu nói chung và quản lý tài liệu điện tử nói riêng trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức về vấn đề công tác văn thư - lưu trữ đều thực hiện chung theo các quy định và tuân thủ trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật mà Nhà nước cũng như các cơ quan chủ quản ngành ban hành, đề

ra Thông qua hệ thống văn bản này đã cho thấy sự quản lý đối với các tài liệu là hết sức quan trọng và cần được bảo quản một cách chặt chẽ đặc biệt trong số đó có Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, đã quy định những vấn đề chung liên quan đến phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng; nguyên tắc quản lý, chính sách của Nhà nước về lưu trữ cũng như trách nhiệm lưu trữ của các bên liên quan cho đến quy định vấn đề cụ thể

về hoạt động lưu trữ của các cơ quan Hành chính Nhà nước như: Thu thập tài liệu lưu trữ; Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị; Sử dụng tài liệu lưu trữ; Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ; Quản lý

về lưu trữ

- Cụ thể, những vấn đề chung quy định của Luật mang tính xác định phạm vi, thẩm quyền cũng như nguyên tắc, trách nhiệm của các bên được nêu rõ:

Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

“1 Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ

24

2 Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.”

Điều 3 Nguyên tắc quản lý lưu trữ

“1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật

3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.”

Điều 4 Chính sách của Nhà nước về lưu trữ

“1 Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

2 Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ

3 Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

4 Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.”

Điều 6 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.”

Điều 7 Người làm lưu trữ

25

“1 Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật

2 Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong tổ chức đó

3 Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.”

- Trong Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 bên cạnh những vấn chung được nêu

ra Luật Lưu trữ còn quy định những vấn đề cụ thể để nhằm đảm bảo cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ luôn được diễn ra có hiệu quả như vấn đề về:

*Thu thập tài liệu lưu trữ

Điều 9 Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

“1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.”

26

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan Điều 10 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

“1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.”

Điều 13 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

“1 Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn

để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

2 Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt

3 Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa

4 Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.”

* Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị

Điều 25 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

27

“1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.”

• Sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 29 Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

“1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác

2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan

3 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

28

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.”

* Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ

Điều 35 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

“1 Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

2 Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp

vụ lưu trữ.”

* Quản lý về lưu trữ

Điều 38 Trách nhiệm quản lý về lưu trữ

“1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

3 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

4 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của

tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ

5 Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương

Điều 39 Kinh phí cho công tác lưu trữ

29

1 Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

d) Chỉnh lý tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ

2 Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.”

Đi theo với việc thực hiện thi hành chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 về công tác Lưu trữ có Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 ra đời nhằm quy định thực thi những điều, khoản chi tiết, cụ thể về vấn đề Lưu trữ điện tử trong các cơ quan, tổ chức liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức: Điều 4 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

30

“1 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử

2 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập

3 Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.”

Bên cạnh đó, về vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử còn có Luật Giao dịch điện tử 2005; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước

Ngoài ra, trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 cũng thể hiện rõ về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức

Về việc trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi ở Văn thư được thể hiện ở nhiều khía cạnh như:

* Đối với văn bản đến

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến quy định ở Điều 4

31

1 Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống

2 Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức

3 Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ

4 Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản

5 Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định

- Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông cụ thể tại Điều 7 của Thông tư này quy định việc kiểm tra chữ ký số:

“1 Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử thực hiện như sau:

a) Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng;

b) Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này;

c) Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số

2 Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn

3 Thông tin về người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số Nội dung

32

thông tin quản lý quy định tại khoản 4, Điều 1, Nghị định số

106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ.”

Khoản 4, Điều 1, Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thay thế Điều 10 như sau:

“Điều 10 Nội dung của chứng thư số

Chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng cấp phải bao gồm các nội dung sau:

1 Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

2 Tên của thuê bao

3 Số hiệu của chứng thư số

4 Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

5 Khóa công khai của thuê bao