Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay đầu tư tại ngân hàng phát triển việt nam chi nhánh bình định

Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quanTrong quá trình làm luận văn tác giả đã nghiên cứu một số đề tài tương tự về kiểm soát nội bộ như: - Luận văn thạc sĩ Kế toán của tác giả N

PHẠM THỊ THU HÀ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY ĐẦU TƯ TẠI NGÂN HÀNG

PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Bình Định – Năm 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

PHẠM THỊ THU HÀ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY ĐẦU TƯ TẠI NGÂN HÀNG

PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số

Người hướng dẫn: PGS.TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN

Bình Định – Năm 2017

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Phạm Thị Thu Hà

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày 19/5/2006 Thủ tướng chính phủ ký quyết định số 108/2006/QĐ-TTg thành lập NHPT Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại và kế thừa toàn bộ trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ từ Quỹ Hỗ trợ phát triển Cùng thời điểm đó là sự ra đời của hệ thống các chi nhánh tỉnh, thành và khu vực, trong đó có Ngân hàng Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Bình Định với cùng một sứ mệnh là thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, y tế, văn hóa giáo dục thông qua nguồn vốn ưu đãi của nhà nước.

Từ đó đến nay, VDB nói chung và VDB Bình Định nói riêng đã góp phầnđáng kể vào quá trình đổi mới và phát triển kinh tế - xã hội nói chung và của tỉnhBình Định nói riêng Cụ thể, VDB Bình Định đã cho vay có hiệu quả đối với nhiềuchương trình, dự án trọng điểm của quốc gia và của tỉnh bằng nguồn vốn tín dụngđầu tư của Nhà nước, như: Chương trình kiên cố hóa kênh mương, giao thông nôngthôn; Chương trình phát triển cơ sở hạ tầng Khu công nhiệp; Các dự án thủy điện;các dự án giáo dục,… và các khoản vay vốn lưu động phục vụ cho hoạt động xuấtkhẩu như đồ gỗ trong nhà và ngoài trời, sắn lát xuất khẩu, lúa gạo xuất khẩu,…

Tuy nhiên hoạt động tín dụng ngân hàng bao giờ cũng gắn liền với rủi ro,nên bên cạnh những mặt VDB Bình Định đã làm được trong thời gian qua vẫncòn tồn tại những hạn chế nhất định, đó là xuất hiện nợ quá hạn, nợ xấu khó thu

và có khả năng dẫn đến tình trạng mất vốn của Nhà nước; nợ xấu giảm chủ yếu

là kết quả của xử lý nợ Do vậy việc tìm hiểu quá trình hoạt động cho vay, tìmhiểu nguyên nhân rủi ro, tìm kiếm giải pháp hạn chế rủi ro thông qua hoạt độngKSNB là nhiệm vụ thiết yếu đặt ra với mọi tổ chức tín dụng nói chung và đặcbiệt đối với VDB Bình Định khi mà áp lực sử dụng nguồn vốn có hiệu quả và

bảo toàn vốn của Nhà nước ngày càng lớn Đó là lý do tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Bình Định” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan

Trong quá trình làm luận văn tác giả đã nghiên cứu một số đề tài tương tự

về kiểm soát nội bộ như:

- Luận văn thạc sĩ Kế toán của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (2011) tại

Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Đà Nẵng”.

Đề tài đã khảo sát về thực trạng công tác KSNB đối với hoạt động tín dụng tạiđơn vị, đánh giá thực trạng, nêu được ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân củathực trạng, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, tác giảchưa đưa những định hướng giải pháp vào phiếu khảo sát gửi cán bộ nghiệp vụtại đơn vị để tăng tính khả thi của giải pháp hơn

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Hương Ly (2013), tại Trường

Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, tên đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)” Luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về

kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác KSNB tại BIDV Tuy nhiên khi đề xuất giải pháp, tác giả chưa đưa ra cơ

sở để đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo giải pháp phù hợp với định hướng hoạtđộng của đơn vị

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thùy Linh (2013) tại Trường Đại

học Ngoại thương, tên đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Việt Nam thịnh vượng (VPBank)” Đề tài đã đánh giá khái quát thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại VPBank.

Tuy nhiên, tác giả đánh giá thực trạng chỉ dựa trên phương pháp thu thập tài liệu,báo cáo và quan sát công tác KSNB tại VPBank, từ đó đánh giá về công tácKSNB dựa trên quan điểm cá nhân và ý chủ quan của tác giả Do vậy, việc đánhgiá thực trạng chưa toàn diện và chưa đảm bảo tính khách quan

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Tâm (2013) tại trường

Đại học Đà Nẵng, tên đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng

tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam” Luận văn đã

khảo sát mô hình hệ thống KSNB tại đơn vị, đánh giá thực trạng và đưa ra nhữnggiải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động tín dụng tại đơn vị Tuynhiên, khi đánh giá thực trạng tác giả mới chỉ đưa ra những ưu điểm và nhượcđiểm mà chưa phân tích nguyên nhân của những ưu điểm, nhược điểm đó làm cơ

sở để đề xuất giải pháp Do vậy các giải pháp mà tác giả đưa ra chung chung,chưa giải quyết được những tồn tại trong công tác KSNB hoạt động tín dụng củađơn vị

Như vậy, công tác kiểm soát nội bộ là vấn đề được khá nhiều tác giả quantâm và chọn làm đề tài nghiên cứu Cơ bản các đề tài đã đảm bảo các nội dung:

hệ thống cơ sở lý luận về KSNB, đánh giá thực trạng công tác KSNB, đề xuấtgiải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại đơn vị nghiên cứu Tuy nhiên, mỗi

đề tài đều còn tồn tại một số hạn chế nhất định như đã trình bày ở trên Quanghiên cứu các đề tài nêu trên, tác giả trình bày luận văn của mình trên cơ sở tiếpthu có chọn lọc các đề tài của tác giả đi trước, khắc phục những điểm chưa hoànthiện của các đề tài đó để đề tài của mình hoàn thiện hơn, khả thi hơn

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa lý luận cơ bản về vấn đề KSNB trong ngân hàng thương mại liên quan đến hoạt động cho vay đầu tư

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tại VDB Bình Định

- Qua nghiên cứu thực tiễn kết hợp với cơ sở lý luận về KSNB để hoàn thiện công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tại VDB Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tại VDB Bình Định

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Nghiên cứu tại VDB Bình Định

+ Về thời gian: Nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu.

5.1 Phương pháp thu thập số liệu:

Trong bài nghiên cứu, tác giả sử dụng 2 nguồn dữ liệu đó là dữ liệu sơ cấp

và dữ liệu thứ cấp, trong đó:

- Dữ liệu sơ cấp: Để phục vụ cho công tác đánh giá thực trạng công tácKSNB tại VDB Bình Định và để tăng tính khả thi của các giải pháp đề xuất: tácgiả thiết kế bảng câu hỏi khảo sát về các yếu tố KSNB xoay quanh công tácKSNB hiện hành, phiếu khảo sát được lập thành 26 bản gửi tới ban lãnh đạo và tất cả các cán bộ nghiệp vụ đang làm việc tại VDB Bình Định

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng kết hợp phương pháp chuyên gia và phương pháp điều tra chọnmẫu để đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay đầu tư.Phương pháp chuyên gia là cơ sở để xây dựng bảng hỏi, đồng thời xây dựng,phát họa qui trình KSNB tại Ngân hàng Phương pháp điều tra chọn mẫu nhằmđánh giá tính hữu hiệu của hoạt động KSNB tại đơn vị

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài

- Đánh giá được thực trạng công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tạiVDB Bình Định trong giai đoạn 2014-2016, từ đó nêu ra được những điểmmạnh, điểm yếu và nguyên nhân tồn tại của KSNB hoạt động cho vay đầu tư tạiVDB Bình Định

- Từ các nhận xét, đánh giá luận văn đã đề xuất các giải pháp hoàn thiệncông tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư nhằm nâng cao chất lượng nguồn vốn

ưu đãi của Nhà nước tại VDB Bình Định

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn được trình bày gồm 03 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB hoạt động cho vay trong ngân hàngthương mại

Chương 2: Thực trạng công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tư tại VDB Bình Định

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác KSNB hoạt động cho vay đầu tưtại VDB Bình Định

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

HOẠT ĐỘNG CHO VAY

1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đếnnhiều khái niệm khác nhau về KSNB

Tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộmột cách đầy đủ và có hệ thống đó là Báo cáo COSO 1992 của Ủy ban thuộc Hộiđồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC, theo đó thuật ngữ KSNBđược định nghĩa như sau: KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả củahoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định

Trong định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng, đó là: KSNB là mộtquá trình; con người; đảm bảo hợp lý và các mục tiêu

+ KSNB là một quá trình: Khẳng định KSNB là một chuỗi các hoạt độngkiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong Doanh nghiệp và được kết hợp với nhauthành một thể thống nhất KSNB là một bộ phận giúp Doanh nghiệp đạt đượcmục tiêu của mình

+ KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,…

mà còn bao gồm những con người trong Doanh nghiệp như Hội đồng quản trị,Ban giám đốc, nhân viên Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chếkiểm soát và vận hành chúng, hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, KSNBcũng tác động đến hành vi con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và

ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ củamình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý

thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.

+ KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đốicác mục tiêu được thực hiện Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát cóthể tồn tại yếu kém, những sai lầm của con người dẫn đến mục tiêu không đượcthực hiện KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót chứ không thểđảm bảo là chúng không xảy ra Hơn nữa một trong những nguyên tắc cơ bản đểquyết định trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quálợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do vậy người quản lý có thể nhậnthức được mọi rủi ro nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá lớn thìkhông thể áp dụng các thủ tục kiểm soát

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

KSNB được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: Đây là mục tiêu đầu tiên

mà mọi nhà quản lý luôn hướng tới Để đạt mục tiêu này thì các quá trình kiểmsoát trong đơn vị phải được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiếtcác tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và phải đảm bảo tổ chức sửdụng tối ưu các nguồn lực KSNB cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và cácnguồn lực của Doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sửdụng trái phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho Doanh nghiệp hoạt động antoàn, có hiệu quả

- Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính: KSNB vững mạnh phải đảmbảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ vàhoạt động kinh doanh, đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà tổchức cung cấp

- Mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật và các quy định: KSNB phải đảm bảocho toàn bộ hoạt động của Doanh nghiệp theo đúng pháp luật, hướng mọi thànhviên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị

Tuy nhiên, KSNB dù hữu hiệu đến đâu cũng chỉ có thể cung cấp sự đảm bảohợp lý cho các nhà quản lý đạt được các mục tiêu trên của tổ chức chứ không thểđảm bảo tuyệt đối bởi vì KSNB không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các

sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra

Việc xây dựng KSNB nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động chođơn vị, vì thế chi phí để duy trì KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do nó mang lại

1.1.3 Các yếu tố của kiểm soát nội bộ

Kế thừa những nghiên cứu của COSO 92, hệ thống COSO 2013 đã mởrộng và cho ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quanđến mỗi yếu tố cấu thành đó Tất cả 17 nguyên tắc áp dụng cho mỗi phạm trùmục tiêu chung và cho cả những mục tiêu riêng rẽ bên trong mỗi phạm trù Bởi

vì 17 nguyên tắc này được lấy trực tiếp ra từ những yếu tố cấu thành

Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản sau vàchúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soátcủa toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn

bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc

và cơ cấu hoạt động phù hợp

Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổchức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành Môitrường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến cácmục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB Điều nàykhông chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày củadoanh nghiệp

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưngmức độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp

Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giátrị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâmđến tính trung thực và giá trị đạo đức.

- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngườiquản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thốngkiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cầnthiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạnnhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhânviên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phùhợp với mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo

về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

* Tính trung thực và giá trị đạo đức

Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, nó tác động đến việcthiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ Thái độ và

sự quan tâm của nhà quản lý cao cấp đối với kiểm soát nội bộ hữu hiệu phảiđược lan tỏa đến toàn doanh nghiệp

Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là vănhóa của tổ chức Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng

xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn Sựhữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việctôn trọng các giá trị đạo đức của những người có liên quan đến quá trình kiểmsoát Tuy nhiên sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ không chỉ tạo bởi tính trungthực và các giá trị đạo đức của người sáng lập, người quản lý mà là của toàn thểnhân viên trong đơn vị

Xây dựng giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hòa lợi íchcủa các bên như: lợi ích của nhà quản lý cấp cao với lợi ích của doanh nghiệp,của nhân viên, của nhà cung cấp, khách hàng Khi xây dựng giá trị đạo đức cầnchú ý vấn đề sau:

- Áp lực và cơ hội: Cần giảm thiểu cơ hội và áp lực dẫn tới phát sinh cácgian lận điều này giúp hạn chế những áp lực và cơ hội kèm theo các biện phápkiểm soát thích hợp có thể giúp giảm các hành vi gian lận

- Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Ngoài áp lực và cơhội thì nguyên nhân dẫn tới sai phạm là do thiếu hiểu biết Trong rất nhiều doanhnghiệp có phát sinh sai phạm trong lập báo cáo tài chính, nhưng người thực hiệnkhông ý thức được sai phạm của họ Vì thế phải thiết lập quy tắc ứng xử đúngđắn và các vấn đề khác nhau đồng thời truyền đạt quy tắc này tới toàn thể nhânviên trong đơn vị họ biết được cái gì đúng, cái gì sai

* Cam kết về năng lực

Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhấtđịnh và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Nhà quản lýchỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp vớinhiệm vụ được giao Bên cạnh đó người quản lý cũng cần cân nhắc giữa việcgiám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực

và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích cho doanh nghiệp

* Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Đây là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát Tínhhữu hiệu của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị

và Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành Hệ thống KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi:

- Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý

- Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngoài Ban điều hành vìHội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan

điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọngcủa người quản lý.

* Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanhnghiệp được điều hành Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức củangười quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độcủa họ khi điều hành đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành được phản ánh trong cách thứcquản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Ngoài ra, triết lý quản

lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của ngườiquản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn chính sách kế toán,các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị

* Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanhnghiệp được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Một cơ cấu tổ chứctốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả Ngược lại, khi thiết kế khôngđúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanhnghiệp Chính vì vậy, không có khuôn mẫu chung duy nhất Tuy nhiên, dù tổchức như thế nào, nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạchđịnh để đạt được mục tiêu đề ra

* Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ,quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn

đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan

Ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị quyết định tính chấtcủa trường kiểm soát Do đó, cần phải xác lập quyền hạn và trách nhiệm chotừng thành viên, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp

ủy quyền thông qua các văn bản và triển khai cho toàn đơn vị nhằm giúp từng

thành viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và từng hành động, mức độ đóng gópcủa họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác cũng như mục tiêu chung củađơn vị.

* Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế

Chính sách nhân sự biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng,hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật Khiđơn vị mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩntuyển dụng sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc, kết quả công việc

đã đạt được

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnhhưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vịluôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiênquyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở cácmức độ khác nhau và phải nhất quán Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạtđộng kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đốiphó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này

Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc đều phát sinh rủi ro ở tất cảcác mức độ Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công,tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vìvậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là

có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhậndiện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Cácmục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáotài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mụctiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị.

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môitrường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môitrường bên ngoài (kinh tế, chính trị ), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loạihình kinh doanh mới, kỹ thuật mới ), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ

và triết lý của người quản lý về hệ thống KSNB

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho cácchỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện đểđối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt độngkiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị

Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố là:

- Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việcthực hiện các thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóađầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng

- Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểmsoát Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc màkhông tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chínhsách Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợiích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh

Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát

để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhậnđược

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chungvới công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêucủa đơn vị.

- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

1.1.3.4 Thông tin truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việcthiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việchình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuânthủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứađựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lýđiều hành và kiểm soát doanh nghiệp Thông tin phải được truyền đạt, phổ biếntrong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải được cung cấp một cách kịp thờitới mọi nhân viên

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cầnlưu ý những khía cạnh sau:

- Trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉthị của cấp trên Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu rõcông việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến cá nhân khác

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ) cũng phảiđược ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ nhờ đó đơn vị mới có thể phản ứngkịp thời Các thông tin bên ngoài (nhà nước, cổ đông) cũng cần được truyền đạtkịp thời, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rấtquan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạngnghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, những báo cáo

này có tính chất quan trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật cũng như việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp.

Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng, các mục tiêu của hệ thống thông tin cần đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúngđắn nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo

tài chính

Theo COSO 2013, Thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống KSNB

- Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

- Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các bên liên quan, các đốitượng bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động KSNB như cổ đông, chủ

sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp

1.1.3.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộtheo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.Thông thường, cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mớiđảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt độnghàng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật vàcác hoạt động khác Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ

phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt độnggiám sát thường xuyên.

Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ

sẽ giảm đi Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của ngườiquản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi

ro, năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạtđộng giám sát thường xuyên Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trongcác hoạt động thường ngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiệu quả hơn so vớigiám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng để xácđịnh xem mỗi thành phần trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ có đượcthực hiện đầy đủ không

Giám sát định kỳ được tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi và tần

số phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sự cânnhắc trong quản lý Kết quả phát hiện được đánh giá theo tiêu chuẩn của nhàquản lý, và những thiếu sót sẽ được truyền đạt đến ban quản lý và ban giám đốc

Theo COSO 2013, Giám sát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánhgiá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thốngKSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

- Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của

hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý

và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tínhcủa các thành phần cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4 Những hạn chế của kiểm soát nội bộ

Trong thực tiễn, không thể có một hệ thống kiểm soát hoàn hảo, nghĩa làmột hệ thống có thể đảm bảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra Ngay cảkhi xây dựng được một hệ thống KSNB có cấu trúc hoàn hảo, thì tính hữu hiệu

thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lựclượng nhân sự,… Nói cách khác, một hệ thống KSNB được xem là hữu hiệu, dù

đã được thiết kế và vận hành thế nào đi chăng nữa, cũng nhằm cung cấp một sựđảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị chứ không đảm bảotuyệt đối, vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Rủi ro liên quan đến tương lai và chứa đựng yếu tố không chắc chắn Một hệthống KSNB dù được đầu tư rất nhiều trong thiết kế cũng không thể nhận dạng hếttoàn bộ các rủi ro và do đó không thể đánh giá chính xác sự tác động của chúng;

- Khi đưa ra các quyết định, yêu cầu thường xuyên và trên hết của ngườiquản lý là xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các nhà quản

lý luôn đòi hỏi chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổnthất do sai phạm và gian lận gây ra;

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do sự thông đồng vớibên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong ngân hàng Các thủ tục kiểm soát có thểkhông còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi,…;

- Những hạn chế xuất phát từ con người liên quan trong chu trình KSNBnhư: Việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinhdoanh; sự vô ý, bất cẩn, đãng trí; hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo củacấp dưới; việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác, ;

-Luôn có khả năng những người quản lý lạm quyền trong chu trình

KSNB

nhằm phục vụ cho các mưu đồ riêng

1.2 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay của ngân hàng

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về hoạt động cho vay của ngân hàng

1.2.1.1 Nguyên tắc cơ bản của hoạt động cho vay

Cho vay là một hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng giao chokhách hàng sử dụng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhấtđịnh theo thỏa thuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc và lãi

Hoạt động cho vay phải được thực hiện theo những nguyên tắc cơ bản sau[2, tr.35-38]:

“- Hoàn trả nợ gốc và lãi vốn vay đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợpđồng tín dụng

Đây là nguyên tắc quan trọng hàng đầu vì đại bộ phận vốn kinh doanh củangân hàng là nguồn vốn huy động từ nền kinh tế Nguyên tắc hoàn trả phản ánhđúng bản chất quan hệ tín dụng, tính chất của tín dụng sẽ bị phá vỡ nếu nguyêntắc này không được thực hiện đầy đủ

-Sử dụng vốn vay đúng mục đích đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng.Cho vay và sử dụng vốn vay đúng mục đích không chỉ là nguyên tắc màcòn là phương châm hoạt động của tín dụng Quan hệ tín dụng phán ánh nhu cầu

về vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp Việc thực hiện đúng cam kết trong hợpđồng tín dụng là cơ sở để doanh nghiệp tính toán các yếu tố hiệu quả của quátrình sản xuất kinh doanh, đồng thời nó cũng là một trong những yếu tố đảm bảokhả năng thu nợ của ngân hàng

- Ngoài ra hoạt động cho vay còn phải đảm bảo nguyên tắc sau: ngoại trừcác trường hợp cho vay được miễn tài sản bảo đảm thì vốn vay phải có giá trịtương đương làm đảm bảo”

1.2.1.2 Quy trình cho vay

Tùy theo đặc trưng, bản chất, thực trạng cơ sở vật chất, nhân lực của mỗiTCTD mà xây dựng quy trình cho vay linh hoạt Tuy nhiên về cơ bản các tại cácTCTD đều thực hiện theo quy trình cơ bản sau [18, tr.42]:

Lập hồ sơ tín dụng

Thẩm định và ra quyết định cho vay

Giải ngân

Giám sát sau giải ngân

và thu nợ

Thanh lý Hợp đồng tín dụng

Hình 1.1: Quy trình cho vay

* Lập hồ sơ tín dụng

Khi có khách hàng nhu cầu vay vốn, cán bộ tín dụng tiếp xúc với kháchhàng, trao đổi thảo luận sơ bộ về nhu cầu vay vốn của khách hàng, khả năngchấp thuận cấp tín dụng cho khách hàng Khi nhận thấy khách hàng đáp ứng cácđiều kiện cơ bản, cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ đề nghị vayvốn gửi tổ chức tín dụng

TCTD hướng dẫn các loại tài liệu khách hàng cần gửi cho TCTD phù hợpvới đặc điểm cụ thể của từng loại khách hàng, loại cho vay và khoản vay

* Thẩm định và ra quyết định cho vay

Sau khi hồ sơ tín dụng đầy đủ theo quy định TCTD thực hiện thẩm địnhtín dụng trên các phương diện sau: Thẩm định tính đầy đủ, hợp lệ của Hồ sơ vayvốn; Phân tích thẩm định khách hàng vay vốn; Phân tích thẩm định dự án hoặcphương án vay vốn; Phân tích thẩm định biện pháp bảo đảm tiền vay và tài sảnbảo đảm

Trên cơ sở kết quả thẩm định tín dụng, TCTD ra quyết định tín dụng.Trường hợp quyết định không cho vay, TCTD phải thông báo cho khách hàngbằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do từ chối cho vay.

* Giải ngân

Sau khi ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, TCTD phốihợp với Chủ đầu tư thực hiện các bước công việc cần thiết để giải ngân vốn vaytheo đúng trình tự, quy định của từng TCTD Đảm bảo số vốn giải ngân đúngphạm vi, mục dích đã ký kết tại hợp đồng tín dụng

* Giám sát sau giải ngân và thu nợ

Sau khi vốn vay được giải ngân theo hợp đồng tín dụng, CBTD tiếp tụctheo dõi tình hình sử dụng vốn vay thực tế của khách hàng, giám sát tài sản bảođảm tiền vay, tình hình tài chính của khách hàng Nắm bắt kịp thời những biếnđộng bất lợi có ảnh hưởng xấu đến khả năng trả nợ của khách hàng, đến giá trịcủa tài sản bảo đảm để có hướng xử lý nhằm đảm bảo vốn vay được thanh toán

cả gốc và lãi kịp thời theo thời hạn của hợp đồng tín dụng

Định kỳ ngân hàng thực hiện phân loại dư nợ của khách hàng để làm cơ sở

dự báo rủi ro, trích lập dự phòng rủi ro, đảm bảo an toàn hoạt động của ngân hàng

1.2.2 Rủi ro trong hoạt động cho vay và ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động của ngân hàng

1.2.2.1 Rủi ro trong hoạt động cho vay của ngân hàng

Hoạt động cho vay đóng vai trò cực kỳ quan trọng, xét trên hai phương diệnquy mô sử dụng vốn và khả năng tạo ra lợi nhuận Vì hoạt động cho vay sinh ralợi nhuận chủ yếu của ngân hàng nên nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất Rủi rotrong hoạt động cho vay là tình trạng người đi vay không có khả năng hoàn trảđược hoặc lãi hoặc gốc hay cả hai

Rủi ro trong hoạt động cho vay thường xảy ra do xảy ra một hoặc một sốtồn tại sau [5, tr.96-99]:

- Trong khâu lập hồ sơ tín dụng:

+ Hồ sơ không đầy đủ do cán bộ ngân hàng thu thập không đủ hoặc do lưu trữ không khoa học dẫn đến mất mát, hư hỏng

+ Hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ: văn bản đã hết hiệu lực, người ký ban hành không đúng thẩm quyền,…

- Trong khâu thẩm định và ra quyết định tín dụng:

+ Cơ sở thẩm định chưa đủ tin cậy: thẩm định trên cơ sở hồ sơ và báo cáo của khách hàng, không có sự đối chứng

+ Các nội dung thẩm định chưa phù hợp với tình hình thực tế của khách

hàng và của thị trường

+ Chưa thẩm định đầy đủ tài chính của khách hàng

+ Thẩm định sơ sài về các điều kiện tín dụng

+ CBTD ra quyết định tín dụng vội vàng hoặc bị chi phối bởi cấp trên, của đối tượng khác

- Trong khâu giải ngân:

+ Hồ sơ giải ngân chưa hợp lệ: hồ sơ giải ngân giả mạo, người ký các văn bản trong hồ sơ giải ngân không đúng thẩm quyền,…

+ Kiểm soát giải ngân chưa chặt chẽ

- Trong khâu giám sát sau giải ngân và thu nợ.

+ Quá trình kiểm tra sử dụng vốn vay chưa thường xuyên, nội dung kiểm tra còn sơ sài.

+ Việc kiểm tra tài sản bảo đảm qua loa, mang tính hình thức

+ Công tác thu thập thông tin khách hàng, phân loại nợ khách hàng sau khi

vay vốn bị xem nhẹ

- Trong khâu thanh lý hợp đồng tín dụng.

Khi phát hiện khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích hoặckhông kịp thời, trung thực trong việc báo cáo với ngân hàng, cán bộ ngân hàngkhông có biện pháp cương quyết để chấm dứt hợp đồng tín dụng, thu hồi vốntrước hạn để hạn chế rủi ro

1.2.2.3 Ảnh hưởng của rủi ro trong hoạt động cho vay đến ngân hàng [3, tr.105].

- Rủi ro cho vay làm phát sinh tăng nợ quá hạn, nợ xấu dẫn đến phát sinh tăng chi phí, giảm lợi nhuận:

- Rủi ro làm giảm uy tín của ngân hàng cho vay: Khi nợ quá hạn, nợ xấutăng, ngân hàng rơi dần vào tình trạng kinh doanh yếu kém, ảnh hưởng đến khảnăng thanh toán cho khách hàng gửi tiền, ảnh hưởng đến uy tín và cuối cùng làkéo theo công tác huy động vốn khó khăn

- Ảnh hưởng đến hệ thống ngân hàng: Nếu ngân hàng bị rủi ro trong hoạtđộng tín dụng và phải dùng vốn để trang trải cho khoản thất thoát này thì đếnmột chừng mực nào đó sẽ không thể thực hiện được việc “xóa sổ” những khoảnthất thoát này và ngân hàng có thể bị lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toáncho người gửi tiền Việc một ngân hàng mất khả năng thanh toán không chỉ gâynguy cơ phá sản của bản thân ngân hàng đó mà nó có thể gây lên “phản ứng dâychuyền”, đe dọa đến an toàn và ổn định của toàn bộ hệ thống ngân hàng kéo theo

sự bất ổn của nền kinh tế

1.2.3 Sự cần thiết của KSNB đối với hoạt động cho vay của ngân hàng

Trong nhiều năm qua, chất lượng tín dụng của các ngân hàng nước ta còn thấp, rủi ro tiềm ẩn lớn, nợ quá hạn, nó khó thu hồi và không có khả năng thu hồi

có chiều hướng gia tăng Trên thực tế chương trình cơ cấu lại hệ thống ngân hàng

đã có nhiều biện pháp như: xử lý nợ tồn đọng, xây dựng chiến lược quản lý rủi

ro, tăng vốn tự có, nâng cao tính tự chịu trách nhiệm của ngân hàng và kháchhàng vay vốn,…cùng các biện pháp quản lý từ phía Ngân hàng, Nhà nước, Chínhphủ Tuy vậy, hạn chế và phòng ngừa rủi ro tín dụng nói chung và rủi ro cho vaynói riêng vẫn luôn là một vấn đề hết sức cần thiết Để ngăn ngừa những tổn thất

và các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động tín dụng nói chung và hoạt động chovay nói riêng, các ngân hàng trước hết phải tự bảo vệ mình Thiết lập một hệthống kiểm soát nội bộ hữu hiệu được coi là một biện pháp quan trọng nhất, giúpcác nhà quản lý đạt được các mục tiêu sau [1, tr 157 – 158]:

- Mục tiêu trước hết mà các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là các chính sách mà họ đưa ra phải đảm bảo được tính hiệu lực và hiệu quả:

+ Hiệu lực ở đây được hiểu là các chính sách họ đưa ra được các cấp dưới triển khai đầy đủ, kịp thời và đúng định hướng điều hành của cấp trên

+ Hiệu quả ở đây được hiểu là tài sản được sử dụng có hiệu quả, qua đó thunhập không những đủ bù đắp cho chi phí mà còn đảm bảo phân chia lợi nhuậncho các cổ đông, tái đầu tư và phát triển

- Mục tiêu tiếp theo là mọi hoạt động của ngân hàng phải được đảm bảotuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành của Nhà nước cũng như của chínhngân hàng

Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, các nhà quản lý cần phải thiết lập, thựchiện thường xuyên việc kiểm tra, đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tụcnày có thực hiện được các tiêu chí đề ra hay không Đây chính là quá trình thựchiện kiểm soát nội bộ

1.2.4 Nguyên tắc KSNB trong ngân hàng thương mại

Về nguyên tắc KSNB trong ngân hàng thương mại, Uỷ ban Basel về giámsát ngân hàng (Basel Committee on Banking Supervision) đã đưa ra 13 nguyêntắc chung làm khuôn khổ giúp các tổ chức tín dụng xây dựng, đánh giá hệ thốngKSNB Những nguyên tắc này mô tả các yếu tố cần thiết của hệ thống KSNB,

dựa trên kinh nghiệm của các nước thành viên trong ủy ban 13 nguyên tắc đốivới hệ thống KSNB chia thành 5 nhóm yếu tố, 5 nhóm yếu tố này về cơ bản khátương đồng với 5 yếu tố của hệ thống KSNB mà Coso đã xây dựng, bao gồm:

- Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát;

- Nhận dạng và đánh giá rủi ro;

- Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm;

- Thông tin và truyền thông;

- Giám sát và sửa chữa những sai sót

Tại Việt Nam, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã xây dựng các nguyên tắcKSNB áp dụng trong các TCTD trên cơ sở vận dụng và có xu hướng tiệm cậndần với các nguyên tắc do Basel đã xây dựng Thể hiện tại Thông tư 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 về hoạt động KSNB của TCTD quy định trong Luật cácTCTD năm 2010 phải đảm bảo 09 nguyên tắc cơ bản sau:

- Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạtđộng kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải ràsoát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quyđịnh kiểm soát nội bộ phù hợp

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ;

- Phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng,tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúcnhững cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéovới nhau;

- Bảo đảm chấp hành chế độ kế toán theo quy định và phải có hệ thốngthông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chứctín dụng;

- Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin phải được giám sát, bảo vệ hợp

lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập;

- Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng đều phải hiểu được tầmquan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quảcác quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan;

- Phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệthống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phảiđược báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp;

- Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng phải thường xuyên, liên tụckiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan vàphải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao;

- Phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn

vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có)

Nhìn chung các nguyên tắc về KSNB trong Thông tư số 44/2011/TT-NHNN đã tiến gần đến chuẩn mực quốc tế Với cơ sở pháp lý nêu trên hoạt động KSNB được khẳng định rõ ràng, được hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động, nhằm giúp chohoạt động ngân hàng đi đúng hướng, an toàn và hiệu quả

1.3 Nội dung KSNB đối với hoạt động tín dụng

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối

ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ

Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm:

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức;

- Tư duy quản lý và phong cách điều hành của các cấp lãnh đạo;

- Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổ chức;

- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong

* Vấn đề phân chia quyền hạn, trách nhiệm:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộphận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được mục tiêu Một cơ cấuphù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạtđộng Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủtục kiểm soát mất tác dụng Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuânthủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sótlĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản

- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phảixác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báocáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt độngcủa đơn vị

Phân chia trách nhiệm và quyền hạn được xem là phần mở rộng của cơcấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm

vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người kháctrong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thểchế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thànhviên và quan hệ giữa họ với nhau

* Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn

vị liên quan đến đội ngũ nhân viên như: Chính sách tuyển dụng; chính sách đàotạo; chính sách bổ nhiệm; chính sách tiền lương; chính sách đánh giá; chính sáchkhen thưởng, phúc lợi; chính sách kỷ luật

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi

trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trườngkiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức

1.3.2 Thủ tục kiểm soát

1.3.2.1 Thủ tục kiểm soát chung

a Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận

do việc một cá nhân hoặc một bộ phận nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạmdụng Chẳng hạn giao cho một người thẩm định toàn bộ các nội dung liên quanđến khách hàng, dự án hoặc khoản vay, có thể dẫn đến tình trạng cá nhân đó lạmdụng quyền hạn của mình để đưa ra báo cáo thẩm định không đúng với sựthật,

Để phân chia trách nhiệm một cách đầy đủ, cần tách biệt các chức năng sau:

- Thẩm định dự án hoặc khoản vay với thẩm định tài chính của khách hàng

- Thẩm định với quyết định cho vay

- Quyết định cho vay với thực hiện giải ngân

Mỗi quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có một

cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trìnhnghiệp vụ cụ thể

b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

* Thủ tục kiểm soát chung

- Kiểm soát đối tượng sử dụng

+ Đối tượng bên trong: Cán bộ ngân hàng cần được cung cấp tài khoảntruy cập phần mềm hệ thống Smart Banking, mỗi tài khoản được phân quyềntruy cập trong phạm vi nhất định phục vụ cho công tác chuyên môn của cán bộ

+ Đối tượng bên ngoài: Tài khoản được thiết lập mật khẩu để người ngoài

không thể truy cập phần mềm

- Kiểm soát dữ liệu

+ Nhập liệu, ghi nhận thông tin của tất cả các khác hàng, khoản vay ngaykhi phát sinh vào hệ thống thông tin, định kỳ phải đối chiếu, cập nhập nhật thông

tin mới Các thông tin cập nhật vào hệ thống phải có chứng từ gốc được lưu trữ

+Sao lưu dữ liệu đề phòng sự mất mát, hư hỏng về

sau * Kiểm soát ứng dụng

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ

- Nhập liệu thông tin phải đầy đủ, chính xác

- Kiểm tra sự phê duyệt trên hồ sơ, chứng từ: chứng từ phải có chữ ký, cóphê duyệt của những người có thẩm quyền liên quan Chẳng hạn cán bộ tín dụngnhập liệu số tiền giải ngân chỉ được trong phạm vị hạn mức xét duyệt của mình,trường hợp vượt hạn mức phần mềm tự động yêu cầu có sự phê duyệt của cấpquản lý cao hơn

* Ủy quyền và xét duyệt

Các quyết định cấp tín dụng phải được kiểm soát về cấp quyết định, trên

cơ sở quyết định phân cấp xét duyệt mà các nhà quản lý đã ban hành áp dụngthống nhất cho toàn hệ thống của TCTD đó

c Kiểm tra tính độc lập việc thực hiện

Trên cơ sở phân chia chức năng nhiệm vụ nêu trên, mỗi bộ phận cần độclập trong thực thi nhiệm vụ và ra quyết định Cán bộ kiểm tra độc lập với cán bộđược kiểm tra, mục đích tránh sự nể nang cho qua, nâng cao ý thức chấp hànhquy định, tuân thủ quy trình nghiệp vụ

Cán bộ kiểm tra nội bộ xác định đúng (sai) trên cơ sở đối chiếu pháp luậtcủa nhà nước; quy chế, quy định nội bộ của TCTD và các cam kết của bên vay,bên cho vay theo hợp đồng tín dụng Đánh giá nguyên nhân dẫn đến đúng (sai),xác định trách nhiệm và kiến nghị biện pháp khắc phục (nếu phát hiện có viphạm) đối với các nội dung được kiểm tra Yêu cầu, đề xuất chấn chỉnh vi phạmsau kiểm tra.

1.3.2.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể

Để công tác kiểm soát đạt hiệu quả, mỗi tổ chức cần cụ thể hóa mục tiêutổng quát của toàn đơn vị mình để xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được tại từngkhâu nghiệp vụ Trên cơ sở đó đánh giá, phân tích rủi ro và áp dụng thủ tục kiểmsoát phù hợp

Mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng khâu của quy trình cho vay như sau:

Trong quy trình cho vay vốn, khâu trọng tâm và tiềm ẩn nhiều rủi ro cầnđược kiểm soát chặt chẽ nhất là: thẩm định và ra quyết định tín dụng, giải ngân,giám sát sau giải ngân và thu nợ Trên cơ sở mục tiêu cần đạt được của mỗi khâutrong quy trình cho vay, thủ tục kiểm soát tương ứng của từng khâu như sau:

a Thủ tục kiểm soát khâu thẩm định và ra quyết định tín dụng

Thẩm định tín dụng là một trong những khâu quan trọng trong quy trìnhcho vay Chất lượng của công tác thẩm định tín dụng có ảnh hưởng lớn đến hiệuquả tín dụng Do vậy, công tác thẩm định tín dụng đòi hỏi người cán bộ tín dụngphải tuân thủ những nguyên tắc quy định sẵn có do ban điều hành TCTD banhành và cả kinh nghiệm, kỹ năng phán đoán của mình để đưa ra quyết định tíndụng chính xác

Để công tác thẩm định tín dụng thực sự chặt chẽ, làm cơ sở vững chắc choquyết định tín dụng thì công tác kiểm soát là điều không thể bỏ qua cũng khôngcho phép thực hiện sơ sài tại mọi TCTD Việc kiểm tra, kiểm soát khâu thẩmđịnh tín dụng và ra quyết định tín dụng được thực hiện trên các nội dung sau:

-Kiểm soát đối tượng, điều kiện vay vốn: Tùy loại hình cho vay mỗi TCTD

xây dựng cho mình một hệ thống quy định về đối tượng và điều kiện vay vốntrên cơ sở hướng dẫn chung của Luật các tổ chức tín dụng và của Ngân hàng nhànước

Cán bộ ngân hàng chỉ được hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn theoquy định của TCTD khi đã thẩm định sơ bộ về đối tượng và điều kiện vay vốncủa khách hàng để đảm bảo khách hàng thuộc đối tượng và đủ điều kiện vay vốntại TCTD của mình

- Kiểm soát giới hạn tín dụng cho phép đối với một khách hàng: là giới hạnkhống chế tổng mức vốn cấp tín dụng của một khách hàng tại một TCTD cụ thể.Việc lập giới hạn tín dụng nhằm đảm bảo một TCTD không cho vay quá nhiềuđối với một khách hàng, điều này dẫn đến rủi ro rất lớn trong trường hợp kháchhàng này gặp khó khăn về tài chính không có khả năng thanh toán nợ đúng cácđiều khoản của hợp đồng tín dụng

- Kiểm soát thẩm quyền xét duyệt cho vay: Hầu hết các TCTD đều xâydựng một cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng trong mọi hoạt động, đặc biệt trongcông tác xét duyệt vay vừa đảm bảo an toàn tín dụng, vừa không bị chồng chéogiữa các cấp, đồng thời gia tăng quyền hạn, trách nhiệm cho từng đối tượng.Theo đó rút ngắn thời gian xét duyệt vay, nâng cao uy tín và hiệu quả của TCTD.Kiểm soát thẩm quyền xét duyệt vay nhằm đảm bảo: không xảy ra tìnhtrạng duyệt vay vượt cấp, duyệt vay khi chưa có ý kiến chấp thuận của cấp trêntrong trường hợp không thuộc thẩm quyền của mình.

- Kiểm soát công tác thẩm định khách hàng vay vốn:

+ Nguồn thông tin sử dụng trong công tác thẩm định: hồ sơ chứng minhnăng lực tài chính do khách hàng cung cấp như: bảng lương, quyết định nânglương, báo cáo tài chính (đối với doanh nghiệp), các thông tin do cán bộ ngânhàng thu thập,

+ Kiểm soát quá trình thẩm định nội dung cán bộ ngân hàng thẩm định về

khách hàng:

Năng lực tài chính của khách hàng:

Thẩm định năng lực tài chính nhằm mục đích: khách hàng có đủ nguồnvốn tự có để cùng tham gia với nguồn vốn vay của ngân hàng thực hiện dự ánhoặc khoản vay đang đề nghị vay tại TCTD, đảm bảo khách hàng có khả năngtài trợ cho dự án hoặc khoản vay để trả nợ theo phương án trả nợ của dự án hoặckhoản vay đang đề nghị vay tại TCTD

Cần kiểm soát chặt chẽ ở khâu thẩm định năng lực tài chính của kháchhàng bởi vì: có nhiều trường hợp năng lực tài chính của khách hàng yếu kém dẫnđến sau khi TCTD giải ngân thì không đủ nguồn vốn để thực hiện hết dự án hoặckhoản vay dẫn đến quá trình đầu tư dở dang, không tạo ra nguồn thu để trả nợngân hàng Năng lực tài chính yếu kém, phụ thuộc quá nhiều vào các nguồn vốnbên ngoài thì khách hàng không có khả năng vực dậy khi gặp khó khăn về tàichính dẫn đến mất khả năng thanh toán

Năng lực quản lý, điều hành và kinh nghiệm trong lĩnh vực vay vốn

Cán bộ ngân hàng cần đánh giá kinh nghiệm, thời gian và kết quả hoạt độngtrong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hoặc đầu tư dự án của khách hàng hoặc củangười đại diện theo pháp luật của khách hàng Khách hàng hoặc người đại diện theopháp luật của khách hàng có năng lực quản lý tốt, có kinh nghiệm điều hành tốt thìhiệu quả của dự án hoặc khoản vay càng cao, nguồn trả nợ càng đảm bảo.

- Kiểm soát công tác thẩm định hiệu quả, khả thi của dự án hoặc khoản vay:

+ Nguồn thông tin sử dụng: hồ sơ dự án hoặc khoản vay do khách hàng

cung cấp, các văn bản của pháp luật có liên quan đến lĩnh vực đầu tư kinh doanhcủa khách hàng, các dự án hoặc khoản vay tương tự đã được TCTD tài trợ và đanghoạt động hiệu quả, các thông tin khác mà cán bộ ngân hàng khai thác được

+ Kiểm soát nội dung thẩm định dự án hoặc khoản vay:

Kiểm soát khâu thẩm định cơ sở lập dự án hoặc khoản vay, cơ sở tínhtoán giá thành và giá bán, cần đảm bảo có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp vớilĩnh vực kinh doanh, thị trường các yếu tố đầu vào, đầu ra

Kiểm soát khâu thẩm định cơ sở lập dự án nhằm đảm bảo tính đúng, tính

đủ các khoản mục cần thiết để thực hiện dự án hoặc khoản vay

Kiểm soát thẩm định cơ sở tính toán các yếu tố cấu thành lên giá thành,giá bán Nếu áp dụng định mức chi phí đầu vào thấp hơn so với thực tế sẽ dẫnđến tổng chi phí giảm, lợi nhuận tăng làm cho dự án hoặc khoản vay có lãi hơn

so với thực tế Nếu áp dụng giá bán đơn vị cao hơn giá bán trên thị trường cũngdẫn đến lợi nhuận tăng làm cho dự án hoặc khoản vay có lãi hơn so với thực tế

Kiểm soát khâu thẩm định thị trường đầu vào, thị trường đầu ra:

Đánh giá về nguồn cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu; tính ổn định bềnvững của nguồn cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu; khả năng biến động giá cả,biến động về khả năng cung cấp các yếu tố đầu vào khả năng đáp ứng yêu cầu

về nguồn nhân lực cũng như trình độ, tay nghề của người lao động;

Đánh giá về công tác tiêu thụ sản phẩm của dự án; uy tín về thương hiệucủa khách hàng; khả năng cạnh tranh đối với sản phẩm cùng loại, khả năng tiêuthụ sản phẩm cũng như sự hợp lý về giá bán sản phẩm dự kiến

- Kiểm soát cơ sở xác định mức vốn vay, thời hạn vay, thời hạn ân hạn, kỳhạn trả nợ, số tiền trả nợ từng kỳ hạn Số tiền duyệt vay phải phù hợp với nhucầu thực tế, mức trả nợ phù hợp với khả năng của khách hàng, theo đó góp phầnđảm bảo việc trả nợ đúng thời hạn cam kết tại hợp đồng tín dụng Không để xảy

ra tình trạng cho vay vượt quá nhu cầu thực tế và thời hạn trả nợ quá ngắn hoặc quá dài so với khả năng trả nợ thực tế của khách hàng

- Kiểm soát khâu thẩm định tài sản bảo đảm tiền vay: tài sản bảo đảm phải

có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp hợp lệ, được pháp luật thừa nhận quyền sởhữu của khách hàng Việc thẩm định tài sản bảo đảm phải có cơ sở vững chắc,phải phù hợp với giá trị thị trường, giá trị tài sản bảo đảm phải đảm bảo theo quyđịnh của TCTD Tuyệt đối không được xảy ra tình trạng nâng khống giá trị tàisản bảo đảm để có cơ sở xét duyệt vay Việc nhận thế chấp tài sản bảo phải đúngtrình tự, thủ tục, có biên bản giao nhận giữa các bên, được công chứng, đăng kýgiao dịch bảo đảm và mua bảo hiểm theo quy định của pháp luật

Việc ra quyết định tín dụng phải trên cơ sở kết quả thẩm định tín dụng,đúng đủ điều kiện mới ra quyết định tín dụng chấp thuận Trong trường hợpkhông đủ điều kiện vay vốn phải trả lời cho khách hàng bằng văn bản và nêu rõ

lý do từ chối cho vay

b Thủ tục kiểm soát quá trình giải ngân

Ở giai đoạn này kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ đề nghịgiải ngân của khách hàng, kiểm tra sự khớp đúng giữa các yếu tố trong hồ sơ vayvốn, hồ sơ pháp lý của người vay, người nhận tiền và người có tên trên giấy đềnghị vay vốn, chữ ký của người nhận tiền và chữ ký trên hồ sơ vay vốn,

Trường hợp cho vay theo dự án, đặc biệt trong trường hợp cho vay tạm ứngviệc kiểm soát quá trình giải ngân đòi hỏi phải chặt chẽ và có tính trung thực caođối với cả khách hàng và cán bộ tín dụng Vì việc cho vay tạm ứng dễ dẫn đếntình trạng sử dụng vốn không đúng mục đích, không hoàn được chứng từ, giảingân khống (giải ngân cho một giao dịch không có thật) dẫn đến mất vốn củaTCTD

- Kiểm soát khâu cho vay tạm ứng qua các nội dung sau:

+ Đối tượng, thủ tục, thời gian, tỷ lệ tạm ứng theo quy định

+ Kiểm tra điều kiện, thời gian, thủ tục hoàn ứng

+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về thanh toán, chuyển tiền, giám sát tiền cho vay tạm ứng

+ Việc kiểm tra thực tế tại hiện trường của TCTD

+ Kiểm tra việc thu hồi tạm ứng đối với các trường hợp không đủ điều kiện tạm ứng hoặc do phát hiện việc sử dụng vốn tạm ứng sai mục đích

- Kiểm tra cho vay thanh toán khối lượng hoàn thành ở các nội dung sau:

+ Kiểm tra điều kiện, thủ tục, thời gian giải ngân: kiểm tra tính đầy đủ, hợp

lệ của hồ sơ giải ngân, kiểm tra việc chấp hành quy định về thời gian giải ngân

+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định trong thanh toán, chuyển tiền vay,giám sát tiền vay để đảm bảo tiền vay được chuyển đúng cho đơn vị thụ hưởng,đúng mục đích

+ Kiểm tra, đối chiếu thu hồi vốn tạm ứng qua giải ngân khối lượng hoàn thành.

+ Kiểm tra việc ghi chép của TCTD trên chứng từ giải ngân

Bên cạnh đó, kiểm tra công tác giám sát vốn vay thông qua chứng từchứng minh mục đích sử dụng vốn vay với thực tế, kiểm tra tại hiện trường nhằmđảm bảo vốn vay được sử dụng đúng mục đích Việc kiểm tra tại hiện trườngphải lập thành biên bản, thể hiện đầy đủ các nội dung của công tác kiểm tra và có

ý kiến đánh giá của cán bộ ngân hàng về việc sử dụng vốn vay của khách hàng

c Thủ tục kiểm soát quá trình giám sát sau khi giải ngân và thu nợ

- Kiểm soát quá trình giám sát việc tuân thủ các cam kết trong hợp đồng tín dụng về sử dụng vốn vay, về thanh toán nợ gốc và lãi

-Định kỳ hoặc đột xuất cán bộ ngân hàng phải cập nhật thường xuyên tình

thực hiện dự án, phương án sản xuất kinh doanh, hiện trạng tài sản bảo đảm tiền

vay và việc ghi nhận kết quả thẩm tra trong các biên bản kiểm tra nhằm bảo đảm rằng thủ tục kiểm tra, giám sát sau cho vay đã được thực hiện đầy đủ.

- Kiểm soát việc tập hợp các báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn nhằm đảmbảo rằng các báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn, trễ kỳ được cung cấp đầy đủ kịpthời cho các cấp có thẩm quyền và nhà quản trị cấp cao nhất để có những biệnpháp ứng phó thích hợp Đây là yếu tố thuộc về thông tin và truyền thông trong

hệ thống kiểm soát nội bộ Để đạt được điều này, yêu cầu ngân hàng phải có hệthống thông tin kế toán hiệu quả, kịp thời và hệ thống kiểm soát trong môitrường xử lý thông tin máy tính hữu hiệu

- Kiểm soát chặt chẽ công tác phân loại nợ tín dụng: việc phân loại nợ tíndụng cần thực hiện thường xuyên, liên tục, cập nhật kịp thời tình trạng khoảnvay, khách hàng, phân loại nợ dựa vào cả hai chỉ tiêu định lượng và định tính để

có kết quả phân loại nợ phản ánh đúng thực trạng khách hàng và khoản vay Việcphân loại nợ phải tuân thủ nguyên tắc mà Ngân hàng Nhà nước đã ban hành Kếtquả phân loại nợ là tiêu chí để các TCTD đánh giá chất lượng hoạt động kinhdoanh của mình, đồng thời làm cơ sở để trích lập dự phòng rủi ro nhằm đảm bảohoạt động của ngân hàng diễn ra an toàn

- Kiểm soát số liệu báo cáo tín dụng nhằm đảm bảo tính chính xác và thờigian cung cấp kịp thời cho nhà quản lý để phục vụ cho việc phân tích, giám sátdanh mục tín dụng

1.3.3 Công tác kiểm tra nội bộ

Công tác kiểm tra nội bộ là nhiệm vụ không thể thiếu, là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc điều hành, nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, vi phạm quy định của Nhà nước và của TCTD;

- Phát hiện những tồn tại trong cơ chế quản lý, trong tổ chức bộ máy, trong

tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ để kiến nghị, đề xuất với các cấp cóthẩm quyền điều chỉnh cho phù hợp với hoạt động của TCTD;

- Phát huy nhân tố tích cực, hạn chế tồn tại, thiếu sót, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của TCTD.

Tùy theo đặc điểm, tính chất, quy mô của mỗi TCTD mà xây dựng hệ thốngkiểm tra nội bộ phù hợp và tùy theo mức độ phức tạp, mức độ rủi ro của nghiệp

vụ mà ban lãnh đạo quyết định hình thức kiểm tra trước, kiểm tra trong hay kiểmtra sau cho phù hợp:

- Kiểm tra trước: Từng cấp của phòng nghiệp vụ có trách nhiệm tự kiểm tranội dung công việc của mình trước khi trình các cấp lãnh đạo phê duyệt

Bộ phận kiểm tra thực hiện chức năng kiểm tra trước khi trình lãnh đạoquyết định đối với những nghiệp vụ quan trọng như: thẩm định cho vay, giảingân, Bộ phận nghiệp vụ chỉ tiến hành các bước tiếp theo sau khi bộ phận kiểmtra có ý kiến xác nhận thông qua nghiệp vụ đó

- Kiểm tra trong: Trong suốt quá trình quản lý cho vay, qua giám sát, theodõi, đánh giá các nguồn thông tin, bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kiểm tra nội bộthực hiện kiểm tra ngay trong khi nghiệp vụ đang được thực hiện

- Kiểm tra sau:

+ Lập kế hoạch và thông báo kế hoạch kiểm tra

+ Xây dựng đề cương kiểm tra

+ Thành lập đoàn hoặc tổ kiểm tra

+ Thông báo kiểm tra

+ Tổng hợp kết quả kiểm tra dưới dạng biên bản kiểm tra hoặc phiếu kiểm tra

+ Báo cáo kết quả kiểm tra

+ Chấn chỉnh sau kiểm tra

+ Khen thưởng, kỷ luật

Đối tượng thực hiện kiểm tra sau:

Kiểm tra sau có thể được thực hiện bởi một trong hai hoặc cả hai bộ phận sau:

+ Bộ phận nghiệp vụ và kiểm tra nội bộ thực hiện kiểm tra: Định kỳ theoquy định, bộ phận nghiệp vụ và kiểm tra nội bộ phải thực hiện kiểm tra sau quá