Đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz

Báo cáo thực tập tổng hợp

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, rất nhiều quốc gia trên thế giới đều muốn gia nhập vào thị trường tiềm năng thương mại quốc tế để đưa quốc gia mình trở thành trọng điểm về mặt kinh tế, chính trị xã hội của thế giới Từ đó, các doanh nghiệp trong mỗi quốc gia cũng góp phần không nhỏ thúc đẩy sự hội nhập kinh tế quốc tế đó, mỗi một quốc gia mạnh về kinh tế thì không thể không nói đến công lao to lớn của các doanh nghiệp kinh doanh trong nước và điển hình là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử và công nghệ thông tin Các doanh nghiệp này đã góp phần không nhỏ để thúc đẩy quá trình phát triển kinh

tế của quốc gia đó Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz là một trong những doanh nghiệp như thế Qua 4 tuần thực tập tại công ty, tôi đã có một số hiểu biết về công ty Trong bản báo cáo thực tập tổng hợp này, tôi xin trình bày những hiểu biết của tôi về Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz

Nội dung trong bản báo cáo của tôi gồm 5 phần:

Phần 1: Khái quát chung về công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz

Phần 2: Tình hình sản xuất – kinh doanh của công ty

Phần 3: Các nguồn lực của công ty

Phần 4: Môi trường kinh doanh của công ty

Phần 5: Đánh giá hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty

PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP

PHẦN MỀM ONLINEBIZ

1.1 Giới thiệu chung

- Tên đầy đủ: Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz

- Tên viết tắt: Onlinebiz Soft

- Địa chỉ: P1004, An Lạc, 43 Phùng Khoang, Thanh Xuân, Hà Nội

- Đại diện hợp pháp: Giám đốc Nguyễn Việt Tùng

- Giấy phép kinh doanh số: 0102022603

- Tel: +084983732613

- Loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH

- Chức năng của công ty: xây dựng hệ thống kinh doanh online; thiết kế, triển khai web kinh doanh online; thiết kế các phần mềm hỗ trợ các công ty thương mại điện tử…

- Nhiệm vụ của công ty:

Trong giai đoạn hiện nay, công ty đề ra một số nhiệm vụ như sau:

+ Mang đến cho khách hàng những thông tin liên quan đến hệ thống kinh doanh online một cách nhanh nhất, chính xác nhất

+ Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện và không ngừng nâng cao điều kiện làm việc cũng như đời sống cho cán bộ công nhân viên

+ Tuân thủ các qui định pháp luật, chính sách nhà nước

+Hoạch định Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz trở thành địa chỉ cung cấp dịch vụ phần mềm online lớn nhất Việt Nam

+ Nâng cao tinh thần tập thể, làm việc nhóm

+ Phục vụ, uy tín, chất lượng

+ Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toàn xã hội theo qui định của pháp luật và của Nhà nước

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz thành lập ngày 26 tháng 3

năm 2008 theo giấy phép kinh doanh số 0102022603 của Sở Kế hoạch và đầu tư

thành phố Hà Nội Công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm kinh doanh

online, thiết kế website thương mại điện tử, hỗ trợ SEO…

Ngoài trụ sở chính tại 43 Phùng Khoang, Thanh Xuân, Hà Nội, công ty còn

có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh

nghiệm và có trình độ chuyên môn cao

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức các phòng ban của công ty TNHH giải pháp phần

mềm Onlinebiz

Qua sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy đây là sơ đồ bộ máy tổ chức theo kiểu

trực tuyến chức năng Mọi hoạt động của các thành viên trong bộ phận đều dưới sự

kiểm soát của trưởng phòng của bộ phận đó và các hoạt động đều nằm trong phạm

B

a

n

iá

m đ

c

P

h

ự

á

n

ế

h

ạ

h

ậ

tN

h

â

n

iê

n

ậ

n

ự

á

n

N

h

â

n

iê

n

ậ

n

ế

h

ạ

h

â

y

ự

n

ầ

n

m

ề

m

P

h

a

n

à

h

trợ

k

á

h

à

n

N

h

â

n

iê

n

ậ

n

a

n

N

h

â

n

iê

n

ậ

n

c

h

ă

m s

ó

c

k

á

h

à

n

P

h

ả

n

à

n

c

h

& k

ế

to

á

n

vi được qui định trong điểu lệ của công ty, phải được báo cáo thường xuyên với ban giám đốc trong các cuộc họp công ty

Ưu điểm: bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng

thì đạt được tính thống nhất cao trong mệnh lệnh, việc đưa ra các quyết định của nhà quản lý có tính chính xác cao, dễ dàng qui trách nhiệm nếu xảy ra sai lầm Chính vì thế khi phân công nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thì giám đốc phải chỉ rõ nhiệm vụ mà mỗi phòng ban phải thực hiện, mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng để tránh sự chồng chéo trong công việc hoặc đùn đẩy các

bộ phận với nhau

Nhược điểm: do các phòng ban không trực tiếp ra quyết định mà phải thông

qua giám đốc điều hành nên việc giải quyết một số việc nhỏ lẻ trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian hơn, công việc không linh hoạt, hiệu quả

a Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Ban giám đốc

- Giám đốc điều hành: là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty và là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh trước pháp luật Giám đốc điều hành công ty theo chế độ thủ trưởng

- Phó giám đốc: phó giám đốc giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công, ủy quyền của giám đốc Phó giám đốc được thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc về quá trình thực hiện cũng như kết quả công việc được giao

Các phòng chức năng

- Phòng quản trị, hành chính & kế toán:

Phòng có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện công tác: tổ chức bộ máy, bố trí, sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chính sách đối với người lao động, bảo vệ môi trường, thanh tra kiểm tra, đảm bảo

an ninh trật tự, công tác an toàn PCCC, an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh lao động,

vệ sinh môi trường, công tác hành chính, quản trị cơ quan theo phân cấp quản lí công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước

Ngoài ra, phòng còn có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản

lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

- Phòng dự án, kế hoạch kĩ thuật:

Khai thác, tìm kiếm, triển khai các dự án công ty kí kết; lập kế hoạch sử dụng và quản lý các phần mềm được giao trên cơ sở sắp xếp công việc cho kịp tiến

độ được giao…

- Phòng kinh doanh và hỗ trợ khách hàng:

Phòng đảm nhiệm việc kinh doanh, phân phối của toàn công ty, đóng vai trò chính trong việc kinh doanh Trưởng phòng có thể đưa ra các quyết định về giá sản phẩm (phần mềm hỗ trợ kinh doanh online, SEO web…) trong giới hạn cho phép Đồng thời, phòng trực tiếp quản lý nhân viên kinh doanh, đưa sản phẩm đến với người tiêu dung một cách nhanh nhất

b.Phân tích mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý của công ty:

Theo thông tin cung cấp ở trên, các bộ phận chức năng thuộc công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau Với bất kể một công ty hay doanh nghiệp sản xuất nào, muốn tồn tại đều phải có ít nhất

ba bộ phận cấu thành này Bộ phận hành chính – kế toán có vai trò quản lý sổ sách, quản lý và tuyển chọn đầu vào nhân viên cho công ty, chịu trách nhiệm về sổ sách trước ban giám đốc Đây là những công việc tưởng chừng đơn lẻ, không liên quan đến các bộ phận khác nhưng chính quá trình tuyển chọn nhân viên vô cùng quan trọng Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, có thái độ và tinh thần làm việc

tốt thì năng suất và hiệu quả công việc mới cao, như vậy công ty mới có thể lớn mạnh Hơn nữa, việc thống kê, hạch toán và quản lý tài chính giúp ban giám đốc thấy được nhu cầu về vốn cũng như sai sót trong quá trình đầu tư của mình cụ thể như thế nào, từ đó đưa ra sách lược chính xác nhất trong kế hoạch phát triển công ty

Bộ phận dự án được ví như cánh tay phải đắc lực của ban giám độc Phòng

có nhiệm vụ tìm kiếm, khai thác, kí hợp đồng xây dựng hệ thống phần mềm online với các doanh nghiệp có nhu cầu Công việc này đòi hỏi người làm dự án không những có chuyên môn về ngành kĩ thuật mà còn cần sự khéo léo trong giao tiếp, truyền đạt ý tưởng như một chuyên viên marketing Và khi đã “lấy” được dự án thì phần tiếp theo giao cho nhánh kế hoạch kĩ thuật của phòng, xây dựng chi tiết từng giai đoạn, từng cá nhân sẽ thực hiện dự án đó, phần mềm nào sẽ được sử dụng, giải pháp online nào sẽ đưa vào dự án… Trong quá trình hợp tác cùng các khách hàng, phòng dự án còn có thể quảng cáo các sản phẩm của công ty Đây là kênh truyền thông chắc chắn rất hiệu quả, bởi qua đó khách hàng sẽ thấy sự đa dạng và chất lượng sản phẩm của công ty, từ đó tạo được thương hiệu trong mắt họ

Ngoài việc tìm kiếm và kí kết các dự án với các công ty, các doanh nghiệp khác, Onlinebiz Soft còn có sản phẩm của riêng mình Các sản phẩm như: hệ thống code xây dựng web thương mại điện tử, hệ thống SEO web, hỗ trợ kinh doanh online… Và phòng kinh doanh và hỗ trợ khách hàng có nhiệm vụ bán các sản phẩm này, quảng bá, tiếp cận đến người tiêu dùng Phòng cùng bộ phận dự án hỗ trợ nhau trong quá trình xây dựng sản phẩm và có kế hoạch rõ ràng cho hướng đi tiếp theo của các sản phẩm đó, sao cho người tiêu dùng thấy được lợi ích, chất lượng sản phẩm của công ty hơn hẳn các công ty phần mềm khác Đồng thời, phòng cũng có trách nhiệm khảo sát thị trường; tổng hợp, phân tích số liệu thu thập được Số liệu này không những phục vụ cho quá trình marketing sản phẩm của công ty mà còn góp phần không nhỏ vào việc tìm kiếm, đàm phán, kí kết hợp tác

của phòng dự án Hoạt động với châm ngôn “ biết người biết ta, trăm trận trăm thắng” Thời gian qua, phòng dự án và phòng kinh doanh đã có sự gắn kết rất chặt chẽ với nhau, thúc đẩy quá trình kinh doanh của công ty, nhờ đó mà doanh thu của công ty ngày một gia tăng và tương lai sẽ còn lớn mạnh hơn nữa

Ở sơ đồ trên chúng ta còn thấy một bộ phận nữa trong phòng kinh doanh, đó chính là bộ phận hỗ trợ và chăm sóc khách hàng Bộ phận này không chỉ phục vụ phòng kinh doanh mà còn phục vụ khách hàng của phòng dự án trước, trong và sau quá trình bàn giao sản phẩm Nhận thấy được sức mạnh của việc chăm sóc khách hàng, công ty đẩy mạnh đầu tư và đào tạo các nhân viên trong bộ phận này Tạo tác phong chuyên nghiệp và trình độ chuyên môn cao để hỗ trợ khách hàng Bảo đảm giải quyết mọi khó khăn của khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty So với các đối thủ cạnh tranh, đây chính là điểm mạnh vợt trội của công

ty Ở Việt Nam, không phải công ty nào cũng đầu tư cho bộ phận chăm sóc khách hàng như Onlinebiz Soft Hi vọng thời gian tới, công ty sẽ còn nâng cao vai trò của

bộ phận này hơn nữa

1.4 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Với đà tăng trưởng mạnh như hiện nay, ban giám đốc cùng đội ngũ nhân viên của công ty đã họp bàn và đưa ra kế hoạch ngắn, trung và dài hạn; xây dựng chi tiết kế hoạch của từng quý từng năm, phấn đấu hoàn thành tốt các chỉ tiêu của năm Trong năm 2014, công ty tiếp tục đẩy mạnh đầu tư và nâng cấp các sản phẩm sẵn có của công ty; cho những nhân viên làm việc hiệu quả cao đi học để nâng cao trình độ; đẩy mạnh quá trình marketing thương mại để sản phẩm của công ty đến với người tiêu dùng một cách nhanh nhất Phấn đấu mở rộng thị phần của công ty trên thị trường thương mại điện tử trong và ngoài nước Đặc biệt, củng cố và xây dựng thương hiệu của công ty theo hướng bền vững để sau 5 năm, công ty sẽ có thêm 2 chi nhánh nữa tại Đà Nẵng và Huế

PHẦN 2: TÌNH HÌNH SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY

2.1 Hoạt động sản xuất của công ty

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, do đó quá trình sản xuất cũng như sản phẩm được tạo ra đòi hỏi chất xám cao, có như vậy mới đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình sử dụng Sản phẩm của công ty là các giải pháp phần mềm hỗ trợ online, hệ thống kinh doanh online, SEO web, hệ thống website Và quá trình sản xuất được đội ngũ nhân viên phòng dự án – kế hoạch sản xuất vạch rõ từng khâu, từng chi tiết nhỏ Cụ thể là khi lấy được dự án hoặc có khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm của công ty, các nhân viên có trách nhiệm tìm hiểu sâu hơn mong muốn của khách hàng, họ muốn sản phẩm phục vụ mục đích gì, hệ thống hoạt động ra sao, quá trình vận hành nếu xảy ra sai sót thì sẽ khắc phục như nào, việc chăm sóc khách hàng có được tổ chức… Các bộ phận liên quan sau khi nhận được thông tin đó từ khách hàng sẽ bắt tay vào xây dựng sản phẩm Đầu tiên phòng kĩ thuật sẽ tạo dựng bộ khung code cho sản phẩm, code này đảm bảo dễ sử dụng, dễ nắm bắt cho người sử dụng, tránh tình trạng hệ thống code bày làm khó bên khách hàng Sau khi có code, bắt đầu cho hệ thống chạy, chỉnh sử giao diện và các mục theo ý của khách hàng, đồng thời bảo đảm tính năng bảo mật thông tin trên hệ thống, chắn chắn rằng các hacker không dễ dàng xâm nhập Tất

cả được diễn ra trong chu trình chặt chẽ, khi sản phẩm đã được hoàn thiện, công ty chuyển giao sang cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong những tuần đầu sử dụng hệ thống Về sau nếu có thắc mắc hay sai sót, chỉ cần kích hoạt một bộ phận trong code, nhân viên công ty sẽ nắm bắt được và chỉnh sửa lỗi sai cho khách hàng

Ngoài các sản phẩm trên, công ty cũng có sản phẩm sẵn có như hệ thống website thương mại điện tử, phục vụ quá trình mua bán online của các bên cung – cầu; phần mềm hỗ trợ kinh doanh online; hỗ trợ SEO web… Đây đều là những sản phẩm mà cầu hiện nay rất cao Do đó, công ty đầu tư rất nhiều cho đội ngũ nhân viên tạo ra những sản phẩm này

2.2 Tình hình kinh doanh của công ty

a Đặc điểm sản phẩm và dịch vụ:

Công ty TNHH giải pháp phần mềm Onlinebiz hoạt động trên các lĩnh vực công nghệ thông tin, giải pháp kĩ thuật phần mềm với các sản phẩm và dịch vụ chính:

 Các dịch vụ trên web và thương mại điện tử

 Các dịch vụ thông tin, dịch vụ trực tuyến, danh bạ và danh bạ điện tử

 Các sản phẩm và dịch vụ tin học, giải pháp tích hợp

 Sản xuất, kinh doanh các phần mềm tin học

 Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, quảng cáo trực tuyến

Các sản phẩm và dịch vụ của Onlinebiz Soft được cung cấp trên những công nghệ và phương tiện kĩ thuật tiên tiến nhất hiện nay như:

- Công nghệ IP với các ứng dụng mới nhất: VPN, VoIP, WAP…

- Các trang thiết bị từ những nhà cung cấp hàng đầu: Sprint, Acatel, Compaq, Cisco…

- Phần mềm hệ thống và quản trị mạng với UNIX, Microsoft Window, SQL,

HP, Open View for Network Node Management, Mail Server…

Với những sản phẩm/ dịch vụ khác nhau thì công ty có những công nghệ và những cách cung cấp khác nhau Để các sản phẩm đến được tay khách hàng thì phải qua hai khâu cơ bản:

(1) Tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ:

Khách hàng có thể đăng kí theo 2 cách:

- Qua mạng VNN với các hình thức khác nhau: qua web, qua account

- Khách hàng có thể đăng kí qua thư điện tử (email) bằng cách gửi thư điện

tử tới phòng khách hàng tại địa chỉ: tung@onlinebizsoft.com

(2) Giải quyết yêu cầu của khách hàng

Sau khi tiếp nhận đầy đủ các thông tin nêu trên của khách hàng, công ty thực hiện các công việc theo trình tự sau:

- Hệ thống tự động mở và thông báo cho khách hàng tên truy nhập, mật khẩu

để khách hàng sử dụng, đồng thời ghi lại thông tin truy nhập

- Không quá 30 phút kể từ khi nhận được đăng kí, đầu mối cung cấp sản phẩm/ dịch vụ chủ động liên lạc với khách hàng để: thỏa thuận phương thức gửi hợp đồng, hướng dẫn khách hàng điền và kí hợp đồng, hẹn ngày và địa điểm giao dịch

- Trong thời gian chưa kí hợp đồng, khách hàng được sử dụng số điện thoại

đã đăng kí kèm theo tên truy nhập đã cấp để truy nhập và hệ thống sản phẩm/ dịch

vụ của công ty với thời lượng truy nhập tối đa là 2 giờ kể từ thời điểm mở account

- Nếu qua thời gian hẹn mà khách hàng vẫn chưa kí hợp đồng thì liên hệ với khách hàng để biết và hẹn thời gian khác

- Nếu sau 14 ngày kể từ khi mở tên truy nhập mà khách hàng không đồng ý

kí hợp đồng thì liên hệ với khách hàng để biết nguyên nhân và hủy account nếu khách hàng không có nhu cầu sử dụng sản phẩm/ dịch vụ nữa

- Nếu khách hàng kí hợp đồng sử dụng sản phẩm/ dịch vụ thì phòng dự án –

kế hoạch kĩ thuật lên chương trình sản xuất sản phẩm theo mong muốn của khách hàng, đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản như trong hợp đồng

- Đầu mối cung cấp sản phẩm/ dịch vụ chủ động cập nhật hồ sơ quản lý khách hàng

b Đặc điểm thị trường:

* Đặc điểm về thị trường của công ty đang kinh doanh:

Duy trì và mở rộng thị trường luôn là mục tiêu hàng đầu của công ty Tuy nhiên, Onlinebiz Soft chỉ phân chia thị trường một cách chung chung ( như phân chia thị trường theo từng loại sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp) và điều này có thể hạn chế Onlinebiz Soft trong việc tìm hiểu rõ ràng những nhu cầu cụ thể