Tài liệu Đề tài "Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay" pdf

Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho một doanh nghiệp, từ chiếnlược kinh doanh cho đến các phương thức quản trị, trong đó quản trị nguồn thôngtin đối với doanh nghiệp là cực k

ĐỀ TÀI

“Thực trạng quản trị thông tin tại các doanh

nghiệp hiện nay”

Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện :

ĐỀ TÀI 1

 PHẦN MỞ ĐẦU  3

1.Lý do chọn đề tài: 3

2 Mục tiêu ngiên cứu: 3

3.Phương pháp nghiên cứu: 4

4.Bố cục bài tiểu luận: 4

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 18

PHẦN 3 : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP 33

Kết luận 35

Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho một doanh nghiệp, từ chiếnlược kinh doanh cho đến các phương thức quản trị, trong đó quản trị nguồn thôngtin đối với doanh nghiệp là cực kì quan trọng Thông tin vào doanh nghiệp từnhiều nguồn khác nhau, nhưng không phải thông tin nào doanh nghiệp thu thậpđược cũng sử dụng được ngay, mà nó phải trải qua quá trinh xử lý, phân tích, tổnghợp, cuối cùng những thông tin chắt lọc được mới được sử dụng cho những mụcđích mà doanh nghiệp đã đặt ra

Để thực hiện tốt công tác quản trị nguồn thông tin không phải là công việc dễdàng đối với tất cả các doanh nghiệp, sẽ có những thuận lợi, khó khăn, và cáchthức thực hiện như thế nào cho hợp lý và có hiệu quả…Vì vậy, để thầy và các bạnhiểu rõ hơn về vấn đề này, nhóm chúng tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài “Thựctrạng quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiện nay”

2 Mục tiêu ngiên cứu:

Nhóm thực hiện nghiên cứu đề tài “Thực trạng quản trị thông tin tại các doanhnghiệp hiện nay” nhằm mục tiêu:

 Tìm hiểu, cung cấp các kiến thức sơ lược về công tác quản trị thông tin, thếnào là quản trị thông tin, quá trình quản trị thông tin diễn ra như thế nào…

 Nghiên cứu, đánh giá hiệu quả quản trị thông tin tại các doanh nghiệp hiệnnay

3.Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình nghiên cứu nhóm đã sử dụng các phương pháp :thống kê, lịch sử, duy vậtbiện chứng, quy nạp… thông qua các sách, báo, tạp chí và một số trang web

4.Bố cục bài tiểu luận:

Toàn bộ bài tiểu luận được chia thành 3 chương lớn với các nội dung nhưsau:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Thực trạng việc quản trị thông tin tại các doanh nghiệp

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và giải pháp

Trong quá trình làm tiểu luận, nhóm đã rất cố gắng trình bày một cách đầy

đủ, dễ hiểu nhất, đồng thời nhóm đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu tư liệu vàviết bài tiểu luận này song cũng không thể tránh khỏi những sai lầm, thiếu sótnhất định Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô và các bạn đểbài tiểu luận được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cám ơn!

Thông tin kinh tế là những tín hiệu, được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là

có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp Thôngtin thường có một số đặc trưng co bản như sau:

-Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển:

Bản thân thông tin không có mục đích tự thân Nó chỉ tồn tại và có ýnghĩa trongmột hệ thống điều khiển nào đó Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào: bảng biểu,

ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v đều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu

tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiểnmột hệ thống nào đó, hệ thống này có thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặctrong tư duy

-Thông tin có tính tương đối:

Phương pháp phân tích hệ thống để khẳng định tính bất định của một quá trìnhđiều khiển phức tạp Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thôngtin Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ

về hiện tượng vào sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ

và khả năng của nơi phản ánh Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đốivới các hệ thống kinh tế xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối vớinhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen

-Tính định hướng của thông tin:

Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phảnánh Đây là một quan hệ hai ngôi

Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng củathông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực tế không còn

ý nghĩa của thông tin nữa Trong thực tế, thường được hiểu hướng của thông tin là

từ nơi phát đến nơi nhận

-Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin:

Hình thức vật lý cụ thể của thông tin là vật mang tin Có thể so sánh thông tin làlinh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất Để rõ nét khi nói về vật mang tinngười ta sử dụng khái niệm nội dung tin và vật mang tin Nội dung tin bao giờcũng phải có một vật mang tin nào đó Trên một vật mang tin có thể có nhiều nộidung tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển củamình

1.1.2 Khái niệm quản trị thông tin:

Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch,tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệuquả các thông tin của tổ chức đó Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đãđược cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đốivới bất kỳ tổ chức nào Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng,phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin Thông tin lànguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồnlực hữu hình khác Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh

1.2 Vai trò của thông tin trong quản trị

Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở

và là công cụ của quản trị kinh doanh, quá trình quản trị kinh doanh là quá trìnhthông tin kinh tế

Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn tin và hệ thống thông tin của một tổ chứccác nhà quản lý trong tổ chức có thể:

Tăng thêm giá trị các dịch vụ cung cấp tới khách hàng

Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học và hiệuquả

Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động;

Giảm chi phí trong quá trình họat động và cung cấp dịch vụ;

Đổi mới quá trình họat động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài.Tất cả các doanh nghiệp điều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành

và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu họat động, và nó cũng làmột bằng chứng cho thấy việc điều hành và trao đổi thông tin trong công việc củadoanh nghịêp được thực hịên ra sao và như thế nào

1.3 Phân loại thông tin

Có nhiều cách để phân loại thông tin Nhìn chung việc phân loại thông tin thườngdựa vào một số tiêu chí như sau:

1.3.1 Phân loại theo chức năng của thông tin

Các thông tin phục vụ cho việc phân tích kết quả họat động:

Việc phân tích kết quả hoạt động là một trong những công tác quản lý quan trọngcủa doanh nghiệp Việc xác định được những hoạt động nào làm gia tăng giá trịdoanh nghiệp và những hoạt động nào làm giảm giá trị doanh nghiệp luôn đượccác doanh nghiệp đặt lên hàng đầu Các họat động làm tăng giá trị sẽ được đẩy

mạnh hơn Các giá trị làm giảm giá trị doanh nghiệp sẽ được tìm hiểu, đánh giánhằm tìm biện pháp khắc phục, hoặc loại bỏ Từ đó, doanh nghiệp có thể họatđộng hiệu quả hơn, sử dụng các nguồn lực với lợi ích tối đa có thể đạt được.

Các thông tin phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanhnghiệp:

Để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần tính được giá thànhsản phẩm, dịch vụ của mình Việc tính toán giá thành sản phẩm cũng giúp doanhnghiệp có được cơ sở để họach định giá bán sản phẩm Việc tính giá thành sảnphẩm cũng giúp cho doanh nghiệp nắm rõ những yếu tố chi phí cấu thành sảnphẩm, dịch vụ Từ đó, doanh nghịêp có thể có những biện pháp giảm giá thànhtrong mức độ chất lượng yêu cầu

Các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp:

Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần nắm rõnhững thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm có được những biệnpháp thích hợp, đảm bảo đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp,cũng như tận dụng tối đa nguồn tài chính của mình trong các quyết định đầu tư,họat động sản xuất kinh doanh…

Các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch:

Xã hội ngày càng phát triển, các nhu cầu cũng như các yếu tố khác của nền kinh tếluôn thay đổi Doanh nghiệp cũng cần phải có những thông tin dự báo về nhữngtình huống có thể xảy ra trong tương lai Kết hợp những dự báo này với nhữnghiểu biết về khả năng của doanh nghiệp qua các thông tin về kết quả họat độngkinh doanh, giá thành sản phẩm, dich vụ, tình hình tài chính, doanh nghịêp có thểlập kế họach sản xuất kinh doanh hữu hiệu

Các hoạt động kinh doanh được lập từ những thông tin chính xác, kịp thời và hữuích giúp doanh nghiệp nắm bắt những cơ hội trong tương lai cũng như giữ vững,gia tăng kết quả họat động và vị thế tài chính của mình

Các thông tin phục vụ cho việc kiểm sóat kế họach:

Để hoạt động có hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần có các thông tin phục vụ choviệc kiểm sóat kế họach Qua đó doanh nghiệp có thể tìm hiểu nguyên nhân chênhlệch giữa kế hoạch và thực tế Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phântích nhằm có những biện pháp khắc phục hoặc phát huy cho phù hợp với tình hìnhcủa doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường Với các thông tin hữu ích,doanh nghịêp có thể xác định được các biến động mà doanh nghịêp có thể kiểmsóat được và các biến động mà doanh nghịêp không thể kiểm sóat được Từ đódoanh nghịêp có thể hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình trongtương lai

Các thông tin cho các quyết định kinh tế khác:

Trong quá trình họat động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần ra nhiều loạiquyết định kinh tế khác nhau như các quyết định về đầu tư, nhân lực, giá bán, hạnmức tín dụng, sản phẩm mới…doanh nghịêp chỉ có thể đưa ra các quyết định đúngđắn nếu có được những thông tin chất lượng

1.3.2 Phân loại thông tin theo dạng thức của thông tin:

Dữ liệu đã được cấu trúc:

Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho cáchoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh Các cơ sở dữ liệu bao gồmnhững bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinhdoanh như các khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lựckhác trong và ngoài tổ chức

Dữ liệu chưa được cấu trúc:

Những dữ liệu loại này bao gồm hình, ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video.Trong họat động của doanh nghiệp, rất nhiều loại tài liệu sữ được chuyển thànhmột phần của các bản ghi

Thông tin tham khảo và thư viện:

Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngàycàng nhiều bao gồm csc cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cungcấp thông tin trực tuyến và dịch vụ internet nhằm giúp các thành viên trong nội bộ

dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình

1.3.3 Phân loại theo xuất xứ của thông tin:

Thông tin từ bên ngoài vào cơ quan:

Là thông tin mà cơ quan nhận được từ bên ngoài qua bưu điện, qua các phươngtiện viễn thông như điện thoại, điện báo, fax,…qua các phương tiện truyền thôngnhư báo, đài,…qua mạng Internet như email: do đi hợp mang về,…

Thông tin từ cơ quan ra bên ngoài:

Các thông tin chuyển từ bên trong ra bên ngoài gồm các loại thông tin do văn thưgửi và thông tin do các cá nhân, bộ phần của công ty gửi trực tiếp ra bên ngoài.Thông tin trong nội bộ doanh nghịêp:

Là thông tin chéo từ bộ phận này qua bộ phận khác, thông tin từ cấp trên xuốngcấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên

1.3.4 Vị trí tác dụng của công tác thông tin:

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyếtcông việc của người lãnh đạo Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợptình, hợp lý Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng.Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn

Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyếtcông việc Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được nhucầu công tác

1.4 Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo:

1.4.1 Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác.

Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược Muốn có những thông tin này, Vănphòng phải căn cứ vào chức năng của cơ quan Những nhiệm vụ thường xuyên mà

cơ quan phải làm Phạm vi hoạt động của cơ quan Trên cơ sở đó, công tác thôngtin phải có định hướng và phải tích luỹ dần Những thông tin thuộc loại nàythường có nguồn gốc từ chủ trương công tác của cấp trên Thông tin phục vụ sựchỉ đạo của thủ trưởng cơ quan

Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành Sau khi đề ra chủ trương, ban hành cácquyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Trong quá trình đócần nắm được sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan.Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện Phát hiện nhữngđiểm tồn tại và hạn chế hoặc những điển hình làm tốt Loại thông tin này thườngphải đi cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác

1.4.2 Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo doanh nghiệp.

Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu Theo chương trình công tác và lịchcông tác tuần, công nhân viên và các đơn vị của doanh nghiệp triển khai thực hiệnnhiệm vụ được giao Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề Trong khi theodõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén,nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để quản lý doanhnghịêp chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời

1.5 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo

1.5.1 Thông tin phải được xử lý sơ bộ

Hàng ngày, hàng tuần, doanh nghịêp có khối lượng thông tin lớn Những thông tin

đó là cần có Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo.Trước khi chuyển tin, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin.Việc xử lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin Tránh quá tải, nhiễu tin Giảm

thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo Nội dung cơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin

là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩm định, trích sao, tóm tắt, tổnghợp tin Sau đó báo cáo để nhà quản trị phân phối tin Trong thực tế, cũng cónhững thông tin được chuyển toàn văn cho nhà quản trị Song những trường hợp

ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc

1.5.2 Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng

Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có tráchnhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới Thông tin được chuyển đếnđúng đối tượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờ cũng có sựphân công, phân cấp trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo Chuyển thông tin đếnđúng đối tượng sẽ tạo thuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huyđược tác dụng của tin Mặt khác đảm bảo được tính cơ mật trong công tác Vì vậythông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc

1.5.3 Phải đảm bảo chất lượng thông tin

Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực,chính xác, kịp thời, đầy đủ Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để nàhquản trị doanh nghiệp nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc Khi cung cấptin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng Nội dung thôngtin phải phản ánh đúng đắn, khách quan Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho ngườilãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định Tạo ra cách nhìn nhận phiến diện Trong thựctiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kếtluận được Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định.Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc Khi sự việc đã được kết luận,thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tácdụng

1.6 Thu nhận và xử lý thông tin

1.6.1 Thu nhận thông tin.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đếnloạn tin Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp Đây là cơ sở để định hướngtrong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin.

Thông thường thông tin được chuyển đến doanh nghiệp gồm các nguồn:

- Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉđạo, hỏi ý kiến Ngoài ra cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thôngbáo cho cơ quan được biết

- Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bản báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đềnghị của cấp dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình

- Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng,Nhà nước, đoàn thể các cấp Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chấtquan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc

- Thông tin đến là những dư luận của xã hội

- Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơquan

- Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảotàng, các thư viện

Ngoài các nguồn tin nói trên, nhà quản trị Văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồnthông tin từ các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảosát tình hình; đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở

Để có nguồn tin ổn định, nhà quản trị Văn phòng phải xác lập mối quan hệ thôngtin hai chiều Trong đó quan hệ thông tin giữa Văn phòng cơ quan cấp trên vớiVăn phòng cơ quan cấp dưới hợp thành kênh thông tin dọc Quan hệ thông tingiữa Văn phòng cơ quan với các Văn phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênhthông tin ngang Với mỗi Văn phòng, tuỳ theo khối lượng công việc và tình hình

nhân sự mà nhà quản trị Văn phòng phân công nhiệm vụ cho nhân viên đảm nhậncông tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động Đồng thời trao đổi kinhnghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biêntập tin nhằm nâng cao chất lượng công tác thông tin.

1.6.2 Xử lý thông tin.

Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung:

- Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được:

Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vaò thông tin đó Để đảm bảo độ tincậy, nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin Cónghĩa là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tínhtrung thực, độ chính xác của thông tin Phải xác định nguồn gốc của thông tin.Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin

để tìm hiểu, xác minh

- Với thông tin từ bên ngoài công ty:

Với thông tin là các văn thư, thư từ bên ngoài, nhân viên văn thư vào sổ công vănđến theo mấu, sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào, chuyểnđến bộ phận thì phải yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến

Với thông tin khác bằng điện thoại, trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quanđến các bộn phận, cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theobiểu mẫu, và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết Việc chuyển thôngtin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết thông tin theo biểumẫu

- Với thông tin bằng mail:

Mail đến: khi nhận được mail, nhân viên ghi nhận nội dung mail vào sổ công vănđến, in mail làm hai bản, một bản lưu hồ sơ và một bản chuyển cho người nhận,yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến

Gửi mail đi: trường hợp phải gửi mail cho khách, nhân viên văn thư dự thảo nộidung, gửi nội dung dự thảo cho người cần gửi xác nhận bằng cách ký tên

Sau đó gửi nội dung theo yêu cầu, in một bảng mail đã gửi để gửi lại cho ngườiyêu cầu gửi mail, copy bản mail gửi, đính kèm nội dung đã xác nhận bằng chữ lý ởtrên và lưu hồ sơ

Mail cá nhân: Trường hợp với mail của các cá nhân trực tiếp gửi ra ngoài khôngthông qua văn thư thì cá nhân đó trực tiếp giải quyết

- Với thông tin từ trong công ty đi ra bên ngoài:

Thông tin do các bộ phận gửi trực tiếp ra bên ngoài thì do bộ phận đó quản lý vàkiểm sóat theo nguyên tắc trên Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuânthủ các yêu cầu sau: phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bênngoài như phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh Toàn bộ các nội dung kiểmsóat văn bản ra bên ngòai công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi

- Thông tin từ bộ phận này ra bộ phận khác:

Thông tin của bộ phận bao gồm các thông tin chuyển ra bên ngoài công ty, thôngtin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến Giám đốc, thông tin chuyển qua các

bộ phận và cá nhân khác trong công ty Khi chuyển thông tin phải dưới dạng vănbản như công văn, thông báo, fax hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyênmôn liên quan

- Thông tin do giám đốc triển khai

Đối với csc thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có tráchnhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên Ngay sau khi triển khai, mọi người thamgia cuộc hợp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuốn biên bản (ghi trong sỏ họpcủa phòng)

1.7 Phân tích và tổng hợp tin

1.7.1 Phân tích thông tin:

Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề Khi phântích tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đềcập đến nội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao? Nguyênnhân? Diễîn biến? Kết thúc? v.v Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểuđúng bản chất của tin, bản chất của tình hình, sự việc Trong thực tiễn, để tìm hiểuhoặc đánh giá một chủ trương, một biện pháp, một kinh nghiệm hoặc một kiếnnghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin.

1.7.2 Tổng hợp thông tin

Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xácminh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định Chủ đề đó có thể là theo thờigian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác Thông tin có thể được sắp xếp theo trật

tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin củalãnh đạo cơ quan

1.8 Kiến nghị giải quyết tin

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, Văn phòng đề xuất ýkiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra

Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng Nộidung đề xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào

Có hai loại thông tin nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung

và tính chất của từng loại tin

Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hànhcác quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết Ý kiến đềnghị giải quyết của Văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản

dự thảo các văn bản về chủ trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyếtđịnh quản lý

Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyếtcông việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung,biện pháp, hình thức giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC QUẢN TRỊ THÔNG TIN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

2.1 Thực trạng chung về công tác quản trị thông tin hiện nay

Thu thập thông tin là công tác rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh cũng nhưquản lý của các doanh nghiệp Đề ra trách nhiệm, cơ chế hữu hiệu cho công tácthu thập thông tin, thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn công

ty, các doanh nghiệp càng bỏ nhiều công sức cho việc thu thập thông tin môitrường trên diện rộng thì càng có khả năng sống còn nhiều hơn

Hiện nay có nhiều công cụ thu thập thông tin : thu thập thông qua website, blog,truy ền thông, thu thập thông tin sơ cấp, thứ cấp… đặc biệt thì việc thu thập thôngtin với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin ngày càng phổ biến

Sau khi đã thu thập được lượng thông tin liên quan các vấn đề mà doanh nghiệpquan tâm, tuỳ vào từng loại nguồn thông tin sơ cấp hay thứ cấp mà các doanhnghiệp sử dụng những hình thức khác nhau để xử lý thông tin đó Chẳng hạn nhưviệc xử lý thông tin tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng về sản phẩm thì ta có thể

sử dụng các phần mềm để sử lý như phần mềm SPSS, phần mềm EVIEW…Hoặccác thông tin đơn giản, ngắn gọn ta có thể đọc và lọc các chi tiết quan trọng vàhữu ích cho doanh nghiệp

2.2 Phương thức thu thập thông tin tại các doanh nghiệp

2.2.1 Cấu trúc mạng thông tin trong công ty.

2.2.1.1 Các dạng thông tin đối với công ty hiện nay

- Thông tin từ khách hàng

Đây là dạng thông tin có được từ việc thu thập từ những ý kiến của khách hàngtrên các phương tiện thông tin đại chúng, phương tiện truyền thông, hay qua hệthống chăm sóc khách hàng của công ty Khách hàng không chỉ là những ngườimua hàng hoá và dịch vụ của doanh nghiệp Có những người có thể coi là khách