Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấntrên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.. ỦY BAN NHÂN DÂN
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-UBND Thừa Thiên Huế, ngày tháng năm 2017
QUYẾT ĐỊNH
Về việc phê duyệt Đề án Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả hiện đại của Ủy ban nhân dân các xã phường, thị trấn
trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 củaChính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giaiđoạn 2011 - 2020;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chínhphủ về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 củaThủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế mộtcửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 của Thủtướng Chính phủ về phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn
2016 - 2020;
Căn cứ Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08 tháng 10 năm 2016 củaUBND tỉnh về ban hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số02/NQ-TU ngày 20 tháng 7 năm 2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cải cách hànhchính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước trên địa bàntỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án Xây dựng Bộ phận
Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại của Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấntrên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
Điều 2 Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành,
Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường,thị trấn và các đơn vị có liên quan trong việc tổ chức, triển khai thực hiện Đề án
Điều 3 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 4 Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ,
Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã,
Trang 2phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hànhQuyết định này./
Trang 3ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐỀ ÁN Xây dựng Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại của
Ủy ban nhân dân các xã phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng năm 2017 của UBND tỉnh)
Phần thứ nhất CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
VÀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA,
CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC XÃ, PHƯỜNG,
THỊ TRẤN TRONG THỜI GIAN QUA
I CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
- Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ về ban hànhchương trình tổng thể cải cách hành chính (CCHC) nhà nước giai đoạn 2011 -2020; Nghị quyết 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP;
- Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chínhphủ điện tử;
- Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chínhphủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;
- Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 của Thủ tướng Chính phủ
về phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;
- Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 22/5/2013 của Thủ tướng Chính phủ về đẩymạnh thực hiện thực hiện chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn2011-2020;
- Quyết định số 639/QĐ-UBND ngày 31/3/2016 của UBND tỉnh về banhành kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;
- Nghị quyết số 02-NQ/TU ngày 20/7/2016 của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cảicách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước trênđịa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020
- Quyết định số 2374/QĐ-UBND ngày 08/10/2016 của UBND tỉnh về ban
Trang 4hành chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 02/NQ-TU ngày 20/7/2016của Tỉnh ủy về đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lýcủa bộ máy nhà nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 - 2020.
II TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TRONG THỜI GIAN QUA
Từ những năm 2001, tỉnh đã triển khai diện rộng mô hình cải cách thủ tụchành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nướccác cấp, các ngành trên địa bàn toàn tỉnh Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả(TN&TKQ) của các xã, phường, thị trấn đã được thành lập và bắt đầu hoạt động
từ đầu năm 2002 Đến nay, có 152/152 xã phường, thị trấn thực hiện cơ chế mộtcửa, cơ chế một cửa liên thông theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ
Bộ phận TN&TKQ của UBND các xã, phường, thị trấn đã quy định vềTTHC, phí và lệ phí, thời gian giải quyết công việc được công khai, minh bạch,thuận tiện cho tổ chức và công dân
Đồng thời, UBND các xã, phường, thị trấn đã quan tâm trang bị một số cơ
sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cánhân trong việc giải quyết các TTHC Kết quả khảo sát tại 134/152 xã,phường,thị trấn trên địa bàn toàn tỉnh có:
- Về diện tích phòng làm việc: Bình quân là 47,4m2 Có 61,9% (83/134)địa phương với diện tích phòng làm việc đảm bảo trên 40m2; có 39,6% (53/134)địa phương bố trí phòng làm việc riêng cho Bộ phận TN&TKQ
- Về trang thiết bị:
+ Có 4,5% (06/134) địa phương đã trang bị điều hòa nhiệt độ, có 20,1%(27/134) địa phương có hệ thống camera theo dõi, giám sát; có 11,2% (15/134)địa phương có hệ thống tra cứu thông tin TTHC
+ Có 40,3% (54/134) địa phương trang bị từ 4 máy vi tính trở lên, có96,3% (129/134) địa phương có trang bị máy in và có 56% (75/134) địa phươngtrang bị máy photocopy
- Việc bố trí cán bộ, công chức: UBND các xã, phường, thị trấn đã bố tríbình quân 6,4 công chức/ địa phương bao gồm các công chức theo quy định tạiNghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ
- Về TTHC thực hiện tại Bộ phận TN&TKQ:
+ Có 20/22 lĩnh vực (tương ứng với 134/160 TTHC) được đưa vào thựchiện cơ chế một cửa Một số xã đưa thêm lĩnh vực lĩnh vực công an và dân quân
tự vệ vào thực hiện cơ chế một cửa tại địa phương
+ Có 35,1% địa phương đang triển khai thực hiện liên thông nhóm cácTTHC cho trẻ em dưới 6 tuổi (gồm cấp giấy khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế và
Trang 5đăng ký thường trú) và 11 TTHC thuộc lĩnh vực người có công.
- Số lượng hồ sơ giải quyết trong năm 2016: Có 462.911 hồ sơ, trong đó:
Có 461.761 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 99,75%) đã giải quyết đúng hẹn, 410 hồ sơ (chiếm
tỷ lệ 0,09%) trễ hẹn, 740 hồ sơ (chiếm tỷ lệ 0,16%) đang giải quyết và tồn đọng.Đặc biệt là có 44,8% địa phương có 100% hồ sơ giải quyết đúng hẹn
Tóm lại, có thể khẳng định cơ chế một cửa triển khai thực hiện trong thời
gian qua ở cấp xã đã khắc phục tình trạng chậm trễ, đùn đẩy, né tránh; giảm bớtphiền hà, tiêu cực, nhũng nhiễu trong quá trình giải quyết công việc cho tổ chức,
cá nhân, góp phần đẩy nhanh chương trình CCHC của tỉnh, cấp huyện, cấp xã;TTHC được giải quyết nhanh gọn, thuận tiện, rõ ràng, đúng pháp luật, được cánhân và tổ chức đồng tình ủng hộ
Tuy nhiên, so với yêu cầu, hoạt động của Bộ phận TN&TKQ tại UBNDcác xã, phường, thị trấn thời gian qua vẫn còn một số hạn chế sau:
- Một số địa phương chưa quan tâm cập nhật thông tin niêm yết, hệ thống
sổ sách, tài liệu không đảm bảo Trong tiếp nhận vẫn còn tình trạng đặt thêmthành phần hồ sơ ngoài quy định
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết, theo dõi tiến độ thựchiện TTHC và kiểm tra, giám sát hoạt động tại Bộ phận TN&TKQ còn yếu.Toàn tỉnh, có 63/134 địa phương có sử dụng các phần mềm dùng chung, tuynhiên chỉ có 13/63 địa phương có sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa
- Vẫn còn tình trạng ở một số địa phương bố trí công chức chưa qua đàotạo, hoặc chưa bố trí theo đúng trình độ, chuyên môn nghiệp vụ; tính chuyênnghiệp chưa cao
- Mô hình hoạt động theo cơ chế một cửa chưa thống nhất, mối quan hệtrong giải quyết TTHC: Còn thiếu chặt chẽ, chưa có sự ràng buộc cụ thể; liênthông với UBND cấp huyện còn hạn chế
- Cơ sở vật chất còn thiếu, trang thiết bị lạc hậu: Có 38% địa phương diệntích Bộ phận TN&TKQ chưa đảm bảo trên 40m2; 53% địa phương có trangthiết bị bố trí phục vụ công việc chưa đảm bảo; hệ thống phần mềm quản lýchưa đồng bộ
- Việc chi trả phụ cấp cho công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ ởkhá nhiều địa phương chưa kịp thời, có nơi chưa thực hiện Có 49/134 UBNDcác xã, phường, thị trấn chưa chi trả phụ cấp
Nguyên nhân của tồn tại hạn chế:
- TTHC ở một số lĩnh vực công việc vẫn còn rườm rà, phức tạp chưa đượcđơn giản hóa gây khó khăn cho quá trình thực hiện không chỉ đối với tổ chức, cánhân, doanh nghiệp mà cả đối với cán bộ, công chức
- Việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông cần nguồn lực
Trang 6về tài chính trong điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh và đơn vị còn khó khăn, khảnăng bố trí ngân sách còn chưa đáp ứng nhu cầu công việc.
- Nhận thức của cấp ủy, chính quyền các cấp, nhất là người đứng đầu củamột số địa phương về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, cơchế một cửa liên thông chưa thật sự đầy đủ
- Số lượng, chất lượng của một bộ phận cán bộ, công chức ở địa phươnglàm việc tại Bộ phận TN&TKQ còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng vớiyêu cầu
- Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên, việc đánh giáchưa thực chất; thông tin, tuyên truyền chưa hiệu quả; công tác sơ, tổng kết, tậphuấn, trao đổi học tập kinh nghiệm…chưa kịp thời, chưa nề nếp
- Chưa có sự phối hợp thật chặt chẽ giữa các sở, ngành, cấp huyện, các cơquan, đơn vị và trong nội bộ từng cơ quan để tạo ra sự đồng bộ, thống nhất trongthực hiện Thẩm quyền của các cơ quan tham gia cơ chế liên thông như nhau nênviệc đôn đốc thực hiện của cơ quan đầu mối chưa hiệu lực, hiệu quả
III SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HIỆN ĐẠI
Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã được thành lập có ý nghĩa tạo sựthống nhất và quyết tâm cao của cả hệ thống chính trị trong cải cách TTHC vàgiải quyết công việc của tổ chức, cá nhân để nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch
vụ hành chính công
Việc triển khai Bộ phận TN&TKQ cấp xã theo hướng hiện đại là nhằmtăng cường sự giám sát của nhân dân đối với hoạt động của đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức; đồng thời, tăng tính minh bạch của UBND cấp xã Từ
đó, giúp UBND các xã, phường, thị trấn điều chỉnh hoạt động, cải tiến cáchthức làm việc, quy trình giải quyết công việc để nâng cao hơn nữa chất lượngphục vụ người dân và tổ chức
Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã được thành lập sẽ có ưu điểm là:
- Tạo tính thống nhất trong thực hiện cơ chế một cửa và tạo liên thông,đồng bộ trong giải quyết TTHC giữa UBND cấp xã với các Trung tâm Hànhchính công cấp huyện và các cơ quan, đơn vị liên quan;
- Các TTHC được số hóa và được cắt giảm theo hướng đơn giản, đượclưu giữ sử dụng chung và được kết nối, giải quyết trực tuyến ở mức độ 3, 4;
- Kiểm soát chặt chẽ, khách quan chế độ công vụ của công chức, viên chứcnhằm nâng cao chất lượng công việc; kỷ luật kỷ cương thực thi công vụ Chấtlượng công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xãđảm bảo có năng lực, trình độ, kinh nghiệm công tác, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
Trang 7và có thái độ, tác phong lịch sự, tận tình trong giao tiếp với tổ chức, cá nhân;
- Giảm chi phí, thực hiện tiết kiệm, tạo sự đồng bộ trong mua sắm, sửdụng trang thiết bị dùng chung phục vụ cho việc số hóa hồ sơ, kiểm tra, giám sát
hồ sơ trên môi trường mạng;
- Giảm phiền hà, đi lại của tổ chức, cá nhân cũng như tăng cường được sựgiám sát của tổ chức, cá nhân đối với các cơ quan nhà nước
Trên cơ sở kết quả đạt được trong thời gian qua, những hạn chế và quanghiên cứu mô hình thực tế tại một số tỉnh, thành phố đã triển khai thực hiệnthành công, cùng với việc xây dựng chính quyền điện tử tại tỉnh thì việc xây dựng
Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã là hết sức cần thiết đáp ứng yêu cầuCCHC phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tới
Phần thứ hai NỘI DUNG THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
- Đến hết năm 2017, hoàn thiện các quy định về thực hiện cơ chế một cửa,
cơ chế một cửa liên thông Rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc cácquy định nội bộ về thực hiện cơ chế một cửa, các quy chế phối hợp thực hiện cơchế một cửa liên thông, cơ chế một cửa liên thông theo hướng hiện đại
- Đến hết năm 2017, 100% TTHC đang áp dụng theo cơ chế một cửa, cơchế một cửa liên thông được rà soát, từng bước đơn giản hóa
- Rà soát, thực hiện có hiệu quả các cơ chế liên thông đã triển khai; triểnkhai thêm các hình thức, TTHC, nhóm TTHC liên thông khác ở cấp xã, huyện,tỉnh
- Đến năm 2022, bộ phận một cửa, bộ phận một cửa liên thông theohướng hiện đại thực hiện đảm bảo 152/152 đơn vị cấp xã hoạt động nề nếp,đúng quy định, thông suốt, hiệu quả
+ Năm 2018, nhân rộng mô hình một cửa, mô hình một cửa liên thôngtheo hướng hiện đại tại UBND cấp xã Kết nối mạng tập trung toàn tỉnh đến Bộphận TN&TKQ hiện đại cấp xã
Trang 8+ Năm 2017 - 2018 thí điểm hình thức liên thông hiện đại tại 18 đơn vịcấp xã (mỗi huyện có 02 đơn vị)
+ Năm 2018 - 2020, tăng dần số đơn vị cấp xã tham gia cơ chế liênthông hiện đại
II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BỘ PHẬN TN&TKQ HIỆN ĐẠI
1 Vị trí
- Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại UBND cấp xã là Bộ phận TN & TKQ cótrang thiết bị hiện đại và áp dụng phần mềm điện tử được kết nối liên thông vớiUBND cấp huyện, sở, ban ngành cấp tỉnh trong hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết
và trả kết quả TTHC cho cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩmquyền giải quyết của UBND cấp xã, Chủ tịch UBND cấp xã
- Bộ phận TN & TKQ hiện đại chịu sự quản lý, chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã,phường, thị trấn
- Theo dõi, giám sát, đôn đốc các bộ phận, công chức chuyên môn và các
cơ quan liên quan trong giải quyết TTHC đảm bảo tiến độ và thời gian theo quyđịnh;
- Tiếp nhận, tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền những phản ánh, kiếnnghị của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyếtTTHC;
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, kỹ thuật; tổ chức vận hành, đề xuất nângcấp cơ sở vật chất, phần mềm; công tác an ninh mạng;
- Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyếtcông việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức;
- Thực hiện nhiệm vụ thông tin, báo cáo và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo
cơ quan, đơn vị giao
3 Tổ chức và hoạt động
a) Tổ chức
Bộ phận TN&TKQ hiện đại được bố trí tại trụ sở UBND cấp xã, số lượngngười làm việc được bố trí trong tổng số biên chế được giao theo phân loại đơn
vị hành chính của các cơ quan, đơn vị
Công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ hiện đại phải đảm bảo về sốlượng và trình chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực phù hợp với yêu cầu công việc
Trang 9b) Biên chế:
Trên cơ sở số biên chế và số lượng người làm việc được giao, UBND cấp
xã cân đối, bố trí số lượng người làm việc tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại ít nhất
là 05 cán bộ/công chức/đơn vị để tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả, thu phí, lệ phícủa 100% TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND, Chủ tịch UBND cấp xã
Biên chế do UBND cấp xã bố trí, sắp xếp trong tổng số biên chế được giaotheo phân loại đơn vị hành chính cho UBND cấp xã
c) Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả hiện đại
*Tiếp nhận hồ sơ (kèm theo sơ đồ quy trình tiếp nhận hồ sơ)
Tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC trực tiếp đến liên hệ, nộp
hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã hoặc gửi qua bưu điện qua dịch vụcông trực tuyến
Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã có trách nhiệm số hoá các hồ sơ củacác cá nhân có nhu cầu giải quyết TTHC và được lưu giữ sử dụng chung (đốivới hồ sơ của các tổ chức, các tổ chức phải tự số hóa)
Cán bộ/công chức khi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét, kiểm tratính hợp lệ của hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lầnbằng văn bản để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh (hoặc gửi văn bản hướngdẫn việc bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ gửi qua bưu điện)
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cập nhật vào phần mềm điện tử và viết Giấytiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả chuyển cho tổ chức, cá nhân; nếu hồ sơ tiếpnhận qua bưu điện thì gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua bưu điệnhoặc nếu hồ sơ tiếp nhận trên cổng/trang dịch vụ công trực tuyến thì chuyểnGiấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trên môi trường mạng
* Giải quyết hồ sơ (kèm theo sơ đồ quy trình giải quyết hồ sơ)
Đối với hồ sơ quy định giải quyết và trả kết quả ngay (hồ sơ giải quyếttrong ngày): Công chức/viên chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả,thẩm định, trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định và trả kết quả giải quyếtcho tổ chức, cá nhân (đối với hồ sơ tiếp nhận trước 11h00 sáng thì hẹn hoàn trảtrước 16h30 chiều cùng ngày, đối với hồ sơ tiếp nhận vào buổi chiều thì đượcphép hoàn trả trước 11h00 của sáng hôm sau)
Đối với hồ sơ quy định có thời gian giải quyết (hồ sơ giải quyết nhiều ngày):
Cán bộ/công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển công
chức, cơ quan có thẩm quyền giải quyết TTHC (đối với các TTHC liên thông).
Đối với một số lĩnh vực đảm bảo các điều kiện giải quyết trên môi trườngmạng (kể cả hồ sơ dịch vụ công trực tuyến): Hồ sơ được thực hiện giải quyếthoàn toàn trên phần mềm điện tử của Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã
Trang 10* Chuyển trả kết quả cho tổ chức, cá nhân (kèm theo sơ đồ quy trình
trả kết quả hồ sơ)
Kết quả giải quyết TTHC của Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã đượccập nhật vào phần mềm điện tử và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửiqua bưu điện (nếu hồ sơ gửi qua bưu điện)
Đối với những trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Bộ phận TN&TKQhiện đại cấp xã thông báo cho công chức chuyên môn có liên quan giải quyết hồ
sơ, yêu cầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện Công chức chuyên môn, đơn vị giảiquyết hồ sơ phải có văn bản trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lầnsau, kèm Phiếu xin lỗi Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã có văn bản gia hạnthời gian giải quyết, trình bày rõ lý do, thông báo thời hạn trả kết quả lần saukèm Phiếu xin lỗi và chuyển văn bản đến tổ chức, cá nhân
* Thu phí và lệ phí:
Bộ phận TN&TKQ hiện đại cấp xã bố trí cán bộ/công chức thực hiện việcthu phí, lệ phí đối với những công việc (hoặc TTHC) được thu phí, lệ phí và thựchiện việc thanh, quyết toán theo đúng quy định của pháp luật
d) Hệ thống điện tử
* Trang thiết bị điện tử:
- Máy tính cá nhân, hệ thống mạng: Trang bị máy tính cấu hình cao cho100% cán bộ, công chức, viên chức, 100% có mạng LAN, kết nối internet,mạng WAN từ Bộ phận TN&TKQ hiện đại tại cấp xã đến Trung tâm Hànhchính công cấp huyện và tích hợp dữ liệu của tỉnh
- Kiốt tra cứu thông tin: Niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các TTHCtại Quyết định công bố TTHC của UBND tỉnh theo quy định
- Màn hình hiển thị thông tin: Bao gồm thông tin trình chiếu 3D hướngdẫn về qui trình tiếp nhận, tình hình giải quyết hồ sơ, hồ sơ đúng hạn, quá hạn,thông tin số thứ tự đang giải quyết tại từng quầy và các thông tin khác
- Hệ thống camera giám sát: Trang thiết bị giúp Lãnh đạo UBND cấp xã,
Bộ phận TN&TKQ cấp xã có thể giám sát toàn bộ quá trình giải quyết TTHCcủa các cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ, bảo đảm tính côngkhai, minh bạch khi giải quyết TTHC
* Hệ thống phần mềm điện tử:
- Phần mềm điện tử, đảm bảo các yêu cầu chức năng chính:
+ Tiếp nhận và trả kết quả;
+ Cập nhật thông tin, tiến trình và kết quả giải quyết hồ sơ;
+ Tra cứu thông tin hồ sơ, quy trình, biểu mẫu;
+ Thống kê, tổng hợp;
+ Quản lý thu phí, lệ phí;