Tài liệu Luận văn tốt nghiệp "Báo cáo quản lý kho hàng" docx

Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH dược , với sự giúp đỡ tận tìnhcủa thầy giáo hướng dẫn Đặng Quế Vinh, cùng với sự chỉ bảo của các anh chịđang làm việc tại công ty Fast em đã hoàn

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong

hệ thông tin kế toán.

MỤC LỤC

CHƯƠNG I 4

CÔNG TY PHẦN MỀM TÀI CHÍNH KẾ TOÁN FAST 4

VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO HÀNG 4

I Vài nét về lịch sử thành lập công ty 4

2 Tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh của công ty Fast 6

2.1 Tổ chức của công ty Fast 6

Ban giám đốc 8

2.2 Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh 8

2.2 Chức năng của chương trình quản lý kho hàng 12

III Môi trưòng và công cụ 14

1 Ngôn ngữ 14

II Mô tả hệ thống thông tin điều hành và quản lý 20

CHƯƠNG III 31

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 31

Sau đây sẽ là sơ đồ trao đổi thông tin nghiệp vụ quản lý kho 32

4 Danh nục khách 39

ID 40

ID 42

ID 44

6 Sơ đồ quan hệ thực thể 61

KẾT LUẬN 62

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG .30

99

LỜI NÓI ĐẦU

Trong 20 năm trở lại đây, một xu thế được thấy đặc biệt rõ nét ở các nước phát triển là số công việc liên quan đến tạo lập, xử lý thông tin ở dạng này hoặc dạng khác tăng lên nhanh chóng Điều này khác hẳn so với những năm nửa đầu thế kỷ 20, khi công việc lao động chân tay chiếm vị trí chủ đạo

Một trong những nguyên nhân chính của hiện tượng này là các ngành công nghiệp dịch vụ (như ngân hàng, khách sạn, du lịch, xuất bản ) tăng vọt

Đa số công việc thuộc lĩnh vực dịch vụ đều liên quan đến xử lý thông tin Xử lýthông tin bằng máy được bắt đầu vào những năm 50, những thay đổi trong côngnghệ xử lý thông tin diễn ra với nhịp độ rất nhanh kèm theo nhiều biến chuyểnkhông dễ nhận thấy

Để có thể thích ứng được với các biến chuyển trong đời sông kinh tế – xãhội, chúng ta cần nắm được thông tin Đó là thông tin về những thay đổi có khảnăng xẩy ra trong tương lai gần, là thông tin về các khả năng đương đầu có thểlựa chọn, thông tin về những người khác hành động như thế nào trong các hoàncảnh tương tự Chính vì vậy, các tổ chức cần có trong tay một khối lượng lớnthông tin đủ mạnh để có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, nhìn thấy

rõ xu thế cạnh tranh và môi trường kinh tế bên ngoài; đồng thời phải xử lý cácthông tin này một cách nhanh nhất để có những quyết định kịp thời

Như vậy, việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác sẽ làm giảm bớtcác yếu tố bất định cho cả tổ chức lẫn cá nhân Thông tin đã trở thành một vấn

đề sống còn đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội; đặc biệt là tronglĩnh vực quản lý kinh tế và nghiên cứu ứng dụng khoa học

Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH dược , với sự giúp đỡ tận tìnhcủa thầy giáo hướng dẫn Đặng Quế Vinh, cùng với sự chỉ bảo của các anh chịđang làm việc tại công ty Fast em đã hoàn thành xong chuyên đề của mình với

đề tài mang tên: Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông

tin kế toán.

Đề tài này được hình thành trên cơ sở nhu cầu cung cấp một cách đầy đủ,nhanh chóng, chính xác và thường xuyên có tính tác nghiệp cũng như tổng hợpnhững thông tin về tình hình số lượng cũng như chất lượng và hiện trạng củavật tư, hàng hoá trong kho và luân chuyển qua kho cho người lãnh đạo đơn vị

để ra quyết định xuất nhập kho hữu hiệu nhất trong từng thời điểm nhất định

Đề tài gồm các chương sau:

Chương I: Công ty Phần mềm tài chính kế toán Fast và bài toán quản lý

kho hàng trong hệ thông tin kế toán Chương này giới thiệu về công ty Fast nơi

em thưc tập và nội dung bài toán "Xây dựng chương trình quản lý kho hàng

trong hệ thông tin kế toán"

Chương II: Khảo sát thực tế Chương này giới thiệu khái quát về vấn dềquản lý kho hàng đối với một doanh nghiệp, những thông tin đầu vào và đầu racủa bài toán

Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống cho chương trình "Quản lýkho"

Em xin bày tỏ sự cám ơn sâu sắc của em tới Thầy giáo Đặng Quế Vinh

đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này; cám ơn rất nhiều sự giúp

đỡ từ phía các cán bộ, nhân viên Công ty Fast trong thời gian em thực tập tạiđây

Tuy nhiên, do thời gian có hạn và do vốn kiến thức của em còn hạn chế,thiếu kinh nghiệm thực tế nên chắc sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vậykính mong thầy giáo và tất cả những người quan tâm đến đề tài này thông cảm

và bổ sung thiếu sót cho em

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I CÔNG TY PHẦN MỀM TÀI CHÍNH KẾ TOÁN FAST

VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO HÀNG

I Vài nét về lịch sử thành lập công ty

1 Quá trình thành lập công ty và lĩnh vực kinh doanh

Những năm đầu thập kỷ 90 này, chủ trương phát triển một nền kinh tế

mở nhiều thành phần của Đảng và Nhà nước đã được toàn dân nhiệt liệt hưởngứng và thực hiện Nhiều doanh nghiệp của Nhà nước, tập thể và tư nhân đã rađời và hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh tế xã hội khác nhau mang lại hiệuquả đáng kể cho nền kinh tế quốc dân

Cũng trong thời gian này hoạt động công nghệ thông tin ở nước ta đượcquan tâm và phát triển mạnh mẽ theo tinh thần Nghị định 49CP của Chính phủ.Các cơ quan, đơn vị đều mở rộng việc áp dụng kỹ thuật tin học mới vào côngtác quản lý không chỉ trong việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại mà còn xâydựng và ứng dụng những phần mềm mới mạnh hơn, phù hợp hơn với yêu cầucủa đơn vị, nhất là trong lĩnh vực hoạt động tài chính - kế toán Đó chính là tiền

đề cho ý tưởng thành lập Công ty cổ phần phần mềm tài chính kế toán Fast củacác ông Nguyễn Thành Nam và Nguyễn Hồng Chương

Thời gian chuẩn bị cho sự ra đời của Công ty Cổ phần Phần mềm Tàichính Kế toán được bắt đầu từ tháng 6 năm 1996 với sự đầu tư trí lực và tiềnvốn của một nhóm cán bộ khoa học kỹ thuật tâm huyết với ngành tin học Đếntháng 6 năm 1997 Công ty chính thức tuyên bố thành lập theo giấy phép số3096/GP – UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 vàgiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tưthành phố Hà Nội cấp ngày 18/6/1997

Tên tiếng Việt của Công ty là: Công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính Kếtoán Tên tiếng Anh của Công ty là: The Financial & Accounting SoftwareCompany, viết tắt là FAST

Trụ sở công ty được đặt tại số 18 Đường Nguyễn Chí Thanh Quận BaĐình Hà Nội

Những ngày đầu Công ty Fast chỉ mới gồm 4 thành viên là các ông:

1 Phan Quốc Khánh: Giám đốc

2 Phan Đức Trung : Phó giám đốc

3 Phạm Văn Lộc : Trưởng phòng triển khai

4 Phạm Văn Nam: Bảo vệ

Là công ty cổ phần do các cổ đông góp vốn nên để đi vào hoạt động,Công ty đã bầu ra một hội đồng quản trị bao gồm các ông bà sau:

2 Ông Nguyễn Thành Nam: Phó chủ tịch HĐQT

3 Ông Phan Quốc Khánh: Phó chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc

4 Ônng Phan Đức Trung: Thành viên HĐQT

5 Ông Nguyễn Hồng Chương

6 Ông Nguyễn Khắc Thành

7 Ông Khúc Trung Kiên

Vốn điều lệ của công ty là 1.000.000.000đ chia thành 10.000 cổ phiếu,mỗi cổ phiếu trị giá 100.000đ

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty được xác định từ ban đầu vàđược ghi trong giấy đăng ký kinh doanh là:

- Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.

2 Tổ chức và quy trình sản xuất kinh doanh của công ty Fast

2.1 Tổ chức của công ty Fast

Từ chỗ chỉ có 4 nhân viên ngày đầu thành lập, sau hơn 3 năm hoạt độngCông ty đã có một độ ngũ nhân viên hơn 30 người với một chi nhánh ở TP HồChí Minh

Công ty Fast là một công ty cổ phần vì vậy lãnh đạo cao nhất của Công

ty là Hội đồng quản trị, nơi đưa ra những quyết định quan trọng liên quan tớiđịnh hướng phát triển lâu dài của Công ty

Bên dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc Công ty – bộ phận trực tiếpđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày theo kế hoạch của Công ty

mà người đứng đầu là ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc Công ty Ban giámđốc Công ty là nơi đưa ra những quyết định kinh doanh cụ thể, trực tiếp

Cơ cấu tổ chức của Công ty còn bao gồm các bộ phận như: nghiên cứuthị trường, sản xuất, kinh doanh, triển khai, kế toán, đào tạo, văn phòng và chinhánh ở thành phố Hồ Chí Minh

Bộ phận nghiên cứu thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, tìmkiếm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Công ty mà ở đây chủ yéu là cácsản phẩm phần mềm quản lý kế toán

Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ chủ yếu là viết các chương trình, các phầnmềm theo những yêu cầu cụ thể của khách hàng; đồng thời phất triển phầnmềm kế toán của riêng Công ty với mục đích để bán cho đông đảo nhữngdoanh nghiệp Việt Nam

Bộ phận kinh doanh và triển khai có nhiệm vụ cài đặt, hướng dẫn kháchhàng sử dụng những phần mềm của Công ty, bảo hành sản phẩm trong thời hạn

thoả thuận, giải đáp những thắc mắc của khách hàng trong quá trình họ sử dụng

và khai thác sản phẩm của Công ty

Để phục vụ cho sự phát triẻn và mở rộng Công ty trong tương lai, Công

ty Fast rất chú trọng tới việc đào tạo con người, với mục đích tạo dựng một độingũ nhân viên có đầy đủ khả năng, có thể đáp ứng được mọi đòi hỏi ngày càngkhắt khe của khách hàng Chính vì vậy, Công ty đã thành lập một bộ phận đàotạo (nội bộ) với mục đích bồi dưỡng liên tục về trình độ hiểu biết tin học cũngnhư nghiệp vụ kế toán cho mọi nhân viên trong Công ty

Bộ phận Kế toán có chức năng nhiệm vụ là quản lý tài chính của Công

ty, theo dõi thanh toán các hợp đồng, thanh toán các chi phí cho hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty, thực hiện chế độ hạch toán kế toán theo chế độNhà nước ban hành

Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thực hiện công tác hành chính, quản trị

và quan hệ của Công ty

Chi nhánh của Công ty tại thành phố Hồ Chí Minh như một cánh tay nốidài và chịu mọi sự quản lý, chỉ đạo về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía nam

Xin được tóm tắt về cơ cấu tổ chức của Công ty Fast qua sơ đồ dưới đây:

Hội đồng quản

trị Ban giám đốc Thị

trường

Sản xuất

Kinh doanh

Triển khai

Kế toán

Đào tạo (nội bộ)

Văn phòng

Chi nhánh tại Tp HCM

2.2 Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty Fast là công ty cổ phần hoạt động kinh doanh với mục đích tìmkiếm lợi nhuận Mặc dù sản phẩm của Công ty là các phần mềm tin học chủyếu phục vụ cho các doanh nghiệp kinh doanh khác nhưng quy trình hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty cũng không có gì khác các doanh nghiệp này

Trước tiên, Công ty phải nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và xác địnhnhững yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực tài chính, kế toán của họ Songsong với việc này, Công ty tiến hành tiếp thị, giới thiệu cho khách hàng vềchức năng hoạt động của Công ty, những khả năng mà Công ty có thể cungcấp, hỗ trợ cho khách hàng và những sản phẩm tin học của Công ty

Khi đã có khách hàng, Công ty tiến hành sản xuất hàng hoá theo yêu cầucủa khách Ở đây, mảng công việc được đầu tư chính là viết các chương trình,các phần mềm tin học mà chủ yếu là các phần mềm kế toán và quản lý Việccung cấp tư liệu tiêu dùng (máy móc thiết bị) và các dịch vụ khác chỉ chiếm tỷtrọng nhỏ trong doanh số của Công ty

Công ty Fast không chỉ viết các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng

mà còn luôn cố gắng thiết kế, xây dựng những phần mềm có thể phục vụ đông

đảo các doanh nghiệp tại Việt Nam trên cơ sở đã nắm bắt được xu hướng vànhu cầu chung, trong đó, sản phẩm chính là chương trình kế toán FastAccounting

Với những sản phẩm riêng có này Công ty phải giới thiệu, quảng cáo,chào hàng rộng rãi tới các doanh nghiệp, các đơn vị để họ mua và sử dụngthường xuyên trong hoạt động tài chính kế toán của họ Đây là một nhiệm vụhết sức quan trọng và không thể thiếu được của Công ty Fast

Tiếp theo việc bán hoặc cung cấp sản phẩm theo yêu cầu khách hàng làviệc cài đặt hướng dẫn sử dụng các phần mềm này và bảo hành sản phẩm trongthời hạn thoả thuận Điều này làm cho quan hệ giữa khách hàng và Công tychặt chẽ hơn, tin cậy hơn; khách hàng sẽ làm việc lâu dài với Công ty

Sau khi sản phẩm, hàng hoá đựợc bàn giao và nghiệm thu giữa hai bênviệc thanh toán tiền hợp đồng mua bán hoặc cung cấp được bộ phận kế toáncủa Công ty thực hiện và quyết toán hợp đồng

Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Fast có thể đượctóm tắt qua bảng sau:

Công việc, công đoạn Bộ phận thực hiện

1 Nghiên cứu thị trường và tiếp

thị

Thị trường (Marketing)

4 Triển khai và bảo hành Triển khai

II Bài toán quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán.

Fast là một công ty chuyên viết các phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp

trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán Phần mềm kế toán của Công ty đang

được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay là phần mềm Fast Accounting Đứng trước yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng và sự

thay đổi trong hệ thống kế toán Việt Nam, công ty Fast đã liên tục cho ra đờinhững phiên bản tiếp theo của phần mềm Fast Accounting

Tuy nhiên, phần mềm Fast Acounting trước đây mới chỉ được viết trênngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Để phục vụ cho những nhu cầu ngày càng đadạng của khách hàng và cho mục tiêu phát triển lâu dài, Công ty Fast đang xâydựng phiên bản Fast Acounting mới trên cơ sở ngôn ngữ lập trình Visual Basic.Trong quá trình thực tập, với sự hướng dẫn của các anh chị trong Công ty em

đã được giao công việc xây dựng bài toán quản lý kho hàng.

1 Giới thiệu về hệ thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin kinh doanh được sửdụng rộng rãi và rất lâu đời Nó ghi chép và báo cáo các hoạt động kinh doanh

và các hoạt động kinh tế khác Hệ thống thông tin kế toán dựa vào việc lưu giữ

sổ sách kế toán thông qua khái niệm bút toán kép tồn tại hàng trăm năm nay vàcác khái niệm kế toán khác hiện đại hơn như khái niệm trách nhiệm và kháiniệm lợi tức Hệ thống kế toán trên máy ghi chép và báo cáo các dòng vốn lưuchuyển qua doanh nghiệp dựa trên các số liệu phát sinh và đưa ra các bản báocáo tài chính như bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh Hệ thốngnày còn lập nên các dự đoán về tình hình tương lai như các báo cáo tài chính dựtính và dự toán ngân sách tài chính Sau đó tình hình thực hiện tài chính thực tếđược đem đối chiếu với các dự tính trên cơ sở các báo cáo kế toán phân tíchkhác nhau

Hệ thông tin kế toán gồm có các phân hệ sau: Kế toán tổng hợp (sổ cái),

Kế toán công nợ phải thu, Kế toán công nợ phải trả, Kế toán bán hàng, Kế toánmua hàng, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tiền lương, Kế toán tài sản cố định,

Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành

Các phân hệ nêu trên tuy là nằm trong hệ thông tin kế toán nhưng đềuliên hệ chặt chẽ, trao đổi thông tin với các hệ thông tin quản lý khác trongdoanh nghiệp Phân hệ kế toán bán hàng liên kết với phân hệ quản lý đơn hàngtrong hệ thông tin tiếp thị và kinh doanh; phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kếtvới phân hệ quản lý hàng tồn kho trong hệ thông tin quản lý sản xuất; phân hệ

kế toán tiền lương liên kết với hệ thông tin quản lý nhân sự,

2 Bài toán quản lý kho hàng

Ứng dụng tin học vào công tác quản lý kế toán là nhằm mục đích hạn chếtối đa những sai sót, và tạo ra những sự giúp đỡ thuận tiện hơn đối với ngườilàm công tác quản lý và kế toán Quản lý kho hàng là một phần trong công tácquản lý, kế toán của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Chính vì vậy đã

xuất hiện yêu cầu xây dựng Bài toán quản lý kho hàng Thông qua khảo sát

thực tế ở một số doanh nghiệp, ta có thể rút ra một số thông tin về bài toán nhưsau :

Đầu vào của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng nhận dữ liệu về nhập

mua và xuất bán từ hai bộ phận mua hàng và bán hàng Đối với các đơn vị sảnxuất thì còn có thêm các phiếu xuất vật tư cho sản xuất Các phiếu xuất sử dụngnội bộ, các phiếu điều chuyển kho và các điều chỉnh thừa thiếu khi kiểm kêcũng là các thông tin đầu vào của bài toán này

Đầu ra của bài toán: Bộ phận kế toán kho hàng cần phải cung cấp các

báo cáo về nhập, xuất, tồn kho, sổ chi tiết vật tư, các thẻ kho của từng vật tư ở

từng kho, các báo cáo phân tích về mức độ luân chuyển của các mặt hàng, vật

tư, báo cáo báo động về hàng thừa và hàng thiếu,

Sự liên kết với các bộ phận khác: Bộ phận kế toán hàng tồn kho nhận số

liệu từ các bộ phận mua và bán đồng thời chuyển số liệu sang bộ phận kế toántổng hợp

Từ các thông tin về đầu vào, đầu ra của bài toán quản lý kho cùng với mốiliên hệ giữa bộ phận kế toán kho đối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp

ta có thể nêu ra những chức năng và mục đích của bài toán như sau:

2.1 Mục đích của đề tài

Xây dựng một chương trình cho phép thực hiện và quản lý một chu trìnhkhép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ xuất nhập kho giữa một kho hàng củacông ty với một khách hàng hay một kho hàng khác

2.2 Chức năng của chương trình quản lý kho hàng

 Theo dõi danh mục vật tư

 Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

 Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá nhập trước, xuất trước hoặcgiá đích danh

 Theo dõi nhập, xuất và điều chuyển kho

 Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa

 Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

2.3 Yêu cầu cập nhật chứng từ

 Vào phiếu nhập vật tư, hàng hoá

 Vào phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển vật tư, hàng hoá, công cụ laođộng

 In phiếu nhập, phiếu xuất trên máy

 Liên kết số liệu với các phân hệ kế toán phải trả (nhập mua), kế toánphải thu (bán hàng) và giá thành (phân bổ tiêu hao nguyên vật liệu,công cụ lao động)

2.4 Báo cáo

 Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, vật tư

 Báo cáo nhập xuất tồn, Báo cáo tồn kho

 Báo cáo vật tư, hàng hoá chậm luân chuyển

 Báo cáo nhập, xuất (chi tiết và tổng hợp): theo ngày, theo nhà cungcấp, theo đơn vị sử dụng, theo dạng nhập xuất, theo vụ việc

Ta có thể biểu diễn thông tin đầu vào và đầu ra của bài toán quản

lý kho hàng thông qua sơ đồ sau :

III Môi trưòng và công cụ

1 Ngôn ngữ

Chương trình được viết trên ngôn ngữ Visual Basic Việc sử dụng VisualBasic for Windows đã áp dụng triệt để thành tựu của khoa học hiện đại nóichung và tin học hiện đại nói riêng, cụ thể là :

 Visual Basic cho phép liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễdàng đáp ứng được nhu cầu thực tế về việc thực hiện giao dịch trựctiếp với khách hàng, đồng thời quản lý chặt chẽ các nhu cầu của cácmặt hàng trên thị trưòng Thông tin chuyển giao kịp thời, chính xác sẽgiúp cho cán bộ quản lí kho hàng và các cán bộ thuộc bộ phận bánhàng có những quyết định đúng đắn, và kiểm soát hàng hoá trong kho

của mình được chính xác hơn do vậy sự thất thoát hàng hoá giảm vàviệc kinh doanh tiến triển tốt hơn.

 Visual Basic là một hệ thống mở nên ta có thể sử dụng được nhiều cơ

sở dữ liệu khác nhau như Foxpro (*.dbf), Microsoft Access (*.mdb),SQL server, Orcal, DBII, do đó có thể phát triển chương trình choviệc sử dụng trên mạng diện rộng cho một Tổng Công Ty lớn hay mộttập đoàn kinh tế

 Visual Basic là ngôn ngữ bậc cao cung cấp cho người lập trình nhiềucông cụ được sử dụng nhằm thiết kế chương trình sao cho có đượcmột giao diện đẹp và thân thiện với người dùng

 Visual Basic là ngôn ngữ hướng đối tượng nên dễ lập trình, dễ bảo trì,

dễ nâng cấp trong tương lai

Các thuật ngữ được sử dụng trong ngôn ngữ Visual Basic:

 Project: là sự liên kết của các Form, Module, Class, Aplicaltion,Custom contron để tạo thành chương trình

 Object: là các đối tượng mà ta có thể điều khiển chùng thông qua cácthuộc tính của chúng Ví dụ : Form, Data contron, Text box,

 Form: là màn hình giao diện mà người lập trình hoặc do Visaul Basic tạo ra trong khi thiết kế chương trình MDIForm là form chính được tạo ra để làm nền chính cho chương trình mà qua đó ta điều khiển các Form con nhằm phục cho các mục đích cuả chương trình.Trên các Form nói chung chứa các đối tượng như Command button, Check button, Text box, Label

 Module: là tệp chứa các thủ tục xử lí

 Contron: là các đối tượng có thể điều khiển dùng trên Form nhằm lấy

dữ liệu ví dụ Data contron , hội thoại với người dùng Commondialog, Crytal repost

 Database: là một cơ sở dữ liệu thể hiện là một file Ví dụ : (*.mdb)với Microsoft Access Một Database có thể có nhiều bảng Nói chung

với một chương trình chỉ cần một Database để chứa dữ liệu Khốilượng thông tin, dữ liệu có thể được chứa trong một Database là phụthuộc vào tài nguyên của máy tính mà cụ thể là dung lượng bộ nhớchứ không hạn chế số Table ( bảng ).

 Table (bảng): là một phần của cơ sở dữ liệu nơi trực tiếp lưu trữ thôngtin

2 Cơ sở dữ liệu

Có ba loại dữ liệu chính mà Visual Basic có thể sử dụng được là:

 Microsoft Access: là một hệ quản trị dữ liệu mà những tệp dữ liệu có thểđược thao tác trực tiếp bởi Visual Basic Đây là dạng dữ liệu chính củaVisual Basic – Nó cung cấp rất nhiều khả năng và cho tốc độ truy nhậpcao

 External Database Những tệp dữ liệu loại này bao gồm những dạng dữliệu như Btrieve, dBase III, dBase IV, Microsoft Foxpro Version 2.0 và2.5 và Paradox Ta có thể tạo hay thao tác tất cả các kiểu cơ sở dữ liệutrên bằng Visual Basic Các tệp dạng ISAM của Visual Basic for MS-Dos không được hỗ trợ trực tiếp nhưng chúng có thể được chuyển thànhdạng ASCII và sau đó chuyển lại thành dạng của Visual Basic

 External ODBC database: Loại này bao gồm các hệ quản trị cơ sở dữliệu trên mạng client/server như Microsoft SQL server, DBII, Oracle Trong trường hợp các tệp dữ liệu dạng ODBC, ta có thể gửi hoặc nhậnnhững câu hỏi, câu trả lời thông qua việc gửi trực tiếp câu lệnh SQL tớiServer

Trong chương trình này, hệ cơ sở dữ liệu được xây dựng chủ yếu trongMicrosoft Access vì đây là dạng dữ liệu được thao tác trực tiếp trên VisualBasic và có tốc độ truy nhập nhanh nhất

3 Môi trường làm việc

Chương trình được thực hiện tốt trên các phiên bản Windows 9x, trongmôi trường hệ điều hành mạng Novel Netware, Window NT,

CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TẾ

Qua khảo sát thực tế ở một số doanh nghiệp ta có thể tóm tắt lại quá trìnhlưu chuyển luồng thông tin trong doanh nghiệp như sau:

Luồng thông tin trong nhà máy

CỬA HÀNG

PHÒNG KINH DOANH

Kho PHÒNG TÀI VỤ

PHÒNG KINH DOANH

Kho PHÒNG TÀI VỤ

Luồng thông tin trong hệ thống tin học

I Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và các quy trình nghiệp vụ của một công ty trong quản lý kho hàng

1 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của công ty trong quản lý kho hàng

Mỗi một công ty có thể có nhiều địa điểm để cất trữ hàng hoá vật tư củamình Các kho hàng này chịu sự quản lý trực tiếp từ trên công ty Chức năngcủa các kho hàng là lưu giữ bảo quản các loại hàng hoá, vật tư của công ty,phân loại, sắp xếp hàng hoá vật tư theo chủng loại, thực hiện việc xuất nhậphàng hoá, vật tư theo các phiếu xuất nhập kho và phiếu lưu chuyển nội bộ, thựchiện việc thống kê, báo cáo về tình hình hàng tồn kho, tình hình xuất nhập hàngtại kho lên công ty kho

CỬA HÀNG

BANGIÁM ĐỐC

Kho PHÒNG TÀI VỤ

PHÒNG KẾ HOẠCH

PHÒNG KINH DOANH

CƠ SỞ

DỮ LIỆU

Mối liên hệ giữa Ban giám đốc công ty và bộ phận quản lý kho có thểđược mô tả theo sơ đồ dưới đây:

2 Mô tả thông tin và các quy trình nghiệp vụ

2.1 Mô tả thông tin

Tại mỗi kho hàng luôn có những thông tin đến và đi hết sức đa dạng

về dạng, loại thông tin và cả về hình thức truyền tin Sự đa dạng này phụthuộc vào loại doạnh nghiệp, hình thức kinh doanh và vào cả loại hàng hoá,vật tư kinh doanh của doanh nghiệp

- Xét về các dạng thông tin ta thấy có thể là những file dữ liệu, cũng có thể

là những văn bản báo cáo giấy tờ

- Xét về các loại thông tin đến và đi thì đó có thể là những văn bản, hoáđơn hay báo cáo

- Hình thức truyền tin có thể thông qua bưu điện, điện thoại, Fax, cácđường truyền tin qua mạng hay con đường chuyển giao giấy tờ trong nội

bộ công ty

2.2 Các quy trình nghiệp vụ trong việc quản lý kho

Công ty

Đối với mỗi kho hàng ta thấy những nghiệp vụ sau cần phải được thểhiện trong bài toán:

- Nhận các hoá đơn bán hàng cho tất cả các đối tượng trong khu vực, vào

sổ lưu

- Tính toán tiền thu, tiền thực thu, tiền nợ với từng khách hàng

- Theo dõi tình hình hàng hoá tồn của từng kho

- In ra các báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hoặc bất kỳ (các mẫu báo cáođược xét đến ở phần sau)

II Mô tả hệ thống thông tin điều hành và quản lý

1 Mục tiêu quản lý

Hệ thống thông tin điều hành và quản lý kho hàng được xây dựng vớimục đích phục vụ và quản lý có hiệu quả quá trình điều hành công việc, xử lý,khai thác, trao đổi thông tin trong nội bộ công ty, giữa Ban giám đốc công tyvới bộ phận quản lý kho và giữa các kho trong công ty

 Tổ chức lưu trữ thông tin

 Cung cấp thông tin

 Khai thác thông tin (tìm kiếm, tra cứu )

 Tổng hợp thông tin, lập thống kê, báo cáo.

 Trao đổi thông tin trong nội bộ

2 Mô tả thông tin

Thông tin của hệ thống có thể chia làm 3 loại chính:

2.1 Thông tin danh mục

Các thông tin chung phục vụ việc quản lý, khai thác và theo dõi gọi làthông tin danh mục Do nhu cầu phát triển và loại bỏ nên các danh mục nàyphải được thiết kế mở, có thể thay thế, sửa chữa, loại bỏ cũng như thêm vào.Thông tin danh mục bao gồm:

- Danh mục vật tư

- Danh mục khách hàng

- Danh mục các kho

- Danh mục người sử dụng

2.1.1 Danh mục các loại vật tư

Danh mục vật tư bao gồm tất cả các loại hàng hoá, vật tư có trong khocủa công ty, gồm cả hàng hoá, vật tư công ty nhập vào cũng như xuất ra Đểphân biệt một cách chính xác giữa các loại hàng hoá, vật tư khác nhau, bêncạnh tên gọi mỗi một loại vật tư, hàng hoá sẽ được gán cho một mã gọi chung

là mã vật tư

0102

AB

03 C

2.1.2 Danh mục khách hàng

Danh mục khách hàng bao gồm tất cả các khách hàng có giao dịch vớicông ty, gồm cả khách hàng đến mua hàng hoá, vật tư của công ty cũng nhưđến bán hàng cho công ty Để phân biệt một cách chính xác giữa các kháchhàng khác nhau, bên cạnh tên gọi mỗi một khách hàng sẽ được gán cho một mãgọi chung là mã khách hàng Ngoài ra mỗi khách hàng còn có những thông tinthêm như địa chỉ, số điện thoại

Ha noingmbv

85222468467345834279087634598231678

2.1.3 Danh mục các kho

Danh mục kho bao gồm tất cả các kho hiện có của công ty Để phân biệtmột cách chính xác giữa các kho hàng khác nhau, bên cạnh tên gọi, mỗi mộtkho hàng sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã kho Ngoài ra mỗi kho hàngcòn có thông tin thêm đó là địa chỉ hiện tại của kho.

HCM 01

HN 02

Daewoo-shopDaewoo-Hanel

26/33 Van Don street, HCM city

98 Thanh Niên street, HN city

2.1.4 Danh mục người sử dụng

Danh mục người sử dụng bao gồm tất cả những người sử dụng hiện cóđối với chương trình Để phân biệt một cách chính xác giữa những người sửdụng chương trình khác nhau bên cạnh tên người sử dụng, mỗi một người sửdụng sẽ được gán cho một mã gọi chung là mã người sử dụng Ngoài ra mỗingười sử dụng còn có thông tin thêm đó là mật khẩu và mức sử dụng Mức sửdụng quy định cho mỗi người sử dụng chỉ được phép truy nhập, sử dụngchương trình tới một mức độ cho phép do người cấp quyền quy định Mật khẩugiúp bảo đảm mỗi người sử dụng truy nhập chương trình đúng theo quyền của

MẬT KHẨU

0001

0002

Thuc AnhPhong Hai

12

***

***

2.2 Dữ liệu tác nghiệp.

Các nội dung thông tin cần quản lý như hoá đơn xuất kho, hoá đơn vậnchuyển nội bộ, hợp đồng bán trả góp, phiếu bảo hành, tình trạng kho hàng,

được gọi chung là dữ liệu tác nghiệp.

Dữ liệu tác nghiệp là các nội dung thông tin cần đưa vào hệ thống trên cơ

sở các nhu cầu về thông tin đầu ra và khả năng thu thập các dữ liệu đó

Sau đây là mô tả đối với một số dữ liệu tác nghiệp: Hoá đơn xuất kho,hoá đơn nhập kho, hoá đơn vận chuyển nội bộ

2.2.1 Hoá đơn xuất kho

QĐ số 1141 – TC/CĐKT

Ngày 1/1/1998 của Bộ Tài chính

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm

Số hiệu :

Số : Nợ: Có:

2.2.2 Hoá đơn nhập kho

Họ tên người giao hàng:

2.2.3 Hoá đơn vận chuyển nội bộ

QĐ số 1141 – TC/CĐKT

Ngày 1/1/1998 của Bộ Tài chính

PHIẾU LƯU CHUYỂN NỘI BỘ

Ngày tháng năm

Số hiệu :

Số : Nợ: Có:

Họ tên người giao hàng:

Xuất tại kho:

2.3 Thông tin kết xuất

Các báo cáo (Report) sau quá trình xử lý và tổng hợp thông tin được gọi

là các thông tin kết xuất.

Thông tin kết xuất là kết quả của quá trình thu thập, xử lý các dữ liệu tácnghiệp Thông tin kết xuất có thể hiểu là nhu cầu và đòi hỏi của các nhà quản lýđối với hệ thống

2.3.1 Biểu báo tình hình xuất nhập kho

18 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội Trong tháng : 01

Đơngiá

Thànhtiền

SốLượng

Đơngiá

Thànhtiền

2.3.2 Biểu báo tình hình tồn kho

Công ty Fast

18 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội

BIỂU BÁO TÌNH HÌNH HÀNG TỒN KHO

Mã kho Tên kho Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền

CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống có cấu trúc là phương pháp tiếp cận hiện đại tới cácgiai đoạn phân tích và thiết kế của Chu trình phát triển hệ thống Phương phápnày được chấp thuận để khắc phục những điểm yếu của nhiều cách tiếp cậntruyền thống trước đây

Mục đích của giai đoạn này là đưa ra phương pháp phân tích Lôgic về hệthống hiện thời, từ đó rút ra các yêu cầu của nghiệp vụ quản lý kho hàng

1 Sơ đồ luồng thông tin

Quá trình khảo sát về quản lý kho hàng trong một công ty đã tạo điềukiện thuận lợi để xây dựng sơ đồ trao đổi luồng thông tin tổng thể của quản lýkho hàng trong một công ty Từ sơ đồ trao đổi thông tin này trở về sau trongquá trình phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu, ta chỉ cần quan tâm đến các luồngthông tin chuyển đến và chuyển đi từ kho hàng Sơ đồ này sẽ cho ta cái nhìntổng quát về quá trình trao đổi thông tin nghiệp vụ giữa các qúa trình quản lýkho hàng của một công ty

Sau đây sẽ là sơ đồ trao đổi thông tin nghiệp vụ quản lý kho

Sơ đồ luồng thông tin ICO

Quy trình trao đổi luồng thông tin nghiệp vụ quản lý kho được mô tả nhưsau:

- Căn cứ vào tình hình xuất nhập hàng hoá, nguyên vật liệu của công

ty các bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng sẽ ra quyết định xuấtnhập vật tư, hàng hoá

- Khối lượng xuất nhập nguyên vật liệu được ghi trong các phiếu xuấtnhập

- Căn cứ vào khối lượng nguyên vật liệu xuất nhập sẽ tính toán lạilượng tồn trong các kho của công ty

Phiếu nhập

Nhập

- Xuất phát từ các phiếu xuất nhập kho và tình hình hàng hoá tồn kho

sẽ tổng hợp thành những báo cáo gửi cho ban lãnh đạo công ty

2 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạtđộng chính của nhà phân tích

Phân tích DFD được dùng để giúp xác định yêu cầu của người sử dụng.Thiết kế dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhàphân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới

Liên kết - một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản và dễhiểu đối với nhà phân tích và người sử dụng

Tài liệu: Việc dùng mô hình đồ thị như DFD trong đặc tả yêu cầu hìnhthức và thiết kế hệ thống là một nhân tố làm giản đơn hoá chính trong việc tạo

ra và chấp nhận những tài liêu như vậy

3 Sơ đồ dòng dữ liệu phân rã mức 0 của hệ thông tin

2.0Xuất nhập sản phẩm

3.0Tính tồn

Lãnh đạo

Quyết định

4 Sơ đồ dòng dữ liệu phân rã mức 1 của hệ thông tin

5 Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể

Có 3 kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của

mô hình quan hệ Đó là các loại ràng buộc một - một (1-1), một – nhiều (1-N),nhiều - nhiều (N-N)

Quá trình phân tích thiết kế dữ liệu đã dẫn đến việc hình thành một hệthống các mối quan hệ giữa các tập tin với nhau Hệ thống các mối quan hệ này

có liên quan ràng buộc với nhau một cách chặt chẽ theo các nguyên tắc nhấtđịnh

Dưới đây em xin trình bày hai sơ đồ quan hệ chính sau:

Sơ đồ quan hệ thực thể đối với phiếu Nhập kho:

DM_Kho

Ma_Kho *Ten_KhoĐia_chi

DM_KhachMa_Kh *Ten_KhĐia_chi

DM_VattuMa_vt *Ten_vtSoluong_minSoluong_maxDvi_tinh

Sơ đồ quan hệ thực thể đối với phiếu Xuất kho

DM_Kho

Ma_Kho *Ten_KhoĐia_chi

DM_KhachMa_Kh *Ten_KhĐia_chi

DM_VattuMa_vt *Ten_vtSoluong_minSoluong_maxDvi_tinh

II Cấu trúc dữ liệu.

Tất cả các thực thể được lưu trữ trong file Hethong.mdb trong cùng thưmục chứa chương trình quản lý kho Chúng ta có các thực thể sau:

3010

Trường khoá chínhTên người sử dụngMật khẩu của NSDMức sử dụng

53030

Trường khoá chínhTên vật tư

Địa chỉ

3 Danh mục vật tư

Tên thực thể là DMVT, là nơi lưu trữ danh mục các hàng hoá vật tư cótrong kho của công ty.

53010

Trường khoá chínhTên vật tư

Đơn vị tính

Số lưọng nhỏ nhất

Số lưọng lớn nhất

4 Danh nục khách

Tên thực thể là DMKH, là nơi lưu trữ danh mục các khách hàng có quan

hệ xuất nhập hàng hoá, vật tư với công ty

5301150

Trường khoá chínhTên khách hàngĐiện thoại của kháchĐịa chỉ của khách

5 Phiếu nhập (Master)

Tên thực thể là PhieuNh, là nơi lưu trữ danh mục các phiếu nhập kho đốivới các kho của công ty

555530

Trường khoá chínhNgày chứng từTài khoản nợTài khoản có

Mã khách giao hàng

Mã kho nhậpGhi chú