hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tại công ty TNHH khai thác công trình thủy lợi bình định

Nên tác giả đã quyết địnhchọn đề tài về “Hoàn thiện KSNB quy trình thanh,quyết toán công trình xâydựng tại Công ty TNHH khai thác Công trình Thủy lợi Bình Định” để làmluận văn nghiên cứu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

TRẦN PHÚC THỊNH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

BÌNH ĐỊNH – NĂM 2020

TRẦN PHÚC THỊNH

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY TNHH KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số

Người hướng dẫn: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, luận văn với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quytrình thanh quyết toán công trình xây dựng tại Công ty TNHH khai thác côngtrình thủy lợi Bình Định” là do tôi nghiên cứu thực hiện dưới sự hướng dẫnkhoa học của Cô TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Các thông tin trong luận văn lànhững thông tin thu thập thực tế tại công ty Luận văn này chưa được công bốdưới bất kỳ hình thức nào Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời camđoan của mình

Quy Nhơn, ngày tháng năm 2020

Tác giả luận văn

Trần Phúc Thịnh

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám hiệu, Khoa sau đại học và toànthể các Quý Thầy, Cô đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu trongsuốt thời gian tôi học tập tại trường

Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Cô TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh đãdành nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thựchiện luận văn này, cũng như đã giúp đỡ tôi hoàn thiện kiến thức chuyên môncủa bản thân

Đồng thời, tôi cũng xin cảm ơn các anh chị và ban lãnh đạo Công tyTNHH khai thác công trình thủy lợi Bình Định đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôitrong quá trình khảo sát số liệu và hoàn thiện luận văn này

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả luận văn

Trần Phúc Thịnh

MỞ ĐẦU

1 Sự cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay cùng với tiến trình côngnghiệp hóa hiện đại hóa đất nước thì việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ(HTKSNB) đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết MộtHTKSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớt nguy

cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thôngtin…, đảm bảo tính chính xác của các số liệu, đảm bảo mọi thành viên tuânthủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy địnhcủa luật pháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồnlực và đạt được mục tiêu đặt ra… Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nàocũng có thể dễ dàng tổ chức được HTKSNB hiệu quả và hữu hiệu, phải tíchcực nghiên cứu và xem xét để có thể tìm ra những điểm chưa được trongHTKSNB, ngày càng hoàn thiện hơn nữa HTKSNB tại đơn vị

Công ty TNHH Khai Thác Công Trình Thủy Lợi Bình Định (gọi tắt làCông ty) là một đơn vị của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Định, thực hiện chứcnăng chính là quản lý, khai thác và bảo vệ an toàn hệ thống công trình thuỷ lợitrên địa bàn tỉnh, với đặc thù riêng khá phức tạp của các hoạt động (vừa hoạtđộng công ích sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vừa hoạt động kinh doanh).Công ty là doanh nghiệp nhà nước duy nhất trên địa bàn tỉnh được giao nhiệm

vụ thực hiện quản lý, khai thác, vận hành công trình thuỷ lợi Quy mô gồm:

15 hồ chứa nước có tổng dung tích trên 455 triệu mét khối nước; 21 đập dânglớn trên sông; 04 trạm bơm điện có tổng công suất lắp máy gần 1.000kw; 2đập dâng có lưu lượng thiết kế ( Q=64m3/s), hơn 700km kênh mương và hơn5.000 công trình trên kênh để phục vụ tưới tiêu cho hơn 61.000ha đất gieotrồng sản xuất nông nghiệp và cấp nước sinh hoạt cho nhân dân 09 huyện; thị

xã An Nhơn và thành phố Quy Nhơn Hằng năm Công ty

phải chi gần 20 tỷ đồng để sửa chữa, nâng cấp và kiên cố cho các Công trình

đã xuống cấp, hư hỏng Vì vậy quá trình thanh, quyết toán các công trình xâydựng gặp nhiều khó khăn do danh mục các công trình là rất nhiều

Nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết trong việc thiết lập, vậnhành và hoàn thiện HTKSNB để mang lại hiệu quả cao nhất cho quá trìnhthanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại Công ty Nên tác giả đã quyết địnhchọn đề tài về “Hoàn thiện KSNB quy trình thanh,quyết toán công trình xâydựng tại Công ty TNHH khai thác Công trình Thủy lợi Bình Định” để làmluận văn nghiên cứu và mong muốn kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ có thểgóp phần giúp Công ty có thể cải tiến và hoàn thiện KSNB về quy trình thanh,quyết toán công trình xây dựng của công ty được hiệu quả hơn và đóng gópvào việc hoàn thành các mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty

2 Tổng quan đề tài nghiên cứu và các nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Cho đến nay, nước ta đã có khá nhiều các công trình nghiên cứu đề cập

về KSNB Các công trình này đã nghiên cứu hệ thống KSNB theo quy môhẹp ở từng DN, từng lĩnh vực ngành nghề, từng bộ phận,…hoặc theo quy môtổng thể là các tập đoàn kinh tế, địa bàn từng tỉnh hoặc trên phạm vi cả nướctheo hướng hoàn thiện quy trình hay theo hướng đối phó với rủi ro Chẳnghạn như:

- Đề tài “Hoàn thiện HTKSNB tại công ty Cổ phần Vinalines Logistics

Việt Nam”

- Đề tài “Hoàn thiện HTKSNB tại viễn thông Bình Dương”

Tác giả: Mai Xuân Thủy

Thông qua các đề tài nghiên cứu trên, là căn cứ để tác giả kế thừa thực hiện

đề tài của mình tại Công ty TNHH khai thác Công trình Thủy lợi Bình Định.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đánh giá thực trạng KSNB quy trình thanh, quyết toán công trình xâydựng tại Công ty TNHH khai thác Công trình Thủy lợi Bình Định

Trên cơ sở và thực trạng đã nghiên cứu, đưa ra các giải pháp và kiếnnghị nhằm hoàn thiện HTKSNB quy trình thanh, quyết toán công trình xâydựng của Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu hệ thống KSNB quy trình tại thanh, quyết toán công trình xây dựng

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu nói trên tác giả sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp khảo cứu, tổng hợp tài liệu: nhằm hệ thống hóa các vấn

đề lý luận liên quan đến đề tài

trình thanh, quyết toán công trình xây dựng tại công ty

đánh giá thực trạng chỉ ra các ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân

nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình thanh, quyết toán công trìnhxây dựng tại Công ty

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Qua phân tích, đánh giá thực trạng KSNB quy trình thanh, quyết toáncông trình xây dựng tại Công ty, tính hiệu lực của các chính sách và vận hànhcủa HTKSNB đề tài đưa ra những điểm mạnh, những tồn tại và nguyên nhâncủa những tồn tại Trên cơ sở đó đề tài đề xuất những giải pháp nhằm hoànthiện KSNB quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tại Công ty

7 Kết cấu của đề tài

Nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB quy trình thanh, quyết toán côngtrình xây dựng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng KSNB quy trình thanh, quyết toán công trìnhxây dựng tại Công ty TNHH khai thác Công trình Thủy lợi Bình Định

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB quytrình thanh, quyết toán công trình xây dựng tại công ty TNHH khai thác Côngtrình Thủy lợi Bình Định

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TRONG

DOANH NGHIỆP1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khát quát về kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Trong doanh nghiệp kiểm soát nội bộ luôn là một khâu quan trọngtrong mọi quy trình quản trị Các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hìnhthành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổchức Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ

từ lâu đã được hình thành và phát triển dần để trở thành một hệ thống lí luận

về vấn đề kiểm soát trong tổ chức Quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểmsoát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau, dưới đâytrình bày một số quan điểm cơ bản về kiểm soát nội bộ

thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính

sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảođảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

KSNB như sau: “KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các cánhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp

lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậycủa báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ phápluật và các quy định có liên quan” (VSA 315, 2012, trang1)

- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là các chínhsách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệtài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo,

đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và những qui định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động.

chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO – Committed Of Sponsoring

Organization): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản

lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quátrình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

1.1.1.2 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình từ kếhoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, đơn vị phảikiểm soát được các hoạt động của mình trong suốt quá trình hoạt động, kiểmsoát nội bộ là quá trình này KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống

mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn liền vào cáchoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổchức KSNB chỉ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ khôngphải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

1.1.1.3 KSNB bị chi phối bởi con người

KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểumẫu, mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quảntrị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Các chủ thểtrong tổ chức sẽ xây dựng các mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát và làngười vận hành các biện pháp kiểm soát đó Các thành viên trong một tổ

chức phải am hiểu về trách nhiệm và quyền hạn của mình, xác định được cácmục tiêu, nhiệm vụ, cách thức thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức.Một HTKSNB hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về tráchnhiệm và quyền hạn của mình Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác địnhmối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên đểđạt được các mục tiêu của tổ chức

1.1.1.4 KSBN cung cấp sự đảm bảo hợp lý

KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thểđảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện Bởi vì, khi KSNB nhữngyếu kém của con người có thể xảy ra các sai phạm như: sai lầm của con ngườikhi quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản

lý có thể vượt ra khỏi KSNB…Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý

là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi

từ quá trình kiểm soát đó Vì thế, không có HTKSNB nào hoàn hảo, mangđến sự đảm bảo tuyệt đối

1.1.1.5 Các mục tiêu của KSNB

- Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị

hư hại nếu không được bảo vệ bở các hệ thống kiểm soát thích hợp Điềutương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách

kế toán, các tài liệu quan trọng

- Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Nhưvậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chínhxác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các

nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

HTKSNB được được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo cácquyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể HTKSNB cần:

+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp;

+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp;

+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của KSNB

1.1.2.1 Giai đoạn sơ khai

Sự quan tâm của Kiểm toán độc lập về KSNB mà hình thức ban đầu là kiểm soát tiền

Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ: KSNB là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản

khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là một cơ sở đểphục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của Kiểm toán viên

- Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) địnhnghĩa: KSNB là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiệntrong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sựchính xác trong ghi chép của sổ sách

- KSNB ngày càng được quan tâm nhiều hơn đặc biệt là sau sự thất bại trong các cuộc kiểm toán (mà điển hình là Mc Kesson & Robbins)

1.1.2.2 Giai đoạn hình thành

- Công trình nghiên cứu của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ

năm 1949 định nghĩa: “KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thứcliên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản,kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động

có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”

- Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) – báo cáo thủ tục kiểmtoán 29 “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên”, lần đầu tiên phân biệtKSNB về kế toán và KSNB về quản lý

+ KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán.

tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị

KSNB về kế toán, nhưng không bị buộc đánh giá KSNB về quản lý

+ KSBN về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính=>Kiểm toán viên cần đánh giá KSNB

+ KSNB về quản lý liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính=>Kiểm toán viên sẽ không bị buộc phải đánh giá chúng

trong đó giới hạn nghiên cứu KSNB về kế toán, đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kếtoán: phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn, hạn chế tiếp cận tài sản và kiểm kê

SAP 54

+ Kiểm soát quản lý, không chỉ hạn chế ở kế hoạch, tổ chức và các thủtục, mà còn bao gồm quá trình ra quyết định cho phép thực hiện nghiệp vụ của nhà quản lý

+ Kiểm soát kế toán bao gồm các thủ tục và cách thức tổ chức ghi nhận

vào sổ sách để bảo vệ tài sản, tính đáng tin cậy của số liệu.

Như vậy trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm KSNB đã khôngngừng được mở rộng và vượt ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép

sổ sách kế toán Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, KSNBvẫn mới dừng lại như một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trongkiểm toán báo cáo tài chính

1.1.2.3 Giai đoạn phát triển

Vào những năm 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và các nước phát triểnmạnh mẽ cùng với tai tiếng các vụ gian lận ngày càng tăng, với quy mô ngàycàng lớn, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh tế

Năm 1977: Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời

Năm 1979: SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về KSBN đốivới công tác kế toán của công ty mình Yêu cầu về báo cáo KSNB của công tycho công chúng là một chủ đề gây ra nhiều tranh luận

Năm 1985: Ủy ban COSO được thành lập là một ủy ban thuộc Hộiđồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (TreadwayCommission) Hội đồng quốc gia này được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổchức là: Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội kế toán viên quản trị(IMA), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ(AAA), Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA)

Năm 1992 báo cáo COSO đã được phát hành sau một thời gian dài làmviệc, báo cáo là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểmsoát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống Nó cung cấp một tầm nhìn rộng vàmang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đếnbáo cáo tài chính mà được mở rộng ra các phương diện hoạt động và tuân thủ

1.1.2.4 Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay)

Hàng loạt nghiên cứu về KSNB ra đời trong nhiều lĩnh vực khác nhau

sau báo cáo COSO 1992

quản trị - ERM (2004) hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp được hình thành.ERM gồm 8 yếu tố: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện,

đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông

và giám sát

cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính

-Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ (gọi tắt là COSO Guidance2006) Đặc điểm của báo cáo này là tập trung hướng dẫn cho phù hợp vớiđiều kiện của các doanh nghiệp nhỏ hơn là việc tuân thủ luật Sarbanes Oxley(2002) đã đánh dấu một bước chuyển lớn trong việc giúp cho các nhà quản lý

và kiểm toán viên phát hiện ra gian lận

ISACA ban hành nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học (CIS –

Computer Information System), bản tiêu chuẩn “Các mục tiêu kiểm soát trongcông nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” được ban hành, bao gồmnhững lĩnh vực hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ,giám sát

- Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: SAS 78 (năm 1995) xem xétkiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính (điều chỉnh SAS 55) SAS

94 (năm 2001) ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNBtrong kiểm toán báo cáo tài chính ISA 315 hiểu biết về tình hình kinh doanh,

môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu, địnhnghĩa KSNB dựa trên định nghĩa COSO 1992 ISA 265 thông báo về nhữngkhiếm khuyết của KSNB đã xác định việc quan tâm của kiểm toán viên vàthông báo về khiếm khuyết KSNB phát hiện

- Phát hiện theo hướng kiểm toán nội bộ: Mục tiêu của kiểm soát nội bộtheo Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) bao gồm: độ tin cậy và tính trungthực của thông tin; tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật vàquy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu quả và tinh tế các nguồn lực; hoànthành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình.

- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể:

Năm 1998 Báo cáo Basel của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BaselCommittee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ kiểmsoát nội bộ trong ngân hàng Lĩnh vực ngân hàng là lĩnh vực đã có nhữngnghiên cứu khá đầy đủ và chi tiết về kiểm soát nội bộ trong ngành nghề củamình Báo cáo này không đưa ra những lí luận mới mà chỉ vận dụng các líluận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng, theo báo cáo này kiểm soátnội bộ bao gồm các bộ phận sau:

thảo Hướng dẫn về giám sát HTKSNB (Exposure Draft, COSO 2008) dựatrên khuôn mẫu COSO 1992 nhằm nâng cao chất lượng giám sát đối vớiKSNB trong đơn vị Hướng dẫn này (COSO Guidance 2008) bao gồm 3 thànhphần: Hướng dẫn, Ứng dụng, Thí dụ

- Khuôn mẫu tích hợp kiểm soát nội bộ 2013:

Cấu trúc của Báo cáo COSO (2013) gồm 4 phần:

+ Phần 1 Tóm tắt cho nhà điều hành (Executive Summary): Trình bày tómlược những nội dung của Khuôn mẫu KSNB (Framework) giành cho Giám

đốc điều hành, thành viên ban quản trị và các vị trí quản lý cấp cao khác

KSNB bao gồm: định nghĩa KSNB, đưa ra những yêu cầu của một HTKSNB hữuhiệu gồm các bộ phận cấu thành HTKSNB và các nguyên tắc KSNB, cung cấpđịnh hướng cho nhà quản lý ở mọi cấp trong đơn vị biết các thiết kế, thực hiện vàđánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB 10 Khuôn mẫu KSNB là nội dung chính yếunhất của Báo cáo COSO 2013 Phần phụ lục cung cấp thêm thông tin tham khảobao gồm: Từ điển thuật ngữ, các lưu ý cho doanh nghiệp nhỏ và tóm tắt nhữngthay đổi của Báo cáo COSO 2013 so với báo cáo 1992 (Phụ lục không được coi làmột phần của Khuôn mẫu)

+ Phần 3 Công cụ đánh giá sự hữu hiệu của KSNB: Phần này cung cấpcác mẫu biểu (templates) và những ví dụ thực tế để hỗ trợ nhà quản lý trong việc ápdụng khuôn mẫu KSNB đặc biệt là khi đánh giá sự hữu hiệu của KSNB

này cung cấp phương pháp và ví dụ thực tế về việc áp dụng những yêu cầu củaKSNB (bao gồm các bộ phận và các nguyên tắc KSNB) vào việc chuẩn bị

các báo cáo tài chính cho bên ngoài

Theo COSO 2013, khuôn khổ chung của KSNB là nội dung quan trọngnhất, đã đưa ra định nghĩa về KSNB và tiêu chí về các bộ phận hợp thành mộtHTKSNB COSO 2013 không chỉ phục vụ cho công tác tài chính, kế toán màcòn mở rộng đối với phạm vi toàn doanh nghiệp (điều chỉnh 7 quan điểm cơbản và đưa ra 17 nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phầncấu thành KSNB dựa theo COSO 1992)

So với COSO 1992, COSO năm 2013 đã có những thay đổi cơ bản:

+ Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động củathế giới;

+ Hướng đến sự toàn cầu hóa thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng;+ Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước

xã hội;

+ Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô.

1.2 Các yếu tố cấu thành KSNB theo COSO 2013

1.2.1 Lí do cập nhập báo cáo COSO 2013

Sau hơn 20 năm kể từ khi ban hành báo cáo COSO đầu tiên (1992), môitrường kinh doanh đã có những thay đổi lớn, quá trình toàn cầu hóa tiếp tụcdiễn ra trên diện rộng, công nghệ thông tin ngày càng phát triển…đã ảnhhưởng đáng kể tới cách thức tổ chức kinh doanh, nhận diện, đánh giá và ứngphó rủi ro của doanh nghiệp Trước thực tế đó, Ủy ban COSO phải tiến hànhcập nhật báo cáo của mình và phiên bản cập nhật mới là COSO InternalControl 2013 đã ra đời từ những yêu cầu thực tiễn nêu trên

1.2.2 Mục tiêu báo cáo COSO 2013

Báo cáo COSO 2013 vẫn đưa ra ba mục tiêu cơ bản, dựa trên nền lýthuyết căn bản của báo cáo COSO 1992 mà HTKSNB cần hướng đến đó là:

- Mục tiêu hoạt động (Hiệu quả và hiệu năng hoạt động) + Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực;

- Mục tiêu báo cáo tài chính

+ Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết

Môi trường kiểm soát bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc(structure) của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB tổ chức.Con người chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong môi trường kiểmsoát Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó banquản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạođức để lan tỏa xuống toàn DN Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùngquan trọng Có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động

sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng

sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinhdoanh của DN

- Hiệu quả của việc thiết kế môi trường kiểm soát liên quan đến sựtham gia của Ban quản trị chịu ảnh hưởng bởi các vấn đề như:

(1) Sự độc lập của Ban quản trị đối với Ban Giám đốc và khả năng đánh giá hoạt động của Ban Giám đốc;

(2) Hiểu biết của Ban quản trị về các nghiệp vụ kinh doanh của đơn vị;(3) Mức độ Ban quản trị đánh giá về tính phù hợp của báo cáo tài chínhđối với khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng

- Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát

+Yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức truyền đạt thông tin

Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá

trị đạo đức Điều này phải chứng tỏ rằng người quản lý quan tâm đến tínhchính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị, thông qua các hình thức như:

+ Thiết lập phong cách điều hành của nhà quản trị ngay từ đầu và trongsuốt quá trình quản lý;

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người

quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hànhHTKSNB Được thể hiện thông qua các nội dung như: thiết lập trách nhiệmgiám sát; áp dụng chuyên môn phù hợp, hoạt động độc lập, cung cấp sự giámsát đối với HTKSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần

thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạnnhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ cam kết trong việc thu hút, phát

triển nguồn năng lực và duy trì việc sử dụng nhân viên nhằm đảm bảo nănglực phù hợp với từng mục tiêu đơn vị

Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo

cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

thưởng…

+ Thiết lập cơ sở cơ chế yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm KSNB trong tổ chức và thực hiện khắc phục khi cần thiết

* Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro ảnhhưởng đến việc đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các DN cần tăng cường đánhgiá và kiểm soát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựngquy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược

để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh Điều kiện tiênquyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu, mục tiêu phải được thiết lập ởcác mức độ khác nhau và phải nhất quán

Trên thực tế, mọi DN đều phải thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro

từ các nguồn bên trong, bên ngoài, ở tất cả các mức độ Do đó, việc đánh giárủi ro sẽ đạt chất lượng nếu:

- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện,đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng

- DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thểnhằm giảm thiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc

DN đã có biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi

ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được

- DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyếtđịnh một cách thận trọng mức độ rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được

và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép

Bốn nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro theo COSO 2013, bao gồm:

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để có

thể giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mụctiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạtđộng, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện các rủi ro trong việc đạt được các

mục tiêu của đơn vị và tiến hành phân tích rủi ro để lam cơ sở cho việc đốiphó với rủi ro Đơn vị cần phải phân tích các yếu tố rủi ro bên trong và bênngoài đơn vị, đặt ra cơ chế đánh giá rủi ro ở cấp độ đơn vị, ở từng bộ phận,từng chức năng, ước tính tầm quan trọng của rủi ro đã được nhận diện, xácđịnh cách thức ứng phó rủi ro

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các gian lận tiềm tàng khi đánh giá

rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị Đánh giá rủi ro bao gồm: đánh giáđộng cơ và áp lực, đánh giá cơ hội, đánh giá thái độ và tính duy lý Việc đánhgiá gian lận là xem xét khả năng mất mát tài sản, báo cáo gian lận và thamnhũng từ những cách khác nhau mà gian lận và hành vi sai trái có thể xảy ra

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi

trường ảnh hưởng đến HTKSNB Các thay đổi bao gồm: thay đổi từ bênngoài (kinh tế, chính trị…), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinhdoanh mới, kỹ thuật mới…), thay đổi từ thái độ, từ cách thức quản lý và triết

lý của người quản lý về HTKSNB

* Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập bới các chính sách

và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểurủi ro để đạt được các mục tiêu

Các hoạt động kiểm soát nên là một phần không thể tách rời trong cáctác nghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp Một HTKSNB có hiệu quả cần

có cơ cấu kiểm soát đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất

cả các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động Mọihoạt động kiểm soát bao gồm 2 nhân tố là:

+ Chính sách kiểm soát: là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việcthực hiện các thủ tục kiểm soát; có thể được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống

hoặc được lưu hành truyền miệng.

+ Thủ tục kiểm soát: là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuậtnghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý trong đơn vị

nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát được thiết kếphù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhaugữa các đơn vị và các nghiệp vụ

Ba nguyên tắc liên quan đến hoạt động kiểm soát theo COSO 2013, baogồm:

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để

góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhậnđược Các hoạt động kiểm soát như: xác định quy trình kinh doanh phù hợp, tíchhợp với đánh giá rủi ro, đánh giá sự kết hợp các loại hoạt động kiểm soát, điềuchỉnh việc phân công nhiệm vụ, xem xét mức độ hoạt động được áp dụng…

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và cải thiện các hoạt động kiểm soát

chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được cácmục tiêu của đơn vị Người quản lý hiểu và xác định sự phụ thuộc và liên kếtgiữa các quá trình kinh doanh, các hoạt động kiểm soát tự động

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội

dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục Thiếtlập các trách nhiệm và giải trình về chính sách và thủ tục được thực thi, thiếtlập các hoạt động kiểm soát được xây dựng dựa trên quy trình kinh doanh vàhoạt động hằng ngày của nhân viện, sử dụng nhân viên có năng lực, đưa racác hành động khắc phục…

* Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việcthiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việchình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự

tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp Thông tin vàtruyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyềnthông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêukiểm soát Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theochiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận đượcnhững thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao

Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau đượcđảm bảo:

- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo

và những người có thẩm quyền

đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo

thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo

về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN

- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

- DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cầnchú ý đến các khía cạnh sau:

ảnh hưởng của nó đến cá nhân khác Mỗi cá nhân có trách nhiệm rõ ràng, tiếp nhậnđầy đủ và chính xác chỉ thị của cấp trên, sử dụng các phương tiện truyền thông củađơn vị Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh

thông tin hữu hiệu trong nội bộ.

cũng phải được tiếp nhận một cách trung thực và đầy đủ nhờ đó đơn vị mới có thể

có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài ( nhà nước, cổ đông…)cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu củapháp luật Truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vaitrò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính

Thông tin và truyền thông đảm bảo cho việc kiểm soát có thể thực hiệnmột cách hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt sẽ đảm bảo sự trung thực củacác thông tin

Ba nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông theo COSO

2013, bao gồm:

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích

hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB Để đáp ứng yêucầu của nguyên tắc này đơn vị cần xác định yêu cầu về thông tin, thu thập cácnguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị, hệ thống thông tin cung cấpthông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, dễ tiếp cận, an toàn…

Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần

thiết, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm đối với KSNB, nhằm hỗ trợ chochức năng kiểm soát Truyền đạt thông tin KSNB cho nhân viên, truyền thôngvới hội đồng quản trị, cung cấp kênh thông tin riêng biệt, lựa chon phươngpháp truyền thông phù hợp

Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn

vị về các vấn đề ảnh hưởng đến KSNB Quá trình truyền đạt thông tin phùhợp và kịp thời cho các đối tượng bên ngoài bao gồm cả cổ đông, đối tác,khách hàng, nhà cung cấp…Cho phép truyền thông ngược lại…

* Giám sát

Giám sát kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của KSNBtrong từng giai đoạn Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả củacác kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cầnthiết Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạtđộng liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giámsát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị vàbao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên

Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có đượcqua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể chothấy các vấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện Khách hàng thường xácminh các thông tin trong hóa đơn thông qua việc thanh toán hóa đơn hoặckhiếu nại về số tiền phải trả Ngoài ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thôngtin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, ví dụnhư, các thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý ngânhàng Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thểxem xét các trao đổi thông tin từ kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB

Hai nguyên tắc liên quan đến giám sát theo COSO 2013, bao gồm:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh

giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những thành phần nào củaKSNB có hiện hữu và đang hoạt động

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của

KSNB một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm ban giámđốc và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục Đánh giá kết quảhội đồng quản trị và người quản lý, khi thích hợp tiến hành kiểm tra kết quảcho việc đánh giá thường xuyên và định kỳ; báo cáo những khiếm khuyết chongười quản lý cấp cao và hội đồng quản trị; giám sát các biện pháp khắc phục

Tóm lại 17 nguyên tắc trên là kim chỉ nam để hướng dẫn các DN thiết

kế một HTKSNB hiệu quả nhằm mang lại tối đa lợi ích cho DN

1.3 Lợi ích và hạn chế của KSNB

1.3.1 Lợi ích của HTKSNB

Doanh nghiệp luôn hoạt động trong môi trường phát triển liên tục, do vậyrủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt sẽ không ngừng thay đổi Vì vậy, KSNB làmột phần thiết yếu của công tác quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả.KSBN sẽ giúp Ban giám đốc đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanhnghiệp và ngăn chặn các hoạt động bất hợp lệ KSNB không chỉ là các tài liệuhướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấp của tổ chức cũng phải tham gia thựchiện Đó là một quá trình được thiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt đượcmục đích, nhưng tự nó không dừng lại ở đó vì phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý vềviệc cần phải đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

+ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

+ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;

+ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và

+ Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi

ro chưa đầy đủ

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một HTKSNBcũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trongviệc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám

sát trực tiếp của bản thân

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổđông, một HTKSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổđông Xét về điểm này, một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệthống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối vớicông ty có nhà đầu tư bên ngoài

1.3.2 Hạn chế tiềm tàng của KSNB

Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hànhHTKSNB Thế nhưng vẫn không thể có một HTKSNB hoàn toàn hữu hiệu.Bởi lẽ, ngay cả khi có thể xây dựng một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tínhhữu hiệu thật sự của nó vẫn chủ yếu phụ thuộc vào nhân tố con người, tức làphụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, HTKSNB chỉ giúp đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vìbản thân HTKSNB có những hạn chế tiềm tàng

Hạn chế vốn có của HTKSNB xuất phát từ những nguyên nhân sau:

HTKSNB không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại

Ví dụ: khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc có thể thực hiệncác xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọn thực hiện và về phạm vi, mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận

thường xuyên, lặp đi, lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

+ Sai sót bởi con người thiếu chú ý, thiếu thận trọng khi thực hiện chứcnăng nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu của công việc

+ Khả năng của HTKSNB không phát hiện (KSNB có thể bị vô hiệu hóa)

do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế

Ví dụ, Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng

nhằm thay đổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác.

+ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình;

+ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát

Tóm lại, những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến choKSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạtđược các mục tiêu của mình HTKSNB chỉ có thể dự tính trước những rủi ro

do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hếtnhững rủi ro có thể lường trước được, nhất là những sai phạm đột xuất, bấtthường Do đó, KSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện

1.4 kiểm soát nội bộ quy trình thanh, quyết toán công trình xây dựng

1.4.1 Đặc điểm của hoạt động xây dựng công trình

a Công trình xây dựng: là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động

của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kếtđịnh vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phầndưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế Côngtrình xây dựng bao gồm công trình dân dụng, công trình công nghiệp, giaothông, nông nghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật vàcông trình khác

Công trình xây dựng được phân theo loại và cấp công trình

Loại công trình được xác định theo công năng sử dụng gồm công trìnhdân dụng, công trình công nghiệp, công trình giao thông, công trình nôngnghiệp và phát triển nông thôn, công trình hạ tầng kỹ thuật và công trình quốcphòng, an ninh

Cấp công trình được xác định theo từng loại công trình căn cứ vào quy

mô, mục đích, tầm quan trọng, thời hạn sử dụng, vật liệu sử dụng và yêu cầu

kỹ thuật xây dựng công trình

Cấp công trình gồm cấp đặc biệt, cấp I, cấp II, cấp III, cấp IV và cáccấp khác theo quy định của Chính phủ

b Chi phí đầu tư xây dựng công trình bao gồm:

- Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư : Chi phí bồi thường,

hỗ trợ và tái định cư gồm chi phí bồi thường về đất, nhà, công trình trên đất, các tàisản gắn liền với đất, trên mặt nước và chi phí bồi thường khác theo quy định; cáckhoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phí tái định cư; chi phí tổ chức bồithường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng (nếucó); chi phí chi trả cho phần hạ tầng kỹ thuật đã được đầu tư xây dựng (nếu có) vàcác chi phí có liên quan khác;

- Chi phí xây dựng: gồm chi phí phá dỡ các công trình xây dựng, chiphí san lấp mặt bằng xây dựng, chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình, xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công;

- Chi phí thiết bị: gồm chi phí mua sắm thiết bị công trình và thiết bịcông nghệ; chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); chi phí lắp đặt, thínghiệm, hiệu chỉnh; chi phí vận chuyển, bảo hiểm; thuế và các loại phí, chi

phí liên quan khác;

- Chi phí quản lý dự án: gồm các chi phí để tổ chức thực hiện các côngviệc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc xâydựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng;

- Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng: gồm chi phí tư vấn khảo sát, lập Báocáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có), lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, lập Báo cáokinh tế - kỹ thuật, chi phí thiết kế, chi phí tư vấn giám sát xây dựng công trình vàcác chi phí tư vấn khác liên quan;

- Chi phí khác: gồm chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán , nhà tạm và một số chi phí không xác định trong thiết kế

phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án

1.4.2 Quy trình thanh, quyết toán công trình xây dựng tại các BQL dự án

1.4.2.1 Quy trình thanh toán công trình xây dựng

Phối hợp tổ chức nghiệm thu

hồ sơ

Hồ sơ thanh toán Hồ sơ

Hồ sơ thanh toán

thanh toán

Lãnh đạo cơ quan Lãnh đạo bộ phận

Cán bộ thanh toán cấp phát vốn thanh toán vốn

vốn đầu tư

Xem xét xử lý Kiểm tra thủ tục đối chiếu sốliệu

Hình 1.1: Quy trình thanh toán công trình xây dựng

a Tiêu chí xác định khối lượng xây lắp hoàn thành đủ điều kiện thanh toán:

- Khối lượng thực hiện có trong thiết kế đã được thẩm định và phê duyệt

- Khối lượng thực hiện có trong dự toán hoặc tổng dự toán được thẩm định và phê duyệt

- Khối lượng được A-B nghiệm thu (đạt yêu cầu về chất lượng), Bên A

đã chấp nhận thanh toán

b Tiếp nhận hồ sơ từ nhà thầu

Hồ sơ thanh toán:

Khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn thanhtoán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghịthanh toán gửi Kho bạc nhà nước, bao gồm:

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng

đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếucó) và đại diện bên nhận thầu Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủđầu tư gửi Bảng tính giá trị khối lượng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng

đã ký kết đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tưvấn(nếu có) và đại diện bên nhận thầu

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc thanh toán tạm ứng - phụ lục

làm việc với nhà thầu để:

- Kiểm tra bảng xác định giá trị hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

- Tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu cóyêu cầu trong hợp đồng);

hoặc ngoài hợp đồng theo quy định của nhà nước (ví dụ kiểm tra đơn giá, trình kýhợp đồng bổ sung, hoặc phụ lục hợp đồng );

- Kiểm tra giấy tờ, và lập biên bản giao nhận tài liệu với nhà thầu

c Nộp hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành cho kho bạc nhà nước

Ngoài tài liệu nộp một lần và tài liệu hàng năm khi thanh toán khốilượng hoàn thành, cán bộ thanh toán của chủ đầu tư còn gửi đến KBNN cáctài liệu sau:

*Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng;

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, cán bộ thanh toán của chủđầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có)

Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửithêm Hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiếntrúc cũ; Dự toán được duyệt; Biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có)

(các công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, các chi phí

thẩm tra, thẩm định do các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện theo

chứcnăng, nhiệm vụ được giao )

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chikhông thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thểlập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

đến KBNN các tài liệu như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợpđồng xây dựng

1.4.1.2 Quyết toán hợp đồng xây dựng

a Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng

Nhà thầu trình

Kiểm toán độc lập

hồ sơ quyết toán

Chủ đầu tư xem

xét phê duyệt quyết toánCơ quan thẩm tra

Cơ quan cấp trên chủ đầu tư

Kho bạc hoặc tổ chức

tín dụng

Trình, kiểm tra:

Kiểm tra:

Hình 1.2: Quy trình quyết toán công trình xây dựng

- Sau khi Bên nhận thầu dựa vào các căn cứ trên để lập hồ sơ quyết toán thì chuyển Chủ đầu tư xem xét và ký hồ sơ quyết toán;

- Chủ đầu tư xem xét đã đầy đủ hồ sơ quyết toán chưa? Bên nhận thầu lập

đã đúng các mẫu biểu theo quy định hiện hành của Nhà nước chưa? Sau khi đối chiếu,xem xét đã đầy đủ pháp lý thì Chủ đầu tư sẽ ký hồ sơ quyết toán;

quan thẩm tra, phê duyệt quyết toán (nếu thấy cần thiết) Trừ các dự án trọng điểmquốc gia, dự án nhóm A, nhóm B sử dụng vốn nhà nước khi hoàn thành đều phảikiểm toán quyết toán trước khi trình cấp có thẩm quyền thẩm tra, phê

duyệt quyết toán;

toàn bộ khối lượng sau đó ra thông báo thẩm tra và quyết định phê duyệt quyếttoán;

- Sau khi có báo cáo thẩm tra và quyết định phê duyệt quyết toán sẽ gửicho Chủ đầu tư; Cơ quan quản lý cấp trên của Chủ đầu tư, Các nhà thầu liên quan;

Cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán để kiểm soát và thanh toán nốt số tiền cònlại

b Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng

Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loạihợp đồng và giá hợp đồng Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựngphải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:

- Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợpđồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng;

- Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi tắt là quyết toánA-B), trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khốilượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã

ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giaothầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu;

- Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng;

- Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng

1.4.3 Rủi ro trong quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng

Thời gian qua, Bộ Tài chính đã ban hành nhiều quy định, đơn giản hóa

hồ sơ quy trình thanh toán, minh bạch hóa trách nhiệm giữa chủ đầu tư và cơquan thanh toán trong quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư Để đẩynhanh tiến độ thanh toán vốn đầu tư, nhiều quy định cải cách thủ tục hànhchính, rút ngắn thời gian chuyển kế hoạch vốn cũng đã được ban hành Quytrình kiểm soát thanh toán, phương thức kiểm soát thanh toán được thay đổi,rút ngắn, tạo điều kiện cho chủ đầu tư và nhà thầu linh hoạt hơn trong việcthanh toán, đẩy nhanh tiến độ giải ngân vốn đầu tư công

Tuy nhiên, hiện nay việc quản lý, thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành cònnhiều bất cập, vướng mắc Ví dụ như chưa có quy định cụ thể nên chưa có cơ

sở pháp lý chặt chẽ trong quản lý, thanh toán kế hoạch vốn Quy định hiệnhành cũng chưa bao quát được phạm vi tất cả các dự án sử dụng vốn đầu tưcông Việc quản lý vốn tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng theo hợp đồng đốivới nguồn vốn ngân sách nhà nước (NSNN) còn chưa chặt chẽ, chưa có chếtài quy định cụ thể, tỷ lệ tạm ứng theo hợp đồng quá cao (trên 50%) dẫn đến

số dư tạm ứng tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) là rất lớn

Đối với quy định về quyết toán dự án hoàn thành, việc quản lý các nguồn vốnnhà nước và ngoài nhà nước lại có sự khác nhau về thẩm quyền quyết định dự

án đầu tư và cách thức quản lý chi phí đầu tư của dự án Do vậy, chế độhướng dẫn quyết toán hiện hành đối với các đối tượng sử dụng vốn nhà nướctrong đầu tư công có khoảng trống nhất định, cần phải được khắc phục bằngvăn bản quy phạm pháp luật với hình thức cao hơn thông tư

1.4.4 Các thủ tục kiểm soát trong quy trình thanh quyết toán công trình

Bộ Tài chính đã xây dựng dự thảo nghị định trình Chính phủ ban hành

để hoàn thiện đồng bộ cơ chế quản lý thanh toán, quyết toán với phạm vinguồn vốn đầu tư công theo quy định của Luật Đầu tư công năm 2019

Nghị định sẽ bao gồm toàn bộ các hoạt động về quản lý, thanh toán,quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công theo quy định của Luật Đầu tưcông năm 2019; khắc phục tình trạng nhiều văn bản quy phạm pháp luật cùngđiều chỉnh, quản lý, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công; quản lý chặt chẽ

và đẩy nhanh tiến độ giải ngân vốn đầu tư công

Dự thảo nghị định sẽ quy định cụ thể về chính sách về quản lý, thanh toánvốn đầu tư công, về kiểm tra phân bổ, tạm ứng, thanh toán vốn; về quyết toántình hình sử dụng vốn đầu tư công nguồn NSNN hàng năm Theo đó, sẽ có quyđịnh chi tiết, xác định trách nhiệm của các đối tượng trong quy trình quản lý vềviệc quyết toán tình hình sử dụng vốn đầu tư nguồn NSNN hàng năm

Đối với việc quyết toán dự án hoàn thành, các quy định về quyết toán

dự án hoàn thành dự kiến đưa vào dự thảo nghị định được xác định trong từngkhâu Theo đó, dự thảo xác định rõ nguyên tắc chi phí đầu tư được quyết toán,nguyên tắc quyết toán dự án hoàn thành, tiểu dự án, công trình, hạng mụccông trình độc lập hoàn thành Việc lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thànhphải được quy định cụ thể Cùng với đó, việc thẩm tra quyết toán dự án hoànthành và phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành được quy định rõ từ cơ quanthẩm tra, nguyên tắc và cách thức thực hiện thẩm tra, thẩm quyền phê duyệtquyết toán dự án hoàn thành Đáng chú ý, dự thảo nghị định quy định rõ chế

độ báo cáo, kiểm tra, xử lý vi phạm và quyền hạn, trách nhiệm của các tổchức, cá nhân trong quyết toán dự án hoàn thành

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Nội dung chính của chương này giúp cho người đọc nắm được toàn bộ

cơ sở lí thuyết về kiểm soát nội bộ, HTKSNB và tính hữu hiệu của HTKSNBtheo khuôn mẫu báo cáo COSO

Trên thực tế mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm kinh doanh riêng nênngười quản lý cần thiết kế và xây dựng HTKSNB phù hợp với hoạt động kinhdoanh của đơn vị nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra và hạn chế những rủi rotiềm tàng

Việc hệ thống hóa lí luận về KSNB ở chương 1 làm cơ sở để chươngtiếp theo sẽ đi sâu vào phân tích thực trạng KSNB quy trình thanh quyết toáncông trình xây dựng tại công ty TNHH khai thác công trình thủy lợi BìnhĐịnh từ đó đưa vào nhận xét, đánh giá các ưu điểm và nhược điểm còn tồnđọng của KSNB quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tại công ty