Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại sở nội vụ tỉnh bình định

Sở Nội vụ tỉnh Bình Định là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dânUBND tỉnh Bình Định và được thành lập theo Quyết định số 194/2003/QĐ-UB ngày05/12/2003 của UBND tỉnh Bình Định, thực h

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập do tôi tự thực hiệndưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Thị Thái Thu Mọi số liệu, kết quảtrình bày trong luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất cứ mộtcông trình khoa học nào khác.

Tác giả luận văn

Hồ Phương Thủy

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo Trường Đại học Quy Nhơn;Lãnh đạo, Giảng viên Khoa Kinh tế và Kế toán; Lãnh đạo, Chuyên viên Phòng Đàotạo Sau đại học - Trường Đại học Quy Nhơn và tập thể giảng viên tham gia giảngdạy Lớp Cao học kế toán 20B - Ngành Kế toán – Khóa 20 đã tạo điều kiện về họctập và tận tâm truyền đạt kiến thức cho học viên chúng tôi trong suốt thời gian họctại trường;

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức cơ quan

Sở Nội vụ tỉnh Bình Định đã tích cực giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn;

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến PGS.TS VănThị Thái Thu đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này;

Trong quá trình học tập, nghiên cứu viết luận văn, chắc chắn không thể tránhkhỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng góp của cácthầy, cô

Trân trọng cảm ơn./

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán là kiểm tra, giám sát, quản lýcác khoản thu chi, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ, sử dụng tài sản và nguồn hìnhthành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kếtoán Để thực hiện nhiệm vụ đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vài trò tolớn trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý gian lận, sai sót trong quá trình hoạt độngcủa các Doanh nghiệp cũng như cơ quan hành chính (CQHC) nhà nước

Sở Nội vụ tỉnh Bình Định là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân(UBND) tỉnh Bình Định và được thành lập theo Quyết định số 194/2003/QĐ-UB ngày05/12/2003 của UBND tỉnh Bình Định, thực hiện chức năng tham mưu giúp UBNDtỉnh Bình Định quản lý về: Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, cải cách hành chính Vớimục tiêu tổng quát “Chương trình hành động của ngành Nội vụ” đó là: Tập trung thammưu triển khai thực hiện Kế hoạch thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW, Nghị quyết số19-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII; thực hiện tinh giản biênchế; hướng dẫn việc sắp xếp, hoàn thiện chức danh, số lượng và chế độ, chính sách đốivới người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn theo Quyết định số41/2018/QĐ-UBND của UBND tỉnh gắn với Nghị định số 34/2019/NĐ-CP của Chínhphủ; tham mưu các giải pháp, nhiệm vụ cải cách hành chính nhằm cải thiện và nâng caocác chỉ số cải cách hành chính; nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức đểnắm bắt kịp thời những xu thế mới, chú trọng bồi dưỡng các kỹ năng hỗ trợ, phục vụcông tác quản lý, điều hành; tiếp tục quan tâm hơn nữa đến công tác tôn giáo, công tácthi đua khen thưởng và văn thư – lưu trữ; tăng cường chất lượng công tác thanh tra,kiểm tra theo Kế hoạch và thanh tra công vụ

Từ các yêu cầu trên đòi hỏi Sở Nội vụ tỉnh Bình Định phải có hệ thống KSNBhữu hiệu để có thể thể hiện vai trò trong việc nâng cao chất lượng công tác quản lý lànhững phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn và phòng ngừa những rủi

ro có thể xảy ra, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt

được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập Tuy nhiên trong bốicảnh hiện nay, KSNB trong khu vực công của Việt Nam chưa được xác định cụ thểnên hệ thống KSNB của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định vẫn chưa phát huy vai trò vàhiệu quả của nó Mặc dù hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơchế và nắm vai trò giám sát nội bộ, nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng KSNBnày tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định

kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý KSNB và sử dụng nguồn lực công

Xuất phát từ những nhận định nêu trên, tôi đã chọn nghiên cứu đề tài

“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định”

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan

Thời gian qua, đề tài về KSNB được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứutrên nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau Kết quả mỗi công trình nghiên cứuđều đạt những ưu điểm, nhược điểm khác nhau Nhưng nhìn chung qua mỗi côngtrình đều góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB của các thành phần kinh tế nói chung

và đơn vị hành chính nhà nước nói riêng

Tổng quan các công trình nghiên cứu đã công bố ở trong nước

Đối với các luận văn:

Võ Trí Dũng (2014) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện sốt rét –

Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn Luận văn thạc sĩ Kinh tế Trường Đại học

Quy Nhơn [3] Luận văn đã đánh giá khá rõ nét về thực trạng KSNB tại Viện sốt rét– Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn và qua đó đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm ngăn ngừa, hạn chế rủi ro trong công tác KSNB tại đơn vị

Trần Thị Cẩm Uyên (2014) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai Luận văn thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Lạc Hồng [22].

Luận văn đã tổng hợp lý luận, khảo sát thực tế, đánh giá thực trang quản lý tài chínhtại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai đưa ra những việc làm được và những việc làmchưa được; cuối cùng đưa ra kiến nghị đối với Nhà nước, Sở Y tế, Bệnh viện đakhoa Đồng Nai để hoàn thiện hệ thống KSNB

Nguyễn Thanh Hiếu (2015) Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Kho bạc nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp Luận văn Thạc

sĩ Kế toán Trường Đại học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh [5] Luận văn đã nêu rõảnh hưởng của các nhân tố KSNB đến hệ thống KSNB tại Kho bạc Nhà nước TP

Hồ Chí Minh và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Khobạc Nhà nước TP Hồ Chí Minh

Nguyễn Ngọc Thu (2015) Hoàn thiện kiểm soát nội bộ các khoản chi tại Sở Tài chính Bình Định Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Quy Nhơn [20].

Luận văn đã hệ thống hóa được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB, đánh giáthực trạng hệ thống kiểm soát chi tại Sở Tài chính Bình Định, qua nghiên cứu thựctiễn đã đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soátnguồn chi tại Sở Tài chính Bình Định

Hoàng Thị Phương (2016) Hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Đa Khoa tỉnh Bình Định Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Quy

Nhơn [7] Luận văn này đã đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại bệnh viện ĐaKhoa tỉnh Bình Định để từ đó đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm tăngcường hiệu quả hệ thống KSNB tại đơn vị

Phạm Ngọc Thanh (2017) Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ban quản lý dự án phát triển nông thôn tổng hợp các tỉnh miền Trung-khoản vay bổ sung Luận văn Thạc sĩ Kế toán Trường Đại học Lao động - xã hội [18] Luận văn

đã hệ thống được những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB, đánh giá thực trạng hệthống KSNB tại Ban quản lý dự án và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệthống KSNB tại Ban quản lý dự án

Đối với các giáo trình, sách tham khảo:

Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2012).Giáo trình Kiểm soát nội

bộ Nhà xuất bản Phương Đông [21] Nội dung giáo trình trình bày về các nội dung

cơ bản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO, các loại gian lận và biện phápphòng ngừa và KSNB với một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu

PGT.TS Nguyễn Phú Giang – TS Nguyễn Trúc Lê (2015) Giáo trình Kiểmtoán nội bộ Nhà xuất bản Tài chính [4] Nội dung giáo trình giới thiệu những vấn

đề cơ bản về kiểm toán nội bộ, kiểm soát và bản chất của kiểm soát, các kiểm soáttài chính cơ bản, hệ thống KSNB

Tổng quan công trình nghiên cứu nước ngoài

Năm 1992, Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ (thường gọi là COSO) của Hội đồngquốc gia chống gian lận báo cáo tài chính (BCTC) Hoa Kỳ (thường được gọi là Ủyban Treadway) đã công bố báo cáo COSO đưa ra một khuôn mẫu về KSNB Báocáo này thông qua việc cung cấp cái nhìn toàn diện về KSNB, đã đặt nền tảng cho lýthuyết về KSNB cho đến hiện nay.[19]

Các nghiên cứu về KSNB sau đó được phát triển mạnh, chuyên sâu vào cácloại tổ chức hoặc các loại hình hoạt động khác nhau Trong khu vực công, KSNBcũng rất được quan tâm Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức quốc tế các cơ quankiểm toán tối cao (INTOSAI) đã ban hành năm 1992, đưa ra các quan điểm vàhướng dẫn về KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực công

Kể từ khi ban hành báo cáo COSO đầu tiên, môi trường kinh doanh đã cónhững thay đổi lớn, quá trình toàn cầu hóa tiếp tục diễn ra trên diện rộng, công nghệthông tin ngày càng phát triển đã ảnh hưởng lớn đến cách thức tổ chức, kinh doanh,nhận diện, đánh giá và ứng phó rủi ro của Doanh nghiệp

Việc tham khảo các tài liệu nghiên cứu trên là rất hữu ích để tác giả tích lũythêm được kinh nghiệm, học được những cơ sở lý luận hay và rút ra được nhữngthiếu sót liên quan đến nội dung KSNB mà tác giả mong muốn tìm hiểu trong quátrình thực hiện viết luận văn của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống KSNB nói chung vàKSNB đối với các đơn vị khu vực công

Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận: Dựa trên hướng dẫn KSNB khu vực công của

INTOSAI (1992), INTOSAI (2013), COSO cập nhật năm 2013

- Thu thập dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

+ Thu thập dữ liệu: Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu để thực hiện nghiêncứu: Dữ liệu thứ cấp (DLTC) và dữ liệu sơ cấp (DLSC)

+ Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp định tính: Qua quan sát thực tế tổ chức hệ thống KSNB của SởNội vụ tỉnh Bình Định; Nghiên cứu tìm hiểu các văn bản pháp quy, Nội quy, quychế, Báo cáo của Sở; Khảo sát bảng câu hỏi

Phương pháp định lượng: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tổng hợp,phân tích đánh giá dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi

Kết hợp hai phương pháp, tổng hợp phân tích, so sánh đánh giá thực trạngKSNB giai đoạn 2017 – 2018, đưa ra phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệthống KSNB áp dụng cho Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Về lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trong các đơn vị hành chính

+ Thứ nhất: Đánh giá trung thực về thực trạng hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định, giai đoạn 2017 - 2018

+ Thứ hai: Tìm ra những mặt đạt được và hạn chế của hệ thống KSNB đang vận hành;

từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục về chữ viết tắt, sơ đồ, bảng biểu, tài liệu tham khảo và phụ lục Luận văn được kết cấu thành 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị hành chính Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ

tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam: “KSNB là quá trình do Ban quản trị,Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sựđảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tincậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật

và các quy định có liên quan” [2]

Theo điều 39,Luật Kế toán Việt Nam 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổchức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quyđịnh nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, pháthiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [10]

Theo (VAS) Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam: “KSNB là quy trình do Banquản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duytrì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việcđảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủpháp luật và các quy định có liên quan” [2]

Theo quan điểm của COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngườiquản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cungcấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu vàhiệu quả của hoạt động, Sự tin cậy của báo cáo tài chính và Sự tuân thủ pháp luật vàcác quy định” [1] Có thể khái quát định nghĩa về KSNB của COSO như sau:

(1) KSNB là một quá trình

KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phậntrong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểmsoát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

(2)KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người

Cần hiểu rằng KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểumẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị,Ban Giám đốc và các nhân viên Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơchế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

(3) KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối làcác mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có

thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu.

KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo làchúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa raquyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi íchđược mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thứcđầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họvẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro

(4) Các mục tiêu của KSNB

Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi

vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩnmực và chế độ kế toán hiện hành

Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hànhluật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đốivới những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phảihướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

Đối với mục tiêu sự hữu hiện và hiệu quả của các hoạt động KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mởrộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọimặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộcvào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thếnhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theoquan điểm COSO 2013, KSNB bao gồm các bộ phận sau:

- Môi trường kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

Thứ nhất, Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, các quy trình, và các cấu trúclàm cơ sở cho việc thực hiện KSNB trong tổ chức Hội đồng quản trị và quản lý cấpcao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của KSNB và nhữngtiêu chuẩn về đạo đức được mong đợi Chính vì thế môi trường kiểm soát tạo ra sắcthái chung của một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổchức, là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của KSNB nhằm xây dựng nguyên tắc

và cơ cấu hoạt động phù hợp Mội môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ

và hành động của nhà quản lý trong đơn vị kiểm soát và tầm quan trọng kiểm soát.Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng quan trọng đến quá trình thực hiện kết quảcủa các thủ tục kiểm soát

Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trịđạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đếntính trung thực và giá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý

và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiếtlập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạtđược mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên cónăng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp vớimục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo vềtrách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

Thứ hai, Đánh giá rủi ro

Mọi đơn vị không phân biệt quy mô, cấu trúc, ngành nghề đều phải đối mặtvới nhiều rủi ro từ các nguồn bên trong, bên ngoài, ở tất cả các cấp độ Không cócách nào triệt tiêu rủi ro, vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọngmức rủi ro như thế nào có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức chophép Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng xấuđến việc đạt các mục tiêu Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lýcác rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu sảnxuất, bán hàng, marketing, tài chính và các hoạt động khác, từ đó có thể quản trịđược rủi ro Đánh giá rủi ro liên quan đến một quá trình liên tục và lặp đi lặp lại đểnhận dạng và đánh giá rủi ro đối với việc đạt các mục tiêu Rủi ro đối với việc đạtcác mục tiêu xét trên tổng thể của tổ chức được xem xét tương ứng với khả năng đốiphó với rủi ro đã thiết lập

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro bao gồm 4 các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện

và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêuđơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính vàphi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu củađơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giárủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môitrường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB

Thứ ba, Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hoạt động được thiết lập thông qua các chính sách

và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để giảmthiểu những rủi ro để đạt các mục tiêu của đơn vị Các chính sách và thủ tục này thúcđẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điềukiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện ở tất cả các cấp của đơn vị, ở các giai đoạnkhác nhau trong quá trình kinh doanh và trong môi trường công nghệ thông tin Về mặtbản chất, chúng có thể là kiểm soát ngăn chặn hoặc kiểm soát phát hiện và có thể baogồm một loạt các hoạt động thủ công và tự động như phân quyền và phê duyệt, xácminh, đối chiếu và đánh giá thành quả kinh doanh Phân công phân nhiệm là một đặcthù trong việc lựa chọn và thiết lập của các hoạt động kiểm soát

Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát đểgóp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung vớicông nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dungcác chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

Thứ tư, Thông tin truyền thông

Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thốngthu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống truyền thông thông tin cho các đốitượng bên trong và bên ngoài đơn vị, như:

- Thông tin:

+ Là dữ liệu đã được xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định Khôngphải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quá trình xử lý

để đảm bảo tính hữu ích của thông tin đó, nó phải đáp ứng các yêu cầu:

Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.Tính kịp thời: Thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn để một cách toàn diện.

Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

+ Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thôngtin kế toán là một bộ phận quan trọng Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức

và được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau

+ Thu thập, xử lý thông tin, mục đích của hệ thống là tập hợp những thôngtin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho nhữngngười cần thiết Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro Trong đó, hệ thống

thông tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng Các nhân viên kế toán cần được

trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ.Mục tiêu của hệ thống kế toán là:

Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng Xácđịnh đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cáchđúng đắn

- Truyền thông:

+ Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồmtruyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các

bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài

+ Thông tin được truyền đạt bằng nhiều hình thức, văn bản, truyền miệng,thư điện tử, có thể bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn, có thể côngkhai tùy theo phân quyền quản lý và sử dụng thông tin của đơn vị Việc truyềnthông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thống KSNB Nó giúp cho nhânviên hiểu biết vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liênquan đến người khác như thế nào và họ yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai

+ Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn vềcác chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thônghữu hiệu Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toànđơn vị Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung củatoàn đơn vị cũng như của từng bộ phận.

Theo COSO 2013, Thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau

Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp,

Thứ năm, Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian.Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Thông thường, cầnkết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệucủa hệ thống KSNB

- Giám sát thường xuyên: Giám sát thường xuyên KSNB được thiết lập chonhững hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giámsát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viêntrong công việc hằng ngày Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tốcủa KSNB và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả

những hiện tượng vi phạm luật pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống

- Giám sát định kỳ:

Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi

ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ

sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả nhưmong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát

Những yếu kém của hệ thống KSNB phải được thông báo cho lãnh đạo cấptrên Giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện kiểm toán và các kiếnnghị của kiểm toán viên để chúng thực hiện được trong thực tế một cách hữu hiệu.

Theo COSO 2013, Giám sát gồm những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giáliên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống KSNB cóhiện hữu và đang vận hành đúng

Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệthống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hộiđồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tính củacác thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà là một thành phần chỉảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều màmỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau

1.1.3 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tại bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong việc thiết lập và vận hành

hệ thống KSNB, nhưng vẫn không thể có một hế thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu

Vì ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữuhiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, có nghĩa là phụthuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự… Nói cáchkhác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó có cáchạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyênphát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNBkhông thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mụctiêu của mình

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ quan hành chính

Cơ quan hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nướcđược thành lập ra để thực hiện chức năng quản lý điều hành mọi lĩnh vực của đời sống

xã hội CQHC Nhà nước hoạt động chấp hành và điều hành tức là thực hiện các quyếtđịnh của cơ quan quyền lực nhà nước; trực tiếp chỉ đạo, điều khiển các cơ quan, tổchức, công dân và điều hành các hoạt động đó hàng ngày Các CQHC Nhà nước đượccác cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập, hoạt động trên cơ sở của pháp luật,nên luật điều chỉnh các hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, đó là nhữngluật công Các cơ quan Nhà nước thực hiện các công việc trên cơ sở chấp hành cácnhiệm vụ được giao, các chỉ đạo theo chủ trương kế hoạch của Nhà nước Các cơ quannày có thể trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực của Nhà nước, chịu sựlãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực Nhà nước, chịu trách nhiệm vàbáo cáo công tác trước cơ quan quyền lực đó

Các CQHC Nhà nước trong cùng một ngành theo một hệ thống dọc đượcthống nhất tổ chức thành các đơn vị dự toán các cấp: Đơn vị dự toán cấp I, Đơn vị

dự toán cấp II, Đơn vị dự toán cấp III

Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị nhận trực tiếp ngân sách năm do cấp chính quyền

tương ứng giao và chịu trách nhiệm phân bổ dự toán ngân sách năm xuống cho đơn vị cấpdưới, quản lý điều hành ngân sách năm của cấp mình và cấp dưới trực thuộc

Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, có nhiệm

vụ nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân bổ dự toán cho đơn vị

dự toán cấp III, có trách nhiệm tổ chức điều hành quản lý kinh phí của cấp mình vàđơn vị dự toán cấp dưới

Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị dự toán trực tiếp sử dụng kinh phí từ đơn

vị cấp II hoặc đơn vị dự toán cấp I nếu không có cấp II, có trách nhiệm tổ chức thựchiện quản lý kinh phí của đơn vị mình và đơn vị dự toán cấp dưới

1.2.2 Nguồn tài chính của cơ quan hành chính

Tài chính trong CQHC Nhà nước được hiểu là các hoạt động thu và chi bằngtiền của các cơ quan Nhà nước để đảm bảo hoạt động thường xuyên của cơ quanNhà nước, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ mà Nhà nước giao phó

Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các CQHC Nhà nước có thể dongân sách nhà nước cấp toàn bộ hoặc một phần để duy trì các hoạt động cho sự tồntại và phát triển của các cơ quan Nhà nước đòi hỏi phải có các nguồn tài chính đảmbảo Trong khi đó, hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục

vụ lợi ích công cho xã hội, không đòi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do

tổ chức mình cung cấp phải trả tiền Do đó, ngân sách nhà nước sẽ phải cấp phátkinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức công Hiện nay, các tổ chức côngđược phép thu một số khoản thu như lệ phí, phí và các khoản thu khác theo Luậtpháp quy định nhằm bổ sung nguồn kinh phí hoạt động nhưng xét tổng thể thìnguồn kinh phí hoạt động chủ yếu vẫn do Nhà nước cấp

1.2.3 Chi tài chính trong cơ quan hành chính

Ở mỗi cơ quan, đơn vị, các khoản chi được chia thành hai loại gồm các khoản chi hoạt động thường xuyên và các khoản chi hoạt động không thường xuyên

- Các khoản chi thường xuyên: Là khoản chi để duy trì hoạt động thườngxuyên của các cơ quan, đơn vị thường ít có biến động lớn qua các năm, các khoảnchi thường xuyên mang tính ổn định khá rõ nét Tính ổn định của chi thường xuyêncòn bắt nguồn từ tính ổn định trong từng hoạt động cụ thể mà mỗi bộ phận của cơquan, đơn vị phải thực hiện

- Các khoản chi không thường xuyên: Gồm các khoản chi để thực hiện cácnhiệm vụ khoa học và công nghệ, các khoản chi thực hiện chương trình đào tạo; cáckhoản chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; các khoản chi thực hiện các nhiệm

vụ do Nhà nước đặt hàng theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định, chi vốn đối ứngthực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định; chi thực hiện các nhiệm vụđột xuất được cấp có thẩm quyền giao; chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ doNhà nước quy định; chi đầu tư phát triển bao gồm: chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắmtrang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyềnphê duyệt, chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài, chi cho các hoạtđộng liên doanh, liên kết và các khoản chi khác theo quy định

Các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ các khoản chiđáp ứng nhu cầu thực hiện các chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động của cơ quan,đơn vị, quản lý có hiệu quả các khoản chi thường xuyên và không thường xuyêntrong các cơ quan, đơn vị

1.2.4 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính theo tổ chức

INTOSAI

1.2.4.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

 Theo hướng dẫn INTOSAI năm 1992

Khái niệm KSNB được định nghĩa như sau:

“KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy

trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức” [17]

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích

- Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ

- Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn, kịp thời

 Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013

Khái niệm KSNB theo INTOSAI 2013 cũng giống như INTOSAI 2004 tuynhiên về mục tiêu báo cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi

ro, KSNB và biện pháp giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

và tăng cường năng lực giám sát của tổ chức

- Các vấn đề không thay đổi trong INTOSAI 2013:

+ Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá hữu hiệu của hệ thống KSNB.+ Sử dụng xét đoán trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.+ Xác định KSNB là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạtđược các mục tiêu về: Tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, tôn trọngpháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý vàthông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thấtthoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích

+ Xác định hệ thống KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

- Các thay đổi trong INTOSAI 2013 là:

+ Hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ

đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức.+ Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo, mục tiêu tài chính và phi tài chính

+ Hướng dẫn cụ thể KSNB trong môi trường tin học

+ Các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn; nguyên tắc kết nối

1.2.4.2 Các bộ phận hợp thành kiểm soát nội bộ

Tương tự báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI cũng đưa ra hệthống KSNB gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểmsoát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

Về môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởngđến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong đơn vị Hay nói cách khác,

môi trường kiểm soát được xem là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạtđộng của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thànhviên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB.

Những nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:

Một là: Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong đơn vị

Tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuậnlợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch, đạtđược mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủtục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị

Nếu nhân viên có năng lực, học vấn cao, đáng tin cậy nhiều khi quá trình kiểmsoát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB.Bên cạnh đó, mặc dù đơn vị có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soátchặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực

về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả

Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý cần có những chínhsách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luậtnhân viên Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểmsoát mạnh

Hai là: Triết lý quản lý và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo

Bộ máy đơn vị hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý, điềuhành của lãnh đạo, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, baogồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong hoạt động

Nếu nhà quản lý có quan điểm trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xuhướng coi trọng tính trung thực của BCTC đồng thời có những biện pháp để hạn chếtối đa rủi ro thì môi trường kiểm soát sẽ mạnh Ngược lại nếu nhà quản lý có tưtưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể BCTC sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ

đó môi trường kiểm soát sẽ có thể yếu kém

Đồng thời, nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của liêm chính và đạođức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủynhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế,quy trình hoạt động…sẽ tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên trongđơn vị nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB tốt hơn, tạo sự phát triểnbền vững cho đơn vị.

Ba là: Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển công việc trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, tráchnhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trongđơn vị sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảomột hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai cácquyết định cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ đơn vị.Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong hoạt động

Bốn là: Những chỉ đạo, hướng dẫn của lãnh đạo

Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cáchthức điều hành đúng theo các chính sách của đơn vị đặt ra Ví dụ những chỉ đạo,hướng dẫn của Ban Giám đốc về hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kếhoạch hoạt động, kế hoạch dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kếhoạch tài chính là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát Nếu công tác

kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, sẽ là một công cụ kiểmsoát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến

độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằmphát hiện kịp thời những vấn đề bất thường và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các

thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệuquả của hệ thống KSNB Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa

là hệ thống KSNB mạnh Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tínhhiệu quả của toàn hệ thống KSNB

Về đánh giá rủi ro:

Việc đánh giá rủi ro trong các đơn vị không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc,loại hình hay vị trí địa lý; bởi vì, bất kỳ tổ chức, đơn vị nào trong quá trình hoạtđộng đều phải đối mặt với rủi ro Những rủi ro này có thể do bản thân đơn vị hay từmôi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động

Rủi ro bên trong đơn vị thường do các nguyên nhân: Mâu thuẫn về mục đíchhoạt động, các chiến lược của đơn vị đưa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu Sựquản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán bộthấp, sự cố của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở

sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng Chi phí cho quản lý và trảlương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do cấp trên thiếu quan tâm…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên:Xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suấtxuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng

Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố bất lợi cho chủ thể, hay có thể hiểu nó là nhữngnguy cơ một hành động hay một sự việc có ảnh hưởng bất lợi đến việc đạt được nhữngmục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến lược của 1 tổ chức

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi

ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó xác lập các biện phápthích hợp để đối phó với rủi ro

Quá trình này gồm các bước:

Thứ nhất: Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro từ bên trong và bên ngoài, rủi ro ở cấp

độ toàn đơn vị và từng hoạt động Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm,mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động

và kết quả hoạt động của đơn vị

Một khi đơn vị nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thìnguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể Do đó, nhận dạng rủi ro phải đượcthực hiện thường xuyên, liên tục bởi vì các nhân tố ảnh hưởng luôn luôn thay đổi

Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnhhưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch củađơn vị và những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác được giao.

Thứ hai: Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiệnhay một hoạt động đối với hoạt động của đơn vị Trên thực tế không thể loại bỏ hếttất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được Để làm đượcđiều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnhhưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị

Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng xảy ra thì không cầnphải quan tâm nhiều Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng trọng yếu và khả năng xảy racao thì đơn vị cần tập trung chú ý Những tình huống nằm giữa hai thái cực nàythường gây khó khăn cho việc đánh giá Do vậy, đơn vị cần có những phương phápphân tích hợp lý

Để đánh giá rủi ro, các đơn vị có thể sử dụng các phương pháp định lượng đolường rủi ro sau: Sử dụng công cụ toán xác suất thống kê; dựa vào các đại lượngthống kê như giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn, độ biến thiên; sử dụnghàm hồi quy phân tích và dự báo xu hướng; phân tích dòng tiền; sử dụng thang điểm

để đánh giá Bên cạnh đó đơn vị có thể sử dụng ma trận đo lường rủi ro để đánh giácác rủi ro

Thứ ba: Đối phó rủi ro

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro, đó là: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro,tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phảiđược xử lý hạn chế và đơn vị duy trì hệ thống KSNB để có biện pháp thích hợp Cácbiện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phínhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn để đốiphó với những rủi ro

Về hoạt động kiểm soát:

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách, biện pháp, quy trình, thủ tục đảmbảo chỉ thị của Ban Lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho mục tiêuđặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức

Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa cácthời kỳ, báo cáo KSNB dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểmsoát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và cácchức năng

Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Kiểm soát phòng ngừa: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa

ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót

- Kiểm soát phát hiện: Là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra

nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót

- Kiểm soát bù đắp: Là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế

những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả

Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:

- Thủ tục ủy quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực

hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là một cáchthức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúngmong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố

rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể Tuân thủ những

quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hướng dẫn,trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp Việc chấp hành nghiêmtúc các thủ tục ủy quyền và xét duyệt sẽ hạn chế đáng kể những rủi ro có thể xảy ra

- Phân chia trách nhiệm: Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những

hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay

cá nhân nào được giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc Tráchnhiệm phải được giao một cách có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểmtra, kiểm soát Có 05 trách nhiệm chủ yếu: Ủy quyền, phê chuẩn, ghi

chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể

bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thựchiện việc phân chia phân nhiệm Khi đó, người lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro

và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên, đảmbảo rằng một người không xử lý mọi mặt của một nghiệp vụ trong một thời gian dài

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: Khả năng xảy ra rủi ro

gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và xử lý thông tin rất cao Do

đó, quá trình này cần phải được kiểm soát chặt chẽ Các nghiệp vụ phải được thựchiện theo quy trình hợp lý, hệ thống chứng từ, sổ sách phải được ghi chép rõ ràng.Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, quy trình thực hiện được sự hỗ trợ ngàycàng nhiều của công nghệ thông tin, phần mềm máy tính Vì vậy, quá trình kiểmsoát xử lý thông tin, nghiệp vụ được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng

dụng; trong đó: Kiểm soát chung là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục, ổn định Còn Kiểm soát ứng dụng là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng ứng dụng nhằm đảm bảo dữ liệu

được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý

- Kiểm soát vật chất: Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài

sản của đơn vị được bảo vệ một cách chặt chẽ, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát hoặc

sử dụng sai mục đích, góp phần trong việc sử dụng nguồn lực của Nhà nước có hiệu quả,hạn chế tình trạng tham ô, tham nhũng, vụ lợi

- Kiểm tra độc lập: Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành một

cách riêng lẻ, khách quan Điều này đòi hỏi những thành viên khi thực hiện kiểm tra phảiđộc lập đối với từng đối tượng được kiểm tra

- Phân tích rà soát: Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực

hiện bằng cách so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, kế hoạch hay giữathông tin tài chính và phi tài chính nhằm kịp thời phát hiện ra những biến động bấtthường để nhà quản lý có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Về thông tin và truyền thông:

Thông tin là cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong,truyền đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp Bảo đảm thông tin được cungcấp đúng chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời Rà soát và phát triển hệthống thông tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của ngườiquản lý đối với việc phát triển hệ thống thông tin

Truyền thông là duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa vụcủa mỗi thành viên; thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kémtrong hoạt động Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việccải tiến hoạt động; đảm bảo truyền thông gữa các bộ phận và mở rộng truyền thôngvới bên ngoài; phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, đồngthời theo dõi phản hồi thông tin

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổchức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viêntrong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo rabáo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: Từ cấptrên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cánhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống KSNB cũng như hoạt động củatừng cá nhân có tác động đến công việc của người khác ra sao Ngoài ra, cũng cần

có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa các tổ chức với các đối tượng bên ngoài nhưkhách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý Thông tin và truyền thông

là hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thôngtin và hệ thống báo cáo thông tin cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định.Không phải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quátrình xử lý để đảm bảo tính hữu ích của thông tin Do đó, thông tin cần phải chínhxác, kịp thời, truy cập thuận tiện và một số trường hợp cần tính bảo mật Thông tinđược cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ

phận quan trọng Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức và được thuthập từ nhiều nguồn khác nhau.

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấnmạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao gồm truyềnthông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộphận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài…

Về giám sát:

Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB Những khiếm khuyếtcủa hệ thống KSNB cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càngsớm càng tốt và có các điều chỉnh, cải tiến thích hợp Việc giám sát được thực hiệnthường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai Cụ thể:

- Giám sát thường xuyên: được thiết lập cho những hoạt động thông thường

và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chấtđịnh kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày.Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB, liên

quan đến việc ngăn chặn và phát hiện những hiện tượng vi phạm pháp luật, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống

- Giám sát định kỳ: thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống

đặc biệt Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi

ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ

sự đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

1.3 KINH NGHIỆM VẬN DỤNG BÁO CÁO INTOSAI TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH TRÊN THẾ GIỚI VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO VIỆT NAM

Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện tại các đơn vị công trên Thế giới nhưNhật Bản, Malaysia, Bồ Đào Nha…Kết quả nghiên cứu đã khẳng định hệ thốngKSNB có mối quan hệ chặt chẽ và tích cực đối trong việc phát hiện các gian lận,nâng cao độ tin cậy của kết xuất thông tin phục vụ cho quản lý, là công cụ thực hiệnhữu hiệu các mục tiêu của tổ chức Một số nghiên cứu như:

Eko & Hariyanto (2011) đưa ra kết quả nghiên cứu nhận định các cơ quanquản lý và các đơn vị nên nâng cao sự hữu hiệu của hệ thống KSNB, chức năngkiểm toán nội bộ, các cam kết của tổ chức vì chúng cải thiện kết quả quản lý, giúpcho đạt tốt hơn.

Nghiên cứu của Eginato (2011) cho thấy, khi có KSNB ở chuỗi các hoạtđộng trong đơn vị sẽ giúp cung cấp cách thức nhận diện các rủi ro dẫn đến sự thấtbại và giúp giảm thiểu (nhận diện và ngăn ngừa) các rủi ro có thể xảy ra

Nghiên cứu của Indriasih & Koeswayo (2014) đã chỉ ra sự hữu hiệu củaKSNB có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng báo cáo tài chính, cùng với ảnh hưởngcủa năng lực của cơ quan chính quyền đến chất lượng báo cáo tài chính, chất lượngbáo cáo tài chính có tác động tích cực đến kết quả thực hiện tính giải trình

Nghiên cứu của Shafie, Sanusi, Johari & Omar (2016) tại Malaysia cho thấy,các nhà quản lý ở các tổ chức phi lợi nhuận cần tạo một hệ thống KSNB hiệu quả đểđạt được kết quả mang muốn của tổ chức

Nghiên cứu của Jorge (2017) ở Bồ Đào Nha cho thấy, KSNB có vai trò quantrọng, tích cực trong việc chuẩn bị thông tin tài chính cho quá trình ra quyết định,đặc biệt là sự bảo đảm tính hợp pháp và hợp lý của các giao dịch cũng như việc xâydựng để nâng cao chất lượng thông tin và hiệu lực của quản lý ở chính quyền địaphương [6], [10], [11]

Trong đó, yêu cầu đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống KSNB trong đơn vị

để đảm bảo các yêu cầu: Tài sản của đơn vị được đảm bảo an toàn, tránh sử dụng saimục đích, không hiệu quả; các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và đượcghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực,hợp lý

Theo Luật Kiểm toán Nhà nước năm 2015, việc khảo sát thu thập thông tin

và đánh giá về hệ thống KSNB là một nội dung quan trọng trong giai đoạn chuẩn bịkiểm toán

Điều này cho thấy, tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động củađơn vị, cụ thể theo Quyết định số 02/2013/QĐ-KTNN ngày 29/3/2013 của

Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy trình kiểm toán ngân sách nhà nước quyđịnh, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán và thực hiện kiểm toán phải tổ chức khảosát và thu thập thông tin về hệ thống KSNB của đơn vị.

Trong đó, đánh giá về KSNB có chi tiết phải đánh giá môi trường kiểm soátthu, chi ngân sách nhà nước, nghiên cứu, đánh giá quy trình và thủ tục KSNB vềlập, chấp hành, quyết toán và kiểm soát thu, chi ngân sách, đánh giá tổng hợp về độtin cậy của hệ thống KSNB

Như vậy, với vai trò quan trọng của KSNB và tác động tích cực của nó đến kết quảhoạt động và các mục tiêu của đơn vị thì cần xem xét việc quy định về thực hiện KSNBhoặc có hướng dẫn thực hiện về KSNB một cách cụ thể hơn để các đơn vị áp dụng

Theo lộ trình cải cách hành chính (CCHC) công hiện nay, với tinh thần tăngcường áp dụng tiến bộ trong khoa học quản lý ở khu vực công và theo xu hướngchung của thế giới thì việc nghiên cứu áp dụng các chuẩn mực về KSNB cho đơn vịcông do Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao ban hành là phù hợp

Cụ thể, về KSNB, Tổ chức quốc tế các Cơ quan Kiểm toán Tối cao đã banhành nhiều chuẩn mực, đưa ra các nội dung cụ thể, có những quy định, hướng dẫn

và những kinh nghiệm cho đơn vị thuộc khu vực công khi áp dụng

Những chuẩn mực đã ban hành có thể nghiên cứu áp dụng gồm: (i)INTOSAI GOV 9100 - Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công;(ii) INTOSAI GOV 9110 - Hướng dẫn cho báo cáo sự hữu hiệu của KSNB: Kinhnghiệm của SAI trong vận hành và đánh giá KSNB; (iii) INTOSAI GOV 9130 -

Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công - Vấn đề thông tin trongquản lý rủi ro của tổ chức

Từ những vấn đề trên, trong thời gian tới, theo yêu cầu nâng cao chất lượnghoạt động, đổi mới đơn vị hành chính cần xem xét có những nghiên cứu về Chuẩnmực KSNB cho đơn vị khu vực công theo INTOSAI và triển khai thực hiện mộtcách bài bản tại Việt Nam, có thể bằng văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý nhànước chuyên ngành hay là một chương trình bồi dưỡng chuyên môn cho lãnh đạo,quản lý đơn vị hành chính

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hiện nay, nội dung kiểm soát nội bộ của INTOSAI được sử dụng khá phổbiến ở các đơn vị hành chính nhà nước trên cơ sở vận dụng cho phù hợp với đặcđiểm chính trị, điều kiện kinh tế và mô hình tổ chức quản lý tài chính nhà nước khácnhau ở mỗi quốc gia

Nội dung của Chương 1, tác giả đã tập trung làm rõ lý luận tổng quan về hệthống KSNB nói chung và KSNB trong các đơn vị hành chính nhà nước như sau:

- Làm rõ lý luận về hệ thống KSNB nói chung bao gồm các nội dung như:Lịch sử ra đời và phát triển lý luận về KSNB, định nghĩa về hệ thống KSNB, các bộphận hợp thành hệ thống KSNB và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB;

- Làm rõ lý luận về hệ thống KSNB trong các đơn vị hành chính bao gồmcác nội dung như: Khái niệm và đặc điểm của các đơn vị hành chính có ảnh hưởng

đến tổ chức hệ thống KSNB, sự cần thiết của hệ thống KSNB trong đơn vị hànhchính, khuôn mẫu kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính theo tổ chức INTOSAI;

- Bên cạnh đó, tác giả cũng đã tổng kết các kinh nghiệm vận dụng báoINTOSAI tại một số đơn vị hành chính trên thế giới và rút ra một số bài học kinh nghiệm

áp dụng cho Việt Nam

Việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB nói chung và KSNB trong các đơn

vị hành chính nhà nước dựa trên hướng dẫn về KSNB của INTOSAI ở chương 1 lànền tảng cho việc tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất các giải phápnhằm nâng cao tính hiệu lực của hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định ởchương 2 và chương 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

Để giúp Tỉnh ủy, UBND tỉnh về công tác tổ chức, xây dựng chính quyền, xâydựng đội ngũ công nhân viên chức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, Đảng bộ Bình Định

đã thành lập Phòng Tổ chức cán bộ UBND cách mạng tỉnh Bình Định (tiền thân củaBan Tổ chức chính quyền tỉnh và Sở Nội vụ ngày nay) Nhiệm vụ chủ yếu củaPhòng Tổ chức của UBND là tham mưu giúp Tỉnh ủy, UBND tỉnh và phối hợp vớicác ngành, các cấp, các đoàn thể, MTTQ tỉnh thực hiện công tác xây dựng bộ máychính quyền cách mạng các cấp ở địa phương; xây dựng đội ngũ cán bộ, thực hiệnchính sách cán bộ và quản lý biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp trong toàntỉnh… Mặc dù mới được thành lập trong điều kiện vừa học, vừa làm, song Phòng

Tổ chức cán bộ UBND cách mạng tỉnh đã làm tốt công tác tham mưu cho UBNDtỉnh về sắp xếp, bố trí, thực hiện chính sách cán bộ, kiện toàn bộ máy chính quyềnđịa phương, góp phần giải quyết và khắc phục hậu quả sau chiến tranh, khôi phục vàphát triển kinh tế- xã hội, ổn định đời sống nhân dân

Cùng với sự phát triển chung của tỉnh, trước yêu cầu thực tế đòi hỏi về côngtác tổ chức nhà nước ở địa phương và thực hiện hướng dẫn của Ban Tổ chức - Cán

bộ của Chính phủ về công tác tổ chức nhà nước, ngày 06 tháng 12 năm 1976 Chủ

tịch UBND tỉnh Nghĩa Bình ký Quyết định số 954 QĐ/TC thành lập Ban Tổ chứccủa UBND tỉnh sau đó đổi tên thành Ban Tổ chức chính quyền tỉnh đặt dưới sự chỉđạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh.

Chăm lo xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức,quản lý biên chế, quỹ tiền lương, chế độ chính sách…của đội ngũ Cán bộ, công chức(CBCC) ở các đơn vị hành chính, sự nghiệp và các tổ chức Hội trên địa bàn tỉnh

Ngày 01 tháng 07 năm 1989 tỉnh Bình Định được tái lập trên cơ sở chia táchtỉnh Nghĩa Bình thành tỉnh Bình Định và tỉnh Quảng Ngãi Từ thời điểm này Ban

Tổ chức chính quyền tỉnh Bình Định chính thức được thành lập và đi vào hoạt động

Cách mạng ngày càng phát triển, yêu cầu đối với công tác tổ chức nhà nướccấp tỉnh ngày càng cao, mô hình Ban Tổ chức chính quyền tỉnh không còn phù hợpvới điều kiện đất nước đang trong tiến trình hội nhập, mở rộng quan hệ với nhiềunước trên thế giới Vì vậy, đến cuối năm 2003 căn cứ Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg ngày 20/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh Bình Định đã banhành Quyết định số 194/2003/QĐ-UB ngày 05/12/2003 đổi tên Ban Tổ chức chínhquyền thành Sở Nội vụ và chính thức sử dụng tên gọi này kể từ ngày 15/12/2008cho đến nay

Năm 2008 ghi thêm nhiều dấu ấn đối với ngành Nội vụ Thực hiện chủtrương sắp xếp, tinh giản bộ máy của Đảng và Nhà nước, một số cơ quan quản lý đangành, đa lĩnh vực được thành lập, trong đó có Sở Nội vụ Công tác quản lý nhànước về Tôn giáo, Thi đua - khen thưởng và Văn thư - Lưu trữ được chuyển vềngành Nội vụ Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ,UBND tỉnh đã quyết định thành lập Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc Sở Nội

vụ tại Quyết định số 1891/QĐ-CTUBND và Ban Tôn giáo trực thuộc Sở Nội vụ tạiQuyết định số 1889/QĐ-CTUBND vào ngày 08/9/2008

Cùng với sự phát triển chung của cả nước và của tỉnh, dưới sự lãnh đạo của Tỉnh

uỷ, sự chỉ đạo của HĐND, UBND tỉnh ngành Tổ chức nhà nước tỉnh không ngừng pháttriển và trưởng thành Trong quá trình phát triển, Sở Nội vụ đã từng bước

được giao bổ sung chức năng nhiệm vụ và điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp vớithực tiễn yêu cầu quản lý nhà nước, đồng thời bảo đảm tính tập trung thống nhất trongviệc thực hiện chức năng nhiệm vụ của ngành trong cả nước Cụ thể: bổ sung chứcnăng quản lý nhà nước đối với hội và tổ chức phi chính phủ (1998); quản lý công tácCCHC (2002); quản lý nhà nước về tôn giáo, thi đua khen thưởng và văn thư lưu trữnhà nước (2008) Đến nay Sở Nội vụ đã trở thành Sở quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, từ

tổ chức bộ máy nhà nước đến văn thư, lưu trữ, tôn giáo và thi đua - khen thưởng

2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng

2.1.2.1 Vị trí chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng thammưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biênchế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị tríviệc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việctrong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với CBCC, viên chức, lao độnghợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; CCHC, cảicách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;CBCC, viên chức và CBCC xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ;văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

Sở Nội vụ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý toàn diện của UBND tỉnh về tổchức, biên chế và công tác quản lý, điều hành lĩnh vực tài chính, ngân sách, giá cảtheo quy định của pháp luật đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn,nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quyhoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án, dự án và chương trình,biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính về ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa bàn tỉnh

Về tổ chức bộ máy

Trình UBND tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các

cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện;

Trình UBND tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh theo quy định;

Trình UBND tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

Giúp UBND tỉnh trong việc xây dựng đề án thành lập, tổ chức lại, giải thểcác đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh để trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh theo quy định;

Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợpliên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định củapháp luật;

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan của tỉnh hướngdẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sự nghiệp công lậpcủa tỉnh theo quy định của pháp luật

Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn

vị sự nghiệp công lập

Thẩm định, trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch biên chế côngchức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị

sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy UBND để UBND tỉnh trình

Bộ Nội vụ theo quy định;

Giúp UBND và Chủ tịch UBND tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấpquyết định tổng biên chế công chức trong các cơ quan của Hội đồng nhân dân,UBND, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện trong phạm

vi biên chế công chức được Bộ Nội vụ giao;

Căn cứ ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ, giúp UBND và Chủ tịch UBND tỉnhtrình Hội đồng nhân dân cùng cấp phê duyệt tổng số người làm việc trong các đơn

vị sự nghiệp công lập; chủ trì tham mưu và giúp UBND tỉnh tổ chức triển khai vàkiểm tra việc thực hiện sau khi Hội đồng nhân dân cùng cấp phê duyệt;

Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việcđối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và các đơn vị

sự nghiệp công lập theo quy định;

Tổng hợp, thống kê, báo cáo biên chế, số lượng người làm việc và việc thựchiện biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ quan, tổ chức hànhchính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh nghề nghiệp viên chức (gọi chung là cơ cấu chức danh công chức, viên chức)

Trình UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức,đơn vị thuộc tỉnh quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh côngchức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức,viên chức theo quy định;

Giúp Chủ tịch UBND tỉnh thẩm định đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danhcông chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh côngchức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý theo quy định;

Giúp UBND tỉnh tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị tríviệc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việclàm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vịthuộc tỉnh quản lý để UBND tỉnh gửi Bộ Nội vụ phê duyệt theo quy định;

Trình UBND tỉnh quyết định phân cấp hoặc ủy quyền thực hiện việc sửdụng, quản lý vị trí việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơquan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý theo quy định của pháp luật

Về tổ chức chính quyền

Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy chính quyềnđịa phương các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

Tham mưu, giúp UBND tỉnh trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu

cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;

Tham mưu, giúp UBND tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, miễnnhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND tỉnh;

Tham mưu, giúp UBND tỉnh trong việc trình cấp có thẩm quyền phê chuẩnkết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với các chức danh bầu cửtheo quy định của pháp luật;

Thẩm định, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩnviệc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên UBND cấp huyện theo quy định củapháp luật;

Tham mưu, giúp UBND tỉnh trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báocáo việc thực hiện dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp công lập, ở doanh nghiệp trong địa bàn tỉnh và việc thực hiện công tác dânvận của chính quyền theo quy định của pháp luật

Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

Tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý địa giới hành chínhtrên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền;

Thẩm định, trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh các đề án, văn bản liênquan đến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính,đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn tỉnh để UBNDtỉnh trình cấp có thẩm quyền quyết định, hoặc để Chủ tịch UBND tỉnh quyết địnhtheo quy định của pháp luật;

Hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đếncông tác địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vịhành chính trong địa bàn tỉnh sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã (trong khoản này gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức)

Trình UBND tỉnh ban hành chế độ, chính sách khuyến khích cán bộ, côngchức, viên chức của tỉnh học tập để nâng cao trình độ, năng lực công tác;

Phối hợp với các cơ quan có liên quan trình UBND tỉnh quyết định việc bốtrí, phân bổ kinh phí đối với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của tỉnh theo quy định;

Trình UBND tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý; giúp UBND tỉnh tổ chức triển khaithực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức saukhi được phê duyệt;

Giúp UBND tỉnh hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; tổng hợp, báo cáo kết quả hoạtđộng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm gửi Bộ Nội vụtheo quy định

Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương

Tổng hợp danh sách, hồ sơ, trình Chủ tịch UBND tỉnh có văn bản đề nghị BộNội vụ cho ý kiến thống nhất trước khi ký quyết định nâng bậc lương trước thời hạn đốivới cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh xếp lương ở ngạch chuyên viên cao cấp vàcác ngạch, chức danh tương đương ngạch chuyên viên cao cấp theo quy định;

Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việcnâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lương vượt bậc

và các chế độ, chính sách về tiền lương đối với CBCC, viên chức, người lao độngtheo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND tỉnh;

Hướng dẫn, kiểm tra, giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩmquyền giải quyết những vướng mắc trong việc thực hiện chính sách, chế độ tiềnlương, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức,lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lậpcủa tỉnh theo quy định

Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức

Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai công tácCCHC của tỉnh theo các nghị quyết, chương trình, kế hoạch cải cách hành chính củaChính phủ;

Trình UBND và Chủ tịch UBND tỉnh quyết định phân công các cơ quanchuyên môn thuộc UBND tỉnh chủ trì hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, côngviệc của CCHC, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổchức bộ máy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;

Trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định các biện pháp đẩy mạnh cảicách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức;

Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liênthông, một cửa liên thông hiện đại tại các CQHC nhà nước ở địa phương;

Giúp UBND tỉnh theo dõi, đánh giá, tổng hợp chung kết quả thực hiện cácnhiệm vụ về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức của các cơquan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND tỉnh, của UBND cấp huyện và UBND cấp xã;xây dựng và thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính, cải cách chế

độ công vụ, công chức theo quy định;

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ trong lĩnh vực cải cách hành chính cho công chức chuyên trách cải cách

hành chính ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND tỉnh và UBND cấp huyện.

Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.