Câu 1: trình bày chức năng của quyết định trong quản trị. Nêu các yêu cầu cơ bản của quyết định quản trị; câu 2: Trình bày vai trò hoạch định trong quản trị, nêu các bước trong quá trình hoạch định.
Trang 1MÔN QUẢN TRỊ HỌC
Câu 1: Trình bày chức năng của quyết định trong quản trị Nêu các yêu cầu
cơ bản của quyết định quản trị.
*Thông thường một quyết định quản trị cần phải thể hiện được các chức năng cơ bản sau:
Chức năng định hướng: khi quyết định xác định những phương hướng và
tính chất hoạt động cho đối tượng
Chức năng bảo đảm: khi quyết định chỉ ra và bảo đảm những điều kiện cần
thiết để đối tượng vận hành theo những phương hướng đã vạch ra, bảo đảm tính khả thi của quyết định
Chức năng phối hợp: khi quyết định phải xác định những mối quan hệ, vai
trò, và vị trí của các bộ phận tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề
Chức năng cưỡng bức: một quyết định khi ban hành luôn phải có tính
mệnh lệnh, bắt buộc các đối tượng phải thi hành; đồng thời nó cũng phải bảo đảm tính động viên và khuyến khích đối tượng tham gia với một tinh thần tự giác cao nhất
*Các yêu cầu cơ bản của quyết định quản trị:
Một quyết định quản trị khi ban hành phải thỏa mãn một số các yêu cầu cơ bản, nhằm đảm bảo tính khả thi và phù hợp với môi trường và với đối tượng mà quyết định hướng tới Đòi hỏi các nhà quản trị khi ban hành và thực hiện các quyết định của mình phải tuân thủ một cách đầy đủ nhất
Căn cứ khoa học: quyết định quản trị phải tuân thủ các qui luật khách quan
đang vận động và chi phối đối tượng
Tính thống nhất: các quyết định quản trị phải bảo đảm tính thống nhất giữa
các bộ phận, các mục tiêu chung và riêng của đối tượng Tránh những mâu thuẫn và triệt tiêu lẫn nhau trong quá trình thực hiện quyết định
Tính thẩm quyền: các quyết định quản trị khi ban hành phải đúng thẩm
quyền của các nhà quản trị
Phải có địa chỉ rõ ràng: quyết định quản trị phải có địa chỉ rõ ràng, qui định
và ràng buộc phạm vi thực hiện cho các đối tượng cụ thể
Trang 2 Tính thời gian: quyết định quản trị phải kịp thời, đúng lúc có thời gian và
hạn mức thực hiện,bảo đảm khai thác kịp thời những cơ hội nảy sinh trong quản trị
Tính hình thức: quyết định quản trị phải có hình thức rõ ràng, dễ hiểu,
chính xác và đơn nghĩa
Câu 2: Trình bày vai trò của hoạch định trong quản trị Nêu các bước trong quá trình hoạch định
*Vai trò của hoạch định trong quản trị:
Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp
Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu và phương hướng rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi
đi lệch quỹ đạo
Hoạch định là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh tế
Hoạch định làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp
Hoạch định làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức.Nhờ hoạch định
mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường để giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường Có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể thì kết quả đạt được sẽ cao hơn
Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra
*Công tác hoạch định bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Nhận thức đúng về sứ mạng hoặc mục đích của tổ chức: trước khi
hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hành động đòi hỏi nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức Các mục tiêu và kế hoạch được lập ra phải phù hợp và hướng đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức
Trang 3Bước 2: Xác định mục tiêu: mục tiêu là nền tảng và là nội dung quan trọng đầu
tiên của quá trình hoạch định Nếu không xác định rõ ràng các mục tiêu, tổ chức sẽ phân tán tài nguyên trên một diện rộng và khoogn tập trung để hoàn thành những điều cụ thể Vì vậy, phải xác lập các mục tiêu ưu tiên và phải thấy những mục tiêu
cụ thể cần đạt được
Bước 3: Xác định tình thế hiện tại của tổ chức: chỉ sau khi phân tích và hiểu rõ
tình hình hiện tại thì nhà quản trị mới có thể hoạch định những bước tiếp theo để làm kế hoạch Trong giai đoạn này, việc trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức cũng như bên ngoài, đặc biệt là các dữ kiện tài chính và thống kê là rất cần thiết
Bước 4: Xác định các thuận lợi và khó khăn của việc hoàn thành mục tiêu Bước 5: Xây dựng kế hoạch, hoặc hệ thống những hoạt động để đạt mục tiêu:
bước này là tìm ra những giải pháp hành động khác nhau, lượng giá các giải pháp hành động khác nhau và chọn giải pháp tốt nhất để hoàn thành những mục tiêu đã định
Bước 6: Thực hiện kế hoạch: bước cuối cùng trong tiến trình hoạch định là đưa ra
thực hiện Công tác kế hoạch không chấm dứt khi kế hoạch đã được soạn thảo và nhất trí Kế hoạch phải được thực hiện Và kế hoạch cần phải được điều chỉnh để tránh thiệt hại
Câu 3: Trình bày vai trò của tổ chức trong quản trị Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức là gì?
*Vai trò của công tác tổ chức thể hiện ở những điểm sau:
Chức năng tổ chức bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế Đồng thời tổ chức còn tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình Chính tổ chức tốt tạo ra tính kỷ luật và trật tự trong hoạt động chung của con người
Khi thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản trị Nếu có một cơ cấu tổ chức hợp lý thì công việc thực thi các nhiệm vụ quản trị sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện
Trang 4Tổ chức công việc tốt sẽ có tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhất, giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị
*Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức: bao gồm:
1) Tầm hạn quản trị:
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mầ một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất
Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian
Bộ máy nhiều cấp, gọi là bộ máy tổ chức cao và có tầm quản trị thấp và ngược lại Tầm quản trị phụ thuộc quy mô doanh nghiệp và trình độ của nhà quản trị Tầm hạn rộng đòi hỏi nhà quản trị có trình độ cao và ngược lại Như vậy ta có một số nhận xét sau về tầm hạn quản trị:
Tầm hạn quản trị rộng:
+ ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức
+ thông tin nhanh chóng
+ hiệu quả( ít tốn kém về chi phí trong quản trị)
Tầm hạn quản trị hẹp:
+ nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức
+ thông tin thường bị méo mó, khúc xạ
+ chi phí quản lý lớn do đó tính hiệu quả thấp
2) Quyền hành trong quản trị:
Quyền hành trong quản trị là năng lực cho phép yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình Nhà quản trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu phải có đủ 3 yếu tố sau: phải có tư cách, chức danh của nhà quản trị; phải được cấp dưới chấp nhận; phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân,…Một số hình thức quyền hành của các nhà quản trị thường sử dụng bao gồm:
Trang 5- Ra lệnh và yêu cầu người khác thực hiện nhanh, kịp thời, nhưng độc đoán và không mang tính sáng tạo
- Lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định dân chủ, tôn trọng cấp dưới, có thái độ hợp tác
- Ra lệnh, nếu thực hiện tốt sẽ có thưởng: mang tính sáng tạo, nhưng đề cao lợi ích cá nhân cao hơn lợi ích tập thể
Đồng thời quyền hành phải có giới hạn của nó bởi những yếu tố như: Luật pháp của nhà nước, đao đức xã hội, giới hạ cảu cấp bậc quản trị, điều kiện sinh học của con người,…
3) Phân cấp trong quản trị:
Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy quyền bớt quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản trị cấp dưới Mục đích của viêc phân cấp:
Tạo điều kiện cho doanh nghiệp ứng phó kịp thời với những thay đổi của môi trường bên ngoài
Giải phóng bớt khối lượng cho nhà quản trị cấp cao, để họ tập trung vào các công việc lớn hơn; Đồng thời qua đó tạo điều kiện để đào tạo đội ngũ
kế cận chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết
Câu 4: Trình bày các nguyên tắc cơ bản của tổ chức trong quản trị Nêu các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức.
*Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức trong quản trị:
Nguyên tắc gắn với mục tiêu: bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải
phù hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy nhà nước của doanh nghiệp
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi thành viên trong tổ chức chỉ nhận
mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Nguyên tắc này bảo đảm có sự chỉ huy thông suốt và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp và các bộ phận trong tổ chức
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế: bộ máy tổ chức phải xây dựng trên quan
điểm chi phí để duy trì và vận hành bộ máy phải thấp nhất trong tương quan hoạt động đạt kết quả cao nhất
Trang 6 Nguyên tắc cân đối: cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về
công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung
Nguyên tắc linh hoạt: để đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường
bên ngoài, nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức
Nguyên tắc an toàn và tin cậy: phải đảm bảo độ an toàn và tin cậy, có khả
năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định
*Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức:
1) Giai đoạn phân tích:
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của cơ cấu tổ chức Giai đoạn này tập trung vào phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình đáp ứng Nó xác định các chức năng cần thiết, làm rõ các nhiệm vụ và giới hạn công việc và quyền hạn của các chức năng đó
2) Giai đoạn thiết kế:
Giai đoạn này là chi tiết hóa các phân tích và tính toán các thông số cần thiết cho các bộ phận Đồng thời tiến hành xây dựng qui chế, nguyên tắc và thiết lập những qui tắc ứng xử cho các bộ phận
3) Giai đoạn xây dựng:
Là giai đoạn chính thức ban hành mô hình cơ cấu tổ chức và bổ nhiệm các chức vụ quản lý Phân chia công việc, giao nhiệm vụ cho các cá nhân, hình thành mối liên
hệ quyền hạn trách nhiệm và chính thức vận hành công việc
Câu 5: Trình bày các hình thức thông tin trong quản trị Nêu ưu điểm và nhược điểm của từng hình thức và cho ví dụ cụ thể?
Trong quá trình thông tin có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau:
Lời nói: là hình thức thông dụng nhất Phương pháp này chuyển tải thông tin rất nhanh từ người gửi đến người nhận và có khả năng phản hồi kịp thời
Trang 7Tuy nhiên, độ tin cậy của thông tin sẽ giảm sút nếu thông tin được chuyển qua nhiều trung gian.Ví dụ: trong buổi họp giám đốc sẽ thông báo triển khai
và truyền đạt những thông tin cho các nhân viên trong công ty nắm rõ
Chữ viết: hình thức thông tin này rất hữu dụng khi người ta muốn chuyển tải những thông tin quan trọng, phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao Các thông tin được đưa vào văn bản để chuyển đến nơi nhận có thể tránh được
sự sai lệch và có thể kiểm soát được nên trên thực tế được áp dụng khá nhiều
Cử chỉ thái độ
Trung gian điện tử: như truyền hình, nối mạng vi tính, fax,…được dùng để làm cho quá trình thông tin hiệu quả hơn
Câu 6: Trình bày những phẩm chất và kỹ năng cần có ở nhà quản trị.
Những phẩm chất của nhà quản trị:
Khả năng thích ứng
Am hiểu môi trường xã hội
Tham vọng và định hướng thành tựu
Quyết đoán
Có tinh thần hợp tác
Mạnh dạn
Đáng tin cậy ( chỗ dựa của nhân viên)
Thống trị ( có khả năng ảnh hưởng đến người khác)
Nghị lực
Kiên trì
Tự tin
Chịu đựng được sự căng thẳng
Sẵn sàng chịu trách nhiệm
Những kỹ năng cần có của nhà quản trị:
a) Kỹ năng kỹ thuật: là năng lực áp dụng các phương pháp, quy trình và kĩ
thuật cụ thể trong 1 lĩnh vực, chuyên môn nào đó; là khả năng thực hiện một công việc nhất định thể hiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị
Trang 8b) Kỹ năng về nhân sự: liên quan đến khả năng tổ chức, động viên và điều
khiển nhân sự; là năng lực đặc biệt của nhà quản trị trong mối quan hệ vói những người ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung
c) Kỹ năng tư duy: nhà quản trị cần xây dựng phương pháp tư duy chiến lược
để đề ra đường lối, chính sách đúng đắn với những bất trắc, đe dạo từ môi trường kinh doanh
Câu 7 : Vai trò của kiểm soát trong quản trị
Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức
Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức
Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời vói những thay đổi của môi trường
Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao
Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt viêc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức
Câu 8: Nêu các bước giải quyết xung đột trong tổ chức?
Các bước giải quyết xung đột:
1 Lắng nghe : cần phải giữ thái độ tích cực, nhận ra những cuộc xung đột có lợi cho doanh nghiệp; cần phải kìm chế cảm xúc khi kiểm tra Không nên để cảm xúc dẫn dắt tiến trình; nhà quản lý cần quyết đoán để có thể giải quyết xung đột thành công
2 Ra quyết định đình chiến : nhà quản trị nên lấy uy quyền chấm dứt ngay xung đột và đưa ra các yêu cầu đối với các bên, thông báo thời hạn giải quyết
3 Tìm gặp các bên liên quan tìm hiểu thông tin : hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm; xem xét kỹ lợi ích của họ trong ‘ vụ xung đột’; xem xét ý kiến của họ đưa ra như thế nào; hãy hỏi họ đánh giá về đối phương, tại sao họ cho rằng như vậy?
4 Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: liên tục đưa ra những câu hỏi tại sao cho đến khi bạn thấy rằng đó thực sự là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Trang 95 Các chiến lược giải quyết xung đột : Chiến lược thắng- thua là chiến lược
tạo cho người nào đó chịu thua, dùng khi các bên không tự giải quyết được
xung đột và gây rắc rối cho DN Chiến lược thua – thua là chiến lược có
thỏa hiệp thực hiện do những người liên quan đến trong xung đột, mỗi bên phải đầu hàng cái mà họ muốn; các bên liên quan bị bắt buộc sử dung luật
mà không có bên nào linh động, cả hai bên đều mất mát khi đã sử dụng các quy tắc nào đó Chiến lược này được sử dụng khi cần một giải pháp nhanh chóng, tập trung hàn gắn nhanh chóng các mối quan hệ chứ không phải tìm
ra nguyên nhân Chiến lược thắng- thắng chỉ ra vấn đề gốc rễ tạo ra xung
đột, thực thi chiến lược này đòi hỏi phải kiên nhẫn và linh động của người trung gian, đòi hỏi lòng tin và khả năng lắng nghe
6 Các nguyên tắc giải quyết xung đột:
-Hãy nhận lỗi mình và giải thích cảm giác của bạn đối với hành động cảu người khác để dễ hiểu nhau hơn
-Đừng cằn nhằn, nói dai và cố chấp
-Đừng cố giành phần thắng, đặt mình vào vị trí của người khác để cảm thông
và hiều nhau hơn
-Không nhắc lại chuyện cũ chỉ giải quyết xung đột hiện tại
-Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác
-Giai quyết xong thì đừng nhắc lại và đay nghiến nhau
-Khi xung đột xảy ra, nhà quản lý cần tôn trọng những bên liên quan, nên để cho nhân cách caurv họ tác động lên mình và đối xử với tất cả một cách công bằng Hãy thực hành sự kien nhẫn Cần đấu tranh cho giải pháp thắng – thắng Tuy nó mất nhiều thời gian nhưng tìm ra nguồn gốc của vấn đề,…
Câu 9: Trình bày mối quan hệ giữa cấp nhà quản trị với các kỹ năng của nhà quản trị?
Có 3 cấp quản trị:
Quản trị viên cấp cao: là các nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc tối cao trong một tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức
+ phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn;
+ điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ phận;
+ đánh giá tổng quát tình hình hoạt động của các bộ phận khác nhau;
Trang 10+ tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự chủ chốt của công ty;
+ thảo luận và bàn bạc với các quản trị viên cấp dưới về các vấn đề chung;
Quản trị viên cấp trung: là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên cao cấp, nhưng trên các quản trị viên cấp cơ sở
- Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài hạn để các qtv cấp cao xem xét
- Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách bao gồm các công việc: thiết lập chính sách bộ phận, xem xét các báo cáo hằng ngày, hàng tuần về tình hình sản xuất kinh doanh; tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự,…
Quản trị viên cấp cơ sở: là những qtv ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức
- Lập kế hoạch chi tiết và ngắn hạn
- Phân công nhiệm vụ cụ thể
- Quan sát hoạt động của cấp dưới
- Giám sát các công viêc hằng ngày
- Đánh giá thành tích cấp dưới
- Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành
*Mối quan hệ giữa các cấp nhà quản trị với các kỹ năng của nhà quản trị.
Các nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi
kỹ năng tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức Nói chung, mức độ đòi hỏi về kỹ năng kỹ thuật giảm dần khi lên cấp bậc quản trị cao hơn và ngược lại khi đi từ cấp bậc quản trị thấp lên cao đòi hỏi kỹ năng tư duy chiến lược sẽ tăng lên Ở cấp thấp kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì tính trực tiếp trong công việc trong khi ở cấp cao rất cần đến kỹ năng tư duy để giải quyết các vấn đề phức tạp mang tính chiến lược Kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người
Câu 10: Trình bày mối quan hệ giữa cấp nhà quản trị với các chức năng quản trị?
Có 4 chức năng quản trị là: