Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, để một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được thì cần có đầy đủ các yếu tố cần thiết. Nhận thức rõ được nhiệm vụ cần phải l

trờng đại học kinh tế quốc dân

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 3

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 4

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 15

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 18

1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 19

1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty 19

1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán 22

1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán 22

1.5.4 Hệ thống sổ sách kế toán 23

1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S 24

2.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty 24

2.2 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 25

2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty 25

2.2.1.1 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tạiCông ty 252.2.1.2 Chính sách thanh toán với người bán tại Công ty 252.2.1.3 Đối tượng thanh toán 26

2.2.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty 27

2.2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng 272.2.2.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tựluân chuyển chứng từ 272.2.2.3 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 31

2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 32 2.3 Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch

vụ T&S

38

2.3.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty 38

2.3.1.1 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tạiCông ty 382.3.1.2 Chính sách thanh toán 382.3.1.3 Đối tượng thanh toán 39

2.3.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty 40

2.3.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng 402.3.2.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tựluân chuyển chứng từ 402.3.2.3 Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty 45

2.2.3 Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người mua tại Công ty 46 2.4 Kế toán thanh toán với nhà nước tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch

vụ T&S 50 2.4.1 Kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty Cổ phần Vận tải và

Dịch vụ T&S 50

2.4.1.1 Phương pháp tính thuế GTGT tại Công ty 50

2.4.1.2 Phương pháp kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty 51

2.4.1.3 Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty 55

2.4.2 Kế toán thanh toán thuế TNDN tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 58

2.5 Kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 60

2.5.1 Đặc điểm lao động tại Công ty 60

2.5.2 Cách tính trả lương cho người lao động trong Công ty 60

2.5.3 Phương pháp kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty 62

2.6 Kế toán các khoản tiền vay tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 68 2.6.1 Kế toán các khoản vay ngắn hạn 68

2.6.2 Kế toán các khoản vay dài hạn 72

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S 73

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 73

3.1.1 Những ưu điểm 73

3.1.1.1 Về tổ chức công tác kế toán: 73

3.1.1.2 Về tổ chức hạch toán thanh toán 74

3.1.2 Những nhược điểm 75

3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 77

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh tại Công ty 7

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty 16

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán 19

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” 21

Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán 27

Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán 32

Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua 40

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 1.2: Tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 8

Biểu 1.3: Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 10

Biểu 1.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 13

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT 29

Biểu 2.2 Ủy nhiệm chi 30

Biểu 2.3: Giấy báo Nợ 30

Biểu 2.4: Sổ chi tiết TK 331 30

Biểu2.5: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp 34

Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ 35

Biểu 2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 36

Biểu 2.8: Sổ Cái tài khoản 331 37

Biểu 2.9: Hợp đồng mua bán xe ôtô 42

Biểu 2.10: Hóa đơn GTGT 43

Biểu 2.11: Ủy nhiệm thu 44

Biểu 2.12: Giấy báo Có 44

Biểu 2.13: Chứng từ ghi sổ 47

Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 48

Biểu 2.16: Tờ khai thuế GTGT 52

Biểu 2.17: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa Dịch vụ bán ra 53

Biểu 2.18: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, Dịch vụ mua vào 54

Biểu 2.19: Sổ Cái tài khoản 133 56

Biểu 2.20: Sổ Cái tài khoản 3331 57

Biểu 2.21: Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính 59

Biểu 2.22: Bảng hệ số lương 61

Biểu 2.23: Bảng hệ số phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại 62

Biểu 2.24: Bảng chấm công 63

Biểu 2.25: Danh sách chi lương cho cán bộ công nhân viên 64

Biểu 2.26: Chứng từ ghi sổ 65

Biểu 2.27: Chứng từ ghi sổ 65

Biểu 2.28: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 66

Biểu 2.29: Sổ Cái tài khoản 334 67

Biểu 2.30: Giấy nhận nợ 69

Biểu 2.31: Chứng từ ghi sổ 69Biểu 2.32: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 70Biểu 2.33: Sổ Cái tài khoản 311 71Biểu 3.1: Phân tích tình hình thanh toán của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 81Biểu 3.2: Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty 82

Để làm được điều này, vai trò của hoạt động thanh toán có một ý nghĩa đặcbiệt quan trọng Bởi vì để đánh giá về tình hình tài chính cần phải xem xétkhả năng thanh toán của Công ty, tốc độ luân chuyển của tài sản và nguồnvốn Cũng qua việc xem xét phân tích khả năng thanh toán của Công ty để từ

đó có phương án phù hợp cho tình hình kinh doanh của Công ty về cung ứngvốn, về thanh toán hay thu hồi các khoản nợ đến hạn,…

Xuất phát từ vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán thanh toán,

em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty

Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S, với

sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo ThS Trương Anh Dũng và sự chỉ bảocủa các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã hoàn thành chuyên

đề tốt nghiệp Nội dung chuyên đề tốt nghiệp này ngoài Lời mở đầu và Kếtluận gồm có ba phần chính:

Chương 1: Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S.

Chương 2: Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S.

Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo ThS Trương Anh Dũng và các anhchị trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệpcủa mình!

CHƯƠNG 1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CỔ

- Kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng ôtô

- Đại lý vận tải hàng hóa bằng ôtô

- Kinh doanh tổng hợp: đại lý bán hàng, trông giữ kho bãi, trông giữphương tiện

- Bảo dưỡng và sửa chữa ôtô, xe máy

Sau đó, thực hiện quyết định số 100/1999/QĐ – TT ngày 12/04/1999 củaThủ tướng Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành Công ty

cổ phần, cùng với sự xét thấy nhu cầu cần tạo điều kiện để phát triển hơn nữa,vào ngày 21/08/2000, theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103000103 của

Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, “Trung tâm Vận tải và Dịch vụ” đã chuyểnthành Công ty cổ phần với:

- Tên gọi: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S

- Tên quốc tế: Transportation and Service Join Stock Company

- Địa chỉ: Km12+300, Quốc lộ 1A, Thanh Trì, Hà Nội

- Điện thoại: 0436.870.761

- Website: www.t-shn.com.vn

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

- Người đại diện theo pháp luật: Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị kiêm Giámđốc Trần Quyết Thắng.

- Vốn điều lệ: 2.300.000.000 đồng (hai tỷ ba trăm triệu đồng), được chiathành 23.000 cổ phần, trong đó:

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ

phần Vận tải và Dịch vụ T&S.

Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các Dịch vụ vận tải,Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S chuyên kinh doanh trong các mảngsau:

- Làm đại lý bán hàng cho các hãng ôtô Suzuki, Isuzu, Samco chuyênbán các loại ôtô con, ôtô tải nhẹ,… Lợi nhuận của Công ty thu được chủ yếu

từ hoạt động này

Một số tên sản phẩm ôtô mà Công ty đang thực hiện kinh doanh là:

 Vitara: với sự tiện nghi và sang trọng của 1 chiếc xe hai cầu, nó luônđem lại sự thoải mái dễ chịu cho người sử dụng

 Window Van: được thiết kế với tiêu chí tối ưu hóa không gian sử dụng,với động cơ mạnh mẽ và thân xe nhỏ gọn nhưng nó đem lại sự hiệu quả vàthoải mái cho người sử dụng

 Carry Truck: là một phương tiện vận tải chuyên chở với tính năng vậnchuyển nhẹ nhàng nhanh chóng và hiệu quả, nó phù hợp trong điều kiệnđường xá đông đúc ngày nay.

- Bảo hành, sửa chữa ôtô các loại

- Cho thuê kho bãi: với vị trí thuận tiện trên Quốc lộ 1A cách trung tâmthủ đô chỉ 13km và với diện tích kho bãi là 4.000 m2 tại mặt đường, Công ty

đã cung cấp các kho bãi chứa hàng hóa và phương tiện vận tải cho nhiềuCông ty khác

- Đại lý bán dầu Shell cho Công ty Shell Việt Nam TNHH

Công ty làm đại lý phân phối dầu cho các đại lý bán lẻ khu vực các tỉnhphía Bắc và các Công ty có nhu cầu lớn về việc sử dụng sản phẩm dầu nhớtcủa Công ty Shell Damco Việt Nam

- Là đơn vị vận tải hàng hóa đa phương tiện: Công ty Cổ phần Vận tải vàDịch vụ T&S cung cấp một hệ thống toàn diện Dịch vụ giám sát tiếp cậnContainer, sắp xếp, bố trí chuyên chở nội địa Công ty có các xe chuyên dụngvận tải Container có khả năng vận chuyển trên tất cả các miền của đất nước

và vận chuyển cho các loại hàng hóa không hạn chế về chiều rộng, kích thước

to nhỏ Việc sử dụng các loại xe chuyên dụng cùng đội ngũ lái xe có tay nghềcao đã tạo cho Công ty một uy tín vững chắc

Ngoài việc vận tải hàng hóa bằng đường bộ với các loại hàng hóa rời, baokiện, Container,… Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S còn làm đại lýgiao nhận, chuyển hàng hóa từ kho đến kho với các phương thức đường bộ,đường sắt, đường thủy…

- Là đại lý làm thủ tục hải quan: với đội ngũ nhân viên gồm các chuyêngia lành nghề trong lĩnh vực khai báo thủ tục hải quan về hàng hóa xuất nhậpkhẩu qua cảng biển và địa điểm thông quan trong đất liền đảm bảo các chuyếnhàng xuất nhập khẩu sẽ được giải quyết một cách hiệu quả và nhanh chóng,Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S cung cấp Dịch vụ làm thủ tục hảiquan một cách kịp thời và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Chính phủ

Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và Dịch vụ, do đóhoạt động của Công ty là đáp ứng nhu cầu về vận tải hàng hóa bằng đường bộtheo khả năng của Công ty.

Các khách hàng mà Công ty thường xuyên ký hợp đồng là:

- Công ty liên doanh khí hóa lỏng Thăng Long

- Công ty bia Hà Nội

- Công ty liên doanh chế tạo nhà thép tiền chế Zamil

Đối với hoạt động bán hàng: Công ty đã và đang áp dụng nhiều hìnhthức bán hàng như:

- Bán hàng trực tiếp (là biện pháp chủ yếu được áp dụng tại Công ty)

- Bán hàng thông qua trung gian

- Thông qua khách hàng để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng khác.Ngoài ra Công ty còn sử dụng nhiều hình thức xúc tiến tiêu thụ sản phẩmnhư:

- Giới thiệu sản phẩm tới từng vùng bằng cách dùng đội ngũ nhân viêntiếp thị để đặt mối quan hệ tốt với những nơi đã đến

- Áp dụng các hình thức quảng cáo phổ biến như: trên báo, trên truyềnhình, trên Internet,…và gắn tên và địa chỉ của Công ty vào những sản phẩm

đã bán, tham gia hội chợ triển lãm

- Áp dụng nhiều hình thức khuyến mại để đẩy mạnh tiêu thụ như:khuyến mại bằng tiền, bằng các phụ tùng đi kèm, bằng Dịch vụ bảo dưỡngsửa chữa,…

Bên cạnh đó Công ty không ngừng nâng cấp nhà xưởng và nâng cao chấtlượng Dịch vụ bảo hành, sửa chữa để tăng uy tín của Công ty và tạo sự tin cậycho khách hàng, không ngừng trang bị thêm máy móc trang thiết bị cho trungtâm bảo hành và phòng trưng bày sản phẩm

Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S không thực hiện sản xuất và lắpráp mà chỉ thực hiện kinh doanh buôn bán ôtô và thực hiện các hợp đồngDịch vụ sửa chữa, vận chuyển và bảo hành ôtô cho khách hàng

Với hoạt động làm đại lý cho các hãng ôtô, tuy nhiên không phải là Công

ty nhận hàng gửi bán từ các hãng ôtô mà thực hiện mua đứt bán đoạn, tức lànhập mua ôtô của các hãng về và bán tới tận tay người tiêu dùng

Đồng thời Công ty cũng thực hiện Dịch vụ sửa chữa ôtô cho các kháchhàng đã mua ôtô tại Công ty Công việc này được thực hiện tại xưởng sửachữa của Công ty Xưởng sửa chữa được tập trung tại một phân xưởng duynhất trong Công ty Mọi công việc về bảo hành, sửa chữa được thực hiện tạiđây Với gần 50 công nhân cơ khí và thợ sửa chữa, đây là đội ngũ góp phầntạo nên uy tín của Công ty trong các hợp đồng bảo dưỡng và sửa chữa ôtô.Quy trình thực hiện hoạt động kinh doanh buôn bán và sửa chữa ôtô tạiCông ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S như sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh tại Công ty.

Để minh họa tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch

vụ T&S, ta xem xét sự biến động về các chỉ tiêu của Công ty thông qua một

số bảng biểu sau:

Biểu 1.1: Tình hình tài sản của Công ty năm 2007 và 2008

Biểu 1.2: Tình hình nguồn vốn của Công ty năm 2007 và 2008

Biểu 1.3: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2007 và 2008.

Cửa hàng bán ôtôIsuzu

Phòng kinh doanh

Xưởng sửa chữaôtô

Cửa hàng bánôtô Suzuki

Cửa hàng bán ôtôSamco

Biểu 1.2: Tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008

Đơn vị: đồng

Chỉ tiêu

2 Tài sản dài hạn khác 698.563.638 2,53% 698.563.638 2,53% Chi phí trả trước dài hạn 698.563.638 2,53% 698.563.638 2,53%

Thông qua biểu 1.2 về tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và

2008 ta thấy:

- Tài sản của Công ty tăng mạnh: năm 2008 tăng gần 7 tỷ so với năm

2007 (tương ứng với 31,98%), trong đó cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạnđều tăng với tốc độ tương đối đồng đều: tài sản ngắn hạn tăng 5,5 tỷ (tươngứng với 31,5%), tài sản dài hạn tăng gần 1,19 tỷ (tương ứng với 34,4%)

- Trong tài sản ngắn hạn, chủ yếu do các khoản phải thu ngắn hạn tănglàm tăng giá trị tài sản ngắn hạn Các khoản phải thu ngắn hạn tăng 9,6 tỷ(tương ứng với 129,85%) Điều này chứng tỏ công tác tiêu thụ của Công tytốt, có nhiều hợp đồng Dịch vụ được hoàn thành hơn so với năm trước.Nguyên nhân của việc tăng doanh thu này là do năm 2008 doanh nghiệp đã ápdụng hình thức bán hàng khuyến mại bằng phương thức ưu đãi trả chậm,thanh toán sau cho khách hàng Tuy nhiên tỷ lệ các khoản phải thu ngắn hạntăng cao so với năm trước là dấu hiệu không tốt nếu khách hàng không thanhtoán kịp thời các khoản nợ và chứng tỏ Công ty đang bị chiếm dụng vốn Do

đó Công ty cần phải chú ý đến việc đẩy nhanh tốc độ thu hồi các khoản nợ đểquay vòng vốn kịp thời cho các hoạt động kinh doanh của Công ty

- Hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác là những tài sản giảm so vớinăm trước Trong đó hàng tồn kho giảm 3,12 tỷ (tương ứng với 44,78%) vàtài sản ngắn hạn khác giảm 1,13 tỷ (tương ứng với 85,58%) Hàng tồn khogiảm trong mối quan hệ với các khoản phải thu ngắn hạn tăng lên là hợp lý

- Tài sản dài hạn của Công ty tăng do TSCĐ tăng 489 triệu (tương ứngvới 14,16%) và tài sản dài hạn khác, cụ thể là chi phí trả trước dài hạn tănggần 700 triệu TSCĐ của Công ty tăng lên do trong năm 2008 Công ty Cổphần Vận tải và Dịch vụ T&S đã đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị máy móccho Công ty như: máy vi tính, cầu nâng và nâng cấp lại nhà xưởng và một sốthiết bị khác

- Xét về cơ cấu tài sản: do Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải và Dịch vụ nên cơ cấu tài sản của Công ty chủ yếu nghiêng về tài sản ngắn hạn với giá trị tài sản ngắn hạn năm 2007 là 17,49 tỷ (tương ứng với 83,52%) và năm 2008 là 23 tỷ (tăng 31,51%) nhưng giảm 0,3% về tỷ trọng trong cơ cấu tổng tài sản

Biểu 1.3: Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008

Đơn vị: đồng

Chỉ tiêu

giảm %

I Nợ ngắn hạn 15.140.625.597 72,30% 22.780.686.431 82,42% 7.640.060.834 50,46% 10,12%

1 Vay ngắn hạn 7.662.141.714 36,59% 8.311.941.065 30,07% 649.799.351 8,48% -6,52%

2 Phải trả cho người bán 6.030.244.941 28,80% 13.018.489.574 47,10% 6.988.244.633 115,89% 18,30%

3 Người mua trả tiền trước 336.690.000 1,61% 508.752.405 1,84% 172.062.405 51,10% 0,23%

4 Thuế và các khoản phải nộp NN 266.181.320 1,27% 160.604.784 0,58% -105.576.536 -39,66% -0,69%

5 Phải trả người lao động 106.310.111 0,51% 160.456.565 0,58% 54.146.454 50,93% 0,07%

5 LN sau thuế chưa phân phối 157.150.324 0,75% 181.418.676 0,66% 24.268.352 15,44% -0,09%

6 Quỹ khen thưởng phúc lợi 85.381.238 0,41% 99.216.710 0,36% 13.835.472 16,20% -0,05%

Thông qua biểu 1.3 về kết cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty ta thấy:

- Cùng với sự tăng lên về tài sản là sự tăng lên về nguồn vốn của Công tynăm 2007 và 2008 Nguồn vốn của Công ty tăng gần 7 tỷ (tương ứng với31,98%)

- Xem xét kỹ hơn ta thấy sự tăng lên về nguồn vốn của Công ty chủ yếu

là do nợ phải trả tăng Nợ phải trả năm 2008 tăng 6,544 tỷ so với năm 2007(tương ứng với 37,39%) Vốn chủ sở hữu của Công ty cũng tăng nhưng vớimức nhỏ hơn (là 154 triệu, tương ứng với 4,5%)

- Nợ phải trả của Công ty tăng chủ yếu là do Nợ ngắn hạn tăng, trong đóphải trả người bán tăng nhiều nhất: gần 7 tỷ (tương ứng với 115,89%).Nguyên nhân của việc tăng mạnh các khoản phải trả người bán trong năm qua

là do giá vốn của ôtô tăng lên đồng thời giá mua của phụ tùng ôtô phục vụcho trung tâm sửa chữa bảo dưỡng cũng tăng Hơn nữa do doanh nghiệp ápdụng hình thức bán hàng ưu đãi trả sau, đây có thể là yếu tố làm giảm khảnăng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, dẫn đến khoảnphải trả người bán năm 2008 tăng mạnh so với năm 2007

- Bên cạnh các khoản phải trả người bán làm nợ phải trả của Công tytăng lên, còn có sự tăng lên về vay và nợ ngắn hạn (tăng gần 650 triệu so vớinăm 2007 tương ứng với 8,5%), người mua ứng trước tăng 172,06 triệu(tương ứng với 51%) và phải trả người lao động tăng 54,146 triệu (tương ứngvới 51%)

- Các chỉ tiêu làm giảm nợ phải trả của Công ty là thuế và các khoản phảinộp nhà nước giảm 105,576 triệu (tương ứng với 39,66%) và nợ dài hạn giảm1,096 tỷ (tương ứng với 46,37%) Nguyên nhân của sự giảm các chỉ tiêu này

là do lợi nhuận trước thuế năm 2008 giảm so với năm 2007 nên số thuế và cáckhoản nghĩa vụ phải đóng góp với nhà nước giảm đi Và do trong năm doanhnghiệp đã thực hiện thanh toán một số lượng các khoản vay dài hạn

- Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty năm 2008 tăng 154 triệu (tươngứng với 4,48%) so với năm 2007 Trong đó vốn đầu tư của chủ sở hữu và vốnkhác của chủ sở hữu được giữ nguyên Các chỉ tiêu làm tăng nguồn vốn chủ

sở hữu của Công ty là: quỹ đầu tư phát triển (tăng 38,2%), quỹ dự phòng tàichính tăng 41,43 triệu (tương ứng với 19,15%), quỹ khen thưởng phúc lợităng 13,835 triệu (tương ứng với 16,2%), lợi nhuận chưa phân phối tăng24,27 triệu (tương ứng với 15,44%)

- Xem xét về cơ cấu nguồn vốn ta thấy ở cả 2 năm tỷ lệ vốn chủ sở hữutrong tổng nguồn vốn chỉ khoảng từ 13% đến 16% Điều này cho thấy phầnlớn là Công ty đi vay vốn Vốn vay bên ngoài để phục vụ cho hoạt động kinhdoanh thì rẻ hơn so với việc dùng vốn chủ sở hữu nhưng điều này có thể làmgiảm tính tự chủ về tài chính của Công ty

Biểu 1.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008

3 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV 5.000.000.000 6.503.013.980 1.503.013.980 30,06 7.000.000.000 7.964.383.517 964.383.517 13,78 1.461.369.537

4 Doanh thu tài chính 12.000.000 14.902.175 2.902.175 24,18 10.000.000 10.028.036 28.036 0,28 -4.874.139 -32,71

5 Chi phí tài chính 500.000.000 569.691.289 69.691.289 13,94 500.000.000 740.636.825 240.636.825 48,13 170.945.536

6 Chi phí quản lý kinh doanh 4.000.000.000 4.429.536.229 429.536.229 10,74 5.500.000.000 6.135.505.819 635.505.819 11,55 1.705.969.590

7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 512.000.000 1.518.688.637 1.006.688.637 196,62 1.010.000.000 1.099.265.909 89.265.909 8,84 -419.422.728 -27,62

13 Lợi nhuận sau thuế TNDN 427.680.000 1.152.970.521 725.290.521 169,59 784.800.000 861.655.319 76.855.319 9,79 -291.315.202 -25,27

Thông qua biểu 1.4 về báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S qua 2 năm 2007 và 2008 ta thấy:Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của Công ty ở 2 năm 2007 và 2008, thựchiện đều cao hơn so với kế hoạch Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt vượt mức

kế hoạch là 725,3 triệu (tương ứng với 169,6%), năm 2008 lợi nhuận sau thuếđạt vượt mức kế hoạch là 76,855 triệu (tương ứng với 9,79%)

Nguyên nhân của lợi nhuận sau thuế đạt vượt mức kế hoạch là do sự thayđổi của một số chỉ tiêu:

- Năm 2007 doanh thu tăng 5,745 tỷ so với kế hoạch (tương ứng với4,79%) và giá vốn hàng bán tăng 4,242 tỷ so với kế hoạch (3,69%) làm tănglợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ lên 1,503 tỷ (30,06%) so với

kế hoạch Giá vốn hàng bán tăng chứng tỏ doanh nghiệp bán được nhiều hơn

so với kế hoạch và số lượng hợp đồng Dịch vụ hoàn thành cũng tăng so với

kế hoạch Điều này kéo theo chi phí quản lý kinh doanh tăng là điều phù hợp.Chi phí quản lý kinh doanh tăng gần 430 triệu so với kế hoạch (tương ứng với10,74%) Mặc dù các chi phí liên quan tăng nhưng do doanh thu đạt vượt mức

đủ lớn so với kế hoạch nên đã làm tăng lợi nhuận trước thuế lên hơn 1 tỷ(tương ứng với 169,6%) và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng 282,06triệu so với kế hoạch

- Năm 2008 doanh thu tăng 8,039 tỷ so với kế hoạch (tương ứng với7,31%) và giá vốn hàng bán tăng 5,074 tỷ so với kế hoạch (4,83%) làm tănglợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ lên 964,383 triệu (tương ứngvới 30,06%) so với kế hoạch Giá vốn hàng bán tăng cũng chứng tỏ doanhnghiệp thực hiện được nhiều hợp đồng hàng hóa Dịch vụ hơn so với kế hoạch.Tương tự như thế, chi phí quản lý kinh doanh cũng tăng theo Chi phí quản lýkinh doanh tăng hơn 635 triệu (tương ứng với 11,55%) Mặc dù các chi phíliên quan tăng nhưng do doanh thu tăng với tốc độ lớn hơn nên làm tăng lợinhuận trước thuế lên hơn 106,743 triệu (tương ứng với 9,8%) và thuế thunhập doanh nghiệp phải nộp tăng gần 30 triệu so với kế hoạch

- So sánh giữa thực tế năm 2008 và 2007 ta thấy có một số nhận xét nhưsau:

Doanh thu năm 2008 giảm so với năm 2007 là 7,705 tỷ (tương ứng với6,13%), giá vốn hàng bán giảm 9,167 tỷ (tương ứng với 7,7 %) nên vẫn làmcho lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ năm 2008 cao hơn năm

2007 là 1,461 tỷ (tương ứng với 22,47%) Chi phí quản lý kinh doanh tăng1,71 tỷ (tương ứng với 38,51%) làm cho lợi nhuận thuần của Công ty năm

2008 giảm 420,422 triệu (tương ứng với 25,27%) so với năm 2007 Lợi nhuậnkhác năm 2008 có tăng so với năm 2007 nhưng không đáng kể nên lợi nhuận

kế toán trước thuế năm 2008 giảm 404,604 triệu (25,27%) so với năm 2007,thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của Công ty giảm 113,289 triệu và lợinhuận sau thuế TNDN của Công ty giảm 291,314 triệu (25,27% so với kếhoạch)

Nguyên nhân của sự giảm về doanh thu dẫn đến giảm về lợi nhuận sauthuế là do năm 2008 là năm có nhiều biến động về kinh tế Cuộc khủng hoảngkinh tế thế giới làm ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam nên hoạt động kinhdoanh của Công ty cũng bị ảnh hưởng Tuy nhiên năm 2008 Công ty vẫn làm

ăn có lãi Điều này là dấu hiệu tích cực vì trong khi nhiều Công ty kinh doanhdẫn đến phá sản và phải cho công nhân nghỉ việc thì Công ty Cổ phần Vận tải

và Dịch vụ T&S vẫn cố gắng duy trì hoạt động và tạo ra lợi nhuận và vẫnđóng góp vào ngân sách nhà nước

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải và

Dịch vụ T&S.

Để thực hiện quy trình kinh doanh, Công ty tổ chức thành các phòng banriêng biệt, mỗi phòng ban chuyên trách một chức năng riêng biệt nhưng cùngphối hợp với nhau, tạo thành một thể thống nhất không tách rời và cùng hoạtđộng vì mục tiêu phát triển Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S được kiệntoàn và hoàn thiện, là một cơ cấu khoa học, ổn định và hoạt động có hiệu quả

Bộ máy của Công ty được tổ chức từ trên xuống dưới và thực hiện các chứcnăng:

- Tổ chức sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu khoa học, hợp lý của từngnhiệm vụ, từng bộ phận

- Tổ chức khai thác nguồn hàng, tìm kiếm thị trường.

- Tổ chức cung cấp thông tin và xử lý thông tin về tình hình tài sản và tàichính trong Công ty, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệuquả

- Tổ chức cơ cấu của từng bộ phận một cách phù hợp nhằm đạt hiệu quảlao động cao, thực hiện đầy đủ các chính sách, nghĩa vụ với với nhà nước vàvới các tổ chức xã hội

Là một đơn vị hạch toán độc lập và có con dấu riêng, có tư cách phápnhân, bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyếnchức năng: trong quản lý, người lãnh đạo của Công ty được sự giúp đỡ củacác lãnh đạo chức năng để ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thựchiện các quyết định

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau:

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty.

Phòng kinh doanh

Phòng vận tải

Xưởng sửa chữa ôtô

Phòng tổ chức - hành chính

Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được cụ thể là:

- Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên:

 Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc

 2 ủy viên là phó giám đốc

 2 ủy viên là trưởng phòng kỹ thuật vật tư và trưởng phòngkinh doanh

- Ban kiểm soát gồm 3 người: trưởng phòng kiểm soát và 2 ủy viênthực hiện việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động của Công ty

- Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc Trong đó:

 Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạotoàn Công ty, chịu trách nhiệm lớn nhất trước pháp luật và các cơ quan quản

lý nhà nước đối với toàn Công ty

 Các phó giám đốc còn lại gồm 2 phó giám đốc kinh doanh và 1 phógiám đốc kỹ thuật có trách nhiệm giúp đỡ công việc với giám đốc và thừalệnh giám đốc giải quyết những nhiệm vụ trong thẩm quyền khi cần

- Phòng vận tải: chịu trách nhiệm điều hành các loại xe và phương tiệnvận tải trên cơ sở dự toán về chi phí, hiệu quả ở từng phương tiện để bố trí sắpxếp phương tiện phục vụ cho các hợp đồng Dịch vụ đã ký kết một cách hiệuquả nhất với chi phí thấp nhất

- Phòng kế toán: với trách nhiệm chính là ghi chép lại toàn bộ tìnhhình tài chính và các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty theo chuẩn mực chế độ

kế toán đã ban hành Qua đó tổng hợp số liệu, lên báo cáo và tính toán nghĩa

vụ phải nộp với cơ quan quản lý nhà nước, quản lý tình hình hoạt động kinhdoanh, lập dự toán và đề suất các biện pháp tăng hiệu quả sử dụng vốn lên cấptrên

- Phòng kỹ thuật vật tư: với trách nhiệm chính là bảo quản vật tư phụtùng và các tư liệu về kỹ thuật phục vụ cho Dịch vụ sửa chữa ôtô,

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và liên

hệ với khách hàng để ký kết các hợp đồng cung cấp hàng hóa Dịch vụ Đồng

thời toàn bộ hoạt động bán hàng đại lý cho 3 hãng ôtô là Suzuki, Isuzu vàSamco được thực hiện tại phòng đại lý của Công ty Tại đây sẽ chịu tráchnhiệm mua bán ôtô với khách hàng và nhà cung cấp.

- Xưởng sửa chữa ôtô: có mối liên hệ mật thiết vơi các cửa hàng bán ôtô,thực hiện Dịch vụ sửa chữa và bảo hành ôtô của các hãng mà Công ty làm đại

lý sau khi chúng đã được bán

- Phòng tổ chức – hành chính: chịu trách nhiệm về công tác quản lýlao động và nhân sự gồm có tiền lương, tuyển dụng và đào tạo cán bộ vàcông nhân

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Vận tải và

Dịch vụ T&S.

Do quy mô và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phầnVận tải và Dịch vụ T&S chưa lớn nên toàn bộ công tác kế toán được tập trungtại phòng kế toán

Phòng kế toán của Công ty gồm có 8 nhân viên kế toán, chức năng nhiệm

vụ của từng nhân viên kế toán cụ thể là:

- Đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành công tác kế toán củatoàn Công ty nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, ký duyệtcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thẩm quyền tại Công ty, tổng hợp sốliệu và lập báo cáo trình lên cơ quan quản lý cũng như lập các báo cáo kế toánquản trị để hoạch định và lựa chọn chiến lược kinh doanh cùng với ban giámđốc Đồng thời cũng là người theo dõi tình hình thanh toán với nhà nước vềthuế và các khoản phải nộp khác thuộc nghĩa vụ của Công ty

- 2 kế toán quản lý hàng tồn kho: theo dõi và ghi chép vào sổ sách tìnhhình nhập xuất nguyên vật liệu cũng như vật tư phụ tùng tồn kho và có kếhoạch nhập mua khi có nhu cầu, theo dõi và ghi chép vào sổ sách tình hìnhnhập xuất ôtô của Công ty

- 1 kế toán theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: thực hiện việc ghichép sổ sách và bảo quản lưu trữ chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt, tiềngửi ngân hàng.

- 1 thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt theo lệnh đã ký duyệt, bảo quảntiền mặt tại két của Công ty

- 2 kế toán hạch toán chi tiết: thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tếchung diễn ra hàng ngày tại Công ty, thực hiện việc phân bổ chi phí trả trước,phân bổ khấu hao TSCĐ, tính toán lương phải trả cho nhân viên và các khoảnphải trả phải nộp cho các cơ quan quản lý

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau:

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi nhân viên kế toán được trang bị một máy vi tính để phục vụ công tác

1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên việc hạch toán các nghiệp vụ phátsinh tại Công ty áp dụng theo Quyết định 48/2006 ban hành ngày 14 tháng 09năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Công ty đã áp dụng quyết định này

Kế toán trưởng

Kế toán hàng tồn kho

Kế toán hạch toán chi tiết

Kế toán tiền

mặt và TGNH

Kế toán công nợThủ

quỹ

trong việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, hệthống chứng từ sử dụng và hạch toán vào sổ sách kế toán.

- Kỳ kế toán của Công ty là 1 năm tài chính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: vì thị trường hoạt động của Công ty chỉ là trongnước nên đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: đối với nguyên vật liệu nhập xuấtcho công tác sửa chữa bảo dưỡng và lắp ráp, Công ty áp dụng phương phápnhập trước - xuất trước Còn đối với hàng hóa là ôtô xuất bán nguyên chiếcthì phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp giá thực tế đích danh

- Phương pháp quản lý hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thườngxuyên vì với các loại ôtô trong Công ty đều là những mặt hàng có giá trị lớn

- Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tính thuế GTGT: với đầy đủ chứng từ cần thiết cho mỗinghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đủ điều kiện tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để quyđổi ngoại tệ trong một số trường hợp khi thanh toán cho nhà cung cấp ôtôbằng ngoại tệ hoặc khi khách hàng mua ôtô thanh toán bằng ngoại tệ Vàđồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng tại Công ty là USD

Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” vớikhoảng thời gian chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái là 15 ngày.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” tại Công ty nhưsau:

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu, kiểm tra:

Với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, phương pháp hạch toán tổng hợp

và hạch toán chi tiết tại Công ty được thực hiện theo trình tự sau:

- Từ các chứng từ kế toán trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàngngày, kế toán tập hợp và phản ánh vào các sổ kế toán chi tiết và vào chứng từghi sổ

- Đồng thời từ các chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái

Sổ kế toánchi tiếtChứng từ kế toán

Bảng tổng hợpchi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chứng từcùng loại

- Cuối tháng, từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp số liệu để vào SổCái; từ các sổ chi tiết kế toán tổng hợp số liệu để vào Bảng tổng hợp chi tiết.

Số liệu từ Bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ là căn cứ để theo dõi trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh và là căn cứ để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh

1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Công ty hiện đang sử dụng cả 2 loại chứng từ hướng dẫn và bắt buộc, gồm có:

 Nhóm chứng từ liên quan đến tiền tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Giấythanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Giấy báoCó

 Nhóm chứng từ liên quan đến TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu haoTSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ

 Nhóm chứng từ liên quan đến mua bán hàng hóa vật tư: Phiếu nhậpkho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hàng hóa

 Nhóm chứng từ liên quan đến lao động và tiền lương: Bảng chấm công,Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

Hệ thống chứng từ kế toán được luân chuyển trong Công ty theo trình tựchung gồm 4 bước:

- Bước 1: Nơi có nhu cầu lập chứng từ kế toán và trình lên cấp trên

- Bước 2: Xử lý chứng từ kế toán: Giám đốc hoặc Kế toán trưởng tiếpnhận và ký duyệt chứng từ kế toán

- Bước 3: Kế toán các phần hành liên quan tiếp nhận chứng từ, địnhkhoản và ghi vào sổ sách kế toán

- Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.Các tài khoản chính được chi tiết là:

Tài khoản 152: chi tiết từng loại nguyên vật liệu

Tài khoản 156: chi tiết từng loại ôtô

Tài khoản 131: chi tiết tới từng khách hàng

Tài khoản 331: chi tiết tới từng nhà cung cấp

Tài khoản 511: chi tiết từng loại doanh thu

Công ty không sử dụng các con số để chi tiết các tài khoản kế toán mà sửdụng luôn tên các khách hàng, nhà cung cấp, loại ôtô, loại nguyên vật liệu đểchi tiết tới từng đối tượng

- Sổ Cái các tài khoản

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty bao gồm các báo cáo theo quy địnhcủa Bộ Tài Chính, gồm có:

Bảng Cân đối kế toán

Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh

Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Bảng cân đối tài khoản (để gửi cho cơ quan thuế)

Hệ thống báo cáo này được lập vào cuối kỳ kế toán

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S

2.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty.

Nghiệp vụ thanh toán biểu hiện mối quan hệ tài chính giữa Công ty với cácđối tượng trong và ngoài Công ty đồng thời cũng là cơ sở để kiểm soát cáchoạt động tài chính của Công ty Mặt khác các nghiệp vụ thanh toán cũngdiễn ra khá thường xuyên trong Công ty Việc quản lý hoạt động thanh toántốt có ý nghĩa rất quan trọng, nó góp phần nâng cao khả năng thanh toán vàhiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định tình hình tài chính và đảm bảohoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn

Nghiệp vụ thanh toán có phạm vi khá rộng, bao gồm:

- Thanh toán với người bán

- Thanh toán với người mua

- Thanh toán với nhà nước

- Thanh toán với người lao động

- Thanh toán tiền vay

Tùy từng loại nghiệp vụ thanh toán mà có đối tượng và mật độ diễn rakhác nhau

Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán diễn ra hàng ngàyvới mật độ lớn

Các nghiệp vụ thanh toán với người lao động và với nhà nước diễn ra chủyếu vào cuối tháng và cuối kỳ kế toán

Các nghiệp vụ thanh toán tiền vay diễn ra với mật độ tùy vào thời hạn vay.Các ví dụ minh họa các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty được trích từ cácnghiệp vụ diễn ra trong tháng 02 năm 2009 tại Công ty

2.2 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty

2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty

2.2.1.1 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty

Quan hệ thanh toán với người bán phát sinh tại Công ty trong quá trìnhCông ty nhập mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình kinh doanh.Ngoài các nhà cung cấp chính cung cấp dầu và ôtô, còn có các trường hợpkhác phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty như: vận chuyển,điện, nước, điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm, TSCĐ,…

Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, thường là Công ty ký hợp đồngmột năm một lần và thực hiện cung cấp theo hợp đồng đã ký với mật độ diễn

ra hàng ngày

Các trường hợp còn lại phát sinh với giá trị không lớn hoặc không thườngxuyên được hạch toán trên một sổ chung có chi tiết từng đối tượng cụ thể

2.2.1.2 Chính sách thanh toán với người bán tại Công ty

Do các hợp đồng cung cấp ôtô được Công ty ký với đối tác cố định mộtnăm một lần hoặc nhiều năm một lần nên Công ty thường có thời gian chuẩn

bị trước và thanh toán ngay khi giao hàng

Còn đối với hợp đồng cung cấp dầu Shell và các mặt hàng khác thì tùythuộc vào nhu cầu mới ký hợp đồng nên trong các trường hợp này mới phátsinh quan hệ trả chậm với người bán Do vậy tài khoản 331 – “Phải trả ngườibán” thường có số dư Có trong các trường hợp này

Và do các hợp đồng cung cấp ôtô có giá trị lớn và nhà cung cấp dầu Shell

ở địa điểm xa (Sài Gòn) nên phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền gửingân hàng Ngoài ra với các chi phí khác như chi phí vận chuyển, điện, nước,

… thì phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt

Tuy nhiên do đặc thù về chính sách và điều khoản thanh toán, Công ty ítkhi được nhà cung cấp thực hiện chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng mua,

nếu có phát sinh thì giá trị chiết khấu được hưởng được trừ trực tiếp trên hóađơn.

Toàn bộ nhà cung cấp của Công ty là người bán trong nước, nên đồng tiền

sử dụng chủ yếu trong thanh toán là Việt Nam Đồng

Việc thanh toán bằng ngoại tệ tại Công ty chủ yếu xuất hiện trong cácnghiệp vụ nhập mua ôtô tại Công ty và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụngtrong các nghiệp vụ này là USD

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công tyđược thực hiện theo quy định

- Đối với khoản chi để mua ôtô có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng

tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổithành VND

- Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ởthời điểm hiện tại để quy đổi thành VND Và phần chênh lệch được hạch toántheo quy định chung:

Nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tại thời điểm cuối kỳ,Công ty ghi nhận như sau:

Nợ TK 635 – chi phí tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thời điểm

Có TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Ngược lại, nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tại thờiđiểm thanh toán, Công ty ghi nhận như sau:

Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 – doanh thu tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thờiđiểm

Tuy nhiên chính sách thanh toán với nhà cung cấp của Công ty chủ yếu làthanh toán ngay nên rất ít khi phát sinh trường hợp này

2.2.1.3 Đối tượng thanh toán

Đối tượng thanh toán chính và thường xuyên của Công ty là nhà cung cấpôtô và dầu Shell:

- Công ty Isuzu Việt Nam

- Công ty TNHH Việt Nam Suzuki

- Công ty Shell Việt Nam TNHH

Ngoài ra Công ty còn có đối tượng thanh toán là các nhà cung cấp phụtùng sửa chữa, Dịch vụ vận chuyển, điện thoại,… như Công ty Cổ phần Vậntải Biển Việt Nam, Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Biển Việt Trung,Công ty Vận chuyển Xuyên Việt, Tổng Công ty viễn thông quân đội Viettel,

Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với ngườibán gồm có: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT đầu vào, Ủy nhiệm chi,Giấy báo Nợ, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,…

2.2.2.2 Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ

Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần vậntải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán

(5)

(1)

P Đại lý

Xưởngsửa chữa

(1) Phòng đại lý và xưởng sửa chữa ôtô xem xét nhu cầu về thị trường vànguyên nhiên vật liệu còn tồn kho và trình kế hoạch lên phòng kinh doanh(2) Phòng kinh doanh sau khi xem xét nhu cầu và nghiên cứu thị trường,lấy báo giá sẽ trình kế hoạch mua hàng lên giám đốc

(3) Kế hoạch mua hàng sau khi được giám đốc duyệt sẽ được chuyển quaylại phòng kinh doanh để liên hệ với nhà cung cấp lấy hàng, đồng thời cácchứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng này được chuyển cho phòng kếtoán

(4) Phòng kế toán thực hiện thanh toán cho người bán và vào sổ kế toán.Trong đó thường thì hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiềunăm 1 lần với người bán vì các nhà cung cấp của Công ty là ổn định từ khiCông ty ra đời

Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng củaCông ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt với người bán, giấybáo Nợ và ủy nhiệm chi được Công ty sử dụng khi thanh toán với người bánthông qua ngân hàng, các loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanhtoán tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toán được Công ty sử dụng khi nhânviên trong Công ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toán của Công ty vớinhân viên trong các nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng

Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bánđược thể hiện qua ví dụ sau:

Ví dụ 1: Ngày 15/02/2009, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nhậpmua dầu Shell của Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam với tổng giá trịthanh toán là 200.000.000 VND, thanh toán bằng chuyển khoản

Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hóa đơn GTGT, Ủynhiệm chi, Giấy báo Nợ

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GL/2008B Liên 3: Nội bộ 001723 Ngày 15 tháng 02 năm 2009

Đơn vị bán hàng: Công ty Shell VN TNHH Địa chỉ: Quận 3 – TP Hồ Chí Minh

Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0053681285

Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101049393

1 Dầu Shell lít 2100 86.850 181.818.000

Cộng tiền hàng: 181.818.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.182.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 200.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2.2 Ủy nhiệm chi

FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 17 2009 11:11AM

BIDV PAYMENT ORDER Ngày/Date:

17/02/2009

Số tiền bằng số/Amount in figures: 200.000.000 VND

Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng chẵn

ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG: CÔNG TY SHELL VN APPLICANT:

SỐ CMND:……… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:………

Số TK:002009587001

Giao dịch viên Kiểm soát viên

NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên

Biểu 2.3: Giấy báo Nợ

Từ ngày 17/02/09 đến 17/02/09 Lập bảng Xác nhận của ngân hàng

Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau:

Phí trong:

Charge include Phí ngoài:

Charge exclude