Công tác văn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương

1. Lý do chọn đề tài. Công tác văn thư, lưu trữ hình thành không chỉ trong các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, mà ngay cả trong các tổ chức doanh nghiệp tư nhân. Qua đó ta có thể thấy công tác văn thư lưu trữ có một vai trò đặc biệt quan trọng, giúp giải quyết các vấn đề phát sinh về giấy tờ văn bản, lưu trữ. Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Nghiên cứu về công tác Văn thư tại công ty Hà Phương nhằm đánh giá thực trạng hoạt động hiện tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung. Trong thời gian qua, công tác Văn thư tại công ty Hà Phương đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập, những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại công ty là công việc cần thiết. Từ những lý do trên em chọn đề tài: “Phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương” để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác văn thư. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu hoạt động văn thư tại công ty Hà Phương. - Phân tích được ý nghĩa của công tác văn thư. - Đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng: Công tác văn thư tại công ty Hà Phương. - Phạm vi: Văn phòng văn thư của công ty Hà Phương 4. Phương pháp nghiên cứu. - Phương pháp tổng hợp và thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu. - Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của công ty Hà Phương. 5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài. Từ việc nghiên cứu đề tài trên hiểu được phần nào ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của doanh nghiệp. 6. Cấu trúc của đề tài. Đề tài ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung của đề tài có cấu trúc gồm 3 chương

BỘNỘIVỤ TRƯỜNGĐẠIHỌCNỘIVỤHÀNỘI

Để thực hiện bài tiểu luận này em xin trân thành cảm ơn sự hướng dẫn cũngnhư giảng dạy nhiệt tình của Thầy cô giáo phụ trách học phần Nhập môn công tácvăn thư đã tạo nên nền tảng để em có thể hoàn thiện đề tài “phân tích ý nghĩa củacôngtácvănthưvàđềxuấtnhữngbiệnphápgópphầnnângcaotráchnhiệmcủ acác cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tạicông ty Hà Phương” Quá trình học tập và làm bài còn nhiều thiếu sót do hạn chế vềmặt kiến thức vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo, gợi ý cũng như những đónggóp ý kiến chân thành của thầy

cô để em có thêm kiến thức, kinh nghiệm hoàn thiệnmìnhhơn.

Emxinchânthànhcảmơn!

Emxincamđoanđâylà côngtrìnhnghiêncứucủa cánhânem.Cácnộidungnghiên cứu trong đề tài “phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và đề xuất nhữngbiện pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản,quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương” là công trìnhnghiên cứu do em thực hiện Em xin cam đoan toàn bộ quá trình làm bài do em tựlàm và số liệu trong bài là hoàn toàn chính xác, được trích dẫn tại các cơ quan báochícôngbốuytín,em xinchịutráchnhiệm vềbàinghiêncứucủamình!

PHẦN1:MỞĐẦU

1 Lýdo chọnđềtài 1

2 Mụcđíchvà nhiệm vụ nghiêncứu 1

3 Đốitượngvà phạm vi nghiêncứu 2

4 Phươngpháp nghiêncứu 2

5 Ýnghĩacủaviệcnghiêncứu đề tài 2

PHẦN2:NỘIDUNG 3

CHƯƠNG1 TỔNGQUANVỀVẤNĐỀNGHIÊNCỨU 3

1.1.Tổngquan vấnđề 3

1.1.1 Kháiniệmvềcôngtác vănthư 3

1.1.2 Nguyên tắc,yêucầuquản lýcôngtácvănthư 3

1.1.3.Vaitròcủacôngtác vănthư 4

1.1.4 Yêucầucủacôngtác văn thư 5

1.2.Giớithiệuvề côngty HàPhương 6

1.2.1Giới thiêu chungvềcôngty 6

1.2.2.Quá trình phát triểncôngty 7

1.2.3Cơ cấutổ chức Công tyCổphần HàPhương 8

1.2.4.Chứcnăng,nhiêm vụ,quyền hạncủatừng bộphân 8

CHƯƠNG2.PHÂNTÍCHÝNGHĨACỦACÔNGTÁCVĂNTHƯ 12

2.1 Đảmbảo thôngtin chohoạtđộng quảnlý 12

2.2 Giúp giải quyết công việc của doanh nghiệp, cơ quan được nhanhchóng,chínhxác 12

2.3 Giữlạiđầy đủchứngcứ vềcác hoạt độngcủacơquan,doanhnghiệp .12

2.4 Tạođiều kiện làmtốtcông táclưutrữvănthư 13

CHƯƠNG3.GIẢIPHÁPGÓPPHẦNNÂNGCAOTRÁCHNHIỆMCÁ NHÂN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀTHIẾTBỊLƯUHÓABÍMẬTCỦACÔNGTYHÀPHƯƠNG 15

3.1.Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với quản lý vănbản 15

3.2 Giảiphápgópphầnnângcao trách nhiệmcánhânvớiquản lýcondấu

183.3 Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với thiết bị lưuhóabí mật 19

PHẦN3:KẾTLUẬN 21

DANHMỤCTÀILIỆUTHAMKHẢO 22

Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đềuphảisử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phảnánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại nhữngsựkiện,hiệntượngxảy ratrong hoạt độnghàng ngày.

Nghiên cứu về công tác Văn thư tại công ty Hà Phương nhằm đánhgiáthực trạng hoạt động hiện tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị,biệnpháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư cho phù hợpvớiđặcđiểm và tình hình hoạt động chung

Trong thời gian qua, công tác Văn thư tại công ty Hà Phương đãcónhững đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng.Tuynhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập, những thiếu sót, saiphạmcả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu kém vềtrình độchuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật Vì vậy đổimớinângcaohiệuquảcôngtácVănthưtạicôngtylàcôngviệc cầnthiết

Từ những lý do trên em chọn đề tài:“Phân tích ý nghĩa của công

tácvăn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của cáccá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mậttạicôngtyHàPhương”để hiểu rõhơntầmquantrọng củacôngtác vănthư.

2 Mụcđíchvànhiệmvụnghiêncứu.

TìmhiểuhoạtđộngvănthưtạicôngtyHà Phương

- Phântíchđượcýnghĩa củacôngtácvănthư.

- Đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhânđốivớiquảnlývănbản,quảnlýcondấuvàthiếtbịlưukhóabímậttạicôngtyHàPhương

Chương1

CHƯƠNG 1.CƠSỞLÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ 1.1 Mộtsốkháiniệmliênquan.

1.1.1 Kháiniệmvềcôngtácvănthư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văngiấytờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với bản đi) hoặc từ khi tiếpnhận

(đốivớivănbảnđến)đếnkhigiảiquyếtxongcôngviệc,lậphồsơvànộplưuhồsơvào lưu trữ cơquan

- Tổchứcgiảiquyết vàquản lývăn bảnđi;

- Tổchức và quảnlý vănbản mậttrong cơquan;

- Tổchức vàquảnlýcáctàiliệuhồsơtrongcơ quan;

- Gửivăn bản đi (vàosổ, ghi số,ghingày phát hành);

- Chuyểngiao văn bản,tài liệuthư từtrong nộibộ cơquan;

- Cấpgiấy giớithiệu,sử dụng vàbảoquảndấucơquan

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặcchuyểngiaotrongngày, chậmnhất làtrongngày làmviệctiếptheo.

+Vănbản phảiđượctheodõi,cậpnhậttrạngtháigửi,nhận, xửlý

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chứccótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvàoLưutrữ cơquan

+Condấu,thiếtbịlưukhóabímậtcủacơquan,tổchứcphảiđượcquảnlý,sửdụ

ng theo quy định củapháp luật

1.1.4.Vaitròcủacôngtácvănthư.

Côngtácvăn thưcó 4vaitròchínhsau đây:

- Thứ nhất: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời,đầyđủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý của Nhà nướcnóichungcủamỗi cơquan đơn vịnói riêng

- Thứ hai: Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,cónăng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật củaĐảngvà Nhà nước và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vôdụng

- Thứ ba: Góp phần giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquanđơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm kháctrongđơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổngkết rútra kinh nghiệm, đối chiếu khi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý chứngminhchomọi hoạt độngcủacơquanđơnvị làsát thựccóhiệuquả

- Thứ tư: Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho côngtáclưutrữlànguồnbổsung chủyếuthườngxuyênchotàiliệulưutrữquốc gia

- Nhanhchóng

Côngtácvănthưphụcvụchocôngtácquảnlý.Nếucôngtácvănthưchậmthìcôngtácquản lý sẽ không cóhiệuquảthậm chí khôngcóýnghĩa

- Chính xác

Tấtcảcáckhâutừkhâutiếpnhậnvănbảnđếnnghiêncứudựthảovănbản,kýduyệt vào sổ, đánh máy…chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúngquytrình, đúng nguyên tắc,đúngđốitượng

+Hiệnđạihoácôngtácvănthưngàycànglàmộtnhucầucấpthiếtvàcấpbáchnhất

1.2 GiớithiệuvềcôngtyHàPhương

1.2.1Giớithiêuchungvềcôngty.

- Têncôngty:CôngtyCổ PhầnHàPhương

- Têngiaodịchquốctế:Ha Phuongjoint stock company

- Loạihình doanhnghiêp: Doanhnghiêp tưnhân

- Địachỉtrụsởchính:ThônKinhTriềuxãThủyTriềuhuyênthàn

hphố Hải Phòng

ThủyNguyên

- Đại diên phápluâṭ:NguyễnHữuHôm

c ó giấy phép kinh doanh số 0200468317 do sở kế hoạch đâu tư thành phố HảiPhòngcấp

Vớikiếnthứcđượchọccùngkinhnghiêmkinhdoanh,sựamhiểuthịtrườngngànhhàngcùngmốiquanhệhữuhảovớicácnhàcungcấpsảnphẩm

xâyd ự n g h o à n t h i ê n t r o n g v à n g o à i n ư ớ c V ớ i c á c h ã n g s ả n x u ấ t l

ớ n H à

Phươngđãpháttriểnvàmởrônghoạtđôngkinhdoanhtrongnhiềulĩnhvựcxâydựngtrongđótrútrọngpháttriểnmảngbuônbánvâtt

hiếtbịlắpđăṭkháctrongxâydựng

liêu,cungcấpvà

Trảiqua18nămthànhlâpvớibaotháchthứcnhưngcôngtyvẫnluônđứngvữngvàvượtquamôtcáchxuấtsắcvớinhữngkhókhănvàthửtháchtrướcmắt.C ô n g tyHàPhươngchúngtôikhôngngừngvươnlênvềmọimăttổchức,chấtlượnghànghóa.Vớiđôingũcácbộcôngnhânviênlànhnghề,

cótrìnhđộhọcvấnvàchuyênmôncao,đượcđàotạochuđáobàibản,xuất

pháttừcácđơnvịhoànthiên lâu nămt ạ i thịtrườngViêt Namchúngtôicamkếtmanglạichoquýkháchhàng dịchvụtốtnhất,cạnhtranh nhất

Giám Đốc

Phòng Vâṭ TưPhòng Kế Toán

Phòng Hành ChínhPhòng Kinh

- Quản lýcôngtácbảo vệvà tổxe

- Xâyd ự n g tổchức b ộ máyhoạtđộngcủacơquan t h e o q u y địnhcủaNhànước,phù hợpvới tình hìnhphát triểnchungcủadoanh nghiệp

- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giaiđoạntrung hạn, dài hạn Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, côngnhânviênphù hợpvới chứcnăng, nhiệmvụ và quymô pháttriểncủatừng bộ phận.

- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chứcnăng,nhiệmvụ củacácđơn vị, phòng, ban

- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cánbộ,viênchứcvà hợp đồng laođộng

- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nânglương,chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảoh i ể m x ã h ộ i ,

B ả o h i ể m y t ế , độchại, nghỉốm, thai sản và phụcấpkhác theoqui địnhcủa Nhà nước

- Thốngkê vàbáo cáo về côngtáctổchứcnhân sự theođịnh kỳvà độtxuất

- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trìnhlãnhđạo ký

- Điều hànhvà quảnlýphươngtiệnđilại phụcvụ cáchoạtđộng củacơquan

- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhântheoquyđịnh hiệnhành

- Xâydựng kếhoạch,biệnphápđể thựchiệntốtcôngtác thiđua,khenthưởngchotừng giai đoạn.

2.2 Giúp giải quyết công việc của doanh nghiệp, cơ quan được

nhanhchóng,chínhxác

- Hồsơtàiliệutrởthànhphươngtiệntheodõi,kiểmtracôngviệcmộtcáchcóhệthống

- Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quảvàđây cũnglànhững mục tiêu,yêucầu

- Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việclợidụng vănbản Nhànước, vănbảndoanhnghiệpđểlàm việctrái phápluật

2.4 Tạođiềukiệnlàmtốtcôngtáclưutrữvănthư

- Trongquátrìnhhoạtđộngcủacôngtycầnphảiđượctổchứctốtviệclậphồsơvà nộp hồ sơtài liệuvào lưu trữ

- Tổchứctốtcôngtácvănthưbảođảmcungcấpđầyđủkịpthời,chínhxácnhữngthông tin cầnthiết, phục vụ nhiệm vụquản lý

- Đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậuquả

Tómlạicôngtácvănthưgiúpcho:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quanliêu,giấytờ,mệnhlệnhhành chính

– Gópphầngiữ gìnbímật củacơquan, doanhnghiệp

Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúngđốitượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơquan,doanhnghiệp

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchứcđảng,tổ chứcchính trị-xã hội

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH

NHIỆMCÁNHÂNĐỐIVỚIQUẢNLÝVĂNBẢN,QUẢNLÝCONDẤUV ÀTHIẾTBỊLƯU HÓABÍ MẬTCỦACÔNGTY HÀPHƯƠNG

+Liênhệvớibênvậnchuyển đểchuyển vănbảnđiđếnđịađiểmchínhxácnhất

+Cần kiểmsoátchặtchẽtất cảcácbướcmàcánhânđó thựchiện

+Tạora mộtfile quảnđivăn bảnđiriêng

+ Tạo ra một sổ theo dõi văn thư đến như bảng 3.1 dưới

đâyBảng3.1.Quản lývănbản đi

Số Ngày Nơi Sốký Ngày Nội Lưu Nhân Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng dung hồsơ viên nhận chú

văn văn văn văn nhận bản bản bản bản văn đến đến đến thư

-Đốivới vănbảnđến

+Nhận thông tinsauđóchuyển đến đúng bộphận đượcgiao

+Lưutrữ vănbảnđến theo quycáchcủacôngty đãđềra

+Tạora một file quảnlývănbảnđến riêng mộtcáchkhoahọcnhất.

+ Tạo ra một sổ theo dõi văn thư đến như bảng 3.2 dưới

đâyBảng3.2 Quản lývănthưđến

Số Ngày Nơi Sốký Ngày Nội Lưu Nhân Ký Ghi đến đến gửi hiệu tháng dung hồsơ viên nhận chú

văn văn văn văn nhận bản bản bản bản văn đến đến đến thư

- Phòng công tác văn thư lưu trữ nên xây dựng những quy định cụ thểtrongđơnvị về tráchnhiệmcủađội ngũ cánbộ trong côngty

- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ phòng văn thư, đặc biệtlàbộphận quản lý văn bản đi và vănbản đếncủacôngty

- Hoàn thiện qui định về khen thưởng, có chế độ tiền thưởng đối vớinhữngcán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đồng thời có chế tài xử lí nghiêm,côngbằng đối với cán bộ thiếu trách nhiệm và vi phạm qui chế của công ty đểchấnchỉnhkịp thời và củngcốniềmtin chotoàn đơn vị

- Mỗicánbộ,viênchứccủacôngtycầnphảicóýthứctựgiác,nghiêncứutìmhiểu và thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; chấphànhvà tổchứcthựchiệnnghiêmtúcsựchỉđạo củacấp trên

- Làm việc có nguyên tắc, kỷ cương, có lý, có tình; tôn trọng, công tâmvànhấtlàkhônglạm dụngchứcvụ, quyềnhạnkhigiải quyếtcôngviệc

- Đổimớiphươngpháplàmviệc vàcôngtácquản lícánbộ

+ Xuất phát từ nguyên tắc: thảo luận thì thảo luận chung nhưng tráchnhiệmthì của từng người Mỗi người đều phải có trách nhiệm đối với việclàm củamình

+ Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng ban được phân công nhiệm vụ cụ thểvàchịutráchnhiệm bằng chữ kí củamình

- Mạnh dạn xử lí kỉ luật và bố trí công tác khác đối với nhân viên vi phạmvàngười đứng đầu để xảy ra vi phạm nhiều lần, không có biện pháp khắcphụchoặckhắc phụckhông hiệuquả.

- Mỗi cá nhân người lao động cần trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng caođượcvaitrò, ýthứctráchnhiệm, làmviệcvới tinhthần côngtâm khách quan

- Tinh thần chủ động sáng tạo, tự tin trong thực hiện chức trách, nhiệmvụđược giao;c ó t i n h t h ầ n p h ố i h ợ p v ớ i c á c p h ò n g b a n

k h á c đ ể h o à n t h à n h nhiệm vụ

3.2 Giảiphápgópphầnnângcaotráchnhiệmcánhânvớiquảnlýcondấu

- Các con dấu của công ty được giao cho nhân viên phòng văn thư quản lývàsử dụng Khi được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệmtrướclãnhđạo củacôngtyviệcquản lývà sử dụngcondấu,cótráchnhiệm

+Condấuphảiđược đểtrongtủriêngcủacôngty

+Trưởngbộphận vănthưc ủ a côngtygiữnó

+ Niêm phong tủ do nhân viên được ủy quyền hoặc trưởng bộ phận vănthưtrựctiếpphụ tráchchúng

+ Trường hợp nhân viên đi vắng mà công ty có nhu cầuđ ó n g d ấ u t h ì

t r ư ớ c khi nghỉ trưởng bộ phận phải giao cho một nhân viên trong phòngban và làmgiấy biên bản giao trong ngày hôm đó Nếu có xảy ra sai sót thìtrách nhiệmquyvề nhân viênchịu tráchnhiệm ngày hôm đó

+Khi đóngdấu xongchodấu vàsổvàotủ vàkhóa lại

+Condấu phảiđượcbảoquảnantoàntrong giờcũngnhưngoàigiờlàmviệc;

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủangườicóthẩm quyền.

+ Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng thì người phụ trách phải có tráchnhiệmlàmthủ tục đổi condấu

+ Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các vănbảncủacơquan, tổ chức

+Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thứcvàcóchữ ký củangười cóthẩm quyền

+Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấykhôngcó nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặcđóngdấulêncácvănbản cóchữ kýcủangười không cóthẩm quyền

- Để nâng cao giải pháp quản lý con dấu công ty Hà phương đã lập ra sổquảnlýcondấu theo từng cánhân sửdụng Thể hiệnởbảng 3.3

Bảng3.3.Sổquảnlýcondấu

Ngày

giờ

Tênvănbản

Ngườiký

Sốlượng

Ngườiđềnghị

Kýtên Người

đóngdấu

Ghichú

3.3 Giảiphápgópphầnnângcaotráchnhiệmcánhânđốivớithiếtbịlưuhóa

bí mật

- HiệntạicôngtyHàPhươngsửdụngphầnmềmMisacủakếtoánvàtheodõitrênexcel,bảngword để lưu trữtất cảvăn bản đến và đi

Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong các tổ chức, cơ quan, đơnvị.Hoạt động này góp phần đảm bảo cung cấp thông tin một cách có hệthống,thông suốt, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho côngtáclãnhđạo

Văn thư là một yếu tố quan trọng chiếm phần lớn trong nội dung củahoạtđộng văn phòng trong bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, dù là cơ quanhànhchính nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội Vì vậy văn thưlàmột hoạt động không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của mọicơquantrênmọi lĩnh vực

Trong hoạt động của văn phòng cơ quan, đơn vị văn bản được coi làphươngtiện truyền thông hiệu quả nhất Thông tin qua văn bản có độ chínhxác, tincậy cao sẽ phục vụ đắc lực cho văn phòng cơ quan, mà ở đó công tácvăn thưlàbướckhởi đầu củaquátrình xử lý thông tin

Công tác văn thư tại công ty Hà Phương được thực hiện một cách khoahọc,hiệu quả góp phần vào giải quyết công việc được nhanh chóng chính xác.Bộmáy lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên chức luôn nhiệt tình sángtạonăng động trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu đặtravềnhiệm vụ vàtráchnhiệm củamỗicánbộ, côngchức

Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, gópphầnnângc a o hiệusuất,c h ấ t l ư ợ n g c ô n g t á c c ủ a c á c c ơ q u a n , t ổ c h ứ c đ ả

n g , t ổ chứcchính trị-xãhội và phòngchốngnạnquanliêugiấytờ