Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

Trong một doanh nghiệp sản xuất chu kỳ kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu vào cho quá trình sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn tiêu thụ sản phẩm. Trong ba giai đoạn trên gia

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một doanh nghiệp sản xuất chu kỳ kinh doanh bao gồm ba giai đoạn:giai đoạn chuẩn bị đầu vào cho quá trình sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạntiêu thụ sản phẩm Trong ba giai đoạn trên giai đoạn chuẩn bị đầu vào cho quá trìnhsản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do doanhnghiệp sản xuất cũng như năng xuất của doanh nghiệp trong giai đoạn sản xuất.Trong giai đoạn chuẩn bị đầu vào cho quá trình sản xuất không thể thiếu được việcchuẩn bị các nguyên vật liệu trong sản xuất

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập theo cảchiều sâu và rộng, do đó các doanh nghiệp sản xuất trong nước đang đứng trướcnhiều thời cơ và thách thức, mỗi doanh nghiệp muốn thành công đều phải chấp nhậncạnh tranh Việc cạnh tranh có thể thắng lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào việcnâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí Trong các chi phí sản xuất chi phínguyên vật liệu luôn chiếm vị trí lớn, vì vậy quá trình cung ứng nguyên vật liệu cầnđược kiểm soát chặt chẽ từ việc lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp để đảm bảođược chất lượng nguyên vật liệu, giá cả phù hợp và thời gian giao hàng đúng hạn

Từ nền tảng đó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí.Tuy nhiên, trong giai đoan hiện nay, doanh nghiệp không chỉ quyết định giá cả thếnào, chất lượng ra sao mà bên cạnh đó việc dữ trữ bao nhiêu cho đủ giúp cho quátrình sản xuất không gián đoạn nhưng cũng không thể dữ trữ quá nhiều mà làm ứđọng vốn, đặc biệt trong thời kỳ giá cả không ổn định như hiện nay thì việc kiểmsoát này càng thành vấn đề quan trọng

Trong công ty TNHH Minh Trí, quá trình kiểm soát nguyên vật liệu được thựchiện khá nghiêm ngặt tuy nhiên trong việc thực hiện cũng có những hạn chế nhấtđịnh

Do những nguyên nhân trên nên trong thời gian thực tập tại công ty TNHHMinh Trí em đã chọn đề tài “ Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí ”cho chuyên đề của mình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận cũng như mục lục kèm theo, chuyên đề của

em có kế cấu gồm ba phần:

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Minh Trí

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công

CHƯƠNG 1 _ TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1_ Quá trình hình thành và phát triển.

Tên công ty: Công ty TNHH Minh Trí

Tên tiếng anh: Minh Tri Limited company

Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Hoàng Mai – Hà Nội

Mã số thuế: 0100737679 – 01

Ngành nghề kinh doanh: May công nghiệp.

Công ty TNHH Minh Trí thành lập ngày 22/06/1995 theo giấy phép thànhlập số 906/ GP – UB thành phố Hà Nội cấp ngày 22/06/1995 Giấy phép đăng kýkinh doanh số 049480 do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 27/6/1995 Hai ngườisáng lập công ty là bà Nguyễn Hồng Hạnh và bà Nguyễn Thị Tâm

Công ty thành lập với vốn điều lệ ban đầu 400.000.000đ và có 50 côngnhân viên, đặt nhà máy tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội Tới tháng 7/2002công ty xây dựng nhà máy thứ hai tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy và chuyển trụ sởchính công ty tới khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Sốlượng công nhân viên lúc này lên tới 800 công nhân viên Năm 2005, đáp ứngnhu cầu của thị trường công ty đầu tư mở thêm một nhà máy tại khu công nghiệpNguyễn Đức Cảnh, Thái Bình Hiện nay, nhà máy này được hạch toán như mộtđơn vị độc lập về chi phí và lợi nhuận, và có mã số thuế riêng ( 0100737679 – 02)

Tính tới thời điểm hiện tại công ty có tới hơn 2400 công nhân viên với banhà máy sản xuất chính tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Hoàng Mai – Hà Nội,một nhà máy tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội, và nhà máy thứ ba tại khu côngnghiệp Nguyễn Đức Cảnh tỉnh Thái Bình Với đội ngũ cán bộ công nhân viênlành nghề, năng động công ty có thể sản xuất 450000 – 550000 sản phẩm mộttháng với sự cam kết đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng cho khách hàng.Hiện nay vốn điều lệ của công ty tăng lên 8.000.000.000đ

Do kinh doanh chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nướcngoài nên thị trường chủ yếu của công ty là Mỹ( 87%), Nhật( 10%), các thịtrường khác( 3%).

Các nghành hàng và dịch vụ hiện nay công ty đang cung cấp như sau:

 Các loại hàng dệt kim và máy móc

 Quần áo may mặc phụ trợ, dệt kim hoặc móc

 Dịch vụ bán buôn, không dựa trên cơ sở tính phí hoặc hợp đồng

 Dịch vụ bán buôn, dựa trên cơ sở tính phí hoặc hợp đồng

 Dịch vụ vận tải đường lộ

 Dịch vụ kho và lưu trữ

Tuy nhiên, mặt hàng chính hiện nay của công ty vẫn là may công nghiệptheo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài và nhận gia công hàng xuất khẩu.Sản phẩm sản xuất chính bao gồm: quần áo ngủ, trang phục công sở, các loại áophông… với các đối tượng phục vụ như sau: phụ nữ - 69%, đàn ông – 30%, và trẻ

em là 1% Quá trình phát triển của công ty có thể khái quát qua một số chỉ tiêukinh tế chủ yếu ở bảng sau đây:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008.

( đơn vị tính: nghìn đồng)

Doanh thu BH và cung cấp DV 65.217.705 64.049.800 71.503.262Lợi nhuận kế toán trước thuế 557.245 652.936 534.851

Tổng nguồn vốn chủ sở hữu 26.952.421 52.996.346 51.802.569

(nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Minh Trí)

Có thể thấy trong các năm gần đây công ty không ngừng phát triển biểuhiện là công ty đều hoạt động có lãi trong khoảng thời gian ba năm gần đây,

nguồn vốn chủ sử hữu tăng lên và chiếm tỷ trọng lớn trên tổng tài sản chứng tỏđược sự phát triển bền vững của công ty Như vậy, công ty thành lập và phát triển

đã góp phần tăng thị trường xuất khẩu hàng may mặc cho Việt Nam, góp phầnquảng bá sản phẩm của Việt Nam ra thị trường thế giới đồng thời đã góp phầngiải quyết công ăn việc làm cho công nhân viên, quá trình không ngừng phát triểncủa công ty đồng thời không ngừng nâng cao đời sống vật chất cho công nhânviên Bên cạnh đó việc công ty làm ăn có lãi đã đóng góp thuế cho nhà nước cũngnhư đóng góp vào các quỹ từ thiện… góp phần xây dựng đất nước ngày càng pháttriển

1.2_ Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất.

1.2.1_Đặc điểm tổ chức quản lý.

Hệ thống quản lý của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc,phòng tổ chức lao động hành chính, phòng Kế hoạch – Kinh doanh – Xuất nhậpkhẩu, phòng kỹ thuật, phòng quản lý đơn hàng, phòng kế toán và hệ thống quảnđốc các phân xưởng như phân xưởng cắt, phân xưởng may, phân xưởng hoànthiện, phân xưởng thêu và ban cơ điện

Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bangiám đốc có quyền và nghĩa vụ quản lý điều hành chung toàn công ty, đảm bảo sựphát triển chung toàn công ty, sử dụng hiệu quả nguồn vốn và phát triển vốn kinhdoanh, bảo đảm việc làm và đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV Bên dưới

có các phòng ban có chức năng tham mưu cho Giám đốc, quản lý và thực hiệncác công việc trong lĩnh vực được phân công quản lý Tiếp theo là ban quản đốccác phân xưởng và đội công nhân có trách nhiệm giám sát hoạt động sản xuất củacông nhân mình quản lý nhằm đạt hiệu quả sản xuất

Có thể khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH MinhTrí theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Minh Trí

Trong mô hình trên nhà máy Minh Trí Thái Bình do một phó giám đốcchịu trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động củanhà máy này sao cho hoạt động phải có lãi.

Có thể thấy từ mô hình trên giám đốc có trách nhiệm điều hành công ty vàchịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị dưới giám đốc có các phó giám đốc giúpviệc theo các mảng công việc riêng ( theo mô hình trực tuyến – tham mưu), bêndưới nữa là ban quản đốc phân xưởng của hai nhà máy tại Hà Nội Các phó giámđốc có nhiệm vụ điều hành các phòng ban riêng Cụ thể nhiệm vụ của các phòngban như sau:

Phòng tổ chức có nhiệm vụ: theo dõi các vấn đề về nhân sự( như tính lương và

theo dõi số lương công nhân viên) Tham mưu cho giám đốc các vấn đề cơ cấu tổchức hợp lý

PHÒNG

KỸ THUẬT

PHÒNG QUẢN

LÝ ĐƠN HÀNG

NHÀ MÁY THÁI BÌNH

PHÒNG

TỔ CHỨC

BAN QUẢN ĐỐC CÁC PHÂN XƯỞNG VÀ ĐỘI CÔNG NHÂN NHÀ MÁY 1

PHÒNG CHUẨN

BỊ SẢN XUẤT

BAN QUẢN ĐỐC CÁC PHÂN XƯỞNG VÀ ĐỘI CÔNG NHÂN NHÀ MÁY 2

Phòng xuất kế hoạch – kinh doanh – xuất nhập khẩu( KD – XNK) có nhiệm vụ: Lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong kỳ Thực hiện các công việc xuất

nhập khẩu hàng hóa Triển khai các công việc thu mua nguyên vạt liệu trong nước

và nước ngoài

Phòng kế toán có nhiệm vụ: ghi chép theo dõi tình hình sử dụng tài sản và nguồn

vốn của công ty, lên các báo cáo liên quan tới lĩnh vực tài chính phục vụ cho cấptrên cũng như các cơ quan bên ngoài theo quy định

Phòng kỹ thuật( KT) có nhiệm vụ: đưa ra các định mức cho đơn đặt hàng, đưa ra

các chuẩn mực về kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sảnxuất

Phòng quản lý đơn đặt hàng( phòng QA): quản lý các đơn đặt hàng của khách

hàng, dịch các tài liệu liên quan tới đơn đặt hàng( như mẫu, số lượng, kiểu dáng…)tìm và đặt hàng mua các nguyên vật liệu trong và ngoài nước

Phòng chuẩn bị sản xuất: quản lý các nguyên vật liệu đầu vào từ khi được mua

hay nhập từ khách hàng về, phối hợp cùng kho và phòng kế toán để theo dõinguyên vật liệu trong quá trình sử dụng

Ban quản đốc các phân xưởng của hai nhà máy: có nhiệm vụ quản lý đội công

nhân ở các phân xưởng về thời gian và kết quả làm việc, thực hiện việc đôn đốc đểđảm bảo kế hoạch sản xuất được thực hiện đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng

1.2.2_Đặc điểm về tổ chức sản xuất.

Kinh doanh trong lĩnh vực may mặc công nghiệp nên các khâu sản xuấtchính của công ty bao gồm: cắt, may và hoàn thiện Việc thực hiện sản xuất mộtsản phẩm không liên tục từ đầu đến cuối mà sản phẩm công ty được chia làm nhiềugiai đoạn khác nhau như cổ, thân, tay áo, sau khi hoàn thiện xong từng bộ phận,các bộ phận này sẽ được lắp ráp lại với nhau thành sản phẩm hoàn chỉnh Trongquá trình sản xuất, mỗi sản phẩm đều trải qua nhiều giai đoạn sản xuất, trước khiđược chuyển sang giai đoạn tiếp theo được người cả phòng kỹ thuật kiểm tra chấtlượng một cách nghiêm ngặt

Quy trình công nghệ của công ty được khái quát theo sơ đồ 2 sau.

Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty TNHH Minh Trí.

Cô

ng ty kinh doanh trong lĩnh vực may mặc tuy nhiên với đặc điểm là công ty khôngthực hiện quy trình tiêu thụ như bán buôn qua đại lý hay tiêu thụ qua các cửa hàngbán lẻ, mà sau khi đầu ra được xác định là khách hàng đặt hàng sản xuất hay đặthàng gia công, công ty mới bắt đầu sản xuất Do đó, quy trình kinh doanh sản xuấtcủa doanh nghiệp bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng cho tới khi hoàn thiệnsản phẩm chuyển giao cho khách hàng

Đối với kinh doanh xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng: khi

nhận được đơn đặt hàng của nước ngoài, phòng quản lý đơn đặt hàng sẽ tiếp nhậnđơn đặt hàng dịch đơn đặt hàng và các tài liệu do bên khách hàng chuyển sang baogồm: bảng phác thảo mẫu, bảng phối màu, số lượng sản phẩm, yêu cầu về quycách, chất lượng…tiếp theo chuyển cho phòng kỹ thuật để phòng kỹ thuật tiếnhành sản xuất thử Phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử theo các yêu cầu, từ đóđưa ra các định mức về nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân công trực tiếp,…hàng mẫu này sẽ được gửi cho khách hàng Khi khách hàng chấp nhận hàng mẫu,phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng, giám đốc và bên khách hàng sẽ cùng kýkết

Nguyên phụ liệu Chuẩn bị mẫu

mã

May Giặt( nếu có) Hoàn thiện

Để chuẩn bị sản xuất cho đơn đặt hàng xuất khẩu, phòng kinh doanh phốihợp cùng phòng quản lý đơn đặt hàng đặt mua nguyên vật liệu đầu vào Phòngchuẩn bị sản xuất có trách nhiệm theo dõi nguyên vật liệu nhập xuất kho trong quátrình sản xuất Khi có đầy đủ đầu vào cho sản xuất, các công việc được chia chotừng tổ sản xuất, phòng kỹ thuật thường xuyên đảm bảo việc sản xuất đảm bảotheo đúng định mức và chất lượng Do đặc điểm các sản phẩm của doanh nghiệpsản xuất sẽ được sản xuất chia làm nhiều phần( ví dụ như cổ áo, thân, tay áo) sau

đó được lắp ráp lại với nhau thành sản phẩm hoàn chỉnh, do đó ở mỗi cuối mỗicông đoạn sản xuất phòng kỹ thuật sẽ cử người kiểm tra chất lượng sản phẩm côngđoạn đó trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo Sản phẩm hoàn thành cuối cùngđược kiểm tra tổng thể rồi đóng thùng chuyển sang cho khách hàng Quy trìnhkiểm tra chất lượng ở công ty được kiểm tra khá nghiêm ngặt

Quá trình gia công theo đơn đặt hàng: cũng tương tự như trên nhưng

nguyên vật liệu chủ yếu do bên khách hàng cung cấp, doanh nghiệp chỉ thu muanguyên vật liệu phụ bên ngoài bổ sung cho quá trình sản xuất do phòng kinh doanh

và phòng quản lý đơn đặt hàng đảm nhiệm tùy thuộc nguyên vật liệu phải muatrong nước hay nước ngoài Đối với nguyên vật liệu cho mặt hàng này doanhnghiệp không hạch toán về mặt giá trị mà chỉ theo dõi về mặt số lượng Quy trìnhsản xuất cũng tương tự như đối với hàng kinh doanh xuất khẩu, nhưng mẫu mãthường do bên đặt hàng cung cấp, phòng kỹ thuật tiến hành sản xuất thử, nếu đạtthì ký kết hợp đồng

Có thể khái quát quá trình tổ chức sản xuất của công ty trong hai trường hợpkinh doanh xuất khẩu theo đơn đặt hàng và gia công theo đơn đặt hàng theo sơ đồ

3 sau

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty.

1.3_Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

1.3.1_ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Tại công ty, phòng kế toán có nhiệm vụ chi chép, theo dõi và hạch toánviệc sử dụng các loại tài sản cũng như nguồn vốn của công ty đảm bảo cho việc

sử dụng nguồn vốn và tài sản có hiệu quả Mặt khác, phòng kế toán cũng đề ra

Thiết kế mẫu cho sản phẩm

Điều chỉnh dây chuyền sản xuất

Đơn đặt hàng của khách hàng

các kế hoạch tài chính cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty Do đóphòng kế toán tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàndoanh nghiệp Cuối năm tài chính phòng kế toán có nhiệm vụ đưa ra các báo cáotài chính cho lãnh đạo cũng như cơ quan nhà nước bên ngoài

Phòng kế toán của công ty TNHH Minh Trí tổ chức theo hình thức tậptrung Các nghiệp vụ phát sinh trong tại nhà máy 1 và nhà máy 2 tại Hà Nội đều

do nhân viên kế toán công ty tại trụ sở chính hạch toán còn tại nhà máy Thái Bìnhtuy được hạch toán riêng về doanh thu, chi phí và lợi nhuận nhưng vẫn được quản

lý bởi ban giám đốc tại trụ sở chính của công ty, do đó trong phòng kế toán vẫn

có một kế toán phụ trách tổng hợp về các nghiệp vụ kế toán tại nhà máy TháiBình Các nghiệp vụ phát sinh dưới phân xưởng tại hai nhà máy ở Hà Nội( nhưđược trình bày trong sơ đồ 1) do nhân viên phòng tổ chức kế hoạch cử ra sẽ thựchiện các ghi chép bước đầu rồi chuyển tài liệu về cho phòng kế toán hạch toán

Tổ chức nhân sự phòng kế toán được khái quát theo sơ đồ 4 sau:

Sơ đồ 4: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Minh Trí.

Như vậy trong nhân sự phòng kế toán đứng đầu là kế toán trưởng phía dưới

có các kế toán phần hành, mỗi người đều có nhiệm vụ chức năng riêng

1_ Kế toán trưởng kiêm phó giám đốc tài chính: là người chịu trách nhiệmchung về công tác kế toán tại công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc vềcác vấn đề liên quan tới tài chính, chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê,

THÁI BÌNH

KẾ TOÁN NGUYÊN PHỤ LIỆU

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

THỦ QUỸ

lập các báo cáo tài chính định kỳ để cung cấp thông tin cho các đối tượng liênquan.

2_ Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: chịu tráchnhiệm theo dõi các khoản công nợ với khách hàng và các nhà cung cấp Đồngthời theo dõi các phát sinh về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

3_ Kế toán thuế: theo dõi và hạch toán các khoản thuế GTGT đầu ra và đầu vào,thuế xuất nhập khẩu, và thuế thu nhập doanh nghiệp… theo dõi các nghĩa vụ củadoanh nghiệp đối với nhà nước, thực hiện các công việc với cơ quan thuế nhànước

4_ Kế toán nhà máy tỉnh Thái Bình: chịu trách nhiệm như kế toán tổng hợpnghiệp vụ hạch toán liên quan tới nhà máy 3 tại khu công nghiệp Nguyễn ĐứcCảnh – tỉnh Thái Bình

5_ Kế toán nguyên phụ liệu: chịu trách nhiệm về hạch toán nhập xuất nguyên vậtliệu phần hành này do hai người theo dõi, công việc được phân chia theo nhàcung cấp tức mỗi người theo dõi nguyên phụ liệu theo những nhà cung cấp khácnhau

6_ Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm thực hiện hạch toán các phần hành còn lạicủa công ty như kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán chi phí giáthành, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm lập cácbáo cáo tài chính vào cuối năm tài chính

7_ Thủ quỹ: theo dõi lượng tiền mặt trong két thực hiện các nghiệp vụ liên quantới chi trả tiền mặt

1.3.2_Đặc điểm tổ chức sổ kế toán.

Từ trước năm 2007, tại công ty vẫn sử dụng hình thức nhật ký chứng từ.

Tuy nhiên khi có sự trợ giúp của máy tính vào công việc kế toán trong công ty, kếtoán chuyển từ hình thức chứng từ ghi sổ sang hình thức nhật ký chung cho côngviệc trở nên đơn giản hơn

Đây là hình thức hoàn toàn phù hợp được ban giám đốc và cơ quan thuế chophép, vì đặc điểm các nghiệp vụ kế toán thường lặp lại, khối lượng nghiệp vụ khánhiều nhưng áp dụng kế toán máy nên áp dụng hình thức nhật ký chung khá đơngiản và chính xác.

Đặc điểm của hình thức nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tế đều đượcghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tếcủa nghiệp vụ

Có thể khái quát quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung theo sơ đồ 5sau:

Sơ đồ 5: sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty.

Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Đặc điểm ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty là chỉ dùng tớicác sổ nhật ký, sổ cái, các sổ, thẻ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết, không dùngtới các loại sổ nhật ký đặc biệt.

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung là: Hàng ngày căn cứ vào

các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung, sau

đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản

kế toán phù hợp Đồng thời với việc ghi vào nhật ký chung kế toán ghi các nghiệp

vụ phát sinh vào các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan Thường là cuối quý sẽ cộng

số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã được kiểm tra đốichiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ thẻ kế toánchi tiết sẽ được dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính

Theo xu hướng hiện nay, công ty cũng áp dụng các phần mềm vào trongcác công việc khác nhau Tại phòng kế toán đang áp dụng phần mềm kế toánKTSYS INFOBUS

Phần mềm này cũng có ưu điểm là quy trình viết sổ kế toán là tự động domáy làm nên ít có sai sót kế toán chỉ việc nhập các số liệu từ chứng từ gốc máy

sẽ tự động thực hiện các công việc còn lại như lên sổ nhật ký chung, các sổ, thẻ

kế toán chi tiết Cuối quý kế toán sẽ in sổ rồi trình kế toán trưởng và giám đốc kýrồi thực hiện lưu trữ như bình thường

Có thể khái quát quy trình kế toán máy theo sơ đồ 6 sau:

Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy.

1.3.3_ Một số đặc điểm kế toán tài chính khác.

Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp hạch toán độc lập theo hìnhthức sở hữu vốn: công ty TNHH hai thành viên hoạt động trong lĩnh vực may côngnghiệp

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH

 Niên độ kế toán: theo năm tài chính bắt đầu từ 01/01 kết thúc 31/12 hàngnăm.

 Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng Đối với ngoại tệ sử dụng hạch toántheo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng khi phát sinh nghiệp vụ liên quan tớingoại tệ

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

 Phương pháp kế toán tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại vàphương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng

 Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Thuế GTGTvới nguyên vật liệu …đầu vào là 10% và với hàng hóa xuất khẩu thuế GTGT đầu

ra 0%, doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế vào cuối quý

Hiện nay, kế toán đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa

và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC Với tình hình hiện tại về số lượngcông nhân viên và vốn điều lệ việc áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa

và nhỏ là hoàn toàn phù hợp giúp doanh nghiệp đơn giản hơn trong công tác hạchtoán kế toán

 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng theo chế độ 48 dành cho doanhnghiệp vừa và nhỏ Để phù hợp với thực trạng và hạch toán tốt hơn các nghiệp vụcông ty mở các tài khoản con cho một số tài khoản:

TK 211 được mở chi tiết theo từng loại TSCĐ

Do áp dụng chế độ cho doanh nghiệp vừa và nhỏ doanh nghiệp không sửdụng các TK 621, 622 và 627 để tập hợp chi phí sản xuất do đó TK 154 được mởchi tiết cho từng loại chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, xuất nhập khẩu( cácchi phí liên quan tới vận chuyển NVL nhập khẩu, các phí khác liên quan tới xuấtkhẩu hàng hóa), thuê ngoài và chi phí khác( vd: than đốt lò lấy hơi là quần áo,điện…)

TK 511 được chi tiết thành hai tài khoản con: TK 5111 – thu xuất khẩu

TK 5112 – thu nội bộ

 Hệ thống báo cáo kế toán:

Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế:

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN

- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN

Ngoài ra trong hệ thông báo cáo nộp cho cơ quan thuế của công ty còn bao gồm:

Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính nênthời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3

CHƯƠNG 2 _ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH MINH TRÍ.

2.1_ Đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí.

2.1.1_Đặc điểm nguyên vật liệu.

 Đặc điểm về chủng loại nguyên vật liệu.

Như đã trình bày ở phần 1.1 công ty TNHH Minh Trí là một công ty kinhdoanh trong lĩnh vực hàng may mặc chủ yếu là may công nghiệp phục vụ choviệc xuất khẩu hàng may mặc Các mặt hàng chính của công ty bao gồm các loạiquần áo công sở, quần áo ngủ và quần áo thể thao…thực hiện theo yêu cầu củađơn đặt hàng của khách hàng Do đặc điểm kinh doanh trong lĩnh vực hàng maymặc công nghiệp nên nguyên vật liệu của công ty là những loại nguyên vật liệuphục vụ cho lĩnh vực may mặc như vải, chỉ, kim hoặc là những loại giấy lót haythùng các tông phục vụ cho đóng gói thành phẩm

 Đặc điểm về phân loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu của công ty là khá đa dạng bên cạnh những loại nguyên vậtliệu phục vụ cho quá trình may như các loại kim hay các loại chỉ thông dụng màtùy theo từng đơn đặt hàng mà công ty sử dụng các loại nguyên vật liệu đặc biệtphù hợp theo yêu cầu của khách hàng ví dụ như tùy theo đơn đặt hàng mà sửdụng các loại vải hay các loại chỉ khác nhau

Danh mục nguyên vật liệu công ty sử dụng là rất nhiều tuy nhiên có thểphân ra thành các loại:

Nguyên vật liệu chính: là các loại vải để may, tùy theo đơn đặt hàng mà

dùng các loại khác nhau có thể kể ra một số loại như sau: loại vải 100% polyester,vải phin mộc, vải dệt kim hay vải TCHIBO, vải DRAP trắng vái Fabric hay vải

KT mộc…

Nguyên vật liệu phụ: kinh doanh trong lĩnh vực may mặc nên số lượng

các loại nguyên vật liệu phụ sử dụng trong công ty là rất lớn, riêng mối loại lại có

thể chia thành nhiều nhóm nhỏ Nguyên vật liệu phụ thường xuyên sử dụng trongcông ty có thể kể đến kim máy (có thể chia làm nhiều loại nhỏ như kim máy chầnchun, kim máy chần, chần viền, kim máy bằng, kim máy thùa khuyết…)một loạinguyên vật liệu khác được dùng rất nhiều để tạo ra sản phẩm nhưng do giá trị nhỏnên được đưa vào nguyên vật liệu phụ là chỉ may (bao gồm rất nhiều loại như chỉ

tơ, chỉ polyester…), ngoài ra còn có các loại giấy chống ẩm, băng keo … và tùytheo từng đơn đặt hàng mà còn có các loại nguyên vật liệu phụ khác như các loạidây đai và dây rút cổ áo

Nhiên liệu: trong thành phần nguyên vật liệu của công ty còn có một số

loại nhiên liệu như than dùng cho là và thêu, xăng dầu dùng cho vận chuyển…

Bán thành phẩm: do tính chất quy trình công nghệ là các sản phẩm được

chia thành nhiều giai đoạn khác nhau do đó chính thành phẩm của giai đoạn sảnxuất trước lại trở thành nguyên vật liệu chính của giai đoạn sản xuất sau

 Đặc điểm về nguồn gốc nguyên vật liệu:

Công ty kinh doanh theo hai hình thức kinh doanh xuất khẩu theo đơn đặthàng( hàng FOB), và sản xuất gia công theo đơn đặt hàng, vì vậy nguyên vật liệucũng theo hai hệ thống khác nhau

Đối với hàng FOB: công ty phải tự mua tất cả các loại nguyên vật liệu cho

quá trình sản xuất Nguồn mua nguyên vật liệu có thể là trong nước hoặc mua từnước ngoài tuy nhiên do sản xuất theo đơn hàng xuất khẩu nên công ty thườngnhập khẩu nguyên vật liệu nhiều hơn, do nguyên vât liệu trong nước chưa đápứng được về chất lượng, mẫu mã hay quy cách cho sản phẩm của công ty

Đối với sản xuất gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài: nguyên vật liệu chủ yếu do bên khách hàng chuyển sang Dựa theo hợp

đồng đã ký kết khách hàng sẽ tiến hành chuyển sang các loại nguyên vật liệuphục vụ cho đơn hàng, công ty cũng có thể sẽ tiến hành thu mua một số nguyênliệu phụ

 Đặc điểm về bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu:

Do đặc điểm là sản xuất theo đơn đặt hàng mà các loại nguyên vật liệuchính phụ được dùng khác nhau, hiếm khi các nguyên vật liệu chính giống nhauđối với các đơn đặt hàng ngay cả khi cùng một khách hàng nhưng mỗi lần đặthàng quy cách và chất lượng sản phẩm cũng yêu cầu khác nhau nên các nguyênvật liệu dùng cũng có thể khác nhau Do đó, chỉ khi có đơn đặt hàng doanhnghiệp mới thực hiện đặt mua nguyên vật liệu theo các định mức được tính trướcbởi phòng kỹ thuật nên việc tồn kho nguyên vật liệu chỉ dùng chuyên cho đơn đặthàng đã hoàn thành là hầu như không có, vì vậy chỉ có dự trữ theo đơn hàng Cácnguyên vật liệu tồn kho thường xuyên là các loại kim dùng cho các máy và cácloại thùng, giấy chống ẩm hay giấy lót hay các nguyên vật liệu khác dùng cho các

bộ phận quản lý Cũng chính do điều này mà việc theo dõi nhập xuất nguyên vậtliệu cho sản xuất là cực kỳ quan trọng sao cho đảm bảo đúng định mức đề ra

Có thể thấy việc các nguyên vật liệu thay đổi theo đơn đặt hàng và việctuân thủ nghiêm ngặt các định mức khiến cho công việc mua, nhập, xuất kho chonguyên vật liệu cần được kiểm soát chặt chẽ đồng thời việc phụ trách mua hàngphải cực kỳ linh hoặt để tránh tình trạng bị động trước đơn đặt hàng của kháchhàng Bộ phận mua phải luôn cập nhập giá cũng như chất lượng các loại nguyênvật liệu

Do các nguyên vật liệu được mua theo định mức cũng như nguyên vật liệuđược chuyển từ khách hàng sang do đó việc bảo quản các loại nguyên vật liệu làrất cần thiết để đảm báo được chất lượng giúp đảm bảo định mức đề ra và đảmbảo được chất lượng sản phẩm sản xuất ra Hiện nay công ty có hai kho chính tại

Hà Nội là kho vải và kho nguyên vật liệu phụ để bảo quản nguyên vật liệu

2.1.2_Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Từ những đặc điểm của nguyên vật liệu đã được trình bày ở phần trên nênnguyên vật liệu tại công ty yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ về việc bảo quảnhạch toán và xuất dùng sao cho đảm bảo được định mức đề ra, nguyên vật liệu

đảm bảo được chất lượng phù hợp từ đó mới đảm bảo được tiến độ sản xuất vàchất lượng sản phẩm của đơn đặt hàng Trên thực tế tại công ty quy trình kiểmsoát nguyên vật liệu hiện nay khá chặt chẽ trong cả khâu mua và khâu xuất dùngnguyên vật liệu.

 Quản lý khâu thu mua nguyên vật liệu:

Việc mua nguyên vật liệu đầu vào do hai phòng đảm nhiệm bao gồmphòng kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng quản lý đơn đặt hàng sẽ tiếnhành.Việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo tìm được nhà cung cấp cho phùhợp về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng Dựa trên đơn đặt hàng, cũngnhư các chỉ dẫn do bên khách hàng chuyển sang, phòng quản lý đơn hàng sẽ tiếnhành tìm nhà cung cấp cho phù hợp và đặt hàng với nhà cung cấp, khi đã đặt hàngkhâu tiến hành thu mua sẽ do phòng kinh doanh đảm nhận, khi nguyên vật liệuđược mua về thì phòng kế toán theo dõi và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp,ngoài ra đối với những nhà cung cấp là công ty cung cấp quá trình theo dõi thanhtoán còn có sự tham gia của phòng quản lý đơn hàng, toàn bộ quá trình mua hàngnày phải được sự phê duyệt của giám đốc Các nhà cung cấp của công ty chủ yếu

là những nhà cung cấp quen do đó, chất lượng của sản phẩm và thời gian giaohàng thường được đảm bảo, phương thức thanh toán thường là thanh toán chậm

 Quản lý khâu bảo quản và xuất sử dụng:

Khâu quản lý và xuất dùng nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo đượcbảo quản được số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu dùng chosản xuất phải đảm bảo được định mức đề ra Đối với việc kiểm soát nguyên vậtliệu nhập xuất trong quá trình sử dụng trước đây có sự tham gia của hai phòng làphòng kế toán và kho Tuy nhiên do hai nơi này vẫn chưa đủ năng lực quản lýnguyên vật liệu nên vào tháng 9 năm 2008 tại doanh nghiệp thành lập thêm phòngchuẩn bị sản xuất để kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất trong quá trình sử dụng

Do đó, hiện nay tại công ty có sự phối hợp của phòng kế toán, phòng chuẩn bị sảnxuất và kho để kiểm soát nguyên vật liệu Khi nguyên vật liệu mua về, người của

kho tiến hành kiểm tra rồi nhập kho, và quản lý lượng nhập xuất đồng thời phòng

kế toán cũng theo dõi cả về giá trị nguyên vật liệu nhập xuất kho, phòng chuẩn bịcũng theo dõi toàn bộ quá trình thu mua và xuất dùng nguyên vật liệu sao chođảm bảo định mức sản xuất do phòng kỹ thuật đề ra

 Hạch toán nguyên vật liệu:

Hiện nay, tại kho và phòng chuẩn bị sản xuất sử dụng phần mềm quản lýkho dành cho hàng may mặc tên là SEWMAN – WAREHOUSE, còn trên phòng

kế toán sử dụng phần mềm kế toán KTSYS – INFOBUS để hạch toán Các côngviệc hạch toán và lên sổ sẽ do phần mềm tự động cập nhật, nhân viên kho và kếtoán có nhiệm vụ cập nhật số liệu bước đầu vào máy cho chính xác Do sự hỗ trợcủa phần mềm nên để công việc hạch toán được cập nhật liên tục và đơn giản tạicông ty áp dụng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ songsong Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ 7 sau:

Sơ đồ 7_ sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

Sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

loại nguyên vật liệu để theo dõi loại nguyên vật liệu đó trong suốt một năm, cuối

kỳ thủ kho tiến hành in ra sổ kho và xin sự phê duyệt của cấp trên

Trên phòng kế toán: Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất nguyên vậtliệu và hóa đơn để nhập dự liệu số lượng nguyên vật liệu nhập xuất và giá trị vào

“phiếu nhập xuất trên phần mềm kế toán” để phần mềm tự động cập nhật lên “sổchi tiết nguyên vật liệu” Sổ chi tiết nguyên vật liệu được mở riêng cho từng loạinguyên vật liệu và theo dõi nguyên vật liệu trong suốt một năm tương ứng với thẻkho Cuối kỳ sẽ tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu vàthẻ kho tương ứng Đồng thời số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu sẽ được tổnghợp vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu để có thể tiến hành đối chiếuvới sổ cái nguyên vật liệu

Để có thể cập nhật liên tục số liệu và giá trị về nguyên vật liệu nên việc hạchtoán nguyên vật liệu của công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên Trongchính sách của công ty có yêu cầu việc kiểm kê hàng tồn kho trong khoảng thờigian là 6 tháng tuy nhiên hiện nay tại công ty việc kiêm kê hàng tồn kho vẫn chưathực hiện được đúng hạn như chính sách công ty đề ra, thực tế việc kiểm kê tạicông ty thường chỉ mang tính hình thức do nhân viên kho tiến hành thường chỉ là

về số lượng, do đó việc kiểm kê vẫn chưa đạt được hiệu quả như yêu cầu

 Tính giá nguyên vật liệu:

Kế toán tiến hành tính giá nguyên vật liệu nhập kho và giá nguyên vật liệuxuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho giúp kế toán hạch toán chính xácgiá trị tài sản nguyên vật liệu trong kho mà công ty nắm giữ, mặt khác sẽ tính đượcgiá trị nguyên vật liệu xuất kho, việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho giúp công tyhạch toán đúng được giá trị nguyên vật liệu xuất kho, từ đó hạch toán chính xácđược chi phí nguyên vật liệu

 Tính giá nguyên vật liệu mua về nhập kho:

Tại công ty kế toán sử dụng giá thực tế để tính giá nguyên vật liệu nhập

kho

Do đó đối với nguyên thu mua trong nước thì giá nguyên vật liệu nhập kho

là giá ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT với hóa đơn giá trị gia tăng là giábao gồm thuế GTGT nếu doanh nghiệp mua nguyên vật liệu từ những doanhnghiệp không nộp thuế theo phương pháp khấu trừ Công thức tính giá nguyên vậtliệu nhập kho như sau:

+

Thuếnhậpkhẩu

─

Các khoản triết khấuthương mại và giảmgiá hàng muaNhư vậy đơn giá nguyên vật liệu nhập kho:

Từ các công thức trên có thể thấy kế toán không tiến hành tính chi phí vậnchuyển vào giá trị nguyên vật liệu nhập kho Hiện nay, thường nguyên vật liệu muatrong nước sẽ do bên khách hàng cung cấp chịu chi phí vận chuyển, tuy nhiên vẫn

có nguyên vật liệu mua mà công ty vẫn chịu chi phí vận chuyển nguyên vật liệu vềnhập kho Còn đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì công ty thường mua với giáFOB và công ty chịu chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ cảng về kho, tuy nhiêncác chi phí vận chuyển này đều được tập hợp lại, cuối kỳ mới tiến hành phân bổcho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức doanh thu của đơn đặt hàng thực hiện đượctrong kỳ

Đơn giá nguyên vật

liệu nhập kho =

Giá trị nguyên vật liệu nhập kho

Số lượng nguyên vật liệu nhập kho

Đối với nguyên vật liệu khách hàng cung cấp theo hợp đồng gia công:

đối với các loại nguyên vật liệu này , kế toán sẽ không hạch toán nguyên vật liệu

về giá mà chỉ theo dõi về số lượng nguyên vật liệu nhận được và nguyên vật liệuxuất dùng Tuy nhiên, đối với nguyên vật liệu này, khách hàng chỉ chịu tráchnhiệm vận chuyển nguyên vật liệu tới cảng còn công ty chịu trách nhiệm vậnchuyển nguyên vật liệu về nhập kho, thì toàn bộ chi phí vận chuyển này được hạchtoán vào tài khoản 154_ chi phí xuất nhập khẩu và cuối kỳ cũng tiến hành phân bổnhư chi phí vận chuyển ở trên

 Tính giá xuất kho nguyên vật liệu:

Để tiến hành tính giá nguyên vật liệu xuất kho trước đây tại công ty sử dụnggiá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này đơn giản trong công việc tính toán,nhưng nhược điểm của phương pháp tính giá này là công việc tính giá của công ty

bị dồn vào cuối kỳ và giá không chính xác khi có nhiều biến động giá trên thịtrường Từ khi có sự trợ giúp của máy tính các công việc trở nên dễ dàng hơn,công ty chuyển tính giá nguyên vật xuất kho sang phương pháp bình quân sau mỗilần nhập Phương pháp này đã giúp công ty phản ánh được đúng hơn giá trị thịtrường của nguyên vật liệu khi có nhiều biến động về giá

Công thức tính giá nguyên vật liệu trong kho sau mỗi lần nhập như sau:

Đơn giá nguyên vật

liệu trong kho sau

mỗi lần nhập

=

Giá trị nguyên vật liệu trong kho +

Giá trị nguyên vật liệu nhập kho

Số lượng nguyên vật liệu trong kho

Số lượng nguyên vật liệu nhập kho+

Giá trị nguyên vật

liệu xuất kho =

Đơn giá nguyên vật liệu trong kho x

Số lượng nguyên vật liệu xuất kho

Ví dụ tính giá nguyên vật liệu xuất kho của chỉ AST 60/3 như sau:

Tồn kho đầu ký là 380000 cuộn giá trị 9.841.555 đồng và có các nghiệp vụ nhậpkho như sau:

Ngày 24/1 nhập kho 45 cuộn giá trị 1.262.385đ

Ngày 29/01 nhập kho 17 cuộn giá trị 476.901đ

Ngày 26/03 nhập kho 46 cuộn giá trị là 1.290.438đ

Ngày 16/04 nhập kho 120 cuộn giá trị 3.366.360đ

Ngày 18/04 nhập kho 21 cuộn giá trị 589.113đ

Ngày 26/05 nhập kho 185 cuộn giá trị 5.189.805đ

Ngày 04/06 tiến hành xuất kho 41 cuộn cho sản xuất đơn hàng

Đơn giá xuất kho là:

Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 27.047 x 41 = 1.108.927 đ

2.2 _ Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu.

2.2.1_ Quy trình thu mua và nhập kho nguyên vật liệu.

Như phần nguồn gốc đã trình bày nguyên vật liệu của công ty có thể do công

ty tự mua hoặc do khách hàng chuyển sang, trong loại nguyên vật liệu tự mua thìcũng có thể là nguyên vật liệu thu mua trong nước hoặc cũng có thể là nguyên vậtliệu mua nhập khẩu từ nước ngoài Tùy từng nguồn gốc của nguyên vật liệu màquy trình thu mua có những điểm khác nhau và sử dụng chứng từ có thể khác nhau

 Quy trình thu mua và nhập kho đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự tiến hành thu mua.

Đơn giá nguyên

vật liệu xuất kho =

Quy trình thu mua nguyên vật liệu loại này được bắt đầu ngay từ khi có đơnđặt hàng của khách hàng Dựa vào bảng hướng dẫn sản phẩm, phòng đơn hàng tiếnhành tìm nhà cung cấp cho phù hợp để chọn giá thích hợp, đồng thời phòng kỹthuật tiến hành sản xuất thử để có thể biết được định mức sản xuất bao gồm định

mức vật tư và định mức nhân công trực tiếp “Mẫu bảng định mức vật tư” được

trình bày trong biểu 1 Từ giá nguyên vật liệu, đơn giá nhân công và định mức sảnxuất này, phòng kế toán tiến hành tính giá đơn hàng và phòng kinh doanh soạnthảo hợp đồng, khi sản phẩm thử được chấp nhận và hợp đồng được ký kết thì lúcnày phòng đơn hàng tiến hành soạn thảo yêu cầu mua nguyên vật liệu gửi lên

phòng kinh doanh và giám đốc tiến hành ký duyệt “Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư” được trình bày trong biểu 2 Khi được sự ký duyệt của giám đốc, phòng đơn

hàng tiến hành đặt mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp phù hợp trên cơ sở đượctìm hiểu từ trước đó và phòng kinh doanh tiến hành thu mua nguyên vật liệu hoặcnguyên vật liệu sẽ do nhà cung cấp chuyển sang tùy thuộc vào thỏa thuận tronghợp đồng cung cấp Số lượng đặt mua, quy cách nguyên vật liệu đặt mua cũng nhưchất lượng nguyên vật liệu đặt mua được dựa trên bảng định mức nguyên vật liệu

do phòng kỹ thuật tiến hành lập ra Nguyên vật liệu của công ty có thể được đặtmua từ nhà cung cấp trong nước hoặc nhà cung cấp nước ngoài

 Đối với nguyên vật liệu được đặt mua từ trong nước:

Các nhà cung cấp nguyên vật liệu của công ty thường là những nhà cung cấpthường xuyên Khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty thì sẽ giao cho người phụtrách thu mua của công ty hóa đơn giá trị gia tăng, hoặc hóa đơn này cũng đượcgửi về phòng kế toán của công ty, từ đó phòng kế toán dựa trên hóa đơn và phiếunhập kho do người của kho lập khi hàng về nhập kho để tiến hành hạch toán

nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu “Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng” do nhà cung

cấp giao cho công ty được trình bày trong biểu 3 trang 30 ví dụ nghiệp vụ mua chỉcủa công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long

Biểu 1: Trích mẫu bảng định mức vật tư cho mã hàng của công ty.

ĐỊNH MỨC VẬT TƯ MÃ 2411( PO#:41023) / HOLLOWAY

Mô tả sp: áo T – Shirt nam tay ngắn Số lượng:4026 chiếc

Vải chính: 100% polyester 150g/m2 W=58/60” Ngày xuất:22/05/20091.b ng ph i m u ảng phối màu ối màu àu.

Màu # G Vải chính dùng cho thân tay, bọc cổ, cổ nẹp và đáp

cổ, màu cúc

Màu #A dùng cho dây lé, can tay

và can sườn

Màu #B mex dựng cổ

và nẹp thân trước

Cỡ

Tổng SH chỉ

#G

41023 050 Blk/Wht Black White Dk grey 0 96 … 0 2148 SP 900

051 Blk/Sca Black Scartlet Dk grey 0 144 … 42 936 SP 900

630 Sca/Wht Scarlet white white 48 144 … 0 942 SP40667

2 Định mức vật tư

Mác chính ép nhiệt Chiếc 1,01 Mác chính có cỡ

Ghi chú: Định mức tiêu hao vải là 2%

Định mức tiêu hao phụ liệu là 1%

Số liệu ghi trên bản định mức đã bao gồm % tiêu hao.

Người duyệt Ngày 09/04/09_ Người thực hiện

Biểu 2: mẫu giấy đề nghị mua nguyên vật liệu.

CÔNG TY TNHH MINH TRÍ

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ

Hà nội, ngày 5 tháng 1 năm 2009Phòng đơn hàng

Bi u 3: m u hóa ểu 3: mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang ẫu hóa đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang n giá tr gia t ng do khách h ng chuy n sang ị gia tăng do khách hàng chuyển sang ăng do khách hàng chuyển sang àu ểu 3: mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

(liên 2: giao cho khách hàng)Ngày 27 tháng 12 năm 2008Đơn vị bán hàng: công ty TNHH Đầu Tư TM và XNK Kim Long

Địa chỉ: số 195, ngõ 2 Đ Nguyễn Văn Cừ, tổ 12, P Bồ Đề Q Long Biên, Hà Nội.

Mã số thuế: 0103027395

Tên đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Minh Trí

Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội

Hình thức thanh toán: CK MST: 0100737679

STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị

tính

Sốlượng

Đơn giá Thành tiền

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

 Đối với nguyên vật liệu mua từ nhà cung cấp nước ngoài.

Do sản xuất theo đơn đặt hàng xuất khẩu của nước ngoài nên nhiều loạinguyên vật liệu công ty phải tiến hành mua nguyên vật liệu từ nước ngoài để có thểđảm bảo theo yêu cầu của khách hàng

Quy trình tiến hành đặt mua nguyên vật liệu không khác so với thu muanguyên vật liệu trong nước, thường thì công ty tiến hành mua theo giá CIF tức giátại cảng( cảng giao dịch nhiều nhất của công ty là cảng Hải Phòng) do đó nhà cungcấp sẽ vận chuyển hàng tới cảng còn công ty chịu trách nhiệm vận chuyển từ cảng

về kho Khi đến cảng kế toán của công ty phải kê khai với hải quan lô hàng nhập

khẩu vào “mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu”.

Khi mua hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài thường thì nhà cung cấp sẽ gửihóa đơn về trước khi hàng về, kế toán sẽ kẹp hóa đơn này lại và theo dõi khi hàng

về thì tiến hành hạch toán Tại công ty không theo dõi hàng mua đang đi đườngtrên TK 151

Như vậy chứng từ sử dụng trong quy trình thu mua nguyên vật liệu nhậpkhẩu ngoài hóa đơn của nhà cung cấp ở trên còn có mẫu tờ khai hải quan hàng hóanhập khẩu Trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu được trình bày trongbiểu 4 trang 32

Biểu 4: trích mẫu tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu:

HẢI QUAN VIỆT NAM

TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU

B n l u ng ảng phối màu ưu người khai Hải quan ưu người khai Hải quanời khai Hải quan i khai H i quan ảng phối màu.

TỔNG CỤC HẢI QUAN Tờ khai số:4244/NK/KD/KV1 Cán bộ đăng kýCục hải quan: Hải Phòng Ngày đăng ký: 14/04/2009

Chi cục hải quan: KV1 Số lượng phụ lục tờ khai: 0

A_PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ

1 Người nhập khẩu: C.TY TNHH MINH TRÍ KCN VĨNH TUY, HOÀNG MAI, HÀ NỘI

MST: 0100737679 Giấy phép số: 049480, ngày 26/5/1995.

2 Người xuất khẩu: ALLENBERG COTTON CO 7255 GOODLETT FARMS PARKWAY

Hóa đơn thương mại số: TE_04784, ngày 13/3/2009

Nước xuất khẩu: Mỹ Điều kiện giao hàng: CIF – HP Đồng tiền thanh toán: USD

T giá:16940 Ph ỷ giá:16940 Phương thức thanh toán: L/C ưu người khai Hải quanơn giá trị gia tăng do khách hàng chuyển sang ng th c thanh toán: L/C ức thanh toán: L/C.

Số tt Tên hàng

Quy cách, phẩm chất

Mã số hàng hóa

Xuất xứ

Lượng Đơn

vị tính

Đơn giá nguyên tệ

Trị giá nguyên tệ

1 Bông thiên nhiên đã qua

sơ chế

5201000000 USA 198.871 KGS 1,13 224,724,23Tổng cộng: 869 BDLES = 199.729 KGS = 10 x 40” 224.724,23

Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Trị giá tính thuế TS(%) Tiền thuế Tỷ lệ Số tiền

Tổng tiền thuế và thu khác: bằng số: 190.341.422

Bằng chữ: một trăm chín mươi triệu ba trăm bốn mốt nghìn bốn trăm hai hai đồng

Người khai báo

Quy trình nhập kho đối với nguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang:

Khi ký hợp đồng gia công với khách hàng, trong hợp đồng phải nêu rõ

những nguyên vật liệu nào do bên khách hàng chuyển sang, với số lượng là bao

nhiêu và chất lượng ra sao và những loại nguyên vật liệu nào bên công ty phải

mua Đối với những nguyên vật liệu mà bên khách hàng chuyển sang, kế toán phải

tiến hành lập bảng kê định mức với hải quan để khi nguyên vật liệu này về cập

cảng, sẽ được hải quan kiểm tra theo mẫu bảng kê, do đó mà doanh nghiệp không

bị áp thuế với những mặt hàng này Mẫu “bản kê định mức và tỷ lệ hao hụt của mã

hàng” được trình bày trong biểu 5 sau:

Biểu 5: Mẫu bản định mức và tỷ lệ hao hụt của mã hàng:

BẢN KÊ ĐỊNH MỨC VÀ TỶ LỆ HAO HỤT CỦA MÃ HÀNG

Hợp đồng gia công số/ Bên thuê: 01MT – GOL/08/GOLDEN WHEAT TRADING CO.,LTD Ngày: 05.01.2008.,Thời hạn:05.01.2009Phụ kiện Hợp đồng gia công số: 01( BS05)

Bên nhận: Công ty TNHH Minh Trí., địa chỉ: khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội

Đơn vị hải quan là thủ tục: Chi cục hải quan Đầu từ - gia công Hà Nội

Tên hàng: HST6110.20.2079., CAT 339; áo dệt kim nứ, dài tay Số lượng: 10,000 chiếc

Giới thiệu các thông số của sản phẩm liên quan đến việc xác định trên: Đv tính inch

Khi nguyên vật liệu về tới công ty là nguyên vật liệu do công ty mua haynguyên vật liệu do khách hàng chuyển sang, thì phòng kinh doanh tiến hành bangiao cho kho kiểm nghiệm số lượng chất lượng và mẫu mã Nếu các loại nguyênvật liệu được nhập về đúng quy các và chất lượng đã đặt nguyên vật liệu được tiếnhành nhập kho.

Ở công ty hiện nay có hai kho là kho vải và kho vật tư, tại mỗi kho lại cónhiều người, mỗi người phụ trách theo dõi một số loại nguyên vật liệu khác nhau.Khi hàng về tới kho người của kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu về về sốlượng và quy cách hàng về theo một bảng mẫu( bảng này do phòng đơn đặt hàngban hành) Người kiểm tra sẽ tiến hành đối chiếu nguyên vật liệu về thực tế vớibảng này về mẫu mã, quy cách, chất lượng theo bảng Thực tế việc kiểm tra nàykiểm tra về số lượng nhiều hơn, còn chất lượng chỉ khi có phát hiện rõ ràng vềhỏng hóc thì người của kho sẽ yêu cầu nhân viên phòng đơn hàng xuống kiểm tra

và cho hướng giải quyết, nếu vượt quá thẩm quyền nhân viên phòng đơn hàng,nhân viên này sẽ báo cho khách hàng và chờ khách hàng giải quyết, do đó chấtlượng nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt

Nếu nguyên vật liệu về đã đủ và không có sự hỏng hóc thì kho tiến hành viếtphiếu nhập kho theo số lượng thực tế, nếu số lượng thực tế về kho ít hơn số lượng

đặt hàng thì kho ngoài lập ra phiếu nhập kho, sẽ tiến hành lập phiếu “theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu” để gửi lên phòng đơn hàng và phòng chuẩn bị sản xuất

để tìm hiểu nguyên nhân thiếu hụt, qua đó tìm cách mua hoặc yêu cầu nhà cungcấp cung cấp thêm cho đủ

Mẫu phiếu theo dõi chi tiết nhập xuất phụ liệu được trình bày trong biểu 6 sau: