Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại trung tâm y tế thành phố quy nhơn, tỉnh bình định

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp l nh đạo, các cán bộ quản lýkhoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ c

TRẦN THỊ MỸ PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC,VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN,

TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8 34 03 01

Người hướng dẫn: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Các nội dung nghiêncứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố bất kỳ hình thứcnào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích,nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi

rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũngnhư số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chúthích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm về nội dung luận văn của mình

Tác giả luận văn

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Những năm gần đây hệ thống y tế Việt Nam được đánh giá là tiếp tụcđạt những thành tựu tiên tiến Đối với sự phát triển của kinh tế, xã hội thì vaitrò của ngành y tế là không thể phủ nhận Ngành y tế không chỉ đảm bảo sứckhỏe cho con người lao động, học tập mà còn đảm bảo về chất lượng cuộcsống, tích cực thực hiện đổi mới cơ chế tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y

tế công lập gắn với thực hiện lộ trình tiến tới bảo hiểm y tế (BHYT) toàn dân

Để hoạt động khám chữa bệnh tốt có nhiều yếu tố liên quan trong đó thuốcđóng vai trò quan trọng góp phần vào thành công chung của các cơ sở y tế.Hoạt động cung ứng thuốc là một trong những hoạt động thường xuyêncủa cơ sở y tế Cung ứng thuốc không kịp thời, đầy đủ và chất lượng khôngđảm bảo không những gây lãng phí tiền của, mà còn gây nên những tác hạiđến sức khỏe, thậm chí còn nguy hiểm đến tính mạng của người bệnh, ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng khám, chữa bệnh của cơ sở y tế

Nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, trong bối cảnh nguồnkinh phí thường xuyên do ngân sách Nhà nước cấp hàng nămtheo Nghị định

số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ về cơ chế hoạt động, cơchế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khámbệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập Dự toán ngânsách giảm dần do đó bên cạnh việc quản lý tăng nguồn thu, tránh thất thoát đểgiảm chi phí là yếu tố rất quan trọng.Khoản chi lớn là thuốc vật tư, y tế chiếmphần lớn tỷ lệ góp phần ảnh hưởng nguồn thu của các cơ sở y tế hiện nay Chiphí các khoản phải hợp lý, tiết kiệm và quản lý cung ứng thuốc vật tư y tếkhông chỉ chất lượng mà còn đảm bảo hiệu quả Việc ứng dụng công nghệthông tin theo dõi việc khám chữa bệnh, cung ứng thuốc và thu viện phí nhằm

góp phần quản lý một cách hiệu quả và chính xác

Ngoài việc theo dõi quản lý về giá thuốc mà quản lý việc mua thuốc, vật

tư y tế thừa hay thiếu cũng ảnh hưởng đến chất lượng thuốc hướng đến tránhtình trạng thừa thuốc, vật tư y tế quá hạn sử dụng gây lãng phí hoặc bị độngthiếu hụt thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế.Cần có sự nghiên cứu đầy đủ hoạtđộng quản lý mua thuốc để lựa chọn những phương thức hợp lý, hiệu quảnhất trong việc xác định nhu cầu cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tếcông lập

Thuốc, vật tư y tế là loại hàng hóa đặc biệt Cung ứng thuốc, vật tư y tếnói chung và cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế nói riêng giữ vaitrò vô cùng quan trọng mang tính quyết định đến công tác chăm sóc và bảo vệsức khỏe người bệnh Thực trạng cung ứng thuốc kém hiệu quả và bất hợp lýtại các cơ sở y tế đang là một vấn đề bất cập có ảnh hưởng rất lớn đến chấtlượng điều trị và chăm sóc người bệnh, nó diễn ra không chỉ ở các nướcnghèo, các nước đang phát triển mà ngay cả các nước phát triển Việc lựachọn danh mục thuốc hợp lý là một trong các yếu tố mang tính quyết địnhtrong việc sử dụng thuốc an toàn tại cơ sở y tế

Tuy nhiên, hiện nay việc cung ứng thuốc, vật tư y tế chưa thật sự chặtchẽ, thiếu tính chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu, mua sắm tập trungthuốc, vật tư y tế vẫn còn tình trạng làm thất thoát trong công tác quản lýcung ứng thuốc, vật tư y tế

Hơn nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh BìnhĐịnh đ có những bước phát triển và có nhiều đổi mới trong mô hình quản lýcũng như các hoạt động của mình Trung tâm y tế đ chủ động cơ cấu lại bộmáy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng caovai trò của thông tin kế toán Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin kế toán nóichung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

nói riêng tại đơn vị còn nhiều hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế quản lýmới Thông tin kế toán mang lại vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý.Thực tế Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Địnhđ ứng dụngcông nghệ thông tin (CNTT) phần mềm giải pháp quản lý tổng thể Viettel-His

từ năm 2018 nhưng mới chỉ đáp ứng cho công tác chuyên môn khám chữabệnh là chủ yếu, còn tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp thì sửdụng một phần mềm kế toán riêng (phần mềm MISA.NET) mà chưa đượctích hợp lại trong cùng một hệ thống thông tin quản lý thống nhất Chính vìđơn vị sử dụng hai phần mềm độc lập phần mềm giải pháp quản lý tổng thểViettel-His và phần mềmkế toán MISA.NETnên số liệukế toán không có tính

kế thừa, chưa có sự liên kết cao giữa các bộ phận, khoa phòng dẫn đến côngviệc còn chồng chéo, tốn thời gian nhân lực, vật lực, khó khăn trong công táckiểm tra, đối chiếu, giám sát các nguồn thu này

Mặc khác thực tế tại Trung tâm y tế, có rất nhiều loại thuốc và vật tư y tếkhác nhau, đa dạng trong về chủng loại trong và ngoài nước vì vậy để kiểmsoát sự biến động của từng loại mặt hàng, từng khách hàng, tránh tình trạngthanh toán nhầm… Vì vậy, tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chứcthông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng tại đơn vị cầnphải hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách

hiệu quả, tác giả đ chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế o n on c n cung ứng thuốc, vậ ư y ế T n m ế thành phố Q y N ơn, tỉnh

B n Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của mình.

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tổ chức thông tin kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phầngiúp đơn vị quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị Vấn đề hoàn thiện

tổ chức thông tin kế toán đ được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiêncứu dưới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Riêng đối với

lĩnh vực y tế, mà đặc biệt là trong hệ thống các cơ sở y tế, các nghiên cứu về

tổ chức thông tin kế toán nói chung, về chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tếnói riêng chưa nhiều Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kểđến như:

Luận văn thạc sĩ của Bùi Thị Yến Linh (2014) đ nghiên cứu về tổ chứccông tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tại tỉnh Quảng Ng i Nghiên cứu

đ làm rõ một số vấn đề cơ sở khoa học của tổ chức công tác kế toán cũngnhư mô tả và phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại cácđơn vị sự nghiệp công lập Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ

sở y tế công lập tỉnh Quảng Ng i một cách có hệ thống Trên cơ sở đó, nghiên cứu

đề xuất, gợi ý một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại cácbệnh viện công lập và trung tâm y tế dự phòng của tỉnh Quảng Ng i hiện nay.Nghiên cứu của tác giả cũng bước đầu đề xuất hướng hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán theo định hướng ERP vào cơ sở y tế công lập nhưng chưa đề cập tổ chứcHTTTKT theo định hướng này

Luận văn thạc sĩ của Lê Thị Hạnh Phúc (2014) cũng khái quát các vấn đề

cơ bản về HTTTKT, khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trìnhcung ứng, từ đó tác giả cũng đưa ra hướng đề xuất tổ chức HTTTKT chutrình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong điều kiện tin học hóa tại Bệnh viện.Bên cạnh đó, luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hữu Anh Thư (2015) đ hệthống hóa những nghiên cứu lý luận đ có về HTTTKT và giải pháp quản lýtổng thể bệnh viện Từ đó đề xuất một số giải pháp tổ chức HTTTKT nhằmmục đích kiểm soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụngtốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán bệnh viện Song nghiên cứuvẫn còn rời rạc, mới chỉ đề cập đến việc tổ chức thông tin kế toán theo địnhhướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện mà chưa đi sâu vàotìm hiểu cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng

dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.

Ngoài ra, còn có các nghiên cứu của Vy Thị Ái Hà (2019) về tổ chứcthông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất tạiBệnh viện Lao và Bệnh Phổi tỉnh Quảng Ngãi; Nghiên cứu của Tô Thị MỹHạnh (2019) về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật

tƣ y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định Tuy nhiên, m i cơ sở y tế cómột đặc thù riêng trong việc tổ chức HTTTKT mà các nghiên cứu này chƣa

đi sâu vào một cơ sở y tế công lập cụ thể nào

Có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các cơ sở

y tế nói riêng ở Việt Nam chƣa nhiều Nhƣng tất cả những nghiên cứu trêncũng đ phần nào giúp cho tác giả nắm đƣợc những vấn đề cơ bản về tổ chứcHTTTKT trong các cơ sở y tế công lập Tổ chức HTTTKT trong cơ sở y tếcông lập theo chu trình sẽ xác định đƣợc vai trò nhiệm vụ của từng kế toán,xác định đƣợc kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào, xử lý và cung cấpthông tin cho bộ phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt động của cơ sở y

tế đƣợc tiến hành thông suốt và hiệu quả Hiện nay các nghiên cứu chủ yếutiếp cận theo các phần hành kế toán mà chƣa chú trọng tổ chức thông tin kếtoán theo chu trình trong điều kiện ứng dụng CNTT gắn với đặc thù của các

cơ sở y tế trong bối cảnh mới, nhằm đáp ứng yêu cầu trong quản lý

Chính vì thế để hoàn thiện và đáp ứng đƣợc nhu cầu về tính thực tiễncủa đề tài phục vụ quản trị một cách hiệu quả, cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn

nên tác giả đ quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định”.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

Phạm vi nghiên cứu: Tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh BìnhĐịnh - Thu thập dữ liệu nghiên cứu trong năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tinh để đạt được mục tiêu nghiên cứu thông qua sử dụng các cách thức, phương pháp cụ thể:

- Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về tổchức thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng tại các cơ sở y tế

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp l nh đạo, các cán bộ quản lýkhoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu

để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thông tin kế toán trong chu trìnhcung ứng thuốc, vật tư y tế đang được áp dụng tại cơ sở y tế

- Phương pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thông tin kếtoán, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế đối với các chu trình khác trong tổ chức thông tin kế toán

6 Ý nghĩa của nghiên cứu

Về mặt lý luận, đề tài đ hệ thống hóa, tổng hợp cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế

Về mặt thực tiễn, luận văn đ đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin kếtoán trong trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tếthành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằmhoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng của Trung tâm

Y tế thành phố Quy Nhơn Các giải pháp này có tính thực tiễn và khả thi ápdụng được tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trìnhcung ứng thuốc, vật tư y tế tại cáccơ sở y tế

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT

TƯ Y TẾ TẠI CÁC CƠ SỞ Y TẾ

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hiện nay đối với bất kỳ tổ chức nào, HTTTKT đều thực hiện việc cungcấpthông tin cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp quản lý của tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệthống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, cácphương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cungcấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin gópphần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Nhưvậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sựhình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệuquả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị HồngHạnh, 2011)

1.1.2.Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việcnghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT Theo đó,HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệuliên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập

kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyếtđịnh

HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp Các yếu

tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên Hình 1.1

Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như

mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiềnlương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhậnchủ yếu thông qua các chứng từ kế toán.

Dữ liệu

kế toán

Cơ sở hạ Phần tầng CNTT mềm

Con người

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) Quy trình xử lý:

bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phânloại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thôngtin kế toán Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòihỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủcác nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuậtcông nghệ thông tin Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy thuộc đặc điểmkinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn vị mà việc tổ

chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấpthông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo một quy trình xử lý

- hi nhận: Là giai đoạn đầu trong quy trình kế toán, có chức năng thực

hiện thu thập các dữ liệu của đơn vị liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh

- Xử lý: Là giai đoạn thứ hai sau khi ghi nhận trong quy trình kế toán.

Trên cơ sở các dữ liệu đ có, căn cứ vào chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lý

và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý

- B o c o: Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán nhằm

phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng với sản phẩm đầu ra là các báocáo kế toán của đơn vị

Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, tronggiai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thốngtài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tintheo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tincủa người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kếtoán

Đầu ra:là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,

bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụhoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức Phương tiện biểu hiệnnhững thông tin tổng hợp và chi tiết đ được xử lý để cung cấp cho người sửdụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các Báo cáo kếtoán quản trị Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của hệ thống thông tin

kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản

lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập

1.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ SỞYTẾ

1.2.1 Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành này hướng đến đối tượng kếtoán theo đó Nhân viên kế toán phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập,kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theotừng đối tượng kế toán thuộc phần hành đó Cụ thể, kế toán các phần hànhtheo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát

sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng.

Ví dụ: Với phần hành kế toán thuốc, vật tư y tế, căn cứ vào các số liệutrên các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán phần hành chi tiết thuốc,vật tư y tế sẽ theo dõi sự biến động về số lượng, đơn giá, thành tiền vào sổchi tiết mở cho từng loại vật tư theo trình tự thời gian Toàn bộ chứng từ, các

sổ kế toán chi tiết liên quan đến thuốc, vật tưdo kế toán vật tư quản lý và lưutrữ Cuối kỳ, kế toán chi tiết vật tư sẽ tiến hành kiểm tra, cộng sổ để xác địnhgiá trị từng loại vật tư tồn kho và lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn chotoàn bộ vật tư, hàng hóa, trên cơ sở đó đối chiếu để đảm bảo khớp đúng với

số liệu của kế toán tổng hợp

Trong các cơ sở y tế thường có các phần hành kế toán chủ yếu như:

- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý

- Kế toán thanh toán và công nợ: tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chitiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ công nhân viên,thanh toán với cơ quan nhà nước, …

- Kế toán tiền lương: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi trả lương và các khoản theo lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức

Trưởng phòng

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh

toán và công

nợ

Kế toán tiền

lương

Kế toán

BH y tế

Kế toán viện phí, bảo hiểm ngoại trú

Kế toán

Viện

phí, bảo

hiểm

nội trú

Kế toán kho

dượ c

Kế

toán

tài sản

Thủ quỹ

- Kế toán Bảo hiểm y tế theo dõi tất cả các khoản thanh toán với bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế

- Kế toán kho dược theo dõi tất cả các loại thuốc, vật tư y tế … nhập xuất

tồn tại cơ sở y tế Định kỳ thực hiện kiểm kê các loại này theo quy định.

Việc tổ chức bộ máy kế toán tại cơ sở y tế như trên hướng đến các đốitượng kế toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin về tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn kinh phí trongquá trình hoạt động, phục vụ cho công tác cung cấp thông tin theo từng đốitượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của đơn vị

1.2.2 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng được yêucầu về cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính

và kiểm tra bảo vệ tài sản của cơ sỏ y tế Tuy nhiên, thông tin kế toán cungcấp ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, điều hành cáchoạt động của cơ sở y tế Tất cả các bộ phận trong cơ sở y tế đều cần thông tin

do kế toán cung cấp và ngược lại kế toán không phải là điểm khởi đầu màthường là ghi nhận và tiếp tục xử lý kết quả của các bộ phận khác trong toàn

hệ thống cơ sở y tế Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hànhmột cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ liệu vàthông tin từ các bộ phận chức năng khác Hơn nữa việc chia sẻ thông tin giữacác bộ phận trong điều kiện tổ chức thông tin kế toán theo phần hành cònnhiều hạn chế tại cơ sở y tế

Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các cơ sở y tế có những côngviệc lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chutrình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cánhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành

kế toán Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằmđạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng,

bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần phải tổchức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công

việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định tráchnhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồngchéo, sai sót

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, nhằm tăngcường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành

kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnhviệc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo cácchu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kếtoán trên cơ sở xác định rõ m i loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộphận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báocáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cáchnhanh chóng và chính xác nhất

Nhiều năm qua, việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình đ có rất nhiềunghiên cứu, xuất phát từ những công việc được lặp đi lặp lại một cách thườngxuyên, liên tục qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn theo một trình tự nhất định donhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện được nhìn nhận trong quátrình hoạt động của một đơn vị

Để đạt được hiệu quả cao, đảm bảo các hoạt động được diễn ra mộtcách đồng bộ, nhịp nhàng cần phải phối hợp giữa các bộ phận chức năng, cánhân cùng tham gia vào một chu trình

Lợi ích của tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại các cơ

sở y tế có nhiều thuận lợi như:

- Tăng cường công tác trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và cácphòng, khoa bệnh, giúp việc theo dõi, quản lý dữ liệu và thông tin được tập trung,nhờ đó nâng cao hiệu quả cho công tác xử lý và chia sẻ thông tin kịp thời, đầy đủcho mọi đối tượng sử dụng thông tin

- Giúp tăng cường công tác giám sát, kiểm tra giữa L nh đạo với các bộ

phận góp phần hạn chế những sai sót, rủi ro có thể xảy ra.

- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng, nhiệm

vụ nhất định trong bệnh viện, trên cơ sở đó xác định trách nhiệm cụ thể của từng cánhân, từng khoa, phòng trực thuộc trong quá trình hoạt động tại đơn vị

1.2.3 Các chu trình trong các cơ sở y tế

Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, hệ thống thông tin kế toán có thểđược tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình cung ứng, chu trình doanhthu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính Căn cứ vào đặc điểm hoạtđộng của cơ sở y tế có thể được tổ chức thành 04 chu trình cơ bản (HuỳnhThị Hồng Hạnh, 2015):

- Chu trình cung ứng: liên quan chủ yếu đến các hoạt động mua thuốc,

các thiết bị vật tư y tế, hóa chất ngoài ra cũng bao gồm các hoat động mua sắm vật

tư văn phòng.Nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất

lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc an toàn, hợp lý

Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cungứng trong cơ sở y tế có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tư y tế và thanhtoán tiền cho NCC Đối với các cơ sở y tế chưa có phòng Vật tư - Trang thiết

bị y tế thì người đứng đầu các cơ sở đó giao nhiệm vụcung ứng, theo dõi,quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo về thuốc, vật tư y tế

- C n k m và đ ều trị: có chức năng chính là ghi nhận các nghiệp vụ phát

sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch vụ kỹ thuật vàcác dịch vụ y tế khác Chu trình khám và điều trị được xem là cầu nối giữachu trình thu viện phí và chu trình cung ứng Các chức năng của chu trìnhkhám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhưng cơ bảnbao gồm các bước như: Tiếp nhận bệnh nhân, thực hiện các xét nghiệm hoặcdịch vụ kỹ thuật, điều trị nội trú, thanh toán ra viện

- Chu trình thu viện phí:với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch

vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật đ cung cấp để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền việnphí Chu trình này gồm ba bước: Xác định viện phí cho m i bệnh nhân, thuviện phí, báo cáo viện phí

- Chu trình tài chính:có chức năng chính là huy động và sử dụng nguồn

kinh phí một cách có hiệu quả HTTTKT cơ sở y tế trong chu trình này có nhiệm

vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, sử dụng cũng nhưtheo dõi nhằm cung cấp thông tin về tình hình biến động của từng loại tài sản phục

vụ công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong cơ sở y tế sẽ xác định đượcnhiệm vụ, vai trò của từng kế toántheo chu trình, xác định sẽ xử lý,tiếp nhậnthông tin bộ phận nàovà cung cấp thông tin cho đối tượng nàođể đảm bảohoạt động trong chu trình của cơ sở y tế đượchiệu quả và tiến hành thôngsuốt Bên cạnh đó, để theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kếtoán việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo từng phần hành là cần thiết

để tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Các đối tượng sử dụngthông tin kế toán trong cách tiếp cận này hướng đến việc xác định rõ từng loạithông tin kế toán cần cung cấp cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong mộtchu trình để tổ chứctheo dõi, ghi nhận, báo cáo, phân quyền truy cập khaithácthông tin, dữ liệu một cáchchính xác, nhanh chóng nhất Cách tiếp cậnnghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là một cách tiếp cận mới,mang ý nghĩa to lớn trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toánvà kiểm soátnội bộ để phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT Ví dụ, trong chu trình cungứng, kế toán dược tham gia vào và có quan hệ với các bộ phận nhận hàng,mua hàng, chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện chứcnăng mua và nhập kho thuốc, vật tư y tế phục vụ cho việc khám và điều trị.Mặt khác, kế toán dược cũng đồng thời tham gia vào chu trình thu viện phí,

có mối quan hệ chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận nhận thuốc, hóachất, thực hiện y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịchtruyền… đối với bệnh nhân xác định viện phí đầy đủ chính xác.

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNGỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI CƠ SỞ Y TẾ

1.3.1.Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng thuốc vật tư y tế

Chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế chủ yếu là hoạt động mua thuốc,các thiết bị vật tư y tế và cũng là chu trình liên quan đến hoạt động mua sắmvật tư văn phòng và thanh toán với nhà cung cấp Các nhân tố tham gia chủyếu vào chu trình cung ứng là NCC, bộ phận mua hàng, nhận hàng, các bộphận có nhu cầu, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền ngânhàng, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp và ngân hàng

Mục tiêu của chu trình cung ứng:

- Đảm bảo yêu cầu việc đặt và nhận thuốc, vật tư y tế đúng về chấtlượng, số lượng, thời gian theo đơn đặt hàng và được bảo quản cho đến khiđưa vào sử dụng Chứng từ, hóa đơn đi kèm với thuốc, vật tư y tế đảm bảo làchính xác, đầy đủ và hợp pháp; theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăngđược khấu trừ và thời gian cụ thể; số tiền phải thanh toán với từng NCC trên

sổ kế toán chi tiết phải trả người bán;

- Các loại chi phí được ghi chép và phân loại một cách chính xác vànhanh chóng; tất cả các khoản phải chi trả đảm bảo đều chính xác, hợp lývà kịpthời;

Các cơ sở y tế công lập phải xác định nhu cầu thuốc trong cả năm tàichính để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải được đấuthầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định Theo đó, chu trình cung ứngthuốc gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu muathuốc, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh toán NCC

1.3.2 Chức năng của chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, nhằm tăngcường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành

kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong cơ sở y tế, bên cạnh việc

tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chutrình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toántrên cơ sở xác định rõ m i loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phậnchức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặcphân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng

và chính xác nhất

Tương tự như các doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnhvực khác nhau Chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế có 2 chức năng cơ bảnbao gồm: Chu trình cung ứng (kế hoạch mua thuốc và xác định nhu cầu đặtmua), theo dõi thanh toán và thanh toán nhà cung cấp Chức năng và hoạtđộng chủ yếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1.1

Bảng 1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của chu trình cung ứng

thuốc, vật tư y tế

1 Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tư y tế

Mục đích chủ yếu - Nhu cầu - Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tư ycủa chu trình cung mua thuốc tế

ứng thuốc, vật tư y - Xác định + Nhận biết nhu cầu thuốc, vật tư y tế:

tế là tạo sự thuận

đặt mua So sánh số lượng tồn kho hiện tại với kếtiện cho việc mua hoạch sử dụng từng loại hàng tồn kho

thuốcthuốc, vật tư y tế trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồnđúng chất lượng, kho tối thiểu để xác định nhu cầu thuốc,chủng loại và số vật tư y tế cần; bộ phận yêu cầu mualượng tránh tồn kho hàng xác định lượng nhu cầu mua và lậpthừa thiếu lãng phí yêu cầu mua hàng

Khoa dược của cơ sở y tế Các bộ phận

- Ghi nhận các phiếu yêu cầu (phòng ban) liên quan lập phiếuyêu cầu hàng kịp yêu cầu theo nhu cầu thực tế và dự kiếnthời và chính xác chi tiết cụ thể từng loại thuốc, vật tư y tế

- Kiểm tra nhận đúng quy cách, đúng chủng loại.

hàng, xử lý hàng - Tổ chức đấu thầu mua thuốc, vật tư yđúng chất lượng, tế: Theo quy định hiện nay các cơ sở y tếđúng yêu cầu mua thuốc thông thường đều phải qua

- Giao hàng cho các đấu thầu.

+ Nhận hàng, nhập kho và bảo quảnthuốc, vật tư y tế: bộ phận nhận hàng(gồm cả thủ kho) tiến hành làm thủ tụckiểm tra, nhận thuốc, vật tư y tế và nhậpkho thuốc, vật tư y tế hoặc chuyển giaođến bộ phận sử dụng có liên quan; bảoquản lượng thuốc, vật tư y tế trong kho

- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng

chóng, đáp ứng nhu cầu của bộ phận yêu cầu tại cơ sở y tế

2 Theo dõi công nợ và thanh toán

Toàn bộ chứng từ

mua thuốc của NCC

(đơn hàng, hóa đơn,

hợp đồng) được

chuyển đến phòng

kế toán

- Theo dõicông nợ

NCC

- Thanhtoán choNCC

Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theodõi công nợ phải trả: Căn cứ bộ chứng

từ nhận hàng, hóa đơn mua hàng, kếtoán tiến hành kiểm tra, xác nhận nghĩa

vụ thanh toán và theo dõi công nợ phảitrả cho nhà cung cấp

- Theo dõi công nợ: Theo dõi thanh toántheo từng hóa đơn, hợp đồng thuốc, vật

tư y tế và kết chuyển số dư nợ kháchhàng vào cuối kỳ

Xử lý các nghiệp vụ bất thường: Khithuốc, vật tư y tế không đúng tiêu chuẩn,hoặc thiếu hoặc thừa so với đơn đặt hàng.Trả lại hoặc giảm giá thuốc, vật tư

y tế; chiết khấu mua hàng hoặc cáckhoản chi phí phát sinh liên quan đếnviệc mua thuốc, vật tư y tế

- Thanh toán nhà cung cấp: Đến thờiđiểm thanh toán, kế toán thanh toán tiếnhành làm các thủ tục cần thiết để thanhtoán tiền hàng cho NCC bằng hình thứcchuyển khoản hoặc tiền mặt

ứng, định kỳ đối chiếu với khoa Dƣợc/phòng thiết bị, vật tƣ y tế, theo dõithanh toán, thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theoyêu cầu quản lý Liên quan đến công việc của các bộ phận, cá nhân nhƣ: cơquan quản lý cấp trên, nhà cung ứng, các khoa, phòng có nhu cầu, bộ phậnquản lý kho (dƣợc, vật tƣ y tế), kế toán dƣợc, kế toán hàng tồn kho, kế toánthanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp.

tế

Kế toán thanh toán

Kế toán Tiền

Kế toán

Thanh toán

Đối chiếu,

báo cáo

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

Bộ phận kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế có tráchnhiệm ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quanđến sự biến động của từng đối tượng cung ứng, theo dõi tình hình nhập xuấttồn, tạm ứng, hoàn trả, … cung cấp các thông tin cho nhà quản trị thông quabáo cáo

Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảoquản thuốc và vật tư y tế thuộc chức năng của khoa Dược/phòng vật tư, thiết

bị y tế Các chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT các cơ sở y tế là hạchtoán tình hình nhập kho, theo dõi và thực hiện thanh toán cho các NCC Mốiquan hệ về chức năng giữa bộ phận cung ứng (ở đây lấy minh họa là khoaDược) và phòng Kế toán trong chu trình cung ứng tại các cơ sở y tế được mô

tả tại hình 1.3 ở trên (Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015)

1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

1.3.4.1 Tổ chức thông tin lập kế ho ch cung ứng

Đây là quy trình thống nhất cách thức đặt đơn hàng đúng kế hoạch đ lập, giảm thiểu số lần gọi thuốc trong tháng, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

- Xác định nhu cầu và lập dự trù: Thủ kho Khoa dược căn cứ vào sốlượng hàng tồn trong kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến động: các

tác động làm cho việc sử dung thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ như dịchbệnh…), lượng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối thiểu cơ sở y tế đ thỏa thuận vớinhà thầu tiến hành Lập dự trù mua thuốc (bảng 2.3) và chuyển Trưởng khoaphê duyệt Hàng được đặt theo lịch dự kiến đầu năm và bổ sung đột xuất hàngtuần tháng, quý

- Trưởng khoa Dược căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, ký phê duyệt

số lượng thuốc, vật tư y tế

1.3.4.2 Tổ chức ôn n đấu thầu mua thuốc

Theo quy định hiện hành, các bệnh viện công mua thuốc đều phải quađấu thầu do Sở Y tế thực hiện tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, hoặc dobệnh viện đa khoa tuyến tỉnh được chọn đứng ra đấu thầu hoặc đơn vị tự tổchức đầu thầu Phòng Thiết bị - Vật tư y tế căn cứ nhu cầu lập đơn đặt hàng

và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Tổ chức đấu thầu do Sở Y tế thực hiện đấu thầu tập trung cho hạng mụcthuốc Riêng hạng mục vật tư y tế cơ sở y tế tiến hành lựa chọn chọn NCC(không qua đấu thầu) Kiểm tra thông tin về NCC, liên lạc với NCC về khảnăng cung cấp giao hàng; xin ý kiến Trưởng khoa Dược khi NCC không cókhả năng giao hàng theo yêu cầu

1.3.4.3 Tổ chức thông tintiếp nhận thuốc

Hàng về bộ phận kiểm nhập, kiểm nghiệm kho tiến hành kiểm tra đốichiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, kiểm tra đơn giá, quy cách, hạn dùng tạithời điểm nhập kho Bộ phận nhập kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cụ thểtừng mặt hàng, từng kho làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ và xácđịnh trách nhiệm vật chất của thủ kho.Căn cứ chứng từ hóa đơn tiến hànhphân loại nhập theo khu vực kho theo quy định tại đơn vị, trên chứng từ phảikiểm tra có tất cả các chữ ký của bộ phận cá nhân có liên quan Phân kho theoloại thuốc tân dược, đông dược để hạch toán tổng hợp, chi tiết đồng thời ghi

sổ kế toán cho từng loại thuốc cụ thể:

Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lượngthuốc do bộ phận dược của cơ sở y tế phụ trách Các thủ tục nhập kho đượctiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dược để tổnghợp và phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan

Thực hiện nghiêm túc quy chế dược về quản lý, bảo quản, kiểm nhậpthuốc, theo dõi hạn dùng của thuốc Tất cả các khoa trong cơ sở y tế có sử

dụng thuốc đều phải thực hiện các quy chế dược Trách nhiệm của khoaDược là hướng dẫn bác sĩ, y tá thực hiện nghiêm túc các quy chế này vàthường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy chế dược tại cơ sở y tế

1 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài dùng cho các hoạtđộng khám chữa bệnh

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y tế )

Có TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp)

2 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế do được cấp kinh phí để dùngcho các hoạt động khám chữa bệnh

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y

tế ) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

3 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài chưa trả tiền choNCC

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y tế )

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp)

1.3.4.4 Tổ chức thông tin theo dõi thanh toán và thanh toán NCC

Kế toán kho tại Khoa Dược theo dõi các hợp đồng mua vật tư y tế theo thời hạn tiến trình để thanh toán kịp thời đúng hạn cho NCC

Bảng 1.2 Quy trình thanh toán và theo dõi thanh toán

Tiến trình

Nội dung công việc cần thực hiện

Phụ trách / Biểu mẫu

Hóa đơn giá trị gia

2

tăng, Phiếu nhập Định mức quy kho, Phiếu Xuất kho

Kế toán Kiểm tra đối

chế, quy chuẩn - Kế toán thanh toán, kiểm tra đề chiếu

hồ sơ Kế toán trưởng xuất thanh

toán

3

Phê duyệt - Giám đốc/ Phó

quyền

4 Nhập liệu -Kế toán thanh toán,

Phiếu thu, chi Kế toán trưởngphần mềm

Kế toán lập và Ủy nhiệm chi

và in phiếu phiếu thanh Phiếu thu, phiếu chi,

UNC thanh toán

Kết Thủ quỹ chi

Thủ quỹ chi Phiếu chi

tiền

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

Việc theo dõi thanh toán nhà cung cấp: căn cứ chứng từ, hóa đơn, hợp

đồng mua bán, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu chi tiền, nhập kho, hóa đơn

giá trị gia tăng, kế hoạch mua hàng, nhật ký mua hàng để tránh rủi ro sai sótthường gặp đối với phần hành nợ phải trả cho nhà cung cấp Quản lý tốt cáckhoản công nợ phải trả sẽ giúp đơn vị thanh toán đúng hạn, xây dựng tốt mốiquan hệ với nhà cung cấp và lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ưu.

+ Quản lý theo từng hóa đơn và hạn thanh toán; quản lý theo từng hợpđồng mua đối với các loại vật tư y tế do đơn vị tự lập kế hoạch mua Riêngthuốc các loại cơ sở y tế đấu thầu tập trung tại Sở Y tế : Vì m i hợp đồng lại

có nhiều kỳ hạn thanh toán nên để quản lý nhiều hợp đồng, cần phải có chínhsách mua hàng, bán hàng hợp lý Thêm vào đó, đơn vị cũng nên có sự chuẩn

bị, đào tạo kỹ lưỡng về mặt nhân sự để thực hiện tốt công việc đàm phán vớikhách hàng

+ Mở sổ chi tiết cho từng NCC: theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp,đồng thời hạch toán chính xác vào sổ cái tài khoản phải trả cho nhà cungcấp.Tất cả các khoản chi tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng để thanh toán chonhà cung cấp đều phải được ghi đầy đủ và chính xác

+ Tất cả tài liệu kế toán mua hàng và kiểm kê hàng tồn kho đều đượclưu giữ an toàn

1.3.5.Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật

tư y tế

Theo yêu cầu của từng nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sửdụng Đối với việc sử dụng phần mềm phù hợp thì việc tổng hợp số liệu đểcho ra các báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản lý là việc đơn giản.Cácbáo cáo điển hình như: Báo cáo nhập - xuất - tồn thuốc, vật tư y tế; Quản lýtổng hợp dược; Báo cáo tình hình công nợ; sổ chi tiết công nợ phải trả…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, cùng với việc giới thiệu khái quát về HTTTKT, tácgiả tập trung làm rõ về HTTTKT trong đơn vị đặc thù là cơ sở y tế theo cáchtiếp cận mới, tiếp cận theo chu trình Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liênquan đến hệ thống thông tin kế toán: khái niệm về hệ thống thông tin kế toán;quy trình xử lý; mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thốngthông tin khác và tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chutrình Theo đó, tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở y tế chia thành 4 chutrình: cung ứng, thu viện phí, khám và điều trị và chu trình tài chính Đặc biệttrong chương này Luận văn đ đi sâu, đề cập đến chức năng trong chu trìnhcung ứng thuốc, vật tư y tế, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trìnhcung ứng thuốc, vật tư y tế, tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cungứng thuốc, vật tư y tế và báo cáo công tác dược - vật tư y tế

Bên cạnh đó tác giả tập trung hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến tổchức thông tin trong quy trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế.Những lý luận trong chương này là cơ sở nền tảng cho việc tìm hiểu đánh giáthực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y

tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ

Y TẾ

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH

PHỐ QUY NHƠN

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là cơ sở y tế hạng II, được thànhlập và đưa vào phục vụ từ ngày 02/01/1989 trên cơ sở tiếp nhận bệnh xá tỉnhđội Bình Định (K200) được cải tạo và nâng cấp lại, được Sở Y tế Bình Địnhgiao nhiệm vụ phụ trách công tác khám và điều trị cho nhân dân thành phốQuy Nhơn Tuy là cơ sở y tế tuyến thành phố trực thuộc tỉnh nhưng do quy

mô dân số thành phố tương đối lớn lại nằm trên địa bàn có nhiều khucôngnghiệp, cảng biển nên đ làm được chức năng về chuyên môn của tuyến tỉnh.Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là đơn vị hành chính sự nghiệp cônglập thực hiện chức năng khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe chocán bộ và nhân dân trên địa bàn thành phố và tỉnh Hiện nay, Trụ sở của đơn

vị nằm tại 114 Trần Hưng Đạo, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

Qua hơn 25 năm kểtừ ngày thành lập, đến nay đơn vị không chỉ phục vụcán bộ, nhân dân trên địa bàn thành phố Quy Nhơn mà đ mở rộng phục vụcho các xã ở các huyện lân cận Với quy mô 75 giường bệnh ở năm đầu mớithành lập, đến nay cơ sở y tế được Sở Y tế giao 300 giường bệnh kế hoạchnhưng có đợt lên đến 500 bệnh nhân điều trị nội trú và trên 1.000 lượt bệnhnhân khám ngoại trú m i ngày

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn đ nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết

bị và nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển mũi nhọn chuyên sâu có chấtlượng cao, giải quyết các vấn đề bệnh tật và chăm sóc sức khỏe cho cán

bộ và nhân dân thành phố Quy Nhơn, cũng như cán bộ và nhân dân trongtỉnh Do đó, nhằm đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh, cơ sở y tế đ khôngngừng đầu tư nhiều trang thiết bị hiện đại như máy siêu âm màu, X-quang kỹthuật số, CT-Scanner, máy mổ nội soi,… và gửi đi đào tạo nhằm nâng caochất lượng của bác sỹ, điều dưỡng, kỹ thuật viên, đến nay Trung tâm đ thựchiện được hầu hết phân tuyến kỹ thuật đối với cơ sở y tế hạngII

Nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Địnhhiện đ triển khai thành công các kỹ thuật cao đứng hàng đầu trong tỉnh như:

- Phẫu thuật nội soi u xơ tiền liệt tuyến bằng phương pháp mổ bằng nộisoi giảm thiểu mất máu, rút ngắn thời gian hậu phẫu, giúp hồi phục nhanh chóngcho bệnh nhân - đặc biệt là bệnh nhân lớn tuổi, có các bệnh lý nội khoa kèm theo

- Khám và phẫu thuật nội soi Tai - Mũi - Họng giúp chẩn đoán chính xácnhờ hình ảnh trực tiếp từ máy nội soi Phẫu thuật nội soi giúp điều trị triệt để hơn, giảm phù nề, rút ngắn thời gian phẫu thuật, hạn chế táiphát

- Phẫu thuật phaco điều trị bệnh đục thủy tinhthể

- Tán sỏi tiết niệu ngoài cơ thể: điều trị sỏi thận niệu quản bằng sóng siêu âm không cần phẫuthuật

- Y học hạt nhân: khám chẩn đoán điều trị bướu cổ Basedow, điều trị u máu, sẹolồi…

- Laser điện từ trường: điều trị trĩ bằng phương pháp mới, bệnh nhân cóthể xuất viện trong ngày, hạn chế đau đớn, lo sợ của bệnh nhân Điều trịđượccác trường hợp đi hỏi thẩm mỹ như nốt ruồi, tàn nhang, xóa xăm, u máu…

- Chạy thận nhântạo

- Chụp cắt lớp vi tính đa lát cắt (CT-scanner), chụp cộng hưởng từ hạt nhân (MRI)…

2.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định là cơ sở y tế hạng

II, có 11 khoa lâm sàng, 5 khoa cận lâm sàng và 5 phòng chức năng, tổng sốcán bộ viên chức và nhân viên hợp đồng lao động là 349 người Hiện tại, cơ

sở y tế có 102 cán bộ đại học và trên đại học, 213 cán bộ có trình độ trungcấp, còn lại là nhân viên khác Riêng cán bộ trên đại học có 06 CKII, 06 Thạc

sỹ, còn lại là chuyên khoa I Hầu hết số cán bộ có trình độ cao đều được cơquan cử đi học chính quy, khi về cơ quan bố trí đúng chuyên ngành công tácnên phát huy được khả năng chuyên môn, phục vụ tốt bệnh nhân, đáp ứngđược yêu cầu phục vụ bệnh nhân đem lại hiệu quả điều trị cao

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnhBình Định gồm: Giám đốc (chuyên khoa cấp II); ba Phó Giám đốc phụ tráchchuyênmôn và các khoa phòng trực thuộc đơn vị, cụ thể gồm:

- Đứng đầu cơ sở y tế là Giám đốc, người chịu trách nhiệm trước phápluật về các quyết định trong việc thực hiện toàn bộ hoạt động tài chính kế toán củabệnh viện và thực hiện quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ theo

quy định hiện hành; tiếp theo là phó giám đốc h trợ cho giám đốc phụ trách theo từng khối chuyên môn, dưới là hệ thống các khoa, phòng chức năng

- Các phòng chức năng: Phòng Tổ chức ; Phòng Kế hoạch tổng hợp;Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Hành chính - Quản trị; Phòng Điều dưỡng;Phòng khám khu vực; Khoa Kiểm soát bệnh tật; Đội bảo vệ Bà mẹ trẻ em và Kếhoạch hóa gia đình; Phòng dân số

Các cận lâm sàng

Khoa ngoại

Khoa sản

Khoa nhi

Khoa hồi sức cấp cứu

Khoa gây mê hồi sức

Khoa nội tiết tim mạch

-Khoa xét nghiệm

Khoa thăm dò chức năng

Hình 2.1.Cơ cấu tổ chứcTrung tâm y tế thành phố Quy Nhơn

Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn - Các khoa thuộc khối lâm sàng:

Khoa nội; Khoa Ngoại; Khoa chăm sóc sức khỏe sinh sản; Khoa Nhi; Khoa

Hồi sức Cấp cứu;Khoa Khám bệnh; KhoaBệnh nhiệt đới; Khoa Răng hàm mặt và Tai mũi họng; Khoa Đông y - Lazer;Khoa gây mê hồi sức; Khoa Nội tiết - Tim mạch; Khoa dinh dƣỡng - Tiết chế

- Các khoa thuộc khối cận lâm sàng: Khoa Xét nghiệm (Sinh hóa, Vi sinh,Huyết học và Truyền máu); Khoa thăm dò chức năng; Khoa Dƣợc; Khoa

Dinh dƣỡng; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

2.1.3.Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố

Quy Nhơn

2.1.3.1 Tổ c ức bộ m y kế o n

Phòng Tài chính - Kế toán là phòng nghiệp vụ chịu sự l nh đạo trực tiếp củaGiám đốc cơ sở y tế và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động tàichính kế toán của cơ sở y tế Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán:

- Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành, lập dự toán ngân sách, kếhoạch thu chi được phê duyệt

- Tổ chức và quản lý chặt chẽ công tác thu viện phí và các khoản thukhác theo quy định; tổ chức công tác kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toánlao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản; xây dựng định mức chitiêu cho từng hoạt động cụ thể tại cơ sở y tế

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của đơn vịchính xác, kịp thời theo đúng quy định hiện hành

- Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.Tổ

chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán đúng theo quy định.Thủ quỹ: Ghi chép phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổquỹ, kiểm tra, thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ phát sinh; quản lýquỹ và báo cáo tồn quỹ theo quy định

Biên chế hiện nay của phòng Tài chính - Kế toán là 24 cán bộ, hầu hết cótrình độ đại học chuyên ngành Cơ cấu bộ máy của phòng Tài chính - Kế toángồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 08 kế toán viên, 01 thủ quỹ, 13 nhânviên tài chính thực hiện các nhiệm vụ tiếp đón bệnh nhân, thanh toán viện phí

và nhập liệu tờ phơi BHYT

Cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế toán được thể hiện qua hình 2.2 bên dưới:

Ké toán vật tư, TSCĐ, tiền lương, BHXH, thuế

Kế toán thanh toán

Kế toán viện phí, BHXH

Thu viện phí nội trú

Thu viện phí ngoại trú

Thực hiện theo định kỳĐối chiếu theo quy định

Hình 2.2 Hình tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

- Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ củaphòng Tài chính Kế toán; điều hành các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán phùhợp với đặc điểm tình hình của đơn vị và chế độ chính sách của nhà

nước; tổng hợp các báo cáo, điều chỉnh số liệu cho phù hợp với thực tế báocáo lên Ban giám đốc xem xét, ký duyệt; thực hiện chế độ sổ sách, báo cáothanh quyết toán và công tác kiểm kê địnhkỳ

- Phó trưởng phòng: Điều hành hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán

và ký ủy quyền kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng; theo dõi, thực hiện

các khoản phải thu, phải trả cho cán bộ công chức trong đơnvị.

- Kế toán tổng hợp : Tiến hành tổng hợp, lập báo cáo quyết toán theo quyđịnh Kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kế toán của từng kế toán viên,tổng hợp, cân đối tình hình thu chi, quyết toán ngân sách

- Các kế toán viên theo dõi các khoản thu, liệt kê chi tiết các khoản thu

đ thực hiện ở năm trước, dự báo các khoản thu có thể thực hiện trong nămtới như: Định mức ngân sách của giường bệnh, số thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ban đầu tại cơ sở y tế;…

- Các kế toán viên theo dõi lương, phụ cấp phải báo cáo tình hình tănggiảm nhân lực, tình hình tăng giảm lương và các khoản phụ cấp nhằm tínhtoán chính xác số tiền chi cho con người; các khoản thanh toán thường xuyênphải dựa trên định mức, đơn giá cũng như các quy định mới của Nhà nước(tiền điện, nước, vệ sinh, danh mục trúng thầu thuốc, y cụ,…) nhằm đưa racác con số cụ thể, chính xác cho dự toán chi

- Kế toán dược: Theo dõi xuất nhập tồn thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế, tham gia thực hiện tổ chức đấu thầu, định kỳ kiểmkê theo quy định

- Kế toán kho bạc, ngân hàng: Lập chứng từ rút, thanh toán các khoảnchiphí phát sinh qua kho bạc, ngân hàng, theo dõi các hợp đồng về cung cấpdịchvụ, vật tư, hàng hóa với bên ngoài cơ sở y tế

- Kế toán vật tư, TSCĐ, tiền lương, BHXH, thuế: Chịu trách nhiệm tínhtoán, phản ánh kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tất cả các loại tài sản, vật tư trong

kho trên các mặt: số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp Thựchiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi trả lương và các khoản phụcấp theo lương cho CBVC tại cơ sở y tế

- Kế toán viện phí: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu viện phí, baogồm cả các khoản thu BHYT, thu dịch vụ khác phát sinh tại đơn vị

- Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm phản ánh kịp thời các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh trong quá trình thu, chi bằng tiền mặt và chuyển khoản.Cuốingày phải có số liệu tiền mặt còn tồn quỹ để đối chiếu với thủ quỹ.Tính toánchính xác, kịp thời các khoản thanh toán với người lao động, kháchhàng, người bán

Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thực tế tại cơ sở y tế, thực hiện việc kiểmtraquỹ, ghi chép sổ quỹ và lập báo cáo tồn quỹ theo quy định

Thu viện phí ngoại trú và thu viện phí nội trú: chịu trách nhiệm thutiềntrực tiếp từ bệnh nhân như phí khám bệnh, phí thực hiện các kỹ thuật cậnlâmsàng (xét nghiệm, chụp X-quang, siêu âm, điện tim…), tiền điều trị nộitrú Mọi chứng từ phát sinh được tập trung tại bộ phận kế toán Các kế toánviên tiếp nhận chứng từ theo từng phần hành cụ thể, kiểm tra tính đúng đắncủa chứng từ và lập chứng từ kế toán trình kế toán trưởng xem xét, ký duyệt

từ l nh đạo và sau đó chứng từ sẽ được lưu đến cuối kỳ kế toán

2.1.3.2.H n ức sổ kế o n

Hiện Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định áp dụng hìnhthức ghi sổ kế toán bằng hình thức Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, SổNhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Từ năm 2018, Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn đ ứng dụng CNTTvới phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel-His, nhưng chủ yếu phục vụcông tác chuyên môn khám chữa bệnh Công tác kế toán hành chính sựnghiệp thì sử dụng phần mềm kế toán riêng (Phần mềm MISA.NET) Cả haiphần mềm chưa tích hợp trong cùng một hệ thống quản lý thống nhất, chính

vì sử dụng hai phần mềm độc lập nên số liệu không có tính kế thừa, chưa có

sự liên kết giữa các bộ phận, dẫn đến công việc chồng chéo, tốn kém thời giannhân lực, vật lực; gây khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu

- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA: Kế toán chỉ nhậpchứng từ gốc hoặc bảng kê tổng cộng chứng từ gốc, chương trình máy tính sẽ tựđộng kết xuất số liệu vào sổ sách liên quan