Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần tập đoàn KIDO

CHƯƠNG 2. LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KIDO2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO2.2.1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh.Phân tích công việc là hoạt động rất quan trọng giúp người quản lý xác định các kì vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kì vọng đó. Nhờ vậy mà người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc: “Môi trường kinh doanh năng động mang đến cho những tài năng trẻ nhiều cơ hội học hỏi và phát triển. Chúng tôi luôn ưu tiên những ý tưởng mới và sự sáng tạo, hướng đến hành động, bứt phá mọi giới hạn để thực hiện sứ mệnh tiên phong dẫn dắt tương lai ngành thức ăn nhẹ, chính sách nhân sự của Kinh Đô luôn được đặt lên trên đầu những tiêu chí sao cho có sự hấp dẫn lớn nhằm thu hút nhân tài cho các vị trí công việc. Với những chính sách chuyên nghiệp và hiệu quả, Kinh Đô cho rằng đó chính là lợi ích của nhân viên cũng như là lợi ích cho doanh nghiệp.Công ty Cổ phần Tập đoàn Kinh Đô đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc ngay kể từ khi thành lập công ty và đi vào hoạt động. Hoạt động này rất được chú trọng nên hàng năm Kinh Đô vẫn tổ chức việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lí nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, không hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh mà công ty đề ra. Căn cứ vào mục đích và nhu cầu của tổ chức, Tập đoàn lựa chọn các công việc cần phân tích. Tổng Giám đốc Tập đoàn đã chỉ đạo Bộ phận Hành chính – Nhân sự phối hợp các phòng, ban khác thực hiện công tác Phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để người lao động hiểu rõ mình cần thực hiện những công việc như thế nào với quyền hạn ra sao.Việc rà soát này do nhân lực của ban tổ chức nhân sự thực hiện theo các bước: Kiểm tra cơ cấu tổ chức các phòng, ban. Lập danh sách các chức năng còn thiếu hoặc thừa. Đưa ra các ý kiến nhằm khắc phục, Trình bày lên Tổng Giám Đốc xin phê duyệt.2.2.2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích.Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc điều hành của Công ty Cổ phần Tập đoàn Kinh Đô trực tiếp chỉ đạo bộ phận quản trị nhân lực của chi nhánh phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau. Từ đó giúp người lao động hiểu rõ bản thân phải thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm gì.Phòng nhân sự chỉ phân tích dừng lại ở việc xác định danh sách hệ thống các công việc của phòng và một số chức danh vị trí quản lý mà chưa xác định danh sách hệ thống công việc cho các chức danh nhân viên. Từ đó sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình. Trong đó có kèm hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào. Cán bộ nghiên cứu sau khi thu thập thông tin sẽ tiến hành tập hợp thông tin và tổ chức tiến hành xây dựng các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ cho các vị trí nghiên cứu. Thông thường, vị trí công việc nghiên cứu ở bộ phận nào sẽ do Trưởng bộ phận đó viết các văn bản mô tả công việc. Sau khi Trưởng bộ phận viết xong, cán bộ nhân sự sẽ tập hợp đưa về phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ xem xét và phê duyệt các văn bản đó và sẽ đưa lên Tổng Giám đốc để phê duyệt.2.2.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việcTổng Giám đốc Công ty chỉ đạo phòng Hành chính nhân sự là đầu mối chủ trì phối hợp với các phòngban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động. Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc được chuyên viên nhân sự giao cho các trưởng phòng, ban chứ không phải nhân viên của ban tổ chức nhân sự. Dưới sự chỉ đạo của tổng giám đốc, ban nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòngban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào. Hiệu quả của PTCV một phần phụ thuộc vào năng lực của những người trực tiếp làm nhiệm vụ này vì vậy đòi hỏi cán bộ, đội ngũ thực hiện có đủ chuyên môn, kinh nghiệm, nắm được quy trình và phối hợp với nhau chặt chẽ. Công tác PTCV tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kinh Đô có sự tham gia của Ban lãnh đạo, Trưởng phòng HCNS, Nhân viên tổ chức lao động, cán bộ quản lý các phòngban với trách nhiệm của các bên liên quan.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN- DU LỊCH



BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC CĂN BẢN

Đề tài : Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại

Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

GVHD: Vũ Thị Minh Xuân

Hà Nội, 2021

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

LỜI MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7

1.1 Công việc và chức danh công việc 7

1.1.1 Công việc 7

1.1.2 Chức danh công việc 7

1.2 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc 7

1.2.1 Khái niệm 7

1.2.2 Vai trò phân tích công việc 8

1.2.3 Các trường hợp cần phân tích công việc 8

1.3 Các sản phẩm của phân tích công việc 9

1.3.1 Bản mô tả công việc (MTCV) 9

1.3.2 Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV) 10

1.4 Quy trình phân tích công việc 11

CHƯƠNG 2 LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KIDO 17

2.1 Giới thiệu cơ bản về Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO 17

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO. 17

2.1.2 Cơ cấu tổ chức nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO 23

2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO 29

2.2.1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh. 29

2.2.2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích. 30

2.2.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc 31

2.2.4 Thu thập thông tin phân tích công việc 35

2.2.5 Xây dựng sản phẩm phân tích công việc 36

2.2.6 Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc 53

2.2.7 Điều chỉnh phân tích công việc .53

2.3 Đánh giá công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO 54

2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân 54

2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân 55

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KIDO 56

3.1 Kiến nghị về cơ cấu tổ chức nhân sự Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO .56

3.2 Kiến nghị về nâng cao năng lực của người tham gia phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO. 57

3.3 Kiến nghị về xây dựng quy trình Phân tích công việc: 58

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PTCV Phân tích công việc

ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đông

TP.HCNS Trưởng phòng Hành chính nhân sự NV.TCLĐ Nhân viên Tổ chức lao động

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kì hiện nay, với một quốc gia đang phát triển như Việt Nam, hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế tri thức chính là một thách thức cũng như cơ hội lớn đối với sự phát triển của nền kinh tế cả nước Hội nhập và toàn cầu hóa cũng đồng nghĩa vói việc các doanh nghiệp cần phải đổi mới bản thân mình để có thể cạnh tranh với các công ty, tập đoàn nước ngoài Một doanh nghiệp được coi là có tiềm lực mạnh khi doanh nghiệp đó hội

tụ đủ các yếu tố về tài chính, kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, thông tin liên lạc và đội ngũ nhân viên giỏi Nhưng để phát triển bền vững, hầu hết các doanh nghiệp đều tin rằng nguồn lực con người là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành bại của cả một tổ chức Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả phù hợp với hoàn cảnh, để tạo nội lực phát triển, các doanh nghiệp cần phải đầu tư, chú trọng hơn nữa vào công tác quản trị nguồn nhân lực

Qua bài học thành công của các công ty hàng đầu thế giới như APPLE, GOOGLE, SAMSUNG, HONDA,… đã cho thấy sự quan trọng của nguồn nhân lực- tài sản quý giá nhất trong doanh nghiệp không phải là công nghệ hoặc tiền vốn mà là tài sản con người Chức năng quản trị nguồn nhân lực liên quan đến các công việc hoạch định nhân sư, tuyển

mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nghề nghiệp của nhân viên, đánh giá thực hiện công việc, trả công hợp lý,…Để thực hiện tốt các chức năng trên, chúng ta phải thực hiện phân tích công việc – một trong những công cụ hữu hiệu nhất của quản trị nhân sự

Công tác Quản trị nhân lực tại Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng này, không những đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tư nhân mà ngay cả các tổ chức thuộc khối hành chính công, khu vực nhà nước cũng đã đồng loạt triển khai phân tích công việc

để chuyên nghiệp hóa bộ máy quản trị nhân sự của mình Sau thời kì khủng hoảng kinh tế thế giới, hiện nay nền kinh tế nước ta đang dần phục hồi, và đi đầu đó là sự phát triển của ngành thực phẩm Thương hiệu Kinh Đô luôn nằm trong Top các thương hiệu mạnh của Việt Nam về ngành thực phẩm, sản phẩm thường xuyên đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam được người tiêu dùng ưa thích” Đối mặt với nhiều áp lực cạnh tranh trong kinh doanh, trong đó sự cạnh tranh nhân lực từ các đối thủ Sự phát triển nhanh chóng về quy mô hoạt

động, người lao động có trình độ và kỹ năng tay nghề cao mong muốn biết được chính xác nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong quá trình làm việc để hoàn thiện công việc tốt hơn, được khẳng định bản thân và vai trò của mình trong tổ chức Chính vì vậy, việc quan tâm đến quản trị nhân lực và các công tác trong quản trị nhân lực, đặc biệt là công tác phân tích công việc trong Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO là vô cùng cấp bách và thiết thực trong bối cảnh hiện nay để có thể hạn chế được những rủi ro do những yếu tố đến từ chủ quan và khách quan tác động đến doanh nghiệp, hướng tới chiến lược kinh doanh hiệu quả trong ngành thực phẩm chế biến

Xuất phát từ những lý do khách quan trên, nhóm 3 quyết định thực hiện đề tài “ Liên

hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO” để đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu về các hoạt động trong công tác phân tích công việc tại KIDO nhằm

hoàn thiện công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Công việc và chức danh công việc

1.1.1 Công việc

Theo nghĩa rộng: Công việc là một số hoạt động cụ thể phải hoàn thành nếu tổ chức/doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của chính mình Theo cách hiểu này, công việc có thể đòi hỏi một số công tác cụ thể do một người thực hiện hoặc một số công tác của nhiều người thực hiện

Ví dụ: công việc bán hàng của một doanh nghiệp thương mại

Theo nghĩa hẹp: Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi nhiều người lao động

➔ Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ tổ chức/doanh nghiệp Công việc có thể được xem như là một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp

và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và người lao động

1.1.2 Chức danh công việc

Với tiếp cận nêu trên, công việc là 1 cấp độ trong hệ thống việc làm, tương ứng với một vị trí việc làm trong tổ chức/doanh nghiệp Chức danh công việc là tên gọi gắn liền với một công việc cụ thể

Ví dụ: Giám đốc, trưởng phòng marketing, nhân viên kinh doanh,…

1.2 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc

1.2.1 Khái niệm

Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao

Phân tích công việc hướng tới trả lời các câu hỏi sau:

- Lý do sự tồn tại của công việc?

- Người thực hiện cần thực hiện công việc gì?

- Quyền hạn của người thực hiện công việc?

- Điều kiện để tiến hành công việc?

- Người thực hiện phải quan hệ với ai (bên trong, bên ngoài) để thực hiện công việc?

- Tính phức tạp của công việc?

- Người thực hiện cần có kĩ năng, năng lực gì?

- Để thực hiện công việc đó, người thực hiện công việc cần phải có các năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp) gì?

1.2.2 Vai trò phân tích công việc

Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng, phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ chức/doanh nghiệp Cụ thể như sau:

- Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh (định biên nhân sự)

- Phân tích công việc giúp tổ chức, doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình cần làm gì và quản lý mong đợi gì từ họ

- Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp phân công công việc rõ ràng, bố trí nhân lực chính xác và hợp lý

- Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực thiết thực hơn

- Phân tích công việc giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của nhân viên tốt hơn

- Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng chế độ lương thưởng rõ ràng hơn

1.2.3 Các trường hợp cần phân tích công việc

- Tổ chức/doanh nghiệp mới hoạt động và chương trình phân tích được thực hiện đầu tiên Khi thành lập tổ chức/doanh nghiệp, cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức, trong đó quy định các công việc, chức danh, vị trí việc làm cụ thể Tổ chức/doanh nghiệp cần phải mô

tả cụ thể công việc của các chức danh này để có thể thấy sự tồn tại các chức danh đó là cần thiết để đạt được các mục đích kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp

- Tổ chức doanh nghiệp thay đổi kế hoạch kinh doanh

Khi chiến lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp thay đổi thì công việc của nhân viên không còn giữ nguyên như trước nữa Chắc chắn sẽ có những công việc trước dây không còn cần thiết nữa và những công việc mới sẽ xuất hiện Điều này đòi hỏi tổ chức/doanh nghiệp phải tiến hành phân tích lại công việc để xác định những kiến thức

và kỹ năng mới nào cần có để thực hiện công việc mới

- Tổ chức/doanh nghiệp có thêm 1 số công việc mới, dẫn đến cần tuyển thêm các chức danh mới

Hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp thay đổi dẫn đến yêu cầu tuyển dụng thêm các chức danh mới, khi hiểu rõ các công việc của chức danh mới thì tổ chức/doanh nghiệp mới có thể tuyển được những người phù hợp với chức vụ đó

- Công việc thay đổi

Hiện nay công việc trong các tổ chức/doanh nghiệp được thiết kế theo xu hướng linh hoạt hơn trước Công việc sẽ không ổn định mà luôn thay đổi do sự luân chuyển công việc và mở rộng công việc Do vậy các thông tin về công việc cũng sẽ thay đổi Trường hợp công việc thay đổi cũng có thể do tác động của khoa học – kỹ thuật, khi đó cần xây dựng lại bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

- Khi nhận thấy các dấu hiệu cần tiến hành phân tích công việc

1.3 Các sản phẩm của phân tích công việc

1.3.1 Bản mô tả công việc (MTCV)

- Khái niệm: Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, mức độ phức tạp của công việc Bản mô tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc

- Nội dung của bản mô tả công việc:

• Phần khái quát: Bao gồm các thông tin chung của bản mô tả công việc: tên bản mô tả công việc, logo công ty, ngày hiệu lực, lần ban hành, người soạn thảo, người phê duyệt

• Chi tiết công việc: Chức danh công việc được mô tả, quan hệ báo cáo (quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp), nơi làm việc (bộ phận làm việc)

• Mục đích công việc: khái quát về kết quả mong muốn của công việc, giải thích lý do cho sự tồn tại của công việc trong doanh nghiệp

• Nhiệm vụ/ Trách nhiệm chính: Là phần chi tiết hóa mục đích công việc, phần này liệt

kê các phần việc cần phải làm để đạt được mục đích công việc đã nêu

• Quyền hạn: Là phần nội dung của bản mô tả công việc liệt kê quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện nhiệm vụ được giao

• Mối quan hệ trong thực hiện công việc: Bao gồm cả các quan hệ bên trong và bên ngoài trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

• Ra quyết định: Mô tả tần suất và tính phức tạp của việc ra quyết định của người thực hiện công việc

• Phần phê duyệt: Thể hiện sự nhất trí của quản lý trực tiếp (trưởng bộ phận) trưởng phòng nhân sự và sự phê duyệt của người có thẩm quyền (thường là giám đốc)

1.3.2 Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV)

- Khái niệm: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần đó để thực hiện công việc được giao Bản tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như kiến thức, kỹ năng, thái độ

và phẩm chất nghề nghiệp thích hợp cho công việc

- Nội dung cơ bản của bản tiêu chuẩn công việc:

• Phần khái quát: Bao gồm các thông tin chung của bản tiêu chuẩn công việc: tên bản tiêu chuẩn công việc, logo công ty, ngày hiệu lực, lần ban hành, người soạn thảo, người phê duyệt

• Tiêu chuẩn công việc: Bao gồm các năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao theo mô tả công việc đã xác định

+ Kiến thức (Knowledges): Là tập hợp tất cả những gì thuộc về quy luật hoặc có tính quy luật của thế giưới xung quanh, của nghề nghiệp được người đó nhận thức Kiến thức được biểu hiện thông qua trình độ đào tạo, ngành nghề ưu tiên, kiến thức chuyên sâu của nghề đang đảm nhận, kiến thức hiểu biết về xã hội, kinh nghiệm

+ Kĩ năng (Skills): Là những biểu hiện của việc vận dụng các kiến thức đó vào trong thực tế, thể hiện mức độ thành thạo khi thực hiện công việc Kĩ năng có thể bao gồm:

kĩ năng cứng (kĩ năng chuyên môn) và kĩ năng mềm (kĩ năng bổ trợ)

+ Thái độ/ Phẩm chất (Attitudes): Được biểu hiện qua hành vi, quan điểm, phẩm chất

cá nhân của người thực hiện công việc, giúp họ có đủ năng lực để thực hiện công việc được giao

1.4 Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc phản ánh các công việc cần làm khi thực hiện dự án phân tích công việc của tổ chức/ doanh nghiệp Tùy thuộc vào dự án phân tích công việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích công việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc

Quy trình phân tích công việc:

Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh

Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin phân tích công việc

Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Bước 1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với

chiến lược kinh doanh

Khi phân tích công việc, người phân tích phải có một cái nhìn tổng thể về cơ cấu tổ chức,

từ đó có bức tranh toàn diện về sự sắp xếp, bố trí của các phòng ban, đơn vị và công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào Đồng thời, cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định

Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh với cơ cấu tổ chức và phân tích công việc:

• Từ phân tích đánh giá môi trường kinh doanh của tổ chức/ doanh nghiệp để có các căn

cứ hình thành nên chiến lược kinh doanh của tổ chức/ doanh nghiệp

• Từ chiến lược kinh doanh tiến hành xác định cơ cấu tổ chức với các bộ phận chức năng

• Từ cơ cấu tổ chức mà xác định ra các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

• Từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà xác định ra các công việc cần thực hiện trong bộ phận đó

• Từ công việc mà định biên nhân sự và phân tích công việc để hình thành sản phẩm là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bước 2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức/ doanh nghiệp xác định các công việc ở từng bộ phận Tương ứng với mỗi công việc sẽ có một vị trí, tương đương một chức danh Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau thì được gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau nghĩa là thực hiện công việc khác nhau Từ những căn cứ trên, doanh nghiệp sẽ có được danh sách các công việc cần phân tích

Bước 3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Điều chỉnh phân tích công việc

Đối tượng tham gia phân tích công việc bao gồm: người thực hiện công việc; quản lý trực tiếp; nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài

• Người thực hiện công việc là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công việc mà họ thực hiện

• Quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tích công việc

• Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn viên bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc

Việc lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc ở nhiều doanh nghiệp được cụ thể hóa thành văn bản (quyết định nhân sự tham gia dự án phân tích công việc), trong đó cũng

có mô tả rõ nhiệm vụ khi tham gia Ngoài ra, đối tượng tham gia thường có thêm sự có mặt của người có thẩm quyền quyết định (phê duyệt) bản MTCV và TCCV (giám đốc/ tổng giám đốc)

Bước 4 Thu thập thông tin phân tích công việc

Quá trình thu thập thông tin để phân tích công việc như sau:

- Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

Xác định các thông tin về công việc cần thu thập

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Kiểm tra thông tin đã thu thập

• Thông tin về tình hình thực hiện công việc: các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc

• Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc

• Thông tin về điều kiện thực hiện công việc: sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, quần

áo đồng phục…

• Thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện công việc: học vấn, trình độ chuyên môn,

kỹ năng, kiến thức, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân…

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Có bốn phương pháp thu thập thông tin cơ bản sử dụng một cách riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau trong quá trình thu thập thông tin và phân tích công việc là:

• Phương pháp bản hỏi

• Phương pháp quan sát trực tiếp

• Phương pháp phỏng vấn

• Phương pháp nhật ký công việc

Tùy thuộc loại công việc mà người phân tích công việc có thể lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp

- Kiểm tra thông tin đã thu thập

Sau khi sử dụng các phương pháp thu thập thông tin, người phân tích công việc cần phải kiểm tra những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác và người quản lý (hay giám sát) công việc này Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:

• Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc

• Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch

• Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

Bước 5 Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

- Xây dựng bản mô tả công việc

• Mục đích công việc: diễn tả ngắn gọn về kết quả cần đạt được ci=ủa công việc, phản ánh lý do tồn tại của công việc

• Nhiêm vụ/ trách nhiệm chính: cụ thể hóa của mục đích công việc, phản ánh các hoạt động chính cần làm để đạt được mục đích công việc

• Quyền hạn: Mô tả về quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện nhiệm vụ được giao, quyền hạn cần đảm bảo tương xứng với nhiệm vụ để đảm bảo người thực hiện công việc có đủ điều kiện để thực hiện các nhiệm vụ

+ Quyền hạn liên quan đến quản lý con người: bao gồm việc quy định rõ quyền quyết định hay quyền đề xuất

+ Quyền liên quan đến ra quyết định về tài chính: Mỗi vị trí tương xứng với nhiệm vụ được giao các nhà quản trị có thể phân quyền để người thực hiện công việc đó được phép sử dụng nguồn lực tài chính trong phạm vi hữu hạn

+ Quyền liên quan đến sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp: liên quan đến quyền sử dụng các trang thiết bị, máy móc chuyên dùng… để thực hiện công việc được giao

+ Quyền khác: quyền liên quan đến hệ thống thông tin, quyền quyết định mức giá trong khung giá quy địng của công ty,…

• Mối quan hệ khi tiến hành công việc: bao gồm cả mối quan hệ bên trong và bên ngoài Cần chỉ rõ bộ phậ/ cơ quan phối hợp, nội dung công việc phối hợp

• Tính phức tạp khi thực hiện công việc: cần mô tả rõ về mức độ phức tạp trong khi tiến hành công việc

• Ra quyết định: cần mô tả rõ về mức độ rủi ro trong quá trình ra quyết định

- Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc

• Xác định nhóm tiêu chuẩn về kiến thức

+ Bằng cấp: Thể hiện qua bậc đào tạo (sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp…); ngành đào tạo; xếp hạng đào tạo

+ Kiến thức chuyên môn: bao gồm tri thức, hiểu biết từ căn bản đến chuyên sâu của nghề đảm nhận

+ Kiến thức bổ trợ: bao gồm các hiểu biết về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, giao tiếp văn hóa công sở…

+ Kinh nghiệm: bao gồm cả lĩnh vực và thời gian (kinh nghiệm bao lâu trong lĩnh vực nào?)

• Xác định nhóm tiêu chuẩn kỹ năng

+ Kỹ năng chuyên môn (kỹ năng cứng): bao gồm các kỹ năng căn bản và chuyên sâu của nghề đảm nhận

+ Kỹ năng bổ trợ (kỹ năng mềm): nhu kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm,…

• Xác định nhóm tiêu chuẩn thái độ, phẩm chất nghề nghiệp

Mỗi chức danh công việc gắn với nghề khác nhau đòi hỏi thái độ, phẩm chất nghề đặc trưng của nhóm nghề đó

Một số thái độ, phẩm chất nghề nghiệp có thể được kể đến: ham học hỏi, cầu tiến, nhiệt tình, chủ động, coi trọng nhân viên, hướng tới khách hàng, đam mê kinh doanh, tầm nhìn chiến lược, quyết đoán, mạo hiểm,…

Bước 6 Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Sau khi xây dựng xong bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, hai sản phẩm này cần

có sự phê duyệt và thông qua của các cấp có thẩm quyền (trưởng bộ phận, trưởng phòng nhân sự và giám đốc)

Sau đó bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cần được đưa vào sử dụng trong thực

tế, là văn bản hướng dẫn người thực hiện công việc trong quá trình thực hiện công việc được giao

Bước 7 Điều chỉnh phân tích công việc

Kết thúc quá trình phân tích công việc, cần phải thẩm định những thông tin thu thập với những người thực hiện khác và người quản lý (hay giám sát) công việc này về tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Việc thẩm định sẽ giúp doanh nghiệp có các điều chỉnh kịp thời: cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc; bổ sung mô

tả công việc khi có các chức danh mới,…

CHƯƠNG 2 LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KIDO

2.1 Giới thiệu cơ bản về Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

➢ Tổng quan về Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN KIDO

Tên Tiếng Anh: KIDO GROUP CORPORATION

• Tháng 03/1993, Kinh Đô được thành lập, khởi đầu là một xưởng nhỏ sản xuất bánh

Snack tại Phú Lâm, quận 6 với diện tích 600m2, 70 công nhân và vốn đầu tư 1,4 tỷ đồng Văn phòng chính đặt tại 80 Đào Duy Từ, Phường 5, quận 10, TP.Hồ Chí Minh

• Năm 1994, Snack Kinh Đô chiếm lĩnh thị trường Việt Nam Ban Giám Đốc công ty

quyết định tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng và nhập dây chuyền sản xuất Snack công nghệ Nhật Bản trị giá 750.000 USD

• Năm 1996, công ty xây dựng nhà xưởng mới có diện tích 14.000m2 tại số 6/134 Quốc

lộ 13, P.Hiệp Bình Phước, Q.Thủ Đức

• Năm 1997, Kinh Đô mạnh dạn đầu tư 1,2 triệu USD nhập dây truyền sản xuất bánh mì,

bánh bông lan công nghiệp có công suất 25 tấn/ngày Từ đây, người tiêu dùng Việt Nam bắt đầu quen thuộc câu hát ‘’ Ở nơi nào cũng có bánh Kinh Đô’’

• Năm 1998, Tung sản phẩm Bánh Trung Thu, bắt đầu tham gia thị trường bánh trung

thu Công ty đưa vào sản xuất kẹo Chocolate với dây chuyền thiết bị trị giá

800.000USD Chocolate Kinh Đô không chỉ cạnh tranh được tại thị trường trong nước

mà còn sản xuất đi nhiều nước trên thế giới Tổng số lao động của Công ty lên đến 900 người Ra mắt sản phẩm bánh trung thu Kinh Đô

• Năm 1999: Khai trương cửa hàng Kinh Đô Bakery hiện đại đầu tiên vốn điều lệ của

Kinh Đô đã tăng lên 40 tỷ đồng Công ty bắt đầu tham gia thị trường bánh Trung Thu,

thành lập trung tâm thương mại Savico – Kinh Đô tại Quận 1, khai trương Kinh Đô

Bakery đầu tiên – mở đầu cho một chuỗi hệ thống cửa hàng bánh kẹo Kinh Đô từ Bắc

chí Nam sau này

• Năm 2000, Thành lập Công ty Kinh Đô Miền Bắc để phát triển sản xuất, công ty mở

rộng nhà xưởng phía Nam lên 60.000m2 và xây dựng nhà máy phía Bắc với diện tích 28.000m2 với tổng số vốn đầu tư là 30 tỷ đồng Đồng thời, Kinh Đô đi tiên phong đầu

tư một dây chuyền tiên tiến sản xuất bánh mặn Cracker từ Châu Âu, trị giá 2 triệu USD (lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam) công suất 20 tấn/ngày

• Năm 2001 là năm Kinh Đô tăng cường đầu tư thiết bị công nghệ và đẩy mạnh xuất

khẩu Bánh kẹo Kinh Đô các loại đã xuất đi nhiều nước như: Mỹ, Pháp, Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Ngày 5/1/2001, Kinh Đô nhận chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9002 do tổ chức chứng nhận BVQI của Anh Quốc cấp

• Đến năm 2002, Kinh Đô có 110 Nhà phân phối, đại lý, 24.500 điểm bán lẻ trên toàn

quốc và hệ thống 14 cửa hàng Kinh Đô Bakery tại TP Hồ Chí Minh, Hà Nội Bánh Trung Thu thương hiệu Kinh Đô đã khẳng định đẳng cấp và được sự yêu mến của người tiêu dùng, sản lượng từ 150 tấn tăng lên 800 tấn năm 2002 Đây cũng là năm đầu tiên Kinh Đô tự hào mang 100 tấn bánh Trung Thu Việt Nam xuất sang thị trường Mỹ

Từ ngày 01/10/2002, Công ty Kinh Đô chính thức chuyển đổi hình thức hoạt động từ công ty trách nhiệm hữu hạn thành Công Ty Cổ Phần với vốn điều lệ là 150 tỷ đồng và

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo ISO 9001:2000

• Năm 2003, Kinh Đô chính thức mua lại thương hiệu kem Wall’s từ tập đoàn Unilever

thay thế bằng nhãn hiệu kem Kido’s và thành lập Công ty TNHH MTV KIDO’S, phát

triển 2 nhãn hiệu Merino và Kido’s Premium với mức tăng trường hàng năm trên 20% Điều này đã tạo nên một sự kiện đột phá của doanh nghiệp Việt Nam

• Năm 2004, Kinh Đô Miền Bắc (NKD) phát hành cổ phiếu lần đầu

Tháng 3/2004 Công ty CP Thực Phẩm Kinh Đô Sài Gòn được thành lập với chức năng sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm bánh tươi cao cấp và quản lý hệ thống các Kinh Đô Bakery

Tháng 12/2004, thành lập Công ty Địa Ốc Kinh Đô nhằm quản lý các hoạt động đầu tư xây dựng của hệ thống Công ty Kinh Đô đồng thời thực hiện các hoạt động kinh doanh bất động sản

Tháng 12/2004, cổ phiếu Công ty Kinh Đô miền Bắc chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán với tên gọi NKD

• Năm 2005, Tập đoàn Kinh Đô phát hành cổ phiếu lần đầu - cổ phiếu Công ty Kinh Đô

chính thức lên sàn giao dịch chứng khoán với tên gọi KDC và nhận được sự đầu tư từ các tập đoàn lớn như quỹ VietNam Opportunity Fund (VOF), Prudential, Vietnam Ventủed Limited, VinaCaptital, Temasek (Singapore), Quỹ Đầu tư Chứng khoán (VF1), Asia Value Investment Ltd…

Tháng 11/2005, Kinh Đô đầu tư vào Công ty CP Nước Giải Khát Sài Gòn – Tribeco

Lần đầu tiên tại Việt Nam, một Công ty trong nước sử dụng công cụ tài chính đầu tư vào Công ty khác thông qua trung tâm giao dịch chứng khoán

• Năm 2006, tháng 07/2006, Công ty CP Kinh Đô và Tập đoàn thực phẩm hàng đầu thế

giới Cadbury Schweppes chính thức ký kết thoả thuận hợp tác kinh doanh Đây là bước

chuẩn bị sẵn sàng của Kinh Đô khi Việt Nam tham gia vào kinh tế khu vực trong khuôn khổ ASEAN (AFTA) và Tổ chức Thương mại Thế giới – WTO

• Năm 2007, Tháng 02/2007, Kinh Đô Group và Ngân hàng TMCP XNK Việt Nam

(VietNam Eximbank) ký kết biên bản thoả thuận hợp tác chiến lược

Tháng 05/2007: 02 Công ty thành viên thuộc hệ thống Kinh Đô là Công ty Tribeco Sài Gòn và Công ty CBTP Kinh Đô Miền Bắc đã khởi công xây dựng nhà máy Tribeco Miền Bắc tại tỉnh Hưng Yên

Trở thành đối tác chiến lược với Công ty Cồ phần Thực Phẩm Dinh Dưỡng Đồng Tâm (Nutifood) Ngoài ra, Công ty đầu tư và tham gia điều hành Vinabico

• Năm 2008, Mua lại phần lớn cổ phần Vinabico Chính thức khánh thành và đưa vào

hoạt động nhà máy Kinh Đô Bình Dương với dây chuyền hiện đại khép kín, công

nghệ Châu Âu, theo tiêu chuẩn GMP, HACCP

• Năm 2010, KDC, NKD, KIDO'S sáp nhập thành Tập đoàn Kinh Đô

- Chính thức dời trụ sở về 141 Nguyễn Du, P Bến Thành, Q1, TP.HCM đánh dấu bước

khởi đầu mới, hướng đến tương lai phát triển bền vững

- Hệ thống Kinh Đô Bakery và K-Dp Bakery & Café

- Công ty Cổ phần Chế biến thực phẩm Kinh Đô Miền Bắc (NKD) và Công ty Ki Do

sáp nhập vào Công ty Cổ phần Kinh Đô (KDC)

• Năm 2011, Liên kết với Ezaki Glico Co.ltd (Công ty bánh kẹo đến từ Nhật Bản)

• Năm 2014, Tham gia vào ngành hàng thiết yếu với sản phẩm đầu tiên là mì ăn liền

Đại Gia Đình Bán toàn bộ mảng kinh doanh bánh kẹo trở thành công ty con chính thống của Mondelez International có trụ sở chính tại Hoa Kỳ

• Năm 2015, Đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

Ngày 02/10/2015: Đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

Ngày 18/11/2015: Niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phồ Hồ Chí Minh (HOSE)

• Năm 2016, Mua lại 65% cổ phần Công ty CP Dầu thực vật Tường An Sở hữu 24%

cổ phần Tổng Công ty Công nghiệp Dầu thực vật Việt Nam – Vocarimex

• Năm 2017, Sở hữu 51% cổ phần Tổng Công ty Công nghiệp Dầu thực vật Việt Nam

– Vocarimex Đầu tư 50% vào Công ty TNHH Chế biến thực phẩm DABACO

• Năm 2018, Mua lại 51% cổ phần tại Golden Hope Nhà Bè và thành lập Công ty

TNHH KIDO Nhà Bè

• Năm 2019, Đa dạng hóa thị trường thông qua tự sản xuất, thương mại, OEM và liên

doanh

• Năm 2020, Thâm nhập vào ngành hàng bánh kẹo, nước uống và mở rộng thị phần

trong ngành hàng Dầu ăn, Kem Sáp nhập KIDO Foods vào KDC

• Năm 2021, Ra mắt thương hiệu Chuk Chuk

Lĩnh vực Kinh doanh

Tập đoàn KIDO được thành lập vào năm 1993 và từ đó trở thành một trong những công ty thực phẩm hàng đầu Việt Nam Trong suốt chặng đường phát triển, KIDO đã thiết lập và giữ vững vị thế dẫn đầu ở một loạt các sản phẩm bánh kẹo, bánh quy và kem dưới thương hiệu KIDO Năm 2015, hướng đến mở rộng và phát triển sang lĩnh vực thực phẩm thiết yếu, Tập đoàn KIDO chính thức được thành lập Phát huy các nền tảng sẵn có, KIDO tiếp tục duy trì

và phát triển vị thế dẫn đầu trong ngành hàng lạnh với các sản phẩm Kem, Sữa & các sản phẩm từ Sữa và mở rộng danh mục sản phẩm sang lĩnh vực thiết yếu với dầu ăn, mì ăn liền, hạt nêm, nước chấm, cà phê, thực phẩm đóng gói tiện lợi… nhằm chăm sóc gian bếp gia đình Việt và phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng suốt cả ngày Hiện KIDO đang dẫn đầu thị trường ngành kem lạnh với 43,5% thị phần (Theo Euromonitor) và chiếm trên 30% thị phần lĩnh vực dầu ăn (Theo số liệu nội bộ)

Ngành nghề kinh doanh của KIDO:

• Chế biến nông sản và thực phẩm

• Sản xuất kinh doanh thực phẩm, nước uống tinh khiết và nước ép trái cây

• Sản xuất các mặt hàng thực phẩm tiêu dùng thiết yếu

• Mua bán nông sản thực phẩm

• Các hoạt động khác theo giấy phép kinh doanh

Tầm nhìn

Slogan “Hương vị cho cuộc sống”

Kinh Đô mang hương vị đến cho cuộc sống mọi nhà bằng những thực phẩm an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo

Sứ mệnh

Trở thành một TẬP ĐOÀN THỰC PHẨM uy tín tại Việt Nam và Đông Nam Á thông qua việc mang thêm nhiều hương vị đến cho khách hàng bằng những sản phẩm an toàn, dinh

dưỡng, tiện lợi và độc đáo

• Với người tiêu dùng, tạo ra những sản phẩm phù hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực

phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm bổ sung và đồ uống Chúng tôi cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để

luôn giữ vị trí tiên phong trên thị trường thực phẩm

• Với cổ đông, sứ mệnh của KIDO không chỉ dừng ở việc mang lại mức lợi nhuận tối đa

trong dài hạn mà còn thực hiện tốt việc quản lý rủi ro từ đó làm cho cổ đông an tâm với

những khoản đầu tư

• Với đối tác, sứ mệnh của KIDO là tạo ra những giá trị bền vững cho tất cả các thành viên

trong chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo một mức lợi nhuận hợp lý thông qua các sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo Chúng tôi không chỉ đáp ứng đúng xu hướng tiêu dùng

mà còn thỏa mãn được mong ước của khách hàng

• Với nhân viên, “Chúng tôi luôn ươm mầm và tạo mọi điều kiện để thỏa mãn các nhu cầu

và kỳ vọng trong công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, sự toàn tâm và lòng nhiệt huyết của nhân viên” Vì vậy KIDO luôn có một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, trung

thành, có khả năng thích nghi cao và đáng tin cậy

• Với cộng đồng, để góp phần phát triển và hỗ trợ cộng đồng, chúng tôi chủ động tạo ra,

đồng thời mong muốn được tham gia và đóng góp cho những chương trình hướng đến

cộng đồng và xã hội

2.1.2 Cơ cấu tổ chức nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)

ĐHĐCĐ bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty cổ phần, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty cổ phần quy định Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của công ty cổ phần

và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo ĐHĐCĐ sẽ bầu ra HĐQT và BKS công ty cổ phần

Hội đồng quản trị (HĐQT)

HĐQT là cơ quan quản lý công ty cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty cổ phần để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty cổ phần, trừ những

vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT có trách nhiệm giám sát Ban Giám đốc và những người quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ công ty

cổ phần, các quy chế nội bộ của công ty cổ phần và Nghị quyết ĐHĐCĐ theo quy định

Ban kiểm soát (BKS)

BKS là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty cổ

phần BKS hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc

Ban Tổng Giám đốc (TGĐ)

Tổng Giám đốc do Hội đông quản trị bổ nhiệm, là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất đối với tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty cổ phần và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các Phó Tổng Giám đốc là những người giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ công ty cổ phần

Các phòng ban chức năng

Các phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Tổng Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty hiện có các phòng nghiệp vụ với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

o Phòng kinh doanh

• Xây dựng, tổ chức phân công đội ngũ sales

• Hoạch định chiến lược bán hàng

• Lập và thực hiện kế hoạch bán hàng

• Thực hiện các tác vụ hoạt động bán hàng hàng ngày

o Phòng quản lý phân phối

• Thực hiện chức năng quản trị rủi ro cho Hệ thống bán hàng

• Kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của hệ thống bán hàng trong phạm vi kiểm toán tuân thủ

• Tham mưu cho BGĐ về các vấn đề đã phát hiện, các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến quản lý phù hợp với định hướng phát triển hệ thống bán hàng theo từng thời kỳ

• Thực hiện công tác cung cấp, thiết kế, đề xuất giải pháp đảm bảo số liệu hệ thống bán hàng theo yêu cầu, chiến lược của công ty

• Thực hiện công tác cung cấp, phân tích số liệu theo các yêu cầu của công ty

• Quản lý việc thực thi hệ thống đối với nhân viên bán hàng, nhà phân phối

• Xây dựng các quy trình thực hiện liên quan hệ thống bán hàng

o Phòng Marketing

• Đề ra các định hướng phát triển kinh doanh cho công ty

• Hoạch định chiến lược phát triển sản phẩm và thương hiệu cho công ty

• Xây dựng và phát triển thương hiệu các nhãn hàng

• Lập kế hoạch marketing cho công ty

• Trù hoạch các họat động quảng cáo, chiêu thị khuyến mãi và kích cầu thị trường

• Thúc đẩy doanh số bán hàng bằng các chương trình marketing

• Sáng tạo các ý tưởng đề án mới cho công ty

• Xây dựng hệ thống phân phối

• Thiết lập các qui trình họat động kinh doanh

o Phòng nghiên cứu và phát triển

• Nghiên cứu và phát triển ra các sản phẩm mới theo yêu cầu/xu hướng của thị trường

dựa trên nguồn lực sẵn có

• Cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới về sản phẩm phục vụ cho chiến lược

đa dạng hóa sản phẩm

• Định ra quy cách, tiêu chuẩn chất lượng cho nguyên vật liệu, bao bì, mix và thành

phẩm

• Thử nghiệm nguyên vật liệu, hổ trợ phòng Cung ứng vật tư lựa chọn nhà cung cấp tối

• Kiểm soát chất lượng sản phẩm trong suốt quy trình sản xuất

• Cải tiến máy móc trong dây chuyền Sản xuất để giảm thiểu hao tổn khi vận hành

• Hiệu chỉnh dây chuyền thiết bị để đa dạng hóa sản phẩm

• Kiểm soát quy trình sản xuất, tìm ra những sai phạm để có biện pháp phòng ngừa,

khắc phục và nâng cao chất lượng hệ thống

• Đánh giá năng lực nhà cung cấp

• Phối hợp với các phòng ban liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng và tìm

biện pháp khắc phục, ngăn ngừa

• Điều phối, kiểm soát, duy trì hệ thống chất lượng ISO 9001:2000, HACCP trong công

ty

o Phòng kỹ thuật

• Lập kế hoạch và thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa và quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị

• Xây dựng kế hoạch, trang bị và quản lý hệ thống thiết bị, máy móc vật tư kỹ thuật

o Phòng kế hoạch

• Lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu sản phẩm trên thị trường hoặc chiến lược kinh

doanh trong từng giai đoạn

• Lên kế hoạch đặt mua NVL sao cho chi phí tồn kho tối ưu và hiệu quả cao nhất

• Thực hiện các yêu cầu, chiến lược của công ty

• Đáp ứng và đổi mới thiết bị phù hợp theo phát triển sản phẩm

• Cải tiến liên tục

• Chịu trách nhiệm thực hiện công tác đầu tư phát triển dự án, quản lý và khai thác các

dự án đảm bảo hiệu quả cao và đáp ứng mục tiêu phát triển của Công ty

o Phòng dự án

• Vận chuyển hàng hóa đến nhà phân phối

• Đảm bảo các hoạt dộng kho bãi trên toàn quốc

• Xây dựng và thực hiện các chương trình nâng cao nhận thức của người lao động về

An toàn – Sức khỏe – Môi trường

• Điều phối, kiểm soát, duy trì hệ thống chất lượng OHSAS 18001 trong công ty

• Chịu trách nhiệm chính trong công tác hướng dẫn khách tham quan nhà máy

• Giám sát công tác an toàn lao động, đảm bảo công tác PCCC tại công ty

• Giám sát, cải tiến và nâng cao chất lượng môi trường làm việc, đảm bảo người lao

động làm việc trong điều kiện an toàn, sức khỏe được chăm sóc tốt

o Phòng quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm và môi trường (SHE)

• Đảm trách toàn bộ các hoạt động của phòng nhân sự của Công ty:

Xây dựng và thực hiện các chương trình, các hoạt động nhằm bảo đảm cho Công ty luôn có đủ người – đúng người – đúng việc – đúng lúc với các phẩm chất và kỹ năng

đáp ứng các yêu cầu công việc hiện tại để đạt năng suất lao động cao

Xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo, các hoạt động nhằm bảo đảm cho Công ty phát triển năng lực tiềm tàng của đội ngũ nhân sự theo kịp với tốc độ tăng trưởng và phát triển kinh doanh của Công ty trong tương lai

• Tham mưu cho Ban TGĐ về các chính sách nhân sự nhằm duy trì khai thác sử dụng

có hiệu quả nguồn nhân lực hiện có và sẽ có phù hợp với định hướng phát triển của công ty trong từng thời kỳ

o Phòng kế toán – Tài chính

• Thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng Giám Đốc thực hiện đúng nguyên tắc, chế

độ kế toán thống kê, chế độ kiểm toán hạch toán và các chế độ khác do Nhà nước quy định; Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật Quản lý và bảo toàn vốn theo mục tiêu của Công

ty, phát hiện ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vốn, tài sản và vật tư sai mục đích

• Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật, phản ánh trung thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và Hội Đồng Quản Trị về mọi sai phạm thuộc về nguyên tắc thống kê và tính xác thực hợp pháp của các hoạt

• Đảm trách vai trò tư vấn, triển khai, cung cấp cơ sở hạng tầng mạng, phần cứng phù

hợp với các dự án phần mềm và định hướng phát triển của công ty

o Phòng kiểm soát nội bộ

• Giám sát các hoạt động, quy trình của các phòng ban trong Công ty

• Xây dựng công cụ, thủ tục kiểm soát nội bộ làm căn cứ đánh giá tính trung thực, tuân thủ trong công tác hoạt động của các phòng ban, bộ phận của Công ty

• Tham mưu cho ban Tổng Giám Đốc, đề xuất, kiến nghị cần thiết để Công ty hoạt động hiệu quả, tránh rủi ro

o Phòng kế toán quản trị

• Thực hiện chức năng tham mưu cho Tổng Giám Đốc về tình hình hoạt động kinh doanh, phân tích tình hình và nguyên nhân làm biến động doanh thu, lợi nhuận từ đó

đề xuất các biện pháp làm giảm chi phí và tăng doanh thu

• Quản lý ngân sách của các phòng ban, tính giá thành cho các sản phẩm mới chuẩn bị tung ra thị trường và cho ý kiến tham mưu giúp các phòng ban tự quản ngân sách hoạt

động tốt hơn

2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO 2.2.1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh

Phân tích công việc là hoạt động rất quan trọng giúp người quản lý xác định các kì vọng của mình một cách cụ thể đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kì vọng đó Nhờ vậy mà người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của

mình trong công việc

Với mục tiêu xây dựng môi trường làm việc: “Môi trường kinh doanh năng động mang đến cho những tài năng trẻ nhiều cơ hội học hỏi và phát triển Chúng tôi luôn ưu tiên những ý tưởng mới và sự sáng tạo, hướng đến hành động, bứt phá mọi giới hạn để thực hiện sứ mệnh tiên phong dẫn dắt tương lai ngành thức ăn nhẹ", chính sách nhân sự của Kinh Đô luôn được đặt lên trên đầu những tiêu chí sao cho có sự hấp dẫn lớn nhằm thu hút nhân tài cho các vị trí công việc Với những chính sách chuyên nghiệp và hiệu quả, Kinh Đô cho rằng

đó chính là lợi ích của nhân viên cũng như là lợi ích cho doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Tập đoàn Kinh Đô đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc ngay

kể từ khi thành lập công ty và đi vào hoạt động Hoạt động này rất được chú trọng nên hàng năm Kinh Đô vẫn tổ chức việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ

phận: tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lí nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, không hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh mà công ty đề ra

Căn cứ vào mục đích và nhu cầu của tổ chức, Tập đoàn lựa chọn các công việc cần phân tích Tổng Giám đốc Tập đoàn đã chỉ đạo Bộ phận Hành chính – Nhân sự phối hợp các phòng, ban khác thực hiện công tác Phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để người lao động hiểu rõ mình cần thực hiện những công việc như thế nào với quyền hạn ra sao

Việc rà soát này do nhân lực của ban tổ chức nhân sự thực hiện theo các bước:

- Kiểm tra cơ cấu tổ chức các phòng, ban

- Lập danh sách các chức năng còn thiếu hoặc thừa

- Đưa ra các ý kiến nhằm khắc phục,

- Trình bày lên Tổng Giám Đốc xin phê duyệt

2.2.2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích

Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc điều hành của Công ty Cổ phần Tập đoàn Kinh Đô trực tiếp chỉ đạo bộ phận quản trị nhân lực của chi nhánh phối hợp với các phòng ban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau Từ đó giúp người lao động hiểu rõ bản thân phải thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm

gì

Phòng nhân sự chỉ phân tích dừng lại ở việc xác định danh sách hệ thống các công việc của phòng và một số chức danh vị trí quản lý mà chưa xác định danh sách hệ thống công việc cho các chức danh nhân viên Từ đó sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả các công việc trong phòng, ban mình Trong đó có kèm hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ cho người lao động

cần phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm và có những quyền hạn nào