PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG áp DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN 5s TẠI PETROLIMEX SÀI GÒN

Trong đó, hệ thống quản lí 5S được xem như một phương pháp tích cực giúp các doanh nghiệp giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường, tạo môi trường làm việc an toàn và thuận tiện.. Hiện nay

CƠ SỞ II, TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG-XÃ HỘI

KHOA QUAN LY NGUON NHAN LUC

Số báo danh: 118

PHẠM HÀ GIA LINH

Mã sinh viên: 1953404040948

Lớp: DH19NL35

TIEU LUAN HOC PHAN

TO CHUC LAO DONG

PHAN TICH THUC TRANG AP DUNG HE THONG TIEU

CHUAN 5S TAI PETROLIMEX SAI GON

Điểm số Cán bộ chấm thi 1

Diem chữ Cán bộ chấm thi 2

lục lục

)/918)00/023¬nẳn3ọ5 ^ Ô 2

CHUONG 1 : CO SO LY LUAN VE HE THONG TIEU CHUAN 5S 2

1.2.Các thành phần 5S - << 5v cư 9 hư ngưng cưng cưng 2

1.2.2 SeifOII + SIẾP ,XẾTD - 2< SH HE 9v ng ưng ng ưu ưng 2

1.2.4 Setketsu + SH SỐC c.occ co 00 0099.9066096 99.9 0669 9.6 0994.66.06 9.94 99.0999.9699 994 609969996 3

1.2.5 Shufshuke€ : SẴH SÀÌHg G5 «<< hư HE vu ngu gu ngeo 3

CHƯƠNG 2 : PHAN TICH THUC TRANG AP DUNG HE THONG TIEU

CHUAN 5S TAI PETROLIMEX SAI GON cccccscsesessssscscesesssssssssessesesssssesesessesesees 5

2.1 Tổng quan vé cong ty Petrolimen ccccccccssssssssssssscsssessscssssesssssssssssscsssssesssees 5 2.2 Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn 5S tại Petrolimex Sài

8 6

"PIN? ni Noi an ốốốố e 7

2.3.2, Mat NAN CHI tk 111111111 11111515 1111111111 1111111 1111 HT Hà TH TH dư 8 CHUONG 3: MOT SO GIAI PHAP CHO VIEC AP DUNG HE THONG TIEU

CHUẨN 5S HIỆU QUÁ TẠI PETROLIMEX SÀI GÒN 5-5555 10

3.1.Một số giải p hiáp d << (G5 9h ưng gu ngưng ưu 10 3.2.Một số kiẾn nghị << 9h 9h cư cư hưng cưng ngu 10 KẾT LUẬN (5< hư cư hư he geeeevee 13 TAL LIEU THAM KHAO - 14

MỞ ĐẦU

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các doanh nghiệp ngày nên thích nghi hơn với sự sôi động của nên kinh tế thị trường Ngày nay, khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản

lý Tuy nhiên , dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đâu tư loại thiết bi may moc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm cho mọi sự

phát triển Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, thoáng đãng, sạch đẹp, tiện lợi

thì tỉnh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn Trên thế giới có nhiều phương pháp quản lý tiên tiến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả

sản xuất cũng như chất lượng dịch vụ Trong đó, hệ thống quản lí 5S được xem như

một phương pháp tích cực giúp các doanh nghiệp giữ gìn vệ sinh và bảo vệ môi trường,

tạo môi trường làm việc an toàn và thuận tiện Tại Việt Nam, 5S lần đầu được áp dụng

vào năm 1993, ở một công ty Nhật Bản Hiện nay hệ thống quản lí 5S được áp dụng vào rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam và đem lại hiệu quả nhất định trong công

VIỆC

Việc áp dụng thành công 5S đem lại đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Tuy

nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng thành công phương pháp này Nên em quyết định lựa chọn “Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn 5S tại Petrolimex Sài Gòn” làm đề tài nghiên cứu

NỘI DUNG CHUONG 1: CO SO LY LUAN VE HE THONG TIEU CHUAN 5S 1.1.Khai niém 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc

áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiễn môi trường làm việc

1.2.Các thành phần 5S

1.2.1 Seiri: Sang lọc

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm VIỆC

Có nghĩa là xem xét tất cả các khoản vật xung quanh và chia ra làm hai loại là các khoản vật thường dùng và các khoản vật không thường dùng

Trong đó

+ Khoản vật cần dùng hằng ngày

+ Khoản vật cần dùng hằng tuần

+ Khoản vật cần dùng I hoặc 2,3 thang 1 lần

+ Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1 lần

+ Khoản vật cần dùng hơn 1 năm 1 [an

+ Không cần dùng và có thể thanh lý ngay

+ Các khoản vật chờ thanh lý

1.2.2 Seiton : Sắp xếp

Khăng định đã loại đi các khoản vật không cần dùng Nhiệm vụ các thành viên

của tô chức giờ đây là sắp xếp các khoản vật cần dùng sao cho đảm bảo hiệu năng khi

sử dụng

Các lưu ý khi sắp xếp

vật càng được bồ trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bồ trí cảng xa

nơi làm việc

khoản vật hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần số thấp

- Khi đặt các khoản vat cần lưu y tu thé khoan vat dé lay ra, dua vao, dé

tiếp cận

Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các

khoản vật lưu trữ ở đâu

1.2.3 Seiso: Sach sé

Sạch sẽ ở đây mang ý nghĩa là kiểm tra

Phương châm phong trào 5S làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc

phải luôn giữ sạch sẽ chứ không đợi đến khi bân mới làm vệ sinh Để thực hiện nội

dung này phát động phong trào VD : Phong trào làm vệ sinh 3 phút mỗi ngày tại nơi làm việc hoặc 5 phút mỗi ngày tại nơi làm việc

Mọi người cần thê hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc, những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn

những khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụ trách

1.2.4 Seiketsu : SH sóc

Săn sóc cũng có nghĩa là tạo dựng một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ở nơi

làm việc Bên cạnh việc đặt ra các hoạt động 5S như một yêu cầu mỗi thành viên, tổ

chức nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút

mọi người tham gi1a Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc —săp xếp — sạch sẽ

1.2.5 Shutshuke : Sẵn sàng

Tạo dựng thói quen thực hiện 5S

Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện như là một hệ thống

Muốn vậy tô chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làm việc như

ngôi nhà thứ hai của mình

1.3 Mục tiêu chung 5S

- Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiễn chất lượng trong công ty, thực hiện cải thiện môi trường làm việc nâng cao hiệu quả làm

việc cho công ty, tô chức

- Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty trong mắt khách hàng và chính đội ngũ nhân viên công ty

- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua

các hoạt động thực tế

- Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tìm kiếm, chuẩn bị,

vận hành và tiến hành công việc

- Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn

- Máy móc ít hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiếm tra Seiso

- An toàn lao động được nâng cao

CHUONG 2 : PHAN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THONG

TIỂU CHUAN 5S TAI PETROLIMEX SAI GON

2.1 Tổng quan về công ty Petrolimex

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay được hình thành từ việc cô phần hóa và

cấu trúc lại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh chính của

Petrolimex là xuất nhập khâu và kinh doanh xăng dầu lọc — hóa dầu, đầu tư vốn vào

các doanh nghiệp khác để kinh doanh các ngành nghề mà Petrolimex đang kinh doanh

và các ngành nghề kinh doanh khác theo quy định của pháp luật

Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hóa dầu khí hóa

lỏng và vận tải xăng dau, Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghè: Thiết kế , xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu, bảo hiểm, ngân sách và các hoạt động thương mại

dịch vụ khác, trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là dẫn đầu Việt Nam

PLC,PGC,PG Tanker,

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có 41 Công ty thành viên, 34 Chi nhánh và Xí

nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn nhà nước, 23 Công ty cô phân có vốn góp chi phối của Tổng công ty, 3 Công ty Liên doanh với nước ngoài và 1 chi nhánh tại Singapore

Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn quốc, bảo đảm 60% thị phần xăng dâu cả nước; Petrolimex luôn phát huy vai trò chủ

lực, chủ đạo bình ổn va phát trién thi truong xang dầu các sản phẩm hoá dầu đáp ứng

nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước và bảo đảm an ninh quốc phòng

55 đã trở thành hiện thực ở Petrolimex với lộ trình 3 bước (3 giai đoạn)

Giai đoạn I1 - Khối CHXD : Quý IV/2009 thí điểm tại 3 CHXD, 1 năm sau tong

kết mở rộng ra làm theo cách cuốn chiếu sau 3 năm thì áp dụng đến toàn bộ của hàng

xăng dầu (CHXD) với 8 chuẩn.

Giai đoạn 2 — Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè : Rộng 169 ha, 28 khu vực nghiệp vụ - mỗi lĩnh vực I1 tiêu chuẩn 2 năm thử nghiệm thành công 16 chuẩn, mở rộng đến toàn Tổng kho, 28 lĩnh vực Công việc này bắt đầu từ Quý 1/2012, 2 năm thì hoàn thành

Giai đoạn 3 —- Khối Văn phòng: Đây là bộ máy đầu não của Petrolimex Sài Gòn

Các công văn chứng từ diễn ra hàng ngày và lưu trữ ở đây Khối Văn phòng triển khai

từ Quý II/2013 vài tháng là xong Đây là khâu cuối cùng, đồng bộ tất cả các quá trình

quản lý sản xuất — kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn

Như vậy , 5S được thực hiện từ dưới lên và mất 4 năm để 5S từ lý thuyết trở

thành hiện thực ở Petrolimex Sài Gòn

2.2 Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống tiêu chuẩn 5S tại

Petrolimex Sai Gon

Mặc dù lợi ích mà mô hinh 5S mang lai da duoc khang dinh nhung hién tai, số

lượng doanh nghiệp tại Sài Gòn áp dụng vẫn chỉ tính trên đầu ngón tay Khảo sát

nhanh một số doanh nghiệp hoạt động sản xuất ở các lĩnh vực về cơ khí, g6, điện tử, đa

phần còn “bỡ ngỡ” với 5S hoặc biết nửa vời và áp dụng .”sơ sơ”

VỀ phong cách lề lối làm việc, Petrolimex vẫn có phong cách theo tính kinh nghiệm là chính, mặc dù có theo quy trình, tuy nhiên có người họ vẫn theo thói quen ngại thay đôi cho nên bị vướng rất nhiều, đụng tới sự thay đối họ rất suy nghĩ có nên

làm không họ rất e dè

Nhân viên làm việc có quy trình hóa, tiêu chuẩn hóa, làm việc thì ho cứ làm nhưng họ thiếu sự sáng tạo, thiếu sự uyễn chuyển sinh động của nhân viên

Mặc dù có lương thưởng nhưng mà những năm kinh tế rơi vào khủng hoảng, tất

cả các sự trì trệ sản lượng „ doanh thu giảm dẫn tới lợi nhuận lãi thành lỗ, cho nên làm

tỉnh thần người lao động gặp rất nhều khó khăn Ông Đoàn Văn Hùng — Trưởng ban

ISO Petrolimex Sài Gòn từng chia sẻ :

Thứ nhất ,việc thay đôi nhận thức của cán bộ công nhân viên — người lao động để

họ hiểu rõ lợi ích của 5S, từ đó thay đối hành vi, hình thành thói quen và tác phong

khoa học Thông thường, khi tiếp cận một phương pháp quản lý mới sẽ gặp trở ngại về thay đổi thói quen, nếp làm việc cũ cũng cần có lộ trình, thời gian để thay đổi, cải tiến

6

và thích nghỉ Vì vậy, việc tuyên truyền vận động mọi người nhận thức và thực hiện là điều cần phải được nghiên cứu và thực hiện dưới nhiều hình thức với quyết tâm cao Thứ hai, bản chất phương pháp 5S là quản lý bằng hiến thị, nên việc xây dựng các

chuẩn hiền thị để mọi người nhận biết, thực hiện, tuân thủ là một thách thức không nhỏ

đối với Petrolimex, nhất là lúc ban đầu hạ tầng được đầu tư qua nhiều giai đoạn nên

tính đồng bộ chưa cao Muốn nhất thể hóa phải có thời gian, từng bước thực hiện cuốn

chiếu để chuẩn hóa thống nhất với một sự kiên trì về hướng đích, quyết liệt về mục tiêu

và mềm dẻo về phương pháp

Thứ ba, cam kết quyết liệt, ý chí của lãnh đạo cấp cao và đặt biệt là sự nêu gương của đội ngũ quản lý các cấp — thành yếu tô quan trọng để theo đuôi thành công chương trình 5S tại mỗi phòng ban , don vi

Những khó khăn này, các doanh nghiệp tổ chức khác cũng sẽ gặp phải như

Petrolimex Sải Gòn khi bắt đầu áp dụng 5S

Mặc dù doanh nghiệp đã trải qua bao nhiêu năm dé thực hiện 5S nhưng đến nay

Petrolimex chưa hình thành được văn hóa chất lượng thật sự ý nghĩa của văn hóa chất

lượng là khi mọi người làm đều nghĩ đến chất lượng khi mọi người làm đều nghĩ đến

năng suất Mặc dù Nhật Bản trải qua 100 năm thì hiện nay họ mới có được văn hóa

chất lượng của cả quốc gia Nhật Bản như ngày hôm nay

2.3 Đánh gia chung

2.3 l Mặt dạt được

Khi bắt đầu áp dung 5S cho dén nay, Petrolimex đã được áp dụng mô hình thực

hành 5S được triển khai áp dụng rộng khắp, phủ 100% phạm vi toàn Công ty, giúp mọi người tiếp cận có hệ thống để tổ chức nơi làm việc, giữ gìn các nguyên tắc và tiêu

chuẩn đã xác lập, duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc trong toàn Công ty Có thể nói áp dung 5S đã đạt

được những kết quả đáng khích lệ

Định vị trong cấu trúc hệ thống quản lý, 5S đóng vai trò nền tảng, công cụ giúp

cải tiến mạnh mẽ mọi hoạt động trong toàn Công ty Việc duy trì liên tục hiệu lực, hiệu

quả hệ thống quản lý hiện nay của Công ty là một phần đóng góp không nhỏ từ việc áp dụng công cụ cải tiễn 5S

Có thể nói rằng, hiệu quả của việc áp dụng mô hình 5S mang lại hiệu quả rất lớn

và vô cùng ý nghĩa đối với Công ty mà cốt lõi là nâng cao năng suất, chất lượng và

hiệu quả, hệ thống quản lý thường xuyên được cải tiễn, nơi làm việc trở nên sạch sẽ,

gọn gàng ngăn nắp và khoa học hơn, người lao động tuân thủ kỷ luật lao động hơn, các

điều kiện, phương tiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc, giúp tiết kiệm thời gian đi

chuyền, tìm kiếm, tiết giảm chỉ phí, môi trường làm việc an toàn hơn, bảo vệ môi

trường xung quanh, đặc biệt hình ảnh công ty ngày càng được nâng cao, góp phần củng

cố uy tín thương hiệu, tạo dựng niềm tin cho khách hàng

Cũng giúp người lao động thay đối nhận thức, hình thành thói quen, tác phong chuyên nghiệp cho đội ngũ quản lý Kỹ năng làm việc khoa học, chuyên nghiệp là tài sản, hành trang quý của mỗi người lao động trên con đường cống hiến và thăng tiễn cho sự nghiệp và thậm chí áp dụng ngay trong cuộc sống hàng ngảy của bản thân

Hiện nay , mọi người tô chức công việc khoa học hơn, sắp xếp nơi làm việc gọn

gàng, ngăn nắp hơn, giữ gìn vệ sinh an toàn lao động tốt hơn, và đặt biệt là ý thức chấp hành, tuân thủ quy trình, quy định, chuẩn mực quản lý của Công ty ngày càng được

nâng cao Người lao động được làm việc trong môi trường tiện nghi, an toàn , đoàn kết

và thân thiện — là thành quả chung của 5S do chính tập thể người lao động tạo ra

2.3.2 Mặt hạn chế

Thiếu quyết tâm của ban lãnh đạo trong triển khai, áp dụng 5S Đây là nguyên nhân gốc rễ của vẫn đẻ Trong bất cứ doanh nghiệp nào, lãnh đạo là người đóng vai trò

quan trọng nhất trong việc xác định chiến lược và kế hoạch hoạt động cho tô chức của

mình Thực tế, một số lãnh đạo giao quyền cho một người hoặc một bộ phận đứng ra triển khai 5S Tuy nhiên, những người này không đủ thắm quyên hoặc thiếu tâm quyết,

kinh nghiệm để điều hành, chính vì vậy hiệu quả không cao Do đó, trong quá trình

triển khai 5S quyết tâm của Ban lãnh đạo vừa là động lực vừa là áp lực để các cấp quản

lý, các bộ phận nỗ lực phần đấu triển khai thành công 5S.