PHÂN TÍCH ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ đề XUẤT BIỆN PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN đối VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LU

LOI CAM ON Đề thực hiện bài tiểu luận này em xin trân thành cảm ơn sự hướng dẫn cũng như giảng dạy nhiệt tình của Thầy cô giáo phụ trách học phần Nhập môn công tác văn thư đã tạo nên nê

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

\AỌC w

TEN DE TAI:

PHAN TICH Y NGHIA CUA CONG TAC VAN THU VA DE XUAT

NHUNG BIEN PHAP GOP PHAN NANG CAO TRACH NHIEM CUA

CAC CA NHAN DOI VOI QUAN LY VAN BAN, QUAN LY CON DAU

VA THIET BI LUU KHOA BI MAT TAI CONG TY HA PHUONG

BAI TIEU LUAN KET THUC HOC PHAN

Học phân: Nhập môn công tác văn thư

Hà Nội — 2021

LOI CAM ON

Đề thực hiện bài tiểu luận này em xin trân thành cảm ơn sự hướng dẫn cũng

như giảng dạy nhiệt tình của Thầy cô giáo phụ trách học phần Nhập môn công tác văn thư đã tạo nên nên tảng để em có thể hoàn thiện đề tài “phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và đề xuất những biện pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương” Quá trình học tập và làm bài còn nhiều thiếu sót do hạn chế về mặt kiến thức vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo, gợi ý cũng như những đóng

góp ý kiến chân thành của thầy cô để em có thêm kiến thức, kinh nghiệm hoàn thiện

mình hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LOI CAM DOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân em Các nội dung nghiên cứu trong đề tài “phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và để xuất những biện pháp góp phân nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương” là công trình

nghiên cứu do em thực hiện Em xin cam đoan toàn bộ quá trình làm bài do em tự làm và số liệu trong bài là hoàn toàn chính xác, được trích dẫn tại các cơ quan báo

chí công bô uy tín, em xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình!

MỤC LỤC

PHAN 1: MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn để tài << St kk£E#ESESE SE TT HE re rep ]

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiÊn CU ecccsssssssssneececcceeeeeecccceeeeeeeeeaas ]

3 Đối tượng và phạm vi nghiên CỨU ¿- ke k+xexeEeEeEeEereerererersree 2

4 Phương pháp nghiÊn CỨU - < c5 11 118333133313591 1010 11111 1 cv vn 2

5 Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tải s- - + + sEEsEEveEvvcvcvcx cv: 2

PHẢN 2: NỘI DUNG ch TT 9B HE 1T Thun ng 3

CHUONG 1 TONG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3

1.1.Tống quan vấn đỀ ¿- + s+E+EsEsE xxx cxck 3v E E1 g1 rvrhrrryp 3 1.1.1 Khái niệm về công tác VĂN (ÏHW - - + +ESEEEEktkteEserkrkrerereered 3 1.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn tÏH 5-5 se sscseseced 3 1.1.3 Vai trò của CÔNG tÁC VĂĂH ÍÍHW SG c0 0v v 4 1.1.4 Yêu cầu của công tác VĂN fÏHH - - -k+E+E‡E‡ESEEeEeEErkrkrkrkrkeeeerreered 5

1.2.Giới thiệu về công ty Hà Phương - + << £E£E£E£EeErerererscee 6

1.2.1 Giới thiệu chung VỀ CÔN Ẩ - - - + c+E+E+ESESEEEESE+EEEEEEkEkrkersrsrsrrerred 6 1.2.2 Quá trình phát triỂH CONG J - - + + Sk+kerkrkrkrkrkrerserered 7 1.2.3 Cơ cấu tô chức Công ty Cổ phần Hà PhưƠHg 5-5sccce+eeesesei 8 1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn của từng bộ phận -.- 8

CHUONG 2 PHAN TICH Y NGHIA CUA CONG TAC VAN THU 12

2.1 Dam bao théng tin cho hoạt động quản Ìý -.- << << << <<<<<<<<<ss<s 12 2.2 Giúp giải quyết công việc của doanh nghiệp, cơ quan được nhanh 9i16))15800)0)1i09{ 111 .ẢẢ 12

2.3 Giữ lại đây đủ chứng cứ về các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

2.4 Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ văn thư - 13

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP GÓP PHẢN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM

CA NHAN DOI VOI QUAN LY VAN BAN, QUAN LY CON DAU VA THIẾT BI LUU HOA BI MAT CUA CONG TY HA PHƯƠNG 15

3.1.Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với quản lý văn 00 A«u.%£-£ Ố 15 3.2 Giải pháp góp phân nâng cao trách nhiệm cá nhân với quản lý con dấu

¬— 18 3.3 Giải pháp góp phân nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với thiết bi lưu

PHAN 3: KẾT LUẬN Sex S1 1g ng ri 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢÁO - 5 - + sex sse 22

PHẢN 1: MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ hình thành không chỉ trong các cơ quan, tô chức của Nhà nước, mà ngay cả trong các tổ chức doanh nghiệp tư nhân Qua

đó ta có thể thấy công tác văn thư lưu trữ có một vai trò đặc biệt quan trọng,

giúp giải quyêt các vân đê phát sinh về giây tờ văn bản, lưu trữ

Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phố biến các chủ trương, chính sách, phản ánh

tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

Nghiên cứu về công tác Văn thư tại công ty Hà Phương nhằm đánh giá

thực trạng hoạt động hiện tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị, biện

pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung

Trong thời gian qua, công tác Văn thư tại công ty Hà Phương đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của công tác văn phòng Tuy

nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập, những thiểu sót, sai phạm

cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật Vì vậy đôi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại công ty là công việc cân thiết

Từ những lý do trên em chọn đề tài: “Phân tích ý nghĩa của công tác văn thư và đê xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các

cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty Hà Phương ” đề hiểu rõ hơn tam quan trọng của công tác văn thư

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu hoạt động văn thư tại công ty Hà Phương

- Phân tích được ý nghĩa của công tác văn thư

- Đề xuất những giải pháp góp phân nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại công ty

Hà Phương

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Công tác văn thư tại công ty Hà Phương

- Phạm vi: Văn phòng văn thư của công ty Hà Phương

4 Phương pháp nghiên cứu

-_ Phương pháp tổng hợp và thông kê

- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của công ty Hà Phương

5 Y nghĩa của việc nghiên cứu đề tài

Từ việc nghiên cứu đề tài trên hiểu được phân nào ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của doanh nghiệp

6 Câu trúc của đề tài

Đề tải ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tải liệu tham khảo

phân nội dung của đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: T

NỘI DUNG

CHUONG 1 CO SO LY LUAN CHUNG VE CONG TAC VAN THU

1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bat dau từ khi soạn thảo văn bản (đối với bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối

với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

1.1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

a Noi dung cua cong tac van thu

Nôi dung công tác văn thư là những công tác văn thư liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;

- Tô chức và quản lý các tài liệu hô sơ trong cơ quan;

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

b Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến;

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào số đăng ký:

- Phân loại và trình lãnh đạo;

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến;

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;

- Gửi văn bản đi (vào số, ghi số, ghi ngày phát hành);

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

1.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

- Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật

- Yêu cầu về công tác văn thư

+ Văn bản của cơ quan, tô chức phải được soạn chảo và ban hành đúng thâm

quyên, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy

định của pháp luật

+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tô chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyền giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

+ Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý

+ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tô chức có

trách nhiệm lập hô sơ vê công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

+ Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tô chức phải được quản lý,

sử dụng theo quy định của pháp luật

1.1.4 Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư có 4 vai trò chính sau đây:

- Thứ nhất: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời, đầy

đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý của Nhà nước nói chung của môi cơ quan đơn vị nói riêng

- Thứ hai: Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ giữ gìn bí mật của Dang

và Nhà nước và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng

- Thứ ba: Góp phần giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong

đơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổng kết rút

ra kinh nghiệm, đối chiếu khi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh

cho mọi hoạt động của cơ quan đơn vị là sát thực có hiệu quả

- Thứ tư: Đảm bảo giữ gìn đây đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác

lưu trữ là nguôn bồ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia

1.1.4 Yéu cau cua cong tac van thi

- Nhanh chong

Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý Nếu công tác văn thư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả thậm chí không có ý nghĩa

- Chính xác

Tất cả các khâu từ khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản,

ký duyệt vào số, đánh máy chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng

quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng

- Bí mật:

Nội dung văn bản đên, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiêu vân đê thuộc phạm vi bí mật của đơn vị, Nhà nước

- Hiện đại:

+ Việc thực hiện nội dung cụ thê của công tác văn thư găn liên với việc sử

dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại

+ Hiện đại hoá công tác văn thư ngày càng là một nhu câu cấp thiết và cấp

bách nhất

1.2 Giới thiệu về công ty Hà Phương

1.2.1 Giới thiệu chung về công tp

- Tên công ty: Công ty Cổ Phân Hà Phương

- Tén giao dich quéc té: Ha Phuong joint stock company

- Loai hinh doanh nghiép: Doanh nghiép tu nhan

- Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Kinh Triều xã Thủy Triều huyện Thủy Nguyên

thành phố Hải Phòng

- Đại diện pháp luật: Nguyễn Hữu Hôm

- Vốn điều lệ: 8.000.000.000 đồng (Tám tỷ đồng)

- Mã số thuế: 0200468317

- Fax: 02253874313

- Số điện thoại: 02253874105

- Lĩnh vực: Buôn bán vật liệu và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

1.2.2 Quá trình phát triển công ty

Công ty Cổ Phần Hà Phương được thành lập vào ngày 09/08/2002 (đã hoạt động 18 năm) và ngày được cấp giấy phép là 25/07/2002 Công ty có

giấy phép kinh doanh số 0200468317 do sở kế hoạch đâu tư thành phố Hải

Phòng cấp

Với kiến thức được học cùng kinh nghiệm kinh doanh, sự am hiểu thị

trường ngành hàng cùng mối quan hệ hữu hảo với các nhà cung cấp sản phẩm xây dựng hoàn thiện trong và ngoài nước Với các hãng sản xuất lớn Hà Phương đã phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực xây dựng trong đó trú trọng phát triển mảng buôn bán vật liệu, cung cấp và

thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

Trải qua 18 năm thành lập với bao thách thức nhưng công ty vẫn luôn đứng vững và vượt qua một cách xuất sắc với những khó khăn và thử thách trước mắt Công ty Hà Phương chúng tôi không ngừng vươn lên về mọi mặt

tố chức, chất lượng hàng hóa Với đội ngũ các bộ công nhân viên lành nghẻ,

có trình độ học vẫn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo bài bản, xuất phát từ các đơn vị hoàn thiện lâu năm tại thị trường Việt Nam chúng tôi cam

kết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất, cạnh tranh nhất

1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cô phân Hà Phương

Cơ cấu tổ chức Công ty Cô phan Hà Phương được thể hiện ở sơ đồ sau đây:

Kinh Chinh Toan Vat Tu

- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tô chức, cán bộ

- Bảo vệ chính trị nội bộ

- Đảm nhiệm công tác hành chính — tổng hợp văn thư - lưu trữ

- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định

hiện hành

- Quản lý công tác bảo vệ và tô xe

- Xây dựng tô chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp