- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và táiđào tạo.- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.. - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui đị
Trang 1CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HCNS
I MỤC ĐÍCH.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Cơng ty thực hiện đúng chức năngnhiệm vụ đạt hiệu quả trong cơng việc
- Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi
- Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiếnlược của Cơng ty
II PHẠM VI.
- Áp dụng cho Phịng Hành chánh Nhân sự Cơng ty
III NỘI DUNG.
Ytế
Ytế Láixe
Lái
xe Bảo vệ
Bảo vệ
Ban An toàn Sức khoẻ
Ban An toàn Sức khoẻVăn thư
Trang 2- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và táiđào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích - kích thích ngườilao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xâydựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện
- Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo - điều hành,phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hànhchánh - Nhân sự
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Ngườilao động trong Công ty
3 Nhiệm vụ.
a) Thực hiện chức năng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các
bộ phận liên quan
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công
ty nghỉ việc
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ CNV lập các báo cáođịnh kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc
Trang 3- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
b) Thực hiện chức năng.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty
- Đánh giá kết quả đào tạo
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty
về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
c) Thực hiện chức năng.
- Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh
- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui địnhcủa công ty
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương,thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty
Trang 4- Tổ chức theo dõi, lập danh sâch bảo hiểm xê hội, bảo hiểm y tế vă thực hiện câcchế độ liín quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động theo chỉ đạo của BGĐ.
- Lập danh sâch lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhă nước
- Theo dõi việc nghỉ phĩp, nghỉ việc riíng để thực hiện chế độ phĩp năm cho ngườilao động
- Tổ chức, trình kế hoạch vă thực hiện đối với câc chế độ lễ tết
- Giao dịch với câc cơ quan nhă nước để thực hiện chế độ cho người lao động
- Đânh giâ thực hiện công việc
e) Thực hiện chức năng.
- Lập phương ân, tổ chức thực hiện câc Quyết định, Quy định của BGĐ
- Giâm sât việc thực hiện theo câc phương ân đê được duyệt, bâo câo đầy đủ, kịpthời vă trung thực tình hình diễn biến vă kết quả công việc khi thực hiện nhiệm vụ BGĐ giao
f) Thực hiện chức năng.
Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ mây điều hănh của Công ty
Xđy dựng hệ thống câc qui chế, qui trình, qui định cho Công ty vă giâm sât việcchấp hănh câc nội qui đó
g) Thực hiện chức năng.
- Xđy dựng, tổ chức vă quản lý hệ thống thông tin
- Nghiín cứu vă nắm vững qui định phẫp luật liín quan đến hoạt động của Công
ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp phâp luật
- Phục vụ hănh chânh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh
- Xđy dựng, gìn giử vă phât triễn mối quan hệ tốt với cộng đồng xê hội xung quanh
- Tổ chức cuộc họp theo yíu cầu của Côngty
- Tổ chức lể tđn, tiếp khâch hăng, đối tâc trong, ngoăi nước Xđy dựng phong câchlăm việc chuyín nghiệp, từng bước xđy dựng văn hóa riíng của Công ty tạo điều kiện phục
vụ tốt nhất cho khâch hăng
Trang 5- Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trử và phổ biến các thông tin kinh tế, xãhội, thương mại, pháp luật, công nghệ và kịp thời báo cáo BGĐ để có quyết định kịp thời.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuấtthông suốt
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty
- Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơpháp lý của Công ty
- Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dángcông nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơtheo yêu cầu
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty
- Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan
h) Thực hiện chức năng.
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty củacác bộ phận
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ
- Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòngchống cháy nổ trong công ty
Trang 6- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe chokhách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty.
i) Thực hiện chức năng.
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng cácchế độ phúc lợi cho người lao động
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty
j) Thực hiện chức năng.
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyểndụng nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh
- Mô tả công việc: Bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí nhằm thực hiện đúngtheo chức năng nhiệm vụ của Phòng HCNS được quy định riêng
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HCNS
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu vàtiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạmtrong việc thực hiện công việc
- Đánh giá việc thực hiện công việc
- Trả công lao động…
Trang 7II PHẠM VI.
- Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Trưởng phòng HCNS
III NỘI DUNG.
1 Trách nhiệm.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt độngcủa công ty
- Tham mưu đề xuất cho GĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hànhchánh - Nhân sự
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty
Trang 8- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng cácchế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Ngườilao động trong Công ty Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh
2 Quyền hạn.
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giáviệc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên trong phòng
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khácdựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành
- Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công
ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động
- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ranhững vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh,lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả
- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước
- Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền
Trang 9- Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấuhiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điềuđộng, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái,gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS
- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chứcphối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ
3 Báo cáo và uỷ quyền.
- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ đượcgiao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc cácnhiệm vụ do Ban Giám đốc giao
- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện
4 Tiêu chuẩn.
- Trình độ học vấn/chuyên môn:
- Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên
- Vi tính văn phòng tương đương B trở lên
5 Kỹ năng.
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc
- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo
- Kỹ năng giao tiếp tốt
6 Kinh nghiệm.
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Trang 107 Phẩm chất cá nhân.
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác
- Sáng tạo trong công việc
8 Điều kiện làm việc.
- Thời gian làm việc: từ 8:00 - 12:00, 13:30 - 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty
- Phương tiện làm việc:
- Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ
- 01 máy vi tính
- Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO TRÌ
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu vàtiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạmtrong việc thực hiện công việc
- Đánh giá việc thực hiện công việc
- Trả công lao động…
II PHẠM VI.
- Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn Nhân viên bảo trì
Trang 11III NỘI DUNG.
1 Trách nhiệm.
- Nhận các phiếu sửa chữa từ các bộ phận, chuyển TP HCNS, sau khi nhận lạiphiếu sửa chữa thì tiến hành sửa chữa Trường hợp chưa sửa chữa được thì báo cho người
sử dụng biết, khi nào có thể sửa chữa được Sau khi sửa chữa xong, đối với việc sửa chữa
do sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì phải lập biên bản sửa chữa và nghiệm thu Sau khinghiệm thu xong, chuyển biên bản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản chophòng kế toán để chuẩn bị kế hoạch thanh toán
- Đới với việc lắp đặt tài sản: Khi nhận được giấy đề nghị của các bộ phận, haythông tin từ TP cần lắp đặt mới một loại tài sản, trang thiết bị thì tổ chức lắp đặt theo yêucầu Trường hợp cần mua thiết bị - tài sản mới thì phải tiến hành báo giá (ít nhất 03 đơn vịbáo giá), sau khi duyệt giá xong thì tiến hành lắp đặt Lập biên bản bàn giao tài sản vớingười sử dụng Sau khi lắp đặt xong, đối tài sản không cần nghiệm thu thì tiến hành lậpbiên bản lắp đặt và nghiệp thu ngay Đối với loại tài sản cần nghiệm thu, thì chỉ nghiệm thusau khi tài sản đã sử dụng ổn định (10-30 ngày) Sau khi nghiệm thu xong, chuyển biênbản nghiệm thu cho TP xem xét, sau đó photo một bản cho phòng kế toán để chuẩn bị kếhoạch thanh toán
- Lập phiếu lí lịch máy đối với các thiết bị mới và cập nhật ngay thông tin theo yêucầu trong phiếu lí lịch máy
- Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu của công ty, cập nhật thường xuyên các loạitài sản mới
- Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho các loại máy móc trong công ty
- Kiểm tra các loại tài sản hàng tháng theo biểu mẫu của công ty
- Thừa uỷ quyền Trưởng phòng HCNS giám sát công việc của bảo vệ và giao nhận
- Lập lịch bảo trì các loại tài sản trong công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực hiệnviệc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất
- Lập kế hoạch công tác và kế hoạch chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công
2 Quyền hạn.
Trang 12- Không giải quyết các trường hợp đề xuất mua, sửa chữa tài sản trang thiết bịkhông đúng quy định, thông tin cho Trưởng phòng xin ý kiến giải quyết.
- Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn theo quy định của công ty
- Đề xuất việc mua các tài sản trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty
3 Báo cáo và uỷ quyền.
- Báo cáo công tác tuần, tháng, quý năm cho Trưởng phòng
- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của Trưởng phòng
- Uỷ quyền công việc cho nhân viên trong phòng thực hiện thay khi vắng mặt
* Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 - 12:00, 13:30 - 17:30, ngày chủ nhật được nghỉ
- Địa điểm làm việc chính : tại văn phòng công ty
* Phương tiện làm việc:
- Cung cấp bàn chế làm việc, tủ đựng hồ sơ
- 01 máy vi tính
Trang 13- Máy in, fax, điện thoại, mail sử dụng chung của công ty.
BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN BẢO VỆ
- Làm cơ sở cho việc tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo CNV
- Hướng dẫn cho CNV biết nhiệm vụ trách nhiệm của CNV, định ra mục tiêu vàtiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc
- Trách công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được việc va chạmtrong việc thực hiện công việc
- Đánh giá việc thực hiện công việc
- Trả công lao động…
II PHẠM VI.
- Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên bảo vệ
III NỘI DUNG.
1 Trách nhiệm.
- Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty Sổ theo dõi tàisản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, sốlượng, nhập/xuất, ghi chú
- Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty.Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của BanGiám đốc, TP HCNS Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải kývào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản
- Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận giấy tờ vàhóa đơn xuất nhập
