Bài giảng Nhập môn quản trị học: Chương 4 - ThS. Phan Thị Thanh Hiền

Bài giảng Nhập môn quản trị học: Chương 4 Tổ chức cung cấp cho người học những kiến thức như: Bản chất của công tác tổ chức; Một số vấn đề khoa học của công tác tổ chức; Cơ cấu tổ chức; Bố trí và quản trị nguồn nhân lực. Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC

3 Các kiểu cơ cấu tổ chức

4 Cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức

2 Các nguyên tắc:

Thống nhất chỉ huy Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Nguyên tắc hiệu quả Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt

- Các yếu tố quyết định tầm hạn quản trị:

+ Năng lực của nhà quản trị,

+ Trình độ làm việc của cấp dưới,

+ Tính ổn định công việc của cấp dưới,

+ Mức độ ủy quyền cho cấp dưới

2 Quyền hành trong công tác quản trị

a Khái niệm:

- Là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác phải

hành động theo chỉ đạo của mình

- Mọi nhà quản trị đều phải có quyền hành thì mới quản

trị được, nếu không, nhà quản trị chấm dứt vai trò củamình

- Tính chất của quyền hành:

+ Gắn bó các thành phần trong tổ chức

+ Là công cụ của nhà quản trị

2 Quyền hành trong công tác quản trị

b Cơ sở của quyền hành

Theo Max Weber:

- Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ

- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng

- Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiếncấp dưới tin tưởng

2 Quyền hành trong công tác quản trị

 Tuy nhiên, quyền hành luôn luôn có giới hạn, do:

- Cấp bậc của nhà quản trị trong hệ thống

- Quy định của pháp luật

- Hạn chế về mặt sinh học của con người

- Đạo đức xã hội,…

3 Phân quyền trong quản trị:

Khái niệm:

Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt

động dành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụngnhững quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họquyền ra quyết định

- Phân quyền: là xu hướng phân tán các quyền ra quyết

định trong một cơ cấu tổ chức

- Tập quyền: xu hướng quyền lực không được giao phó.

3 Phân quyền trong quản trị:

- Mức độ phân quyền càng lớn khi:

+ Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức

4 Ủy quyền

a Khái niệm:

Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách

nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định

b Quá trình ủy quyền:

(1) Xác định kết quả mong muốn

(2) Giao nhiệm vụ

(3) Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ đó và yêu cầu

người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn

thành nhiệm vụ

(4) Kiểm tra theo dõi

4 Ủy quyền

c Những nguyên tắc ủy quyền:

- Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực tiếp của ngườilàm công việc đó

- Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệmcủa người ủy quyền

- Quyên lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủyquyền phải đảm bảo gắn bó với nhau

4 Ủy quyền

c Những nguyên tắc ủy quyền (tt):

- Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phảiđược xác định rõ ràng

- Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt

- Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khibắt tay vào việc

- Luôn luôn có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủyquyền

4 Ủy quyền

d Nghệ thuật ủy quyền:

- Sự hợp tác:

- Sự sẵn sàng chia sẻ

- Chấp nhận thất bại của người khác

- Sẵn sáng tin cậy cấp dưới

- Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

4 Ủy quyền

e Những trở ngại và biện pháp khắc phục:

- Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ

- Tâm lý sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêngcủa họ hoặc thực hiện tốt hơn mình

- Trở ngại về mặt tổ chức (xác định không rõ ràng tráchnhiệm và quyền hạn)

 Trao cho cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn

thành nhiệm vụ được giao

 Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa các nhà quản trị

và cấp dưới

1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau,

được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm,

quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫnnhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm

thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu quảntrị chung

1 Khái niệm

 Ý nghĩa: Cơ cấu tổ chức càng hoàn thiện thì công việc

quản trị càng có hiệu quả giúp cho doanh nghiệp thựchiện tốt mục tiêu đề ra

2 Cách phân chia bộ phận cơ bản

- Việc nhóm gộp các hoạt động và con người thành các bộphận giúp việc mở rộng tổ chức đến mức độ không hạnchế

- Không có cách phân chia tối ưu cho mọi tổ chức

2 Cách phân chia bộ phận cơ bản

Có thể phân chia theo các tiêu chuẩn:

- Phân chia theo tầm hạn quản trị:

+ Tốt nhất là từ 3 – 5 nhân viên thuộc cấp

+ Có thể tăng lên đến 12, 15  công việc đơn giản

+ Giảm xuống 2, 3  công việc phức tạp

- Phân chia theo thời gian:

Ca, kíp  tổ chức phải hoạt động liên tục để khai thác caonhất công suất máy móc

2 Cách phân chia bộ phận cơ bản (tt)

- Phân chia theo chức năng:

+ Theo chức năng hoạt động

+ Được sử dụng rộng rãi trong thực tế

+ Đảm bảo thực hiện được các chức năng của yếu của tổchức và phát huy được kiến thức chuyên môn

- Phân chia theo lãnh thổ địa lý:

+ Doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng

 Sử dụng được các nguồn lực tại chỗ

 Hiểu rõ hơn thị trường khu vực

2 Cách phân chia bộ phận cơ bản (tt)

- Phân chia theo sản phẩm hay dịch vụ:

+ Doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhiều sản phẩm

khác nhau

 Chuyên môn hóa cao

- Phân chia theo khách hàng:

Khi khách hàng hay đối tượng phục vụ có ảnh hưởng đếnhiệu quả của kinh doanh

2 Cách phân chia bộ phận cơ bản (tt)

- Phân chia theo quy trình công nghệ và thiết bị kỹ thuật:

Trang thiết bị là những công cụ đặc biệt cần được bảo

quản và sử dụng riêng

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

a Cơ cấu tổ chức trực tuyến

GĐ

PGĐ Sản xuất

PX1 PX2

PX3

PGĐ Tiêu thụ

CH 1 CH 2 CH 3

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

a Cơ cấu tổ chức trực tuyến

- Mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu tráchnhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình

- Dựa trên nguyên lý:

+ Chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp

+ Mối quan hệ trong tổ chức được thiết lập chủ yếu theochiều dọc

+ Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

a Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Ưu điểm:

- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

b Cơ cấu tổ chức chức năng

GĐ

P NS P TC P KCS

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

b Cơ cấu tổ chức chức năng

- Hình thành các bộ phận được chuyên môn hóa, gọi là các

chức năng, các chức năng này có quyền tác động đếncác bộ phận hoạt động theo chức năng chuyên môn

- Dựa trên nguyên lý:

+ Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

+ Không theo tuyến

+ Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực

tuyến, do đó, mỗi người cấp cấp dưới có thể có nhiềucấp trên trực tiếp của mình

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

b Cơ cấu tổ chức chức năng

Ưu điểm:

- Sử dụng được các chuyên gia giỏi

- Không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện

- Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

Nhược điểm:

- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

- Sự phối hợp gặp nhiều khó khăn

- Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho

nhau

Áp dụng?

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

c Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:

PX 1

PX 1

PX 2

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

c Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:

Hỗn hợp 2 loại: trực tuyến – chức năng

- Vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng đơn thuần về

chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trựctuyến, làm tham mưu cho nhà quản trị cấp cao

- Những người lãnh đạo trực tuyến: chịu trách nhiệm về

kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết địnhtrong đơn vị mình phụ trách

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

c Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:

Ưu điểm:

- Có cả ưu điểm của 2 loại cư cấu trực tuyến và chức năng

- Tạo điều kiện cho giám đốc trẻ phát huy khả năng nhân

sự trong tổ chức

Nhược điểm:

- Nhiều tranh luận xảy ra  nhà quản trị phải giải quyết

- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

- Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

Áp dụng?

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

d Cơ cấu tổ chức theo ma trận

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

d Cơ cấu tổ chức theo ma trận

- Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay

+ cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án

+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+ Người lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn được

sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề án

+ Mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức

năng được gắn liền với việc thực hiện 1 đề án trên 1 khu vực nhất định

3 Các kiểu cơ cơ cấu tổ chức

d Cơ cấu tổ chức theo ma trận

4 Cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức

- Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

- Môi trường vi mô và vĩ mô của doanh nghiệp

- Công nghệ, kỹ thuật của doanh nghiệp

- Nguồn lực – nguồn nhân lực

- Phân tích và phân chia công việc

1 Nhân lực và quản trị nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực: bao gồm tất cả những người lao động

làm việc trong tổ chức

Quản trị NNL: là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm

thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảotoàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp vớiyêu cầu của tổ chức về cả số lượng lẫn chất lượng

2 Tiến trình bố trí nhân sự:

Lập kế hoạch bố trí nhân sự

Tuyển mộ

Tuyển chọn

Thử việc và định hướng

Đào tạo và phát triển

Đánh giá công việc

Điều động nhân sự Giải quyết thôi việc

2 Tiến trình bố trí nhân sự:

Bước 1: Lập kế hoạch bố trí nhân sự

- Xác định chính xác nhu cầu nhân lực của tổ chức trong

từng giai đoạn cụ thể và đối với từng công việc cụ thể

- Nhu cầu bao gồm: số lượng và chất lượng lao động

- Cơ sở xác định nhu cầu:

+ Chiến lược phát triển của tổ chức

+ Kế hoạch SXKD của từng giai đoạn cụ thể

+ Thực trạng NNL hiện có

+ Dự báo những thay đổi sắp tới (nghỉ hưu, thuyênchuyển,…)

- Tuyển chọn thông qua: kiểm tra nền tảng, kinh nghiệm

và lời giới thiệu; cho bài kiểm tra sát hạch; phỏng vấn

2 Tiến trình bố trí nhân sự:

Bước 4: Thử việc và định hướng:

Ứng viên sau khi trúng tuyển được giao việc để làm thử (thời gian tập sự)

Bước 5: Đào tạo và phát triển nhân sự:

Các phương pháp đào tạo: trong công việc và ngoài công việc.

2 Tiến trình bố trí nhân sự:

Bước 6: Đánh giá công việc:

Các phương pháp đánh giá: Xếp hạng, so sánh cặp, chấmđiểm, quan sát hành vi,…

Bước 7: Điều động nhân sự:

Đưa họ lên chức vụ cao hơn, giữ nguyên chức vụ, đưa họsang nhận công việc khác phù hợp với khả năng của họhơn

Bước 8: Giải quyết thôi việc:

Từ chức, sa thải, nghỉ hưu, giảm biên chế