Trước khi bạn có thểtruy xuất vào thiếtbịmáy in vật lý thông qua hệđiều hành Windows Server 2003 thì bạn phảitạo ra một máy in logic.Nếu máy in củabạn có tính năng Plug and Play thì máy
Trang 1ài 16 QUẢN LÝ
IN ẤN
Tóm tắt
Lý thuyết 2 tiết -Thực hành 2 tiết
Mục tiêu Các mục chính Bài tập bắt Bài tập làm
Dựa vào bàitập môn QuảntrịWindowsServer 2003
Dựa vào bài tậpmôn QuảntrịWindowsServer 2003
I CÀI ĐẶT MÁY IN
Trước khi bạn có thểtruy xuất vào thiếtbịmáy in vật lý thông qua hệđiều hành Windows
Server 2003 thì bạn phảitạo ra một máy in logic.Nếu máy in củabạn có tính năng Plug
and Play thì máy in đósẽđược nhận diện ra ngay khi nó đượcgắn vào máy tính dùng
hệđiều hành Windows Server 2003 Tiện ích Found New Hardware Wizard sẽtựđộng
bật lên Tiện ích này sẽhướng dẫn cho bạntừng bước đểcài đặt máy in Nếuhệđiều
hành nhận diện không chính xác thì bạn dùng đĩa CD được hãng sản xuất cung cấp
kèm theo máy đểcài đặt
Ngoài ra, bạncũng có thểtựmình thực hiệntạo ra một máy in logic bằng cách sửdụng
tiện ích Add Printer Wizard Đểcó thểtạo ra một máy in logic trong Windows Server
2003 thì trướchếtbạn phải đăng nhập vào hệthống với vai trò là một thành viên của
nhóm Administrators hay nhóm Power Users (trong trường hợp đây là một Server
thành viên) hay nhóm Server Operators (trong trường hợp đâylà một domain
controller)
Bạn có thểtạo ra một máy in logic cụcbộtương ứng vớimột máy in vật lý đượcgắn trực
tiếp vào máy tính cụcbộcủa mình hoặctương ứng vớimột máy in mạng (máy in mạng
đượcgắn vào một máy tính khác trong mạng hay một thiếtbịPrint Server) Muốn thao
tác bằng tay đểtạo ra một máy in cụcbộhay một máy in mạng, chúng ta lầnlượt thực
hiện các thao tác sau đây:
Trang 2Nhấp chuột chọn Start,rồi chọn Printers And Faxes
Nhấp chuột vào biểutượng Add Printer, tiện ích Add Printer Wizard sẽđược khởi
động Nhấp chuột vào nút Next đểtiếptục
Hộp thoại Local Or Network Printer xuất hiện Bạn nhấp vào tùy chọn Local Printer
Attached To This Computer trong trường hợpbạn có một máy in vật lýgắn trực tiếp
vào máy tính của mình Nếu trường hợp ta đang tạo ra một máy in logic ứng vớimột
máy in mạng thìta nhấp vào tùy chọn A Printer Attached To Another Computer.Nếu
máy in đượcgắn trực tiếp vào máy tính, bạn có thểchọn thêm tính năng Automatically
Detect And Install My Plug And Play Printer Tùy chọn này cho phép hệthống
tựđộng quét máy tính củabạn đểphát hiện ra các máy in Plug and Play,và tựđộng cài
đặt các máy in đó cho bạn Khi đã hoàn tất việc chọnlựa, nhấp chuột vào nút Next
đểsang bước kếtiếp
Nếu máy in vật lý đã đượctựđộng nhận diệnbằng tiện ích Found New Hardware
Wizard Tiện ích này sẽhướng dẫnbạn tiếptục cài đặt driver máy in qua từng bước
Hộp thoại Print Test Page xuất hiện Nếu thiếtbịmáy in đượcgắn trực tiếp vào máy tính
củabạn, bạn nên in thửmột trang kiểm tra đểxác nhậnrằng mọi thứđều đượccấu hình
chính xác Ngượclại, nếu máy in là máy in mạng thìbạn nên bỏqua bước này Nhấp
chuột vào nút Next đểsang bướckếtiếp
Hộp thoại Completing The Add Printer Wizard hiện ra Hộp thoại này đem đến cho
chúng ta mộtcơhội đểxác nhậnrằng tấtcảcác thuộc tính máy in đã được xác lập chính
xác Nếubạn phát hiện có thông tin nào không chính xác, hãy nhấp chuột vào nút Back
đểquay lạisửa chữa thông tin cho đúng Còn nếu nhận thấymọi thứđều ổncảthì bạn
nhấp chuột vào nút Finish
Một biểutượng máy in mớisẽhiện ra trong cửasổPrinter And Faxes Theo mặc định, máy in
sẽ379được chia sẻ
II QUẢN LÝ THUỘC TÍNH MÁY IN
II.1 Cấu hình Layout Trong hộp thoại Printing Preferences, chọn Tab Layout Sau đó trong mục Orientation,bạn chọn cách thức in trang theo chiều ngang hay chiềudọc Trong mục
Page Order,bạn chọn intừtrang đầu
đến trang cuốicủa tài liệu hoặc in theo thứtựngượclại Trong mục Pages Per Sheet,bạn
chọnsốtrang tài liệusẽđược in trên một trang giấy
Trang 3II.2 Giấy và chấtlượng in Cũng trong hộp thoại Printing Preferences, đểqui định giấy
và chấtlượng in, chúng ta chọn Tab Paper/Quality Các tùy chọn trong Tab Paper/Quality
phụthuộc vào đặc tính của máy in Ví dụ, máy
in chỉcó thểcung cấpmột tùy chọn là Paper Source Còn đốivới máy in HP OfficeJet Pro Cxi, chúng ta có các tùy chọn là: Paper Source, Media, Quality Settings và Color
II.3 Các thông sốmởrộng Nhấp chuột vào nút Advanced ởgóc dưới bên phảicủahộp thoại Printing Preferences.Hộp thoại Advanced Options xuất hiện cho phép bạn điều chỉnh các thông sốmởrộng Chúng ta có thểcó các tùy chọncủa máy in như: Paper/Output, Graphic,
Document Options, và Printer Features Các
thông sốmởrộng có trong hộp thoại Advanced Options phụthuộc vào driver máy in mà bạn đang
sửdụng
Trang 4III CẤU HÌNH CHIA SẺ MÁY IN
Nhấp phải chuột lên máy in, chọn Properties Hộp thoại Properties xuất hiện, bạn chọn Tab
Sharing Đểchia sẻmáy in này cho nhiều người dùng, bạn nhấp chuột chọn Share this printer
Trong mục Share name,bạn nhập vào tên chia sẻcủa máy in, tên này sẽđược nhìn thấy trên mạng Bạncũng có thểnhấp chọnmục List In The Directory đểcho phép người dùng có thểtìm kiếm máy in thông qua Active Directory theo một vài thuộc tính đặc trưng nào đó
Trang 5Ngoài ra, trong Tab Sharing, ta có thểcấu hình driver hỗtrợcho các máy trạmsửdụng máy in trong trường hợp máy trạm không phải là Windows Server 2003 Đây là một tính năng cần thiết vì nó cho phép chỉđịnh các driver hỗtrợin đểcác máy trạm có thểtảivềmột cách tựđộng Mặc định, driver duy nhất đượcnạp vào là driver của hãng
Intel cho các máy trạm là Windows 2000, Windows Server 2003, và Windows XP
Đểcung cấp thêm các driver cho máy trạm khác, bạn nhấp chuột vào nút Additional
Drivers nằm phía dưới Tab Sharing.Hộp thoại Additional Drivers xuất hiện
Windows Server 2003 hỗtrợcác driver thêm vào cho các Client là một trong những
hệđiều hành sau:
-Itanium Windows XP hay Windows Server 2003
-x86 Windows 2000, Windows XP, hay Windows Server 2003 (mặc định)
-x86 Windows 95, Windows 98, hay Windows Millennium Edition
-x86 Windows NT 4
Trang 6IV CẤU HÌNH THÔNG SỐ PORT
chọn Tab Port đểcấu hình tấtcảcác port đã được định nghĩa cho máy in sửdụng Một port được định nghĩa nhưmột interface sẽcho phép máy tính giao tiếpvới thiết
bịmáy in Windows Server 2003 hỗtrợcác port vật lý (local port) và các port TCP/IP
chuẩn(port logic)
Port vật lý chỉđượcsửdụng khi ta gắn trực tiếp máy in vào máy tính Trong trường hợp
Windows Server 2003 đang được triển khai trong một nhóm làm việc nhỏ,hầu nhưbạn
phảigắn máy in vào port LPT1
Port TCP/IP chuẩn đượcsửdụng khimáy in có thểkếtnối trực tiếp vào mạng (trên máy
in có hỗtrợport RJ45) và máyin nàycó một địa chỉIP đểnhậndạng Ưu điểmcủa máy in
mạng làtốc độin nhanh hơn máy in cụcbộvà máy in có thểđặtbất kì nơi nào trong
hệthống mạng Khi đóbạncần chỉđịnh một port TCP/IP và khai báo địa chỉIP của máy in
mạng Cùng với việc xoá và cấu hình lạimột port đãtồntại, bạncũng có thểthiếtlập
printer pooling và điềuhướng các công việc in ấn đếnmột máy in khác
Trang 7IV.2 Printer Pooling Printer pool đượcsửdụng nhằm phốihợp nhiều máy in vậtlý vớimột
máy in logic, được minh họa nhưhình bên dưới Lợi ích của việcsửdụng printer pool là máy in
rảnh đầu tiên sẽthực hiện thao tác
in ấn cho bạn Tính năng này rấthữudụng trong trường hợptacó một nhóm các máy in vật lý được chia sẻcho một nhóm người dùng, ví dụnhưlà nhóm các thưký
Đểcấu hình một printer pool,bạn nhấp chuột vào tùy chọn Enable Printer Pooling nằm ởphía dưới Tab Port trong hộp thoại Properties Sau đó, kiểm tra lạitấtcảcác port mà ta dựđịnh gắn các máy in vật lý trong printer pool vào Nếu ta không chọn tùy chọn Enable Printer Pooling thì
Trang 8ta chỉcó một 384 port duy nhất cho mỗi máy in Chú ý tấtcảcác máy in vật lý trong một printer pool
phảisửdụng cùng
IV.3 Điềuhướng tác vụin đếnmột máy in khác
Nếumột máy in vật lý củabạnbịhư,bạn có thểchuyểntấtcảcác tác vụin ấncủa máy in
bịhưsang một máy in khác Đểlàm được điều này, trướchếtbạn phải đảmbảo máy in
mới phải có driver giống với máy in cũ Sau đó, trong Tab Port,bạn nhấp chuột vào
nút Add Port, chọn Local port rồi chọn tiếp New Port.Hộp thoại Port Name xuất hiện,
gõ vào tên UNC của máy in mới theo định dạng: \\computername\
printer_sharename
Trang 9V CẤU HÌNH TAB ADVANCED
V.1 Các thông sốcủa Tab Advanced
Trong hộp thoại Properties,bạn nhấp chuột vào Tab Advanced đểđiều khiển các đặc tính của
máy in Bạn có thểcấu hình các thuộc tính sau:
-Khảnăng của máy in -Độưu tiên của máy in -Driver mà máy in sẽsửdụng -Các thuộc tính đồng
tác (spooling)của máy in -Cách thức in tài liệu theo biểumẫu -Chếđộin mặc định -Sửdụng bộxửlý
in ấn nào -Các trang độclập
Trang 10V.2 Khảnăng sẵn sàng phụcvụcủa máy in
Thông thường, chúng ta cần kiểm tra khảnăng sẵn sàng phụcvụcủa máy in trong trường hợp chúng ta có nhiều máy in cùng sửdụng một thiếtbịin Mặc định thì tùy chọn
Always Available luôn đượcbật lên Do đó, người dùng có thểsửdụng máy in 24 tiếng
một ngày Đểgiớihạn khảnăng phụcvụcủa máy in, bạn chọn Available From và chỉđịnh
khoảng thời gian mà máy in sẽphụcvụ Ngoài khoảng thời gian này, máy in sẽkhông phụcvụcho bất kì người dùng nào
V.3 Độưu tiên (Printer Priority)
Khi bạn đặt độưu tiên, bạnsẽđịnh ra bao nhiêu công việcsẽđượcgửi trực tiếp vào thiếtbịin Ví dụ, bạn có thểsửdụng tùy chọn này khi 2 nhóm người dùng cùng chia sẻmột máy in và bạncần điều khiển độưu tiên đốivới các thao tác in ấn trên thiếtbịin
này Trong Tab Advanced củahộp thoại Properties,bạnsẽđặt độưu tiên bằng các giá
trịtừ1 đến 99, với 1 là có độưu tiên thấp nhất và 99 là có độưu tiên cao nhất
Ví dụ: giảsửcó một máy in được phòng kếtoán sửdụng Những người quản lý trong phòng kếtoán luôn luôn muốn tài liệucủahọsẽđược ưu tiên in ra trước các nhân viên
khác Đểcấu hình cho việc sắpxếp thứtựnày, ta tạo ra một máy in tên là MANAGERS gắn vào port LPT1 với độưu tiên là 99 Sau đó, cũng trên port LPT1, ta tạo thêm một máy in nữa tên là WORKERS với độưu tiên là 1 Sau đó, ta sẽsửdụng Tab Security trong hộp thoại Properties đểgiớihạn quyềnsửdụng máy in MANAGERS cho những
Trang 11người quản lý Đốivới các nhân viên còn lại trong phòng kếtoán, ta cho phép họsửdụng
máy in WORKERS (chúng ta sẽtìm hiểu rõ hơnvềSecurity trong phần sau) Khi các tác
vụin xuất phát từmáy in MANAGERS, nó sẽđi vào hàng đợicủacủa máy in vật lý với
độưu tiên cao hơn là các tác vụxuất phát từmáy in WORKERS Do đó, tài liệucủa
những người quản lý sẽđược ưu tiên in trước
V.4 Print Driver.Mục Driver trong Tab Advanced cho phép bạn chỉđịnh driver sẽdùng cho máy in Nếubạn đãcấu hình nhiều máy in trên một máy tính thì bạn có thểchọnbất kì driver nào trong các driver đã cài đặt.
Thao tác thực hiện nhưsau: Nhấp chuột vào nút New Driver đểkhởi động Add Printer
DriverWizard Add Printer Driver Wizard cho phép bạn thực hiệncập nhậtcũng
nhưthêm driver mới
V.5 Spooling.Khi bạncấu hình tùy chọn spooling,bạncần chỉđịnh rõ cáctácvụin
ấnsẽđược đẩy ra đường ốngmáy in hay đượcgửi trực tiếp đến thiếtbịmáy in Spooling
có nghĩa là các thao tác in ấnsẽđượclưutrữxuống đĩa thành một hàng đợi trước khi các
thao tác in này đượcgửi đến máy in Có thểxem
spooling giống nhưlà bộđiều phối in ấnnếu nhưtạimột thời điểm có nhiều người dùng
cùng lúc gởi yêu cầu đến máy in Theo chếđộmặc định, tùy chọn spooling sẽđượcbật
lên sẵn
V.6 Print Options.Phía dưới Tab Advance có
chứabốn tùy chọn in ấn Đó là các tùy chọn:
-Hold Mismatched Documents: tùy chọn này hữudụng trong trường hợpbạnsửdụng
chếđộnhiều biểumẫu trong một máy in Mặc định thì tùy chọn này sẽkhông đượcbật lên Các
tác vụsẽđược in theo chếđộfirst-in-first-out (FIFO) Nếubạnbật tùy chọn này lên, hệthống
sẽchọn ưu tiên in trước những tác vụcó chung một biểumẫu
-Print Spooled Documents First: tùy chọn này qui định rằng các tác vụin ấn được điềuhướng
xong trước các loại tác vụlớn khác Điều này có nghĩa là các tác vụin ấnsẽcó độưu tiên lớnhơn các loại tác vụkhác trong quá trình điềuhướng Mặc định thì tùy chọn này luôn đượcbật lên giúpgia tăng hiệu quảlàm việccủa máy in
-Keep Printed Documents: tùy chọn này qui định rằng các tác vụin ấn phải được xóa khỏi hàng
đợi điềuhướng in ấn khi các tác vụnày đã hòan tất quá trình in Thông thường, bạn muốn xóa các
đợi điềuhướng và đợi cho đến khi chúng được in xong mới xóa thì sẽphảitốn dung lượngổđĩa cho việclưu trữ.Mặc định thì tùy chọn này sẽkhông đượcbật lên
-Enable Advanced Printing Features: tùy chọn này qui định rằng bất kì các tính năng mởrộng nào mà máy in củabạn có hỗtrợví dụnhưPage Order và Pages Per Sheet nên đượcbật lên.
Mặc định thì tùy chọn này luôn đượcbật lên Chỉtrong trường hợpxảy ra các vấn đềvềtương
thích thì bạn có thểtắt tùy chọn này Ví dụnhưbạn đang sửdụng driver cho một thiếtbịmáy in
Trang 12tương tựnhưng nó không hỗtrợtấtcảcác tính năng của máy in Trong trường hợp đó, bạn nêntắt tùy chọn này đi
V.7 Printing Defaults.Nút Printing Defaults nằm ởgóc trái phía dướicủa Tab
Advance.Nếubạn nhấp chuột vào nút
Printing Defaults,hộp thoại The Printing Preferences sẽxuất hiện Đây cũng chính là hộp
thoạisẽxuất hiện khi bạn nhấp chuột vào nút Printing Preferences trong Tab General
V.8 Print Processor.Bộxửlý in ấn đượcsửdụng đểqui định Windows Server 2003 có cần
phải thực hiện các xửlý bổ
sung trong công việc in ấn hay không Bộxửlý in ấn WinPrint mặc định được cài đặt và được
Windows Server 2003 sửdụng Bộxửlý in ấn WinPrint có thểhỗtrợmột vài kiểudữliệu
Theo mặc định thì hầuhết các ứng dụng trên nền Window sửdụng chuẩn EMF (enhanced
metafile) đểgởi các tác vụđến máy in Chuẩn EMF dùng kiểudữliệu RAW Kiểudữliệu này sẽbáo
vớibộxửlý in ấn là tác vụnày không cần phảisửa đổi độưu tiên khi in Điều này là do nhà sản xuấtphầnmềm qui định
Bảng danh sách các kiểudữliệu đượcbộxửlý in ấn trong Windows Server 2003 hỗtrợ:
Trang 13Kiểu dữliệu Mô tả
RAW Không làm thay đổi tài liệu in ấn
RAW (FF appended) Không làm thay đổi tài liệu in ấn ngoại trừviệc thêm vào một kí tựform-feed
RAW (FF Auto) Không làm thay đổi tài liệu in ấn ngoại trừviệc kiểm tra xem có cần thêm vào một kí tựform-feed hay không
NT EMF 1.00x Thường điều hướng các tài liệu được gửi từcác máy tính Window khác
TEXT Phiên dịch tất cảcác kiểu dữliệu văn bản đơn giản và máy in sẽthực hiện in bằng cách sửdụng các lệnh văn bản chuẩn
V.9 Separator Pages Separator pages đượcsửdụng tại thời điểmbắt đầucủamỗi tài liệu
nhằmmục đích định dạng rõ người dùng nào đã thực hiện việc in tài liệu này Nếu nhưmáy in
không được chia sẻthì chếđộSeparator pages vô hình chung sẽgây ra lãng phí giấy in Nếu
trong trường hợp máy in được chia sẻ
cho nhiều người dùng thì chếđộSeparator pages sẽhữudụng trong việc phân phối các
tác vụin ấn đã hoàn tất
Đểthêm một Separator page,bạn thực hiện nhưsau: nhấp chuột vào nút Separator
page nằm ởgóc phải phía dưới Tab Advance.Hộp thoại Separator page hiện ra, bạn
nhấp chuột vào nút Browse đểchọntập tin Separator page nào bạn muốnsửdụng
Trang 14VI CẤU HÌNH TAB SECURITY
VI.1 Giới thiệu Tab Security Chúng ta có thểkiểm soát quyền truy cập vào máy in
Windows Server 2003 của người dùng cũng nhưcác nhóm người dùng bằng cách cấu hình
quyền in ấn Chúng ta có thểcho phép hoặc không cho
phép người dùng truy xuất máy in Chúng ta cấp quyền in ấn cho người dùng và nhóm người
dùng thông qua Tab Security trong hộp thoại Properties của máy in
