Ứng dụng phương pháp định giá công việc điểm – nhân tố trong xây dựng cấu trúc tiền lương

Tiền lương là một trong những khía cạnh mà ít người lao động nào không quan tâm, một cấu trúc tiền lương được xây dựng dựa trên năng lực và cống hiến của nhân viên là một cấu trúc lương công bằng. Bài viết giúp một sự thấu hiểu về bản chất của cấu trúc tiền lương và tiến trình ứng dụng phương pháp điểm nhân tố trong đánh giá công việc để thiết lập cấu trúc lương trong tổ chức.

ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH GIÁ CÔNG VIỆC ĐIỂM – NHÂN TỐ

TRONG XÂY DỰNG CẤU TRÚC TIỀN LƯƠNG

ThS Nguyễn Thị Loan

Trường Đại Học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng

TÓM TẮT

Tiền lương là một trong những khía cạnh mà ít người lao động nào không quan tâm, một cấu trúc tiền lương được xây dựng dựa trên năng lực và cống hiến của nhân viên là một cấu trúc lương công bằng Phương pháp điểm - nhân tố trong đánh giá công việcl là phương pháp được sử dụng khá phổ biến, và đáp ứng được yêu cầu

đó Bài viết giúp một sự thấu hiểu về bản chất của cấu trúc tiền lương và tiến trình ứng dụng phương pháp điểm nhân tố trong đánh giá công việc để thiết lập cấu trúc lương trong tổ chức

Từ khóa: Tiền lương, cấu trúc cấp bậc, cấu trúc tiền lương, cấu trúc tiền lương cấp bậc, mức lương, nhóm

lương, cấp bậc lương, phương pháp điểm nhân tố, nhân tố, thành tố, mức độ, mức lặp, trả lương công việc,

ABSTRACT

Compensation is considered as one of biggest concern of employees A compensation structure should use employees competencies as well as their contribution to organization as key bone of a equal compensation structure And a popular method has been used widely in constructing compensation is Factor Point – an useful tool to evaluate jobs - main criteria in deciding compensation This article is providing an understanding about compensation structure as well as how to apply Factor Point method into job evaluation in establishing an appropriate compensation structure in organization

Key words: Compensation, salary, grade structure, compensation structure, grade pay structure,

compensation level, pay range, pay grade, factor point method, factors, iterm, level, overlop of salary ranges, pay for work,

1 Lời Mở Đầu

Một cách tiếp cận trả lương hiệu quả hiện nay là cách tiếp cận bên trong và bên ngoài, để tạo ra

sự công bằng bên trong nội bộ và mối tương quan đủ sức cạnh tranh với thị trường bên ngoài về vấn

đề lương bổng nhằm thu hút và giữ chân nhân viên tài năng

Để có thể so sánh với tỉ lệ thị trường cần cách tiếp cận bên trong trước, nhằm định giá được các nhóm công việc trong tổ chức làm cơ sở so sánh với bên ngoài

Có ba phương pháp để định giá công việc là: (1) phương pháp xếp hạng luân phiên các công việc trong tổ chức, phương pháp này không tiến hành phân tích công việc và phụ thuộc chủ quan của người đánh giá nhìn nhận các công việc một cách tổng thể, vì thế phương pháp này chỉ thích hợp với các tổ chức quy mô nhỏ, số lượng công việc ít; (2) phương pháp thứ hai là phương pháp so sánh cặp các công việc với nhau, phương pháp thể hiện khách quan hơn so với phương pháp trước nhưng cũng không tiến hành phân tích công việc, và với một quy mô lớn, số lượng công việc nhiều thì việc so sánh cặp gặp nhiều khó khăn; (3) phương pháp điểm- nhân tố là phương pháp dựa trên phân tích công việc

và đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc, vì thế nó khách quan và hơn nữa đang được sử dụng phổ biến hiện nay Vì vậy, bài viết này định hướng vào việc ứng dụng phương pháp định giá công việc theo nhân tố- điểm để xây dựng cấu trúc tiền lương trong tổ chức

2 Bản Chất Của Cấu Trúc Tiền Lương

Một cấu trúc tiền lương trong tổ chức, phải dựa trên một cấu trúc cấp bậc công việc trong tổ

chức Vì vậy, cần hiểu thế nào là một cấu trúc cấp bậc:

Khái niệm cấu trúc cấp bậc

Một cấu trúc cấp bậc là một hệ thống các cấp bậc công việc được sắp xếp theo trình tự thứ bậc, thể hiện giá trị hoặc quy mô của các công việc trong tổ chức, dựa trên định giá công việc

Cấu trúc tiền lương

Một cấu trúc cấp bậc trở thành một cấu trúc tiền lương khi các mức lương hoặc các phạm vi được gắn lền với mỗi cấp bậc, vì vậy các điểm tham khảo và vùng tiền lương có thể được gắn vào các nhóm và xác định mức tiền lương cho các công việc được phân bổ ở mỗi nhóm

Cấu trúc tiền lương xác định các cấp bậc khác nhau của tiền lương cho các công việc hoặc các nhóm thông qua việc tham khảo tương quan giá trị nội bộ của chúng như được mô tả trong đánh giá công việc, với các tương quan bên ngoài để thiết lập các khảo sát tỉ lệ thị trường, và đôi lúc, với các tỉ

lệ thương lượng cho các công việc Các cấu trúc này đem đến qui mô cho việc tăng lương đi cùng với hiệu quả, năng lực, cống hiến hoặc dịch vụ

Các mức lương

Một mức lương được gắn với mỗi cấp bậc Điều này cho phép chú ý đến mục đích trả lương liên quan đến hiệu quả, năng lực hoặc cống hiến Trong một khung tiền lương cấp bậc, việc tăng lương thông qua các cấp bậc, mà nó thể hiện các tỉ lệ gia tăng cố định dựa trên giá trị công việc Cần chú ý đến sự khác biệt giữa các cấp bậc lương và mức lặp về các bậc lương của các nhóm lương khác nhau

Sự khác biệt

Sự khác biệt giữa các mức lương – phần trăm mà điểm giữa của một mức lương cao hơn điểm giữa của mức lương phía dưới – thường là từ 15-20% nhưng cũng có thể lên đến 25% Sự khác biệt quá thấp có nghĩa là qui mô của việc tăng lương lên cấp cao hơn là giới hạn Sự khác biệt quá cao có nghĩa là một quyết định thăng cấp đồng nghĩa với việc tăng lương là không tương xứng với sự gia tăng trách nhiệm

Mức lặp

Mức lặp có nghĩa là mức lương bậc cao của ngạch thấp hơn (chẳng hạn ngạch 1), có thể cao

hơn mức lương bậc thấp nhất của ngạch trên (chẳng hạn ngạch 2) Điều này cũng dễ hiểu, vì một nhân viên mới ra trường đảm nhận công việc ở ngạch 2, có thể có mức lương thấp hơn một nhân viên khác đảm nhận công việc đơn giản hơn nhưng đã có thâm niên và đóng góp nhiều cho DN

Ưu và nhược điểm của cấu trúc tiền lương

Như vậy, cấu trúc tiền lương là một hệ thống các nhóm lương/ngạch lương và các bậc lương được thiết kế dựa trên cấu trúc cấp bậc, làm cơ sở trả lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, minh bạch và cạnh tranh Cấu trúc tiền lương được hiểu đơn giản là một khung giá mua sức lao động của một tổ chức Nó có các ưu nhược điểm sau

Ưu điểm: đầu tiên của thang, bảng lương là chúng tự quản lí, việc tăng lương được thực hiện

theo một cấu trúc rõ ràng đi qua các bậc và các nhóm lương Ngoài ra, nó còn đem đến ấn tượng về sự công bằng hơn là các cấu trúc mà việc tăng lương được thực hiện bởi các quyết định của nhà quản trị

về hiệu quả hay cống hiến Vì lí do đó, các cấu trúc này được công đoàn và nhiều ban giám đốc trong lĩnh vực công ưa thích

Nhược điểm: 1) tiền lương dựa trên hoàn toàn vào ví trí công việc nghĩa là nhân viên được tăng

lương vì ‗họ đã ở vị trí đó‘ mà không phải là cống hiến của họ; 2) khung tiền lương có thể gây tốn

kém với tỉ lệ nhân viên ra đi thấp, và khi nhân viên được dịch chuyển đến cấp bậc cao của nhóm lương;

3 Xây Dựng Cấu Trúc Tiền Lương Cấp Bậc

Các nguyên tắc hướng dẫn cấu trúc tiền lương

Các cấu trúc tiền lương và cấp bậc nên:

Phù hợp với văn hóa, các đặc điểm và nhu cầu của tổ chức và nhân viên;

Hỗ trợ việc quản trị các tương quan và việc đạt được sự hợp lí, công bằng, thống nhất và rõ ràng trong việc quản lí cấp bậc và tiền lương;

Có khả năng thích ứng với các áp lực nảy sinh từ các sự thay đổi tỉ lệ thị trường và thiếu hụt các

kĩ năng;

Hỗ trợ sự linh hoạt và phát triển liên tục;

Đem đến qui mô cần thiết cho việc khen thưởng, cống hiến và phát triển kĩ năng và năng lực; Làm rõ các cơ hội nghề nghiệp, phát triển, khen thưởng sau này;

Được xây dựng một cách lô-gic và rõ ràng để cơ sở cho nó hoạt động có thể được truyền thông với nhân viên;

Tạo điều kiện cho tổ chức thực hiện sự kiểm soát thông qua việc thực hiện các chính sách tiền lương và ngân sách

Xây dựng cấu trúc lương bằng phương pháp điểm – nhân tố

Khái niệm:

Xây dựng cấu trúc lương theo phương pháp điểm – nhân tố là phương pháp dựa vào các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc, và cố gắng định lượng các nhân tố này qua điểm số để các nhân tố được phân tích trên các cấp độ khác nhau, làm cho quá trình này giảm đi tính chủ quan khi xem xét các công việc trong đãi ngộ nhân viên của tổ chức

Đây có thể là phương pháp phức tạp và khó khăn nhất trong các phương pháp, nhưng là phương pháp đáng tin cậy nhất Nó đòi hỏi đầu tư thời gian, tiền bạc và công sức của những người tham gia xây dựng thang bảng lương

Tiến trình xây dựng cấu trúc lương bằng phương pháp điểm – nhân tố

Tiến trình này bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả các đơn vị, bộ phận có trong tổ chức

Trong tổ chức của bạn có những đơn vị và bộ phận nào cần liệt kê hết, tức liệt kê các xí nghiệp, chi nhánh thuộc tổ chức và tất cả các bộ phận phòng ban, nhằm có một cái nhìn tổng quan về các vị trí công việc hiện có trong tổ chức Thường sử dụng cơ cấu tổ chức quản trị của công ty để liệt kê đầy đủ các đơn vị và bộ phận trong tổ chức

Chẳng hạn, công ty Công trình Giao thông Sài Gòn, ngoài Ban lãnh đạo của công ty, họ có 6 phòng ban và 5 xí nghiệp

Bước 2: Xác định hệ thống chức danh công việc

Cần xác định một hệ thống chức danh công việc đẩy đủ, dựa trên tất cả các đơn vị và bộ phận

đã liệt kê ở bước 1, bước này cần được tiến hành thận trọng vì nó là cơ sở để hình thành nên các nhóm

lương trong tổ chức Dữ liệu được sử dụng để liệt kê tất cả các chức danh công việc trong tổ chức là

cơ cấu tổ chức, bảng lương hiện có và đặc điểm của công ty

Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, các tổ chức khác nhau sẽ có số lượng chức danh khác nhau,

có những tổ chức là tổng công ty thì số lượng các chức danh công việc có thể lên đến vài chục hoặc hơn cả trăm chức danh Chẳng hạn, công ty Công trình Giao thông Sài Gòn, ngoài Ban lãnh đạo của công ty, họ có 6 phòng ban và 5 xí nghiệp Khi tiến hành xác định hệ thống chức danh công việc có đến 114 chức danh công việc Công ty Cổ phần Địa ốc Thảo Điền, Tp Hồ Chí Minh có 20 chức danh (năm 2008)

Bước 3: Xác định hệ thống nhân tố ảnh hưởng đến mức lương từng chức danh công việc

Để có thể thực hiện được bước này, cần có các dữ liệu như bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn nhân viên, tức cần tiến hành phân tích công việc với mục đích là xác định các nhân tố ảnh hưởng đến đãi ngộ nhân viên trong tổ chức

Để có thể xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương từng chức danh, chúng ta có thể tham khảo các hệ thống lương tiêu biểu và sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là của Hay, để lựa chọn các nhân tố ảnh hưởng

Phương pháp Hay là một hình thức so sánh yếu tố đã được sử dụng bởi hàng ngàn các tổ chức

trong hơn bốn mươi quốc gia trên thế giới Hay đã đưa ra 4 yếu tố công việc và được định nghĩa:

Kinh nghiệm

Học vấn

Năng lực

Tài chính Giám sát

Tinh thần Thể lực

Địa điểm Rủi ro Ảnh hưởng của môi trường

Biết-như thế nào (Kown – How): Yếu tố này được sử dụng để đo tổng số của tất cả các loại

kiến thức và kỹ năng

Giải quyết vấn đề (Problem Sloving): Yếu tố này đo suy nghĩ và yêu cầu trong công việc bằng

cách xem xét môi trường trong đó suy nghĩ diễn ra, và thách thức trình bày bởi các suy nghĩ phải làm

Trách nhiệm (Accountability): Yếu tố này đo lường tương đối mức độ mà công việc khi thực

hiện thành thạo, có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của tổ chức hoặc một đơn vị trong tổ chức

Các cơ hội để đóng góp cho một tổ chức được phản ánh thông qua:

Tính chất, mức độ của việc ra quyết định

Ảnh hưởng của công việc, đơn vị hoặc chức năng bị ảnh hưởng rõ ràng nhất bởi công việc và bản chất của tác động đó

Điều kiện làm việc: Yếu tố này đo lường phạm vi mà công việc được thực hiện:

Môi trường – điều kiện vi khí hậu: Các điều kiện về độ rung động, tiếng ồn, bụi, nhiệt độ,… yếu

tố môi trường làm tăng nguy cơ tai nạn, bị bệnh nghề nghiệp, gây sức khỏe yếu hoặc khó chịu

Ảnh hưởng của môi trường tại nơi làm việc (như, nhìn, nghe, ngửi, nếm, chạm,… ) trong quá

trình làm việc khác nhau về cường độ , tần số và thời gian

Căng thẳng tâm thần: Mức độ tiếp xúc của cường độ khác nhau của các yếu tố vốn có trong quá

trình làm việc làm tăng nguy cơ của những thứ như căng thẳng hoặc lo lắng

Không có số ―đúng‖ về các nhân tố đối với mọi tổ chức Các nhân tố được tổ chức lựa chọn dựa trên tổng số thuộc tính mà họ muốn thưởng hoặc trả tiền và những khả năng sẽ được liên kết khá chặt

chẽ với các phần cụ thể của công việc, hoặc văn hóa, hoặc nhiệm vụ Việc lựa chọn số lượng nhân tố

và nhân tố nào còn phụ thuộc rất nhiều giá trị và chẳng hạn như đối với nghề giáo viên khối lượng kiến thức (giáo dục và đào tạo) được đánh giá cao trong khi một cơ sở cải huấn hay phân xưởng sản xuất có thể cung cấp nhiều nhân tố về nhu cầu vật chất và điều kiện làm việc, bởi vì nhân viên của họ

sẽ phải hoạt động trong tình huống nguy hiểm Một trung tâm điện thoại có khả năng sẽ lựa chọn và rất nhiều trọng số liên hệ bên ngoài, bởi vì họ muốn nhân viên của họ phải có kỹ năng tốt trong dịch

vụ khách hàng và dịch vụ công cộng Và một cửa hàng bán lẻ cấp độ cao sẽ đánh giá và thưởng cho các kỹ năng của một nhà quản lý, hoặc các yếu tố bồi dưỡng, giám sát đội ngũ nhân viên lớn

Bước 4: Xác định các thành tố trong mỗi yếu tố

Từ việc xác định các nhân tố ở bước bốn, chúng ta thấy rằng trong mỗi nhân tố có nhiều thành

tố cần được định nghĩa để làm rõ giá trị của các công việc khác nhau Chẳng hạn, nhân tố trình độ chuyên môn có hai thành tố là: Trình độ chuyên môn và Kinh nghiệm

Bước 5: Đánh gía vai trò quan trọng của các yếu tố

Bản chất của xác định vai trò của các yếu tố, thành tố là xác định tầm quan trọng của chúng đối với các yếu tố, thành tố dùng để trả lương

Đầu tiên là xác định vai trò của từng yếu tố trong tổng số các yếu tố lương theo tỷ lệ phần trăm, dựa vào phân tích tình hình đặc điểm của tổ chức Sau đó, xác định vai trò của các thành tố trong mỗi yếu tố đó cũng theo tỉ lệ phần trăm

Ví dụ: yếu tố Mức độ tác động của công việc

Một phương pháp khác, là sử dụng so sánh cặp của tất cả các thành tố và nhân tố với nhau, sẽ xác định được điểm số của mỗi thành tố trong các nhân tố và đương nhiên sau đó xác định được điểm

số của mỗi nhân tố, và tổng số điểm của tất cả các nhân tố Từ đó chúng ta xác định được tỉ lệ phần trăm của các thành tố trong mỗi nhân tố và tỉ lệ phần trăm của mỗi nhân tố trong tổng số nhân tố

Ví dụ:

2

Mức độ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh

Tác động đến CV của người khác /tài sản, phương tiện

LV

Yêu cầu về trình độ chuyên môn

Yêu cầu về thời gian trải nghiệm

Tổng điểm Tỉ trọng Làm tròn%

1

.1

Mức độ ảnh

hưởng đến

kết quả hoạt

động kinh

doanh

.2

Tác động đến

CV của người

khác /tài sản,

phương tiện

LV

2

.1

Yêu cầu về

trình độ

chuyên môn

2

.2

Yêu cầu về

thời gian trải

nghiệm

Trong đó:

2

Yếu tố quan trọng hơn

1

Hai yếu tố quan trọng tương đương

0

Yếu tố kém quan trọng hơn

Bước 6: Xác định các mức độ trong từng thành tố

Trong mỗi thành tố lại có các mức độ khác nhau, cần định nghĩa các cấp độ trong một thành tố, điều này sẽ xác định tính phức tạp và giá trị của các công việc khác nhau một cách rõ ràng hơn nữa Chẳng hạn như thành tố trình độ học vấn trong nhân tố trình độ chuyên môn, có các mức độ như: Tốt nghiệp trung học phổ thông trở xuống; Tốt nghiệp trung học phổ thông + Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nghề; Trung cấp nghề; Cao đẳng nghề; Đại học hoặc tương đương; Trên đại học

Bước 7: Định giá vị trí công việc theo theo thang điểm

Bước này cần tiến hành theo trình tự sau:

Trên cơ sở thang điểm theo từng nhân tố, thành tố, và các mức độ đã đưa ra ở bước 3, 4, 5, và 6, tiến hành định giá thông qua cho điểm đối với từng chức danh

Xác định tổng điểm cho từng chức danh

Bước 8: Xác định khung điểm theo các nhóm lương, và số nhóm lương

Xác định khung điểm theo các nhóm lương, cần xác định khoảng cách điểm giữa các nhóm lương Khoảng cách điểm sử dụng công thức: K d = [(D max – D min )/n] -1

Trong đó: Kd: khoảng cách điểm giữa các nhóm lương

n: số nhóm lương

Dmax: điểm số lớn nhất của khung lương mà bạn chọn (thường: 1000 điểm)

Dmin: điểm số thấp nhất của các mức độ thấp nhất qua các nhân tố

Xác định khoảng điểm của các nhóm lương:

Khoảng điểm của nhóm lương có hai mức điểm là thấp nhất và cao nhất

Xuất phát từ điểm của nhóm lương thấp nhất cộng với khoảng cách điểm kết quả là điểm số cao nhất của nhóm lương thấp nhất;

Và điểm thấp nhất của nhóm lương liền kề trên tiếp theo bằng điểm số lớn nhất của nhóm lương dưới cộng với 1, và điểm số lớn nhất của nó bằng điểm số thấp nhất cộng với khoảng cách điểm giữa các nhóm…

Tương tự như vậy ta xác định được khoảng điểm của n nhóm lương

Xác định các nhóm lương Lựa chọn tổng điểm của từng chức danh đã được xác định ở bước 7

và xếp vào khung điểm đã đưa ra ở bước 8

Bước 9: Xác định cấu trúc tiền lương

Như vậy, ở tất cả các bước trước cho chúng ta một sự tiếp cận bên trong để tạo sự công bằng nội bộ nhờ đánh giá giá trị của các công việc khác nhau trong tổ chức dựa trên phương pháp điểm nhân tố Ở bước này cần thực hiện các nội dung sau, để bảo đảm tương quan không chỉ bên trong mà

cả tương quan bên ngoài trong cấu trúc tiền lương

Lựa chọn số bậc trong mỗi nhóm lương, có thể là cấp bậc rộng hoặc hẹp tùy thuộc vào chính sách lương của công ty đối với các vị trí công việc và tính cạnh tranh Thông thường đối với các công việc có giá trị thấp ở các nước số bậc hẹp là 10 hoặc hơn, nhưng ở nước ta thường có số cấp bậc phổ biến là 7 bậc Đối với các công việc có giá trị cao thường có số cấp bậc ít từ 3- 5 bậc

Lựa chọn bội số lương, là mối tương quan về tiền lương giữa công việc có giá trị cao nhất so với công việc có giá trị thấp nhất, và cần cân nhắc với tỉ lệ thị trường để bảo đảm tính cạnh tranh Dựa vào xu hướng đường cong lương thị trường (để tạo sự công bằng bên ngoài) và điểm số của các nhóm lương chức danh (ở bước 8), để xác định hệ số lương bậc 1 của từng nhóm Với hệ số lương của bậc thấp nhất trong nhóm lương thấp nhất là 1 (chọn là 1 để dễ tính toán)

Từ đó xây dựng bảng lương cho toàn công ty

4 Kết Luận

Một cấu trúc tiền lương của tổ chức là cơ sở để thỏa thuận tiền lương và ký hợp đồng lao động, nâng lương cho người lao động, xác định quỹ tiền lương kế hoạch, khoán quỹ tiền lương, xây dựng quy chế tiền lương, gởi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh

doanh của người sử dụng lao động

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] A Handbook of Employee Reward Management and Practice, Michael Amstrong, 2ND Edition, 2007

[3] Job Evalucation, Aguide to Achieving Equal Pay, Michael Amstrong, Ann Cummins, Sue Hastings, Willie Wood, 2003

[4] The Manager's Guide to Rewards, Doug Jensen, Tom Mc Mullen, Mel Stark, HAY GROUP, 2007

xã hội, Tp Hồ Chí Minh

[6] Kỹ thuật xây dựng hệ thống tiền lương và đánh giá thành tích của doanh nghiệp, TS Lê Quân, 2008, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân

[7] International Position Evalucation System (IPE) – The ―battle Tested‖ Methology to Achive successful human resours practicies 3/2008 Johan Ericson, Stockholm