Tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu docx

I - QUY ĐỊNH CHUNG 1- Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU VĂN KIỆN MẪU *

(Ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975

của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng).

Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan Nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xâydựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình", để tiến hành công tác đánh giá trị tài liệu

I - QUY ĐỊNH CHUNG

1- Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát (kế toán tài vụ), văn thư, lưu trữ

2- Những tài liệu văn kiện ghi chép và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được xác định thành ba loại:

a) Loại quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản vĩnh viễn Loại này thường là những tài liệu văn kiện về đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết, v.v

b) Quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, nhưng không có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên)

c) Không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của cơ quan, có giá trị bảo quản tạm thời (10 năm trở xuống)

Loại này thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ: về cấp phát, thu chi, sửa chữa, kiểm kê tài sản, v.v

Hồ sơ tài liệu nhân sự, nói chung giữ lại một vài năm sau khi người cán bộ, nhân viên chết và nếu không có vấn đề gì thì cho tiêu huỷ Loại hồ sơ cá nhân có giá trị lịch sử, giữ vĩnh viễn

3- Những tài liệu văn kiện không còn hoặc ít còn tác dụng phục vụ lâu dài hay tạm thời đối với cơ quan, Hội đồng đánh giá cơ quan cần phối hợp với cơ quan lưu trữ Nhà nước (các kho và các phòng lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương), các cơ quan hữu quan đánh giá giá trị tài liệu Những tài liệu có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn lâu dài đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ Nhà nước Những tài liệu không có giá trị gì, thì loại ra tiêu huỷ

4- Các cơ quan Nhà nước, các ngành, các cấp căn cứ vào "Bảng thời hạn bảo quản mẫu" kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản cần thiết phải bảo quản đối với từng loại tài liệu cụ thể

"Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" làm ra, cần có sự đóng góp ý kiến của tất cảcác đơn vị trong cơ quan và cần phải được Thủ trưởng cơ quan và cơ quan lưu trữ cấp trên chuẩn y.5- "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan" chỉ áp dụng cho tài liệu văn kiện hình thành trong hoạt động của cơ quan kể từ ngày chính thức ban hành.

II - CẤU TẠO

6- Bảng này gồm 7 chương và được chia ra hơn 100 điều Sáu chương đầu là tài liệu văn kiện về chức năng hoạt động quản lý có tính chất phổ biến chung cho hoạt động của bất cứ một cơ quan Nhà nước nào Đó là các chương về:

1) Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra Tất cả những tài liệu có tính chất lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra chung cho hoạt động của cơ quan, cho từng mặt hoạt động quản lý riêng đều được tập trung về chương lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra Các chương khác sẽ không đề cập đến những tài liệu này khinêu những tài liệu cụ thể của từng chương;

2) Kế hoạch, thống kê: Ngoài việc nêu những tài liệu văn kiện mang đặc điểm của chương trình, còn phải đảm bảo tính bao quát về kế hoạch, thống kê của các chương khác Các chương tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát, văn thư, lưu trữ không cần đề cập đến loại tài liệu

kế hoạch, thống kê;

3) Tổ chức cán bộ;

4) Lao động tiền lương;

5) Tài chính cấp phát;

6) Văn thư, lưu trữ Chương cuối cùng cũng là chương tài liệu chuyên môn riêng

7- Chương tài liệu chuyên môn riêng đề cập những mặt, những vấn đề mang tính chất riêng biệt màcác cơ quan khác không có Ví dụ: cơ quan Bộ Nội thương, ngoài các chương về chức năng chung, phổ biến đã nêu trên đây, còn cần đề cập đến vật giá, kinh doanh, hợp tác xã mua bán, quản lý thị trường đảm bảo cung cấp đời sống xã hội, v.v

Loại tài liệu phản ánh những vấn đề về hoạt động chuyên môn riêng của cơ quan, nhưng lại được

đề cập đến trong các chương thuộc chức năng hoạt động phổ biến như lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch, thống kê, báo cáo thì không phải lập lại trong chương tài liệu chuyên môn riêng

Số

TT

I - LÃNH ĐẠO, CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM TRA

A) Lãnh đạo, chỉ đạo:

1 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi như:

Nghị quyết, Quyết định, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, v.v

a) Cơ quan phải chấp hành theo chức năng, nhiệm vụ chuyên

môn của mình

Vĩnh viễn

b) Không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành Tạm thời (cho đến

khi hết hiệu lực)

đưa vào hồ sơ

Bản thảo các văn bản để cấp trên ban hành như: bản thảo Chỉ

thị, Nghị quyết, Điều lệ, Chế độ, Nguyên tắc, Quy định, v.v

a) Đã được cấp trên ban hành (về những vấn đề quan trọng)

1 Cấp tối cao của Nhà nước (Quốc hội, Hội đồng Chính phủ,

Phủ Thủ tướng) ban hành

Vĩnh viễn

b) Đã được cấp trên ban hành (thuộc những vấn đề bình

3 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do bản thân cơ quan ban hành

như: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, v.v (bản

chính)

Vĩnh viễn

4 Biên bản (ghi tay) các cuộc họp thường kỳ và bất thường giữa

ban lãnh đạo cơ quan với các cán bộ lãnh đạo các đơn vị tổ

chức trong cơ quan

a) Về những vấn đề quan trọng liên quan đến chức năng nhiệm

vụ của cơ quan

Vĩnh viễn

b) Về những vấn đề bình thường khác Tạm thời

5 Những văn bản thỉnh thị của cơ quan mình gửi cơ quan cấp trên

(và văn bản trả lời của cơ quan cấp trên) và cơ quan cấp dưới

gửi cơ quan mình (và văn bản trả lời của cơ quan mình)

a) Loại quan trọng thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan Vĩnh viễn

b) Loại thường không thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan Tạm thời

6 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp dưới gửi:

a) Xin phê chuẩn

1 Được duyệt Lâu dài Từ điều này trở đi, tất cả những tài liệu mà cơ quan

cấp dưới đã lưu vĩnh viễn, thì khi gửi lên cơ quan cấp trên chỉ cần giữ lâu dài hoặc tạm thời Nguyên tắc này chỉ thực hiện đối với các cơ quan cùng nộp tài liệu vào một hệ thống kho nhất định của Nhà nước Ví dụ: Kho lưu trữ TW; kho lưu trữ địa phương Trường hợp ngược lại, thì phải bảo quản vĩnh viễn

ở cả hai cơ quan

ĐG)·

7 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do cơ quan ngang cấp ban hành:

lực có thể loại huỷ hoặc chuyển làm tư liệu tham khảo)

8 Công văn giấy tờ hình thành do việc ra các văn bản lãnh đạo,

chỉ đạo:

a) Loại quan trọng.

9 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ

10 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ

quan cấp dưới gửi (tổng hợp nhiều mặt)

11 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác

a) Của cơ quan

12 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan cấp

dưới gửi:

B) Kiểm tra, thanh tra:

13 Tài liệu kiểm tra việc thực hiện các chế độ, luật pháp, chủ

trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

c) Các cơ quan cấp dưới gửi đến

14 Đơn từ khiếu tố của nhân dân, tài liệu điều tra và giải quyết

II - KẾ HOẠCH, THỐNG KÊ

A) Kế hoạch:

15 Chỉ tiêu pháp lệnh của kế hoạch lâu dài, kế hoạch từng năm do

cơ quan cấp trên gửi

a) Phải chấp hành Vĩnh viễn

16 Tài liệu cơ sở giúp cho việc xây dựng kế hoạch nhiều năm và

kế hoạch từng năm do cơ quan lập:

17 Các loại kế hoạch do cơ quan làm ra:

18 Công văn trao đổi về việc lập, bổ sung điều chỉnh kế hoạch

19 Các loại kế hoạch do cấp dưới gửi lên

không có KH từngnăm, giữ kế hoạch 6

tháng

Các điều tương tự

khác cũng vậy)

20 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch

a) Của cơ quan;

b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan:

21 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch của cơ quan cấp dưới gửi:

B) Thống kê:

22 Các loại biểu, báo cáo thống kê do cơ quan lập:

23 Các loại biểu, báo cáo thống kê của cơ quan cấp dưới gửi:

24 Các loại biểu, báo cáo thống kê điều tra không định kỳ

25 Công văn giấy tờ trao đổi về kế hoạch, về thống kê

III - TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ

A) Tổ chức:

26 Điều lệ, chế độ, nguyên tắc và những tài liệu thuyết minh khác

về biên chế, tổ chức cơ quan và các đơn vị tổ chức trực thuộc hệ

thống cơ quan chủ quản ngành và cơ quan

1 Để thi hành Lâu dài

27 Đề án và biên chế tổ chức cơ quan, biên chế tổ chức ngành

hạn ĐG)

28 Sơ đồ tổ chức hành chính, cơ quan, danh sách cơ quan đơn vị tổ

chức trực thuộc và danh sách biên chế cán bộ, nhân viên của cơ

quan, của ngành

29 Báo cáo, Quyết định, Nghị định, Biên bản về thành lập cải tổ,

đổi tên, giải thể, sát nhập cơ quan, khu vực hành chính

30 Tài liệu cơ quan cấp dưới gửi lên xin ý kiến phê duyệt và báo

cáo về các vấn đề tổ chức cơ quan, ngành đề cập đến trong điều

26, 27, 28, 29, 30

a) Loại quan trọng thuộc phạm vi chức năng cơ quan giải quyết Lâu dài

31 Báo cáo, Nghị quyết, Quyết định và những tài liệu quan trọng

khác kèm theo (danh sách, hồ sơ) về việc tổ chức các đoàn ra

nước ngoài tham quan thực tập, học, dự hội nghị, hội chợ, v.v

32 Báo cáo tổng kết, Quyết định của Ban giám khảo và những tài

liệu kèm theo về tổ chức và tiến hành các kỳ thi lựa chọn về các

mặt hoạt động sản xuất (thi thợ giỏi, v.v.) khoa học kỹ thuật,

văn hoá, nghệ thuật, v.v

33 Các loại báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, biên bản hội

nghị, các bài phát biểu tham khảo về tổ chức cơ quan, tổ chức

ngành

b) Cơ quan cấp dưới gửi để báo cáo

34 Công văn giấy tờ trao đổi về việc ra các chế độ, quy định

nguyên tắc và giải quyết các vấn đề về tổ chức

a) Cơ quan lập

2 Loại bình thường và để biết Tạm thời

b) Cơ quan dưới gửi

B) Cán bộ:

35 Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phân phối và sử dụng cán bộ,

công nhân viên

36 Báo cáo, biên bản các hội nghị tổng kết, sơ kết chuyên đề về

công tác cán bộ công nhân viên chức (đào tạo, bồi dưỡng, giáo

dục, thay đổi thành phần, v.v )

c) Cơ quan cấp dưới gửi

37 Hồ sơ lý lịch cán bộ (lý lịch, quyết định điều động, thuyên

chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc, nâng lương,

nhận xét hàng năm v.v.)

a) Cán bộ nhân viên bình thường Lâu dài (trên 60 năm)

b) Cán bộ cao cấp, anh hùng, chiến sĩ thi đua (toàn quốc) và

những người có liên quan đến những sự kiện quan trọng Vĩnh viễn

38 Công văn giấy tờ trao đổi về những vấn đề có liên quan đến cán

bộ công nhân viên chức

IV - LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

A) Tuyển lựa nhân viên:

39 Quyết định, Điều lệ và hợp đồng, tiêu chuẩn về tuyển nhân lực

theo kế hoạch

lực)

40 Báo cáo hằng năm và tổng hợp nhiều năm về việc điều hoà,

quản lý, sử dụng, bổ sung lực lượng lao động của cơ quan

b) Cơ quan cấp dưới gửi

2 Bình thường Tạm thời

41 Công văn giấy tờ trao đổi về việc tuyển, điều hoà, thuyên

chuyển công nhân giữa cơ quan, nhà máy, công nông trường, xí

nghiệp

Tạm thời

B) Định mức kỹ thuật và tiền lương:

42 Điều lệ, nguyên tắc, chế độ, thể lệ và những tài liệu khác

(thuyết minh, giải thích) về định mức kỹ thuật, định mức tiền

lương

hiệu lực pháp lý ĐG)

43 Tổng kết định mức về sản xuất, thông báo và biểu đồ về thực

hiện mức năng suất hiện hành, về tính thời gian, lao động

44 Công văn về việc dự thảo các văn bản như: Điều lệ, nguyên tắc,

chế độ, định mức lao động, về việc định mức và tiến hành đo

thời gian lao động, về việc thực hiện mức năng suất hiện hành,

v.v

45 Các bản quy định về bậc thang lương, định mức lương và

những tài liệu dự thảo ra các loại này

a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

hiệu lực pháp lý)

46 Công văn trao đổi về việc thực hiện chế độ tiền lương, tiền

công, trả lương ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc ngoài giờ

Tạm thời

C) Bảo hộ lao động:

47 Chế độ nguyên tắc về bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao

động và vệ sinh công nghiệp

c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết

hiệu lực pháp lý)

48 Các tiêu chuẩn, biện pháp về kỹ thuật an toàn và vệ sinh công

nghiệp

c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết thời

hạn hiệu lực)

49 Tổng kết hằng năm, nhiều năm về các tai nạn lao động và

những trường hợp không may xảy ra

50 Sổ đăng ký các tai nạn lao động và các trường hợp không may

xảy ra (ở các xí nghiệp, công nông trường, v.v.)

b) Hồ sơ về các vụ tai nạn lao động Lâu dài (vụ nghiêm

trọng vĩnh viễn)

51 Công văn giấy tờ trao đổi về việc dự thảo các văn bản như chế

độ, nguyên tắc, quy định về bảo hộ lao động, về các tai nạn lao

động xảy ra, v.v

a) Cơ quan lập về những vấn đề quan trọng Lâu dài

52 Báo cáo, biên bản hội nghị, kết luận và biên bản điều tra về việc

được xác định tính chất có hại sức khoẻ và sản xuất và việc

giảm bớt giờ làm vì tính chất có hại cho sức khoẻ

D) Thi đua:

53 Quyết định lời kêu gọi về tổ chức thi đua xã hội chủ nghĩa, tiêu

chuẩn về thi đua xã hội chủ nghĩa của cơ quan

đổi tiêu chuẩn mới)

54 Báo cáo, Kết luận, Biên bản và những tài liệu khác về giám

định và nghiên cứu các quá trình lao động của những ngươì tiên

tiến và những người phát minh cải tiến trong sản xuất

b) Cơ quan khác Lâu dài

55 Biên bản hội nghị, Bản ghi tốc ký các cuộc đại hội, hội nghị của

các anh hùng, chiến sĩ thi đua toàn quốc, toàn ngành và của

những người tiên tiến trong sản xuất

56 Báo cáo tổng kết hằng năm về kết quả thi đua xã hội chủ nghĩa,

danh sách (kèm theo thành tích, sơ yếu lý lịch các đội, cá nhân

đạt danh hiệu thi đua xã hội chủ nghĩa (anh hùng, chiến sĩ thi

đua toàn quốc)

E) Tổ chức lao động:

57 Báo cáo, tổng kết về các biện pháp nâng cao hiệu suất lao động

58 Các hợp đồng tập thể đã được duyệt, các biên bản về việc thực

hiện các hợp đồng tập thể ở các cuộc họp công nhân viên chức,

báo cáo và thông báo tin tức về việc thực hiện hợp đồng

hiệu lực)

59 Đề nghị của công nhân viên chức về các biện pháp nâng cao

năng suất lao động được chấp nhận

a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn

60 Báo cáo, Biên bản, Lời phát biểu tham luận của các hội nghị,

chuyên đề về nâng cao năng suất lao động, tổ chức cải tiến lề

lối làm việc, trao đổi kinh nghiệm về sản xuất, về lãnh đạo và

quản lý, v.v

G) Hoạt động phát minh sáng chế:

61 Các quyết định, quy định về tổ chức và tiến hành lựa chọn

những phát minh và sáng chế tốt nhất, những ý kiến hợp lý hoá

tốt nhất

b) Gửi cơ quan làm căn cứ thi hành Tạm thời (Khi hết

hiệu lực)

62 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá được chấp

nhận, các kết luận và ý kiến nhận xét về những đề nghị đó (có

kèm theo biên bản xét duyệt)

63 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá bị đình hoãn

vì không được tiết kiệm và không thực hiện được do trình độ kỹ

64 Sổ đăng ký các đề nghị phát minh và hợp lý hoá, kế hoạch thực

hiện các phát minh, hợp lý hoá đã được chấp nhận

65 Biên bản, báo cáo các cuộc hội nghị tổng kết chuyên đề về phát

minh sáng chế (về việc áp dụng, trao đổi kinh nghiệm, lãnh đạo,

chỉ đạo, v.v.)

66 Công văn trao đổi về việc tổ chức hoạt động phát minh sáng

chế

67 Nguyên tắc, chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội (hưu trí,

thương binh, tử tuất, mất sức, v.v.)

a) Cơ quan lập Vĩnh viễn

b) Cơ quan chịu trách nhiệm thi hành Tạm thời (khi hết thời

hạn hiệu lực)

68 Biên bản hội nghị của các Uỷ ban xét cấp, tăng, giảm, bỏ tiền

trợ cấp, quy định thời gian lao động

69 Hồ sơ của những người được xét bảo hiểm xã hội Bảo quản như hồ sơ

cá nhân cán bộ, nhân

viên

70 Sổ đăng ký tên người hưởng lương hưu trí và nhận tiền trợ cấp

71 Báo cáo hằng năm và nhiều năm về tình hình thực hiện chế độ

chính sách bảo hiểm xã hội

72 Đơn từ khiếu nại của những người được bảo hiểm xã hội

73 Công văn trao đổi về việc hưu trí, bảo hiểm xã hội, trợ cấp, v.v