TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Phiên bản 3.0

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG 4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0 Xem xét văn bản dự thảo Cho số, vào số và phát hành văn Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyê

Trang 1

tắt cự dị tị sự dị tị sự tị tự 2 tị ok VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG

Hệ thống quản lý văn ban và điều hành

Phiên bản 3.0

Hà Nội, 01/2016

Liên hệ: Tập đoàn Bưu chính —- Viễn thông Việt Nam, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội

Tel: (84-4) 3774 1337 Fax: (84-4) 3774 1656 Email: info@vnpt.vn Website: http:/www.vnpt.vn

Trang 2

Ty TAI LIEU TAP HUAN NGUOI DUNG

4 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành — V3.0

MỤC LỤC

l _ Chức năng hệ thống - - - EESE9E E911 1111111111 1111111111111 T111 11111812 xep 3

2 _ Chức năng xử lý văn bản đẾn ¿k1 S1 1919151111111 11111511 11111111E1E11 E111 ckrki 7

3 _ Chức năng xử lý văn bản Ởi - S1 1000001111111 1111111 111111119000 1111k ke 23

4 Chức năng văn bản nội ĐỘ - << +11 1111833888393111199933 111111111 1111111000251 ke 36

5 Chức năng thông tin điều hành . ¿+ kkE*E£E#E#E#ESEExEE SE rree 46

6 Chức năng hồ sơ công viỆC - E111 E19E9E9E5 111111111 1515111111112 ceekrki 52

10 Chức năng tin nhắn G- - k1 S95 5 E111 11 1111111111111 1111111111111 111111 gexke 78

II Chức năng tài lIỆU . - 0001119111111 110010 1111 vn 00 61 kh 84

13 Chức năng lấy ý kiẾn - -kk11SE SE SE E111 11111111 11111111 1111111111111 T111 100 g2 xee 94

14 Chức năng báo cáo thống Kê - - + E333 11111111511 1111111111111 111 xeE 98

Trang 3

Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0

Cập nhật thông báo khẩn Đăng ký nhận mã xác thực Tra cứu danh bạ

Người dùng đăng nhập hệ thống có thể: Thay đổi thông tin cá nhân, thay đôi mật

khẩu, xem nhật ký sử dụng, đăng ký nhận mã xác thực (nếu cần thiết), cập nhật thông báo

khẩn (nếu tài khoản được cấp quyền đăng thông báo khẩn), tra cứu danh bạ

Trang 4

A

VNPT

TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

Họ và tên Quê quán Trình độ

Lê Nguyễn Quốc Thái Hậu Thành - Cái Bè - Tiền Giang Kỹ sư ’

- - ¬ Tên Địa chỉ Đoàn viên Đảng viên w#

Lê Nguyên Quốc Thái

Thái Hậu Vinh - Hậu Thành - Cái Bè - T Sàn mẻ Trung tâm Công nghệ Thông tin Ngày vào Đảng

fal Chon anh dai dién

3 18/07/2000

Nơi cấp Tiên Giang

Email

- thailnq.tgg@vnpt.vn

- Sau khi đăng nhập, cần phải thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu của

nhà cung cấp nhăm mục đích bảo mật tài khoản người dùng Người dùng vào menu Hệ thống

Mat khau phải có ít nhất 1 ky tự thường (VD: a,b,c,d, )

Mật khẫu phải có ít nhất 1 ký tự hoa (VD: A,B,C,D, )

Mật khẫu phải có ít nhất 1 ky tự đặc biệt (VD: @,#,$, )

khoản của mình có thể đăng ký nhận mã xác thực OTP, tai khoan của người dùng sẽ được

bảo vệ 2 lớp Người dùng vào menu Hệ thống / Đăng ký nhận mã xác thực

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa Hà nội

Trang 5

Số di động hiện ti ee Nhập số điện thoại đang sử

chọn đăng ký (hủy đăng ký), sau đó nhấn Cập nhật

Chú ý!

› Hệ thông Văn Phỏng Điện Tử được ứng dụng công nghệ "Mã xác thực theo ngày đề bảo mật"

› Khi đăng nhập Hệ thông, ngoài mật khẫu của tài khoản thì người dùng phải nhập thêm Mã xác thực được gửi đến máy di động mà bạn đăng ký khi sử dụng Hệ thông

Từ ngày: # 01/01/2016 Đến ngày: #® 06/01/2016 ary

Stt ^ Chức năng Ngày thao tác IP máy Trình duyêt Thiết bị

1 Đăng nhập 06/01/2016 06:58:40 42.116.251.40 Google Chrome May tinh

2 Dang nhap 05/01/2016 16:25:54 14.161.0.217 Google Chrome May tinh

Cáp nhật thông báo khẩn: Chỉ người dùng được cấp quyền mới được cập nhật thông

báo khẩn của đơn vị mình Khi người dùng nhập thông báo khẩn thì nhân viên tại đơn vị khi

đăng nhập hệ thống sẽ thấy được thông báo Người dùng vào menu Hệ thống -> Cập nhật

Ngày mai họp giao ban lúc 8h30 tại hội trường, đề nghị anh

"Cập nhật” nếu muốn đăng

thông báo Xóa trắng nội dung

thông báo, nhấp "Cập nhật” nếu

muốn gỡ bỏ thông báo khẩn

Cập nhật

Tra cứu danh bạ: Ciúp người dùng tra cứu nhanh thông tin của cán bộ trong đơn vị

(ví dụ: số điện thoại, chức vụ ) Người dùng vào menu Hệ thống -> Tra cứu danh bạ

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 5 Website: www.vnpt.vn

Trang 6

A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0

Danh sách đơn vị Họ vả tên Điện thoại Tổ Đơn vị

+ Trung tam Công nghệ Thông ! -

Nguyễn Văn Thái 3873236 0919234567

7 ke oo iam Déc Vién thông Ban Giám đốc Viễn thông

Ban Giám đốc Viên thông tinF VTTG tỉnh

` Phòng Nhân sự Tống hợp

' Phòng Tài chính - Kế toán ẹ Bùi Thái Hoàng Anh 0733537538 0913034811 Trưởng A A » z

Nhập nội dung cần tra cưu,

nhấn Enter hoặc nhấp nút “Tim”

› Phỏng Mạng và Dịch vụ Huỳnh Văn Thái 0917227755 Trưởng

` Phòng Đầu tư và Xây dựng cc

'_ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Lê Hữu Thái 01234008020 Tô trưở

+ Trung tam Kinh doanh Lé Nguyén Quéc 0733882300 0917141018 Tổ trưởng — ~

+ Trung tam Điều hành Thông t Thái Giáo dục tin

›_ Phòng bán hàng khu vực Mỹ Nguyén Thai Duy 3978888 0919900288 Tổ phó Địa bàn Tân Mỹ Chánh Phỏng bán hàng khu vực Mỹ

` Phòng bán hàng khu vực Cái Tho

` Phòng bán hàng khu vực Cai ` ca +

3 - 3 : Nguyén Quoc Thai 0946616463 Hop dong To Tong hop BVT My Tho Đài viên thông Mỹ Tho

+ Phong ban hang khu vu Cha! Min

` Phòng bán hàng khu vực Chợ ; -

+ Phang ban hang khu vực GCE Nguyén Thai An 3870002 0913962121 Nhân viên Tổ Kỹ thuật Mỹ Tho Đài viễn thông Mỹ Tho

› Phòng bán hàng khu vực Gò ( Nguyễn Thái Diễn 0913105000 Nhân viên Tổ Bảo mật Trung tâm Điều hành Thông

` Phòng bán hàng khu vực Tân tin

> ss = ˆ ~ -

Đài viên thông Mỹ Tho Nguyễn TháiHọc 26/03/2006 0944796079 Nhânviên Tổ Dịch vụ Hành chính công Trung tâm Công nghệ Thông

` Đài viên thông Cái Bè tin

bo RAE act hme emt 8 Bae

Dia chi: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 6 Website: www.vnpt.vn

Trang 7

Xem xét văn bản dự thảo

Cho số, vào số và phát hành văn

Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyên cho chuyên viên trong đơn vị Nếu

văn bản không thuộc chuyên môn phê duyệt có thể chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt

Chuyên viên tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo Trường hợp văn bản chỉ xem để

biết, chuyên viên có thể cập nhật trạng thái xử lý, chuyên tiếp để xem, lưu vào hồ sơ công việc Đối với văn bản cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn bản phúc đáp và trình lên

lãnh đạo

Trang 8

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo, khi cần đề nghị chỉnh sửa bố sung nội dung văn bản sẽ được chuyền lại cho chuyên viên, khi đó chuyên viên sẽ chỉnh sửa và trình lại lãnh đạo Nếu văn bản hợp lệ, chuyền cho văn thư phát hành

Văn thư cho số, vào số và phát hành văn bản đi theo chỉ đạo

2.2 Hướng dẫn chỉ tiết

Số văn bản đến: văn thư vào menu Văn bản -> Số văn bản đến

+ Tab van bản đến điện tử: hiện danh sách các văn bản được chuyển từ các đơn vị

khác đến trong 30 ngày gân nhất

+_ Tab văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt: hiện danh sách các văn bản mà văn thư đã

lưu và chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn ban mà lãnh đạo đã

phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã

chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong 30 ngày gần nhất

Phân tìm kiêm cho phép cán bộ tìm kiêm văn bản theo các tiêu chí như: sô ký hiệu,

trích yêu, năm, lĩnh vực, câp độ, loại văn bản,,

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội Trang 8

Trang 9

A TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

Số văn ban đên Vănbản - Số văn bản đến

VB điện tử VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã chuyên thực hiện

Hiển thị 10 y dòng Tìm kiếm

Stt # Sốkýhiệu Trich yéu Ngaynhan Bon vi givi

1% 1220/VNPT-DNO- Viv thay d6i dia cht IP tinh 1112/2015 VNPT Dak Néng MDV

2W 1216BCVNPTĐNO BÁO CÁO Ràsoátviệc cung cấp dịch vụ viễn thông khẩn cấp 115 10/12/2015 VNPTĐắkNông MDV

3 W_ 936QĐ-VNPT-ĐNO- QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập Tỏ chuyên gia đầu thảu, Tô thẩm định HSYC và két quả lựa chọn nhà thàu 09/42/2015 VNPTĐắkNông TCHC

4 579STTI-BCVT Vwtiếp tục triển khai để án só hóa truyền hình, phát sóng truyền hình mặt đát đến năm 2020 trên địa bàn tinh 09/12/2015 VNPTĐắkNông 5W 2334TT-VNPTĐNO- TỚTRÌNHVwxin cấp vốn bảo trợ SXKD 09/42/2015 VNPTĐắkNông TCKT

§ # 232TT-VNPT-ĐNO- TỜTRÌNHwĐề nghị cấp vốn cho các dự án đầu tư dợt 09/2015 09/12/2015 VNPTĐắkNông TCKT

Hiễn thị từ 1 đến 6 của 6 mau tin - ¬ Cấp độ: # Thường # Trung bình # Khan

+ Thêm mới VB đến | fDanh sách VB đã hủy

Tìm kiếm

Số ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Tat cả v Tat cả ' Tat cả

Trích yêu Ngày nhận Loại văn bản

khi click chọn vào trích yếu của văn bản đó thì thông tin của văn bản xuất hiện và cho phép văn thư cliek nút “Lưu chuyền lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn bản và chuyền cho lãnh đạo

rite |

Đê xử lý văn bản từ các đơn vị khác đên, văn thư cân chọn văn bản đó đê xem Sau

duyệt, sau đó triển khai cho đơn vị mình

Trang 10

VNPT

Lưu văn bản đến B nhân - Sôvánhắnđên - LuuyànHẩn den

6

Số ký hiệu () 1220NNPT-ĐN0-MDV

Trích yêu ƒ}

VN thay di dia ch IP tinh

File van ban (})

238543-122-VNPT-DND-MDV ptf

Ngày đón ƒ)

Co quan ban hanh

y Vien thing Bak Ning Van ban lien quan

Nguoi ky van ban

Hoang Manh Tri

Linh vue van ban

Chuyén man Lãnh đạo phê duyệt

Nơi luu bản chính + VinthôngĐäkNông

PLuu chuyén anh dao phé duyét | @HAlwuvachuyenlénh dao } € Quaylai

Thém moi van ban dén: van thu vao menu Van ban -> SO van ban dén, bam vào nút

Thêm mới văn bản

Văn thư của đơn vị có quyên lưu trữ văn bản đến Các thông tin có dấu (*) là thông

tin băt buộc như: trích yêu, file công văn, sô đên, sô ký hiệu Văn thư cân chọn đúng các thông tin như: lĩnh vực, loại văn bản, cấp độ văn bản và lãnh đạo phê duyệt

Trang 11

VNPT

Khi cân gửi tin nhăn đền lãnh đạo đề thông báo hiện tại có văn bản cân duyệt, văn thư check vào nút “Gửi tin nhăn đến lãnh đạo”

Số văn bản đến _- Thêm mới vẫn bản đến

File van ban (*) % Chon van bản đính kèm

Co’ quan ban hành Nơi lưu bản chính

Y Tập đoàn VNPT + - Tập đoàn VNPT Noi dung van ban

Van ban lién quan $ Chọn vẫn bản liên quan

Người ký văn bản Số bản phát hành

Lĩnh wực văn bản Loại van ban

Lãnh đạo phê duyệt Cấp độ

Giám đốc Tập đoàn Y Thường y

Gửi tin nhấn đến lãnh đạo

Văn bản đã duyệt

# Lưu chuyên lãnh đạo phê duyệt

Phần chọn văn bản đính kèm: văn thư bắt buộc chọn chọn ít nhất một văn bản Văn thư nhấp “chọn văn bản đính kèm”, hệ thống hiển thị khung chọn như hình:

Trang 12

Chọn đường dẫn đến các file văn bản cần gửi Sau đó nhấp “Chọn” (Văn thư có thể

chọn nhiều file văn bản bằng cách giữ phím Cữrl)

Khi chọn xong muốn xóa văn bản nào thì nhấn vào biểu tượng thùng rác màu đỏ Sau

khi đã chọn xong các file cần thiết nhắn “Hoàn tất”

Văn thư lưu ý nên đặt tên văn bản đúng số ký hiệu trên văn bản để sau này có thể tìm

kiếm dé dang Vi du: 1424-TB-VTTG.pdf

Phan văn ban liên quan cho phép văn thư chọn những file văn bản có liên quan đến

văn bản đang thêm Có thể chọn một hoặc nhiều văn bản liên quan

Văn thư nên cập nhật đầy đủ phần này thì khi nhân viên xem văn bản có thể xem lại

những văn bản liên quan mà không cân tìm kiêm

Danh sách văn bản liên quan

1220/VNPT-ĐNO-MDV V/ thay đổi địa chỉ IP tĩnh 238543-1220-VNPT-DNO-MDV.pdf

1220/VNPT-ĐNO-MDV V/ thay đổi địa chỉ IP tĩnh 238543-1220-VNPT-DNO-MDV.pdf X

(#Z Lưu để phát hành văn bản € Quay lai

Sau do van thu click “Luu để phát hành văn bản” để lưu trữ

Trang 13

VNPT

Nếu không check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành văn bản chờ duyệt

và nằm trên Tab “Văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của

văn thư và Tab “Văn bản chờ duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đên” của lãnh đạo

Số văn bản đến B Văn bản - Sổ văn bản đến

VB điện tử VB chờ lãnh đạo phê duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã chuyên thực hiện

Hién thi 10 + dòng Tim kiém:

St # Trich yeu Só đến Số ký hiệu Ngày lưu Xóa

Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt

Trang 14

VNPT

Trích yêu “

Triễn khai thử n ghiém van ban ¥PBT

File van ban * % Chon van ban dinh kèm 1424-TB-VTTG.PDF

Tap doan ¥NPT

Nội dung văn bản:

Văn bản liên quan ® Chon van ban lién quan

Người ký văn ban Số bản phát hành

†1 Lĩnh vực văn bản Loại văn bản

Chuyên môn vẻ + Bán cán v +

Lãnh đạo phê duyệt Cấp độ

Phú giám đốc Tập đuàn v Thưởng v

Văn thư nhấn nút “Xem” để kiểm tra nội dung của File văn bản, “Cập nhật” để cập

nhật lại các thông tin cần thiết, nhấp “Nhập bút phê lãnh đạo để phát hành” để nhập bút phê

của lãnh đạo

Website: www.vnpt.vn

Trang 15

VB cho van thu phat hành x

Hién thi 10 + dong Tim kiém:

Stt # Trích yêu

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin «~ =

Cap dé: x Thuong ve Trung binh %& Khan

Tim kiém

Só đến Năm Lĩnh vực văn bản Cơ quan ban hành

Tat ca v Tat ca v v

Trang 16

A

VNPT

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mau tin

Cấp độ: 7? Thường + Trung bình # Khan

Trích yếu Hướng dẫn sử dụng VPĐT

Cơ quan ban hành

x v

Văn thư vào Tab “Văn bản chờ văn thư phát hành”, nhẫn vào trích yếu cua VB, sé

hiện thông tin chi tiét cla VB:

Thông tin chính

Trích yêu: Hướng dẫn sử dụng VPĐT

Số đến: 4 - Ngày đến: 14/12/2015

Số ký hiệu: 115A/TCBE_VPĐT

Ngày ban hành: 16/12/2015

Cơ quan ban hành: Tập đoàn VNPT

Nơi lưu bản chính: Tập đoàn VNPT

f Chuyển # Cap nhật file văn bản (# Cập nhật nội dung € Quay lai

Phut phé lanh dao

Giám đóc Tập đoàn - Tập đoàn VNPT (14/12/2015 15:28:42) :

Giám đốc Tập đoàn - Tập đoàn VNPT (14/12/2015 09:16:13) : Chuyển: Chuyên viên Tập đoàn; Chuyên viên Tập đoàn - Tập đoàn VNPT (14/12/2015 10:17:53) :

Chuyển tiếp: Giám đốc Tập đoàn;

Nhâp “Xem” đê xem nội dung văn bản, nhâp “Chuyên” đê chọn nhân viên cân gửi sau

đó nhấp “Lưu” để chuyền văn bản theo bút phê của lãnh đạo

Trang 17

Stt # yếu đến hiệu duyệt QTXL

1 # Tập huần VPĐT

2 w Hướng dẫn sử dụng VPĐT

# Vw thời gian Tổ chức Hồi nghị triễn khai kế hoạch năm 2016 của VNPT Đăk Nông

4 we Triễn khai thử nghiệm văn bản VPĐT

i) w VAv thay đổi địa chỉ IP tĩnh

Hiễn thị từ 1 đến 5 của 5 mẫu tin " a _

+ Tab van bản đã chuyén văn thư: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo đã chuyển cho

văn thư nhưng chưa triển khai trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo duyệt và đã

chuyên đền các đơn vị khác hay đã chuyên cho các cán bộ của chính đơn vị mình

Trang 18

VB chờ duyệt VB đã chuyền văn thư VB đã chuyền thực hiện

SỐ |

St # Trích yêu den So ky hiéu Ngày nhận Xóa

1 Ýï VW thay đổi địa chỉ IP tĩnh 1 1220/VNPT-ĐNO-MDV 13/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin — —

Cấp độ: ý? Thường Trung bình # Khan

Tìm kiếm

Khi lãnh đạo click vào Trích yếu của một “Văn bản chờ duyệt” thì thong tin cua van

bản này hiện ra

Thong tin chính

Trích yêu: VW thay đổi địa chỉ IP tĩnh Nơi lưu bản chính: Viễn thông Đắk Nông Hạn xử lý: {rỗng}

Số đến: 1 - Ngày đến: 08/12/2015 Người ký văn bản: Hoàng Mạnh Trí Số bản phát hành: 3 - Cap độ: Thường

Số ký hiệu: 1220//NPT-ĐNO-MDV Lĩnh vực văn bản: Chuyên môn Trạng thái: Chưa phê duyệt

Ngày ban hành: 02/12/2015 Loại văn bản: Thông báo Nội dung văn bản: {rống}

Cơ quan ban hành: Viến thông Đắk Nông Ngày duyệt: {rống}

Duyệt | f? Chuyển lãnh đạo khác | E8Lưu vào hồ sơ công việc | (Z Cập nhật nội dung | € Quay lại

Trang 19

bản đến, nhập ý kiến xử lý, ý kiến chỉ đạo, hạn xử lý, tập tin cần kèm theo Sau đó

Trang 20

VB chờ duyệt VB đã chuyên vănthư VB đã chuyển thực hiện

Stt # Tríchyêu $o den Số ký hiệu Ngày duyệt QTXL

1 # Vwthay đổ địa chỉ IP tĩnh 1 1220WNPT-ĐNOMDV 14/12/2015 sa

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin “ la "

Cấp độ: ý: Thường # Trung bình Khản

Tìm kiếm

So den Nam Lĩnh vực văn ban Cơ quan ban hành

Tat ca ’ Tat ca ’ Tat ca ’

Số ký hiệu Nội dung Loại văn bản

Tat ca ' Trích yêu Cấp độ Ngày duyệt

Tat ca ’

Khi lãnh đạo tiếp tục click vào Trích yếu của văn bản đã chuyên thì thông tin chỉ tiết

của văn bản hiện ra Đồng thời phần Bút phê lãnh đạo sẽ hiện thông tin của lãnh đạo, đơn vi của lãnh đạo duyệt văn bản, các đơn vi được chuyền văn bản đên

Trang 21

Trích yêu: VW thay đôi địa chi IP tinh Nơi lưu bản chính: {rỗng} Hạn xử lý: {rỗng}

§ô đến: 1 - Ngày đến: 08/12/2015 Người ký văn bản: Hoàng Mạnh Trí §ô bản phát hành: 3 - Cấp độ: Thường

Số ký hiệu: 1220/VNPT-ĐNO-MDV Lĩnh vực văn bản: Chuyên môn Trạng thái: Đã phê duyệt

Ngày ban hành: 02/12/2015 Loại văn bản: Thông báo Nội dung văn ban: {réng}

Cơ quan ban hành: Viễn thông Đắk Nông Ngày duyệt: 14/12/2015

íf# Chuyển tiếp | #8 Lưu vào hồ sơ công việc | (# Cập nhật nội dung | € Quay lai

Phút phê lãnh đạo

Giám đốc Tập đoàn - Tập doan VNPT (44/42/2045 09:16:13) :

Chuyên: Chuyên viên Tập đoàn:

Sau khi chuyển văn bản đến các cán bộ trong đơn vị hoặc các đơn vị khác, lãnh đạo

có thể nhấp link QTXL để xem quá trình xử lý của văn bản Nhìn vào đây lãnh đạo có thể

biêt được cán bộ nhận văn bản đã xem văn bản chưa và tình trạng xử lý văn bản của cán bộ

Trang 22

A Hé thong quan ly van ban va diéu hanh — V3.0 TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

VNPT

Quá trình xử lý RŠ Văn bản - Quá trình xử lý

Người nhận Tình trạng Ngày nhận Ngày xem Nội dung xử lý

Tập đoàn VNPT

Giám đốc Tập đoàn 14/12/2015 09:16 — 14/12/2015 06:16

Giám đốc Tập đoàn 14/12/201509:16 — 14/12/2015 09:16

Chuyên viên Tập đoàn 14/12/2015 09:16

Xư lý văn bán đên: Đê xem được văn bản lãnh đạo chuyên đên, chuyên viên vào

menu Văn bản -> Xem văn bản đền

Xem văn bản đến ÑS Văn bản - Xem văn bản đến

Hiến thị|10 Y | dòng Tìm kiếm

Stt #_ Trích yếu Số đến Số ký hiệu Ngảynhận Hạnxửlý Trạng thái QTXL

1 Ý Giao nhiệm vụ triển khai cung cấp sản phẩm VnERP cho nhóm khách 22 — 10/VNPT-IT&VAS 06/01/2016 th

hàng doanh nghiệp

2 Tờ trình về việc điều chuyền, bé tri lao động tháng 01/ 21 — 03/TTrBHKVMTO 06/01/2016 Gr «

TTQSBV

4% pambioan} Nhap link trich yéu dé n 16 338/DH/DV 05/01/2016 Gr a

quyết toán c plan y 2

| xem chi tiet van ban

KHCN (MDV)

7 Sao Quyết định Tặng Cờ thi đua của Công đoàn Thông tin & Truyền thông 12 627/SL-CDVNPT 04/01/2016 | Đã hoàn tắt | ih

Trang 23

VNPT

Chi tiệt văn bản IB Văn bản - Xem văn bản đên - Chỉ tiệtvăn bản

Thông tin chính

Số đến: 22 - Ngày đến: 05/01/2

ong} fy ts Tiere

Số ký hiệu: 10/VNPT-IT&VAS

n bản: Chuyên môn Nhấp để đăng ký văn

bản: Công văn bản đi phúc đáp văn

- Nhâp vào “Xử ly” đê xử lý văn bản đang xem

Chuyển tiếp văn bản Ky Van ban Xem van ban den Chi tiêt văn bản Chuyễn tiếp văn bản

nhận” để hoàn thành xử lý

Trạng thái Đang xử lý ® Đã hoàn tất

Ý kiến xử lý

ELưu vảo hồ sơ công việc | X3 Tạo luồng người nhận } €auay ii |

3 Chức năng xử lý văn bản đi

Trang 24

3.1 Giải thích lưu đô:

Chuyên viên dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo Nếu cần tham mưu ý kiến lãnh đạo khác chuyển lãnh đạo khác phê duyệt Khi lãnh đạo duyệt văn bản, nếu văn bản không hợp lệ hoặc can bé

sung chinh stra chon chuyén lai chuyén vién dé chuyén vién chinh stra van ban va trinh lai lãnh đạo, đối với văn bản hợp lệ có thể phát hành sẽ được chuyển sang văn thư

Văn thư cho số, vào số và phát hành văn bản đi

3.2 Hướng dẫn chỉ tiết

Đăng ký văn bản dự thảo: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Đăng ký văn bản di Chuyên viên vào đây để chuyền văn bản đi vừa soạn thảo đến lãnh đạo xin ý kiến trước khi

cho phát hành trong nội bộ hoặc chuyển ra các đơn vị khác

Các thông tinh có dấu (*) là thông tin bắt buộc

Đăng ký văn bản đ BR Van ban Bang ky van ban di

Thông tin chính (*) Là thông tin bắt buộc

Trích yêu ()

File văn bản () Chọn văn bản đính kèm

Số ký hiệu Cơ quan ban hành

Tập đoàn VNPT Nơi nhận văn bản Nơi lưu bản chính

v + Tập đoàn VNPT

Văn bản liên quan Chọn văn bản liên quan

Lĩnh vực văn bản Loại văn bản

Chuyên môn v Báo cáo

Số bản phát hành Cấp độ

Thường Người ký văn bản

v

Van ban phuc dap don vi ngoai tinh

@ Chuyén can bé khac | f Chuyển lãnh đạn phê duyệt | @ Chuyénvan thy | € Quay lại

+ Chọn “chuyên cán bộ khác” đê chuyên tiêp văn bản cho cán bộ khác thì van ban sé hiện trên tab văn bản đã xử lý đồng thời cũng hiện trên tab chờ xử lý của cán bộ khác

Trang 25

Chuyển lãnh đạo phê duyệt

Gửi tin nhắn đến lãnh đạo

Trang 26

+ Chọn “Chuyển văn thư”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản chờ văn thư phát hành

và đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ phát hành của văn thư

(*⁄) Thông tin baf bude f# Chuyễn Đóng

Xư lý văn bản đi: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Xử lý văn bản đi Chuyên viên

vào đây đề xử lý những văn bản đi cần xử lý

+_ Tab văn bản chờ xử lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên cân xử lý trong

30 ngày gần nhất

+ Tab van ban da xu lý: hiện danh sách các văn bản mà chuyên viên đã xử lý xong và đang chờ chuyên viên khác tiếp tục xử lý hày đang chờ lãnh đạo duyệt trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã phê duyệt và chờ văn thư phát hành trong 30 ngày gần nhất

+_ Tab văn bản đã phát hành: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã chuyển

đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình trong 30 ngày gần nhất

Trang 27

Xử lý van ban di RS Vanban > Xử lý văn bản đi

VBchờxửlý VBđãxửlý VBchờvănthưpháthành VB đã phát hành

Không tìm thấy dữ liệu

Hiển thị từ 0 đến 0 của 0 mẫu tin

Cấp độ: 7: Thường # Trung bình # Khản

*+ Soạn thảo văn bản mới

Tìm kiếm

Tất cả ’ Tat ca ’ Tat ca

Trich yeu Ngày lưu Loại văn bản

để duyệt những văn bản dự thảo chuyên viên gửi lên

+ Tab văn bản chờ duyệt: hiện những văn bản đi chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất

+ Tab văn bản chờ chuyên viên sửa: hiện danh sách các văn bản đi lãnh đạo gởi lại

chuyên viên chỉnh sửa

+ Tab văn bản chờ lãnh đạo khác duyệt: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo chuyển

lãnh đạo khác phê duyệt

+ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: Liệt kê danh sách các văn bản lãnh đạo chuyển văn thư phát hành

+ Tab văn bản đã phát hành: Liệt kê danh sách các văn bản đã được lãnh đạo phê

duyệt và phát hành

Trang 28

VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành

1 wow thay đổi dia chi IP tinh 0 14/12/2015

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin — —

Cấp độ: 7 Thường # Trung bình ¥& Khan

Trích yêu: V/ thay đổi dia chi IP tinh Nơi lưu bản chính: Tập đoàn VNPT Nhân viên tạo: Văn thư Tập đoàn

Só ký hiệu: {rỗng} Người ký văn bản: {rỗng} Lĩnh vực văn bản: Chuyên môn

Cơ quan ban hành: Tập đoàn VNPT Só bản phát hành: {rỗng} - Cập độ: Thường Loại văn bản: Báo cáo

Nơi nhận văn bản: {rỗng} Ngày lưu: 14/12/2015

( Chuyển chuyên viên || f2 Chuyển lãnh đạo khác | f2 Chuyển văn thư j € Quay lại

Bút phê lãnh đạo

Quá trình xử lý

Stt Ngày Người gửi Người nhận Nội dung xử lý Tap tin đính kèm

1 14/12/2015 10:00:19 Văn thư Tập đoàn Giám đốc Tập đoàn vidu IpTinh.doc

Nêu văn bản cân chỉnh sửa lại, lãnh đạo có thê click nút “Chuyên chuyên viên” đề yêu

câu xử lý lại

Trang 29

VNPT

Chuyén lại chuyên viên chỉnh sửa

Gửi tin nhắn đến người nhận

Van ban vira chuyén duoc chuyén sang tab VB cho chuyén vién xt ly

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin - —

Cấp độ: 7? Thường # Trung bình $c Khan

Tìm kiếm

$6 ký hiệu Năm Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Trích yêu Ngày nhận Loại văn bản

Nếu văn bản cân lãnh đạo khác hay lãnh đạo cấp trên phê duyệt thì có thế click nút

“Chuyển lãnh đạo khác” đề trình cho lãnh đạo khác duyệt

Trang 30

VNPT

Chuyển lãnh đạo khác phê duyệt

Gửi tin nhắn đến lãnh đạo

Văn bản vừa chuyển được chuyền sang tab VB chờ LÐ khác duyệt

Duyệt văn bản đi R5 Văn bản Duyệt văn bản đi

VB chờ duyệt VB chờ chuyên viên xử lý VB chờ lãnh đạo khác duyệt VB chờ văn thư phát hành VB đã phát hành

Hién thi 10 y dòng Tim kiém:

Stt # Trich yeu Số di $6 ky hiéu Ngay tao

1 Ýï VA thay đổi địa chỉ IP tĩnh 0 14/12/2015

Hién thi từ 1 đến 1 của 1 mau tin = —>

Cấp độ: 7z Thường + Trung bình # Khan

Tìm kiếm

Tắt cả Tắt cả Tat ca Trich yéu Ngày lưu Loại văn bản

Nếu văn bản đã phê duyệt xong và cần chuyển cho văn thư phát hành, lãnh đạo có thể

Trang 31

VNPT

Chuyển văn thư phát hành

Chọn văn thu *

Cập nhật file VB mới & Chon van ban đính kèm

Ý kiến xử lý *

Van bản vừa chuyền được chuyền sang tab VB chờ văn thư phát hành

Hiển thị từ 1 đến 1 của 1 mẫu tin - —

Cap do: yy Thuong #t Trung bình %& Khan

Tim kiém

Trich yéu Ngay nhan Loai van ban

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đông Đa, Hà nội Trang 31

Trang 32

Số văn bản đi: Văn thư vào menu Văn bản -> Số văn bản đi Văn thư vào đây để phát

hành những văn bản dự thảo mà lãnh đạo đã duyệt

Trên menu Sô văn bản đi của văn thư chỉ có 2 tab: văn bản chờ phát hành và văn bản

Hiển thị từ 1 đến 2 của 2 mau tin

Cấp độ: ý: Thuong ye Trung binh we Khan

14/12/2015 14/12/2015

Tìm kiếm

Số ký hiệu Năm

Tat ca Trích yêu Ngày duyệt

Lĩnh vực văn bản Cấp độ

Tat ca v Tat ca

Loai van ban

Sau khi click vao trich yếu một văn bản cần phát hành, văn thư cần nhập một SỐ thông

tin cần thiết để phát hành văn bản như: số đi, số ký hiệu, ngày ban hành

Trang 33

A

VNPT

Giám đốc Tập đoàn

@ Chuyén lãnh đạn | fỞ Phát hành

(*) Là thông tin bắt buộc

Khi click nút phát hành thì một cửa số xuất hiện cho phép chọn nơi cần phát hành đến

Trang 33

Trang 34

Trong don vi Theo luồng Đøn vị liên thông

Trưởng đơnv|_ '® Chọn tât cả cán bộ

Đơn vị/ Văn phòng/ Văn thư

VNPT Bắc Giang VNPT Bắc Kạn VNPT Bắc Ninh

VNPT Bên Tre

VNPT Bình Định VNPT Bình Dương VNPT Bình Phước

VNPT Bình Thuận VNPT Cà Mau

(# Chuyển phát hành | %3 Tạo luằng liên thông

Chọn cán bộ hoặc đơn vị cần chuyền, nhân “Chuyển phát hành”

Tạo nhóm người nhận văn bản: Văn thư vào menu Văn bản -> Tạo nhóm người nhận

văn bản Đề thuận tiện trong quá trình chọn người nhận văn bản theo các nhóm, văn thư có

thê tạo các nhóm người nhận:

+ Nhập tên nhóm cân tạo

+ Chọn các cán bộ cân đưa vào luông nhân nút “>>” Đê xóa bỏ cán bộ đã chọn ra khỏi luông, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhân “<<”

+ Nhân “Lưu” để lưu lại thông tin luồng

Trang 35

Chánh văn phòng Tập đoàn Họ và tên

Văn thư Tập đoàn

Chuyên viên Tập đoàn Không có dữ liệu

+ Nhập tên nhóm cân tạo

+ Chọn các đơn vị cân đưa vào luông nhân nút “>>” Đề xóa bỏ đơn vị đã chọn ra khỏi luông, chọn cán bộ từ lưới danh sách đã chọn, nhân “<<”

+ Nhân “Lưu” để lưu lại thông tin luồng

Trang 36

A TAI LIEU TAP HUAN NGƯỜI DÙNG

4 Chức năng văn bản nội bộ

Người gửi Người nhận Văn thư

Nhan lai van ban nội

Trang 37

5.1 Giải thích lưu đồ

Người gửi (CB-CNV sử dụng hệ thống) soạn thảo văn bản nội bộ Trường hợp văn

bản cần cấp số sẽ được chuyền sang văn thư để cấp số khi đó Văn thư sẽ cấp số cho văn ban

nội bộ và gửi lại văn bản nội bộ đã được cấp số cho nguoi gui

Chuyén văn bản nội bộ đến danh sách người nhận

Người nhận nhận được văn bản nội bộ, có thể chuyển tiếp văn bản nội bộ nếu cần

5.2 _ Hướng dẫn chỉ tiết

Gửi văn bản nội bộ: Vào menu Văn bản nội bộ -> Gửi văn bản nội bộ Cho phép

người dùng gửi văn bản nội bộ đên các cán bộ trong đơn vỊ

Gui van ban hội bộ lỀ Vân bản nội bộ - Gửi vàn bản nội bộ

Trích yêu ƒ}

Danh sách can bộ tham gia tap huan VPEIT

File văn bản () $ Chọn vẫn ban din ker Danh sach tap huan VPĐT xÌs

|3NTCBE-VPEIT Tập đoàn VNPT Noi nhan van ban Noi lưu bản chính

T đoàn VNPT Tập đoàn VNPT Văn bản liền quan % Chon van ban lién quan

Linh vue khac y Bao cao '

Trang 38

+ Người dùng nhập các thông tin văn bản nội bộ (bắt buộc nhập đối với các

trường có dấu *)

+ Sau khi nhập day đủ thông tin cần thiết, nhân “Chuyển văn thư cấp số”

Chọn văn thư cân gửi, nhân “Chuyên”

Chuyển văn thư phát hành

vi/Can bộ khác”, chọn danh sách đơn vi/cán bộ muôn chuyên, nhập ý kiên vào mục

“Y kiên xử lý”, nhần “Chuyên”

Trang 39

VNPT

Danh sách người nhận

Gửi tin nhăn đến người nhận

Trang 40

VBNB đã được cấp số VBNB chờ cập số VBNB đã chuyên Đơn vị/Cán bộ khác

Cấp độ: #? Thường # Trung bình Khản

Tìm kiếm

Đề xem thông tin chi tiệt của văn bản nội bộ nhâp vào trích yêu văn bản cân xem, chi

tiệt về văn bản nội bộ đã chọn sẽ được hiên thi

Định dạng
Số trang	104
Dung lượng	4,59 MB