TÀI LIỆU GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ỨNG DỤNG CHẠY TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG THÔNG MINH Phiên bản: 2.0

Tại Phiên bản v2.0, ứng dụng bổ sung thêm một số chức năng liên quan đến Văn bản đi; Duyệt, ký số; Lịch công tác; Tương tác trực tuyến.. Nhóm chức năng cung cấp cho tất cả mọi người: -

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

ỨNG DỤNG CHẠY TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG THÔNG MINH

Phiên bản: 2.0 Ngày phát hành: 06/8/2020

NỘI DUNG

I Giới thiệu chung 4

1 Nhóm chức năng cung cấp cho tất cả mọi người: 4

2 Nhóm chức năng cung cấp cho lãnh đạo: 4

II Hướng dẫn sử dụng ứng dụng 5

1 Cài đặt và thiết lập mã PIN 5

2 Đăng nhập ứng dụng 5

3 Sử dụng ứng dụng 7

3.2 Phân công xử lý văn bản đến 8

3.3 Tra cứu văn bản đến đã xử lý 9

3.4 Tra cứu văn bản đi 10

3.5 Duyệt, ký số văn bản 11

3.6 Tra cứu Lịch công tác 13

3.7 Tương tác trực tuyến 14

4 Cấu hình hệ thống 15

QUẢN LÝ PHIÊN BẢN TÀI LIỆU Phiên bản Ngày phát hành Nội dung cập nhât

v1.0 11/9/2019 Phát hành lần đầu

v2.0 06/8/2020 Trong phiên bản này, bổ sung, cập nhật những chức

năng sau:

- Nâng cấp chức năng phân công, phân phối văn bản đến

- Bổ sung chức năng tra cứu văn bản đi

- Bổ sung chức năng Duyệt, ký số văn bản

- Bổ sung chức năng Tra cứu lịch công tác của lãnh đạo

- Bổ sung chức năng Tương tác trực tuyến

I Giới thiệu chung

Ứng dụng chạy trên thiết bị cầm tay thông minh (cụ thể là điện thoại thông minh

và máy tính bảng) được phát triển chạy tốt trên nền tảng hệ điều hành Android và iOS, các nền tảng hệ điều hành khác không hỗ trợ

Tên đăng ký tại Chợ ứng dụng của Google (Play Store) và Chợ ứng dụng của Apple (App Store) là “eMonre-v2” Vì vậy, người dùng vào đây tìm kiếm từ khoá eMonre-v2 để tải xuống máy, cài đặt và sử dụng ứng dụng

Tại Phiên bản v2.0, ứng dụng bổ sung thêm một số chức năng liên quan đến Văn bản đi; Duyệt, ký số; Lịch công tác; Tương tác trực tuyến Cụ thể, trong phiên bản này, ứng dụng cung cấp các chức năng sau (chức năng bổ sung trong phiên bản v2.0 có font chữ màu đỏ):

1 Nhóm chức năng cung cấp cho tất cả mọi người:

- Tra cứu, tìm kiếm văn bản đến (có nâng cấp thêm nhiều tính năng);

- Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi;

- Xử lý nhanh (cập nhật thông tin xử lý) văn bản đến;

- Nhận thông báo khi có văn bản đến mới;

- Tra cứu Lịch công tác;

- Tương tác (trao đổi) trực tuyến theo nhóm hoặc trực tiếp giữa các cá nhân với nhau

2 Nhóm chức năng cung cấp cho lãnh đạo:

- Phân công xử lý văn bản đến, hỗ trợ các cấp lãnh đạo và ghép vào một giao diện duy nhất

- Phân phối xử lý văn bản đến, hỗ trợ các cấp lãnh đạo văn phòng và ghép vào một giao diện duy nhất

- Thu hồi văn bản đến đã phân công hoặc đã phân phối xử lý

- Hỗ trợ phân công hoặc phân phối nhanh nhiều văn bản đến (tức là thực hiện nhiều văn bản đồng thời)

- Duyệt, ký số phát hành văn bản

Ghi chú thêm:

- Chức năng và dữ liệu nhìn thấy (có quyền xem, xử lý…) trong ứng dụng được phân quyền tương tự như hệ thống chạy trên Web

- Ngoài việc sử dụng thông tin Tài khoản và Mật khẩu của người dùng hiện tại

để truy cập vào hệ thống, ứng dụng bổ sung thêm một lớp bảo mật nữa mỗi khi mở ứng

dụng nhằm tăng cường khả năng an toàn cho hệ thống, đó là mã PIN hoặc Vân tay

mỗi khi chạy ứng dụng Tại một thời điểm, người dùng chỉ có thể lựa chọn một trong hay hình thức này

- Việc thao tác, sử dụng các chức năng trên ứng dụng có tính tương tự trên hệ thống chạy trên Web nên trong tài liệu này chỉ hướng dẫn những chức năng mới hoặc khác với hệ thống chạy trên Web

II Hướng dẫn sử dụng ứng dụng

1 Cài đặt và thiết lập mã PIN

Việc cài đặt ứng dụng tương tự như cài đặt các ứng dụng khác Sau khi cài đặt thành công, trong lần mở ứng dụng đầu tiên, người dùng phải thiết lập mã PIN (mã PIN này sẽ được sử dụng để mở ứng dụng) Mã PIN gồm 4 chữ số bất kỳ do người dùng tự thiết lập Tiếp theo, ứng dụng yêu cầu người dùng xác nhận lại mã PIN đã nhập

ở bước trước đó

2 Đăng nhập ứng dụng

Mỗi lần sử dụng ứng dụng, người dùng cần qua hai lần bảo mật, đó là bảo mật

mức ứng dụng và bảo mật mức hệ thống

- Bảo mật mức ứng dụng:

eMonre-v2.0 cung cấp 02 lựa chọn khi thiết lập mức bảo mật này, đó là bảo mật

bằng mã PIN hoặc bản mật bằng vân tay

- Bảo mật mức hệ thống:

Sử dụng thông tin tài khoản và mật khẩu của người dùng trong Hệ thống chạy

trên web (cũng chính là tài khoản email đã cấp cho người dùng với tên miền

@monre.gov.vn) để đăng nhập hệ thống Giao diện nhập mã PIN xem Hình 3, giao diện Đăng nhập hệ thống xem Hình 4

Cả hai giao diện này đều cung cấp tuỳ chọn cho phép người dùng Nhớ mã PIN,

Nhớ mật khẩu cho lần sau Tuy nhiên, để đảm bảo tính an toàn cho hệ thống, khuyến

cáo người dùng không nên Nhớ mã PIN nhưng có thể Nhớ mật khẩu cho thuận tiện

Hình 3 Nhập mã PIN Hình 4 Đăng nhập hệ thống

3 Sử dụng ứng dụng

3.1 Trang chủ của ứng dụng, phiên

bản 2.0

Mặc định, ứng dụng sẽ liệt kê danh sách

văn bản đến chờ người dùng xử lý Tuỳ

thuộc vào vai trò người dùng hiện thời, hệ

thống sẽ hiển thị văn bản chờ phân công xử

lý hoặc chờ phân phối xử lý hoặc chờ xử lý

(trường hợp trực tiếp xử lý văn bản)

Tại giao diện này, người dùng có nhiều

tuỳ chọn chức năng để thực hiện

Để thực hiện phân công hoặc phân phối

một văn bản, người dùng chọn vào văn bản

đó, ứng dụng sẽ hiển thị giao diện như Hình

6 để xem thông tin chi tiết Và để xử lý văn

bản, người dùng chọn chức năng có hình mũi

tên ở góc trên bên phải Hình 6

Hình 7 là giao diện phân công xử lý văn

bản, người dùng có thể lựa chọn các hình

thức phân công xử lý, cho ý kiến chỉ đạo xử

qua giọng nói nhiều lần, các lần sẽ được ứng

dụng ghép lại đặt vào ô “Ý kiến chỉ đạo xử

lý”

Để phân công chỉ đạo xử lý nhiều văn

bản đồng thời, người dùng nhấn và giữ một

văn bản, ứng dụng sẽ chuyển sang giao diện

cho phép chọn nhiều văn bản đồng thời, các

bước xử lý tiếp theo tương tự như trên

Hình 5 Trang chủ của ứng dụng

3.2 Phân công xử lý văn bản đến

Hình 6 Thông tin chi tiết một văn bản Hình 7 Phân công xử lý văn bản Có thể

chỉ đạo bằng giọng nói tại biểu tượng

Micro

3.3 Tra cứu văn bản đến đã xử lý

Để tra cứu lại những văn đã xử lý, chọn biểu tượng 3 gạch ở góc trên bản phải Hình 8, chọn “Đã xử lý”

Tại đây, ứng dụng hiển thị tất cả những văn bản đã xử lý (đã phân công, đã phân phối…) Trường hợp muốn thu hồi văn bản nào, tìm đến văn bản đó, mở xem chi tiết

và thực hiện thu hồi qua chức năng có hiểu tượng “làm lại” ở góc trên bên phải Hình 9

để Thu hồi văn bản

Hình 8 Xem lại danh sách văn bản đến đã

xử lý

Hình 9 Xem chi tiết văn bản đến và có thể thực hiện chức năng Thu hồi văn bản tại

giao diện này

3.4 Tra cứu văn bản đi

Trong văn bản đi, ứng dụng hỗ trợ tra cứu theo hai góc nhìn chính: (1) văn bản mới phát hành, cung cấp danh sách văn bản theo quyền của người dùng hiện thời (2) văn bản liên quan, cung cấp danh sách văn bản liên quan đến người dùng hiện thời (là người ký, người soạn, người nhận…) Xem Hình 10

Khi xem chi tiết một văn bản, người dùng có xem thông tin phản hồi bản bản qua chức năng “Xem chi tiết…” được khoanh màu đỏ trong Hình 11

Hình 10 Tra cứu văn bản đi Hình 11 Xem thông tin chi tiết một văn bản

đi, xem thông tin phản hồi

3.5 Duyệt, ký số văn bản

Cung cấp cho các cấp lãnh đạo

Để ký số trên ứng dụng, người dùng cần có Sim PKI do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp và quản lý Có 02 lựa chọn cho người dùng khi sử dụng Sim PKI để ký số: (1) dùng Sim PKI mới, khi đó người dùng sẽ có thêm số điện thoại mới chỉ phục vụ việc ký số trên ứng dụng; (2) chuyển số đang dùng sang Sim PKI trắng, khi đó người dùng sử dụng số điện thoại đang dùng của mình làm số điện thoại ký số luôn

Việc cấu hình liên quan đến ký số được hướng dẫn tại mục 4 Cấu hình hệ thống

Để ký số, chọn văn bản cần ký số, mở xem chi tiết, thực hiện chức năng “Ký số” như chỉ ra trong Hình 12 Chọn biểu tượng chữ ký như trong Hình 13, chọn mẫu chữ

ký, thực hiện dịch chuyển, phóng to, thu nhỏ tài liệu ký, thay đổi kích thước chữ ký… rồi chọn biểu tượng cái bút trong Hình 13 để ký Chờ để nhận được thông báo và nhập

mã PIN (mã PIN này có thể thay đổi tại máy người dùng, trong phần quản lý SIM) Người dùng có thể ký lại nhiêu lần, trường hợp đồng ý, chọn biểu thượng đĩa mềm

để ghi lại văn bản vừa ký Tiếp tục thực hiện chức năng nghiệp vụ khác như: chuyển văn bản, qua biểu tượng dấu 3 chấm ở góc trên bên phải màn hình được chỉ ra như Hình 12

Tại các giao diện này, người dùng có thể thực hiện chức năng Xác thực ký số, Chia sẻ tài liệu, Tải tài liệu về máy…

Hình 12 Xem chi tiết văn bản, thực hiện ký

số, xác thực ký số

Hình 13 Thực hiện ký số và nhiều chức

năng tuỳ chọn khác

3.6 Tra cứu Lịch công tác

Cung cấp thông tin về lịch công tác

của lãnh đạo

Có thể tra cứu lịch công tác theo tuần,

theo ngày và kết hợp với theo thời gian

Mặc định là theo tuần và ngày hiện tại

Hình 14 Tra cứu Lịch công tác

3.7 Tương tác trực tuyến

Ứng dụng hỗ trợ tương tác trực tuyến theo nhóm người dùng hoặc trực tiếp với người dùng cụ thể

Hình 15 Danh sách người dùng, nhóm

người dùng đã tương tác

Hình 16 Tạo nhom, thêm người dùng muốn

tương tác…

4 Cấu hình hệ thống

Trong phần này, có nhiều thông tin

cần cấu hình Tuy nhiên, người dùng chỉ

cần quan tâm và cấu hình 04 thông tin

sau:

(1) Mẫu chữ ký: Thực hiện quản lý

các mẫu chữ ký của người dùng Thông

thường, một người dùng thường có 02 mẫu

chữ ký, một mẫu là mẫu chữ ký cá nhân,

và một mẫu là mẫu chữ ký tắt (ký nháy)

Khuyến cáo, nên đưa vào mẫu chữ ký cần

dùng thay vì đưa vào nhiều mẫu chữ ký để

tránh nhầm khi thực hiện ký số

(2) Sim ký số: Thiết lập số SIM PKI

sử dụng ký số

(3) Bảo mật ứng dụng: Cho phép

thay đổi giữa 02 cách bảo mật ứng dụng là

bằng vân tay hay bằng mã PIN

(4) Đổi mã PIN: thực hiện đổi mã

PIN khi người dùng đang lựa chọn hình

thức bảo mật ứng dụng bằng mã PIN

Các chức năng cấu hình khác

không nên thực hiện, các chức năng này

chủ yếu phục vụ cho đội phát triển ứng

dụng để kiểm thử hệ thống thật và hệ

thống giả lập

Hình 17 Chức năng cấu hình cần quan tâm,

thực hiện