Một số giải pháp giúp Cán bộ, Giáo viên, Nhân viên trường tiểu học Ngô Quyền biết cách trình bày văn bản và xử lý các lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản Word

Mục tiêu nghiên cứu của sáng kiến kinh nghiệm là giúp đội ngũ cán bộ giáo viên nhân viên biết cách trình bày văn bản đúng quy định. Biết cách xử lý một số lỗi thường gặp trong soạn thảo và trình bày văn bản Word để có sản phẩm đúng quy định, đẹp mắt, tiết kiệm được thời gian, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quá trình làm việc. Tạo lập hồ sơ nhà trường khi đưa vào lưu trữ đảm bảo tính khoa học, đúng quy định của pháp luật, mang tính chuyên nghiệp và có tính thẩm mỹ cao hơn.

Y BAN NHÂN DÂN HUY N C  JÚT

TRƯỜNG TI U H C NGÔ QUY NỂ Ọ Ề

Tên đ  tài: ề   M t s  gi i pháp giúp Cán b , Giáo viên, Nhân viên ộ ố ả ộ

 tr ườ ng ti u h c Ngô Quy n bi t cách  ể ọ ề ế trình bày văn b n  ả

và  x  lý các l i th ử ỗ ườ ng g p trong so n th o văn b n  ặ ạ ả ả Word

Tên đ  tài: ề   M t s  gi i pháp giúp Cán b , Giáo viên, Nhân viên ộ ố ả ộ

 tr ườ ng ti u h c Ngô Quy n bi t cách  ể ọ ề ế trình bày văn b n  ả

và  x  lý các l i th ử ỗ ườ ng g p trong so n th o văn b n  ặ ạ ả ả Word

Lĩnh v c      : Qu n lý Giáo d cự ả ụ

Tên tác gi          : Nguy n Th  Ng c Hàả ễ ị ọ

Ch c v        : Hi u trứ ụ ệ ưởng 

Đ n v  công tác : Trơ ị ường Ti u h c  Ngô Quy n – Nam Dong ể ọ ề

C  Jút, Năm 2021ư

M C L C Ụ Ụ

1 M  Đ UỞ Ầ

1.1 Lý do ch n đ  tài:ọ ề

Hi n nay, trong th i đ i công ngh  s , s  phát tri n m nh m  c a côngệ ờ ạ ệ ố ự ể ạ ẽ ủ  ngh  thông tin và truy n thông đã, đang và s  là nhân t  thúc đ y s  phát tri nệ ề ẽ ố ẩ ự ể  

c a th  gi i. Có th  nói, công ngh  thông tin và truy n thông đã tác đ ng tíchủ ế ớ ể ệ ề ộ  

c c t i h u h t các ngành ngh  trong xã h i, trong đó có lĩnh v c giáo d c, n iự ớ ầ ế ề ộ ự ụ ơ  tính hi u qu  c a vi c  ng d ng công ngh  trong c  d y h c và trong qu n lýệ ả ủ ệ ứ ụ ệ ả ạ ọ ả  

đ u đã đề ược ch ng minh. Tuy nhiên, các  ng d ng công ngh  thông tin là vôứ ứ ụ ệ  cùng r ng rãi mà k  năng s  d ng và  ng d ng công ngh  thông tin c a đa sộ ỹ ử ụ ứ ụ ệ ủ ố 

đ i ngũ cán b , giáo viên, nhân viên trong các trộ ộ ường h c ph  thông   các vùngọ ổ ở  

có đi u ki n khó khăn nói chung và trong trề ệ ường ti u h c Ngô Quy n nói riêngể ọ ề  nhìn chung v n còn nhi u h n ch ,  ch  y u mang tính t  phát nhi u, ch a th tẫ ề ạ ế ủ ế ự ề ư ậ  

s  tr  thành m t nhu c u. Ph n l n ch a đự ở ộ ầ ầ ớ ư ược đào t o bài b n, ch  y u h cạ ả ủ ế ọ  

h i kinh nghi m t  b n bè đ ng nghi p, đ c bi t là đ i ngũ CBGVNV l n tu i.ỏ ệ ừ ạ ồ ệ ặ ệ ộ ớ ổ  

Do đó, hi u qu  công vi c   m ng công ngh  thông tin ch a cao, k t qu  ch aệ ả ệ ở ả ệ ư ế ả ư  đáp  ng yêu c u mong mu n. Trong th c t , thông qua quá trình gi i quy t côngứ ầ ố ự ế ả ế  

vi c và qua quan sát các s n ph m văn b n s  d ng hàng ngày c a giáo viên,ệ ả ẩ ả ử ụ ủ  nhân viên nh : Giáo án, k  ho ch làm vi c, báo cáo, l ch báo gi ng, đ n nghư ế ạ ệ ị ả ơ ỉ phép, gi y m i,…. tôi nh n th y: vi c trình bày văn b n đa s  ch a đúng quyấ ờ ậ ấ ệ ả ố ư  

đ nh. Văn b n ch  y u so n th o và trình bày theo c m tính, trình bày t  doị ả ủ ế ạ ả ả ự  không theo quy đ nh nào c , các l i khi so n th o ho c coppi văn b n Wordị ả ỗ ạ ả ặ ả  

ch a đư ược x  lý nên s n ph m không có tính chuyên nghi p và không đ pử ả ẩ ệ ẹ  

m t… . M t khác, đ  th c hi n vi c đ i m i chắ ặ ể ự ệ ệ ổ ớ ương trình sách giáo khoa theo Thông t  32/2018/TT­BGD &ĐT, đòi h i l c lư ỏ ự ượng làm công tác giáo d c c nụ ầ  nâng cao năng l c chuyên môn, nghi p v , trong đó ph i tăng cự ệ ụ ả ường  ng d ngứ ụ  công ngh  thông tin trong d y h c, đ c bi t ph i đ i m i phệ ạ ọ ặ ệ ả ổ ớ ương pháp gi ngả  

d y theo hạ ướng phát tri n ph m ch t và năng l c cho ngể ẩ ấ ự ườ ọi h c m i đáp  ngớ ứ  

được vi c th c hi n CTGDPT 2018 có hi u qu  Vì th  năm h c 2020­2021, tôiệ ự ệ ệ ả ế ọ  

ch n và nghiên c u đ  tài: “ọ ứ ề M t s   ộ ố gi i pháp giúp Cán b , Giáo viên, Nhân viên ả ộ  

tr ườ ng ti u h c Ngô Quy n bi t cách trình bày văn b n và  x  lý các l i th ể ọ ề ế ả ử ỗ ườ   ng

g p trong so n th o văn b n  ặ ạ ả ả Word”.

1.2 M c đích nghiên c u:ụ ứ

­ Giúp đ i ngũ CBGVNV nâng cao nh n th c và trách nhi m trong vi cộ ậ ứ ệ ệ  

ng d ng Công ngh  thông tin trong cu c s ng, trong công vi c hi n nay, t  đó

ứ ụ ệ ộ ố ệ ệ ừ  

có ý th c t  giác, ch  đ ng h c t p, t  b i dứ ự ủ ộ ọ ậ ự ồ ưỡng ki n th c, k  năng  ng d ngế ứ ỹ ứ ụ  CNTT cho b n thân. Hình thành thói quen c n th n, làm vi c khoa h c trongả ẩ ậ ệ ọ  

m i công vi c, nâng cao óc th m m  cho b n thân và đ ng nghi p. Góp ph nọ ệ ẩ ỹ ả ồ ệ ầ  

đ y m nh và nâng cao vi c  ng d ng công ngh  thông tin trong nhà trẩ ạ ệ ứ ụ ệ ường để 

b t k p v i t c đ  phát tri n c a xã h i.ắ ị ớ ố ộ ể ủ ộ

­ Giúp đ i ngũ CBGVNV bi t cách trình bày văn b n đúng quy đ nh. Bi tộ ế ả ị ế  cách x  lý m t s  l i thử ộ ố ỗ ường g p trong so n th o và trình bày văn b n Word đặ ạ ả ả ể 

có s n ph m đúng quy đ nh, đ p m t, ti t ki m đả ẩ ị ẹ ắ ế ệ ược th i gian, nâng cao năngờ  

su t lao đ ng và hi u qu  trong quá trình làm vi c. ấ ộ ệ ả ệ

­ T o l p h  s  nhà trạ ậ ồ ơ ường khi đ a vào l u tr  đ m b o tính khoa h c,ư ư ữ ả ả ọ  đúng quy đ nh c a pháp lu t, mang tính chuyên nghi p và có tính th m m  caoị ủ ậ ệ ẩ ỹ  

h n.ơ

1.3 Đ i t ng nghiên c u:ố ượ ứ

Cách trình bày văn b n và x  lý m t s  l i thả ử ộ ố ỗ ường g p trong quá trìnhặ  

so n th o và trình bày văn b n Word c a CBGVNV trạ ả ả ủ ường ti u h c Ngôể ọ  Quy n.ề

1.4 Ph ng pháp nghiên c u:ươ ứ

­ Nghiên c u lý lu n (Các văn b n ch  đ o c a trung ứ ậ ả ỉ ạ ủ ương, c a ngànhủ  giáo d c v  vi c đ y m nh  ng d ng CNTT trong công tác giáo d c, các bàiụ ề ệ ẩ ạ ứ ụ ụ  

vi t trên m ng Int rnet; Ngh  đ nh c a Chính ph  quy đ nh v  công tác vănế ạ ơ ị ị ủ ủ ị ề  

th …)ư

­ Nghiên c u th c t  (quan sát các s n ph m s  d ng trong công vi cứ ự ế ả ẩ ử ụ ệ  hàng ngày, t  ch c kh o sát và nghiên c u k t qu  kh o sát v  cách trình bàyổ ứ ả ứ ế ả ả ề  văn b n Word c a CBGVNV trong nhà trả ủ ường, phân tích s  li u th ng kê đ  tìmố ệ ố ể  

hi u nguyên nhân và đ a ra gi i pháp kh c ph c).ể ư ả ắ ụ

­ Nghiên c u các gi i pháp đ  gi i quy t v n đ ứ ả ể ả ế ấ ề

­  ng d ng trên th c t  đ  ki m nghi m hi u qu  c a đ  tài.Ứ ụ ự ế ể ể ệ ệ ả ủ ề

1.5  Gi i h n ph m vi nghiên c u:ớ ạ ạ ứ

Cách trình bày văn b n theo Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP và x  lý m t s  l iả ị ị ử ộ ố ỗ  

thường g p trong quá trình so n th o và trình bày văn b n Word c a CBGVNVặ ạ ả ả ủ  

trường ti u h c Ngô Quy n t  h c k  II, năm h c 2019­2020 đ n nay.ể ọ ề ừ ọ ỳ ọ ế

2. N I DUNGỘ

2.1 C  s  lý lu n c a v n đ :ơ ở ậ ủ ấ ề  

Chương trình giáo d c ph  thông 2018 (GDPT 2018) đã chính th c đụ ổ ứ ượ  ctri n khai trên c  nể ả ước đ i v i h c sinh l p 1 trong năm h c 2020­2021. Vì v y,ố ớ ọ ớ ọ ậ  ngành giáo d c đã, đang n  l c xây d ng đ i ngũ giáo viên không ch  đ t chu nụ ỗ ự ự ộ ỉ ạ ẩ  

v  trình đ  đào t o mà còn có t  duy đ i m i, có kh  năng  ng d ng công nghề ộ ạ ư ổ ớ ả ứ ụ ệ thông tin, sáng t o trong phạ ương pháp d y h c, đáp  ng yêu c u chạ ọ ứ ầ ương trình GDPT m i theo hớ ướng phát tri n ph m ch t, năng l c cho ngể ẩ ấ ự ườ ọi h c. Đây là yêu c u c n thi t, c p bách đ i v i đ i ngũ giáo viên nói riêng và nh ng ngầ ầ ế ấ ố ớ ộ ữ ườ  ilàm trong ngành giáo d c nói chung đ  th c hi n thành công Chụ ể ự ệ ương trình GDPT 2018, đáp  ng k p v i s  phát tri n chung c a xã h i và h i nh p qu cứ ị ớ ự ể ủ ộ ộ ậ ố  

t  V i ch  trế ớ ủ ương đ y m nh  ng d ng công ngh  thông tin trong ngành giáoẩ ạ ứ ụ ệ  

d c ụ và đào t oạ , trước đó, tháng  1/2017, Phó Th  tủ ướng Chính ph  Vũ Đ c Đamủ ứ  

đã ký Quy t đ nh s  117/QĐ­TTg   ngày 21/01/2017, phê duy t Đ  án “ Tăngế ị ố ệ ề  

cường  ng d ng công ngh  thông tin trong qu n lý và h  tr  các ho t đ ng d yứ ụ ệ ả ỗ ợ ạ ộ ạ  

h c, nghiên c u khoa h c góp ph n nâng cao ch t lọ ứ ọ ầ ấ ượng Giáo d c và đào t oụ ạ  giai đo n 2016­2020, đ nh hạ ị ướng đ n năm 2025”.  T i Quy t đ nh này đã nêu rõế ạ ế ị  

m c tiêu c  th  là : Ph n đ u 90% c  s  giáo d c ph  thông và giáo d cụ ụ ể ấ ấ ơ ở ụ ổ ụ  

thường xuyên  ng d ng công ngh  thông tin trong qu n lý nhà trứ ụ ệ ả ường; trong đó 70% trường h c s  d ng s  qu n lý đi n t …”. Và nhi m v  c  th : “Qu n lýọ ử ụ ổ ả ệ ử ệ ụ ụ ể ả  

h c sinh, qu n lý giáo viên, qu n lý thi, x p th i khóa bi u, s  qu n lý đi n t ;ọ ả ả ế ờ ể ổ ả ệ ử  tích h p v i trang tin đi n t  c a nhà trợ ớ ệ ử ủ ường trên môi trường m ng   t t c  cácạ ở ấ ả  

c p h c m m non, giáo d c ph  thông, giáo d c thấ ọ ầ ụ ổ ụ ường xuyên; Tăng cường đào t o, b i dạ ồ ưỡng k  năng  ng d ng công ngh  thông tin cho cán bỹ ứ ụ ệ ộ 

qu n lý, giáo viên, nhân viênả ; Tuyên truy n, ph  bi n, nâng cao nh n th c vàề ổ ế ậ ứ  trách nhi m v   ng d ng công ngh  thông tin trong lĩnh v c giáo d c và đàoệ ề ứ ụ ệ ự ụ  

t o…”.ạ

 Nh n th c rõ vai trò quan tr ng c a CNTT trong s  phát tri n c a đ tậ ứ ọ ủ ự ể ủ ấ  

nước và vi c th c hi n chệ ự ệ ương trình GDPT 2018, ngày 24/8/2020, B  Giáo d cộ ụ  

và Đào t o cũng ra Ch  th  s  666/CT­BGDĐT v  nhi m v  và gi i pháp nămạ ỉ ị ố ề ệ ụ ả  

h c 2020­2021 c a ngành Giáo d c th  hi n rõ vi c coi tr ng vai trò c a  ngọ ủ ụ ể ệ ệ ọ ủ ứ  

d ng CNTT trong th c hi n nhi m v  năm h c. C  th  t i ụ ự ệ ệ ụ ọ ụ ể ạ m cụ  5 B  Giáo d cộ ụ  

& Đào t o ch  đ oạ ỉ ạ : Đ y m nh  ng d ng công ngh  thông tin trong d y, h c vàẩ ạ ứ ụ ệ ạ ọ  

qu n lý giáo d c, th c hi n chuy n đ i s  trong giáo d c và đào t o  ả ụ ự ệ ể ổ ố ụ ạ có n iộ  dung: “Thúc đ y chuy n đ i s , đ y m nh  ng d ng CNTT trong GD&ĐT, …;ẩ ể ổ ố ẩ ạ ứ ụ  Tăng cường  ng d ng CNTT trong d y, h c, ki m tra, đánh giá, qu n lý giáoứ ụ ạ ọ ể ả  

d c và qu n tr  nhà trụ ả ị ường…”. 

Nh  v y đ  th y r ng, vi c đ y m nh, nhanh  ng d ng công ngh  thôngư ậ ể ấ ằ ệ ẩ ạ ứ ụ ệ  tin trong trường h c là m t nhi m v  t t y u và vô cùng quan tr ng. V i sọ ộ ệ ụ ấ ế ọ ớ ự phát tri n nhanh c a Khoa h c công ngh  đòi h i con ngể ủ ọ ệ ỏ ười ph i thích  ngả ứ  nhanh, ph i tích c c h c t p, t  duy sáng t o, có k  năng v  công ngh  thôngả ự ọ ậ ư ạ ỹ ề ệ  tin t t đ  có kh  năng ti p c n,  ng d ng đố ể ả ế ậ ứ ụ ược v i nh ng ti n b  c a Khoaớ ữ ế ộ ủ  

h c công ngh  trọ ệ ước làn sóng c a cu c cách m ng công nghi p l n th  t  (4.0)ủ ộ ạ ệ ầ ứ ư  

mà Vi t Nam đang hệ ướng t i. Trớ ước xu th  c a th i đ i công ngh  s , đ  cóế ủ ờ ạ ệ ố ể  

th  làm để ược nh ng vi c l n lao đó thì bữ ệ ớ ước đ u nh ng vi c đ n gi n nhầ ữ ệ ơ ả ư 

so n th o và trình bày văn b n c a m i cá nhân ph i tr  thành k  năng, k  x o.ạ ả ả ủ ỗ ả ở ỹ ỹ ả  

Nó th  hi n tính khoa h c, sáng t o trong t  duy và hành đ ng, đ ng th i giúpể ệ ọ ạ ư ộ ồ ờ  cho chúng ta s m ý th c đớ ứ ược vai trò c a vi c  ng d ng công ngh  thông tinủ ệ ứ ụ ệ  trong t ng lĩnh v c đ  ch  đ ng h c t p, nghiên c u phừ ự ể ủ ộ ọ ậ ứ ương pháp làm vi cệ  

hi u qu  b t đ u t  nh ng vi c nh  nh t. ệ ả ắ ầ ừ ữ ệ ỏ ấ

Vì th , thi t nghĩ vi c ch n đ  tài “ế ế ệ ọ ề M t s   ộ ố gi i pháp giúp Cán b , Giáo ả ộ   viên, Nhân viên tr ườ ng ti u h c Ngô Quy n bi t cách trình bày văn b n và x  lý ể ọ ề ế ả ử   các l i th ỗ ườ ng g p trong so n th o văn b n  ặ ạ ả ả Word” đ  nghiên c u và áp d ngể ứ ụ  trong nhà trường là m t l a ch n đúng theo tinh th n ch  đ o c a B  Giáo d cộ ự ọ ầ ỉ ạ ủ ộ ụ  

& Đào t o v  vi c đ y m nh ạ ề ệ ẩ ạ ứng d ng công ngh  thông tin trong d y h c vàụ ệ ạ ọ  

qu n lý giáo d c.ả ụ

2.2 Th c tr ng c a v n đ :ự ạ ủ ấ ề  

Hi n nay, vi c  ng d ng công ngh  thông tin trong quá trình làm vi cệ ệ ứ ụ ệ ệ  hành chính cũng nh  công vi c gi ng d y c a giáo viên là ph  bi n và r t c nư ệ ả ạ ủ ổ ế ấ ầ  thi t, đ c bi t trong quá trình th c hi n chế ặ ệ ự ệ ương trình GDPT 2018. Tuy nhiên 

hi u qu  công vi c và năng su t lao đ ng có ph n liên quan đ n vi c  ng d ngệ ả ệ ấ ộ ầ ế ệ ứ ụ  công ngh  thông tin c a đ i ngũ giáo viên, nhân viên trong nhà trệ ủ ộ ường l i đang làạ  

v n đ  c n đấ ề ầ ược bàn t i. C  th : t i th i đi m năm h c 2020­2021, ớ ụ ể ạ ờ ể ọ v  v n đề ấ ề 

nêu trên, đ i ngũ giáo viên, nhân viên c a trộ ủ ường Ti u h c Ngô Quy n có nh ngể ọ ề ữ  

đ c đi m nh  sau:ặ ể ư

2.2.1 Tình hình đ i ngũ:ộ

­ Đ i ngũộ  CBGVNV c a tr ng có 28 thành viên. Trong đó: cán b  qu nủ ườ ộ ả  

lý 2 người, nhân viên 4 người, giáo viên 22 người, đa s  đ u bi t làm vi c trênố ề ế ệ  máy tính t  so n giáo án, làm k  ho ch, vi t báo cáo, vi t sáng ki n, … đ n sừ ạ ế ạ ế ế ế ế ử 

d ng Gmail, tra c u thông tin trên m ng Int rnet nh ng   m c đ  hoàn toànụ ứ ạ ơ ư ở ứ ộ  khác nhau. 

B ng th ng kê đ  tu i c a CBGVNV:ả ố ộ ổ ủ

S  CBGVNV có đ  tu i t  40 tr  lên chi m trên 50%,   đ  tu i này đa s  ph nố ộ ổ ừ ở ế ở ộ ổ ố ả  

ng ch m h n v i nh ng k  năng s  d ng công ngh  thông tin, đ ng th i

ứ ậ ơ ớ ữ ỹ ử ụ ệ ồ ờ  không bi t ngo i ng  nên khó khăn trong vi c s  d ng máy tính. K  năng sế ạ ữ ệ ử ụ ỹ ử 

d ng và làm vi c trên máy tính đa s  còn nhi u h n ch ụ ệ ố ề ạ ế

­ Th i gian làm vi c thông qua máy tính c a m i ngờ ệ ủ ọ ười là đ c l p, ch  cóộ ậ ỉ  nhân viên hành chính làm vi c trên máy tính t i trệ ạ ường, còn l i làm vi c   nhà.ạ ệ ở  

Do làm vi c không t p trung nên khó có th i gian h c h i l n nhau. ệ ậ ờ ọ ỏ ẫ

2.2.2 Th c tr ng v  vi c so n th o và trình bày văn b n Word:ự ạ ề ệ ạ ả ả

­ Kh o sát tr c ti p đ i v i 24 cán b , giáo viên, nhân viên c a trả ự ế ố ớ ộ ủ ườ  ng

ti u h c Ngô Quy n v i vi c so n th o và trình bày văn b n (k  ho ch làmể ọ ề ớ ệ ạ ả ả ế ạ  

vi c, báo cáo ho t đ ng, gi y m i) . ệ ạ ộ ấ ờ

K t qu  kh o sát nh  sau (Không kh o sát đ i v i B o v , GV nghế ả ả ư ả ố ớ ả ệ ỉ 

Đ T Ạ   KHÁ  (sai ở 

m c ứ  

d ướ   i 30%)

Đ T T Ạ   BÌNH  (Sai ở 

m c 40 ứ  

đ n ế   50%)

CH A Ư  

Đ T  Ạ (Sai ở 

m c trên ứ   50%)

TS TL% TS TL% TS TL%

24 4 16,7 16 66,6 4 16,7 60% ch m ti n đậ ế ộ 

­ Kh o sát trên h  s  l u tr  c a cá nhân, t  trả ồ ơ ư ữ ủ ổ ưởng chuyên môn, các bộ 

ph n, các đoàn th  trong nhà trậ ể ường. K t qu :ế ả

+ 100% s  ngố ườ ượi đ c kh o sát, trình bày văn b n ch a đúng quy đ nh t iả ả ư ị ạ  Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP ngày 05/03/2020 v  công tác văn th ị ị ề ư

+ 70% s  ngố ườ ượi đ c kh o sát ch a x  lý đả ư ử ược các l i đã m c đ nh trongỗ ặ ị  quá trình sao chép văn b n.ả

­ T  th c t  nêu trên tôi đ a ra m t s  nh n xét theo 3 nhóm l i c  b nừ ự ế ư ộ ố ậ ỗ ơ ả  sau:

Nhóm   1:      Trình   bày   văn   b n   ch a   đúng   quy   đ nh   t i   Ngh   đ nh ả ư ị ạ ị ị   30/2020/NĐ­CP ngày 05/3/2020 v  công tác văn th  Đa s  sai   các l i sau: ề ư ố ở ỗ

+ Căn l  ch a đúng, ho c căn l  đúng nh ng khi in ra văn b n khôngề ư ặ ề ư ả  

gi ng nh  khi căn l  trên máy tính. Nguyên nhân :  Ch a n m k  quy đ nh vố ư ề ư ắ ỹ ị ề căn l  trong Thông t  01/2011/TT­ BNV v  th  th c văn b n (Quy đ nh cũ) vàề ư ề ể ứ ả ị  Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP ngày 05/3/2020 v  công tác văn th  (m i). Căn lị ị ề ư ớ ề đúng nh ng trư ước khi in ch a bi t cách ch n kh  gi y A4 (chuy n t  kh  gi yư ế ọ ổ ấ ể ừ ổ ấ  Letter (8,5” x 11”) sang kh  gi y A4 (8,27ổ ấ ” x 11,69”))

+ K  ho ch/Báo cáo/Gi y m i…:  Ch a đúng quy đ nh. Đa s  sai c  ch ,ế ạ ấ ờ ư ị ố ỡ ữ  

ch  hoa, thữ ường, in đ m, in nghiêng …   c  quan t  ch c ban hành văn b n, ậ ở ơ ổ ứ ả ở 

Qu c hi u và tiêu ng ,   đ a danh,   s  và ký hi u c a văn b n,   trích y u n iố ệ ữ ở ị ở ố ệ ủ ả ở ế ộ  dung c a văn b n,   n i g i và n i nh n,   ch c v , h  tên và ch  ký c aủ ả ở ơ ử ơ ậ ở ứ ụ ọ ữ ủ  

người có th m quy n. Sai v  trí đánh s  trang.  Nguyên nhân :  Ch a n m k  quyẩ ề ị ố ư ắ ỹ  

đ nh trong Thông t  01/2011/TT­ BNV v  th  th c văn b n (s  dung quy đ nh cũị ư ề ể ứ ả ử ị  

n u ch a c p nh t quy đ nh m i) và Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP ngày 05/03/2020ế ư ậ ậ ị ớ ị ị  

v  công tác văn th  (m i). ề ư ớ

Nhóm 2:   Ch a x  lý đ ư ử ượ c các l i đã m c đ nh trong quá trình sao chép ỗ ặ ị   văn b n d n đ n văn b n thi u tính th m m ả ẫ ế ả ế ẩ ỹ

+ Giãn dòng không th ng nh t trong toàn b  văn b n.ố ấ ộ ả

+ Không căn đ u 2 bên cho văn b n. Ch  b  th a ra khi căn đ u 2 bên.ề ả ữ ị ư ề+ C  ch  cho n i dung văn b n không th ng nh t, lúc to, lúc nh ỡ ữ ộ ả ố ấ ỏ

+ Phông ch , màu ch , màu n n không th ng nh t (Do coopi văn b n khácữ ữ ề ố ấ ả  phông ch , màu ch , màu n n nh ng ch a đữ ữ ề ư ư ược đ nh d ng l i).ị ạ ạ

Nhóm 3 :  Các l i khác ỗ

+ Ch  đ u tiên m i đo n trong n i dung văn b n ch a đữ ầ ỗ ạ ộ ả ư ược lùi vào, ch aư  

đ nh d ng giãn đo n làm cho văn b n trình bày không đ p, khó phân bi t gi aị ạ ạ ả ẹ ệ ữ  

đo n này v i đo n khác.ạ ớ ạ

+ Không bi t cách d u s  trang c a trang đ u tiên. ế ấ ố ủ ầ

* Nguyên nhân c a l i   nhóm 2,3: ủ ỗ ở    Ch a đư ược đào t o bài b n, ch a bi tạ ả ư ế  cách x  lý các l i trong quá trình sao chép văn b n.ử ỗ ả

2.3 Các gi i pháp đã ti n hành đ  gi i quy t v n đ :ả ế ể ả ế ấ ề

2.3.1 Đ i v i nhóm 1:  ố ớ Trình bày văn b n ch a đúng quy đ nhả ư ị

Gi i pháp 1: ả

      Nâng cao nh n th c cho đ i ngũ đ i v i vi c so n th o và ậ ứ ộ ố ớ ệ ạ ả   trình bày văn b n đúng quy đ nh  ả ị

Sau khi n m b t tình hình th c t , thông qua cu c h p H i đ ng cu i nămắ ắ ự ế ộ ọ ộ ồ ố  

h c 2019­2020,  Hi u trọ ệ ưởng thông báo ý tưởng và d  ki n k  ho ch b i dự ế ế ạ ồ ưỡ  ng

v  k  năng so n th o và trình bày văn b n Word cho toàn th  CBGVNV vàoề ỹ ạ ả ả ể  

đ u   năm   h c   m i   2020­2021   Ph   bi n  ầ ọ ớ ổ ế Ngh   đ nh   30/2020/NĐ­CP   ngàyị ị  05/03/2020 v  công tác văn th  đ  nề ư ể âng cao nh n th c cho đ i ngũ v  vai trò, ýậ ứ ộ ề  nghĩa c a vi c so n th o và trình bày văn b n theo đúng quy đ nh c a Chính phủ ệ ạ ả ả ị ủ ủ 

đ  đ m b o tính th ng nh t theo quy đ nh chung c a pháp lu t. Các văn b nể ả ả ố ấ ị ủ ậ ả  hành chính, văn b n chuyên ngành đả ược hình thành và s p x p theo h  th ng,ắ ế ệ ố  

đượ ưc l u tr  trong nhà trữ ường theo đúng quy đ nh c a pháp lu t.ị ủ ậ

Đ a vi c h c t p, t  b i dư ệ ọ ậ ự ồ ưỡng v  k  năng so n th o và trình bày vănề ỹ ạ ả  

b n vào tiêu chí đánh giá kh  năng  ng d ng công ngh  thông tin đ  đánh giáả ả ứ ụ ệ ể  

x p lo i chu n giáo viên (tiêu chí s  15), đánh giá x p lo i chu n Hi u trế ạ ẩ ố ế ạ ẩ ệ ưở  ng(tiêu chí s  18) và x p lo i viên ch c cu i năm.ố ế ạ ứ ố

Cung c pấ  Ngh  đ nh 30/2020/NĐ­CP ngày 05/03/2020 v  công tác văn thị ị ề ư (G i Gmail cho toàn th  CBGVNV trong nhà trử ể ường). Hướng d n nh ng n iẫ ữ ộ  dung c  b n c n thi t trong quá trình so n th o và trình bày văn b n:  ơ ả ầ ế ạ ả ả k  thu tỹ ậ  trình bày văn b n đả ược quy đ nh t i Ph  l c I, vi t hoa trong văn b n đị ạ ụ ụ ế ả ược quy 

đ nh t i Ph  l c II, ch  vi t t t tên lo i văn b n hành chính đị ạ ụ ụ ữ ế ắ ạ ả ược quy đ nh t iị ạ  

Ph  l c III trong Ngh  đ nh này. Xác đ nh đụ ụ ị ị ị ược tên lo i văn b n thạ ả ường s  d ngử ụ  trong nhà trường (Ví d : K  ho ch, Báo cáo, Biên b n, T  trình, Quy t đ nh,ụ ế ạ ả ờ ế ị  

Gi y m i, Gi y gi i thi u, Gi y phép, Đ n,…), so n th o văn b n đúng hìnhấ ờ ấ ớ ệ ấ ơ ạ ả ả  

th c, th  th c và k  thu t trình bày văn b n theo quy đ nh t i m c II c a Phứ ể ứ ỹ ậ ả ị ạ ụ ủ ụ 

l c III.ụ

Yêu c u CBGVNV nghiên c u k  Ngh  đ nh 30, in các ph  l c I,II,III vàầ ứ ỹ ị ị ụ ụ  các m u văn b n hành chính liên quan đ n ho t đ ng c a nhà trẫ ả ế ạ ộ ủ ường đ  làm tàiể  

li u c m tay s  d ng hàng ngày, t  th c hành đ  rèn luy n k  năng so n th oệ ầ ử ụ ự ự ể ệ ỹ ạ ả  

ch a thành th o) ư ạ

Đ u năm h c 2020­2021, Hi u trầ ọ ệ ưởng xây d ng k  ho ch t  ch c  ki mự ế ạ ổ ứ ể  tra đ t 1 vi c so n th o và trình bày văn b n cho toàn th  cán b , giáo viên,ợ ệ ạ ả ả ể ộ  nhân viên trên c  2 hình th c văn b n gi y và th c hành trên máy tính. Th i gianả ứ ả ấ ự ờ  

đ  chu n b  cho công tác ki m tra th c hành kéo dài t  tháng 8/2021 đ n thángể ẩ ị ể ự ừ ế  10/2020. Hàng tháng trong các cu c h p h i đ ng hi u trộ ọ ộ ồ ệ ưởng thường xuyên 

nh c nh , quán tri t tinh th n h c t p đ  chu n b  cho đ t ki m tra. Thành l pắ ở ệ ầ ọ ậ ể ẩ ị ợ ể ậ  

H i đ ng ch m, đánh giá, nh n xét, góp ý sau đó cho th c hành l n th  hai vàộ ồ ấ ậ ự ầ ứ  

ti p t c góp ý, ch nh s a đ  hoàn thi n văn b n theo đúng quy đ nh. ế ụ ỉ ử ể ệ ả ị

Trong quá trình ho t đ ng, Hi u trạ ộ ệ ưởng thường xuyên nh c nh , l u ý đắ ở ư ể 

m i ngọ ười quan tâm thường xuyên vi c trình bày văn b n đ  t o thói quen vàệ ả ể ạ  ghi nh  đớ ược các k  thu t trình bày văn b n theo đúng quy đ nh. Ki m traỹ ậ ả ị ể  

thường xuyên các văn b n đả ượ ậc l p trong quá trình l u tr  h  s  c a các cáư ữ ồ ơ ủ  nhân, t  ch c đoàn th  trong nhà trổ ứ ể ường hàng tu n, hàng tháng (nh  K  ho chầ ư ế ạ  tháng, L ch báo gi ng, Gi y m i, Biên b n, Báo cáo…), k p th i góp ý, h  tr ,ị ả ấ ờ ả ị ờ ỗ ợ  yêu c u đi u ch nh hoàn thi n trầ ề ỉ ệ ước khi đ a vào h  s  l u c a nhà trư ồ ơ ư ủ ường. 

T  ch c cu c thi vi t sáng ki n c p trổ ứ ộ ế ế ấ ường, đây cũng là đ t giúp đ i ngũợ ộ  viên ch c c a trứ ủ ường thêm m t l n ôn l i và th c hành vi c x  lý các l i trongộ ầ ạ ự ệ ử ỗ  

quá trình so n th o, trình bày văn b n. Nh ng s n ph m ch a đ t yêu c u đạ ả ả ữ ả ẩ ư ạ ầ ượ  c

tr  l i, ti p t c hả ạ ế ụ ướng d n đ  v  s a ch a hoàn thi n l i.ẫ ể ề ử ữ ệ ạ

Cu i năm h c t  ch c ki m tra đ t 2 đ  đánh giá s  ti n b  c a đ i ngũố ọ ổ ứ ể ợ ể ự ế ộ ủ ộ  trong vi c t  b i dệ ự ồ ưỡng đ  nâng cao k  năng so n th o và trình bày văn b n.ể ỹ ạ ả ả  

L y k t qu  này làm căn c  đ  đánh giá x p lo i ch t lấ ế ả ứ ể ế ạ ấ ượng viên ch c, chu nứ ẩ  

Hi u trệ ưởng, chu n Giáo viên cu i năm.ẩ ố

2.3.2 Đ i v i nhóm 2 và 3: X  lý các l i thông th ng trong quá trình so n th oố ớ ử ỗ ườ ạ ả  

và trình bày văn b n.ả

Gi i pháp 1: ả

l i sai trong văn b n d n đ n văn b n thi u tính th m m   ỗ ả ẫ ế ả ế ẩ ỹ

 Th  nh t : Giãn dòng không th ng nh t trong toàn b  văn b n:ứ ấ ố ấ ộ ả

Nguyên nhân:  Trong quá trình so n th o b n đã coppi 1 đo n c a vănạ ả ạ ạ ủ  

b n khác dán vào mà văn b n đó đã đả ả ược đ nh d ng giãn dòng không trùng v iị ạ ớ  văn b n b n đang so n th o. Sau khi hoàn thành vi c so n th o văn b n b nả ạ ạ ả ệ ạ ả ả ạ  

ch a đ nh d ng l i vi c giãn dòng cho toàn văn b n, d n đ n văn b n có chư ị ạ ạ ệ ả ẫ ế ả ỗ giãn dòng kích thước khác nhau gây m t th m m  và l  rõ vi c b n đã coppi vănấ ẩ ỹ ộ ệ ạ  

b n khác và ch a có k  năng x  lý.ả ư ỹ ử

 Th  hai: Không căn đ u 2 bên cho văn b n. Ch  b  cách quãng th aứ ề ả ữ ị ư  

ra khi căn đ u 2 bên cho văn b nề ả

Nguyên nhân 1:    Sau khi hoàn thành vi c so n th o văn b n b n ch aệ ạ ả ả ạ ư  

đ nh d ng căn đ u hai bên cho toàn b  n i dung c a văn b n, d n đ n văn b nị ạ ề ộ ộ ủ ả ẫ ế ả  

ch  đỉ ược căn l  trái (đã m c đ nh), còn l  ph i ch  l i, ch  lõm không b ngề ặ ị ề ả ỗ ồ ỗ ằ  nhau gây m t th m m  Đi u này ch ng t  b n m i ch  bi t so n th o văn b nấ ẩ ỹ ề ứ ỏ ạ ớ ỉ ế ạ ả ả  

t  do ch  ch a h c k  thu t trình bày văn b n.ự ứ ư ọ ỹ ậ ả

Nguyên nhân 2:  Trong quá trình so n th o văn b n b n đã coppi 1 đo nạ ả ả ạ ạ  

c a văn b n khác dán vào mà văn b n đó đã đủ ả ả ược đ nh d ng không trùng v i vănị ạ ớ  

b n b n đang so n th o. Khi b n căn đ u hai bên cho văn b n đã b  nh y th aả ạ ạ ả ạ ề ả ị ả ư  

ch  h t dòng, m c dù dòng ch  có r t ít ch  B n lúng túng không bi t cách xữ ế ặ ỉ ấ ữ ạ ế ử 

lý vì th  b n b  qua khâu căn đ u hai bên cho văn b n ho c v n căn đ u 2 bênế ạ ỏ ề ả ặ ẫ ề  

nh ng đ  l i cách th a ch , gây m t th m m ữ ể ỗ ư ữ ấ ẩ ỹ

 Th  ba: C  ch  cho n i dung văn b n không th ng nh t, lúc to,ứ ỡ ữ ộ ả ố ấ  lúc nh :ỏ

Nguyên nhân :   Trong quá trình so n th o b n đã coppi 1 đo n c a vănạ ả ạ ạ ủ  

b n khác dán vào mà văn b n đó đã đả ả ược đ nh d ng c  ch  không trùng v i vănị ạ ỡ ữ ớ  

b n b n đang so n th o. Sau khi hoàn thành vi c so n th o văn b n b n ch aả ạ ạ ả ệ ạ ả ả ạ ư  

đ nh d ng l i c  ch  cho toàn b  n i dung c a văn b n, d n đ n văn b n cóị ạ ạ ỡ ữ ộ ộ ủ ả ẫ ế ả  

ch  ch  to, ch  nh  gây m t th m m  ỗ ữ ữ ỏ ấ ẩ ỹ

 Th  t : Phông ch , màu ch , màu n n không th ng nh t:ứ ư ữ ữ ề ố ấ

Nguyên nhân  :   Do coopi văn b n khác phông ch , màu ch , màu n nả ữ ữ ề  

nh ng không đ nh d ng l i.ư ị ạ ạ

 Th  năm: Ch  đ u tiên m i đo n trong n i dung văn b n ch aứ ữ ầ ỗ ạ ộ ả ư  

được lùi vào, ch a đ nh d ng giãn đo n làm cho văn b n trình bàyư ị ạ ạ ả  không đ p, khó phân bi t gi a đo n này v i đo n khác.ẹ ệ ữ ạ ớ ạ

Nguyên nhân:     Không s  d ng k  thu t th t l  đ u m i đo n và giãnử ụ ỹ ậ ụ ề ầ ỗ ạ  

đo n.ạ

 Th  sáu:  Còn l  rõ s  trang c a trang đ u tiên trong văn b nứ ộ ố ủ ầ ả

Nguyên nhân: Không bi t cách d u s  trang c a trang đ u tiên. ế ấ ố ủ ầ

…

Sau khi giúp cho CBGVNV nh n ra nh ng l i trong văn b n mà h  m cậ ữ ỗ ả ọ ắ  

ph i và nguyên nhân d n đ n nh ng l i đó. Tôi góp ý, hả ẫ ế ữ ỗ ướng d n h  cách kh cẫ ọ ắ  

ph c t ng lo i l i, giúp h  th c hành l i trên máy tính, ghi chép l i vào s  tayụ ừ ạ ỗ ọ ự ạ ạ ổ  

đ  ghi nh  đ  v n d ng trong th c hành hàng ngày.ể ớ ể ậ ụ ự

Gi i pháp 2 ả

 Th  nh t: Giãn dòng không th ng nh t trong toàn b  văn b n: ứ ấ ố ấ ộ ả

+ Bước 1: Bôi đen toàn b  văn b n (ho c đo n v a coppi),ộ ả ặ ạ ừ

+ Bước 2:  trên thanh công c    tab ụ ở Paragraph  => vào bi u t ng 2 mũiể ượ  tên ngược nhau có nhi u nét g ch ngang song song, b m con tr  chu t vào hìnhề ạ ấ ỏ ộ  tam giác màu đen bên c nh và ch n ch  đ  giãn dòng theo yêu c u c a văn b nạ ọ ế ộ ầ ủ ả  

ho c tùy ý. K t qu  : B n đã có văn b n v i các dòng giãn đ u, đ p m t.ặ ế ả ạ ả ớ ề ẹ ắ

 Th  hai: Không căn đ u 2 bên cho văn b n. Ch  b  th a ra khi cănứ ề ả ữ ị ư  

đ u 2 bên.ề

­ Ở  nguyên nhân 1:   n u b n ch a bi t cách căn đ u hai bên thì th c hi n ế ạ ư ế ề ự ệ  

nh  sau: ư