Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng , ủy ban nhân dân quận 8

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tậptrung dân chủ.Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mìnhtheo Hiến pháp, luật

KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VỎ THỊ NGỌC ÁNH MSSV: 3117360012

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1171

NIÊN KHÓA: 2017 - 2021

KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: VỎ THỊ NGỌC ÁNH MSSV: 3117360012

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1171

NIÊN KHÓA: 2017 - 2021

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2021

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.1 Kết quả theo yêu cầu thực tập

1.2 Khả năng quan sát, tổng hợp từ thực tế

1.3 Khả năng vận dụng, kỹ năng thực hành

1.4 Tính khả thi, sáng tạo của các đề xuất/giải pháp

2 Hình thức và kỹ năng trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp

3 Điểm đạt: Điểm số Điểm chữ

…….,ngày……tháng… năm……

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 4

DANH MỤC BẢNG 5

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND Phường 5 Quận 8 6

1.1.1 Tổng quan về UBND Phường 5 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.4 Kết quả hoạt động, định hướng phát triển của UBND Phường 5 11

1.2 Văn phòng UBND Phường 5 12

1.2.1 Chức năng 12

1.2.2 Nhiệm vụ 12

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 13

CHƯƠNG 2 CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng trong UBND Phường 5 15

2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của UBND Phường 5 15

2.1.2 Kế hoạch, chương trình công tác của UBND Phường 5 16

2.1.3 Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp thông tin các đơn vị chuyên môn 18

2.1.4 Nghiệp cụ quản trị nhân sự 21

2.1.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong văn phòng 22

2.1.6 Soạn thảo văn bản 22

2.1.7 Nghiệp vụ văn thư 26

2.1.8 Nghiệp vụ lưu trữ 38

2.1.9 Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp trong cơ quan 39

2.1.10 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo trong cơ quan 43

2.1.11 Quản lý tài sản, an ninh, y tế 44

2.1.12 Nghiệp vụ lễ tân 45

2.1.13 Nghiệp vụ sử dụng các thiết bị văn phòng và các nghiệp vụ khác 45

2.2 Kết quả thực hành của sinh viên 46

2.2.1 Xây dựng một số quy định, quy chế hoạt động của văn phòng 47

2.2.2 Xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác 47

2.2.3 Xây dựng, biên tập các báo cáo, thống kê trong VP 48

2.2.4 Hệ thống bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc và các tài liệu về quản trị nhân sự khác 50

2.2.5 Xây dựng các quy trình xử lý công việc theo ISO 53

2.2.6 Soạn thảo văn bản hành chính, văn bản khác 62

2.2.7 Các biểu mẫu liên quan tới công tác văn thư 65

2.2.8 Các biểu mẫu liên quan tới công tác lưu trữ 67

2.2.9 Các biểu mẫu liên quan tới tổ chức hội nghị/họp, chuyến công tác 68

KIẾN NGHỊ/ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG 5

3.1 Ưu điểm 72

3.2 Hạn chế 72

3.3 Đề xuất giải pháp 72

KẾT LUẬN 73

LỜI NÓI ĐẦU

Trong mọi doanh nghiệp bất kể là Nhà nước hay tư nhân, quy mô lớn hay nhỏ,hoạt động trong lĩnh vực nào thì Quản trị văn phòng là bộ phận cần thiết không thể bỏqua Nó được xem là bộ mặt của cả công ty Văn phòng thể hiện được phong cách và

cá tính của công ty Ngoài ra văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất

cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty làrất lớn

Trong các cơ quan, hoạt động trong công tác văn phòng gắn liền với các hoạtđộng của bộ phận khác, giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ hơntrong công ty, nó quyết định đến sự thành công và thất bại của mỗi công ty

Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngàycàng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đadạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng Vì vậy, công tác hànhchính văn phòng cần được tổ chức quản lý một cách khoa học và hoạt động có hiệuquả cao Từ đó sẽ giúp cho đơn vị đó được triển khai công việc được thuận lợi, đem lạinhiều lợi ích kinh tế, xã hội cũng như chất lượng công việc

Để thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn”,chúng em đã được khoa Thư viện Văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn giới thiệuđến thực tập tại ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8 Đợt thực tập kéo dài 8tuần, từ ngày 29 tháng 3 năm 2021 đến 22 tháng 5 năm 2021 Đợt thực tập này đã giúpsinh viên chúng em hiểu rõ hơn về các công tác nghiệp vụ của văn phòng và vận dụnghết những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tiễn, bên cạnh đó cũng sẽ học hỏi vàtiếp thu thêm được nhiều kiến thức hơn

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên em xin cảm ơn tới quý thầy cô khoa Thư viện - Văn phòng

đã tân tụy truyền đạt cho sinh viên những kiến thức bổ ích về chuyên ngành trong suốt

4 năm học vừa qua

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến các anh chị đang làm việc tại UBND Phường 5Quận 8 - Đặc biệt là chị Hoàng Ngọc Thanh Trúc (Công chức Văn hóa - Xã hội), chịTrần Thị Minh Tâm (Cán bộ văn thư, lưu trữ), cô Trần Thị Bạch Phượng (Công chứcVăn phòng - Thống kê) đã tận tình chỉ dạy, hướng dẫn, giúp đỡ em tiếp thu và thựchành thực tế những nghiệp vụ mà em đã được học, bên cạnh đó cũng cung cấp cho emrất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành được bài báo cáo tốt nghiệp này

Đặc biệt, hơn hết em xin cám ơn cô Hoàng Thị Phương Thúy, người đã nhiệt tìnhhướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện để hoàn thành bài báo cáo này

Do điều kiện thời gian hoàn thành bài báo cáo có hạn và khả năng nghiên cứu cũngnhư kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót

Hy vọng bài báo cáo sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô để em có điềukiện bổ sung, hoàn thiện tốt hơn , đồng thời tích lũy, nâng cao kiến thức của bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

4 LĐTB&XH Lao động thương binh & xã hội

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Quy trình tổ chức công tác thông tin 18

Hình 2.5 Nội dung sổ đăng ký văn bản đến trên hệ

thống tại UBND Phường 5

29

Hình 2.6 Thống kê số lượng văn bản đến tại UBND

Phường 5 trong 5 tháng đầu năm 2021

30

Hình 2.8 Nội dung sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thống

tại UBND Phường 5

32

Hình 2.9 Hình bên ngoài sổ theo dõi văn bản đi 33

Hình 2.10 Hình bên trong sổ theo dõi văn bản đi 34

Hình 2.11 Số lượng văn bản đi tại UBND Phường 5 34

Hình 2.12 Các loại con dấu tại UBND Phường 5 35

Hình 2.15 Hội nghị tiếp xúc cử tri bằng hình thức trực

tuyến tại UBND Phường 5

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND Phường 5 Quận 8

1.1.1 Tổng quan về UBND Phường 5

Hình 1.1 - Trụ sở UBND Phường 5 Quận 8

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân Phường 5

Địa chỉ: 39 Dương Bạch Mai, Phường 5, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

Sau ngày 30 tháng 4 năm 1975, các đơn vị hành chính vẫn được giữ nguyên Ngày

20 tháng 5 năm 1976, theo Quyết định số 301/UB của Ủy ban nhân dân Thành phố,

được sáp nhập cùng với quận 8, chia thành 22 phường Phường Chánh Hưng được tách

ra thành 4 bộ phận hành chính khác nhau, bao gồm: khóm 1 và 2 của phường ChánhHưng được lập thành Phường 5; khóm 3 và 4 được lập thành phường 6; khóm 5 và 6được lập thành phường 7 và khóm 7, 8, 9 được lập thành phường 8 Như vậy từ năm

1976 - 1986, địa bàn Phường 5 ngày nay gồm một nửa của phường 7 (tức là khóm 6)

và toàn bộ phường 8 của phường Chánh Hưng trước đây Ngày 2 tháng 7 năm 1976,Quốc hội khóa VI của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định chínhthức đặt tên thành phố Sài Gòn - Gia Định mang tên thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 14 tháng 2 năm 1987, Hội đồng Bộ trưởng ra Quyết định số 33-HĐBT vềviệc điều chỉnh địa giới hành chính một số xã, phường của một số quận, huyện ở thànhphố Hồ Chí Minh, trong đó có quận 8 Sau khi điều chỉnh, quận 8 còn lại 16 phường,qua đó phường 8 và một phần phường 7 được nhập lại thành Phường 5 mới, gồm 10khu phố Khu vực và tên gọi địa lý hành chính này được giữ nguyên cho đến ngày nay.Trên bản đồ, địa hình tự nhiên Phường 5, Quận 8 là khu vực đồng bằng có địa hìnhtương đối bằng phẳng, không có sông chia cắt:

- Phía Đông giáp Phường 4 Quận 8

- Phía Tây giáp Phường 6 Quận 8

- Phía Nam giáp xã Bình Hưng huyện Bình Chánh

- Phía Bắc giáp Phường 10 Quận 8 (Ranh giới bởi cầu Nguyễn Tri Phương.)

- Phường là nơi đặt trụ sở của Ủy ban Nhân dân và Hội đồng nhân dân Quận 8

- Có 08 tuyến đường chính gồm: Dương Quang Đông, Phạm Thế Hiển, DươngBạch Mai, Bông Sao, Bùi Minh Trực, Liên Tỉnh 5, Tạ Quang Bửu, Chánh Hưng

- Là khu vực đô thị ổn định, có 01 chợ đô thị loại 02: Chợ Nhị Thiên Đường - Dân

cư đa số sống bằng nghề thương mại, dịch vụ, sản xuất tiểu thủ công nghiệp nhỏ lẻ vàcông nhân viên chức

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảmthực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tậptrung dân chủ.

Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mìnhtheo Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyềnlàm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống cácbiểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và cácbiểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địaphương

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Ủy ban nhân dân phường thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại cáckhoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112; các khoản 2, 3, 4 Điều 113; cácđiều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4 Điều 118 của Luật Tổ chức Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và cácnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dânquận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;

- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địaphương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận quyết định;

- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân sáchnhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách phường và phân bổ dự toán ngânsách phường cho từng ngành, từng lĩnh vực, điều chỉnh ngân sách phường trongtrường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngânsách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận kết quả phân bổ và giao dự toán ngân sáchphường hàng năm;

- Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân quận phêduyệt;

- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch

đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật

tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đôthị trên địa bàn;

- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập Tổ bầu cử đạibiểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cửđại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.2 - Cơ cấu tổ chức UBND Phường 5 Quận 8

Uỷ ban nhân dân Phường 5 hoạt động dựa trên cơ sở Luật tổ chức Hội đồng nhândân-Uỷ ban nhân dân ban hành 26/11/2003 và quy chế hoạt động của Uỷ ban nhân dânphường Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, Uỷ ban nhân dânPhường 5 đã sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:

Uỷ ban nhân dân Phường 5 có 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch, các chức danh chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân

*Chủ tịch UBND phường

- Chủ tịch ủy ban nhân dân phường là người đứng đầu ủy ban nhân dân, lãnh đạo

và điều hành mọi công việc của ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

và ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng ủy ban nhân dân phường chịu tráchnhiệm tập thể về hoạt động của ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và ủy ban nhân dân quận

- Chủ tịch ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghịkhác của ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảođảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyếtcủa Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

ĐÔ THỊ - KINH TẾ

PHÓ CHỦ TỊCH VĂN HÓA - XÃ HỘI

Chuyên trách BĐG - Trẻ em Cán bộ Kinh tế

Công chức XH

VH-Chuyên trách LĐTB&XH

Công chức

ĐC-XD

Cán bộ VT-LT

Công chức KT

TC-Công chức HT

TP-Công chức TK

VP-Y tế

- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy,Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng Chươngtrình công tác năm, quý, tháng của ủy ban nhân dân phường.

- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đônđốc, kiểm tra các thành viên ủy ban nhân dân phường và các cán bộ, công chức khácthuộc ủy ban nhân dân phường, Tổ trưởng dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ đượcgiao;

- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc,những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặcvượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên ủy ban nhân dân phường ;

- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền ủy ban nhân dân phường và thẩmquyền Chủ tịch ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của ủy ban nhân dânvới Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và ủy ban nhân dân quận;

- Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhândân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân phường;phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của Mặttrận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của ủy ban nhân dân; tạo điềukiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củanhân dân theo quy định của pháp luật

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước ủy ban nhân dân và Hội đồngnhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành củamình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tậpthể về toàn bộ hoạt động của ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dânphường và ủy ban nhân dân quận Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyềnthì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệmgiải quyết công việc của thành viên khác của ủy ban nhân dân thì chủ động trao đổi,phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khácnhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức và tổ dân phố thực hiện các chủ trương,chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.

Công chức phường có trách nhiệm:

- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lýnhà nước ở địa phương, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn;chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn của thànhphố về lĩnh vực được phân công.

- Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyênmôn; tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lưu trữ của Ủyban nhân dân phường; thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình

về lĩnh vực công việc mình phụ trách

- Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách và chịutrách nhiệm trước tập thể UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND về nội dung, trình tự,nguyên tắc thể thức của văn bản đó Đồng thời có trách nhiệm tham gia góp ý với tổchức hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của UBNDphường

1.1.4 Kết quả hoạt động, định hướng phát triển của UBND Phường 5

1.1.4.1 Kết quả hoạt động

Ủy ban nhân dân phường đã xây dựng và ban hành Kế hoạch số 512/KH-UBNDngày 10/6/2016 về thực hiện công tác Cải cách hành chính giai đoạn 2016 – 2020 Đồngthời, tổ chức quán triệt đến toàn thể CBCC thông qua các buổi họp giao ban hàng tuần,tháng, quý Qua triển khai thực hiện, cải cách hành chính đã có bước chuyển biến mạnh

mẽ, đạt kết quả tích cực góp phần hiện đại hóa nền hành chính của phường Việc đẩymạnh triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính đượcthường trực UBND phường quan tâm tổ chức thực hiện, bước đầu đạt được những kết quảkhả quan

Phường đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 và thực hiện chuyển đổi sang Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2015; các thủ tục hành chính được rà soát, công khai để thuận tiện chongười dân đến liên hệ công tác; thủ tục hành chính đã được minh bạch, đơn giản hoá gópphần tích cực vào việc giảm bớt phiền hà trong giải quyết công việc của công dân, tổchức, doanh nghiệp

Hàng năm, Ủy ban nhân dân phường xây dựng Dự toán ngân sách năm và Quy chếchi tiêu nội bộ năm; thực hiện việc sử dụng ngân sách trong phạm vi được giao, bố tríkinh phí cho những nhiệm vụ quan trọng, chủ yếu để thực hiện nhiệm vụ chính trị Nângcao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước, chương trình hành động thực hành tiết kiệm,chống lãng phí và phòng chống tham nhũng, triệt để tiết kiệm chi thường xuyên, tiết giảmtối đa chi phí điện, nước, văn phòng phẩm Thực hiện nghiêm quy chế quản lý thu, chi tàichính Hàng tuần bộ phận Tài chính - Kế toán đối chiếu sổ sách, biên lai để thu các khoản

lệ phí liên quan đến việc thực hiện một cửa liên thông, kiểm quỹ tiền mặt để nộp vào tàikhoản kho bạc theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân Quận 8

Thực hiện Nghị định số 61/2018/QĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ

về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hànhchính; Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/QĐ-CP ngày 23tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

trong giải quyết thủ tục hành chính Ủy ban nhân dân phường đã trang bị đầy đủ cơ sở vật

chất và trang thiết bị phục vụ công việc, ban hành quyết định cử công chức ra làm việc tại

Bộ phận một cửa, đồng thời, niêm yết công khai tại nơi tiếp nhận hoàn trả kết quả phường

5 và triển khai tiếp nhận 119 Thủ tục hành chính và 26 lĩnh vực thuộc thẩm quyềnphường

1.1.4.2 Định hướng phát triển

- Tiếp tục thực hiện có hiệu quả Chương trình cải cách hành chính, trong đó tập trungthực hiện cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “Một cửa”, “Một cửa liên thông”, theotiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 đạt hiệu quả tốt, nâng cao sự hài lòng của người dân;tăng cường công tác tiếp dân; giải quyết có kết quả các kiến nghị, khiếu nại tố cáo củangười dân, không để tồn đọng các vụ khiếu nại thuộc thẩm quyền phường Tổ chức thựchiện có hiệu quả Đề án vị trí việc làm thông qua bảng mô tả công việc trong cán bộ, côngchức; điều chỉnh, phân công nhiệm vụ rõ ràng, nâng cao trách nhiệm thực thi công vụ,chất lượng, hiệu quả Phấn đấu giải quyết đúng hạn trên 95% hồ sơ hành chính, đạt tỷ lệhài lòng của khách hàng trên 98%

- Hoàn thiện và tăng cường thực hiện quy chế làm việc của UBND phường phù hợpvới Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày và hình thực

tế tại đơn vị Từ đó, phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể, đề cao vai trò trách nhiệm cánhân của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND

1.2 Văn phòng UBND Phường 5

1.2.1 Chức năng

- Văn phòng Ủy ban nhân dân là bộ phận chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dânPhường 5, bộ phận giúp việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, PhóChủ tịch Ủy ban nhân dân Phường 5

- Văn phong Ủy ban nhân dân có chức năng tham mưutổng hợp cho Uỷ ban nhândân về hoạt động của Uỷ ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dânPhường 5 về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các bộ phận chuyênmôn; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Uỷ ban nhân dân

1.2.2 Nhiệm vụ

Văn phòng UBND phường 5 thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

a Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của Ủy ban nhân dân phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức,nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trênđịa bàn theo quy định của pháp luật

b Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làmviệc định kỳ và đột xuất của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường;

- Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân phường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị cácđiều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Ủy ban nhân dân phường;

- Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân; thực hiện công tác vănthư, lưu trữ, cơ chế "một cửa" và "một cửa liên thông" tại Ủy ban nhân dân phường;tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân

- Chủ trì, phối hợp với công chức chuyên môn, bộ phận chuyên môn khác xâydựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống

kê, báo cáo tình hình phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bànphường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhândân phường

c Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND phường, Chủtịch UBND phường

d Tổ chức việc phát hành, quản lý, lưu trữ các văn bản của UBND phường, Chủtịch UBND phường; thực hiện chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định

e Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và doChủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Bộ phận văn phòng Ủy ban nhân dân phường 5 gồm 3 người:

*01 Công chức Văn phòng - Thống kê phụ trách công tác văn phòng Ủy ban nhân dân

Trách nhiệm:

- Tổ chức, điều hành công việc chung của Văn phòng

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức

- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ,công chức

- Quản lý tài sản cơ quan

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kỳ tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất vềtình hình thực hiện nhiệm vụ với UBND phường cho cơ quan cấp trên và các cơ quan

có thẩm quyền khác

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm

- Theo dõi, quản lý, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ

- Quản lý, điều hành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơchế một cửa liên thông

*01 Công chức Văn phòng - Thống kê làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết Thủ tục hành chính

Trách nhiệm:

- Làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

và chịu sự phân công của Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủtục hành chính

-Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chứng thực, quản lý các mẫu dấu phục vụ chứngthực;

- Ghi chép sổ chứng thực;

- Quản lý hồ sơ, sổ sách của công tác chứng thực

- Tiếp nhận hồ sơ lĩnh vực hộ tịch – chứng thực

- Thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định.

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ theo quy định

- Làm đầu mối rà soát, kiểm soát thủ tục hành chính

- Thực hiện những công việc khác do lãnh đạo phường phân công

*01 Cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ và thủ quỹ

Trách nhiệm

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, bảo đảm sự thống nhất quản lý theochuyên môn nghiệp vụ

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND phường trong việc quản lý hồ sơ tài liệu củaHĐND và UBND phường

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;hướng dẫn cán bộ, công chức UBND phường về lập hồ sơ công việc - tổ chức sắp xếp

có hệ thống, bảo quản hồ sơ tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác củaHĐND và UBND phường và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữcủa các tổ chức và cá nhân

- Tiến hành các Thủ tục về mở sổ sách, xử lý các chứng từ, ghi chép và làm báocáo thống kê, cập nhật việc thu chi của quỹ tiền mặt

CHƯƠNG 2:

CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng trong UBND Phường 5

2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động của UBND Phường 5

UBND phường là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ máyNhà nước UBND phường có chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội trong địa phương Vì vậy, ngoài chế độ chung do các ngành các cấpban hành, UBND phường cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phùhợp với thực tiễn của địa phương Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng UBNDphường xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác sau:

1 Nội quy ra vào cơ quan UBND phường

2 Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND phường

3 Quy chế làm việc của UBND phường

4 Quy chế hoạt động Hội đồng Thi dua và Khen thưởng Phường 5

5 Nội quy tiếp công dân

6 Quy chế tổ chức tiếp công dân

7 Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan UBND Phường 5

 Quy chế làm việc của UBND phường

Theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường 5 (ban hành kèm theo quyết định số: 132/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2016 của Ủy ban nhân dân phường 5)

thì:

- Nguyên tắc làm việc của UBND phường 5

1 UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai tròlãnh đạo của tập thể, nêu cao tinh thần trách nhiệm trước mọi công việc; phải tích cực,linh động, sáng tạo trong xử lý và điều hành công việc Tôn trọng, tận tâm tận lựcphục vụ nhân dân; thường xuyên liên hệ mật thiết, biết lắng nghe và chịu sự giám sátcủa nhân dân Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng ủy, giám sát của Hội đồng nhân dân(HĐND) phường và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên

2 Giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân công,đúng trình tự, thủ tục theo các quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác

và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm công khai, minh bạch vàhiệu quả

3 Việc phân công, giao nhiệm vụ triển khai, tổ chức thực hiện và giải quyết côngviệc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị, tổ chức, một người phụ trách chính vàchịu trách nhiệm xuyên suốt Tập thể không làm thay công việc cho cá nhân, cấp trênkhông làm thay công việc cho cấp dưới

4 Bảo đảm yêu cầu phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết côngviệc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quyđịnh

5 Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công táccủa mình trước UBND phường và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tậpthể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, HĐND phường và cơ quan Nhànước cấp trên.

- Chế độ hội họp, giải quyết công việc

Uỷ ban nhân dân xã mỗi tháng họp thường kỳ hai lần Lần thứ nhất UBND xã họp

mở rộng và lồng ghép nhiều nội dung theo tinh thần Nghị quyết Trung ương 4 khóaXI

Lần thứ hai UBND xã họp vào giữa tháng với tất cả cán bộ thuộc UBND xã

Ngoài ra khi cần thiết UBND xã có thể họp bất thường để giải quyết và quyết địnhcác công việc đột xuất của địa phương

Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc củacông dân và tổ chức theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã vào chiều thứ 2, thứ 4, thứ 6hàng tuần; Phó Chủ tịch giải quyết công việc tại bộ phận “một cửa” vào chiều thứ 3,thứ 5 và sáng thứ 7 hàng tuần Quy trình về tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quảcho công dân được áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc giaTCVN ISO 9001:2008

Công khai, niêm yết, tại trụ sở UBND các văn bản quy phạm pháp luật của Nhànước, của HĐND, UBND xã, các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyếtcông việc của công dân, tổ chức; bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuậntiện cho tổ chức và công dân; xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễunhân dân của cán bộ, công chức xã

UBND xã có trách nhiệm phối hợp các bộ phận có liên quan của UBND hoặc vớiUBND huyện để giải quyết công việc của công dân và tổ chức; không để người có nhucầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần

Bố trí đủ cán bộ, công chức có năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếpvới công dân và tổ chức ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trong khả năng cho phép,cần bố trí phòng làm việc thích hợp, tiện nghi, đủ điều kiện phục vụ nhân dân

Hàng tuần Chủ tịch UBND xã bố trí một buổi tiếp dân vào ngày thứ 4, Phó chủtịch ngày thứ 2, Thường trực HĐND xã ngày thứ 6, Thường trực UB MTTQ xã ngàythứ 3 và thứ 5 hàng tuần Lịch tiếp dân phải được công bố công khai để nhân dân biết.Chủ tịch và các thành viên khác của UBND phải luôn có ý thức lắng nghe ý kiến phảnánh, giải quyết kịp thời hoặc hướng dẫn công dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củamình

2.1.2 Kế hoạch, chương trình công tác của UBND Phường 5

Chương trình, kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của UBND nhằm đảmbảo cho những hoạt động đó được thực hiện đúng mục đích và yêu cầu đặt ra

Nhìn chung, chương trình kế hoạch mà UBND phường 5 xây dựng có nhiều loại:

có chương trình công tác năm, tháng, quý, tuần Chương trình công tác năm do UBNDphường thảo luận và quyết định Căn cứ chương trình công tác năm thì Chủ tịchphường quyết định chương trình quý, tháng của UBND phường và chương trình hàngtuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

Các loại chương trình kế hoach công tác một năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần:

+ Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướngcông tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính Trong phần nàycần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng tâm và những nhiệm vụ chính + Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thự hiện nêu ở phần một, xácđịnh các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếptheo v.v

Một số kế hoạch, chương trình công tác tại UBND phường 5

+ Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 15 tháng 02 năm 2021 của UBND phường 5 về

Tổ chức vận động các nguồn quỹ tự nguyện trong dân năm 2021

+ Kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 15 tháng 01 năm 2021 của UBND phường 5 vềChỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng – an ninh năm2021

+ Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 27 tháng 01 năm 2021 của UBND phường 5 về

Thực hiện công tác cải cách hành chính trên địa bàn Quận 8 năm 2021.

+ Kế hoạch số 258/KH-UBND ngày 15 tháng 12 năm 2020 của UBND phường 5

về Phát triển kinh tế - xã hội năm 2021

- Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khốilượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuầnthường được ghi cụ thể thành biểu bảng Trong đó có các cột đứng, các cột ngang đểghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm thamgia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết

- Văn phòng UBND phường 5 xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ căn cứ vào:

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND phường+ Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước;

+ Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND quận;

+ Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình;+ Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp;

+ Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác nhưnông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an;

- Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch công tác

Bước 1: Nghiên cứu các căn cứ để xây dựng bản dự thảo chương trình công tác Bước 2: Văn phòng gửi bản dự thảo đến bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp Bước 3: Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, văn phòng hoàn chỉnh bản

dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt, ban hành

Bước 4: Gửi chương trình công tác chính thức tới tất cả các phòng ban, đơn vị, cá

nhân để thực hiện

- Thời gian xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ

+ Chương trình công tác năm sau của UBND phường thường được ban hành từtháng 10 năm trước

+ Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quýtrước

+ Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước.+ Lịch công tác tuần sau được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước

 Lịch công tác tuần của UBND phường 5 (Phụ lục I)

 Kết quả thực hiện

*Ưu điểm

Văn phòng UBND phường 5 đã thực hiện tốt công tác xây dựng chương trình kếhoạch công tác cho UBND phường 5 Các chương trình kế hoạch, lịch công tác đềuđược xây dựng sát với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra và được ban hành đúng thời gianquy định đảm bảo tiến độ thực hiện công việc cho các cán bộ và phòng ban có liênquan

*Hạn chế

- Đôi khi vì chạy theo thành tích mà các đơn vị thực hiện chương trình công tác

chỉ đảm bảo số lượng mà không đảm bảo chất lượng

- Cách trình bày lịch công tác tuần còn sơ sài, không nêu bật được nhiệm vụ cụ

thể, cách trình bày không khoa học

- Thiếu sự kiểm tra, rà soát, điều chỉnh chương trình làm cho chương trình thiếu

tính khả thi

2.1.3 Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp thông tin các đơn

vị chuyên môn

Hằng ngày, UBND phường 5 tiếp nhận và phân phối rất nhiều thông tin khác nhau

Vì vậy, việc thu thập, tổng hợp, báo cáo lãnh đạo và cung cấp thông tin cho các bộphận chuyên môn rất quan trọng

Văn phòng UBND phường sẽ có trách nhiệm giúp UBND phường tổ chức công tácthông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình cácmặt công tác của địa phương Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vàocác nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninhquốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và cácbiến động trong địa phương

 Quy trình tổ chức công tác thông tin ở UBND phường 5

Hình 2.1 - Quy trình tổ chức công tác thông tin ở UBND Phường 5 Quận 8

Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin thì trước tiên phải xác định xem vănphòng cần những loại thông tin nào Cần phải xác định những thông tin nào sẽ giúp íchcho công việc và những thông tin nào có thể ảnh hưởng xấu đến Ủy ban, thông tin nàocần phải báo gấp cho lãnh đạo Trên thực tế, không phải thông tin nào cũng có giá trịnhư nhau, vì vậy phải biết sàng lọc, lựa chọn những thông tin có giá trị, loại bỏ nhữngthông tin trùng lập để tránh tình trạng chồng chéo thông tin, làm ảnh hưởng đến quátrình giải quyết công việc

Hiện nay, thông tin ở UBND phường 5 được thu thập từ 2 nguồn chính là: thôngtin nội bộ và thông tin bên ngoài

Thông tin nội bộ bao gồm các nguồn thông tin từ cán bộ, công chức trong UBND

Thu nhận được nhiều thông tin là quý Nhưng để bảo đảm độ tin cậy, văn phòngUBND phường phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xácđịnh nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin

Ở văn phòng UBND phường 5, thông tin được phân loại theo từng lĩnh vực hoạtđộng như:

- Thông tin có nội dung về kinh tế - tài chính

- Thông tin có nội dung về quản lý xây dựng, đất đai và đô thị

- Thông tin có nội dung về an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội

- Thông tin có nội dung về văn hóa – xã hội

Sau khi thông tin đã qua xử lý và được lãnh đạo phê duyệt, nhân viên văn phòng

có trách nhiệm cung cấp và phổ biến thông tin đến các cá nhân, bộ phận thông qua vănbản, điện thoại, email…Tất cả những thông tin này sẽ được lưu trữ dưới các hình thứcnhư: văn bản, lưu trên máy tính

 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin

 Thông tin phải phù hợp: Thông tin rất phong phú, phức tạp và được tạo ra từ

nhiều nguồn, nhiều loại hình thức khác nhau Do đó cần bảo đảm sự phù hợp củacác thông tin với yêu cầu thu thập, phục vụ cho công tác quản lý của từng tổ chức

 Thông tin phải chính xác: Thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích,

đánh giá tình hình do đó phải bảo đảm tính chính xác của thông tin Nếu thông tin sailệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm,gây hậu quả xấu

 Thông tin phải đầy đủ: Thông tin đầy đủ mới mô tả chọn vẹn được sự vật, hiện

tượng, quá trình Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý nhận biết sai hiệntượng, sự vật

 Thông tin phải kịp thời: Thông tin không kịp thời thì sẽ không có giá trị trong

việc ra quyết định, nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đểu chạy đua để tìm kiếmthông tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng

 Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp: Thông tin không chỉ đòi hỏi đầy

đủ về lượng mà còn phải được xây dựng theo hệ thống có logic Cung cấp thông tin có

hệ thống, mang tính tổng hợp, giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chiphí

 Thông tin đơn giản, dễ hiểu: Để tránh hiểu sai, hiểu lầm, dẫn đến làm sai, thông

tin phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, mạch lạc, dễ nhỡ Trong trường hợp sử dụng cácthông tin chuyên môn, kỹ thuật cần phải giải thích rõ ràng, ghi chú đầy đủ

 Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật : Đối với những thông tin thuộc phạm

vi bí mật cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về bảo vệ bí mật của Nhà nước trongcác khâu của công tác thông tin

 Thông tin đảm bảo tính hiệu quả: Yêu cầu này đòi hỏi không phải tổ chức công

tác thông tin với bất kỳ giá nào mà phải dựa vào yêu cầu cần thiết để khai thác về sốlượng, chất lượng, chủng loại và thời gian Việc trang bị máy móc, thiết bị hiện đạicho công tác thông tin phải được cân nhắc, ,giữa nhu cầu với khả năng sử dụng, giữakết quả mang lại và chi phí bỏ ra để tránh lãng phí

 Chế độ thông tin báo cáo

Lãnh đạo cơ quan UBND phường, Công chức văn phòng thống kê chịu tráchnhiệm toàn diện về các mặt công tác thuộc ngành, lĩnh vực, phạm vi mình phụ trách vàthực hiện chế độ báo cáo theo quy định UBND phường:

Báo cáo hàng tháng gửi lên văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy ban nhân dânphường trước ngày 20 hàng tháng

Báo cáo quý và 6 tháng gửi đến văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và Ủy ban nhândân phường trước ngày 20 của tháng cuối quý

Vào mỗi đầu tháng, Thường trực Hội Đồng Nhân Dân họp và nghe công chức vănphòng thống kê UBND tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tháng vàchủ tịch UBND phường dự kiến công tác tháng mới

Thường trực Ủy ban nhân dân họp với trưởng các đoàn thể nhân dân để thông báotình hình kinh tế xã hội của toàn phường trong quý từ ngày 20 đến ngày 25 tháng cuốicủa quý Cứ 10 ngày một lần trong tháng thì Thường trực UBND phường họp vớithường trực HĐND phường để thông báo cho nhau về việc thực hiện nghị quyết củaHội đồng nhân dân trong thời gian đó

- Văn phòng truyền thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận trong thời giannhanh nhất, việc lưu trữ thông tin tương đối đầy đủ và có hệ thống và đã ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác thông tin để đảm bảo thông tin được cập nhật nhanhchóng, đơn giản hóa việc chuyển thông tin cho các đối tượng tiếp nhận ở xa, và gópphần làm cho công tác lưu trữ trở nên gọn nhẹ, bảo mật nhưng vẫn dễ dàng tìm kiếmkhi cần.

- Mặc dù văn phòng đã trang bị máy tính kết nối mạng Internet nhưng đôi khi máytính hỏng, hoặc virut làm mất thông tin

- Thông tin thu thập được thỉnh thoảng chưa phân loại nên dẫn đến tình trạng bịtrùng lặp

2.1.4 Nghiệp cụ quản trị nhân sự

 Công tác tuyển dụng

Tuyển dụng nhân sự là một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ quản trị nhân sự.Trong quá trình hoạt động, nguồn nhân lực của cơ quan có thể chuyển đổi liên tục vìnhiều lý do dẫn đến một hoặc nhiều vị trí trong cơ quan sẽ bị bỏ trống Trong trườnghợp đó, cần phải có công tác tuyển dụng để đảm bảo duy trì đầy đủ nguồn nhân lựccho cơ quan, tránh để công việc bị trì hoãn ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của cơquan

- Hình thức thi tuyển:

+ Vòng 1: Thi trắc nghiệm được thực hiện bằng hình thức thi trên máy vi tính.Trường hợp cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức không có điềukiện tổ chức thi trên máy tính thì thi trắc nghiệm trên giấy

+ Vòng 2: Thi môn nghiệp vụ chuyên ngành

 Công tác đào tạo, bồi dưỡng

- Đào tạo, bồi dưỡng phải căn cứ vào tiêu chuẩn ngạch công chức, tiêu chuẩn chứcdanh nghề nghiệp viên chức; tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; vị trí việc làm; gắnvới công tác sử dụng, quản lý cán bộ, công chức, viên chức, phù hợp với kế hoạch đàotạo, bồi dưỡng và nhu cầu xây dựng, phát triển nguồn nhân lực của cơ quan, đơn vị

- Thực hiện phân công, phân cấp trong tổ chức bồi dưỡng theo tiêu chuẩn ngạchcông chức, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức, tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo,quản lý; kết hợp phân công và cạnh tranh trong tổ chức bồi dưỡng theo yêu cầu của vịtrí việc làm

- Đề cao ý thức tự học và việc lựa chọn chương trình bồi dưỡng theo yêu cầu vị tríviệc làm của cán bộ, công chức, viên chức

- Bảo đảm công khai, minh bạch, hiệu quả

 Những tiêu chí đánh giá nhân sự

- Chấp hành đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhànước

- Phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc

- Năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ

- Tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ

- Thái độ phục vụ nhân dân

 Tình hình sử dụng lao động ở UBND phường 5

UBND phường 5 có 34 cán bộ, công chức và 6 nhân viên hợp đồng Trong đó:

2.1.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong văn phòng

Hiện tại Phường 5 đã xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVNISO 9001:2008 và thực hiện chuyển đổi sang Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2015; các thủ tục hành chính được rà soát, công khai để thuận tiện chongười dân đến liên hệ công tác; thủ tục hành chính đã được minh bạch, đơn giản hoá gópphần tích cực vào việc giảm bớt phiền hà trong giải quyết công việc của công dân, tổchức, doanh nghiệp

 Một số quy trình ISO được ứng dụng trong UBND phường 5

- Quy trình thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

- Quy trình thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

- Quy trình thủ tục chứng thực di chúc

- Quy trình thủ tục chứng thực chữ ký

 Việc áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO nhằm

- Giúp việc thực hiện công tác cải cách hành chính đạt được hiệu quả cao, hạn chếnạn quan liêu, tham nhũng

- Nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức khi thực thi nhiệm vụ, nhu cầugiải quyết các thủ tục hành chính tại UBND

- Đồng bộ, thống nhất giữa các bộ phận, tạo mối liên kết chặt chẽ trong quá trìnhtrao đổi các dữ liệu liên quan đến các thủ tục hành chính.

2.1.6 Soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND Phường 5 phần lớn do côngchức văn phòng thống kê soạn thảo Riêng những văn bản chuyên ngành như quân sự,thương binh xã hội,…do công chức chuyên môn soạn thảo sau đó văn thư kiểm tra thểthức và trình ký

Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND Phường thường soạn thảo và banhành bao gồm

+ Văn bản hành chính có tên loại: Quyết định, Quy chế, Quy định, thông báo,Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, hợp đồng, Bản camkết, bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép,Phiếu gửi, Phiếu chuyển

+ Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: Công văn, thư công

Qua báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2020, phươnghướng nhiệm vụ công tác năm 2021 của văn phòng, trong năm 2020 Văn phòng đãtham mưu cho lãnh đạo ban hành 46.180 văn bản

Xem số lượng văn bản ban hành năm 2020 tại: Phụ lục II

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBNDPhường 5 đã đảm bảo được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ/CP ngày 05/3/2020của Chính phủ về công tác văn thư Các văn bản được soạn thảo đảm bảo thống nhấtvới nhau về thể thức và cách trình bày

Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trìnhsoạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng UBND Phường 5 bao gồm các bước sau:

Hình 2.2 - Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi công chức Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải:

- Xác định mục đích của văn bản: Văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì

- Xác định nội dung, tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xácđịnh biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo

- Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản

- Xác định đối tượng nhận văn bản

- Tổng hợp thông tin, lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏnhững thông tin không cần thiết, trùng lặp

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Dựa trên những thông tin đã thu thập và xử lý, công chức văn phòng tiến hànhtrình bày, sắp xếp các thông tin theo đúng thể thức và kỹ thuật theo quy định

Văn bản được soạn thảo phải đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bảncủa Nghị định 30/2020/NĐ/CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan,Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cánhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

- Bản thảo do Chủ tịch UBND Phường hoặc 02 Phó Chủ tịch UBND Phường phêduyệt

- Bản thảo văn bản được duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày

- Trong trường hợp cần chỉnh sửa thì lãnh đạo sẽ sửa trực tiếp lên bản thảo sau đóđưa lại cho người soạn thảo tiến hành sửa theo yêu cầu Sau đó trình lãnh đạo xem xétlại

- Trong trường hợp văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến nội dung sau:duyệt, ngày duyệt, chữ ký người duyệt Vị trí ghi ở lề trái, dưới số ký hiệu văn bản

- Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, Nhân bản

- Bản thảo sau khi duyệt được đánh máy, nhân bản tại cơ quan, tuyệt đối khôngđược đánh máy, nhân bản ở ngoài cơ quan

- Việc đánh máy phải đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

+ Đánh máy, nhân bản đúng số lượng quy định

+ Giữ gìn bí mật nội dung và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quyđịnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo

Cán bộ Văn phòng - Thống kê là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tracông tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủtục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việccủa cơ quan.

Chủ tịch UBND Phường ký tất cả các văn bản do UBND Phường ban hành Cáctrường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thay mặt (phải ghi TM.).Việc ký ban hành cácvăn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Mục II Chương II của Nghị định số30/2020/NĐ-CP, trong đó:

a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùngcác loại mực dễ phai

b) Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hình ảnhchữ ký số thực hiện theo Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thựchiện các công việc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu vàngày, tháng, năm của văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký vào sổ công văn đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đãlàm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất làngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tạivăn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo

Bảng 2.1 - Thống kê số liệu một số văn bản hành chính được ban hành

- Về thể thức: thực hiện theo đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ/CP ngày05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, văn bản được soạn thảo của UBNDPhường 5 đảm bảo đầy đủ 9 thành phần thể thức văn bản: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản; Số, kí hiệu của văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban hànhvăn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; Quyền hạn, chức

vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận Đa

số các văn bản được trình bày sạch đẹp, các thành phần thể thức được tuân thủ theođúng quy định

- Về nội dung: các văn bản có nội dung phù hợp với quy định pháp luật và chủtrương của cơ quan nhà nước cấp trên

- Về thẩm quyền: thẩm quyền ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quyđịnh của Luật ban hành

- Cán bộ phụ trách văn thư lưu trữ được qua đào tạo, thực hiện đúng theo quy địnhcủa của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nên kiểm travăn bản trước khi ban hành, góp phần hạn chế rất nhiều việc ban hành văn bản bị saithể thức

- Ủy ban được trang bị khá đầy đủ các trang thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốtcho công tác văn phòng, công tác văn thư: Máy photo, máy vi tính, máy in,…

- Hiện tại, mặc dù đã có quy định việc soạn thảo văn bản phải tuân theo Nghị định30/2020/NĐ/CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư nhưng một số cán

bộ vẫn còn có thói quen soạn thảo văn bản theo quy định của Thông tư liên tịch số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính

- Đôi khi, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mànhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh

- Một số cán bộ, công chức do lớn tuổi nên việc soạn thảo các văn bản trên máytính chưa thành thạo, đặc biệt là việc sử dụng bộ phần mềm Office giữa các phiên bảnnhư 2013, 2010,2016, còn nhiều lúng túng, việc cập nhật văn bản còn chậm

Xem mẫu văn bản UBND ban hành tại: Phụ lục III

2.1.7 Nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư của UBND phường 5 được xây dựng theo mô hình tập trung.Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụ trách Cán bộ văn thưchịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu.Tất cả văn bản đến, văn bản đi đều phải qua bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và banhành (đối với văn bản đi) hoặc chuyển giao đến các đơn vị (đối với văn bản đến)

Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND phường 5được đảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời,chính xác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Qua khảo sát thực tế nhận thấy rằng, hiện nay phần lớn các văn bản đi và văn bảnđến tại UBND Phường 5 đều được quản lý trên hệ thống mạng theo Quyết địnhsố: 4556/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban nhân dân Thành phố HồChí Minh về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ công việc qua mạng tại Thành phố Hồ Chí Minh Số ít những văn bản bằng giấy gửiđến UBND phường 5 chủ yếu là từ các cơ quan chưa áp dụng hệ thống quản lý vănbản qua mạng và riêng đối với các văn bản mật thì được gửi trực tiếp bằng văn bảngiấy đến bộ phận văn thư của cơ quan

2.1.7.1 Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến tại UBND phường 5 được quản lý theo quy trình sau:

Hình 2.3 - Quy trình quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Đối với văn bản giấy được chuyển trực tiếp đến cơ quan:

- Văn bản được giao trực tiếp cho văn thư, trường hợp văn thư đi vắng thì văn bản

sẽ được tổng hợp tại bàn làm việc của văn thư Khi tiếp nhận văn bản, văn thư thực hiện việc kiểm tra xem tình trạng phong bì còn nguyên vẹn hay không

- Đối với văn bản được gửi trực tiếp cho UBND phường thì văn thư thực hiện việcbóc bì văn bản, sau đó sẽ đối chiếu số kí hiệu của văn bản với số kí hiệu của phong bìxem có đúng hay không Việc bóc bì phải đảm bảo không làm hư hại văn bản, bỏ sótvăn bản trong bì và làm mất số, kí hiệu của văn bản Những bì có đóng dấu mực độkhẩn phải được ưu tiên bóc trước Riêng đối với các văn bản mật và các văn bản gửitrục tiếp cho cá nhân, đoàn thể tại UBND phường 5 thì văn thư sẽ chuyển trực tiếp vănbản đến người nhận mà không thực hiện việc bóc bì

- Sau khi thực hiện việc bóc bì văn bản, văn thư sẽ tiến hành đóng dấu “Đến” chovăn bản và thực hiện việc ghi số đến và ngày đến Dấu “Đến” tại UBND phường 5được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những

văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảnggiấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Hình 2.4 - Dấu “Đến” tại UBND Phường 5

Đối với văn bản tiếp nhận qua hệ thống mạng:

Tất cả văn bản đến được chuyển đến hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc

sẽ được tổng hợp tại tài khoản trên hệ thống của văn thư Khi tiếp nhận văn bản đến từ

hệ thống, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếuphát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết

Đối với những văn bản tiếp nhận trên hệ thống thì văn thư không thực hiện thaotác đóng dấu đến cho văn bản Khi văn thư thực hiện thao tác tiếp nhận văn bản thì hệthống sẽ tự động cập nhật số đến cho văn bản Số đến của văn bản được lấy liên tiếptheo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bảngiấy và văn bản điện tử

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến tại UBND phường 5 đều được đăng ký trên hệ thống Tất cả văn bản đến được cập nhật tự động vào sổ văn bản đến trên hệ thống vớinhững thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; cơquan ban hành, tên loại và trích yếu nội dung

Hình 2.5 - Nội dung sổ đăng ký văn bản đến trên hệ thống tại UBND Phường 5

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Đối với văn bản giấy được gửi trực tiếp đến UBND Phường:

Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư sẽ trình văn bản cho Chủ tịch UBNDphường phê duyệt Trường hợp Chủ tịch UBND phường đi công tác, chuyển Phó Chủtịch UBND phường theo sự phân công của Chủ tịch UBND phường để chỉ đạo xử lý.Khi lãnh đạo xem xét và phê duyệt xong thì lãnh đạo sẽ ghi ý kiến phân phối cho các

bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết tại mục “chuyển” Sau đó văn bản sẽ đượcgửi lại bộ phận văn thư, và văn thư có nhiệm vụ chuyển văn bản đến các bộ phận đượcyêu cầu để giải quyết Trường hợp đặc biệt không thể chuyển được thì đầu giờ làmviệc của ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước

Trường hợp các văn bản có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, sau khi có ý kiếnchỉ đạo của người có thẩm quyền, bộ phận văn thư phải khẩn trương hoàn thành cácthủ tục đăng ký và chuyển ngay đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.Trường hợp người liên quan trực tiếp không có mặt tại cơ quan thì phải gọi điện thôngbáo cho cá nhân đó biết về nội dung văn bản, mức độ khẩn và thời gian cụ thể

Đối với văn bản được gửi qua hệ thống:

Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyếttrên Hệ thống

Chủ tịch UBND phường có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đếntrên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiếnchỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc

cá nhân được giao giải quyết Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì

văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấyđến đơn vị hoặc cá nhân được Chủ tịch UBND phường giao chủ trì giải quyết.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Chủ tịch phường có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Phó chủtịch phường được giao chỉ đạo những văn bản đến theo sự ủy nhiệm Chủ tịch phường

và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Căn cứ nội dung văn bản đến, Chủ tịch, Phó Chủ tịch phường giao cho các đơn vịhoặc cá nhân giải quyết Người đứng đầu các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiêncứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định của cơ quan, tổ chức gửi văn bản.Trường hợp văn bản đến không yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyếtkhông quá 15 ngày làm việc

Tính từ 01/01/2021 đến 15/5/2021 UBND phường 5 đã tiếp nhận 1532 văn bảnđến từ UBND Quận 8, các phòng ban UBND Quận và các đơn vị khác gửi đến Sốlượng, tên loại cụ thể như sau:

Hình 2.6 - Thống kê số lượng văn bản đến tại UBND phường 5 trong 5 tháng đầu

năm 2021

Nhìn vào số liệu trên, ta thấy rằng phần lớn các văn bản được gửi đến UBNDphường 5 là công văn, kế hoạch, phiếu chuyển, quyết định, thông báo, báo cáo…Trong đó, số lượng văn bản đến cao nhất là công văn (531 văn bản) chiếm 34,7%Việc giải quyết văn bản tại UBND phường 5 đảm bảo được thực hiện tốt Không

có văn bản nào quá hạn xử lý và trễ hạn Tất cả văn bản đều đảm bảo thực hiện đúngtiến độ nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc được thuận lợi hơn

Qua khảo sát thực tế tại UBND phường 5, nhận thấy rằng việc quản lý văn bản đến

giao văn bản đến chưa được cán bộ văn thư chú trọng, do phạm vi hoạt động tương đốirộng, số lượng văn bản tiếp nhận khá nhiều nên rất dễ gây khó khăn cho cán bộ vănthư trong việc theo dõi, đôn đốc cá nhân, đơn vị giải quyết công việc.

2.1.7.2 Quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi của UBND phường 5 đều được quản lý theo quy trình sau

Hình 2.7 - Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thựchiện công việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo ngay chongười có trách nhiệm giải quyết

Văn thư thực hiện ghi số, ngày tháng năm cho văn bản:

- Số của văn bản được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kếtthúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Việc ghi số cho văn bản hành chính tại UBND phường 5 được thực hiện theo 1

hệ thống số riêng theo từng tên loại Cụ thể như: kế hoạch, báo cáo, quyết định, côngvăn,…đều được đánh số theo hệ thống số riêng Văn bản mật đi được đăng ký vào một

số và một hệ thống số riêng

- Ngày, tháng, năm của văn bản chính là ngày, tháng, năm mà văn bản được banhành

Đối với các văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằngchức năng của Hệ thống.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Tất cả văn bản phát hành được cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như

số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận vànhững thông tin khác

Hình 2.8 - Nội dung sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thống tại UBND Phường 5

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn (đối với văn bản giấy), Ký số cơ quan (đối với văn bản điện tử)

Số lượng văn bản đi được văn thư nhân bản đúng với số lượng xác định ở phần nơinhận của văn bản

Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thihành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản

chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóngdấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn: Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa

tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc đóng dấucác độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quyđịnh tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫnthực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháplệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngàyvăn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản khẩn phảiđược phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản

Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quyđịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận

Sau khi đăng ký đầy đủ các thông tin vào sổ văn thư sẽ tiến hành scan văn bản cóchữ ký của lãnh đạo cơ quan sau đó đưa lên hệ thống và chuyển đến cơ quan đơn vịtiếp nhận

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

+ Văn thư của cơ quan, đơn vị phát hành văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếpnhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng phát hành

+ Chuyên viên chủ trì có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơquan, đơn vị mình phát hành

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếptheo thứ tự đăng ký, bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc

Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhànước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản trong căp, hộp Tuyệt đối không đượcmang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnhđạo

Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư

có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính

Song song với việc quản lý văn bản đi trên hệ thống thì văn thư UBND phường 5vẫn sử dụng sổ theo dõi văn bản đi để theo dõi văn bản và giải quyết công việc Dophần lớn việc quản lý văn bản đều được thực hiện trên hệ thống nên nội dung của sổtheo dõi văn bản đi cũng phần nào được đơn giản hóa so với quy định

Hình 2.9 - Bên ngoài sổ theo dõi văn bản đi

Hình 2.10 - Bên trong sổ theo dõi văn bản đi

Tính từ 01/01/2021 đến 15/5/2021 UBND phường 5 đã ban hành 18.295 văn bảncho hoạt động tổ chức, quản lý, và giải quyết công việc Cụ thể như sau:

Hình 2.11 - Số lượng văn bản đi tại UBND Phường 5

Nhìn vào bảng số liệu ta thấy rằng Các loại văn bản được cơ quan ban hành với sốlượng lớn cụ thể như: 4447 Công văn (chiếm 24.3%) , 4168 Phiếu chuyển (chiếm22.7%), 3612 Quyết định (chiếm 19.7%) , 2539 Báo cáo (chiếm 14%), 1075 Kế hoạch(chiếm 5.9%) Bên cạnh đó số lượng văn bản đi tại UBND Phường 5 chưa được xử lýchiếm số lượng 737 văn bản trong tổng 18.295 văn bản (Chiếm 4%), phần lớn là phiếuchuyển chiếm số lượng 657 văn bản trong tổng số 737 văn bản chưa xử lý (chiếm89.1%)

Nhìn chung, công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến tại UBND phần lớn đượcthực hiện trên hệ thống mạng Nhờ áp dụng phần mềm nên tất cả các phòng ban, đơn

vị, cá nhân đều được tiếp cận văn bản một cách nhanh nhất để có thể giải quyết côngviệc tốt hơn, tạo điều kiện tiết giảm chi phí thường xuyên gửi, nhận, xử lý và lưu trữcác văn bản, tài liệu dạng bản giấy trong hoạt động của các đơn vị Bên cạnh đó cũnggóp phần giúp cho công tác quản lý văn bản trở nên khoa học, nhanh gọn, giúp cholãnh đạo cơ quan nhanh chóng nắm bắt tình hình và giải quyết kịp thời trong nhữngtrường hợp khẩn cấp

2.1.7.3 Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu

UBND phường 5 quản lý và sử dụng con dấu tuân thủ theo Nghị định99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 về quản lý và sử dụng con dấu

 Các mẫu dấu tại cơ quan:

- Dấu cơ quan

Hình 2.12 - Các loại con dấu tại UBND Phường 5

UBND phường 5 giao dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên lãnh đạo, dấu chứngthực, dấu bản sao và dấu ngày tháng năm cho cô Trần Thị Bạch Phượng - Công chứcvăn phòng thống kê quản lý và sử dụng tại cơ quan, cụ thể là tại bộ phận một cửa - tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả Do đây là bộ phận tiếp dân, nơi tiếp nhận và giải quyết cácvấn đề sao y, chứng thực các loại hồ sơ nên việc sử dụng con dấu được sử dụng