Khóa luận tốt nghiệp ủy ban nhân dân quận 8, quản trị văn phòng

Hoạt động văn phòng UBNDPhường 5 với các nghiệp vụ: văn thư, lưu trữ, soạn thảo, xây dựng chương trình kếhoạch,…đã góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của -

VỎ THỊ NGỌC ÁNH

TÊN ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2021

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

VỎ THỊ NGỌC ÁNH

TÊN ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI

UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 QUẬN 8

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN: ThS KIỀU THỊ HỒNG HÀ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 6 NĂM 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu và kết quả nghiên cứu nêu trong khóa luận là trung thực, được các đồng tác giả cho phép sử dụng và chưa từng được công bố trong bất kì một công trình nào khác.

Tác giả khóa luận

Vỏ Thị Ngọc Ánh

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên em xin cảm ơn tới quý thầy cô khoa Thư viện - Văn phòng

đã tận tụy truyền đạt cho sinh viên những kiến thức bổ ích về chuyên ngành trongsuốt 4 năm học vừa qua

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến các anh chị đang làm việc tại UBND Phường

5 Quận 8 - Đặc biệt là chị Hoàng Ngọc Thanh Trúc (Công chức Văn hóa - Xã hội),chị Trần Thị Minh Tâm (Cán bộ văn thư, lưu trữ), cô Trần Thị Bạch Phượng (Côngchức Văn phòng - Thống kê) đã tận tình chỉ dạy, hướng dẫn, giúp đỡ em tiếp thu vàthực hành thực tế những nghiệp vụ mà em đã được học, bên cạnh đó cũng cung cấpcho em rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành được bài khóa luận tốt nghiệpnày

Đặc biệt, hơn hết em xin cám ơn cô Hoàng Thị Phương Thúy, người đã nhiệttình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Do điều kiện thời gian hoàn thành khóa luận có hạn và khả năng nghiên cứucũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên khóa luận sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót Hy vọng bài khóa luận sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo của cácthầy cô để em có điều kiện bổ sung, hoàn thiện tốt hơn bài khóa luận, đồng thời tíchlũy, nâng cao kiến thức của bản thân

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA i

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

DANH MỤC BẢNG 6

PHẦN MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG UBND CẤP PHƯỜNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng 10

1.1.1 Khái niệm văn phòng 10

1.1.2 Chức năng văn phòng 12

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 14

1.1.4 Vai trò của văn phòng 16

1.1.5 Vị trí và mối quan hệ của văn phòng trong cơ quan đơn vị 16

1.2 Lý luận chung về quản trị văn phòng 17

1.2.1 Khái niệm quản trị văn phòng 17

1.2.2 Chức năng của quản trị văn phòng 17

1.2.3 Vai trò của quản trị văn phòng 19

1.3 Các nghiệp vụ quản trị văn phòng 20

1.3.1 Nghiệp vụ xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan doanh nghiệp 20

1.3.2 Nghiệp vụ công tác soạn thảo văn bản 23

1.3.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 26

1.3.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 34

1.3.5 Nghiệp vụ tổ chức hội họp, hội nghị trong cơ quan tổ chức 37

Tiểu kết chương 1 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG 5 QUẬN 8 2.1 Giới thiệu khái quát về Ủy ban nhân dân Phường 5 40

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Phường 5 41

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Phường 5 43

2.1.3 Tình hình sử dụng lao động ở UBND Phường 5 43

2.1.4 Điều kiện làm việc 44

2.2 Giới thiệu khái quát về văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường 5 46

2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường 5 46

2.2.2 Nhân sự văn phòng Ủy ban nhân dân Phường 5 48

2.3 Thực trạng các hoạt động nghiệp vụ văn phòng UBND Phường 5 49

2.3.1 Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 49

2.3.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 52

2.3.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 57

2.3.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 71

2.3.5 Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị 73

2.4 Nhận xét 77

2.4.1 Ưu điểm 77

2.4.2 Hạn chế 80

2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 84

Tiểu kết chương 2 85

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 5 3.1 Cơ sở đưa ra giải pháp 86

3.1.1 Cơ sở lý luận 86

3.1.2 Cơ sở pháp lý 86

3.1.3 Cơ sở thực tiễn 86

3.2 Phương hướng hoạt động của UBND Phường 5 trong công tác văn phòng 87

3.3 Yêu cầu và mục tiêu của giải pháp 87

3.4 Một số giải pháp được đề xuất 88

3.4.1 Về phía ban lãnh đạo 88

3.4.2 Về nhân sự 90

3.4.3 Đầu tư vào trang thiết bị, môi trường làm việc và ứng dụng công nghệ thông thông tin trong quản lý 92

3.4.4 Hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng 93

Tiểu kết chương 3 105

KẾT LUẬN 106

TÀI LIỆU THAM KHẢO 107 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

4 LĐTB&XH Lao động thương binh & xã hội

DANH MỤC HÌNH ẢNH

2 Hình 1.2 Quy trình quản lý văn bản đi 29

6 Hình 2.3 Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Phường 5 53

7 Hình 2.4 Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND Phường 5 57

9 Hình 2.6 Nội dung sổ đăng ký văn bản đến trên hệ thống tại

UBND Phường 5

59

10 Hình 2.7 Thống kê số lượng văn bản đến tại UBND Phường

5 trong 5 tháng đầu năm 2021

61

11 Hình 2.8 Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND Phường 5 62

12 Hình 2.9 Nội dung sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thống tại

UBND Phường 5

63

13 Hình 2.10 Dấu cơ quan được đóng trên văn bản 64

14 Hình 2.11 Bên ngoài sổ theo dõi văn bản đi 66

15 Hình 2.12 Bên trong sổ theo dõi văn bản đi 66

16 Hình 2.13 Số lượng văn bản đi tại UBND Phường 5 67

18 Hình 2.15 Hồ sơ được cán bộ lập và lưu tại nơi làm việc 71

19 Hình 2.16 Quy trình tổ chức hội họp tại UBND Phường 5 73

Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nước thì vấn đề nângcao năng lực quản lý nhà nước ở UBND cấp phường - cơ quan hành chính nhà nước

ở địa phương là một tất yếu khách quan

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơquan Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắclực của lãnh đạo Trong tổ chức bộ máy nhà nước, văn phòng - dù ở cấp nào haylĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lýcủa Nhà nước, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nước phù hợp với

xu hướng chung của thời đại

Uỷ ban nhân dân Phường 5 là một trong 16 đơn vị hành chính của Quận 8 Thành phố Hồ Chí Minh, được đưa vào hoạt động chính thức từ 1987 đến nay.Văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường 5 đóng vai trò rất quan trọng trong việctham mưu tổng hợp, giúp việc Uỷ ban nhân dân Phường 5, Chủ tịch Uỷ ban nhândân Phường 5 chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảmbảo quốc phòng, an ninh trên địa bàn Phường 5 Hoạt động văn phòng UBNDPhường 5 với các nghiệp vụ: văn thư, lưu trữ, soạn thảo, xây dựng chương trình kếhoạch,…đã góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của

-cơ quan Nhà nước cấp phường, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhândân và Nhà nước

Qua quá trình thực tập tại Uỷ ban nhân dân Phường 5, em đã nhận thức được vaitrò quan trọng của văn phòng đối với sự thành công và phát triển của cơ quan quản

lý Nhà nước địa phương Trên thực tế, có rất nhiều bài nghiên cứu về lý luận vănphòng, tuy nhiên vẫn chưa có nghiên cứu nào nói về hoạt động quản trị văn phòng

tại Uỷ ban nhân dân Phường 5 Quận 8 Do đó em mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện nghiệp vụ quản trị văn phòng tại Uỷ ban nhân dân Phường 5 Quận 8” để

nghiên cứu Trước hết là để em có dịp tìm hiểu sâu hơn về các kiến thức chuyênmôn đã được học và có thể áp dụng vào thực tiễn công việc Sau đó là em mongmuốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi hơn để công tác quản trị văn phòngtại Uỷ ban nhân dân Phường 5 ngày càng được nâng cao hơn và hiệu quả hơn

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận này được viết nhằm nghiên cứu những vấn đề sau:

- Xây dựng các lý luận về văn phòng và nghiệp vụ quản trị văn phòng trongUBND cấp phường

- Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị văn phòng và đưa ra các thành tựu đãđạt được cũng như hạn chế mà Uỷ ban nhân dân Phường 5 Quận 8 cần khắc phục

- Đề ra một số giải pháp giải quyết các vấn đề còn hạn chế trong công tác quảntrị văn phòng nhằm nâng cao nghiệp vụ quản trị văn phòng

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Các nghiệp vụ quản trị văn phòng đang được áp dụngtại Uỷ ban nhân dân Phường 5 Quận 8

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Ủy ban nhân dân Phường 5 Quận 8

+ Về thời gian: Trong khoảng thời gian từ năm 2019 đến 5/2021

+ Về nội dung: Do thời gian nghiên cứu có hạn nên khóa luận chỉ tập trungnghiên cứu các nghiệp vụ sau:

- Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác;

- Nghiệp vụ công tác soạn thảo văn bản;

- Nghiệp vụ công tác văn thư;

- Nghiệp vụ công tác lưu trữ;

- Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp, hội nghị

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Chủ yếu nghiên cứu giáo trình và tài liệu liênquan đến các khái niệm, các nội dung của đề tài nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Thu thập tài liệu, phân tích và tổng hợp tàiliệu, giáo trình, tài liệu tham khảo của Uỷ ban nhân dân về các nghiệp vụ QTVP

- Phương pháp quan sát: Trong quá trình làm việc tại Uỷ ban nhân dân Phường

5 Quận 8, quan sát những biểu hiện, cách thực hiện công việc của các các bộ, côngchức trong Uỷ ban nhân dân

- Phương pháp thống kê: Ghi chép các số liệu, kết quả hoạt động thực tế của Uỷban nhân dân Phường 5 Quận 8

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ

VĂN PHÒNG TẠI UBND CẤP PHƯỜNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chấtgiấy tờ (bàn giấy) Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với laođộng trực tiếp Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động của văn phòngvới hoạt động quản lý nói chung

Ở bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lýcũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạtthông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của banlãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn

vị, bộ phận đó được gọi là “văn phòng”

Tuy nhiên, trong thực tế có những quan điểm khác nhau về văn phòng như sau:

- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàngngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng Uỷ bannhân dân các cấp, văn phòng Bộ,…)

- Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ) VD: vănphòng Giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước,…

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnhđạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

Trong một thời gian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thựchiện những công việc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, cótính chất phục vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê,

kê, dọn” thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quátrình hội nhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hànhcủa tổ chức, là bộ mặt của tổ chức Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giảiquyết những công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà

một lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khác thì hiện nay văn phòng

là bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp Vănphòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục

vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy môlớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính Chính vìthế quản trị hành chính văn phòng được coi là một trong những nhiệm vụ quantrọng nhất để đảm bảo cho vị trí này

Các quan niệm trên đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng” Để

có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạtđộng diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị

Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội

bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt độngphân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điềuhành cơ quan đạt kết quả Đây là nội dung hoạt động rất đặc trưng của công tác vănphòng

Mặc khác, hoạt động của các cơ quan, đơn vị đều cần có các phương tiện vậtchất kỹ thuật cần thiết Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủtrưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phêduyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết

bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này.Như vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất

kỹ thuật và con người Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn

bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản

lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng, chúng ta

có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau:

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,

xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo

dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.”(Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, và Trần Phương Hiền., 2012, tr.9).

1.1.2 Chức năng văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy vănphòng có những chức năng sau đây:

1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tham mưu và tổng hợp

Tham mưu: là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải

quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ mộtcách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiềulĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọivấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏiphải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổnghợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác thammưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối vớichủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưutại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, vănphòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sửdụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thểlàm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếpthị, tài chính, kế toán…

Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính

trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũngnhư các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắmbắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theoquy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý,

kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới cácđơn vị theo quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của vănphòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan,doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có nhữngbiện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý.Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thểtách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể cócác biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý,phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả

sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin

và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thậptiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấpcho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau,cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạthiệu quả cao nhất

1.1.2.2 Chức năng trợ giúp, điều hành

Chức năng trợ giúp điều hành cho được coi là một trong những chức năng quantrọng nhất của văn phòng Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnhđạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện thôngqua các hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chứctiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tácvăn thư… Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đượclãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triểnkhai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đềphát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện phápđiều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về

cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng đểviệc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

1.1.2.3 Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưnhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiệnvật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan,đơn vị Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản

lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất Đó làchức năng hậu cần của văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năngquan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhaunhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan,đơn vị

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể Songtùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà vănphòng sẽ được giao những nhiệm vu khác nhau Các nhiệm vụ đó thường gồm:

- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch

công tác: Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việcthực hiện chương trình kế hoạch công tác đó Đồng thời văn phòng cũng phải trựctiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triểnkhai thực hiện

Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khácnhau xây dựng Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch côngtác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm mục tiêu chung của cơ quan

- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin: hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn

vị nào cũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết địnhđúng đắn Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnhđạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp

- đó chính là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các

thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại vănphòng Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của

cơ quan, đơn vị Vì vậy, văn phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưutrữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin

- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thựchiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnhđạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảovăn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quyđịnh của Nhà nước

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai tròcầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làmviệc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm chocác chuyến đi đạt kết quả cao nhất

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động,các trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô, yêu cầu cụ thể về các điều kiện vậtchất này tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan đơn vị Song vănphòng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị,quản lí sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả, duy trìhoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vịnói chung Tùy theo từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng

cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

1.1.4 Vai trò của văn phòng

Văn phòng trong cơ quan, tổ chức, đơn vị có vai trò là trợ thủ giúp cho thủtrưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thôngtin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn vị khác.Làm tốt công tác hành chính - văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quảcông việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũng như hiệu quả làm việc của cán bộ,công chức và của toàn cơ quan, đơn vị, thể hiện trên những điểm sau:

Một là, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vàonhững công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa học hơn, hiệuquả hơn

Hai là, bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịpnhàng trong cơ quan, đơn vị

Ba là, đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp luật, giữvững kỷ luật, kỷ cương

Bốn là, giữ được vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới,với các cơ quan đơn vị khác và với nhân dân

Năm là, bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng ngày của

cơ quan, đơn vị

1.1.5 Vị trí và mối quan hệ của văn phòng trong cơ quan đơn vị

Trong cơ quan đơn vị, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với các bộphận khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh Đây là bộ phần không thể thiếuđược của cơ quan

Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp nhất của lãnh đạo cơ quan, là “tai mắt”của lãnh đạo vì văn phòng là nơi có nguồn thông tin thường xuyên, đầy đủ, tin cậyphục vụ cho công tác quản lý điều hành cơ quan

Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với cơ quan khác, với các bộphận và công dân Và với ý nghĩa văn phòng là trụ sở làm việc thì thông qua vănphòng có thể thấy được tính chất trang nghiêm của công sở

Công tác văn phòng tồn tại ở tất cả các cơ quan đơn vị từ trung ương đến địaphương, ở mọi lĩnh vực hoạt động Nhưng về tổ chức bộ máy thì văn phòng không

tổ chức theo hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương Trong mỗi cơ quanđơn vị, lãnh đạo cơ quan chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của văn phòng Quan hệgiữa văn phòng với các bộ phận khác là quan hệ ngang cấp, văn phòng cùng phốihợp với các bộ phận chức năng khác để giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý cơquan, đơn vị

1.2 Lý luận chung về quản trị văn phòng

1.2.1 Khái niệm quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là lĩnh vực quản trị trong một cơ quan, đơn vị Để hiểu quảntrị văn phòng là gì cần xuất phát từ khái niệm quản trị là gì:

“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để thực hiện nhữngmục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.” (Nguyễn Hải Sản,

một cách có hiệu quả.” (Nguyễn Thành Độ và nnk., 2012, tr.14).

1.2.2 Chức năng của quản trị văn phòng

Công tác văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng Do vậy trên cơ

sở chức năng tổng quát của quản trị, có thể nêu những nội dung cơ bản của từngchức năng quản trị văn phòng như sau:

- Hoạch định các cuộc hội họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.

- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

- Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan

1.2.2.2 Chức năng tổ chức trong công tác văn phòng

Bất cứ khi nào và ở đâu, khi có một nhóm người cùng làm việc thì cũng cầnphải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng Mối quan hệ giữa họ được xác định:

ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai quyết định sẽ phải làm những gì Đó là những vấn đềcốt lõi của tổ chức

Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm hai nội dung cơ bản:

- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả,nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị

- Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vàonhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người

- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân

- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng

1.2.2.4 Chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác đểđạt được những mục tiêu đã đề ra Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao độngvăn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện được vai trò này,chánh văn phòng phải có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả

1.2.2.5 Chức năng kiểm tra

Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế, phương pháp để đảm bảo các hoạtđộng và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực của tổchức Trong quản trị văn phòng, kiểm tra là hoạt động có nội dung so sánh, đốichiếu giữa hiện trạng công tác văn phòng với các kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chếcông tác, quy trình làm việc, từ đó mà có những giải pháp uốn nắn sai lệch Kiểmtra bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quychế làm việc, quy trình công tác

- Kiểm tra công việc: Kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng cóthực hiện đúng theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã đề ra hay không

- Kiểm tra nhân sự: Xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giánăng lực của cán bộ nhân viên văn phòng

1.2.3 Vai trò của quản trị văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và nội dung của côngtác quản trị văn phòng, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận không thể thiếuđược trong mỗi cơ quan, đơn vị Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa cónội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị kháctrong cơ quan, đơn vị Văn phòng là “bộ nhớ” của thủ trưởng cơ quan, nếu vănphòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ “chạyđều”, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả Như vậy, tổ chức khoa họccông tác văn phòng sẽ có những lợi ích sau:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tảithông tin phục vụ hoạt động của đơn vị

- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị

- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, đơn vị

- Tiết kiệm chi phí

Tóm lại hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Chất lượnglàm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác vàtoàn thể cơ quan Do đó quản trị văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn

vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đã

đề ra

1.3 Các nghiệp vụ quản trị văn phòng

1.3.1 Nghiệp vụ xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan doanh nghiệp

- Chương trình công tác: “ Là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vựccông tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay củaNhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định”.(Trường bồi dưỡng cán bộ chính trị, 2013, tr.160)

- Kế hoạch công tác: “Là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biệnpháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặccủa từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường được xâydựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm); kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6tháng, quý)” (Trường bồi dưỡng cán bộ chính trị, 2013, tr.160)

- Lịch làm việc: “Là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của

kế hoạch” (Trường bồi dưỡng cán bộ chính trị, 2013, tr.160)

1.3.1.2 Vai trò

- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơquan, tổ chức cũng như của cá nhân:

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cáchtương đối chính xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định tronghoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thayđổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mụctiêu đã đề ra

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọihoạt động của cơ quan, tổ chức

- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổchức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho

cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cáchhiệu quả

1.3.1.3 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác

Ÿ Yêu cầu của chương trình công tác

- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: Xác định đúng định hướng công tác, mụctiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian

- Đảm bảo tính đồng bộ: Triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơquan Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc

- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạctrước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khiquyết định Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơquan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp

- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gianthực hiện Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiệnđược Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc độtxuất

- Đảm bảo tính hệ thống: Tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộcChính phủ và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng chương trình công tác củamình phù hợp với chương trình công tác của Chính phủ Phải đảm bảo sự ăn khớpgiữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan Bảođảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần

Ÿ Yêu cầu của kế hoạch công tác

- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức

- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên

- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồnlực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp

và tiến độ cụ thể đối với từng việc

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống (tất cả các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kếhoạch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình côngtác của Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm

- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau

- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc

Ÿ Yêu cầu của lịch làm việc

- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: Chính xác tên công việc;chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên ngườithực hiện…

- Đảm bảo không có sự trùng lặp: Không trùng lặp thời gian, địa điểm, conngười khi thực hiện các công việc

- Đảm bảo không bỏ sót: Không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu tố:thời gian, địa điểm, thành phần…

- Đảm bảo tính khả thi: Khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát thực

tế Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc.Tuy nhiên, trong những trườnghợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch Nhưng khi điều chỉnh cần có sựtính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…

- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: Ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đếncác yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cầnthiết để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …Đồng thời, để đảm bảokhâu thực hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu

tố dự phòng: dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…

1.3.2 Nghiệp vụ công tác soạn thảo văn bản

1.3.2.1 Khái niệm

Văn bản là khái niệm không còn xa lạ với mọi cá nhân, tổ chức Trong cuộcsống, văn bản xuất hiện ở khắp mọi nơi và trở thành một phương tiện truyền đạtthông tin phổ biến nhất Văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngànhkhoa học với nhiều lĩnh vực khác nhau Thực tế văn bản là một khái niệm tuy gầngũi nhưng lại rất đa dạng về thể loại Chính vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khácnhau về văn bản Tại đây văn bản được hiểu như sau:

Văn bản theo nghĩa hẹp “Là các tài liệu, giấy tờ…được hình thành trong quátrình hoạt động của doanh nghiệp Bao gồm các Chỉ thị, Thông tư, Nghị quyết, Nghịđịnh, Đề án công tác, Báo cáo, Đơn từ… Ngày nay khái niệm này được dùng mộtcách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các doanh nghiệp” (Nguyễn ThịNgọc An, 2006, tr.82)

Văn bản theo nghĩa rộng “Là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằngngôn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối ở đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật,công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, ở các cơquan, doanh nghiệp” (Nguyễn Thị Ngọc An, 2006, tr.82)

Văn bản là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại nênviệc phân loại văn bản là rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc có thể chọn được

những loại văn bản đúng chủ để và phù hợp Văn bản được chia thành các loại phổbiến sau:

- Văn bản quản lý: Là các tài tài liệu, giấy tờ dùng để ghi lại và truyền đạt các

quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức phản ánh kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan đó

- Văn bản pháp luật: Là hình thức thể hiện của những quyết định do các cơ

quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình tự do pháp luậtquy định thể hiện ý chí của nhà nước buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành

và được đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế nhà nước Căn cứ vào nộidung, phạm vi tác động và tính chất pháp lý văn bản pháp luật được chia thành hailoại :

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Là những văn bản do các cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành theo hình thức và trình tự do pháp luật quy định, có chứađựng các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, hoặc sửa đổi, đình chỉ việc thihành, bãi bỏ, áp dụng, thay đổi phạm vi hiệu lực của các quy tắc đó nhằm điềuchỉnh một loại quan hệ xã hội nhất định được áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đờisống hoặc hiệu lực của nó không chấm dứt khi nó được thực hiện

+ Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật (văn bản cá biệt): Là những văn bản do

các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trên cơ sở các văn bản quy phạmpháp luật để giải quyết các vụ việc cụ thể, trực tiếp làm phát sinh, thay đổi haychấm dứt những quan hệ pháp luật nhất định

- Văn bản hành chính thông thường: Là hình thức được dùng phổ biến trong các

cơ quan, các tổ chức để truyền đạt, trao đổi các thông tin quản lý; hướng dẫn thựchiện những tác nghiệp cụ thể về chuyên môn; báo cáo phản ánh tình hình; giao dịchtrao đổi công việc ghi chép và theo dõi những vấn đề cần quản lý trong nội bộ cơquan… văn bản hành chính thường mang tính sự vụ có hệ quả pháp lý trực tiếp(không làm thay đổi hệ thống quy phạm pháp luật hoặc thay đổi các quan hệ phápluật cụ thể) nhưng lại không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các cơquan

1.3.2.2 Những quy định soạn thảo văn bản

Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được

ban hành phải có nội dung phù hợp với hiến pháp và Luật pháp hiện hành Văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy địnhtrong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên Các văn bản quy pham pháp luậttrái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nướccấp trên phải ddược cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành

Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể

thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức, văn bản sẽ không có giátrị pháp lý Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định

vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định

Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy

phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và bàn hành của các cơ quan quản lý nhànước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cầnquản lý và chức năng của từng cơ quan

Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thểban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch,…Cần lưu ý làmột văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đượcpháp luật quy định

Văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp

với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh Một văn bản chỉ đềcập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạnthảo và trình bày ở một văn bản khác

1.3.2.3 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản

- Xác định mục đích của văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì? Với mụcđích đó thì nội dung văn bản cần trình bày là gì?

- Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ pháp lý và yêu cầu thời giancủa văn bản;

- Xác định loại văn bản cần sử dụng để có mẫu trình bày riêng;

- Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản;

- Xây dựng văn bản bằng cách lựa chọn và sắp xếp các thông tin để đưa vàotừng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản sao cho phù hợp Sau đó, sửa chữa vàhoàn thiện văn bản;

- Hoàn thành thủ tục hành chính cho văn bản bằng cách kiểm tra lại nội dung,thể thức, lối diễn đạt rồi trình văn bản cho trưởng phòng ký nháy Sau đó, trình thủtướng ký chính thức;

- Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản;

- Ban hành theo thẩm quyền quy định bằng cách đóng dấu lên chữ ký, đăng kývào sổ văn bản đi, ghi số và ngày tháng năm ban hành rồi chuyển đến các tổ chức,

cá nhân liên quan thực hiện

1.3.3 Nghiệp vụ công tác văn thư

1.3.3.1 Khái niệm

Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức Nói một cáchrộng hơn, văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý.Tại Điều 1 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư đãchỉ rõ “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, kýban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác vănthư”

Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị

-xã hội, tổ chức -xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân vàcác tổ chức khác

1.3.3.2 Yêu cầu công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tácquản lý nên phải có những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: Xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ

góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan

- Chính xác: Nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm

pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo đúng thể thức

và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình nghiệp vụ công tácvăn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật

- Bí mật: Bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn

bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưuvăn bản

- Hiện đại: Hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng

dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phong hiện đại

1.3.3.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư

ž Vị trí

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, là một dạnghoạt động của bộ máy quản lý, gắn liền với công tác quản lý nhà nước Vì vậy nó cóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý nhà nước

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan thực hiện việc ban hành cácloại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạtđộng của cơ quan Đồng thời các văn bản này còn ghi lại những kinh nghiệm sángtạo của lãnh đạo các cơ quan và của quần chúng nhân dân để lưu lại cho các đờisau

Vì vậy, việc ban hành, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bằng phương phápkhoa học, trên cơ sở những quy định chung của nhà nước là công tác quan trọng và

có tính tất yếu của các cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, nguyên tắc, chếđộ.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước hoặc của các cơquan, tổ chức

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi mặt hoạt động của

cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư làm tốt sẽ đóng góp thiết thực trong công cuộc cải cách hànhchính nhà nước, cụ thể là giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ, tiết kiệm được côngsức, tiền của của Nhà nước, của nhân dân

- Công tác văn thư còn góp phần giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giátrị, phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

vì nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ,tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan

1.3.3.4 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư

 Quản lý văn bản đến

ž Khái niệm văn bản đến

Tại khoản 6, Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác vănthư đã chỉ rõ “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được

từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến”

ž Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan, tổ chức

để quản lý Những văn bản đến không được đăng kí tại văn thư thì các đơn vị, cánhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất.Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trongngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải là người có trách nhiệm mới đượcbóc và xử lý

- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng kí, trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được.

ž Quy trình quản lý văn bản đến

Hình 1.1 - Quy trình quản lý văn bản đến

 Quản lý văn bản đi

ž Khái niệm văn bản đi:

Tại khoản 5, Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác vănthư đã chỉ rõ “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”

ž Nguyên tắc quản lý văn bản đi

- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan

- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi

- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaysau khi văn bản được ký

ž Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Hình 1.2 - Quy trình quản lý văn bản đi

 Quản lý và sử dụng con dấu

ž Khái niệm con dấu

Là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản “Dấu” thểhiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 vềquản lý và sử dụng con dấu “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơquan, tổ chức, chức danh nhà nước”

ž Các loại dấu trong cơ quan

- Dấu pháp lý: Dấu có hình Quốc huy hoặc không có hình Quốc huy

+ Dấu thu hồi văn bản

+ Dấu Dự thảo

ž Nguyên tắc đóng dấu

- Chỉ đóng lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của cấp thẩm quyền (khôngđóng dấu trên trang trắng, giấy khống chỉ/ văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nộidung)

- Đóng rõ ràng, ngay ngắn lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái Đóng dấungược, mờ phải hủy văn bản và làm lại văn bản khác

- Chỉ người được giao giữ dấu mới được phép trực tiếp đóng dấu vào văn bản

- Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và banhành

- Đối với cơ quan nhà nước, không đóng dấu vào ngoài giờ hành chính Trườnghợp đặc biệt do thủ trưởng cơ quan cho phép

ž Bảo quản con dấu

- Dấu phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan và được quản lý chặt chẽ

- Dấu phải được bảo quản trong tủ sắt có khóa chắc chắn trong cũng như ngoàigiờ làm việc

- Dấu chỉ do một người chịu trách nhiệm giữ Nếu khi vắng phải bàn giao chongười khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

- Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa con dấu

- Dấu bị mòn, méo, hư hỏng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

- Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, sử dụng dấu để hoạt động phipháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

- Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báocho cơ quan cấp giấy khắc dấu để phối hợp truy tìm, thông báo hủy bỏ con dấu bịmất

* Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan

ž Khái niệm

Hồ sơ: “Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một

sự viêc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tênloại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những địa điểmkhác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chứcnăng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” (Trường Đại học SàiGòn, 2020, tr.44)

Ngoài khái niệm trên hồ sơ còn được hiểu là một đơn vị phân loại, thống kê tàiliệu trong công tác văn thư và công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước

Lập hồ sơ: “Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi , giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định” (Trường Đại học Sài Gòn, 2020, tr.44)

ž Vị trí của công tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư, bởi vì chỉ có lập hồ

sơ mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động văn thư hoạtđộng của cơ quan, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết công việc trước mắt

và sử dụng lâu dài về sau

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền công tácvăn thư và công tác lưu trữ

ž Tác dụng của công tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu mộtcách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hằng ngày được nhanh chóng,chính xác, hiệu quả

Lập hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu trong cơ quan, tránhđược tình trạng làm mất mát, thất lạc tài liệu, văn bản và tạo điều kiện bảo vệ bí mậtcủa Đảng và Nhà nước

Lập hồ sơ giúp cho việc phân loại săp xếp văn bản, tài liệu trong cơ quan mộtcách khoa học, giữ gìn được đầy đủ văn bản, tài liệu sinh ra trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ về sau

ž Yêu cầu của công tác lập hồ sơ

Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơquan, tổ chức.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau

và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đốiđồng đều

ž Quy trình lập hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc hằng ngày, trong các cơ quan/ doanhnghiệp hình thành số lượng lớn văn bản, tài liệu Tất cả các cán bộ, nhân viên đềuphải có trách nhiệm lập hồ sơ của công việc do mình giải quyết, quản lý chặt chẽ,không được làm mất mát, thất lạc và phải giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơquan/doanh nghiệp theo quy định

Hiện nay, việc lập và quản lý hồ sơ được quy định trong Luật lưu trữ 2011,Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư Để lập hồ sơ tốt, cầnthực hiện theo quy trình sau:

Hình 1.3 - Quy trình lập hồ sơ

Bước 1: Mở hồ sơ

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

- Loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

- Xem xét thời hạn bảo quản của hồ sơ

- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồsơ.

ž Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ q uan

+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngàycông trình được quyết toán

+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kếtthúc

ž Yêu cầu đối với tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần đảm bảo các yêu cầu sauđây:

+ Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành phải được sắp xếp thành hồ sơ;không giao nộp tài liệu trong tình trạng văn bản rời rạc hoặc theo bó gói lộn xộn

+ Hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành phải thông qua việc chọn lựa,xác định giá trị

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cần được tiến hành theo kếhoạch, giao nộp dứt điểm, trọn vẹn hồ sơ, tài liệu của từng đơn vị theo năm và đảmbảo các thủ tục thống kê, giao nhận chặt chẽ

ž Thủ tục nộp lưu

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản

“Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này Đơn vị,

cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản

1.3.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ

1.3.4.1 Khái niệm

Tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá

trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân được đưa vào bảo quản trong cácphòng kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,khoa học, của toàn xã hội” (Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ Trung ương III,

2008, tr.2)

Tài liệu lưu trữ có 3 đặc điểm cơ bản:

- Phần lớn tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ;

- Tài liệu lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính;

- Tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ để phục vụ cho việckhai thác tra cứu sử dụng

Công tác lưu trữ: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý bao gồm

tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảoquản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” (Trường Trung học Văn thư -Lưu trữ Trung ương III, 2008, tr.6)

Tài liệu hình thành ngày càng nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếpkhoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết côngviệc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp.Công tác lưu trữ trở thành một mắc xích không thể thiếu trong hoạt động của từng

cơ quan, đơn vị, của bộ máy nhà nước

Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học Để lựa chọn đượcnhững tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảoquản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học

và biện pháp nghiệp vụ phù hợp

1.3.4.2 Vị trí công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước, chịu tráchnhiệm quản lý một bộ phận tài sản quan trọng của nhà nước Việc tổ chức quản lý

tài liệu lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và quá trình giải quyếtcông việc của từng cơ quan đơn vị, liên quan trực tiếp đến việc nghiên cứu đề ra cácchủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, có vai trò quan trọng trong việc bảo

vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, dân tộc

Công tác lưu trữ là một công tác nghiệp vụ chuyên môn có hệ thống lý luậnnghiệp vụ riêng và có hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương

Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ phục vụ cho mọi nhu cầu công tác của

cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, các cán bộ nhân viên trêncác lĩnh vực: Chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học kỹ thuật

Trong đời sống mỗi cá nhân, gia đình tập thể, công tác lưu trữ tư nhân cũng có ýnghĩa rất lớn, cung cấp thông tin cần thiết cho các lĩnh vực hoạt động

1.3.4.3 Yêu cầu công tác lưu trữ

- Tính khoa học: Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu

lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo nhữngphương pháp khoa học, Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu

lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hoàncảnh thực tế của đất nước

- Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chưa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể

dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này

để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng Vì vậy, công tác lưu trữ phải luôn cảnhgiác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia Thực hiện nghiêmchỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành

1.3.4.4 Nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Thu thập tài liệu là quá trình xác định

nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan,

tổ chức

- Chỉnh lý tài liệu: Là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu

trữ như phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, antoàn và sử dụng có hiệu quả