Tài liệu quản trị thông tin_ Quản trị văn phòng

Quản trị thông tin là gì?- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là

Chương 1

1 Hãy phân biệt các khái niệm dữ liệu, thông tin và tri thức Cho ví dụ minh họa.

Dữ liệu (Data) Thông tin (Information) Tri thức (Knowledge)

về sự vật hiện tượng

Vd: Từ thông tin ngoài

trời đang rất lạnh mà ta hình thành nên tri thức là khi ra ngoài sẽ phải mang theo áo

diễn dưới nhiều dạng

khác nhau (âm thanh,

văn bản, hình ảnh,

v.v…)

Thông tin thường được lưu dữ dưới dạng văn bản, truyền miệng, đối với công nghệ thông tin thì thông tin còn được lưu dưới dạng thông tin điện tử như video, nhạc

Những tri thức của con người được lưu truyền dưới dạng thông tin và dần dần trở thành tri thức chung của con người

Dữ liệu được sử

dụng làm đầu vào

Dữ liệu được xử lý và sắp xếp theo kiểu cụ thể để tạo đầu ra, tức là thông tin

điểm Dữ liệu không thể chỉ định bất cứ điều

gì; không có mối

quan hệ nào tồn tại

giữa các khối dữ liệu

Vd: với dữ liệu trên có thông

tin như sau: Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là 845102 vào ngày 14/10/2002 với số lượng 18.

Ý

nghĩa Dữ liệu không có ý nghĩa thực sự Thông tin mang ý nghĩa nhất định Nguồn tri thức là những sáng tạo của con người

và mang lại lợi ích trong cuộc sống.

Đơn

vị đo

Đo bằng bit và byte Đo bằng đơn vị có ý nghĩa như

thời gian, số lượng,v.v

2 Phân tích các đặc điểm của thông tin có giá trị.

- Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác.

Thông tin có độ tin cậy thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ Ví dụ hệ

thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng Việc đó sẽ dẫn đến giảm số lượng khách hàng và doanh nghiệp.

-Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng.thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được

những đòi hỏi của tình hình thực tế điều đó sẽ làm hại doanh nghiệp Ví dụ: Trong

tháng, nhà quản lí chỉ có danh sách nhân viên vắng không lí do trong một ngày cụ thể, thì chưa có thông tin đầy đủ để đánh giá về chuyên cần và thái độ làm việc của nhân viên.

-Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị mà nó mang lại cao hơn chi

phí tạo ra nó Ví dụ doanh nghiệp bỏ tiền ra để làm khảo sát về nhu cầu của ng tiêu

dùng và thu được thông tin về nhu cầu từ đó cải tiến san phâm thu hút được nhieu khách hơn

-Tính mềm dẻo: Thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể được sử dụng

cho nhiều mục đích khác nhau ví dụ tin về dịch covid có thể dùng đê làm cơ sở thay

đổi chính sách tuyển dụng và hoạt động kinh doanh

-Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người sử dụng là rất quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối

tượng nhận tin hay không.Ví dụ: sử dụng văn bản bằng tiếng Anh, mặc dầu rất chính

xác, để gởi đến người dân Việt Nam trong thời điểm hiện tại là không phù hợp.

-Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản, không phức

tạp ví dụ Trong một số trường hợp, nhiều nàh quản lý đã không sử dụng một số báo

cáo mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu có thể là do nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đã nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin.

-Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết.ngược lại, thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn

nguyên giá trị Ví dụ: khách hàng sau khi trả nợ xong mới nhận được giấy báo đòi nợ.

Tính kiểm tra được: Đó là thông tin cho phép người sử dụng kiểm định để chắc chắn rằng nó hoàn toàn chính xác.

-Tính dễ truy cập (khai thác): Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những người sử dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần.

ví dụ sinh viên DHSG có thể dễ dang truy cập vào trang cổng thông tin đào tạo của

trường để xem thông tin cá nhân của mình như ddiem thi, học phí

-Tính an toàn: Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không có thẩm quyền thông tin là nguồn lực quý báu cảu tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu hiếm cao doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng

có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

Ví dụ: thông tin kế toán, tài chính của doanh nghiệp không phải mọi người trong

doanh nghiệp ai cũng có quyền được quyền biết.

3 Quản trị thông tin là gì?

- Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển.

- Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của

tổ chức đó Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc.

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin.

Quản trị thông tin vô cùng quan trọng vì:

- Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ

tổ chức nào Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin Tất cả các cấp trong chính phủ đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành và giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức chính phủ đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong chính phủ đang được thực hiện.

Quản trị chịu trách nhiệm quản lý thông tin được coi như một tài sản kinh doanh

- Những yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin của tổ chức Lời chỉ dẫn này tập trung vào các thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử (bao gồm các hình ảnh, bản

đồ, âm thanh video – và tất cả các thông tin được số hoá) nhưng hầu hết các quy tắc cũng có thể áp dụng được với các thông tin lưu trữ trên giấy.

Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính như sau:

 Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho họ.

 Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong tổ chức mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài Quản trị thông tin của tổ chức phải được hoạt động như là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần.

 Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức Quá trình tạo mới, thu thập, truy nhập, sử đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp

lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.

 Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Tổ chức sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và tráh nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức.

Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm:

 Phân tích hoạt động

 Xác định nhu cầu thông tin

 Xây dựng kho thông tin

 Xác định các thông tin thừa và thiếu

 Duy trì danh mục nội dung thông tin

 Xác định chi phí và giá trị các thông tin của tổ chức

 Ghi chú và sắp xếp các kỹ năng chuyên môn

 Khai thác tiềm năng của thông tin trong tổ chức

4 Những nhân tố nào ảnh hưởng đến quá trình quản trị thông tin?

 Nhân viên sẵn sàng truy cập tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc

 Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội

bộ tổ chức và với các cơ quan

 Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện và nhất quán

 Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực thi

 Thông tin cần phải được đưa tới người sử dụng một cách thuận tiện thông qua nhiều kênh khác nhau

 Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết khác phải được lưu trữ tốt

Có thể hiểu theo cách khác như:

1 Con người: Con người tạo ra thông tin và cũng là người sử dụng thông tin Quá trình quản trị thông tin đạt hiệu quả khi nhà quản trị thông tin phải nắm rõ các nguyên tắc của quản trị thông tin để xây dựng nên chiến lược quản lý hiệu quả các thông tin có được.

Ví dụ: Giám đốc muốn Trưởng phòng tài chính báo cáo doanh thu tháng này Trưởng phòng phải thu thập các số liệu, con số chính xác để hoàn thành báo cáo nộp cho Giám đốc Vậy báo cáo đó là thông tin mà Giám đốc cần sử dụng và người tạo ra nó là Trưởng phòng tài chính.

2 Hệ thống công nghệ thông tin là một tập hợp có cấu trúc các trang thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng để sản xuất, truyền nhận, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số phục vụ cho một hoặc nhiều hoạt động kỹ thuật, nghiệp vụ của đơn vị.

Nó hỗ trợ cho việc tìm kiếm, xử lý và lưu trữ, truyền đạt thông tin Công nghệ hiện đại giúp cho quá trình quản trị thông tin hiệu quả và bảo mật hơn.

Ví dụ: Máy tính, điện thoại, fax,

3.Thông tin: Thông tin luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào

đó cho đối tượng nhận tin Thông tin trong quá trình thu thập có thể đúng, sai, thừa, thiếu Do

đó, trong quá trình quản trị thông tin phải có sự sàng lọc để lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác nhất.

Ví dụ: Công ty làm về mỹ phẩm và cần thông tin của khách hàng để tư vấn, hỗ trợ Những thông tin cần gồm: Tên, tuổi, nghề nghiệp, giới tính, tình trạng sức khỏe,… Ngoài ra không cần những thông tin như: sở thích, nhà ở,…

5 Các đối tượng chính tham gia vào quá trình quản trị thông tin?

Các đối tượng chính tham gia vào quá trình quản trị thông tin là :

- Người sở hữu thông tin chịu trách nhiệm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác ,

sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.

- Người chăm sóc thông tin, chịu trách nhiệm bão trị thiết bị truyền thông tin, lưu trữ thông

tin.

- Người sử dụng (trong và ngoài tổ chức) truy cập và sử dụng các thông tin do người sở hữu

thông tin chỉ định và được người chăm sóc thông tin cho:

Ví dụ :

Thông tin về báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Thì các đối tượng chính tham gia quản trị thông tin là

- Người sở hữu thông tin là ban giám đốc của công ty

- Người chăm sóc thông tin là nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm làm ra báo cáo kết

quả kinh doanh cho công ty

- Người sử dụng là giám đốc và phòng kế toán của công ty

6 Kết quả đạt được của việc quản trị thông tin có hiệu quả là gì?

Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể:

 Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng

 Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động

 Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ

 Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài

 Thống nhất mọi hoạt động có tổ chức

 Là phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức để đạt mục tiêu chung

 Cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức

 Việc ra quyết định của các nhà lãnh đạo dễ dàng hơn

 Tránh được việc truyền thông tin sai sự thật

 Mọi thông tin đều nằm trong kế hoạch đã đề ra

 Không tốn thời gian cho việc điều chỉnh thông tin sai

 Người nhận và người gửi thông tin hiểu nhau hơn

 Cấu trúc thông tin hoàn chỉnh về ý nghĩa trước khi truyền đi

 Giúp cho việc quản lý và tổ chức hệ thống dễ dàng hơn

=> Chất lượng và hiệu quả của thông tin trong quản trị phụ thuộc rất lớn vào các biện pháp quản trị và điều hành hệ thống thông tin

Ví dụ quản trị thông tin có hiệu quả

Trong doanh nghiệp muốn phát triển về lĩnh vực dầu ăn thì phải có hệ thống cơ sở vật chất hiện đại ,thu thập thông tin về thị trường chặt chẽ về nhu cầu,thị yếu của người sử dụng nếu

có thông tin nào sai lệnh đi thì phải điều chỉnh toàn bộ quá trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu thì rất tốn về thời gian,công sức của người lao động và của cải vật chất của doanh nghiệp có thể doanh nghiệp trở nên thua lỗ do nhận thông tin sai chiều hướng Vì vây mỗi thông tin rất quan trọng trong việc phát triển tiềm năng của doanh nghiệp mình.

Chương 2

7 Trình bày và xác định ưu nhược điểm của các mô hình thông tin

1.Mô hình thông tin tập trung

Trong mô hình này, tất cả các thông tin đến và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin

ưu: Cắt giảm nhân sự quản lý,giúp giảm chi phí nhân sự, văn phòng thu thập được nhiều

thông tin từ nhiều nguồn không cần trải qua nhiều trung gian tiếp cận thông tin nhanh chóng để đưa ra quyết định

Nhược: khả năng mất kiểm soát cao, dễ dẫn đến tình trạng quá tải khó giám sát và duy trì

kết nối khó khăn trong việc phê duyệt truy xuất do không có sự phân định rõ ràng trong quyền hạn thiếu tính bảo mật

2.Mô hình thông tin trực tiếp

Trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi và nhận đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận

Ưu: nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, xác định trách nhiệm quyền hạn nhanh chóng, mang

tính bảo mật cao

Nhược: làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh Gây ra việc có nhiều đầu mối

3.Mô hình thông tin phân tán

Là mô hình thông tin được tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một

Ưu: hệ thống ứng dụng thống nhất và đối với mỗi đơn vị cấp dưới, hệ thống dữ liệu và

ứng dụng của đơn vị mình hoạt động một cách độc lập trong phạm vi đơn vị mình, không bị phụ thuộc vào các yếu tố và thành phần bên ngoài trong mô hình tổng thể.

Nhược: Không đồng bộ giữa các bộ phận, đơn vị Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực

hiện các quyết định khả thi vì phải tập hợp thông tin từ nhiều đơn vị

4.Mô hình thông tin kết hợp

Là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.

ƯU: đồng bộ giữa đơn vị mẹ và con, giữa các cấp

Nhược: tốn nhiều chi phí và thời gian để xây dựng mô hình này đòi hỏi sự thống nhất cao

từ mọi người trong quá trình xây dựng ban đầu

Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng của nó Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có hiệu quả nhất cho mình.

8 Trình bày một số phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin trong quản trị mà bạn biết.

1.Phương pháp thu thập thông tin là trình tự thực hiện các bước trong quá trình thu thập thông tin.

 Phương pháp quan sát

 Phương pháp thực nghiệm

 Phương pháp thăm dò dư luận

 Phương pháp thu thập thông tin tại bàn

 Phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường

Mặc dù có nhiều phương pháp nhưng không phải sử dụng phương pháp nào cũng hiệu quả Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với từng hoàn cảnh quản trị là một vấn đề khoa học.

Những phương pháp thu thập thông tin được lựa chọn phải là những phương pháp ít tốn kém, đảm bảo chất lượng thu thập thông tin, kịp thời, và có hiệu quả.

2 Phương pháp xử lý thông tin là trình tự các bước tác động vào thông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình quản trị.

Vấn đề quan trọng là phải nghiên cứu và tìm ra được những phương pháp phổ biến thông tin sao cho những người sử dụng nó đạt được hiệu quả cao nhất trong các công việc của mình.

VD MINH HỌA Giám đốc yêu cầu Thư ký cung cấp thông tin về thái độ, trách nhiệm của người lao động đối với công ty, Thư ký sẽ thu thập bằng cách quan sát và thăm dò dư luận bằng các bảng hỏi , khảo sát tạo bằng google form Sau đó sử dụng pp so sánh, tổng hợp số liệu các phòng ban lại, phổ biến lại với Giám đốc bằng bảng báo cáo và truyền miệng các thông tin đã tổng hợp.

 Các thành phần cơ bản của hệ thống máy tính

 Cấu trúc logic của các máy tính số

 Bộ vào/ra (bàn phím, POS, ATM, MICR, OCR, máy in,…)

 Bộ nhớ, bộ làm tính, bộ điều khiển

 Các loại hình hệ thống máy tính

 Máy vi tính, máy tính cở vừa, máy tính lớn, siêu máy tính

 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần cứng

 Phần mềm máy tính điện tử

Là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một bài toán nào đó.

 Phần mềm ứng dụng

 Cách phân loại pmud

 Bộ phần mềm ứng dụng (trình duyệt web, thư điện tử, soạn thảo văn bản, xử

lý bảng tính, trình chiếu, quản lý thông tin cá nhân, nhóm công tác)

 Các yếu tố cần đánh giá khi mua sắm phần mềm

 Quản trị dữ liệu

 Các khái niệm cơ sở: CSDL là 1 tập hợp có tổ chức của các dữ liệu có liên quan với nhau Ví dụ:các dữ liệu có liên quan đến việc quản lý nhân lực, quản

lý tài chính, kế toán… trong một doanh nghiệp các CSDL thường được quản

lý bằng hệ thống quản lý CSDL và được sử dụng 1 cách rộng rãi trên cơ sở chia sẻ giữa những người dùng và các chương trình phần mềm ứng dụng khác nhau

 Cơ sở dữ liệu, bảng dữ liệu, hệ quản trị CSDL, hệ CSDL.

 Các hoạt động cơ bản liên quan đến CSDL

 Các cấu trúc CSDL

 Các loại hình CSDL

 Các kĩ thuật hiện đại trong quản trị dữ liệu

 Viễn thông và các mạng truyền thông :

cho phép tạo, truyền và nhận tin tức điện tử một tập hợp các thiết bị nối với nhau bằng các kênh Các thiết bị này có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu hoặc vừa gửi vừa nhận tín hiệu

 Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thông

 Modem, máy chủ, bộ tiền xử lý, thiết bị đầu cuối, bộ tập trung, bộ phân kênh,

bộ kiểm soát

 Các chức năng cơ bản của hệ thống viễn thông

 Các loại tín hiệu viễn thông

 Các kênh truyền thông: kênh truyền thông hữu tuyến(Dây dẫn xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang), kênh truyền thông vô tuyến(sóng viba, vệ tinh, tia hồng ngoại, sóng radio)

 Các loại mạng truyền thông

 Mạng viễn thông, mạng cục bộ, mạng xương sống, mạng diện rộng, mạng công cộng, mạng riêng, mạng riêng ảo.

 Mạng Internet và các lợi ích của mạng internet

10 Trình bày vai trò gia tăng giá trị của một hệ thống thông tin

-Các HTTT có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều cách: cải tiến sản phẩm và cải tiến các quá trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất ra các sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và hỗ trợ các nhà quản lý ra quyết định.

-Gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ: với việc sử dụng HTTT, chi phí nhân công cho các quá trình nghiệp vụ có thể giảm đáng kể, hiệu quả của các quá trình tăng lên, các quá trình được thực hiện nhanh hơn và thuận tiện hơn.

Ví dụ: một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

(CRM) để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng họ có thể thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng và đại lý bán hàng, với một vài cú click chuột thay

vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công.

-Gia tăng giá trị cho các sản phẩm: HTTT có thể nâng cao hoặc bổ sung đặc tính mới cho sản phẩm hoặc cải tiến phương thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng

HT quản lý theo dõi đơn vận của UPS.

-Gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm: thông qua việc gia tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ cũng như gia tăng giá trị cho bản thân các sản phẩm, các HTTT đã gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm.

Ví dụ : HTTT đặt hàng của Cửa hàng Thế Giới Di Động giúp thương hiệu không ngừng đổi

mới phù hợp người tiêu dùng nên nổi tiếng có chất lượng tốt về sản phẩm, giao hàng nhanh,

an toàn, thân thiện….

BÀI TẬP

BÀI TẬP MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (ER MODEL)

Các bước xây dựng mô hình thực thể quan hệ (ER MODEL):

- Xác định các thực thể (đối tượng).

- Xác định các thuộc tính của thực thể.

- Xác định các mối liên hệ.

- Xác định bản số.

(Là đồ thị biểu diễn các tập thực thể, thuộc tính và mối quan hệ)

 Đỉnh

 Cạnh là đường nối giữa

 Tập thực thể và thuộc tính

 Mối quan hệ và tập thực thể

Bài tập 1: Giả sử rằng sau khi tập hợp các yêu cầu và phân tích, hoạt động của công

ty được ghi chép lại như sau:

1 Công ty được tổ chức thành các đơn vị Mỗi đơn vị có một tên duy nhất, một mã

số duy nhất, một nhân viên cụ thể quản lý đơn vị Việc nhân viên quản lý đơn vị được ghi lại bằng ngày nhân viên đó bắt đầu quản lý Một đơn vị có thể có nhiều địa điểm.

2 Mỗi đơn vị kiểm soát một số dự án Một dự án có một tên duy nhất, một mã số duy nhất và một địa điểm

3 Với mỗi nhân viên chúng ta lưu giữ lại Họ tên, Mã số, địa chỉ, lương, giới tính, ngày sinh Một nhân viên chỉ làm việc cho một đơn vị nhưng có thể làm việc trên nhiều dự án do nhiều đơn vị kiểm soát Chúng ta lưu giữ lại số giờ làm việc của mỗi nhân viên trên một dự án Mỗi nhân viên có thể có một người giám sát trực

tiếp, người đó cũng là một nhân viên.

4 Mỗi nhân viên có những người con Những người này được hưởng bảo hiểm theo nhân viên Với mỗi người con của nhân viên, chúng ta lưu giữ Họ tên, giới tính, ngày sinh

BÀI LÀM

 Ghi chú

Bài tập 2: Để quản lý việc phân công các nhân viên tham gia vào xây dựng các công

trình Công ty xây dựng ABC tổ chức quản lý như sau:

Cùng lúc công ty có thể tham gia xây dựng nhiều công trình, mỗi công trình có một mã số công trình duy nhất (MACT), mỗi mã số công trình xác định các thông tin như: tên gọi công trình (TENCT), địa điểm(ĐIAĐIEM), ngày công trình được cấp giấy phép xây dựng (NGAYCAPGP), ngày khởi công (NGAYKC), ngày hoàn thành (NGAYHT).

Mỗi nhân viên của công ty ABC có một mã số nhân viên(MANV) duy nhất, một

mã số nhân viên xác định các thông tin như: Họ tên (HOTEN), ngày sinh (NGAYSINH), phái (PHAI), địa chỉ (ĐIACHI) Mỗi nhân viên phải chịu sự quản lý hành chánh bởi một phòng ban Tất nhiên một phòng ban quản lý hành chánh nhiều nhân viên.