Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng , UBND Tân Tạo, HCM

Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại văn phòng UBND phường Tân Tạo Văn phòng UBND phường gồm có 03 công chức Văn phòng – Thống kê, cụ thể như sau: - Chị Nguyễn Thị Minh Hiệp là công chức Văn phòng

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN

BÌNH TÂN – THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS.HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM

MÃ SỐ SV: 3117360069 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1171

NIÊN KHÓA: 2017-2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO – QUẬN

BÌNH TÂN – THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS.HOÀNG THỊ PHƯƠNG THÚY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ HUỲNH PHƯƠNG TRÂM

MÃ SỐ SV: 3117360069 CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP: DQV1171

NIÊN KHÓA: 2017-2021

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.1 Kết quả theo yêu cầu thực tập

1.2 Khả năng quan sát, tổng hợp từ thực tế

1.3 Khả năng vận dụng, kỹ năng thực hành

1.4 Tính khả thi, sáng tạo của các đề xuất/giải pháp

2 Hình thức và kỹ năng trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp

3 Điểm đạt: Điểm số Điểm chữ

….…….,ngày……tháng…năm……

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

LỜI NÓI ĐẦU

Được xem là trung tâm điều hành có vị trí rất quan trọng tại bất kì một cơ quan, văn phòng là nơi mang lại các giá trị khác như tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, xây dựng hệ thống các quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản

lý hệ thống, phối hợp và điều hòa hoạt động thông qua hệ thống kế hoạch, tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại để xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của

tổ chức

Vậy làm như thế nào để có thể phát huy hết khả năng tuyệt đối tại bộ phận đa nhiệm này? Hoạt động quản trị văn phòng chính là phương pháp tối ưu nhất để nâng cao hiệu quả quản trị tại văn phòng, giúp văn phòng có thể duy trì hiệu suất, góp phần nâng cao chất lượng công việc theo đúng mục tiêu đã đề ra, phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình, giúp lãnh đạo nắm bắt và xử lý kịp thời mọi vấn đề gắn liền với hoạt động của cơ quan Thực tế cho thấy, quản trị văn phòng là một trong những hoạt động lĩnh vực có nội dung phong phú và phức tạp, điều này vẫn luôn được Nhà nước ta quan tâm, phát triển Vì không phải nhà lãnh đạo, quản lý nào cũng có đầy đủ năng lực và nhận thức đúng đắn, đầy đủ về các nghiệp vụ để có thể giảm thiểu các nguyên nhân hạn chế gây tác động đến mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

Ngày nay, ngành Quản trị văn phòng đang dần khẳng định vị thế và tầm quan trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức Những cá nhân làm việc trong phạm vi lĩnh vực này sẽ có vai trò chính trong việc đảm bảo rằng tất cả các chức năng quản trị được phối hợp để đạt được mức năng suất cao nhất Trong xu thế hiện đại, với khối lượng công việc cần thiết, hầu như mọi doanh nghiệp đều phải cần đến quản trị văn phòng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị,

tổ chức

Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Sài Gòn, nhận thức được tầm quan trọng như trên em đã cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập này Và nó là cơ hội tốt giúp em vận dụng các kỹ năng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực bản thân

Bài báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp cơ

sở lý luận chuyên môn mà em đã rút ra được tại cơ quan thực tập trong tám tuần vừa qua

LỜI CẢM ƠN

Đề tài nghiên cứu các nghiệp vụ quản trị văn phòng là một bước đệm quan trọng trong việc học tập và là trải nghiệm thiết thực nhất để em có thể học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm cho chuyên ngành của mình

Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu – quý thầy cô Trường Đại học Sài Gòn, quý thầy cô Khoa Thư viện – Văn phòng đã truyền dạy những kiến thức chuyên môn bổ ích

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến cô ThS Hoàng Thị Phương Thúy đã tận tâm hướng dẫn, chỉ bảo cho em thực hiện tốt bài báo cáo này

Và em xin chân thành gửi lời cám ơn đến UBND phường Tân Tạo và các anh chị hướng dẫn đã tạo điều kiện hỗ trợ cho em tiếp xúc công việc chuyên môn tại đơn vị

Mặc dù đã cố gắng để hoàn thiện báo cáo này, với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên sẽ không tranh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được

sự đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô để bổ sung và nâng cao kiến thức của mình

để có thể bổ sung và phục vụ tốt hơn trong công tác thực tế sau này

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo 6

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 7

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.3 Kết quả hoạt động, định hướng phát triển của UBND phường Tân Tạo 9

1.2 Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo 9

1.2.1 Chức năng 10

1.2.2 Nhiệm vụ 10

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo 11

CHƯƠNG 2 CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO 12

2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng tại Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo 12

2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động tại Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo 12

2.1.2 Kế hoạch, chương trình công tác của UBND phường Tân Tạo 14

2.1.3 Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp các thông tin cho các đơn vị chuyên môn 16

2.1.4 Nghiệp vụ quản trị nhân sự 20

2.1.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO tại UBND phường Tân Tạo 25

2.1.6 Soạn thảo văn bản 27

2.1.7 Nghiệp vụ văn thư 32

2.1.8 Nghiệp vụ lưu trữ 42

2.1.9 Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp 45

2.1.10 Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo trong cơ quan 48

2.1.11 Quản lý tài sản, an ninh, y tế 49

2.1.12 Nghiệp vụ lễ tân 50

2.1.13 Nghiệp vụ sử dụng các thiết bị văn phòng 51

2.2 Kết quả thực hành của sinh viên 53

2.3.1 Xây dựng một số quy định, quy chế hoạt động 53

2.3.2 Xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác 53

2.3.3 Xây dựng, biên tập các báo cáo, thống kê trong văn phòng 56

2.3.4 Hệ thống bản mô tả các công việc, tiêu chuẩn công việc 56

2.3.5 Xây dựng các quy trình xử lý công việc theo ISO 57

2.3.6 Soạn thảo văn bản hành chính, văn bản khác 61

2.3.7 Biểu mẫu liên quan đến công tác văn thư 63

2.3.8 Biểu mẫu liên quan đến công tác lưu trữ 63

2.3.9 Các biểu mẫu liên quan đến tổ chức hội nghị/họp, chuyến công tác 63

2.3.10 Các biểu mẫu liên quan đến công tác quản lý tài sản, quản trị 63

CHƯƠNG 3 KIẾN NGHỊ/ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG TÂN TẠO 64

3.1 Đánh giá chung về các hoạt động quản trị văn phòng tại UBND phường Tân Tạo 64

3.1.1 Về ưu điểm 64

3.1.2 Về nhược điểm 64

3.2 Đề xuất kiến nghị nâng cao chất lượng quản trị văn phòng 66

3.2.1 Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của lãnh đạo về vai trò của các nghiệp vụ 66

3.2.2 Hoàn thiện xây dựng các chính sách, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo các nghiệp vụ quản trị văn phòng 66

3.2.3 Hướng dẫn, thực hiện đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến thường xuyên các thông tin quan trọng liên quan đến các nghiệp vụ văn phòng 66

3.2.4 Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho nguồn nhân lực 67

3.2.5 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 67

3.2.6 Tổ chức các cuộc họp, lớp tập huấn, bồi dưỡng cán bộ tại cơ quan 67

3.2.7 Thực hiện mục tiêu tạo động lực cho CBCC 68

3.2.8 Hoàn thiện về cơ sở vật chất tại UBND phường Tân Tạo 68

3.2.9 Thực hiện công tác kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 68

3.2.10 Cải tiến lại hệ thống quản lý văn bản 68

3.2.11 Thực hiện xây dựng và ban hành quy chế văn thư – lưu trữ năm 2021 69 3.2.12 Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 69

3.2.13 Đổi mới quản lý Nhà nước về nghiệp vụ lưu trữ 69

3.2.14 Hoàn thiện xây dựng kho chuyên dụng 69

3.2.15 Ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 69

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo

- Tên cơ quan: Đảng Ủy – Hội đồng Nhân dân - Ủy ban Nhân dân Phường Tân Tạo

- Địa chỉ: 64, Hồ Văn Long, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh

- Số điện thoại: (08) 3754 1385, (08) 3754 1384

- Email: phuongtantao.binhtan@tphcm.gov.vn

- Mã số thuế: 030944756

- Ngành nghề kinh doanh: Hành chính, thủ tục, quản lý Nhà nước

Hình 1.1 Trụ sở Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo – Quận Bình Tân –

1981, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 67-HĐBT Theo đó, sáp nhập 120 ha

Phường Tân Tạo được tách ra từ xã Tân Tạo cũ, huyện Bình Chánh sau 22 năm chuyển mình, phát triển và phường chính thức thành lập vào tháng 11 năm 2003 Điều này được thể hiện rõ tại Nghị định 130/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 5 tháng 11 năm 2003 về việc thành lập quận Bình Tân và UBND phường Tân Tạo cũng được hình thành và đưa vào hoạt động từ đó

UBND phường Tân Tạo là một trong 11 phường thuộc Quận Bình Tân nằm cách trung tâm quận 5,2km Phường Tân Tạo với diện tích tự nhiên là 566,17 ha và dân số là 25.050 người khi vừa được chia tách Tính đến nay phường có 10 khu phố, 98 tổ dân phố với tổng số dân là 62.204 người, 18.496 hộ trong đó người từ nơi khác đến nhập cư chiếm tỷ lệ cao Địa thế phía Đông giáp phường Bình Trị Đông B quận Bình Tân; phía Tây giáp xã Vĩnh Lộc B huyện Bình Chánh; phía Nam giáp phường Tân Tạo A quận Bình Tân; phía Bắc giáp phường Bình Trị Đông A quận Bình Tân

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

UBND phường Tân Tạo là cơ quan do HĐND phường Tân Tạo bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp, nhân dân địa phương và các cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên Có trách nhiệm báo cáo trước HĐND cùng cấp và UBND cấp trên trực tiếp

Có mối liên hệ mật thiết với nhân dân, với các cấp Đảng ủy và Nhà nước cấp trên,

là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết định của cấp trên với nhân dân UBND phường Tân Tạo làm việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách

Ủy ban nhân dân phường thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các Điều điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 117 và 118 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003, các quy định khác của pháp luật

có liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Trong lĩnh vực kinh tế, UBND phường xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân quận Bình Tân phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt

- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận Bình Tân quyết định

- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận Bình Tân kết quả phân bổ và giao dự toán ngân sách địa phương

- Trong lĩnh vực thực hiện quản lý Nhà nước, UBND phường Tân Tạo thống nhất quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực ở địa phương Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường,

lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị trên địa bàn

- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường UBND phường chịu trách nhiệm chính trong tổ chức chỉ đạo thực hiện việc thành lập Tổ bầu cử đại biểu

Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định của pháp luật Trong hoạt động này UBND phối hợp việc tuyên truyền, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc bầu cử

Ngoài ra, UBND còn có nhiệm vụ tổ chức, giám sát và chỉ đạo việc thi hành hiến

pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và HĐND cùng cấp 1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại UBND phường Tân Tạo

Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp trên và HĐND cùng cấp Trực tiếp chỉ đạo những vấn đề quan trọng, cấp bách, những vấn đề có tính chất liên quan đến nhiều lĩnh vực, đơn vị,

Các Phó Chủ tịch phường là người giúp Chủ tịch, được phân công phụ trách thực hiện những công việc cụ thể Thay mặt Chủ tịch giải quyết những vấn đề được phân công chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về những phần việc được giao Trong quá trình hoạt động, Phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyền hạn Chủ tịch Các thành viên của UBND phường được Chủ tịch phân công phụ trách quản lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định Lĩnh vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trước Chủ tịch UBND và

cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà

nước hữu quan Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo bộ phận chuyên môn 1.1.3 Kết quả hoạt động, định hướng phát triển của UBND phường Tân Tạo

Trong 10 năm, UBND phường đã tập trung tăng cường công tác cải cách hành chính, bổ sung các biểu mẫu về công chứng, chứng thực và lệ phí thu để phục vụ tốt công tác cải cách hành chính Điều chỉnh sắp xếp lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi đến liên hệ giải quyết công việc hành chính Ủy ban nhân dân phường đã xây dựng và áp dụng việc quản lý thủ tục hành chính theo bộ tài liệu ISO 9001:2000 và đã được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trên 12 lĩnh vực hành chính, đảm bảo tỉ lệ giải quyết hồ sơ đúng hẹn cho công dân trên 98% và đạt 80% chỉ số khảo sát sự hài lòng của công dân trong việc giải quyết thủ tục hành chính Năm 2013, Ủy ban nhân dân phường đưa vào vận hành bộ thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008, bước đầu đã mang lại một số kết quả tích cực, giải quyết công việc được chính xác, nhanh gọn, tạo sự minh bạch Trong năm 2013, phường đã giải quyết được đúng hạn 100% hồ sơ hộ tịch, lĩnh vực địa chính – nhà đất có một số trường hợp bị trễ hẹn do trong quá trình thực hiện quy trình liên thông trong cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, đất ở và tài sản khác gắn liền với đất với các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện phường giải quyết

hồ sơ đúng hạn nhưng khi chuyển hồ sơ cho các đơn vị quận giải quyết thì có một số bị

trễ hạn, thủ tục chứng thực chữ ký, bản sao đều đúng hẹn 100%

Trong tháng 11 năm 2013, phường được kiểm tra và đánh giá thực hiện đạt tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008

Phương hướng phát triển trong thời gian tới

Hàng năm, tập trung xây dựng kế hoạch chỉ đạo về tạo động lực cho cán bộ công chức và viên chức Ủy ban nhân dân phường cũng đã ban hành Quy chế làm việc của phường, ban hành Thông báo phân công công việc cụ thể cho từng cán bộ, công chức phường nhằm đảm bảo nhiệm vụ thực thi công vụ không bị chồng chéo, trùng lắp, bỏ sót, phân rõ trách nhiệm từng cán bộ công chức nhằm có cơ sở đánh giá chính xác, rõ ràng

Về công tác tổ chức cán bộ, trong 10 năm cũng đã xử lý nhắc nhở 14 cán bộ công chức, cho nghỉ việc theo nguyện vọng 04 cán bộ; giải quyết chế độ nghĩ hưu 05 cán bộ; tuyển dụng bổ nhiệm 32 cán bộ, công chức; có 05 cán bộ, công chức được luân chuyển, điều động về quận

Nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi công vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức trên địa bàn phường, đảm bảo có phẩm chất chính trị tốt, đủ năng lực thi hành công vụ, cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi để các cán bộ, công chức tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do cấp trên tổ

chức

1.2 Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo

Văn phòng UBND là văn phòng chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo, là bộ phận không thể thiếu, giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND và Thường trược Hội đồng nhân dân phường Tân Tạo.Trong quá trình hoạt động

của mình thì văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng như của lãnh đạo Vì không phải lúc nào người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của mình định làm và cần có một người thường xuyên nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận thông tin từ mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc của

cơ quan Do đó mà hoạt động văn phòng rất quan trọng, hoạt động của văn phòng bao

gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau

Hình 1.3 Văn phòng UBND phường Tân Tạo

1.2.1 Chức năng

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ

chức đó

1.2.2 Nhiệm vụ

Thực hiện nhiệm vụ quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của HĐND, UBND, các con dấu chức danh đảm bảo đúng nguyên tắc bảo mật và quy định của pháp luật Thường trực tiếp dân hàng ngày tại văn phòng

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc trong tuần của UBND phường, tiếp nhận, vào sổ theo dõi công văn đi, đến, soạn thảo công văn, quyết định của uỷ ban và lưu hồ sơ

Giúp chủ tịch, phó chủ tịch nắm bắt tình hình từ trên xuống dưới, từ cơ sở phản ánh lên, tổng hợp báo cáo về thường trực xã quyết định

Đảm bảo tốt các điều kiện cần thiết phục vụ mọi hoạt động, các hoạt động của HĐND – UBND

Giúp thường trực UBND phường thực hiện việc lập kế hoạch, định mức, phát triển kinh tế, xã hội, đầu tư xây dựng cơ bản và các công trình phúc lợi của tập thể

Phụ trách công tác thống kê phát triển kinh tế xã hội ở cấp địa phương tổng hợp tình hình báo cáo về thường trực uỷ ban xã ngành dọc cấp trên

Giúp UBND phường báo cáo phản ánh tình hình về UBND quận vào ngày 20 hàng tháng kịp thời

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo

Hình 1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại văn phòng UBND phường Tân Tạo

Văn phòng UBND phường gồm có 03 công chức Văn phòng – Thống kê, cụ thể như sau:

- Chị Nguyễn Thị Minh Hiệp là công chức Văn phòng – Thống kê phụ trách chính tại bộ phận văn phòng, thực hiện công việc tổng hợp chung, quản lý phần mềm hồ sơ cán bộ, công chức; phụ trách soạn thảo, thực hiện các báo cáo, tờ trình, dự thảo Nghị quyết trình HĐND và các công việc khác như điều tra, thống kê

- Chị Mai Thị Kim Loan – Công chức Văn phòng – Thống kê: Đảm nhận nhiệm

vụ nhận và phát hành văn bản đến – đi; quản lý phần mềm văn thư – lưu trữ; thực hiện công tác điều tra thống kê tham mưu cho người phụ trách chính

- Chị Nguyễn Hồng Hà – Công chức Văn phòng – Thống kê: Làm việc tại bộ phận tiếp dân (bộ phận một cửa) thực hiện công việc trả kết quả hồ sơ sao y, chứng thực, quản

lý con dấu của UBND phường Tân Tạo

Công chức Văn phòng –

Thống kê

Công chức Văn phòng –

Thống kê Nguyễn Hồng Hà

(Sao y, chứng thực; Quản

lý con dấu)

Mai Thị Kim Loan (Thống kê, điều tra; Văn thư-lưu trữ)

Công chức Văn phòng –

Thống kê Nguyễn Thị Minh Hiệp (Tổng hợp)

CHƯƠNG 2 CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI ỦY

BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN TẠO

2.1 Báo cáo tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát về các nghiệp vụ văn phòng tại Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo

2.1.1 Hệ thống quy chế, quy định hoạt động tại Ủy ban nhân dân phường Tân Tạo

2.1.1.1 Khái niệm về quy chế và quy định

- Hiểu một cách đơn giản, quy chế chính là một văn bản hoặc toàn thể các văn bản

có chứa quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do cơ quan, tổ chức hay cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự nhất định, có hiệu lực bắt buộc thi hành

đối với các thành viên của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế

- Quy định là những quy phạm định ra đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng và các trách nhiệm của các bộ phận, phòng ban trực thuộc, trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó

2.1.1.2 Quy chế làm việc tại Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo

Hiện nay, tại UBND phường Tân Tạo sử dụng văn bản ban hành hệ thống Quy chế làm việc gồm 07 chương với 37 Điều theo nhiệm kì 2016 – 2021 kèm theo Quyết định

số 281/QĐ-UBND ngày 07/11/2017 của UBND phường Tân Tạo được quy định như sau:

Chương I: Những quy định chung thể hiện 02 Điều về phạm vi, đối tượng, điều chỉnh và nguyên tắc làm việc của Ủy ban Nhân dân phường

Chương II: Tại đây, từ Điều 3 đến Điều 7 quy định rõ về các trách nhiệm, phạm vi

và cách thức giải quyết công việc của Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo, Chủ tịch và các Phó chủ tịch, ủy viên và công chức chuyên môn cùng các cán bộ không chuyên trách Chương III và Chương IV: Nêu rõ quan hệ công tác của Ủy ban Nhân dân phường (Điều 8,9,10) và Chế độ hội họp, giải quyết công việc của Ủy ban Nhân dân phường Tân Tạo

Chương V: Quy chế làm việc đưa ra các công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo, tiếp công dân, phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Chương VI: Quy định về việc Quản lý và ban hành văn bản của Ủy ban Nhân Dân phường Tân Tạo

Chương VII: gồm các Thông tin tuyên truyền, báo cáo và các điều khoản thi hành Qua đó, UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND phường Thực hiện giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND phường trong công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Cùng với các quy định đó thì việc bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương

đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc, bảo đảm dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn được pháp luật quy định

Ngoài quy chế làm việc, tại UBND phường cũng đã có những quy định về nội quy

cơ quan đối với cán bộ, công chức của phường (ban hành kèm theo Quyết định số 457/QĐ-UBND ngày 29 tháng 5 năm 2014 của UBND phường Tân Tạo, nêu rõ các quy định sau:

- Thời gian làm việc: Sáng 7 giờ 30 đến 11 giờ 30; Chiều 13 giờ 00 đến 17 giờ 00 Chiều thứ bảy, chủ nhật, các ngày lễ: nghỉ

Tất cả các cán bộ công chức đi làm đúng giờ quy định đảm bảo ngày, giờ, giờ công, chấp hành sự phân công của lãnh đạo, tận tụy với công việc, năng động, sáng tạo

để hoàn thành công việc được giao

Tất cả các cán bộ công chức phải đảm bảo việc chào cờ sáng thứ hai hàng tuần, thực hiện nghiêm sự phân công viết và đọc bài theo chủ đề hưởng ứng cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh và việc chào cờ sẽ tính vào điểm thi đua hàng năm đối với cán bộ, công chức

- Về tác phong

Khi làm việc trang phục phải gọn gàng, sạch sẽ, tác phong đúng đắn, khi tiếp dân phải hòa nhã, nhiệt tình, giải thích đến nơi đến chốn tất cả mọi khiếu nại, thắc mắc Không làm việc riêng, không đùa giỡn trong giờ làm việc Đảm bảo tài sản cơ quan, đồ đạc vật dụng khi sử dụng xong phải đúng nơi quy định và không tự ý mang ra khỏi cơ quan

Tiết kiệm điện, nước, không sử dụng của công cho việc riêng kể cả điện thoại và

để xe đúng nơi quy định Trong giờ làm việc nếu vắng mặt tại UBND phải báo ngay cho ban lãnh đạo để kịp thời đưa ra phương hướng giải quyết tốt nhất

Cán bộ, công chức bộ phận tiếp nhân (nhận và trả kết quả) quyết tâm thực hiện nhiệm vụ với phương châm “4 xin – 4 luôn” Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép và luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ”

Việc tiếp công dân được thực hiện thường xuyên từ thứ hai đến thứ bảy hàng tuần tại trụ sở tiếp công dân phường Tân Tạo

2.1.1.3 Nhận xét

Về ưu điểm

- Nhằm tạo sự thống nhất và không phát sinh các vấn đề bất cập trong quá trình hoạt động và xử lý các công việc tại cơ quan, quy chế làm việc của UBND phường Tân Tạo đã có vai trò quan trọng giúp các cán bộ, công chức thuộc mọi phòng ban nắm rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình để có thể quản lý, hoàn thành tốt hơn các công việc và đạt hiệu quả cao nhất, tránh được tình trạng chồng chéo, lạm dụng chức quyền và tốn kém thời gian thực hiện

- Trước khi xây dựng quy chế làm việc, ban lãnh đạo đã xác định được mục đích,

sự cần thiết, phạm vi và đối tượng điều chỉnh cụ thể Đảm bảo được tính hợp pháp, thực

tiễn và hiệu quả tại cơ quan vì quy chế phù hợp với các quy định của pháp luật, với yêu cầu quản lý điều hành và hoạt động của cơ quan trong từng lĩnh vực cụ thể Tạo được hành lang pháp lý, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của UBND phường Tân Tạo

Về nhược điểm

Qua quá trình thực tập, có một số vấn đề cần quan tâm như việc ban hành quy chế

và nội quy cơ quan tại UBND phường Tân Tạo tuy được quán triệt thực thi nhưng vẫn không tránh khỏi tình trạng một số ít cán bộ công chức đi làm trễ, trình tự giải quyết công việc đôi khi còn chậm trễ hay đùng đẩy trách nhiệm của các cán bộ cùng chuyên môn

2.1.2 Kế hoạch, chương trình công tác của UBND phường Tân Tạo

2.1.2.1 Khái niệm

Kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ Hoạt động xây dựng kế hoạch được xem là một quá trình thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách,

kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định

Kế hoạch các chương trình công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ và thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: Kế hoạch dài hạn (trong vòng 5 năm, 10 năm, 20 năm); kế hoạch trung hạn (thường là 2–3 năm); kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng hay quý)

2.1.2.2 Nội dung thực trạng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

Bộ phận văn phòng tại UBND là bộ phận chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch cho UBND phường Tân Tạo Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng, việc xây dựng các kế hoạch hay chương trình công tác tại UBND phường Tân Tạo nhằm để đảm bảo mục đích phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo

Hiện nay, qua quá trình tìm hiểu tại UBND phường Tân Tạo, các loại kế hoạch, chương trình công tác được xây dựng là:

- Lịch công tác từng tuần

- Chương trình công tác tháng (kế hoạch công tác tháng)

- Chương trình công tác 6 tháng (gồm kế hoạch công tác 6 tháng đầu năm, kế hoạch công tác 6 tháng cuối năm)

- Chương trình công tác quý

- Chương trình công tác năm

- Các loại kế hoạch khác,

Chương trình công tác tháng bao gồm: nội dung phiên họp thường kỳ của UBND phường và các vấn đề trình UBND Quận trong tháng Chương trình công tác tháng được xác định trong chương trình công tác quý

Chương trình công tác quý bao gồm: nội dung các phiên họp thường kỳ của UBND phường và các vấn đề trình UBND Quận trong quý Chương trình công tác quý được xác định trong chương trình công tác năm

Chương trình công tác năm của UBND phường Tân Tạo gồm nội dung các phiên họp thường kỳ của UBND phường và các văn bản trình UBND Quận trong năm

2.1.2.3 Quy trình xây dựng kế hoạch làm việc, chương trình công tác tại UBND phường Tân Tạo

Để đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm cho UBND phường, lấy ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ các chương trình có liên quan và các vấn đề khác tại thời điểm xây dựng kế hoạch của lãnh đạo (như công tác bầu cử tại các

giai đoạn) (xem quy trình xây dựng kế hoạch làm việc tại phục lục 01)

Căn cứ vào các chủ trương, đường lối cùng các nghị quyết của cơ quan lãnh đạo cấp trên và chức năng nhiệm vụ của UBND phường Tân Tạo, nhìn chung văn phòng đã xây dựng và lập ra các kế hoạch, chương trình công tác theo các tiêu chuẩn Ví dụ về chương trình công tác năm 2018 tại UBND phường Tân Tạo ban hành kèm theo Quyết

định số 20/QĐ-UBND ngày 8 tháng 01 năm 2018 (xem mẫu chương trình công tác năm 2018 tại phụ lục 02)

Nhìn chung về nội dung chương trình đã đạt những yêu cầu sau:

- Đảm bảo bám sát theo đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm là “Tập trung và tích cực triển khai thực hiện 07 chương trình đột phá và các chương trình công tác trọng điểm của Nghị quyết Đảng ủy phường, sơ kết các đề

án, chỉ thị do UBND Quận ban hành, nhằm đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế gắn với việc dịch chuyển cơ cấu kinh tế, nâng cao chất lượng tăng trưởng, bảo đảm phát triển bền vững, ” và các công tác chính trong từng thời gian

- Đảm bảo tính đồng bộ: Chương trình công tác năm 2018 triển khai đồng bộ tất

cả các lĩnh vực công tác của cơ quan, trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc như lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực đô thị - môi trường; lĩnh vực văn hóa xã hội; lĩnh vực quốc phòng – an ninh, trật tự - an toàn xã hội; lĩnh vực tư pháp và lĩnh vực nội chính và cải cách hành chính

- Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định Đối với các nội dung công việc trong chương trình đã xác định rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp

- Đảm bảo tính khả thi: Chương trình đã phù hợp với khả năng và thời gian thực hiện từ tháng 01 đến tháng 12 năm 2018 Tại đây UBND đã tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được Khi lập chương trình UBND phường đã

có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất vào tháng 05

- Đảm bảo tính hệ thống: Đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình của cấp Đảng ủy cùng cấp với chương trình của cơ quan Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình công tác năm, 6 tháng với chương trình công tác tháng, chương trình công tác tuần

2.1.2.4 Nhận xét

Ưu điểm

- Các kế hoạch, chương trình công tác thường kỳ đã đưa ra những nhiệm vụ cần tập trung chỉ đạo, thực hiện từ đó đã giúp ban lãnh đạo, các cán bộ công chức thuộc các phòng ban xác định được công việc một cách rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động hằng ngày cũng như trong từng thời điểm cụ thể

- Dựa vào các chương trình công tác thường kỳ UBND phường Tân Tạo có thể đánh giá hiệu quả công việc, giúp cơ quan đạt được mục tiêu tiết kiệm thời gian và chi phí, góp phần đảm bảo tính ổn định, chính xác trong hoạt động quản lý, từ đó hạn chế được rủi ro, sai sót trong công việc

- Giúp nhà lãnh đạo phân bổ được quỹ thời gian, nguồn lực hợp lý, phối hợp đồng

bộ, nhịp nhàng Từ đó, tránh các bộ phận làm việc chồng chéo, giảm thiểu tối đa các mâu thuẫn và phát huy mọi khả năng để đạt được hiệu quả trong công việc

- Giúp tổ chức đi vào nề nếp, hoạt động một cách khoa học Chương trình, kế hoạch còn là cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá, giám sát mọi hoạt động của tổ chức

2.1.3 Thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp các thông tin cho các đơn vị chuyên môn

2.1.3.1 Khái niệm

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức, thông báo về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó là môi trường

Dựa vào quản trị thông tin tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin

2.1.3.2 Nội dung thực trạng thu thập, tổng hợp, báo cáo các thông tin

Thông tin hiện nay được xem là những loại tài sản quan trọng tại UBND phường

phòng ban đều cần đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều hành, giúp ích rất nhiều trong việc thực hiện các mục tiêu và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách thức đang điều hành công việc và trao đổi thông tin trong UBND phường đang được thực hiện Thông qua bộ phận văn phòng các thông tin được thu thập và xử lý nhằm giúp giải quyết đúng đắn và hiệu quả trong việc lập kế hoạch, ra quyết định, trong công tác tổ chức và cả công tác lãnh đạo, kiểm tra

Hằng ngày, tại UBND phường Tân Tạo tiếp nhận và phân phối rất nhiều loại thông tin khác nhau Vì vậy, việc thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp các thông tin đơn vị chuyên môn rất quan trọng

Mô hình thông tin tại UBND phường Tân Tạo được thực theo kiểu mô hình thông tin tập trung, tất cả các thông tin đi và đến đều được đưa về một đầu mối trung tâm thông tin văn phòng UBND phường

Mọi phòng ban tại UBND phường nói chung và văn phòng nói riêng đều sẵn sàng truy cập tất cả thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong cơ quan Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác

Các yêu cầu về mặt pháp luật cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin cũng được thực thi

2.1.3.3 Quy trình thu thập thông tin và xử lý thông tin

Để đáp ứng các yêu cầu của quản trị thông tin, công tác thu thập thông tin tại UBND Phường Tân Tạo được thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định mục đích và yêu cầu thu thập thông tin

Để công tác thu thập thông tin được chính xác, nhanh chóng và kịp thời, trước hết văn phòng đã chú ý đến các tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan cần nghiên cứu, đánh giá

Xác định mục đích và yêu cầu thu thập

Xây dựng và tổ chức các nguồn cung cấp thông tin

Thu thập thông tin

Trong hoạt động tại UBND phường, việc thu thập thông tin để phục vụ cho các mục đích, yêu cầu cơ bản như sau:

(i) Xây dựng chương trình kế hoạch công tác;

(ii) Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng đề án, dự án;

(iii) Lập các báo cáo công tác, chuyên đề;

(iv) Giải đáp chế độ chính sách pháp luật;

(v) Hướng dẫn chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ;

(vi) Tham gia đóng góp ý kiến đối những vẫn đề thuộc phạm vi chức năng được giao;

(vii) Các mục đích khác liên quan đến hoạt động công vụ

Bước 2: Xây dựng và tổ chức các nguồn cung cấp thông tin

Văn phòng UBND phường Tân Tạo thường xây dựng và dựa vào các nguồn thông tin khác nhau như:

- Thông tin từ cấp trên xuống: Là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, Thể hiện qua những quyết định nhằm tác động, điều chỉnh hoạt động của một hoặc một số lĩnh vực theo yêu cầu Thường là những mệnh lệnh văn bản quy định về một hoặc nhiều vấn đề cụ thể trong quản lý

- Thông tin từ cấp dưới gửi lên: Có thể là các báo cáo, đánh giá, tờ trình, kiến nghị hay các ý kiến thông qua cuộc họp, trao đổi, Thể hiện qua những số liệu phân tích, tổng hợp mô tả diễn biến, đặc điểm của một lĩnh vực hoạt động

- Thông tin từ các cơ quan khác như Đảng, Nhà nước, Đoàn thể mang tính chất quan hệ giao dịch, phối hợp công việc, các tài liệu, văn bản đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của các Bộ, Quận, các ngành địa phương có liên quan

- Thông tin từ các đoàn đi công tác (đi dự hội thảo, hội nghị, điều tra khảo sát tình hình, đi kiểm tra hoạt động cơ sở)

- Thông tin từ dư luận xã hội như đơn thư, lời đồn đại của dân chúng về những việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung và của cán bộ nói riêng

Bước 3: Thu thập thông tin

Mô hình thông tin tại UBND phường Tân Tạo được thiết lập theo kiểu mô hình thông tin tập trung, nghĩa là tất cả các thông tin đến và đi đều được thu thập về một đầu mối trung tâm thông tin đó là văn phòng UBND Tại đây văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổng hợp các thông tin đã được thu thập và thực hiện theo các phương pháp:

- Phương pháp nghiên cứu các nguồn thông tin đã có

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

- Phương pháp chuyên gia

Đây các là phương pháp sẽ giúp cho việc thu thập được thông tin có tính chất đa dạng, đa chiều, chuyên sâu vào mục đích dự kiến thu thập thông tin Phù hợp với việc thông tin cần xử lý có nhiều ý kiến khác nhau và cần được kiểm chứng, đánh giá lại

Về xử lý thông tin

Xử lý thông tin là công việc đòi hỏi văn phòng phải sử dụng sự hiểu biết của mình

để phân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để sản xuất các thông tin đầu ra cung cấp cho các lãnh đạo

Căn cứ theo quy định thống nhất tại UBND phường Tân Tạo, bộ phận văn phòng

là bộ phận chịu trách nhiệm xử lý thông tin, đảm bảo tính đồng bộ, thận trọng khi tham khảo và được tuân thủ theo quy trình cơ bản bao gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Tổng hợp và phân loại thông tin đã thu thập

Sau khi thu thập một số lượng lớn thông tin, bước đầu bộ phận văn phòng cụ thể

là cán bộ phụ trách cần tổng hợp, phân loại thông tin theo các lĩnh vực, mục tiêu quản

lý Tùy thuộc vào thông tin thu thập được là thông tin định tính hay định lượng để có những biện pháp tổng hợp thích hợp

Bước 2: Xử lý, phân tích và sàng lọc thông tin

Trên cơ sở thông tin đã được tổng hợp, phân loại cần tiến hành phân tích sàng lọc thông tin để loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp Quá trình này được thực hiện trên cơ sở so sánh, đối chiếu với những thông tin hiện có để phát hiện thông tin mới có mâu thuẫn với những thông tin đã được minh chứng hay không hoặc những thông tin mới có điều gì chưa phù hợp đường lối chủ trương chính sách của Đảng

và nhà nước hay không Qua đó, loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp, không đảm bảo tính trung thực, khách quan, không đáp ứng được mục đích thu thập

Bước 3: Đánh giá, ra quyết định cung cấp và phổ biến thông tin

Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích xử lý trở thành các thông tin đầu ra sau khi được lãnh đạo phê duyệt, cán bộ văn phòng sẽ cung cấp phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các đối tượng cần thiết qua các hình thức thích hợp như bằng văn bản, điện thoại và email,

Bước 4: Chuyển thông tin sang lưu trữ và bảo quản thông tin

Thông tin được sử dụng không chỉ có một lần hoặc một vài lần mà cần lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài Và tùy theo mục đích, tính chất của thông tin mà người thu thập đưa ra quyết định phân nhóm lưu trữ thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, xây dựng văn bản…

Như vậy, về cơ bản thông tin sau khi thu thập được cần xử lý theo đúng quy trình Công tác tổ chức thông tin trên cho thấy hoạt động nghiệp vụ văn phòng gắn liền và liên kết chặt chẽ với nhau

2.1.3.4 Nhận xét

Ưu điểm

- Để thu thập, tổng hợp, báo cáo cho lãnh đạo và cung cấp các thông tin cho các đơn vị chuyên môn, UBND đã thực hiện tốt việc khai thác hiệu quả, đáp ứng được các nguyên tắc thông tin có được đều đầy đủ, chính xác và đảm bảo được tính bảo mật của thông tin

- Giúp lãnh đạo nắm bắt được mọi vấn đề trong cơ quan và môi trường xã hội có liên quan, từ đó làm cơ sở, tiền đề cần thiết để xây dựng biện pháp quản trị, điều hành kịp thời

- Do thông tin là tiền đề, mang tính chất khởi đầu trong cả quy trình, là cơ sở để đưa ra quyết định cho nên số lượng thông tin nhiều hay ít đều có ảnh hưởng tới việc ra quyết định Có thể nói, bộ phận văn phòng đã thực hiện công tác thu thập và xử lý thông tin một cách tương đối hiệu quả, bao quát, đảm bảo điều kiện cần thiết, phản ánh khá toàn diện các mặt hoạt động và định hướng giải quyết công việc được tối ưu

Nhược điểm

- Tuy nhiên, vẫn còn một số mặt hạn chế như cung cấp số liệu chưa hoàn toàn

chính xác, đôi lúc thông tin đầu vào còn chậm, Đối với trường hợp số lượng thông tin hữu ích quá ít, cơ sở để đưa ra quyết định của ban lãnh đạo bị hạn chế đi rất nhiều Theo

đó, không thể có được cái nhìn toàn diện dẫn đến việc đôi khi quyết định được đưa ra là phiến diện không chính xác, thiếu tính đầy đủ, không khả thi Và đi kèm theo đó là không có đủ thông tin để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hoạt động đưa ra quyết

định của mình

- Với trường hợp có quá nhiều thông tin, mặc dù có ưu điểm là có thông tin nhiều

chiều, cơ sở phục vụ cho việc đưa ra quyết định Tuy nhiên, thực tế cho thấy tình trạng quá thừa thông tin cũng gây ra những khó khăn, trở ngại nhất định cho cán bộ, công chức trong quá trình thu thập và xử lý thông tin Thứ nhất, do số lượng thông tin hữu ích quá lớn đòi hỏi mất nhiều thời gian, công sức, chi phí để thực hiện phân loại sàng lọc Cùng với đó là sự khó khăn trong công tác tập hợp, lưu trữ các thông tin thu thập được Thứ hai, việc có số lượng thông tin quá nhiều rất dễ dẫn đến hiện tượng thông tin

bị nhiễu, ảnh hưởng tới việc đưa ra quyết định chính xác, phù hợp

2.1.4 Nghiệp vụ quản trị nhân sự

2.1.4.1 Khái niệm

Quản trị nhân sự là một trong những tính năng cần thiết và cơ bản của công tác quản trị, bởi con người là bộ phận nòng cốt, là nguồn lực cần thiết nhất và cũng chính

là trung tâm của sự phát triển của một cơ quan hay doanh nghiệp

Là công tác quản lý vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến con người gắn với công việc của họ trong bất kì một tổ chức nào Đây là chức năng chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và khen thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức chứa đựng nhiều giá trị nhân văn

2.1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức viên chức tại UBND phường Tân Tạo

Căn cứ theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về chức danh số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

Bảng 2.1: Tổng hợp cán bộ công chức của UBND phường Tân Tạo

(Nguồn: Cán bộ quản lý hồ sơ cung cấp, 2020)

Qua thống kê bảng số liệu, có thể thấy hiện nay tổng số CBCC của UBND phường Tân Tạo là: 52 người (trong đó 25 cán bộ, công chức; 27 cán bộ không chuyên trách), gồm khối Đảng đoàn thể, Khối quản lý nhà nước

Thực tế khảo sát, trong nhiều năm hình thành và phát triển UBND phường ngay

từ những ngày đầu đã quan tâm đến trình độ học vấn, vì thế hầu hết họ đều được đào tạo từ các trường đại học và trung cấp Hiện nay, hàng năm UBND vẫn tạo điều kiện cho CBCC tham gia các chương trình đào tạo theo các lĩnh vực từ những kế hoạch của

cơ quan cấp trên

Khi được hỏi về trình độ ngoại ngữ, tin học của đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND phường Tân Tạo trong những năm gần đây, hầu hết tất cả mọi cán bộ công chức đều có đủ bằng B ngoại ngữ và bằng A tin học cơ bản Nhìn chung, số CBCC tại UBND phường có trình độ ngoại ngữ còn thấp so với yêu cầu hiện tại và vẫn chưa được đề cao nâng cấp để có thể đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa đội ngũ công chức và cải cách hành chính Nhà nước hay những yêu cầu trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập nền kinh tế hiện nay

2.1.4.3 Quy trình tuyển dụng cán bộ, công chức tại UBND phường Tân Tạo

Căn cứ vào việc tuyển dụng công chức tại xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về công chức xã, phường, thị trấn và các yêu cầu, nhiệm vụ, tiêu chuẩn cụ thể từng chức danh và số lượng công chức cấp xã, UBND phường Tân tạo có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng công chức cấp xã hàng năm theo từng chức danh Sau đó trình UBND Quận Bình Tân thẩm định, phê duyệt, tổng hợp nhu cầu tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng theo các quy định tại quy chế mà UBND Quận đã ban hành, cụ thể quy trình như sau:

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng CBCC tại UBND phường Tân Tạo

Phương thức tuyển dụng công chức cấp xã bằng hình thức thi tuyển hoặc xét tuyển theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 112/2011/NĐ-CP của Chính phủ Nội dung thi tuyển được thực hiện theo 02 vòng thi: Thi trắc nghiệm và thi môn nghiệp vụ chuyên ngành

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại UBND Quận Bình Tân (thông qua phòng nội vụ), các thành phần hồ sơ bao gồm:

- Đăng ký dự thi tuyển công chức cấp xã theo mẫu quy định;

- Bản sơ yếu lý lịch tự thuật do cơ quan có thẩm quyền xác nhận (chính quyền xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc cơ quan bố, mẹ người dự thi tuyển, xét tuyển);

- Bản sao giấy khai sinh;

- Bản chụp các văn bằng, chứng chỉ và kết quả học tập theo yêu cầu của chức danh công chức dự tuyển (khi trúng tuyển sẽ đối chiếu với bản chính), trường hợp đã tốt nghiệp nhưng cơ sở đạo tạo chưa cấp bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp thì nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp do cơ quan có thẩm quyền cấp;

- Giấy chứng nhận sức khỏe do tổ chức y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn 30 ngày, tính đến ngày nộp hồ sơ dự tuyển;

-Giấy chứng nhận thuộc đối tượng ưu tiên trong tuyển dụng công chức cấp xã (nếu có) được cơ quan có thẩm quyền chứng thực;

ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, phường

- Đối với cán bộ, công chức đã tốt nghiệp trình độ chuyên môn, nghiệp vụ từ trung cấp trở lên được xếp lương như công chức hành chính

- Đối với cán bộ, công chức cấp phường có trình độ từ sơ cấp hoặc chưa qua đào tạo trình độ chuyên môn thì được thực hiện xếp lương như sau: Bậc 1: 1.75; bậc 2: 2.25 Thời gian nâng bậc từ bậc 1 lên bậc 2 là 05 năm Ngoài ra, đối với cán bộ cấp phường được hưởng phụ cấp chức vụ

2

Tiếp nhận

hồ sơ

3

Thành lập hội đồng tuyển dụng

4

Quyết định công nhận kết quả

5

Đối với người hoạt động không chuyên trách cấp phường được hưởng phụ cấp trách nhiệm của các phó đoàn thể

Chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế

- Từ ngày 01/01/2010, Người hoạt động không chuyên trách cấp xã không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (Được quy định tại Khoản 2, Điều 15, Nghị định 92/2009/NĐ-CP) Người hoạt động không chuyên trách cấp xã được tham gia BHXH

tự nguyện, mức hỗ trợ sẽ do HĐND tỉnh quy định

- Từ ngày 01/01/2016, người hoạt động không chuyên trách cấp xã là đối tượng được tham gia BHXH bắt buộc (Được quy định tại Điểm i, Khoản 1, Điều 2, Luật BHXH năm 2014) Hàng tháng, người hoạt động không chuyên trách cấp xã đóng 22% mức lương theo mức lương cơ sở vào quỹ hưu trí và tử tuất, trong đó: người lao động đóng 9,5% và người sử dụng lao động đóng 14% (Được quy định tại Điều 85, Điều 86, Luật BHXH năm 2014)

Cán bộ, công chức thì 3 năm được nâng bậc lương Ngoài ra còn hưởng các loại phụ cấp khác như: phụ cấp công vụ 25% trên tổng số lương cơ bản, phụ cấp công tác phí, bằng đại học, phụ cấp chức vụ, trách nhiệm

2.1.4.5 Công tác đánh giá nhân sự

Thực hiện công tác đánh giá tác phong làm việc và mức độ phối hợp trong công việc, khi tiến hành điều tra lấy ý kiến của 25 CBCC ở bốn mức độ: (1) Vượt mức, (2) đúng định mức, (3) một phần/chậm và (4) chưa hoàn thành và 35 công dân tại UBND phường Tân Tạo theo bốn mức độ đánh giá: tốt, tương đối tốt, bình thường, kém và kết

quả thể hiện như sau: (phiếu đánh giá tại phụ lục 03, 04)

Bảng 2.2 Kết quả đánh giá của CBCC tại UBND phường Tân Tạo

(Nguồn: Bảng số liệu thống kê cuộc điều tra đánh giá CBCC từ văn phòng

UBND phường Tân Tạo - năm 2020)

Mức độ

Số lượng

Tỷ

lệ

Số lượng

Tỷ

lệ

Số lượng

Tỷ

lệ

Số lượng

phường là đúng tiến độ dự kiến, chiếm 76%; chất lượng công việc hoàn thành chủ yếu

là đạt yêu cầu 64% và hoàn thành tốt công việc đạt 36%

Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng một số bộ phận chưa hoàn thành công việc, tiến độ còn chậm chiếm 8%, không có tinh thần phối hợp, kết nối với cán bộ trong việc thực hiện công việc chung và chất lượng công việc hoàn thành chỉ đạt mức tương đối

Bảng 2.3 Kết quả đánh giá của công dân ở UBND phường Tân Tạo

(Nguồn: Bảng số liệu thống kê cuộc điều tra đánh giá CBCC từ văn phòng

UBND phường Tân Tạo - năm 2020)

Mức độ Tốt Tương đối tốt Bình thường Kém

Số lượng Tỷ lệ

Số lượng Tỷ lệ

Số lượng Tỷ lệ

Số lượng

- Về tác phong làm việc của CBCC được công dân và CBCC đánh giá khá cao Tỷ

lệ đánh giá mức tốt và mức tương đối chiếm lần lược là 40% và 45,7%, mức trung bình

và kém là 11,4% và 2,9% Đánh giá cho thấy, hầu hết công việc nhân dân được giải quyết trong ngày, tác phong nhanh nhẹn, chỉnh chu, dứt điểm và không gây tồn đọng nhiều

- Về cách giao tiếp, ứng xử đối với nhân dân được đánh giá tương đối tốt Tỷ lệ 77,2, không có tình trạng hách dịch, cửa quyền, hay gây phiền hà, bức xúc cho nhân dân

- Cuối cùng là ý thức, tinh thần trách nhiệm trong công việc được nhân dân đánh giá ở mức bình thường (tỷ lệ 51,4%)

2.1.4.6 Nhận xét

Ưu điểm

- Lãnh đạo trong cơ quan là những người có kinh nghiệm, năng lực quản lý Các phòng ban hoạt động tương đối, có trách nhiệm trong công việc

- Đội ngũ cán bộ, công chức của UBND phường Tân Tạo có trình độ chuyên môn

cơ bản đạt chuẩn, có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị vững vàng Đa số có trình độ tin học văn phòng, có khả năng sử dụng máy vi tính, đáp ứng yêu cầu vị trí công việc

- Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng được diễn ra đương đối tốt từ đó đã giúp cơ quan cấp trên thực hiện suôn sẻ các quá trình

- Về lao động, UBND phường có một đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, có trình

độ và chuyên môn Nếu được tổ chức đào tạo theo kiểu “già kèm trẻ” thì sẽ có tác dụng rất tốt tạo nên một lớp trẻ có kinh nghiệm, có trình độ và có sự cống hiến cho cơ quan

- Công tác đánh giá CBCC được cơ quan thực hiện theo phương pháp điều tra, phỏng vấn đã dựa trên cơ sở khách quan từ CBCC và cả công dân tiếp xúc với CBCC tại cơ quan làm việc Nhìn chung đã phát huy được ưu điểm giúp CBCC kiểm định các chỉ số nói lên sự làm việc, cống hiến của mình từ đó sẽ tạo nên cơ sở nền tảng cho việc đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng CBCC cũng như áp dụng việc cân nhắc khen thưởng có hiệu quả hơn

Nhược điểm

- Sự quan tâm của lãnh đạo chưa cao, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý của CBCC Một số cán bộ vẫn còn gắt gỏng, chưa chú tâm vào công việc của mình, thái độ làm việc chưa tốt Đôi lúc vẫn còn tình trạng “bằng mặt mà không bằng lòng”

- Mối quan hệ giữa CBCC trong cơ quan chưa được thân thiện và cởi mở, từ đó không tạo được tâm lý thoải mái cho mọi người trong quá trình làm việc Việc hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau đối với những công việc đỏi hỏi phải có sự tham gia làm việc cùng nhau vẫn chưa đạt kết quả tốt

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng tuy được thực hiện những vẫn chưa có sự liên kết chặt chẽ, còn mang tính hình thức, tình trạng cử CBCC đi học cho đủ chỉ tiêu, số lượng vẫn còn xảy ra

2.1.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO tại UBND phường Tân Tạo

2.1.5.1 Khái niệm

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là công cụ để chuẩn hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính, tao sự công khai, minh bạch, trách gây phiền hà cho tổ chức, công dân

2.1.5.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO tại UBND phường Tân Tạo

Căn cứ theo Quyết định số 350/QĐ-UBND ban hành ngày 22 tháng 8 năm 2019, UBND phường Tân Tạo đã triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Phường công khai niêm yết tổng cộng

113 thủ tục thuộc 15 lĩnh vực trong đó có 71 thủ tục hành chính được áp dụng ISO theo Quyết định Trong năm 2017, phường đã giải quyết được đúng hạn 95% hồ sơ hộ tịch, lĩnh vực địa chính – nhà đất có một số trường hợp bị trễ hẹn do trong quá trình thực hiện quy trình liên thông trong cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, đất ở và tài sản khác gắn liền với đất với các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện phường giải quyết

hồ sơ đúng hạn nhưng khi chuyển hồ sơ cho các đơn vị quận giải quyết thì có một số bị

trễ hạn, thủ tục chứng thực chữ ký, bản sao đều đúng hẹn 100%

Qua đó, UBND phường cùng các cán bộ công chức chuyên môn cam kết cống hiến

và phục vụ nhân dân một cách tận tụy, bằng tất cả các tri thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất thông qua việc xây dựng, thực hiện công tác cải cách hành chính và quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với tất cả các thủ tục hành chính được chuẩn hóa

Khi ứng dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, UBND phường Tân Tạo hướng đến các mục tiêu năm 2021 là:

- Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn của từng lĩnh vực bảo đảm đáp ứng 98%

- Bảo đảm tỷ lệ trả hồ sơ dưới 10% đối với mỗi loại thủ tục hành chính và không trả bổ sung hồ sơ quá 01 lần

- Hồ sơ tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính có từ 10% trở lên và hồ sơ trả qua dịch vụ bưu chính có từ 15% trở lên

- Đảm bảo tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất

Hình 2.1 Mô hình xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO tại UBND

phường Tân Tạo

Qua hơn 08 năm triển khai hoạt động và duy trì cải tiến hệ thống ISO tại các quá trình hành chính công, bộ phận một cửa bắt đầu từ khi tiếp nhận thông tin, yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính đến khi hoàn thành, trả hồ sơ kết quả giải quyết, mỗi bước công

việc được thực hiện đều được quán triệt đồng bộ

2.1.5.3 Nhận xét

Ưu điểm

- Khảo sát cho thấy, việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO tại UBND phường Tân Tạo đã góp phần từng bước xây dựng nền hành chính khoa học và chính quyền kiến tạo, phục

vụ nhân dân tốt hơn

- Bộ phận một cửa của UBND phường tạo ấn tượng tốt với nơi làm việc sắp xếp ngăn nắp các khu vực tiếp công dân, khu vực hồ sơ và thủ tục hành chính được niêm yết gọn gàng, khoa học

- Đội ngũ cán bộ, công chức nêu cao tinh thần trách nhiệm, xử lý công việc nhịp nhàng, minh bạch bằng các quy trình, hướng dẫn theo mô hình quản lý chất lượng giữa

các khâu; giảm lãng phí thời gian, nâng cao năng suất và chất lượng công việc

Nhược điểm

- Bên cạnh các kết quả tích cực, do mới triển khai thực hiện nên việc áp dụng ISO 9001:2015 vẫn còn có hạn chế như đối với hệ thống ISO yêu cầu phải thường xuyên rà soát, đối chiếu để cập nhật, điều chỉnh các quy trình, thủ tục để đảm bảo luôn tương thích, phù hợp và thông suốt

- Thiếu nhân lực chuyên trách phụ trách hệ thống ISO Cán bộ công chức phụ trách

hệ thống quản lý ISO còn kiêm nhiệm, nên thời gian dành cho việc theo dõi, duy trì tại các bộ phận hiệu quả chưa cao; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật một số ít vẫn chưa đồng bộ, còn thường xuyên thay đổi theo các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải cập nhật thường xuyên gây không ít khó khăn về thời gian và chi phí trong quá trình

Văn bản là một phương thức để ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử Theo khái niệm này thì các loại giấy

tờ như Thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… đều được coi là văn bản Qua đó, những giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi đối tượng tiếp nhận thực hiện một hành vi nhất định để đáp ứng theo nhu cầu

2.1.6.2 Thực trạng soạn thảo văn bản tại UBND phường Tân Tạo

Trong nhiều năm qua, công tác soạn thảo văn bản tại UBND phường Tân Tạo luôn được lãnh đạo quan tâm chỉ đạo thực hiện UBND phường Tân Tạo đã ban hành các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của

cơ quan và xã hội

Để thống nhất về việc soạn thảo và ban hành văn bản trên cơ sở pháp lý, UBND luôn bám sát và căn cứ vào các văn bản mới nhất hiện có như Nghị định 30/2020/NĐ-

CP của Chính phủ ngày 05/3/2020 về công tác văn thư

Dựa vào tính chất nội dung công việc, nhiệm vụ của văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho UBND, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà văn phòng UBND thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể và nội dung văn bản mà cán bộ chuyên môn xử lý soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính… Qua khảo sát tại UBND phường Tân Tạo từ năm 2018 đến năm 2020 tại Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tại các giai đoạn, bộ phận văn phòng đã tham mưu cho Ban lãnh đạo ban hành các loại văn bản, số lượng được thống kê như sau:

Bảng 2.4: Bảng thống kê số liệu văn bản phát hành tại UBND phường Tân tạo

(Nguồn: Số liệu từ cán bộ Văn thư Tân Tạo)

Loại văn bản

Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020

Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%)

- Quyết định tăng từ 387 lên 474, tăng 87 văn bản

- Công văn tăng từ 236 lên 378, tăng 142 văn bản

- Thông báo tăng từ 389 lên 394, tăng 5 văn bản

- Kế hoạch tăng từ 327 lên 341, tăng 14 văn bản

- Các loại văn bản khác tăng từ 214 lên 320, tăng 106 văn bản

chiếm 18,8% năm 2020 Còn lại các văn bản khác thì chiếm tỉ trọng khá đồng đều Trong những năm qua số lượng văn bản ban hành của phường có xu hướng tăng, điều đó là do

có sự tác động từ nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu như:

- Năm 2018 là năm UBND phường Tân Tạo hoạt động tương đối ổn định, bắt đầu thay đổi nhân sự, chuyển mình phát triển, nâng cao hơn các công tác cải cách hành chính một cách mạnh mẽ hơn Đặc biệt là thực hiện công tác chỉnh trang, nâng cấp hẻm, kết nối liên thông, giải quyết thắt nút cổ chai, đảm bảo trật tự, an ninh xã hội tại phường nên việc ban hành văn bản tương đối nhiều khi thực hiện quá trình phát triển kinh tế - xã hội, chế độ chính sách và quá trình tuyển dụng nhân lực

- Trong những năm gần đây UBND phường Tân Tạo đang thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về “xây dựng và phát triển nông nghiệp - đô thị” Chính vì vậy mà cần phải ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo nhằm triển khai

kế hoạch, chủ trương đến từng bộ phận trên toàn địa bàn

- Cùng với việc hoạt động phát triển kinh tế “Khu phố sạch”, “Khu phố xanh và thân thiện với môi trường” đó là sự cố về môi trường nghiêm trọng khi rác thải bừa bãi làm ảnh hưởng đến kênh, rạch, tắt nghẽn đường ống thoát nước, gây thiệt hại lớn về kinh tế - xã hội, môi trường nước, ảnh hưởng xấu đến người dân, an ninh trật tự do các công ty, các chợ tự phát xả thải Vì lý do đó, UBND phường phải ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành, các quyết định về vấn đề bồi thường thiệt hại, làm sạch môi trường nước

- Ngoài ra, xu hướng ban hành văn bản ngày càng tăng một phần là do UBND phường có những kế hoạch, xây dựng phòng, chống dịch bệnh Covid-19 cho cán bộ công chức và nhân dân tại địa bàn phường

(Xem một vài văn bản báo cáo, giấy mời lần lượt tại phụ lục 05, 06)

2.1.6.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND phường Tân Tạo đến nay được thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Qua đó các cán bộ công chức chuyên môn thực hiện soạn thảo

đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của UBND phường Tân Tạo bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND phường giao cho cán bộ văn phòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do Chủ tịch hoặc hai Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư có phụ lục hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND phường Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo

đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Cán bộ phụ trách phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày

và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể và quyết định theo

đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND;

+ Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) Chủ tịch những văn bản theo uỷ quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Đối với những vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc khối nội chính; Chủ tịch UBND

ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực kinh

tế và văn hóa xã hội

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký số văn bản

đi, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản, thực hiện đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Sau đó cán bộ phụ trách sẽ tự đóng dấu cơ quan và gửi văn bản tại văn phòng để thực hiện việc chuyển phát văn bản

+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo (thời hạn không quá 02 ngày)

+ Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ

Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể và nội dung văn bản mà cán bộ chuyên môn xử lý soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục

vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…

2.1.6.4 Thể thức, kỹ thuật và nội dung trình bày văn bản

- Về thể thức, kỹ thuật trình bày

Để thống nhất về việc soạn thảo và ban hành văn bản trên cơ sở pháp lý, UBND luôn bám sát và căn cứ vào các văn bản mới nhất hiện có là Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 5/3/2020 về công tác văn thư

Xét ví dụ về văn bản Quyết định số 121/QĐ-UBND ban hành ngày 25 tháng 03 năm 2021 về việc thành lập Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XV và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân Thành phố nhiệm kỳ 2021-2026, thuộc khu vực bỏ phiếu số 177 tại

phường Tân Tạo (xem văn bản Quyết định tại phụ lục 07)

+ Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản mà phụ lục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ đưa ra và quy cách trình bày văn bản được CBCC thông nhất theo kiểu chữ Times New Roman có thông số như sau: Định lề trên: 2,5cm; Định

lề dưới: 2,5cm; Định lề trái: 3cm; Định lề phải: 2cm

+ Nhìn chung, các văn bản hành chính được ban hành bởi Văn phòng UBND phường Tân Tạo đều tuân thủ theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định, đảm bảo đầy đủ các thành phần như Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung văn bản và chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan và nơi nhận văn bản

+ Lỗi sai chủ yếu tại các đường kẻ ngang, nét liền phía dưới tên cơ quan, độ dài không đủ 1/3 so với độ dài dòng chữ, đôi khi không được cân đối hoặc khoảng cách được đặt quá xa

- Về nội dung của văn bản ban hành

Nhìn chung, công tác soạn thảo tại UBND phường Tân Tạo được tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành Quá trình soạn thảo nội dung văn bản hành chính của Văn phòng UBND cũng đã dựa trên các nguyên tắc cơ bản, nội dung văn bản ngắn gọn, rõ ràng đầy đủ thông tin theo yêu cầu của một mẫu quyết định, tiết kiệm câu chữ nhung bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng công từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Ngôn ngữ được sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản Văn bản quyết định này không dùng ngôn từ địa phương hay thể loại văn nói

Nội dung văn bản soạn thảo tại UBND phường Tân Tạo đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng, với nội dung công việc cần giải quyết Đáp ứng đầy đủ nội dung căn cứ ban hành, sắp xếp theo đúng quy định, đúng thẩm quyền, đúng thực tiễn Tuy nhiên, văn bản trên mắc lỗi về trích dẫn căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 29/6/2015, điều này là sai vì Luật tổ chức chính quyền địa phương được ban hành ngày 19/5/2015, từ đó có thể làm giảm giá trị của văn bản khi được ban hành

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản

Đặc thù văn bản của UBND phường là mang tính quyền lực nhà nước nên ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của phường là ngôn ngữ phổ thông, chính xác, chuẩn quốc gia để diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu chủ trương, chính sách, mệnh lệnh cụ thể phục vụ hoạt động công quyền Việc sử dụng Tiếng Việt để soạn thảo văn bản không chỉ là yêu cầu mang tính hợp pháp mà còn là vấn đề khoa học Văn bản quản lý phải viết bằng tiếng Việt thì mới có thể phổ biến đến nhiều đối tượng góp phần nâng cao chất lượng văn bản ban hành

- Về dấu của cơ quan

Việc đóng dấu trên văn bản theo ví dụ trên đã được cán bộ công chức thực hiện theo đúng quy định Dấu đóng rõ ràng, thẳng đứng và được đóng lên chữ ký và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu cơ quan được đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền Nhưng quyết định ban hành này hay các quyết định khác có từ 02 trang trở lên không được đóng dấu giáp lai

Văn phòng thống nhất quản lý văn bản, tất cả các loại văn bản được văn thư lấy số chung Riêng đối với văn bản mật, Văn thư thống nhất quản lý trên cơ sở lấy số riêng cho từng loại Do thời gian và điều kiện nghiên cứu còn hạn chế, khóa luận không thể khảo sát hết được toàn bộ số lượng văn bản soạn thảo và ban hành của UBND phường Tân Tạo Hiện tại chỉ có thể lấy xác suất văn bản trong 05 tháng đầu năm 2021 để tiến hành khảo sát và nghiên cứu thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Kết quả thống kê được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.5 Bảng kết quả điều tra thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Tân Tạo (05 tháng dầu năm 2021)

2.1.7 Nghiệp vụ văn thư

2.1.7.1 Khái niệm

Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức Nói một cách rộng hơn, văn thư là phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý

Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư có thể hiện

rõ các quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; lập hồ sơ và nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1.7.2 Tổ chức cán bộ văn thư cơ quan

Việc bố trí nhân sự thực hiện công tác văn thư tại UBND phường Tân Tạo trong tổng biên chế được giao, đã đảm bảo đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định

mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã

số ngạch và tiêu chuẩn, nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

UBND phường Tân Tạo có một bộ phận Văn phòng công chức thống kê kiêm nhiệm công việc văn thư, thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp Nghĩa là ngoài văn thư chung, văn phòng UBND còn bố trí cán bộ đó kiêm nhiệm công tác lưu trữ có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản và thực hiện công tác lưu trữ, quản lý kho

Hầu hết, cán bộ văn thư đã được tạo điều kiện tham gia các lớp học tập bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và được phân công chịu trách nhiệm những công việc chuyên môn như cán bộ chuyên tiếp nhận và xử lý văn bản đến và giải quyết các văn bản mật Tuy nhiên, bộ phân văn thư – lưu trữ vẫn chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm nhiều công việc từ khâu tiếp nhận, đóng dấu, chuyển giao văn bản đến và cả công tác lưu trữ mà chưa được

sự hỗ trợ từ những cán bộ khác, từ đó cho thấy, nhân sự tại công tác văn thư – lưu trữ ở UBND phường Tân Tạo vẫn còn thiếu nên vẫn có tình trạng văn bản đến còn tồn đọng, không chuyển giao kịp cho những người có liên quan nếu cán bộ văn thư đó vắng mặt Tại UBND phường không có phòng văn thư riêng biệt, mà được bố trí tại văn phòng UBND nằm tại lầu 01, điều này không được thuận tiện cho việc giao dịch giữa văn thư cơ quan với các đơn vị, đối tác đến làm việc

2.1.7.3 Hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư

Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư cũng như việc khảo sát thực tế tình hình công tác văn thư, cơ quan đã ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Tạo năm 2018 ban hành kèm theo Quyết định số 503/QĐ-UBND ngày 21/5/2018 Qua khảo sát cho thấy, quy chế này hiện

đã cũ và không bám sát theo Nghị định hiện nay Mặc dù lãnh đạo vẫn chưa ban hành quy chế cho những năm tiếp theo nhưng cán bộ văn thư đã cố gắng vận dụng các quy định và thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

2.1.7.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến – đi

Văn bản đến cùng với văn bản đi do cơ quan hành chính nói chung và UBND phường nói riêng được hình thành ra tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý Để văn bản đến – đi có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý Điều hành ở UBND

phường Tân Tạo lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không

Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến

1 Tiếp nhận kiểm tra, phân loại các văn bản đến

Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến, nếu phát hiện văn bản gửi sai đối tượng, hoặc bì đựng tài liệu rách nát, có dấu hiệu bị lộ thông tin của tài liệu,… thì sẽ hỏi lại nhân viên bưu điện hay người chuyển văn bản Đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo văn phòng để có biện pháp giải quyết Kiểm tra cả về số lượng của văn bản xem đủ hay còn thiếu

Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính như: Không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý tại UBND thì sẽ được gửi trả lại theo đúng quy định

Sau khi kiểm tra thì tiến hành phân loại văn bản (phân thành hai loại)

+ Văn bản đăng ký: Văn bản từ cơ quan cấp trên và các cơ quan khác gửi đến + Văn bản không phải đăng ký: Sách báo, tạp chí, thư cá nhân

2 Bóc bì đựng văn bản đến

Theo sự phân công, cán bộ văn thư tại UBND phường Tân Tạo chịu trách nhiệm bóc bì văn bản và chuyển đến các đối tượng có liên quan Bóc bì văn bản không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện,… và phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết

Những bì văn bản có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải được bóc

bì ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp thời Văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và chuyển trả lại cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra

3 Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Văn thư tiến hành đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được nhằm xác nhận văn bản đã qua văn thư Thực hiện ghi số đến và ngày đến tại các văn bản gửi đến

trực tiếp và văn bản qua mạng phải thống nhất và hợp lý (số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối năm)

Dấu đến được văn thư đóng rõ ràng bằng mực dấu ở phần khoảng trắng, chính giữa, phía tên trích yếu nội dung văn bản (xem mẫu đóng dấu văn bản đến tại phụ lục)

Hình 2.2 Mẫu dấu đến, khẩn, mật

4 Đăng ký văn bản đến

Mọi văn bản đến đều được cán bộ văn thư thống kê tại phần mềm hệ thống quản

lý văn bản và không thực hiện việc lập sổ đăng ký và chuyển giao văn bản

5 Trình các văn bản đến

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ công chức phụ trách này trình ngay văn bản cho lãnh đạo, xem xét về việc phân phối giải quyết Chủ tịch UBND phường Tân Tạo có thể ủy nhiệm cho các Phó chủ tịch hoặc công chức có liên quan ký phê duyệt những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác Văn phòng xem kĩ các văn bản được chuyển đến cá nhân, đơn vị phải giải quyết

6 Sao in văn bản đến và chuyển giao văn bản đến

Các văn bản đến sau khi trình Chủ tịch để lấy ý kiến chỉ đạo, giải quyết thì cán bộ Văn thư căn cứ vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận, cá nhân và phòng ban có liên quan để thực hiện Sau khi văn bản đến đã được chuyển đến các cá nhân, đơn vị thì văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo

Văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ

Bảng 2.6 Thống kê số lượng văn bản đến

(Nguồn: Cán bộ văn thư Tân Tạo)

05 tháng năm 2021 685

Qua thống kê cho thấy, số lượng tiếp nhận văn bản đến trung bình từ 9-10 văn bản/ngày Tỷ lệ văn bản đến trên hệ thống quản lý điện tử chiếm 95,3% trên tổng số

1385 văn bản đến, còn lại là 45 văn bản đến qua bưu điện (văn bản giấy) chiếm tỷ lệ 3,2%

Nhận xét

Qua tìm hiểu về nghiệp vụ cũng như tiếp cận công việc, UBND đã thực hiện công tác quản lý văn bản đến có nhiều tiến bộ và dần dần đi vào nề nếp, UBND phường Tân Tạo đã trang bị các phương tiện máy vi tính và các phần mềm ứng dụng phù hợp giúp cho cán bộ công chức những người làm công tác văn thư không phải các bước thủ công

và có thể gây tồn đọng văn bản như trước

Thực tế, tại UBND phường Tân Tạo khi thực hiện tiếp nhận văn bản đến có sự khác biệt, dấu đến được đóng khác vị trí so với quy định hiện hành nhưng nhìn chung

đã đảm bảo chuẩn hóa theo các bước quy trình xử lý văn bản rõ ràng của cơ quan Hằng ngày, khi quản lý văn bản thông qua phần mềm hệ thống thì cán bộ văn thư vẫn thống

kê các văn bản theo tên gọi để thuận tiện cho việc xử lý thông tin, số liệu nhưng vẫn chưa chú trọng thực hiện việc lập sổ theo dõi văn bản đến Chính vì vậy cán bộ văn thư

đã gặp một số ít vấn đề như chưa nắm bắt kịp thời việc theo dõi cũng như đôn đốc cán

bộ giải quyết tiến độ công việc do phạm vi hoạt động tương đối rộng, khối lượng văn bản tiếp nhận cũng khá nhiều

- Về văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi tại UBND phường cũng được cán bộ văn thư thực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ Nhìn chung, về cơ bản đã tuân thủ theo các quy định cụ thể tại Điều 16, 17, 18, 19 của mục II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư

Mọi văn bản ban hành trên danh nghĩa cơ quan UBND phường Tân Tạo được gửi

đi đều phải qua cán bộ văn thư để đăng ký và đóng dấu làm các thủ tục gửi đi Nhằm hạn chế ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, lạm dụng con dấu cơ quan, làm sai chế độ hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc

Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo cán bộ Văn phòng xem xét, giải quyết Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Cán bộ văn thư vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi Trong sổ đăng ký có phân ra các phần dành cho từng loại văn bản như quyết định, công văn, thư mời,

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn mật: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các

phụ lục kèm theo văn bản chính và các dấu khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 17 tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu các độ mật (''Tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh

Bước 5: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản; một bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản chính lưu trong hồ sơ cá nhân, giải quyết công việc Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

Nhận xét

Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng

sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu quả giải quyết các công việc cụ thể của cơ quan Do đó, cần quan tâm hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND phường để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính

Thông thường, hầu hết các văn bản đến UBND phường Tân Tạo được cán bộ văn thư tiếp nhận và quản lý văn bản đến - đi tại trang Chính quyền điện tử - Hệ thống thông tin quản lý cấp xã (https://cqdt-binhtan.tphcm.gov.vn)