Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại trung tâm y tế thành phố quy nhơn, tỉnh bình định

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp l nh đạo, các cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

TRẦN THỊ MỸ PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC,VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN,

TỈNH BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8 34 03 01

Người hướng dẫn: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi

rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình

Tác giả luận văn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

DANH MỤC CÁC BẢNG

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

2 Mục tiêu nghiên cứu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 6

5 Ý nghĩa của nghiên cứu 6

6 Bố cục đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI CÁC CƠ SỞ Y TẾ 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.2.Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 8

1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ SỞ Y TẾ 10

1.2.1 Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành 11

1.2.2 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình 13

1.2.3 Các chu trình trong các cơ sở y tế 15

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG

THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI CƠ SỞ Y TẾ 17

1.3.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng thuốc vật tư y tế 17

1.3.2 Chức năng của chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế 18

1.3.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế 20

1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế 22

1.3.5 Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư

y tế 26

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ 28

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 28

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 28

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 30

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 32 2.2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 37

2.2.1 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 37

2.2.2 Thực trạng báo cáo hoạt động cung ứng thuốc, vật tư y tế 57

2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 59

2.3.1 Những kết quả đạt được 59

2.3.2 Những hạn chế 62

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI

TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 66

3.1 ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 66

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ QUY NHƠN 67

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng 67

3.2.2 Hoàn thiện biểu mẫu báo cáo kế toán 74

3.2.3 Giải pháp xây dựng bộ m thuốc, vật tư y tế 77

3.2.4 Giải pháp tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế toán 81

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

DANH MỤC PHỤ LỤC 89 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

HTTTKT : Hệ thống thông tin kế toán

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

TTBYT : Trang thiết bị y tế

GTGT : Giá trị gia tăng

NXT : Nhập xuất tồn

HTK : Hàng tồn kho

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán 9

Hình 1.2 Tổ chức kế toán theo phần hành 12

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 21

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn 31

Hình 2.2 Hình tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 33

Hình 2.3 Hình thức ghi sổ kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn 36

Hình 2.4 Mô tả chức năng phần mềm quản lý khám chữa bệnh VIETTEL-HIS 37

Hình 2.5 Quy trình luân chuyển nghiệp vụ xét duyệt danh mục thuốc 41

Hình 2.6 Bảng dự trù lĩnh thuốc 44

Hình 2.7 Tổ chức thông tin xác định nhu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng 46

Hình 2.8 Tổ chức quy trình nhận hàng và nhập kho bảo quản 48

Hình 2.9 Quy trình ghi nhận nợ và thanh toán cho nhà cung cấp 53

Hình 2.10 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán 55

Hình 2.11 Báo cáo tổng hợp dược 58

Hình 3.1 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế 68

Hình 3.2 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình nhận và nhập kho thuốc, vật tư y tế 71

Hình 3.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình theo dõi công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp 74

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của chu trình cung

ứng thuốc, vật tư y tế 18 Bảng 1.2 Quy trình thanh toán và theo dõi thanh toán 25 Bảng 2.1 Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại

Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn 39 Bảng 3.1 Cấu trúc m thuốc, vật tư y tế được đề xuất theo định hướng 80

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Những năm gần đây hệ thống y tế Việt Nam được đánh giá là tiếp tục đạt những thành tựu tiên tiến Đối với sự phát triển của kinh tế, xã hội thì vai trò của ngành y tế là không thể phủ nhận Ngành y tế không chỉ đảm bảo sức khỏe cho con người lao động, học tập mà còn đảm bảo về chất lượng cuộc sống, tích cực thực hiện đổi mới cơ chế tài chính trong các đơn vị sự nghiệp y

tế công lập gắn với thực hiện lộ trình tiến tới bảo hiểm y tế (BHYT) toàn dân

Để hoạt động khám chữa bệnh tốt có nhiều yếu tố liên quan trong đó thuốc đóng vai trò quan trọng góp phần vào thành công chung của các cơ sở y tế Hoạt động cung ứng thuốc là một trong những hoạt động thường xuyên của cơ sở y tế Cung ứng thuốc không kịp thời, đầy đủ và chất lượng không đảm bảo không những gây lãng phí tiền của, mà còn gây nên những tác hại đến sức khỏe, thậm chí còn nguy hiểm đến tính mạng của người bệnh, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng khám, chữa bệnh của cơ sở y tế

Nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực tài chính, trong bối cảnh nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách Nhà nước cấp hàng nămtheo Nghị định

số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập Dự toán ngân sách giảm dần do đó bên cạnh việc quản lý tăng nguồn thu, tránh thất thoát để giảm chi phí là yếu tố rất quan trọng.Khoản chi lớn là thuốc vật tư, y tế chiếm phần lớn tỷ lệ góp phần ảnh hưởng nguồn thu của các cơ sở y tế hiện nay Chi phí các khoản phải hợp lý, tiết kiệm và quản lý cung ứng thuốc vật tư y tế không chỉ chất lượng mà còn đảm bảo hiệu quả Việc ứng dụng công nghệ thông tin theo dõi việc khám chữa bệnh, cung ứng thuốc và thu viện phí nhằm

góp phần quản lý một cách hiệu quả và chính xác

Ngoài việc theo dõi quản lý về giá thuốc mà quản lý việc mua thuốc, vật

tư y tế thừa hay thiếu cũng ảnh hưởng đến chất lượng thuốc hướng đến tránh tình trạng thừa thuốc, vật tư y tế quá hạn sử dụng gây lãng phí hoặc bị động thiếu hụt thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế.Cần có sự nghiên cứu đầy đủ hoạt động quản lý mua thuốc để lựa chọn những phương thức hợp lý, hiệu quả nhất trong việc xác định nhu cầu cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế công lập

Thuốc, vật tư y tế là loại hàng hóa đặc biệt Cung ứng thuốc, vật tư y tế nói chung và cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế nói riêng giữ vai trò

vô cùng quan trọng mang tính quyết định đến công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe người bệnh Thực trạng cung ứng thuốc kém hiệu quả và bất hợp lý tại các cơ sở y tế đang là một vấn đề bất cập có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng điều trị và chăm sóc người bệnh, nó diễn ra không chỉ ở các nước nghèo, các nước đang phát triển mà ngay cả các nước phát triển Việc lựa chọn danh mục thuốc hợp lý là một trong các yếu tố mang tính quyết định trong việc sử dụng thuốc an toàn tại cơ sở y tế

Tuy nhiên, hiện nay việc cung ứng thuốc, vật tư y tế chưa thật sự chặt chẽ, thiếu tính chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu, mua sắm tập trung thuốc, vật tư y tế vẫn còn tình trạng làm thất thoát trong công tác quản lý cung ứng thuốc, vật tư y tế

Hơn nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định đ có những bước phát triển và có nhiều đổi mới trong mô hình quản lý cũng như các hoạt động của mình Trung tâm y tế đ chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng cao vai trò của thông tin kế toán Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

nói riêng tại đơn vị còn nhiều hạn chế khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý mới Thông tin kế toán mang lại vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý Thực tế Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Địnhđ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) phần mềm giải pháp quản lý tổng thể Viettel-His

từ năm 2018 nhưng mới chỉ đáp ứng cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh là chủ yếu, còn tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp thì sử dụng một phần mềm kế toán riêng (phần mềm MISA.NET) mà chưa được tích hợp lại trong cùng một hệ thống thông tin quản lý thống nhất Chính vì đơn vị sử dụng hai phần mềm độc lập phần mềm giải pháp quản lý tổng thể Viettel-His và phần mềmkế toán MISA.NETnên số liệukế toán không có tính

kế thừa, chưa có sự liên kết cao giữa các bộ phận, khoa phòng dẫn đến công việc còn chồng chéo, tốn thời gian nhân lực, vật lực, khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát các nguồn thu này

Mặc khác thực tế tại Trung tâm y tế, có rất nhiều loại thuốc và vật tư y tế khác nhau, đa dạng trong về chủng loại trong và ngoài nước vì vậy để kiểm soát sự biến động của từng loại mặt hàng, từng khách hàng, tránh tình trạng thanh toán nhầm… Vì vậy, tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng tại đơn vị cần phải hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách

hiệu quả, tác giả đ chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế o n on c n cung ứng thuốc, vậ ư y ế T n m ế thành phố Q y N ơn, tỉnh

B n Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn Thạc sỹ của mình

2 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tổ chức thông tin kế toán là một trong các yếu tố quan trọng góp phần giúp đơn vị quản lý có hiệu quả nguồn tài chính của đơn vị Vấn đề hoàn thiện

tổ chức thông tin kế toán đ được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Riêng đối với

lĩnh vực y tế, mà đặc biệt là trong hệ thống các cơ sở y tế, các nghiên cứu về

tổ chức thông tin kế toán nói chung, về chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng chưa nhiều Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kể đến như:

Luận văn thạc sĩ của Bùi Thị Yến Linh (2014) đ nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tại tỉnh Quảng Ng i Nghiên cứu

đ làm rõ một số vấn đề cơ sở khoa học của tổ chức công tác kế toán cũng như mô tả và phân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ng i một cách có hệ thống Trên cơ sở

đó, nghiên cứu đề xuất, gợi ý một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các bệnh viện công lập và trung tâm y tế dự phòng của tỉnh Quảng Ng i hiện nay Nghiên cứu của tác giả cũng bước đầu đề xuất hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo định hướng ERP vào cơ sở y tế công lập nhưng chưa đề cập tổ chức HTTTKT theo định hướng này

Luận văn thạc sĩ của Lê Thị Hạnh Phúc (2014) cũng khái quát các vấn đề

cơ bản về HTTTKT, khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng, từ đó tác giả cũng đưa ra hướng đề xuất tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế trong điều kiện tin học hóa tại Bệnh viện Bên cạnh đó, luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hữu Anh Thư (2015) đ hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đ có về HTTTKT và giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Từ đó đề xuất một số giải pháp tổ chức HTTTKT nhằm mục đích kiểm soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán bệnh viện Song nghiên cứu vẫn còn rời rạc, mới chỉ đề cập đến việc tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện mà chưa đi sâu vào tìm hiểu cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng

dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

Ngoài ra, còn có các nghiên cứu của Vy Thị Ái Hà (2019) về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế và hóa chất tại Bệnh viện Lao và Bệnh Phổi tỉnh Quảng Ngãi; Nghiên cứu của Tô Thị Mỹ Hạnh (2019) về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật

tƣ y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định Tuy nhiên, m i cơ sở y tế có một đặc thù riêng trong việc tổ chức HTTTKT mà các nghiên cứu này chƣa đi sâu vào một cơ sở y tế công lập cụ thể nào

Có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các cơ sở

y tế nói riêng ở Việt Nam chƣa nhiều Nhƣng tất cả những nghiên cứu trên cũng đ phần nào giúp cho tác giả nắm đƣợc những vấn đề cơ bản về tổ chức HTTTKT trong các cơ sở y tế công lập Tổ chức HTTTKT trong cơ sở y tế công lập theo chu trình sẽ xác định đƣợc vai trò nhiệm vụ của từng kế toán, xác định đƣợc kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận nào trong chu trình để đảm bảo hoạt động của cơ sở y

tế đƣợc tiến hành thông suốt và hiệu quả Hiện nay các nghiên cứu chủ yếu tiếp cận theo các phần hành kế toán mà chƣa chú trọng tổ chức thông tin kế toán theo chu trình trong điều kiện ứng dụng CNTT gắn với đặc thù của các

cơ sở y tế trong bối cảnh mới, nhằm đáp ứng yêu cầu trong quản lý

Chính vì thế để hoàn thiện và đáp ứng đƣợc nhu cầu về tính thực tiễn của

đề tài phục vụ quản trị một cách hiệu quả, cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn nên

tác giả đ quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định”

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tƣ y tế tại các cơ sở y tế

- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

- Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm y tế thành phố Quy

Nhơn, tỉnh Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

Phạm vi nghiên cứu: Tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định - Thu thập dữ liệu nghiên cứu trong năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tinh để đạt được mục tiêu nghiên cứu thông qua sử dụng các cách thức, phương pháp cụ thể:

- Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán nói chung, tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế nói riêng tại các cơ sở y tế

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp l nh đạo, các cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế đang được áp dụng tại cơ sở y tế

- Phương pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế đối với các chu trình khác trong tổ chức thông tin kế toán

6 Ý nghĩa của nghiên cứu

Về mặt lý luận, đề tài đ hệ thống hóa, tổng hợp cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế

Về mặt thực tiễn, luận văn đ đánh giá thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn Các giải pháp này có tính thực tiễn và khả thi áp dụng được tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

7 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại cáccơ sở y tế

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y

TẾ TẠI CÁC CƠ SỞ Y TẾ

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hiện nay đối với bất kỳ tổ chức nào, HTTTKT đều thực hiện việc cung cấpthông tin cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp quản lý của tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin góp phần bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Như vậy, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm tra về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.1.2.Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Để hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập

kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyếtđịnh

HTTTKT gồm nhiều yếu tố cấu thành có mối liên hệ rất phức tạp Các yếu

tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên Hình 1.1

Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh như

mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền lương, công nợ, đầu tư… Thông tin về các dữ liệu đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán

Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) Quy trình xử lý: bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế

toán, đến việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo một quy trình xử lý

- hi nhận: Là giai đoạn đầu trong quy trình kế toán, có chức năng thực

hiện thu thập các dữ liệu của đơn vị liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Xử lý: Là giai đoạn thứ hai sau khi ghi nhận trong quy trình kế toán

Con người

Thông tin

kế toán

Cơ sở hạ tầng CNTT

Thủ tục, quy trình

Kiểm soát nội bộ

Phần mềm

Dữ liệu

kế toán

Trên cơ sở các dữ liệu đ có, căn cứ vào chứng từ, kế toán thực hiện việc xử

lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lý

- B o c o: Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán

nhằm phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng với sản phẩm đầu ra

là các báo cáo kế toán của đơn vị

Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán

Đầu ra:là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,

bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đ được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các Báo cáo kế toán quản trị Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của hệ thống thông tin

kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản

lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập

1.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ

SỞ Y TẾ

1.2.1 Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành

Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành này hướng đến đối tượng kế toán theo đó Nhân viên kế toán phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành đó Cụ thể, kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát

sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng

Ví dụ: Với phần hành kế toán thuốc, vật tư y tế, căn cứ vào các số liệu trên các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán phần hành chi tiết thuốc, vật tư y tế sẽ theo dõi sự biến động về số lượng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tư theo trình tự thời gian Toàn bộ chứng từ, các sổ

kế toán chi tiết liên quan đến thuốc, vật tưdo kế toán vật tư quản lý và lưu trữ Cuối kỳ, kế toán chi tiết vật tư sẽ tiến hành kiểm tra, cộng sổ để xác định giá trị từng loại vật tư tồn kho và lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn cho toàn

bộ vật tư, hàng hóa, trên cơ sở đó đối chiếu để đảm bảo khớp đúng với số liệu của kế toán tổng hợp

Trong các cơ sở y tế thường có các phần hành kế toán chủ yếu như:

- Kế toán tổng hợp chỉ đạo trực tiếp công tác hạch toán, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ, lập các báo cáo quý, năm phục vụ quyết toán và quản lý

- Kế toán thanh toán và công nợ: tập hợp chứng từ, phân loại, ghi sổ chi tiết, tổng hợp các khoản thanh toán, tạm ứng, thanh toán cán bộ công nhân viên, thanh toán với cơ quan nhà nước, …

- Kế toán tiền lương: thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tính và chi trả lương và các khoản theo lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức

- Kế toán Bảo hiểm y tế theo dõi tất cả các khoản thanh toán với bệnh nhân có thẻ bảo hiểm y tế

- Kế toán kho dược theo dõi tất cả các loại thuốc, vật tư y tế … nhập xuất

BH y

tế

Kế toán Viện phí, bảo hiểm nội trú

Kế toán tiền lương

Kế toán viện phí, bảo hiểm ngoại trú

Kế toán kho dược

Kế toán tài sản

Thủ quỹ

tồn tại cơ sở y tế Định kỳ thực hiện kiểm kê các loại này theo quy định

Việc tổ chức bộ máy kế toán tại cơ sở y tế như trên hướng đến các đối tượng kế toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn kinh phí trong quá trình hoạt động, phục vụ cho công tác cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm tra, bảo vệ tài sản của đơn vị

1.2.2 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

Việc tổ chức công tác kế toán theo phần hành độc lập đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính

và kiểm tra bảo vệ tài sản của cơ sỏ y tế Tuy nhiên, thông tin kế toán cung cấp ngày càng đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động của cơ sở y tế Tất cả các bộ phận trong cơ sở y tế đều cần thông tin

do kế toán cung cấp và ngược lại kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường là ghi nhận và tiếp tục xử lý kết quả của các bộ phận khác trong toàn

hệ thống cơ sở y tế Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần hành một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác Hơn nữa việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong điều kiện tổ chức thông tin kế toán theo phần hành còn nhiều hạn chế tại cơ sở y tế

Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các cơ sở y tế có những công việc lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành

kế toán Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng,

bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công

việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành

kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ m i loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Nhiều năm qua, việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình đ có rất nhiều nghiên cứu, xuất phát từ những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn theo một trình tự nhất định do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện được nhìn nhận trong quá trình hoạt động của một đơn vị

Để đạt được hiệu quả cao, đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách đồng bộ, nhịp nhàng cần phải phối hợp giữa các bộ phận chức năng, cá nhân cùng tham gia vào một chu trình

Lợi ích của tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại các cơ

sở y tế có nhiều thuận lợi như:

- Tăng cường công tác trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng, khoa bệnh, giúp việc theo dõi, quản lý dữ liệu và thông tin được tập trung, nhờ đó nâng cao hiệu quả cho công tác xử lý và chia sẻ thông tin kịp thời, đầy đủ cho mọi đối tượng sử dụng thông tin

- Giúp tăng cường công tác giám sát, kiểm tra giữa L nh đạo với các bộ

phận góp phần hạn chế những sai sót, rủi ro có thể xảy ra

- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng, nhiệm

vụ nhất định trong bệnh viện, trên cơ sở đó xác định trách nhiệm cụ thể của từng

cá nhân, từng khoa, phòng trực thuộc trong quá trình hoạt động tại đơn vị

1.2.3 Các chu trình trong các cơ sở y tế

Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, hệ thống thông tin kế toán có thể được tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình cung ứng, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của cơ sở y tế có thể được tổ chức thành 04 chu trình cơ bản (Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015):

- Chu trình cung ứng: liên quan chủ yếu đến các hoạt động mua thuốc,

các thiết bị vật tư y tế, hóa chất ngoài ra cũng bao gồm các hoat động mua sắm vật tư văn phòng.Nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc an toàn, hợp lý

Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, chu trình cung ứng trong cơ sở y tế có hai chức năng chính là mua thuốc, vật tư y tế và thanh toán tiền cho NCC Đối với các cơ sở y tế chưa có phòng Vật tư - Trang thiết

bị y tế thì người đứng đầu các cơ sở đó giao nhiệm vụcung ứng, theo dõi, quản lý, giám sát, kiểm tra, báo cáo về thuốc, vật tư y tế

- C n k m và đ ều trị: có chức năng chính là ghi nhận các nghiệp

vụ phát sinh trong quá trình khám bệnh, chữa bệnh và cung cấp dịch vụ kỹ thuật và các dịch vụ y tế khác Chu trình khám và điều trị được xem là cầu nối giữa chu trình thu viện phí và chu trình cung ứng Các chức năng của chu trình khám và điều trị là khác nhau cho điều trị nội trú và ngoại trú nhưng cơ bản bao gồm các bước như: Tiếp nhận bệnh nhân, thực hiện các xét nghiệm

hoặc dịch vụ kỹ thuật, điều trị nội trú, thanh toán ra viện

- Chu trình thu viện phí:với hai chức năng chính là ghi nhận những dịch

vụ y tế, dịch vụ kỹ thuật đ cung cấp để điều trị cho bệnh nhân và thu tiền viện phí Chu trình này gồm ba bước: Xác định viện phí cho m i bệnh nhân, thu viện phí, báo cáo viện phí

- Chu trình tài chính:có chức năng chính là huy động và sử dụng nguồn

kinh phí một cách có hiệu quả HTTTKT cơ sở y tế trong chu trình này có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận, sử dụng cũng như theo dõi nhằm cung cấp thông tin về tình hình biến động của từng loại tài sản phục vụ công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong cơ sở y tế sẽ xác định được nhiệm vụ, vai trò của từng kế toántheo chu trình, xác định sẽ xử lý,tiếp nhận thông tin bộ phận nàovà cung cấp thông tin cho đối tượng nàođể đảm bảo hoạt động trong chu trình của cơ sở y tế đượchiệu quả và tiến hành thông suốt Bên cạnh đó, để theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo từng phần hành là cần thiết

để tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình Các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong cách tiếp cận này hướng đến việc xác định rõ từng loại thông tin kế toán cần cung cấp cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chứctheo dõi, ghi nhận, báo cáo, phân quyền truy cập khai thácthông tin, dữ liệu một cáchchính xác, nhanh chóng nhất Cách tiếp cận nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán theo chu trình là một cách tiếp cận mới, mang ý nghĩa to lớn trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toánvà kiểm soát nội bộ để phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT Ví dụ, trong chu trình cung ứng, kế toán dược tham gia vào và có quan hệ với các bộ phận nhận hàng, mua hàng, chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận này thực hiện chức năng mua và nhập kho thuốc, vật tư y tế phục vụ cho việc khám và điều trị Mặt khác, kế toán dược cũng đồng thời tham gia vào chu trình thu viện phí,

có mối quan hệ chia sẻ thông tin và phối hợp với các bộ phận nhận thuốc, hóa chất, thực hiện y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, hóa chất, dịch truyền… đối với bệnh nhân xác định viện phí đầy đủ chính xác

1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNGỨNG THUỐC, VẬT TƯ Y TẾ TẠI CƠ SỞ Y TẾ

1.3.1.Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng thuốc vật tư y tế

Chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế chủ yếu là hoạt động mua thuốc, các thiết bị vật tư y tế và cũng là chu trình liên quan đến hoạt động mua sắm vật tư văn phòng và thanh toán với nhà cung cấp Các nhân tố tham gia chủ yếu vào chu trình cung ứng là NCC, bộ phận mua hàng, nhận hàng, các bộ phận có nhu cầu, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền ngân hàng, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp và ngân hàng

Mục tiêu của chu trình cung ứng:

- Đảm bảo yêu cầu việc đặt và nhận thuốc, vật tư y tế đúng về chất lượng, số lượng, thời gian theo đơn đặt hàng và được bảo quản cho đến khi đưa vào sử dụng Chứng từ, hóa đơn đi kèm với thuốc, vật tư y tế đảm bảo là chính xác, đầy đủ và hợp pháp; theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ và thời gian cụ thể; số tiền phải thanh toán với từng NCC trên

sổ kế toán chi tiết phải trả người bán;

- Các loại chi phí được ghi chép và phân loại một cách chính xác và nhanh chóng; tất cả các khoản phải chi trả đảm bảo đều chính xác, hợp lývà kịp thời;

Các cơ sở y tế công lập phải xác định nhu cầu thuốc trong cả năm tài chính để có kế hoạch mua cụ thể, đồng thời việc mua thuốc phải được đấu thầu để xác định giá thuốc theo đúng quy định Theo đó, chu trình cung ứng thuốc gồm bốn chức năng: Lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu mua thuốc, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và thanh toán NCC

1.3.2 Chức năng của chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành

kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong cơ sở y tế, bên cạnh việc

tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu trình Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ m i loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyên truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Tương tự như các doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế có 2 chức năng cơ bản bao gồm: Chu trình cung ứng (kế hoạch mua thuốc và xác định nhu cầu đặt mua), theo dõi thanh toán và thanh toán nhà cung cấp Chức năng và hoạt động chủ yếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1.1

Bảng 1.1 Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của chu trình cung ứng

thuốc, vật tư y tế

Chu trình Chức năng Hoạt động

1 Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tư y tế

- Xác định đặt mua thuốc

- Lập kế hoạch cung ứng thuốc, vật tư y

tế + Nhận biết nhu cầu thuốc, vật tư y tế:

So sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại hàng tồn kho trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu để xác định nhu cầu thuốc, vật tư y tế cần; bộ phận yêu cầu mua hàng xác định lượng nhu cầu mua và lập yêu cầu mua hàng

- Tổ chức đấu thầu mua thuốc, vật tư y tế: Theo quy định hiện nay các cơ sở y tế mua thuốc thông thường đều phải qua đấu thầu

+ Đặt hàng: Khoa Dược của cơ sở y tế tiếp nhận phiếu yêu cầu của bộ phận yêu cầu, kiểm tra tình hình phát sinh nhu cầu thực tế thuốc Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng thuốc phải cung ứng, xác định giá thuốc, lựa chọn NCC; bộ phận mua hàng tiến hành tổ chức đấu thầu Riêng đối với vật tư y tế không đấu thầu tập trung, đơn vị lựa chọn nhà cung cấp, thảo luận các điều kiện giao hàng, thanh toán và ký kết hợp đồng

+ Nhận hàng, nhập kho và bảo quản thuốc, vật tư y tế: bộ phận nhận hàng (gồm cả thủ kho) tiến hành làm thủ tục kiểm tra, nhận thuốc, vật tư y tế và nhập kho thuốc, vật tư y tế hoặc chuyển giao đến bộ phận sử dụng có liên quan; bảo quản lượng thuốc, vật tư y tế trong kho

- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng theo phiếu yêu cầu của bộ phận yêu cầu

- Phân bổ số lượng thuốc, vật tư nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của bộ phận

yêu cầu tại cơ sở y tế

2 Theo dõi công nợ và thanh toán

Toàn bộ chứng từ

mua thuốc của NCC

(đơn hàng, hóa đơn,

hợp đồng) được

chuyển đến phòng

kế toán

- Theo dõi công nợ NCC

- Thanh toán cho NCC

Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi công nợ phải trả: Căn cứ bộ chứng

từ nhận hàng, hóa đơn mua hàng, kế toán tiến hành kiểm tra, xác nhận nghĩa

vụ thanh toán và theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp

- Theo dõi công nợ: Theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn, hợp đồng thuốc, vật

tư y tế và kết chuyển số dư nợ khách hàng vào cuối kỳ

Xử lý các nghiệp vụ bất thường: Khi thuốc, vật tư y tế không đúng tiêu chuẩn, hoặc thiếu hoặc thừa so với đơn đặt hàng Trả lại hoặc giảm giá thuốc, vật tư

y tế; chiết khấu mua hàng hoặc các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc mua thuốc, vật tư y tế

- Thanh toán nhà cung cấp: Đến thời điểm thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành làm các thủ tục cần thiết để thanh toán tiền hàng cho NCC bằng hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt

ứng, định kỳ đối chiếu với khoa Dƣợc/phòng thiết bị, vật tƣ y tế, theo dõi thanh toán, thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý Liên quan đến công việc của các bộ phận, cá nhân nhƣ: cơ quan quản lý cấp trên, nhà cung ứng, các khoa, phòng có nhu cầu, bộ phận quản lý kho (dƣợc, vật tƣ y tế), kế toán dƣợc, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Nguồn: Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015)

KẾ TOÁN

Kế toán thanh toán

Kế toán Tiền

Kế toán tổng hợp

Thanh toán

Đối chiếu, báo cáo

Theo dõi công nợ

Bộ phận tiếp nhận

Kế toán dƣợc và vật tƣ y

tế

Bộ phận kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế có trách nhiệm ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của từng đối tượng cung ứng, theo dõi tình hình nhập xuất tồn, tạm ứng, hoàn trả, … cung cấp các thông tin cho nhà quản trị thông qua báo cáo

Các khâu lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảo quản thuốc và vật tư y tế thuộc chức năng của khoa Dược/phòng vật tư, thiết

bị y tế Các chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT các cơ sở y tế là hạch toán tình hình nhập kho, theo dõi và thực hiện thanh toán cho các NCC Mối quan hệ về chức năng giữa bộ phận cung ứng (ở đây lấy minh họa là khoa Dược) và phòng Kế toán trong chu trình cung ứng tại các cơ sở y tế được mô

tả tại hình 1.3 ở trên (Nguyễn Mạnh Toàn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2015)

1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

1.3.4.1 Tổ chức thông tin lập kế ho ch cung ứng

Đây là quy trình thống nhất cách thức đặt đơn hàng đúng kế hoạch đ lập, giảm thiểu số lần gọi thuốc trong tháng, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

- Xác định nhu cầu và lập dự trù: Thủ kho Khoa dược căn cứ vào số lượng hàng tồn trong kho, tình hình sử dụng thuốc, tình hình biến động: các tác động làm cho việc sử dung thuốc có thể tăng đột biến (ví dụ như dịch bệnh…), lượng dự trữ tối thiểu, đơn hàng tối thiểu cơ sở y tế đ thỏa thuận với nhà thầu tiến hành Lập dự trù mua thuốc (bảng 2.3) và chuyển Trưởng khoa phê duyệt Hàng được đặt theo lịch dự kiến đầu năm và bổ sung đột xuất hàng tuần tháng, quý

- Trưởng khoa Dược căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, ký phê duyệt

số lượng thuốc, vật tư y tế

1.3.4.2 Tổ chức ôn n đấu thầu mua thuốc

Theo quy định hiện hành, các bệnh viện công mua thuốc đều phải qua đấu thầu do Sở Y tế thực hiện tập trung cho các bệnh viện trực thuộc, hoặc do bệnh viện đa khoa tuyến tỉnh được chọn đứng ra đấu thầu hoặc đơn vị tự tổ chức đầu thầu Phòng Thiết bị - Vật tư y tế căn cứ nhu cầu lập đơn đặt hàng

và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Tổ chức đấu thầu do Sở Y tế thực hiện đấu thầu tập trung cho hạng mục thuốc Riêng hạng mục vật tư y tế cơ sở y tế tiến hành lựa chọn chọn NCC (không qua đấu thầu) Kiểm tra thông tin về NCC, liên lạc với NCC về khả năng cung cấp giao hàng; xin ý kiến Trưởng khoa Dược khi NCC không có khả năng giao hàng theo yêu cầu

1.3.4.3 Tổ chức thông tintiếp nhận thuốc

Hàng về bộ phận kiểm nhập, kiểm nghiệm kho tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, kiểm tra đơn giá, quy cách, hạn dùng tại thời điểm nhập kho Bộ phận nhập kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cụ thể từng mặt hàng, từng kho làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.Căn cứ chứng từ hóa đơn tiến hành phân loại nhập theo khu vực kho theo quy định tại đơn vị, trên chứng từ phải kiểm tra có tất cả các chữ ký của bộ phận cá nhân có liên quan Phân kho theo loại thuốc tân dược, đông dược để hạch toán tổng hợp, chi tiết đồng thời ghi

sổ kế toán cho từng loại thuốc cụ thể:

Tiếp nhận thuốc và bảo quản: Việc nhận thuốc, kiểm định về chất lượng thuốc do bộ phận dược của cơ sở y tế phụ trách Các thủ tục nhập kho được tiến hành theo đúng quy định và chứng từ chuyển cho kế toán dược để tổng hợp và phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan

Thực hiện nghiêm túc quy chế dược về quản lý, bảo quản, kiểm nhập thuốc, theo dõi hạn dùng của thuốc Tất cả các khoa trong cơ sở y tế có sử

dụng thuốc đều phải thực hiện các quy chế dược Trách nhiệm của khoa Dược

là hướng dẫn bác sĩ, y tá thực hiện nghiêm túc các quy chế này và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy chế dược tại cơ sở y tế

1 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y tế )

Có TK 111 - Tiền mặt

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp)

2 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế do được cấp kinh phí để dùng cho các hoạt động khám chữa bệnh

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y tế )

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

3 Đối với việc nhập kho thuốc, vật tư y tế mua ngoài chưa trả tiền cho NCC

Nợ TK 152 (chi tiết TK15211: Thuốc; TK 15212: Vật tư y tế )

Có TK 331 - Các khoản phải trả (3311 - Phải trả nhà cung cấp)

1.3.4.4 Tổ chức thông tin theo dõi thanh toán và thanh toán NCC

Kế toán kho tại Khoa Dược theo dõi các hợp đồng mua vật tư y tế theo thời hạn tiến trình để thanh toán kịp thời đúng hạn cho NCC

Bảng 1.2 Quy trình thanh toán và theo dõi thanh toán

- Kế toán thanh toán,

Kế toán trưởng

- Giám đốc/ Phó Giám đốc, kế toán trưởng được ủy quyền

Phiếu thu, phiếu chi,

ủy nhiệm chi

Trình ký

chứng từ

- Giám đốc

Phiếu thu, phiếu chi,

ủy nhiệm chi

hồ sơ

2

Phê duyệt

Nhập liệu phần mềm

và in phiếu

Phiếu thu, chi

và Ủy nhiệm chi

4

1

Trình ký chứngtừ

Data phần mềm

5

1

Chuyển UNC Thủ quỹ chi tiền

Lưu hồ sơ chứng từ

Kết thúc

6

giá trị gia tăng, kế hoạch mua hàng, nhật ký mua hàng để tránh rủi ro sai sót thường gặp đối với phần hành nợ phải trả cho nhà cung cấp Quản lý tốt các khoản công nợ phải trả sẽ giúp đơn vị thanh toán đúng hạn, xây dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp và lập kế hoạch dòng tiền thu chi tối ưu

+ Quản lý theo từng hóa đơn và hạn thanh toán; quản lý theo từng hợp đồng mua đối với các loại vật tư y tế do đơn vị tự lập kế hoạch mua Riêng thuốc các loại cơ sở y tế đấu thầu tập trung tại Sở Y tế : Vì m i hợp đồng lại

có nhiều kỳ hạn thanh toán nên để quản lý nhiều hợp đồng, cần phải có chính sách mua hàng, bán hàng hợp lý Thêm vào đó, đơn vị cũng nên có sự chuẩn

bị, đào tạo kỹ lưỡng về mặt nhân sự để thực hiện tốt công việc đàm phán với khách hàng

+ Mở sổ chi tiết cho từng NCC: theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, đồng thời hạch toán chính xác vào sổ cái tài khoản phải trả cho nhà cung cấp.Tất cả các khoản chi tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp đều phải được ghi đầy đủ và chính xác

+ Tất cả tài liệu kế toán mua hàng và kiểm kê hàng tồn kho đều được lưu giữ an toàn

1.3.5.Tổ chức báo cáo kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

Theo yêu cầu của từng nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng Đối với việc sử dụng phần mềm phù hợp thì việc tổng hợp số liệu để cho ra các báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản lý là việc đơn giản.Các báo cáo điển hình như: Báo cáo nhập - xuất - tồn thuốc, vật tư y tế; Quản lý tổng hợp dược; Báo cáo tình hình công nợ; sổ chi tiết công nợ phải trả…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, cùng với việc giới thiệu khái quát về HTTTKT, tác giả tập trung làm rõ về HTTTKT trong đơn vị đặc thù là cơ sở y tế theo cách tiếp cận mới, tiếp cận theo chu trình Hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống thông tin kế toán: khái niệm về hệ thống thông tin kế toán; quy trình xử lý; mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác và tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình Theo đó, tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở y tế chia thành 4 chu trình: cung ứng, thu viện phí, khám và điều trị và chu trình tài chính Đặc biệt trong chương này Luận văn đ đi sâu, đề cập đến chức năng trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế, tổ chức thông tin kế toán hoạt động xác định cung ứng thuốc, vật tư y tế và báo cáo công tác dược - vật tư y tế

Bên cạnh đó tác giả tập trung hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến tổ chức thông tin trong quy trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế Những lý luận trong chương này là cơ sở nền tảng cho việc tìm hiểu đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y

tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC,

VẬT TƯ Y TẾ

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH

PHỐ QUY NHƠN

2.1.1 Giới thiệu về Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là cơ sở y tế hạng II, được thành lập

và đưa vào phục vụ từ ngày 02/01/1989 trên cơ sở tiếp nhận bệnh xá tỉnh đội

Bình Định (K200) được cải tạo và nâng cấp lại, được Sở Y tế Bình Định giao

nhiệm vụ phụ trách công tác khám và điều trị cho nhân dân thành phố Quy

Nhơn Tuy là cơ sở y tế tuyến thành phố trực thuộc tỉnh nhưng do quy mô dân

số thành phố tương đối lớn lại nằm trên địa bàn có nhiều khucông nghiệp,

cảng biển nên đ làm được chức năng về chuyên môn của tuyến tỉnh

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn là đơn vị hành chính sự nghiệp

công lập thực hiện chức năng khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe

cho cán bộ và nhân dân trên địa bàn thành phố và tỉnh Hiện nay, Trụ sở của

đơn vị nằm tại 114 Trần Hưng Đạo, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định

Qua hơn 25 năm kểtừ ngày thành lập, đến nay đơn vị không chỉ phục vụ

cán bộ, nhân dân trên địa bàn thành phố Quy Nhơn mà đ mở rộng phục vụ

cho các xã ở các huyện lân cận Với quy mô 75 giường bệnh ở năm đầu mới

thành lập, đến nay cơ sở y tế được Sở Y tế giao 300 giường bệnh kế hoạch

nhưng có đợt lên đến 500 bệnh nhân điều trị nội trú và trên 1.000 lượt bệnh

nhân khám ngoại trú m i ngày

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn đ nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang

thiết bị và nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển mũi nhọn chuyên sâu có

chất lượng cao, giải quyết các vấn đề bệnh tật và chăm sóc sức khỏe cho cán

bộ và nhân dân thành phố Quy Nhơn, cũng như cán bộ và nhân dân trong tỉnh Do đó, nhằm đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh, cơ sở y tế đ không ngừng đầu tư nhiều trang thiết bị hiện đại như máy siêu âm màu, X-quang kỹ thuật số, CT-Scanner, máy mổ nội soi,… và gửi đi đào tạo nhằm nâng cao chất lượng của bác sỹ, điều dưỡng, kỹ thuật viên, đến nay Trung tâm đ thực hiện được hầu hết phân tuyến kỹ thuật đối với cơ sở y tế hạngII

Nhiều năm qua, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định hiện đ triển khai thành công các kỹ thuật cao đứng hàng đầu trong tỉnh như:

- Phẫu thuật nội soi u xơ tiền liệt tuyến bằng phương pháp mổ bằng nội soi giảm thiểu mất máu, rút ngắn thời gian hậu phẫu, giúp hồi phục nhanh chóng cho bệnh nhân - đặc biệt là bệnh nhân lớn tuổi, có các bệnh lý nội khoa kèm theo

- Khám và phẫu thuật nội soi Tai - Mũi - Họng giúp chẩn đoán chính xác nhờ hình ảnh trực tiếp từ máy nội soi Phẫu thuật nội soi giúp điều trị triệt để hơn, giảm phù nề, rút ngắn thời gian phẫu thuật, hạn chế táiphát

- Phẫu thuật phaco điều trị bệnh đục thủy tinhthể

- Tán sỏi tiết niệu ngoài cơ thể: điều trị sỏi thận niệu quản bằng sóng siêu âm không cần phẫuthuật

- Y học hạt nhân: khám chẩn đoán điều trị bướu cổ Basedow, điều trị u máu, sẹolồi…

- Laser điện từ trường: điều trị trĩ bằng phương pháp mới, bệnh nhân có thể xuất viện trong ngày, hạn chế đau đớn, lo sợ của bệnh nhân Điều trịđược các trường hợp đi hỏi thẩm mỹ như nốt ruồi, tàn nhang, xóa xăm, u máu…

- Chạy thận nhântạo

- Chụp cắt lớp vi tính đa lát cắt (CT-scanner), chụp cộng hưởng từ hạt nhân (MRI)…

2.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Trung tâm y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định là cơ sở y tế hạng

II, có 11 khoa lâm sàng, 5 khoa cận lâm sàng và 5 phòng chức năng, tổng số cán bộ viên chức và nhân viên hợp đồng lao động là 349 người Hiện tại, cơ

sở y tế có 102 cán bộ đại học và trên đại học, 213 cán bộ có trình độ trung cấp, còn lại là nhân viên khác Riêng cán bộ trên đại học có 06 CKII, 06 Thạc

sỹ, còn lại là chuyên khoa I Hầu hết số cán bộ có trình độ cao đều được cơ quan cử đi học chính quy, khi về cơ quan bố trí đúng chuyên ngành công tác nên phát huy được khả năng chuyên môn, phục vụ tốt bệnh nhân, đáp ứng được yêu cầu phục vụ bệnh nhân đem lại hiệu quả điều trị cao

Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định gồm: Giám đốc (chuyên khoa cấp II); ba Phó Giám đốc phụ trách chuyênmôn và các khoa phòng trực thuộc đơn vị, cụ thể gồm:

- Đứng đầu cơ sở y tế là Giám đốc, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các quyết định trong việc thực hiện toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của bệnh viện và thực hiện quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ theo quy định hiện hành; tiếp theo là phó giám đốc h trợ cho giám đốc phụ trách theo từng khối chuyên môn, dưới là hệ thống các khoa, phòng chức năng

- Các phòng chức năng: Phòng Tổ chức ; Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Hành chính - Quản trị; Phòng Điều dưỡng; Phòng khám khu vực; Khoa Kiểm soát bệnh tật; Đội bảo vệ Bà mẹ trẻ em và

Kế hoạch hóa gia đình; Phòng dân số

Hình 2.1.Cơ cấu tổ chứcTrung tâm y tế thành phố Quy Nhơn

Nguồn: Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

- Các khoa thuộc khối lâm sàng: Khoa nội; Khoa Ngoại; Khoa chăm sóc sức khỏe sinh sản; Khoa Nhi; Khoa Hồi sức Cấp cứu;Khoa Khám bệnh; Khoa Bệnh nhiệt đới; Khoa Răng hàm mặt và Tai mũi họng; Khoa Đông y - Lazer; Khoa gây mê hồi sức; Khoa Nội tiết - Tim mạch; Khoa dinh dƣỡng - Tiết chế

- Các khoa thuộc khối cận lâm sàng: Khoa Xét nghiệm (Sinh hóa, Vi sinh, Huyết học và Truyền máu); Khoa thăm dò chức năng; Khoa Dƣợc; Khoa Dinh dƣỡng; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

Khoa khám bệnh Khoa nội

Khoa ngoại

Khoa sản

Khoa nhi

Khoa bệnh nhiệt đới

Khoa liên nhiệt đới

Khoa Y học cổ truyền - PHCN

Khoa gây mê hồi sức

Khoa nội tiết - tim mạch

Khoa hồi sức cấp cứu

Các cận lâm sàng

Khoa xét nghiệm

Khoa thăm dò chức năng Khoa dƣợc

Khoa kiểm soát truyền nhiễm Khoa dinh dƣỡng

- Tiết chế

2.1.3.Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Y tế Thành phố Quy Nhơn

2.1.3.1 Tổ c ức bộ m y kế o n

Phòng Tài chính - Kế toán là phòng nghiệp vụ chịu sự l nh đạo trực tiếp của Giám đốc cơ sở y tế và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của cơ sở y tế Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán:

- Căn cứ vào chế độ, chính sách hiện hành, lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi được phê duyệt

- Tổ chức và quản lý chặt chẽ công tác thu viện phí và các khoản thu khác theo quy định; tổ chức công tác kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản; xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể tại cơ sở y tế

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của đơn vịchính xác, kịp thời theo đúng quy định hiện hành

- Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.Tổ chức bảo quản lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán đúng theo quy định

Thủ quỹ: Ghi chép phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ, kiểm tra, thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ phát sinh; quản lý quỹ và báo cáo tồn quỹ theo quy định

Biên chế hiện nay của phòng Tài chính - Kế toán là 24 cán bộ, hầu hết có trình độ đại học chuyên ngành Cơ cấu bộ máy của phòng Tài chính - Kế toán gồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 08 kế toán viên, 01 thủ quỹ, 13 nhân viên tài chính thực hiện các nhiệm vụ tiếp đón bệnh nhân, thanh toán viện phí

và nhập liệu tờ phơi BHYT

Cơ cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế toán được thể hiện qua hình 2.2 bên dưới: