Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại bảo hiểm xã hội thành phố quy nhơn, tỉnh bình định

Luận văn cũng đã trình bày đươc những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán của đơn vị sự nghiệp, thực tế tổ chức kế toán của đơn vị, đưa ra được những ưu nhược điểm trong từng khấu, từng vấ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

NGUYỄN THỊ MAI TRÂM

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN,

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn” là công trình nghiên cứu của chính tác giả với sự cố vấn, hỗ trợ của người hướng dẫn khoa học Số liệu và kết quả trong luận văn này là trung thực và chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình thức nào./

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Mai Trâm

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám hiệu Trường Đại học Quy Nhơn, đã tổ chức khóa học và tạo điều kiện tốt nhất cho các học viên chúng tôi trong suốt thời gian học tại trường;

Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy giáo, Cô giáo tham gia giảng dạy lớp Cao học kế toán K21B đã tận tâm truyền đạt kiến thức cho học viên chúng tôi Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và tập thể cán

bộ viên chức của Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn đã tích cực giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Tiến sĩ Nguyễn Ngọc Tiến, giảng viên Trường Đại học Quy Nhơn đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này Trong quá trình học tập, nghiên cứu viết luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô./

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC HÌNH

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

5.1 Quy trình nghiên cứu 5

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu 7

6 Ý nghĩa đề tài nghiên cứu 7

7 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 8

CHƯƠNG 1: 9

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 9

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 9

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp 9

1.1.2 Đặc điểm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 10

1.1.2.1 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập 10

1.1.2.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 11

1.2 YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 13

1.2.1 Yêu cầu 13

1.2.2 Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán 14

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ

NGHIỆP 16

1.3.1 Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán 16

1.3.2 Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán 19

1.3.3 Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán 20

1.3.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị 24

1.3.4.1 Báo cáo tài chính 24

1.3.4.2 Báo cáo quản trị 26

1.3.5 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán 26

1.3.6 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản 28

1.3.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 28

1.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán 30

1.4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG NGÀNH BẢO HIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 37

1.4.1 Vị trí, chức năng 37

1.4.2 Cơ cấu tổ chức của BHXH Việt Nam 37

1.4.3 Quản lý tài chính BHXH 37

1.4.4 Đối tượng kế toán của cơ quan BHXH 39

1.4.5 Một số quy định chi phối tổ chức công tác kế toán tại các cơ quan BHXH 39

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2: 42

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 42

2.1 GIỚI THIỆU VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 42

2.1.1 Tổng quan về Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn 42

2.1.1.1 Lịch sử hình thành 42

2.1.1.2 Quá trình phát triển 42

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 43

2.1.2.1 Chức năng 43

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 44

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý 45

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý 45

2.1.4.2 Tổ chức bộ máy kế toán 47

2.1.4 Tình hình hoạt động của Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn giai đoạn 2015 – 2018 49

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 53

2.2.1 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 53

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 57

2.2.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ sách kế toán 57

2.2.4 Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo kế toán và báo cáo quản trị 58

2.2.5 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán 60

2.2.6 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản 61

2.2.7 Tổ chức về bộ máy kế toán 62

2.2.8 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 64

2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 66

2.3.1 Những kết quả đạt được 66

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân 69

2.3.2.1 Hạn chế 69

2.3.2.2 Nguyên nhân 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3: 77

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 77

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG, QUAN ĐIỂM VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY

NHƠN 77

3.1.1 Phương hướng hoàn thiện 77

3.1.2 Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện 78

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ QUY NHƠN 80

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức thực hiện chứng từ kế toán 80

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán 82

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thực hiện sổ sách kế toán 83

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức thực hiện báo cáo kế toán 84

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán 85

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 86

3.2.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 87

3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 88

3.3.1 Về phía các đơn vị chủ quản 88

3.3.2 Về phía Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn 89

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 90

KẾT LUẬN CHUNG 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

CÁC PHỤ LỤC 96

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Thống kê số người tham gia và số thu các quỹ BHXH, BHYT, BHTN

giai đoạn 2015 - 2018 49

Bảng 2.2: Thống kê tình hình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, giai đoạn 2015 - 2018 50

Bảng 2.3: Thống kê tình hình giám định chi BHYT, giai đoạn 2015 - 2018 51

Bảng 2.4: Thống kê tình hình chi trả BHXH, giai đoạn 2015 - 2018 51

Bảng 2.5: Thống kê tình hình giải quyết chế độ, chính sách,

giai đoạn 2015 - 2018 52

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 0.1: Quy trình nghiên cứu 6

Hình 1.1: Phân cấp các đơn vị dự toán 13

Hình 1.2: Tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung 32

Hình 1.3: Tổ chức bộ máy theo mô hình phân tán 33

Hình 1.4: Tổ chức bộ máy theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán 35

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý BHXH thành phố Quy Nhơn 45

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH phố Quy Nhơn 47

Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại BHXH thành phố Quy Nhơn 55

Hình 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn 63

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những chính sách lớn của Đảng và Nhà nước nhằm chăm lo cho đời sống, sức khỏe người dân Quỹ bảo hiểm là quỹ tài chính độc lập với ngân sách nhà nước (NSNN), được hình thành từ nguồn đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động, tiền sinh lời của hoạt động đầu tư từ quỹ, hỗ trợ của nhà nước, và từ một số nguồn thu hợp pháp khác Quỹ BHXH được sử dụng vào các nhiệm vụ chủ yếu như chi trả chế độ BHXH, BHTN, BHYT cho người tham gia và người thụ hưởng chế độ chính sách Nếu công tác quản lý các quỹ bảo hiểm không chặt chẽ sẽ làm ảnh hưởng tới khả năng cân đối quỹ trong tương lai, ảnh hưởng đến đời sống của người dân và đảm bảo sự ổn định, phát triển của kinh tế xã hội Vì vậy, bài toán đặt ra là phải có biện pháp hoàn thiện công tác quản lý nói chung và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, để tăng cường năng lực quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN có hiệu quả

Trong thời gian gần đây, dư luận đang xôn xao rằng quỹ bảo hiểm có thể bị

vỡ, gây tâm lý hoang man, lo sợ cho người dân Một trong những nguyên nhân gây

ra vấn đề này là do một số cá nhân, hay nói cách khác là do một số cá nhân đưa những thông tin xấu, sai sự thật lên mạng xã hội; hệ thống BHXH chưa thông tin rõ ràng Hay nói cách khác, công tác kế toán tại các đơn vị này chưa thật sự hoàn thiện nên chưa cung cấp được nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho người dân và các đối tượng khác có liên quan Mặc khác, theo xu hướng toàn cầu hóa thì chuẩn mực kế toán công quốc tế sẽ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến kế toán khu vực công ở Việt Nam

và buộc kế toán khu vực kế toán công ở Việt Nam phải thay đổi Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của các đơn vị thuộc khu vực công nói chung, ở các cơ quan BHXH cấp thành phố/huyện nói riêng là yêu cầu cấp bách

BHXH tỉnh Bình Định trực thuộc BHXH Việt Nam, có chức năng giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN trên địa bàn tỉnh Bình Định Hiện tại BHXH tỉnh Bình Định có 11 phòng nghiệp vụ và 11

2

đơn vị trực thuộc, đó là các BHXH các huyện, thị xã, thành phố đóng trên địa bàn hành chính cấp huyện của tỉnh BHXH thành phố Quy Nhơn là cơ quan trực thuộc BHXH tỉnh Bình Định Đây là một địa bàn có số lượng người tham gia bảo hiểm và

số lượng doanh nghiệp nhiều, đa dạng; số thu – chi bảo hiểm lớn, việc quản lý các quỹ bảo hiểm có phần khó khăn, phức tạp hơn Tổ chức kế toán khoa học ở đơn vị

có số thu – chi lớn như BHXH thành phố Quy Nhơn không những giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm

vụ được giao mà còn giúp cơ quan cấp trên là BHXH tỉnh Bình Định quản lý nguồn kinh phí, tài sản của BHXH ngày càng chặt chẽ, hiệu quả, đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho đối tượng tham gia và người thụ hưởng chính sách

Qua khảo sát cho thấy, việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản hạch toán, lập BCTC, … của BHXH thành phố Quy Nhơn đã theo quy định của ngành nhưng vẫn còn nhiều điểm cần phải hoàn thiện để thông tin kế toán được phản ánh đầy đủ, kịp thời, đúng quy định Nhận thức được vấn đề này, tác giả chọn đề tài

“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bảo hiểm xã hội thành phố Quy Nhơn”

làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Tổ chức kế toán là công việc tổ chức bộ máy kế toán, vận dụng các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý, và cung cấp thông tin trên cơ sở chấp hành nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ tài chính hiện hành nhằm phát huy hết vai trò của hạch toán kế toán góp phần quản lý, điều hành đơn vị có hiệu quả Chính vì vậy trong những năm qua, đã có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu trên các giác độ, lĩnh vực, khía cạnh khác nhau, nhưng chủ yếu tập trung vào một số lĩnh vực sự nghiệp công lập có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống xã hội như y tế, văn hóa, giáo dục, tài nguyên môi trường, thông tin truyền thông, Đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực khác thường ít có đề tài nghiên cứu

Qua quá trình tổng quan các nghiên cứu liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị, tác giả nhận thấy có một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như sau:

Nghiên cứu của Đoàn Nguyên Hồng (2010) về “Hoàn thiện công tác kế toán

3

tài chính tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam – Cu Ba Đồng Hới” [9] Nghiên cứu đã chỉ ra được những khiếm khuyết về việc sử dụng chứng từ chưa đúng mẫu, kiểm tra chứng từ đầu vào chưa chặt chẽ, phân loại sắp xếp chứng từ chưa khoa học, chưa xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ để xảy ra chậm trễ, thiếu biểu mẫu trên BCTC, thuyết minh BCTC chưa phân tích hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí từ

đó đề ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam – Cu Ba Đồng Hới

Nghiên cứu của Trần Thị Thanh Định (2010) về “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Thương mại” [7] Nghiên cứu cũng đã chỉ ra được những chứng từ, biểu mẫu còn thiếu chưa hoàn thiện; chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán; quy trình lập, luân chuyển chứng từ không nên gắn chặt với phòng ban, con người cụ thể; chỉ chú trọng việc lập BCTC mà chưa quan tâm đến phân tích nguồn thu, tình hình sử dụng kinh phí, kết quả tài chính từ đó nêu

ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Thương mại

Hay nghiên cứu của Hoàng Lê Uyên Thảo (2012) về “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghệ – Kinh tế và Thủy lợi Miền Trung” [21] Luận văn đã chỉ ra được những thiếu sót trong việc lập chứng từ chưa thống nhất biểu mẫu, đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán còn thiếu và yếu về công nghệ thông tin, thuyết minh BCTC cần bổ sung thêm thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh; từ đó đề ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác

kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghệ - Kinh tế và Thủy lợi Miền Trung

Hoặc nghiên cứu của Trần Thu Hằng (2014) về “Hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia - Hồ Chí Minh” [10] Luận văn cũng đã trình bày đươc những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán của đơn vị sự nghiệp, thực tế tổ chức kế toán của đơn vị, đưa ra được những ưu nhược điểm trong từng khấu, từng vấn đề của công tác kế toán; tuy nhiên, đề tài chưa nêu được việc

sử dụng nhu cầu thông tin quản trị trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và chưa

có giải pháp phù hợp nào được đưa ra

4

Từ các nghiên cứu trên cho thấy, các nghiên cứu chủ yếu hướng đến tổ chức công tác kế toán trên các phương diện về chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản, BCTC, … gắn với từng đơn vị cụ thể Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động của các đơn vị và tổ chức quản lý nên kết quả nghiên cứu thường được vận dụng tại đơn vị nghiên cứu chứ khó áp dụng sang các đơn vị khác

Về đơn vị BHXH, thời gian qua đã có nhiều nhà nghiên cứu tiến hành các nghiên cứu về lĩnh vực BHXH; tuy nhiên, các nghiên cứu này chủ yếu nghiên cứu

về vấn đề kiểm soát nội bộ tại cơ quan BHXH, các nhân tố ảnh hưởng đến nợ đọng BHXH, chứ chưa có nhiều nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại cơ quan BHXH cấp huyện, điển hình như các nghiên cứu của: Nguyễn Thanh Huyền (2005) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh” [11]; Nông Thị Luyến (2013) về “Các nhân tố ảnh hưởng đến nợ đọng bảo hiểm xã hội, trường hợp Thành phố Hồ Chí Minh” [14]; Nguyễn Thị Kim Nga (2007) về “Biện pháp quản lý và chống thất thu bảo hiểm xã hội trên địa bàn Quận 12 thành phố Hồ Chí Minh” [15] hay Võ Năm (2012) về “Hoàn thiện công tác kiểm soát thu tại BHXH tỉnh Bình Định [16],…

Gần với nghiên cứu này có nghiên cứu của Trần Đình Hải (2012) về “Hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại Bảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng” [8] Luận văn cũng đã làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại cơ quan Bảo hiểm

xã hội thành phố Đà Nẵng và đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho đơn vị này Tuy nhiên, do BHXH thành phố Đà Nẵng là đơn vị cấp tỉnh/thành phố; còn BHXH thành phố Quy Nhơn là đơn vị BHXH cấp huyện/thành phố nên về phân cấp quản lý và công tác kế toán khác nhau nên kết quả nghiên của đề tài này không thể vận dụng cho BHXH thành phố Quy Nhơn

Từ đó cho thấy rằng, các đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp rất phong phú và đa dạng Tuy nhiên, ở đơn vị BHXH cấp huyện/thành phố như BHXH thành phố Quy Nhơn tác giả chưa thấy có công trình nào nghiên cứu đầy đủ, toàn diện về tổ chức công tác kế toán Chính vì vậy, tác giả

5

chọn đề tài này với mong muốn có những đóng góp thiết thực vào tổ chức công tác

kế toán nhằm đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại đơn vị, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán gắn liền với thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tại BHXH thành phố Quy Nhơn trong thời gian tới

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của nghiên cứu này là đánh giá thực trạng tổ chức công tác

kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn; chỉ ra những ưu điểm cũng như nhược điểm của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị; từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn

Từ mục tiêu chính này, đề tài đã xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau:

- Thứ nhất, Hệ thống hóa lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong các đơn

vị sự nghiệp;

- Thứ hai, Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại

BHXH thành phố Quy Nhơn;

- Thứ ba, Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại BHXH thành phố Quy Nhơn

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu trong luận văn này là những

vấn đề có liên quan đến tổ chức công tác kế toán bao gồm: tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán; tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán; tổ chức

bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức kiểm kê tài sản; tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán

- Phạm vi nghiên cứu: BHXH thành phố Quy Nhơn

- Thời gian nghiên cứu: giai đoạn từ năm 2015-2018

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Quy trình nghiên cứu

Quy trình nghiên cứu chịu ảnh hưởng và chi phối bởi mục tiêu nghiên cứu và

6

câu hỏi nghiên cứu Với đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn”, tác giả đã lựa chọn phương pháp nghiên cứu định tính thông qua thu thập, tổng hợp tài liệu từ các văn bản, tài liệu, sổ sách kế toán, BCTC,… và thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên sâu Ban giám đốc, cán bộ làm công tác

kế toán và cán bộ các bộ phận liên quan để sử dụng trong quá trình nghiên cứu Mục đích của việc sử dụng phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu nhằm góp phần

hệ thống hóa và làm rõ lý luận về vấn đề đang nghiên cứu Còn phương pháp phỏng vấn nhằm phân tích làm rõ thực trạng, tổng hợp rút ra những mặt còn tồn tại để đưa

ra những giải pháp hoàn thiện cho đề tài nghiên cứu

Quy trình nghiên cứu được tác giả tiến hành thông hình sau:

Hình 0.1: Quy trình nghiên cứu

(Nguồn: Tác giả tổng hợp đề xuất)

Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong

các đơn vị sự nghiệp

Thu thập nguồn dữ liệu tổ chức công tác kế toán

Nguồn dữ liệu sơ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp

N = 140 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại BHXH

thành phố Quy Nhơn

Những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân

Kết luận và đề xuất các giải pháp hoàn thiện

7

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu

Để tiến hành thu thập dữ liệu cho nghiên cứu, tác giả đã tiến hành xác định nguồn dữ liệu thu thập, phương pháp thu thập, phạm vi thu thập và xử lý dữ liệu như sau:

- Nguồn thu thập dữ liệu: Tác giả tiến hành thu thập từ hai nguồn chính là

nguồn dữ liệu thứ cấp và nguồn dữ liệu sơ cấp

- Phương pháp thu thập dữ liệu: Nguồn dữ liệu thứ cấp được tác giả thu thập

thông qua khảo sát thực tế và thu thập trực tiếp từ các văn bản, tài liệu, sổ sách kế toán và BCTC,… đã được công bố tại Bộ phận Kế toán hay trên các phương tiện truyền thông, ấn phẩm, như: internet, các giáo trình, tài liệu, bài báo, chuyên đề liên quan đến đề tài nghiên cứu Còn nguồn dữ liệu sơ cấp tác giả thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp Ban giám đốc, cán bộ làm công tác kế toán và cán bộ các

bộ phận liên quan (xem phụ lục 06), thông qua Phiếu câu hỏi phỏng vấn (xem phụ lục 05) Câu hỏi phỏng vấn chủ yếu chú trọng đến các vấn đề tổ chức công tác kế

toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn

- Phạm vi thu thập dữ liệu: Các vấn đề liên quan đến tổ chức công tác kế

toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn từ năm 2015 đến năm 2018

- Xử lý dữ liệu thu thập: Đối với nguồn dữ liệu thứ cấp, tác giả tiến hành tập

hợp để tổng hợp, so sánh, đối chiếu thông tin từ sổ sách, báo cáo, … nhằm đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn Còn đối với nguồn dữ liệu sơ cấp, tác giả tiến hành ghi chép, ghi âm lại nội dung trả lời câu hỏi phỏng vấn để làm cơ sở kiểm chứng cho những nhận định của tác giả về tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn; đồng thời những câu hỏi phỏng vấn sâu về việc làm thế nào để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

6 Ý nghĩa đề tài nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu của mình, tác giả dự kiến nghiên cứu này sẽ có những đóng góp mới trên phương diện lý luận và thực tiễn như sau:

- Về mặt lý luận, luận văn góp phần hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận

chung về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

8

- Về mặt thực tiễn, luận văn phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tại

BHXH thành phố Quy Nhơn; từ đó chỉ ra những ưu điểm, những mặt hạn chế đang tồn tại trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị Đồng thời, đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm tăng cường năng lực quản lý thu - chi BHXH, BHYT, BHTN, cung cấp thông tin kịp thời – chính xác, hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của Ngành và Nhà nước giao

7 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục về chữ viết tắt, hình, bảng biểu, tài liệu tham khảo và phụ lục Luận văn được kết cấu thành 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập

Chương 2: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại BHXH thành phố Quy Nhơn

9

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp

Theo Giáo trình Tài chính công của Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh [27] thì:

“Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức thuộc sở hữu Nhà nước, hoạt động cơ bản của nó là cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội trong các lĩnh vực: kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao, …”

Theo Giáo trình Quản lý tài chính công của Học viện Tài chính [12] thì:

“Đơn vị sự nghiệp công lập là những đơn vị do Nhà nước thành lập hoạt động công lập thực hiện cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Các đơn vị này hoạt động trong các lĩnh vực: Y tế, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm, ”

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật viên chức 2010 [18] thì đơn vị sự nghiệp công lập được quy định cụ thể như sau:

“Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước”

Trong khi đó, Theo Điều 1 – Điểm 2 Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ về Quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập [22] thì “Đơn vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công phục

vụ quản lý nhà nước”

Như vậy, đơn vị sự nghiệp công lập nhất thiết phải do Nhà nước ra quyết định thành lập, nguồn tài chính để đảm bảo hoạt động do NSNN cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Các hoạt động này có giá trị tinh thần vô hạn, chủ yếu được tổ

10

chức để phục vụ xã hội do đó chi phí chi ra không được trả lại trực tiếp bằng hiệu quả kinh tế nào đó mà được thể hiện bằng hiệu quả xã hội nhằm đạt được các mục tiêu kinh tế vĩ mô

1.1.2 Đặc điểm và phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.2.1 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập

- Thứ nhất, đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị thuộc cơ quan nhà nước, tổ

chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, trong đó chủ yếu là các cơ quan nhà nước

- Thứ hai, đơn vị sự nghiệp công lập là nhà nước đầu tư, xây dựng cơ sở vật

chất để hoạt động Tùy từng loại đơn vị sự nghiệp mà nhà nước có sự hỗ trợ ngân sách ở những mức độ khác nhau

- Thứ ba, các đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập nhằm cung cấp các

dịch vụ sự nghiệp công trong những lĩnh vực mà Nhà nước chịu trách nhiệm cung ứng chủ yếu cho nhân dân hoặc trong những lĩnh vực mà khu vực phi nhà nước không có khả năng đầu tư hoặc không quan tâm đầu tư

- Thứ tư, cơ chế hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập đang ngày càng

được đổi mới theo hướng tự chủ, tự chịu trách nhiệm, thực hiện hạch toán độc lập Căn cứ vào cơ chế hoạt động, có thể phân loại đơn vị sự nghiệp công lập thành đơn

vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự và đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn

về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự

- Thứ năm, các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo chế độ thủ trưởng

Tuy nhiên, để đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ, tránh tình trạng lạm quyền, vượt quyền đồng thời phòng chống tham nhũng, pháp luật quy định việc thành lập Hội đồng quản lý tại các đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư và các đơn vị sự nghiệp công lập khác trong trường hợp cần thiết

- Thứ sáu, nhân sự tại đơn vị sự nghiệp công lập chủ yếu được tuyển dụng

theo vị trí việc làm, làm việc theo hợp đồng làm việc, được quản lý, sử dụng với tư cách là viên chức Trong khi đó, người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập (và trong nhiều trường hợp gồm cả thành viên trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn

11

vị) là công chức

1.1.2.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Theo quy định tại Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ [22], các đơn vị sự nghiệp công lập được phân loại đế thực hiện quyền tự chủ,

tự chịu trách nhiệm về tài chính bao gồm:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) là các đơn

vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên bảo đảm được toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động)

Đây là những đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước phải cấp một phần chi phí cho hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên thì theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà

nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động)

- Đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên: là đơn vị có nguồn thu sự nghịêp chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động

thường xuyên cho đơn vị Mức kinh phí tự đảm bảo chi phí cho hoạt động thường xuyên của đơn vị được xác định theo công thức sau (nhỏ hơn 100%):

Mức tự bảo đảm chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp

hoạt động thường xuyên = - x 100

của đơn vị (%) Tổng số chi hoạt động thường xuyên

Trong đó, tổng số thu sự nghiệp và tổng số chi hoạt động thường xuyên của đơn vị tính theo dự toán thu, chi của năm đầu thời kỳ ổn định, tình hình thực hiện

dự toán thu, chi của năm trước liền kề (loại trừ các yếu tố đột xuất, không thường

12

xuyên) được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp của một ngành dọc được tổ chức thành đơn vị dự toán các cấp như sau:

- Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách năm do

các cấp chính quyền giao, phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và công tác kế toán và quyết toán ngân sách của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc

- Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán

cấp I và phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III, tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới Đơn vị dự toán cấp II là các đơn vị thuộc đơn

vị dự toán cấp I và là đơn vị trung gian thực hiện nhiệm quản lý kinh phí nối liền giữa đơn vị dự toán cấp I với đơn vị dự toán cấp III

- Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách, nhận dự

toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II), có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình

và đơn vị dự toán cấp dưới (nếu có)

Hàng quý, hàng năm đơn vị lập dự toán thu chi theo các định mức, chế độ, tiêu chuẩn do Nhà nước quy định; hoặc Nhà nước cho phép Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được quy định một số khoản chi tiêu thường xuyên, thực hiện theo quy chế chỉ tiêu nội bộ (đối với các đơn vị thực hiện chế độ tự chi, tự chịu trách nhiệm theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ)

Quá trình phân cấp các đơn vị dự toán được thể hiện qua hình sau:

- Một là, Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ

thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị

- Hai là, Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi;

Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước

- Ba là, Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị

dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị

Thủ tướng hay Chủ tịch UBND Tỉnh, Thành phố

trực thuộc trung ương

Đơn vị dự toán cấp I

Đơn vị dự toán cấp II

Đơn vị dự toán cấp III

14

cấp dưới

- Bốn là, Lập và nộp đúng hạn các BCTC cho các cơ quan quản lý cấp trên

và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị Đối với BCTC hàng quý quy định thời gian nộp: đơn vị sự nghiệp cấp III nộp cho đơn vị cấp II chậm nhất 15 ngày, đơn vị sự nghiệp cấp II cho đơn vị cấp I chậm nhất 25 ngày, đơn vị sự nghiệp cấp I quý cho cơ quan tài chính, kho bạc, thống kê chậm nhất 45 ngày sau ngày kết thúc

kỳ kế toán quý Đối với BCTC năm quy định thời gian nộp: đơn vị sự nghiệp cấp III cho đơn vị cấp II chậm nhất 30 ngày, đơn vị sự nghiệp cấp II nộp cho đơn vị cấp I chậm nhất 50 ngày, đơn vị sự nghiệp cấp I nộp cho cơ quan tài chính, kho bạc, thống kê chậm nhất 70 ngày sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm;

- Năm là, Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong BCTC phải rõ ràng,

dễ hiểu đối với người sử dụng Người sử dụng thông tin ở đây là thủ trưởng đơn vị

sự nghiệp, cơ quan tài chính, kho bạc, thống kê Thông tin về những vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh;

- Sáu là, Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một đơn

vị sự nghiệp và giữa các đơn vị sự nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các đơn vị sự nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

1.2.2 Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng là một hoạt động đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả, chất lượng làm việc của bộ phận kế toán Việc hiểu rõ về đặc điểm của bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ giúp các nhà quản lý thiết lập được một bộ phận kế toán khoa học, tiết kiệm và chặt chẽ

Kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập là công việc tổ chức hệ thống

15

thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị

Theo đó, kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện những nhiệm vụ sau: Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị; Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách; lập và nộp BCTC cho

cơ quan quản lý cấp trên theo quy định, …

Tuy nhiên, để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm,

- Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản: Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo chấp hành tốt các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan; phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị; phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của đơn vị; phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có; đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ, yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán…

- Đặc biệt, với vai trò là một công cụ quản lý quan trọng, việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ như: tổ chức hợp lý bộ máy

16

kế toán ở tổ chức, để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng người trong

bộ máy kế toán; tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán

và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ

SỰ NGHIỆP

Tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị; tổ chức nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả Như vậy, nghiên cứu nội dung của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập là xác định những công việc chủ yếu và cơ bản cần tiến hành khi tổ chức công tác kế toán Cụ thể, nội dung của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

1.3.1 Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán

sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin

đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán”

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm những công việc như sau:

Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh

17

tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 [6]

Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng

từ thuộc loại bắt buộc; đồng thời các đơn vị được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ

tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán [17], phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị Bên cạnh đó, cùng tính chất đặc thù ngành như đơn vị Kho Bạc Nhà nước và Tổng Cục thuế, BHXH được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương Vì vậy, ngoài các chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, ngành BHXH còn áp dụng Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính [3] có bổ sung 30 chứng từ kế toán để phục

vụ cho tính chất đặc thù hoạt động của ngành BHXH

Tóm lại, đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục

vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính tại các đơn vị

Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán

Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ Bộ phận kế toán quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu

Thứ ba, ký chứng từ kế toán

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ

18

ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực

đỏ, bằng bút chì Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

Thứ tư, tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Trường hợp nếu sử dụng chứng từ điện tử, chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử dùng trong

kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin

Phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ Khi bảo quản những tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà

nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết,…

Thứ năm, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán

Thứ sáu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng

19

quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo

và quản lý hoạt động ở đơn vị Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết

và tiết kiệm thời gian

Thứ bảy, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định

Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa

vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp công lập cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý

1.3.2 Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu

và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Theo điều 23 của Luật Kế toán Việt Nam [17] quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị mình Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”

Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống

20

kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay được thực hiện theo Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính [6]

Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp gồm 9 loại: loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và các tài khoản ngoài bảng Hệ thống tài khoản được quy định đến tài khoản cấp 2 Các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn

vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Ngoài ra, trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị sự nghiệp công lập cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi

Bên cạnh đó, ngoài các tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, ngành BHXH còn bổ sung

15 tài khoản theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính [3] Trong trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ

sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu

có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt

1.3.3 Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán

Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp Điều 24 Luật Kế toán [17] đã quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán”

Sổ kế toán là phương tiện được sử dụng để thu nhận, cung cấp và lưu trữ

21

thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tượng kế toán

Sổ kế toán bao gồm những nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Theo từng cách phân loại, sổ kế toán bao gồm các loại:

- Theo mức độ khái quát của thông tin phản ánh trên sổ:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái

+ Sổ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh theo tài khoản kế toán chi tiết (cấp 3, 4) như sổ chi tiết vật liệu

+ Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng ghi

chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4

- Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì sổ kế toán được chia làm 4 loại:

+ Sổ đối chiếu kiểu hai bên

+ Sổ kiểu một bên

+ Sổ kiểu nhiều cột

22

+ Sổ kiểu bàn cờ

Trên cơ sở các loại sổ trên tùy theo đặc điểm từng đơn vị sự nghiệp mà kế toán sẽ tiến hành lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ áp dụng tại đơn vị mình Quá trình thực hiện như sau:

Thứ nhất, tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán

- Mở sổ kế toán:

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của đơn vị có trách nhiệm

ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc

để tờ rời Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ

- Ghi sổ kế toán:

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh

tế, tài chính Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ

Thông tin, số liệu trên sổ kế toán: Phải được ghi bằng bút mực, không ghi xen vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang

kế tiếp

- Khóa sổ kế toán:

Đơn vị phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập BCTC và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật

Theo quy định hiện hành và tùy vào quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; Hình thức kế toán Nhật

ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy vi tính

Thứ ba, lựa chọn hình thức kế toán và sổ kế toán sử dụng

Mỗi hình thức kế toán có nội dung ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng thích hợp Do vậy mỗi đơn vị sự nghiệp công lập có thể lựa chọn 1 trong 4 hình thức kế toán nêu trên để ghi sổ kế toán

Từ hình thức kế toán đã được lựa chọn, đơn vị lựa chọn một hệ thống sổ kế toán duy nhất và chính thức áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ở đơn vị mình

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính để lập BCTC và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý hoạt động tại đơn vị

Hệ thống sổ kế toán bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và hệ thống sổ chi tiết Sổ

kế toán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế Sổ kế toán chi tiết thì tùy vào đặc điểm của từng đơn vị mà các đơn vị

mở các sổ chi tiết phù hợp

24

Cũng như chứng từ kế toán và tài khoản kế toán, ngoài các sổ kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, ngành BHXH còn bổ sung 16 sổ kế toán chi tiết tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính

Tóm lại, sổ kế toán không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán trong việc

hệ thống hóa, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý Chính vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo

ra thông tin đầy đủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ đối với các loại vật

tư, tài sản, tiền vốn và các hoạt động kinh tế tài chính khác của đơn vị, giảm nhẹ lao động kế toán, tăng năng suất lao động kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan

1.3.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

Báo cáo kế toán gồm hai loại là các báo cáo kế toán tài chính và các báo cáo quản trị

1.3.4.1 Báo cáo tài chính

BCTC là báo cáo phản ánh số liệu ở mức độ tổng hợp, lập theo định kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của đơn vị mà còn cho các đối tượng bên ngoài đơn vị có liên quan đến lợi ích với đơn vị Các báo cáo này thường là báo cáo bắt buộc, được Nhà nước quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất

BCTC của các đơn vị sự nghiệp công lập phải lập vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Luật kế toán BCTC năm của đơn vị sự nghiệp phải được nộp cho

cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật

Bên cạnh những biểu mẫu BCTC quy định trong Thông tư BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính mà các đơn vị kế toán thuộc hệ thống BHXH Việt Nam phải thực hiện, đơn vị kế toán cấp trên phải lập Bảng tổng hợp các chỉ tiêu BCTC quỹ bảo hiểm (Mẫu B01/BTH-QBH, phụ lục số 04) để hợp cộng chỉ tiêu tương ứng trên BCTC quỹ bảo hiểm của các đơn vị kế toán cấp dưới trực

107/2017/TT-25

tiếp thuộc phạm vi lập BCTC quỹ bảo hiểm tổng hợp, đồng thời đơn vị kế toán cấp trên phải xác định các giao dịch nội bộ thuộc hoạt động quỹ bảo hiểm để loại trừ khi tổng hợp BHXH Việt Nam chịu trách nhiệm hướng dẫn các giao dịch nội bộ phải loại trừ khi tổng hợp BCTC của đơn vị cấp trên đối với hoạt động quỹ bảo hiểm

Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu của BCTC Vì vậy, Kế toán trưởng (hay người phụ trách

kế toán) của các đơn vị sự nghiệp công lập phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian và chính xác cho việc lập các BCTC

Như vậy, tổ chức lập BCTC là dựa vào các quy định về biểu mẫu, phương pháp lập của Nhà nước để tiến hành phân công và hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng theo các quy định Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập chủ yếu lập và gửi các BCTC theo quy định của Chế độ Kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành [6]

Đồng thời, Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định Bên cạnh đó thông tin trong các báo cáo kế toán này có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị có thể đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của đơn vị (các quyết định trong ngắn hạn, các quyết định trong dài hạn…) Đồng thời, hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị

Với các đơn vị sự nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ [25]; các đơn vị kế toán cấp I, II gọi là đơn vị kế toán cấp trên; các đơn vị kế toán cấp II, III gọi là đơn

vị kế toán cấp dưới, đơn vị kế toán dưới đơn vị kế toán cấp III gọi là đơn vị kế toán

26

trực thuộc Danh mục, mẫu và phương pháp lập BCTC hàng quý, hằng năm của đơn

vị kế toán trực thuộc do đơn vị kế toán cấp I quy định Các đơn vị kế toán có trách nhiệm lập, nộp BCTC và BCQT như sau:

Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp BCTC hàng quý, hàng năm và BCQT cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp

vụ chuyên môn của đơn vị;

Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm thực hiện kiểm tra, xét duyệt BCQT cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc

1.3.4.2 Báo cáo quản trị

Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị, phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định Bên cạnh đó thông tin trong các báo cáo kế toán này có thể giúp cho nhà quản lý đơn vị

có thể đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng tài chính của đơn vị từ đó các nhà quản lý đơn vị có thể đề ra các giải pháp, các quyết định trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của đơn vị (các quyết định trong ngắn hạn, các quyết định trong dài hạn,…) Đồng thời,

hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị

Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và điều hành hoạt động của đơn vị thường được lập không theo những quy định bắt buộc của Nhà nước, mỗi đơn vị tùy theo những đặc điểm và yêu cầu thông tin để tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp

1.3.5 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán

Theo điều 3 Luật Kế toán số: 88/2015/QH13 đưa ra định nghĩa: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính

27

xác của thông tin, số liệu kế toán” [17]

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế toán Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị

Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của quá trình hạch toán ở đơn vị Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị

Tổ chức kiểm tra kế toán được thực hiện trên các nội dung sau:

- Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán: Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về kế toán; kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên các chứng từ, tài khoản, sổ và BCTC, đảm bảo việc thực hiện đúng chế độ chính sách quản lý tài sản nguồn kinh phí và tình hình sản xuất cung ứng dịch vụ

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán: Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị

- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán;

- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán

Phương pháp thực hiện kiểm tra kế toán:

- Kiểm tra kế toán được thực hiện dựa trên cơ sở các chuẩn mực, nguyên tắc

và quy định kế toán hiện hành, những văn bản quy định cụ thể đối với từng đơn vị

- Phương pháp kiểm tra kế toán được sử dụng chủ yếu là phương pháp đối chiếu và so sánh Đối chiếu số liệu giữa giữa chứng từ, các sổ kế toán và báo cáo, báo cáo kỳ hiện tại với kỳ trước, đối chiếu số liệu giữa các báo cáo với nhau, số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kể toán chi tiết So sánh số liệu của các kỳ báo cáo

để chỉ ra tính khớp đúng của số liệu báo cáo và đánh giá chất lượng hoạt động của đơn vị

- Công tác kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường xuyên theo kỳ kế toán hoặc kiểm tra đột xuất

28

- Công tác kiểm tra kế toán nội bộ do Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và Ban thanh tra của đơn vị tổ chức thực hiện

Ngoài ra, khi kết thúc niên độ kế toán,các cơ quan tài chính có thẩm quyền,

cơ quan chủ quản tiến hành kiểm tra việc thực hiện chế độ tài chính, kế toán của đơn vị hoặc kiểm tra đột xuất khi phát hiện có dấu hiệu bất thường trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại đơn vị

Kết thúc đợt kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra quyết toán, có kết luận rõ ràng, có đầy đủ chữ ký của đoàn kiểm tra, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị

1.3.6 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán

Đơn vị phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: Cuối

kỳ kế toán năm, trước khi lập BCTC; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động; xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác; đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ

kế toán, đơn vị phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

1.3.7 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Công nghệ thông tin đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây Tương tự như các

hệ thống thông tin khác, mô hình hoạt động hệ thống thông tin kế toán bao gồm 3 công đoạn

29

- Thứ nhất, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành lập

các chứng từ Kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin với phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép người làm kế toán có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống

- Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi được ghi nhận, kế

toán trong môi trường thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi sổ nhật

ký Quy trình xử lý bao gồm: Lưu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán được thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn

- Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán của giai

đoạn xử lý, kế toán trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin kết xuất một cách dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này được biểu hiện cụ thể qua các: BCTC, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích… Công nghệ thông tin được hiểu là một ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Vì vậy, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán

là việc sử dụng máy tính và các phần mềm để thực hiện thu thập, chuyển đổi, xử lý, lưu trữ, bảo vệ và cung cấp thông tin kế toán

Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán bao gồm các nội dung sau:

Một là, lựa chọn phần mềm chương trình kế toán

Phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán;

có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán

Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công được thể hiện ở chỗ từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân bổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chương trình phần mềm; độ chính

30

xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lưu trữ dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn và kích thước nhỏ hoặc có thể in ra để lưu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lưu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao

Hai là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp

Mã hóa là đặc trưng của phần mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý

Ba là, sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo và thực hiện các giao dịch điện tử

Chữ ký số là cặp khóa đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin của đơn vị, mã

số thuế của đơn vị, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường, là một con dấu để xác nhận văn bản là của một đơn vị sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà đơn

vị giao dịch đặc biệt là với Cơ quan thuế và bảo hiểm

1.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức công tác kế toán đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động của đơn vị Mục đích của tổ chức công tác kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, vì vậy lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp

lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị Theo đó, tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để

có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau: Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung; hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán; Hình thức

tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

- Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo hình thức này, cả đơn vị sự nghiệp công lập chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông