Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tcvn iso 90012008 trong kiểm soát nội bộ ủy ban nhân dân phường, thành phố thủ dầu một, tỉnh bình dương

Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ trong việc kiểm soát và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị như trong quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo báo cáo tà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

HUỲNH YẾN NHI

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT,TỈNH BÌNH DƯƠNG

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

LUÂ ̣N VĂN THẠC SỸ

BÌNH DƯƠNG – 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

HUỲNH YẾN NHI

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

LUÂ ̣N VĂN THẠC SỸ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGUYỄN BÍCH LIÊN

BÌNH DƯƠNG – 2021

i

Tôi cam đoan luận văn “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các tài liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, có trích dẫn đầy

đủ và ghi nguồn cụ thể trong danh mục các tài liệu tham khảo Tôi đã vận dụng cơ sở

lý thuyết vào tình hình thực tế tại các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn cũng như xin cam đoan rằng luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2021

Học viên thực hiện luận văn

Huỳnh Yến Nhi

ii

Để thực hiện đề tài này tôi đã nhận được sự hướng dẫn về mặt khoa học của

TS Nguyễn Bích Liên; sự giúp đỡ về tài liệu, số liệu của Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Dầu Một, các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS Nguyễn Bích Liên, trường Đại học Thủ Dầu Một, các đơn vị và cá nhân tham gia trả lời phỏng vấn Và để hoàn thành luận văn, tác giả xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô đã truyền thụ kiến thức chuyên môn cho tác giả Cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ, động viên, hỗ trợ quý báu về nhiều mặt trong quá trình công tác, học tập, và việc thực hiện luận văn này

Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 2021 Học viên thực hiện luận văn

Huỳnh Yến Nhi

iii

Tên đề tài nghiên cứu là “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” Mục tiêu nghiên cứu ứng dụng khả năng tập hợp các

đặc tính TCVN ISO 9001:2008 bổ sung vào các nhân tố cấu thành gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát trong kiểm soát nội bộ các hoạt động nhằm đánh giá, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với đơn vị nghiên cứu là Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

Căn cứ vào cơ sở lý thuyết, kết quả các nghiên cứu liên quan và thực hiện bằng cách khảo sát bởi các phiếu câu hỏi nhằm tham khảo ý kiến của các lãnh đạo, các kế toán, một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ, tác giả đã tổng hợp phân tích, đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ủy ban nhân dân phường

Từ khóa: Kiểm soát nội bộ; hệ thống kiểm soát nội bộ, Ủy ban nhân dân phường, hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

iv

Trang

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

TÓM TẮT iii

SƠ ĐỒ HÌNH - BẢNG vii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT viii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 6

5 Ý nghĩa của đề tài 7

6 Kết cấu của đề tài 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 9

1.1 Tổng quan các nghiên cứu liên quan 9

1.2 Nhận xét về các nghiên cứu liên quan và hạn chế của đề tài 16

1.3 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.3.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 17

1.3.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khu vực công 19

1.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai năm 2004 20

1.4.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm 2004 20

1.4.1.2 Đánh giá rủi ro 22

1.4.1.3 Hoạt động kiểm soát 23

1.4.1.4 Thông tin và truyền thông 25

1.4.1.5 Giám sát 26

1.4.2 Hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ 27

1.5 Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 27

1.5.1 Quản lý chất lượng 27

v

1.5.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 30

1.5.3.1 ISO 9001:2008 30

1.5.3.2 Nội dung tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 31

1.5.3.3 Việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại UBND phường 34

1.7 Mối quan hệ giữa hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 và hệ thống kiểm soát nội bộ 39

1.7.1 Những điểm chung 39

1.7.2 Điểm khác biệt 42

1.7.3 Sự tương thích 44

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 48

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ 49

2.1 Khái quát về đơn vị hành chính thành phố Thủ Dầu Một 49

2.1.1 Khái quát về thành phố Thủ Dầu Một 49

2.1.2 Khái quát về Ủy ban nhân dân phường 50

2.1.2.1 Về nhiệm vụ, quyền hạn 50

2.1.2.2 Về cơ cấu tổ chức 51

2.2 Các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động UBND phường 56

2.3 Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương 58

2.3.2 Phương pháp nghiên cứu định tính 59

2.3.2.1 Thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp 60

2.3.3 Ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường 63

2.3.4 Phân tích thực trạng và đánh giá thực trạng ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường 64

2.3.4.1 Môi trường kiểm soát 64

2.3.4.2 Đánh giá rủi ro 76

2.3.4.3 Hoạt động kiểm soát 82

2.3.4.4 Thông tin và truyền thông 92

vi

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 102

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG, THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT, TỈNH BÌNH DƯƠNG 103

3.1 Tổng quan về mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp hoạt động của UBND thành phố Thủ Dầu Một 103

3.1.1 Mục tiêu chung 103

3.1.2 Nhiệm vụ và giải pháp 104

3.2 Tổng quan về mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp hoạt động của UBND phường 104

3.3 Quan điểm hoàn thiện 106

3.3.1 Quan điểm kế thừa 106

3.3.2 Quan điểm phù hợp đặc điểm hoạt động 107

3.4 Giải pháp hoàn thiện 107

3.4.1 Môi trường kiểm soát 107

3.4.2 Đánh giá rủi ro 109

3.4.3 Hoạt động kiểm soát 110

KẾT LUẬN CHUNG 118

TÀI LIỆU THAM KHẢO 119

PHỤ LỤC 122

vii

Hình 1.3.3.2: Mô hình quá trình quản lý chất lượng 33

Hình 1.3.3.2: Mô hình quá trình quản lý chất lượng 34

Sơ đồ 2.1.2.2: Tổ chức hành chính của UBND phường 51

Hình 2.2.1 Quy trình nghiên cứu 59

Bảng 2.3.2.2: Mẫu khảo sát 62

Bảng 2.3.4.1 Bảng kết quả khảo sát Tính trung thực và giá trị đạo đức 64

Bảng 2.3.4.1 Bảng kết quả khảo sát Năng lực của nhân viên 68

Bảng 2.3.4.1 Bảng kết quả khảo sát Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 77 Bảng 2.3.4.1 Bảng kết quả khảo sát Cơ cấu tổ chức 83

Bảng 2.3.4.1 Bảng kết quả khảo sát Chính sách nhân sự 70

Bảng 2.3.4.2 Bảng kết quả khảo sát Đánh giá rủi ro 77

Bảng 2.3.3.3 Bảng kết quả khảo sát Hoạt động kiểm soát 83

Bảng 2.3.3.4 Bảng kết quả khảo sát Thông tin và truyền thông 93

Bảng 2.3.3.5 Bảng kết quả khảo sát Giám sát 98

viii

Ký hiệu Giải thích

Tiếng việt

KSNB kiểm soát nội bộ

HTKSNB hệ thống kiểm soát nội bộ

INTOSAI International Organization of Supreme Audit Institutions

(Các tổ chức quốc tế của các tổ chức kiểm toán tối cao) ISO International Organization for Standardization (Tổ

chức tiêu chuẩn hoá quốc tế)

Cung cấp dịch vụ công nói chung và dịch vụ hành chính công nói riêng là hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chức năng phục vụ của nhà nước Thời gian qua, hoạt động cung cấp dịch vụ hành chính công của các cơ quan hành chính nhà nước đã có nhiều đổi mới theo hướng phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân Thẩm quyền hành chính pháp lý thể hiện dưới hình thức các dịch vụ hành chính công: cấp các loại giấy phép, công chứng, chứng thực, hộ tịch nhằm giải quyết các quyền và lợi ích hợp pháp của nhân dân

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện bên cạnh những kết quả đạt được thì các thủ tục hành chính có được công khai, giảm tình trạng gây phiền hà, sách nhiễu Một số không ít thủ tục hành chính chưa có ban hành kịp thời quy trình theo TCVN ISO 9001:2008, các ngành thực hiện đa phần còn thực hiện sao cho tiện lợi cho mình và người dân mà chưa theo sự ràng buộc theo các bước quá trình ban hành điều này dẫn đến khó nhận biết được chất lượng và thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân có đúng hẹn không; các thủ tục hành chính ban hành theo các quyết định công bố của UBND tỉnh chưa được ban hành đổi mới kịp thời, phù hợp với địa phương này lại chưa phù hợp với địa phương khác; chưa mẫu hóa được tối đa các hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC), còn tình trạng bổ sung hồ sơ TTHC nhiều lần,

bổ sung mẫu biểu giấy tờ cập nhật thường xuyên ảnh hưởng đến thời gian giải quyết

2

công việc của cán bộ phụ trách cũng như thời gian ưu tiên giải quyết thủ tục hành chính cho người dân một cách hài lòng theo qui định Mặt khác, thiếu cơ chế phù hợp trong đánh giá của tổ chức, công dân về kết quả, chất lượng giải quyết TTHC đối với

cơ quan công quyền, đối với cán bộ, công nhân viên phụ trách để đáp ứng trước yêu cầu của nhân dân cũng như nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước

Trong bối cảnh áp lực cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính công ngày càng cao, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của

hệ thống quản lý nhà nước ngay từ cấp cơ sở, phải làm cho bộ máy quản lý nhà nước cấp cơ sở hoạt động gọn nhẹ mà vẫn hiệu quả Muốn vậy, phải có đánh giá và có giải pháp trong việc tổ chức hoạt động tại cơ quan hành chính cấp cơ sở, không theo đuổi mục tiêu lợi nhuận, không đòi hỏi người được phục vụ phải trả thù lao Ðây cũng chính là điểm khác biệt cơ bản giữa mục tiêu hoạt động của một cơ quan hành chính nhà nước với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Nhằm đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra và các yêu cầu của hệ thống quản

lý chất lượng, lãnh đạo UBND phường đảm bảo lập ra các kế hoạch cụ thể, xác định

rõ các công việc, các nguồn lực cần thiết và phân công trách nhiệm cụ thể Đảm bảo

sự đồng bộ của toàn bộ hệ thống ngay cả khi có bất kỳ sự thay đổi nào Việc hoạch định chất lượng được thể hiện qua các tài liệu của hệ thống chất lượng và các kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu chất lượng Định kỳ lãnh đạo UBND phường cần xem xét và đánh giá các mục tiêu, chính sách chất lượng của toàn hệ thống để triển khai hệ thống quản lý chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO, có thể đảm bảo việc cung cấp thông tin giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân đúng theo qui định

Đến thời điểm hiện tại, toàn thành phố có 14/14 UBND phường đã xây dựng,

áp dụng và thực hiện công bố HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Qua đó, Thủ trưởng đơn vị nắm vững nội dung, yêu cầu, cách thức

xử lý và kiểm soát công việc theo quy trình để chỉ đạo, giải quyết kịp thời; việc giải

có thành công hay không luôn đòi hỏi sự đồng lòng, nhiệt tình tham gia tích cực của toàn bộ cán bộ công nhân viên và điều kiện tiên quyết là các cá nhân phải thay đổi về

tư duy, nhận thức Giai đoạn này là một trong những giai đoạn khó khăn nhất cần có

sự tác động sự ảnh hưởng thường xuyên, lâu dài đến các cá nhân thực thi nhiệm vụ

Do vậy lãnh đạo UBND phường cần thể hiện sự cam kết, quyết tâm xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng và truyền thông, giải thích cho toàn thể cá nhân trong đơn

vị hiểu sự cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Trên cơ sở đề tài, đánh giá những ưu điểm, tồn tại, hạn chế việc áp dụng phiên bản ISO 9001:2008 trong thời gian đã qua làm tiền đề chuyển đổi sang áp dụng có hiệu lực, hiệu quả hơn phiên bản ISO mới trong thời gian sắp tới Định hướ ng trong năm 2020 và những năm tiếp theo, các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một thực hiện bước đầu thành công viê ̣c chuyển đổi Hê ̣ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mớ i 9001:2015 Việc ứng dụng

hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 có ý nghĩa thiết thực giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của luật định và chế định, xác định và giải quyết các rủi ro có liên quan Tuy nhiên, việc ứng dụng này không thể giúp UBND phường điều hành toàn bộ các hoạt động thông qua các văn bản và công tác kiểm tra giám sát đảm bảo mục tiêu là UBND phường hoàn thành nhiệm vụ, chấp hành tốt các quy định về quản lý, bảo vệ tài sản nhà nước Bởi nhiệm vụ của UBND phường ngoài làm nhiệm vụ chuyên môn nghiệp

vụ còn phải làm tốt công tác quản lý tài chính, kế toán

4

Vì thế, cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu để đảm bảo luôn có một chế độ kế toán cung cấp hệ thống thông tin Báo cáo tài chính, thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời Mà muốn có hệ thống kế toán chính xác thì phải có HTKSNB tốt

Hoạt động của UBND phường hết sức đa dạng, phong phú, phạm vi rộng nên chứng từ kế toán có khối lượng lớn, loại hình đa dạng khiến khâu tổ chức luân chuyển chứng từ cũng trở lên phức tạp, khó khăn hơn Vì vậy, trong mọi hoạt động của UBND phường từ khâu tổ chức hạch toán kế toán đến luân chuyển bảo quản chứng từ đều cần có công tác kiểm soát đảm bảo, tuân thủ quy định

Công tác tổ chức hạch toán kế toán khoa học tạo ra mối liên hệ chặt chẽ trong các khâu từ lập chứng từ, vào sổ sách, lập Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các thông tin phục vụ nhà quản lý Mỗi bước, mỗi khâu trong nội dung công tác kế toán được thực hiện tốt có nghĩa là kiểm soát nội bộ tại các khâu đó đã được thực hiện, rủi ro thiệt hại về tài sản của đơn vị được ngăn ngừa

Kiểm soát nội bộ (KSNB) UBND phường là tất các các chính sách, qui định, thủ tục được chi phối bởi lãnh đạo và toàn nhân viên cùng tham gia vào quá trình công tác, một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn

vị nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn là công cụ hỗ trợ trong việc kiểm soát và hạn chế rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị như trong quản lý và bảo vệ tài sản, đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, không phân công kiêm nhiệm nhiều công tác liên quan

có thể xảy ra thông đồng và lạm quyền, giám sát mọi cán bộ nhân viên tuân thủ hoạt động theo các nội dung văn bản qui định và pháp luật đề cập, đảm bảo sử dụng tối ưu mọi nguồn lực…

Có thể nói, hiện nay hoạt động của UBND phường luôn song hành cùng với

nó là sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này cho thấy vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, đối với các UBND phường thì khái niệm KSNB còn rất mới mẻ, các nghiên cứu chủ yếu được thực hiện trong các doanh

5

nghiệp Công tác nghiên cứu và xây dựng hệ thống KSNB chưa được các đơn vị thật

sự quan tâm Nhận thức của người đứng đầu và các nhân viên trong UBND phường còn hạn chế, chưa thấy được tầm quan trọng của hệ thống KSNB với vai trò là công

cụ ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra, chưa liên kết các bộ phận trong hệ thống KSNB một cách chặt chẽ Các lãnh đạo UBND phường thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát

Tóm lại, đặc điểm về hoạt động của UBND phường luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đòi hỏi UBND phường luôn quan tâm và xây dựng HTKSNB đầy đủ, vững mạnh để ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động

Với những lý do trên, cũng như vận dụng kiến thức kiểm soát nội bộ vào thực

tiễn công tác, tôi chọn “Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” là đề tài nghiên cứu

Bài viết đưa ra những giải pháp định hướng góp phần cho công việc tại UBND phường có sự phối hợp giữa các thành viên, có triển khai hoạt động hữu hiệu và hiệu quả và có kỷ cương; sử dụng và quản lý tốt các nguồn lực; góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao và tuân thủ đúng quy định pháp luật

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm ứng dụng khả năng tập hợp các đặc tính TCVN ISO 9001:2008 bổ sung vào năm tiêu chí thành phần trong kiểm soát nội bộ các hoạt động nhằm đánh giá, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với đơn

vị nghiên cứu là Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

2.2 Mục tiêu cụ thể

Để đạt được mục tiêu tổng quát trên, nghiên cứu này hướng tới các mục tiêu

cụ thể sau:

6

Thứ nhất, làm rõ những nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) theo INTOSAI 2004; hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008; đặc điểm ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ

Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng HTKSNB tại UBND phường thông qua việc ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ, qua

đó chỉ ra những hạn chế trong HTKSNB tại chính đơn vị nghiên cứu

Thứ ba, đưa ra các giải pháp tích hợp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: ứng dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ

Khách thể nghiên cứu: Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

Đối tượng khảo sát: các lãnh đạo, các kế toán, một số ngành có tham gia ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp điều tra, phỏng vấn; phương pháp tiếp cận phân tích so sánh và tổng hợp Với:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này dùng để thu thập thông tin

từ các tài liệu nghiên cứu liên quan về TCVN ISO 9001:2008, INTOSAI 2004; các văn bản triển khai và báo cáo có liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, HTKSNB Trong quá trình nghiên cứu tài liệu kết hợp tìm hiểu thực tế, tác giả vận dụng kết quả thu thập để ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Uỷ ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

Phương pháp điều tra, phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện bằng cách khảo sát bởi các phiếu câu hỏi nhằm tham khảo ý kiến của các lãnh đạo, các kế toán,

5 Ý nghĩa của đề tài

Về mặt lý luận: Luận văn đã khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đơn

vị công theo INTOSAI 2004, hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008

và mối quan hệ của cả hai trong việc áp dụng, trên cơ sở đó phát triển theo hướng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ đơn vị công cụ thể là UBND phường

Về mặt thực tiễn: Để đảm bảo tính thuyết phục, khách quan trong nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB tại UBND phường bằng cách thông qua việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ UBND phường trên nền tảng thu thập, xử lý, phân tích các dữ liệu liên quan phù hợp với thực

tế Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với từng yếu tố cấu thành như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát trong kiểm soát nội bộ UBND phường; giúp nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ UBND phường

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm các chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

8

Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

Chương 3: Đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dấu Một, tỉnh Bình Dương

Chương 4: Các giải pháp hoàn thiện về ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ Ủy ban nhân dân phường, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

9

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Tổng quan các nghiên cứu liên quan

Có thể kể đến một số nghiên cứu tiêu biểu nước ngoài như sau:

Vijayakumar, A N., and Nagaraja, N (2012), Internal Control Systems: Effectiveness of Internal Audit in Risk Management at Public Sector Enterprises Kết

quả công trình nghiên cứu là hiệu quả của KSNB trong quản lý rủi ro tại các đơn vị khu vực công Nhóm tác giả cho rằng các đơn vị khu vực công thường quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ mang đến lợi ích cho công chúng, tập trung vào các lợi ích khác với các đơn vị ngoài khu vực công chủ yếu là tối đa hóa lợi nhuận Trong hoạt động đơn vị công cũng luôn phải đối mặt với các loại rủi ro xuất phát từ nội bộ hoặc bên ngoài đơn vị, do vậy thực hiện quản lý, kiểm soát rủi ro là điều rất cần thiết Với phương pháp nghiên cứu định tính, kết quả nghiên cứu khẳng định hiệu quả của KSNB góp phần nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro tại đơn vị khu vực công về hoạt động xung quanh, pháp lý và qui định, tài chính ngân sách

Rahahleh, M (2011), The Impact of Multiple Authorities that Conduct Internal Control on Public Fund in the Control Process in Jordan Bài viết sử dụng phương

pháp nghiên cứu định tính đưa ra kết luận hệ thống KSNB yếu kém là do các đơn vị công cộng Jordan còn tồn tại nhiều hạn chế: thiếu nguồn nhân lực có trình độ, chưa

có khả năng sử dụng các kỹ thuật cần thiết về yếu tố thông tin và truyền thông và thiếu nhân sự chuyên trách nắm rõ triển khai kiểm soát nội bộ Qua đó, tác giả đề xuất nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB các đơn vị công cộng tại Jordan, cần quan tâm nhiều hơn đến yếu tố môi trường kiểm soát và đánh giá rủi ro

Amudo, A & Inanga, E L, (2009), Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda Bài viết nghiên cứu các nước thành viên

khu vực (RMCs), tập trung vào Uganda ở Đông Phi Nhóm tác giả đã tiến hành đối

10

với 11 dự án, dùng phương pháp thống kê mô tả, phân tích thực trạng để đánh giá các thành phần của hệ thống KSNB tại Uganda và đưa ra các đề xuất hoàn thiện hệ thống Trong mô hình nghiên cứu của nhóm tác giả có đến sáu thành phần của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin

Control in Organizations (2012), Published by IFAC Evaluating and improving Internal (Iternational Federation of Accountants) Vai trò của hệ thống

KSNB được thể hiện qua kết quả nghiên cứu của bài báo Nội dung thể hiện các tiêu chí để đánh giá và phát triển hệ thống KSNB nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu; xác định tầm quan trọng của cá nhân trong tổ chức; tăng cường phát triển văn hóa tổ chức; đảm bảo các hoạt động kiểm soát để có cách đối phó với rủi ro; truyền thông thường xuyên đến toàn thể cá nhân; giám sát và đánh giá tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Và đưa ra hướng dẫn những nguyên tắc trên vào tổ chức, trong đó

tổ chức cần quan tâm tầm quan trọng sự phát triển môi trường kiểm soát trong việc nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

Trong nước thì cũng đã có nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công nhằm đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống tại đơn vị Trong đó, các nhà lãnh đạo đã có thiết kế và xây dựng những công vụ quản lý nhằm kiểm soát nội bộ đơn vị một cách giảm thiểu rủi ro xảy ra Một số công trình nghiên cứu như sau:

Tác giả Đào Thị Kim Ngọc (2017), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước tại các Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Tác giả xác định vấn đề cần thiết là phải xây dựng và hoàn thiện hệ

thống KSNB chi NSNN hữu hiệu mà phù hợp với điều kiện địa phương Muốn vậy, cần vận dụng linh hoạt, phù hợp lý thuyết về hệ thống KSNB theo INTOSAI 2004 làm cơ sở nghiên cứu thực tiễn bằng phương pháp so sánh, tổng hợp, khảo sát và phỏng vấn hệ thống KSNB và quy trình KSNB chi ngân sách tại các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một Luận văn giúp nhận diện và đánh giá vai trò

11

quan trọng của hệ thống để có biện pháp quản lý, sử dụng tốt hơn nguồn ngân sách cấp trên giao; đưa ra những giải pháp phù hợp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi ngân sách nhà nước theo tình hình địa phương

Ths Lê Đoàn Minh Đức, Hà Hữu Phước, Nguyễn Cao Ngọc Thảo (2016),

Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ quan hành chính Nhóm tác giả sử

dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu Archival Research (Malcolm Smith, 2003) để nghiên cứu các văn bản pháp luật, các báo cáo kết quả thực hiện được công khai cùng nội quy và quy chế tại cơ quan hành chính nhà nước Phương pháp khảo sát, phỏng vấn ý kiến chuyên gia và thống kê mô trả kết quả điều tra, khảo sát được sử dụng trong nghiên cứu Bài viết nhận diện và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ quan hành chính nhà nước, đưa ra những kiến nghị liên quan hệ thống cần phải hoàn thiện hơn nữa nhằm hoàn thiện nhiệm vụ được giao, quản lý tốt các hoạt động theo thẩm quyền

Tác giả Phạm Ngọc Cương (2015), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Sở Tài chính Đồng Nai Luận văn sử dụng phương pháp chủ yếu nghiên cứu là phân

tích, tổng hợp, thống kê, hệ thống hóa, đặc biệt là phương pháp quy nạp dựa trên định lượng và định tính các thành phần có tác động đến hệ thống KSNB tại đơn vị Chi tiết chương 1, tác giả hệ thống hóa, tóm lược về hệ thống KSNB ở khu vực công; ở chương 2, nghiên cứu đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, tác giả dùng bảng câu hỏi khảo sát, phỏng vấn một số cá nhân liên quan cũng như kết hợp với thu thập các dữ liệu thứ cấp từ các văn bản pháp luật và văn bản hiện hành làm cơ sở để thống kê, phân tích so sánh, quy nạp nhằm định lượng và định tính về 5 nhân tố có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB tại đơn vị; và ở chương 3, bài viết có vận dụng phương pháp quy nạp suy diễn nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống

Tác giả Đậu Thị Thu Hằng (2015), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao Đẳng Giao thông vận tải III Tác giả đã hệ thống hóa các nghiên cứu liên

quan có cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 1992, cập nhật năm 2004; tìm hiểu những vấn đề cụ thể về thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện

12

hệ thống kiểm soát nội bộ tại mỗi đơn vị Bởi vì kiểm soát nội bộ rường Cao Đẳng Giao thông vận tải III đã và đang vận hành còn nhiều tồn tại và chưa có tác giả nào nghiên cứu Thông qua Luận văn, tác giả đã trình bày lịch sử ra đời và phát triển của

hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị công theo Intosai năm 2004; Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ; Xây dựng một số giải pháp phù hợp đặc điểm, quy mô nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trường Cao Đẳng Giao thông vận tải III

Tác giả Nguyễn Thị Thu Hậu (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu Luận văn đã nêu cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát

nội bộ đơn vị công; đưa ra các bài học kinh nghiệm từ các nghiên cứu liên quan đến

hệ thống kiểm sót nội bộ trong nước ở đơn vị công; đánh giá được thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu; đưa ra giải pháp đề nghị giải quyết những mặt chưa làm được qua việc tìm ra nguyên nhân tồn tại nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận

từ phương pháp định tính thể hiện qua: Phương pháp luận khoa học về hệ thống hóa, phân loại, khái quát hóa lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công; Phân tích, tổng hợp các vấn đề lý luận liên quan luận văn; Quan sát, đánh giá các hoạt động kiểm soát từ các lãnh đạo, cán bộ, giảng viên và công tác phối hợp giữa các ngành với nhau; Phương pháp nghiên cứu thực tiễn (Phương pháp quan sát khoa học, phương pháp điều tra): Thống kê mô tả, phân loại và liên kết, kết nối các dữ liệu thứ cấp, sơ cấp

Bên cạnh đó, cũng có nhiều đề tài nghiên cứu đơn vị công xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong quản lý các quá trình hoạt động, góp phần chung vào các công cụ quản lý trong kiểm soát nội bộ đơn

Tác giả Hà Thị Bình (2014), Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp về triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Văn phòng tỉnh Ủy Hòa Bình

Luận văn sử dụng các phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, tham khảo ý kiến của các chuyên gia về việc áp dụng và hoàn thiện HTQLCL tại Văn phòng Tỉnh ủy Hòa Bình Bởi cách thu thập kết quả điều tra bằng phiếu câu hỏi khảo sát thực trạng

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Mục đích nghiện cứu đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 tại đơn vị và đề ra các giải pháp cải tiến, nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng cung cấp dịch vụ công của đơn vị Luận văn đề xuất một số giải pháp: có sự cải tiến quy trình kiểm soát và thực hiện mục tiêu chất lượng; hoàn thiện hệ thống tài liệu và nguồn nhân lực cho hệ thống quản lý; xây dựng các chỉ tiêu đánh giá và đo lường các quá trình; có triển khai áp dụng kỹ thuật thống kê

Tác giả Đặng Minh Trí (2013), Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 trong lĩnh vực hành chính công tại UBND phường Hòa Minh

- Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng Đề tài được viết theo tư duy quản lý chất

lượng theo lý luận cơ bản từ sách TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố Đề tài nghiên cứu thực trạng chất

14

lượng dịch vụ và hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ tại UBND phường Hòa Minh trên một số dịch vụ “một cửa” và “một cửa liên thông” Tác giả sử dụng các phương pháp điều tra thống kê (khảo sát khách hàng, hỏi ý kiến chuyên gia); các phương pháp tổng hợp thống kê (đồ thị thống kê, phân tổ thống kê); các phương pháp phân tích thống kê (dãy số thời gian, số so sánh,…) Tác giả đã đưa ra một số ý kiến nhằm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, qua đó góp phần hoàn thiện công tác quản lý phục vụ cho công tác cải cách hành chính tại đơn vị nghiên cứu

Ngoài ra, một số bài nghiên cứu, phân tích so sánh giữa việc áp dụng TCVN ISO và kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu COSO đều đề cập đến cả hai tiêu chuẩn là

một cải tiến mạnh mẽ: Ken Lynch (2018), COSO ERM vs ISO 31000; Carol Williams (2019), ISO 31000 VS COSO - Comparing and contrasting the World’s leading risk management standards; Reto Brosi (2020), The COSO vs ISO Showdown… Cả hai

đều có các nguyên tắc cơ bản và nền tảng của mỗi tiêu chuẩn có những điểm tương đồng và khác biệt, trong đó có nêu về những gì một tiêu chuẩn quản lý rủi ro sẽ giúp

tổ chức xác định, đánh giá, xử lý chấp nhận rủi ro ơ mức phù hợp khi theo đuổi các mục tiêu

Nhưng đơn vị có phải chọn chỉ một? Thêm cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mang lại để vận dụng phù hợp? Không, mỗi tiêu chuẩn có chứa những điểm tốt, nhưng không thể lấy và áp dụng riêng đối với cơ quan hành chính nhà nước bởi có qui định triển khai liên quan Cả hai tiêu chuẩn đều hữu ích để đọc, hiểu, và áp dụng đặc biệt

là khi nói đến thực tiễn các cơ quan hành chính Nhà nước, trong đó có UBND phường

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) phù hợp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước được Thủ tướng Chính phủ ban hành tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg với phiên bản của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; sau đó được cập nhật, thay thế bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 và ngày 05/03/2014 Thủ tướng ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg có hiệu lực từ ngày 18/5/2014 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Riêng địa phương kể từ năm

15

2013, hàng năm UBND tỉnh Bình Dương ban hành kế hoạch về kiểm tra công tác cải cách hành chính, trong đó giao Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức kiểm tra tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng

Ở cấp thành phố, UBND thành phố Thủ Dầu Một giao phòng Kinh tế chủ trì phối hợp trong việc tổ chức triển khai, theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện ở các Phòng ban và đơn vị UBND phường Bên cạnh đó, hiện nay hoạt động của UBND phường được triển khai thực hiện theo thẩm quyền và căn cứ theo sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên là các chính sách, thủ tục kiểm soát luôn song hành là sự tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ UBND phường thực hiện các chức năng kiểm soát nội bộ hoạt động của mình đóng góp vào thực hiện mục tiêu chung của quản lý nhà nước theo sự phân cấp hoặc phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được pháp luật qui định để đảm bảo là đơn vị hoàn thành nhiệm vụ, chấp hành tốt các quy định về quản lý, bảo vệ tài sản nhà nước Đến thời điểm hiện tại, toàn thành phố có 14/14 UBND phường đã xây dựng, áp dụng và thực hiện công bố HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Chính vì do đặc điểm tình hình thực tế yêu cầu là sự có mặt của cả hai trong các chính sách, thủ tục kiểm soát, công tác giám sát hoạt động tại UBND phường Đây là một lý do trả lời tại sao UBND phường sử dụng kết hợp cả hai tiêu chuẩn

Đồng thời, với cách tiếp cận thực trạng việc ứng dụng hệ thống QLCL trong kiểm soát nội bộ sẽ nhận được sự quan tâm từ các ngành công tác tại UBND phường trên địa bàn xuất phát từ nền tảng đã biết về ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 rồi dần

sẽ dễ nắm bắt hơn về kiểm soát nội bộ trong đơn vị, bởi nhiều đơn vị chưa hiểu rõ sự tương quan của hệ thống KSNB và hệ thống các ngành chức năng với quy trình hoạt động của tổ chức Từ đó có cái nhìn khách quan, gần gũi hơn trong việc đánh giá thực trạng về các yếu tố cấu thành đến hệ thống KSNB theo mô hình INTOSAI tại UBND phường Để làm được điều này, tác giả tiến hành xây dựng bảng câu hỏi khảo sát chính thức để thu thập ý kiến

16

1.2 Nhận xét về các nghiên cứu liên quan và hạn chế của đề tài

Việc nghiên cứu kỹ lý thuyết về hệ thống KSNB, giúp tác giả xem xét lại các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB tại các UBND phường trên địa bàn thành phố Thủ Dầu Một Cùng với đó là nghiên cứu về đặc điểm áp dụng tiêu chuẩn ISO trong hệ thống quản lý chất lượng theo các văn bản pháp luật ban hành ở phạm vi UBND phường để làm căn cứ nền tảng, hướng nghiên cứu thực tiễn cho đề tài Điều này dẫn đến việc bổ sung thêm góc nhìn trong việc tìm hiểu rõ hệ thống và các yếu tố của KSNB để tìm hướng nghiên cứu thích hợp cho đề tài trong phần tìm hiểu thực trạng tiếp theo

Bằng phương pháp nghiên cứu định tính, tác giả xây dựng Bảng câu hỏi thảo luận nhóm và thực hiện thảo luận tay đôi với các chuyên gia là lãnh đạo UBND phường; Các giảng viên trường Đại học có sự am hiểu và nghiên cứu nhiều về KSNB trong khu vực công; Các Thạc sĩ có đề tài nghiên cứu liên quan về UBND phường; đại diện cán bộ công chức của các ngành có sự am hiểu nhất định về hệ thống KSNB, HTQLCL ISO 9001:2008 của đơn vị Kết quả thảo luận nhóm tác giả sử dụng để điều chỉnh các biến trong mô hình nghiên cứu cũng như hoàn chỉnh thang đo của từng biến trong mô hình: Biến độc lập, biến phụ thuộc, biến quan sát Tiếp theo, tác giả xây dựng bảng câu hỏi khảo sát chính thức để khảo sát đại trà 70 cán bộ, công chức, nhân viên của UBND phường nhằm thu thập dữ liệu thứ cấp, sơ cấp nhằm phục vụ kiểm định mô hình nghiên cứu mà tác giả đã xây dựng

Bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào cũng có những giới hạn cơ bản về mặt nội dung trình bày Bài nghiên cứu của tác giả chỉ dùng phương pháp nghiên cứu định tính như thống kê mô tả, phân tích chủ yếu từ dữ liệu thứ cấp để đánh giá thực trạng nghiên cứu và từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện vấn đề nghiên cứu Đồng thời chưa đi vào phân tích cụ thể ở tất cả các hoạt động nghiệp vụ tại UBND phường, trong đó là nghiệp vụ kế toán ngân sách ở phạm vi chi tiết hơn

Để bài nghiên cứu có độ tin cậy cao và tính thuyết phục hơn đối với mọi người, đặc biệt là đối với khu vực công là UBND phường; trong những nghiên cứu của

17

những đề tài kế tiếp, các tác giả tiếp theo có thể đi tìm hiểu chi tiết hơn để làm rõ đặc điểm việc ứng dụng TCVN ISO 9001:2008 trong kiểm soát nội bộ trên cơ sở đề tài này; có thể đi vào phân tích thêm về mối quan hệ giữa TCVN ISO 9001:2008 và INTOSAI 2004 trong việc áp dụng cả hai, cụ thể trong việc sử dụng phương pháp định tính và định lượng để có thể đo lường và phân tích mức độ ảnh hưởng dựa trên

05 thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ để có những khuyến nghị liên quan trong quá trình quản lý tại UBND phường

Riêng trong phương pháp nghiên cứu định lượng, các tác giả tiếp theo có thể

sử dụng mô hình nhân tố khám phá một bậc và sử dụng phần mềm SPSS 22.0 để tiến hành kiểm định thang đo bằng hệ số Cronbach’s alpha của 5 biến độc lập và 1 biến phụ thuộc với tổng cộng 110 biến quan sát; các quan sát đều được giữ lại hay cải thiện theo đề xuất hoàn thiện trong phần chương 3 để có thang đo đảm bảo đạt độ tin cậy cần thiết để đưa vào phân tích nhân tố khám phá EFA

1.3 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

1.3.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trước đây cũng như gần đây chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa khái niệm kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị Theo tác giả Nguyễn Thanh Thủy nhận định rằng: “Khái niệm KSNB và hệ thống KSNB có sự khác biệt nhất định Chúng ta cần phải hiểu KSNB là một chức năng của quá trình quản lý và hệ thống KSNB được doanh nghiệp thiết lập ra để thực hiện chức năng đó”

Nói đến khái niệm về hệ thống kiểm soát nội có các nghiên cứu nổi bật như quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp

lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”

18

Theo Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về HTKSNB như sau: “Kiểm soát bộ là một hệ thống kiểm soát toàn diện về kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý:

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;

- Giữ an toàn tài sản;

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của HTKSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ”

Đối với KSNB, có nhiều khái niệm trình bày về KSNB với các góc nhìn khác nhau nhưng đều hướng đến mục tiêu chung đó là tác động bởi các công cụ, biện pháp quả lý đạt được mục đích hoạt động của đơn vị với mức rủi ro thấp nhất có thể xảy

ra Khái niệm KSNB được đề cập lần đầu tiên vào năm 1949 bởi AICPA được định nghĩa là một kế hoạch và là cách mà đơn vị sử dụng giữ an toàn cho tài sản, kiểm tra mức độ tin cậy dữ liệu có thể sử dụng, làm tăng tính hiệu quả và bảo đảm các chính sách, thủ tục, công cụ quản lý được thiết lập

Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước Kiểm toán nhà nước ngày nay được biết đến và công nhận trên toàn thế giới, sự phát triển này kéo theo việc thừa nhận về tầm quan trọng của Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), đó là vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ, thúc đẩy việc lành mạnh hóa trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải trình của chính phủ ở từng quốc gia

Năm 1992, tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã ban hành hướng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực công Thực chất báo cáo khu vực công của INTOSAI là sự tích hợp khuôn mẫu Báo cáo COSO vào tiêu chuẩn của INTOSAI Đến năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI

Đến Năm 2004, bản hướng dẫn INTOSAI định nghĩa về KSNB như sau:

“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị,

nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”

Bên cạnh việc bổ sung định nghĩa kiểm soát nội bộ và xây dựng một sự hiểu biết thông thường về kiểm soát nội bộ thông qua việc trình bày những vấn đề đặc thù của khu vực công INTOSAI đã bổ sung nội dung và đưa ra hướng dẫn nhằm mục đích phòng ngừa và phát hiện gian lận trong khu vực công, trong đó đạo đức được đưa vào các mục tiêu kiểm soát nội bộ, được xem là điều kiện tiên quyết để củng cố

niềm tin công chúng và quyết định việc quản trị hiệu quả

1.3.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khu vực công

Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI (2004) nêu rõ rằng Kiểm soát nội bộ với các mục tiêu cần đạt được: Thực hiện các hoạt động một cách hợp lý kỷ cương, có đạo đức, có kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả; Thực hiện đúng trách nhiệm giải trình; Tuân thủ pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định; Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất Chi tiết như sau:

Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín… Mục tiêu hoạt động của các đơn vị công không phải là việc tối đa hóa lợi nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực của Nhà nước Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực này để đảm bảo rằng: Việc thực hiện các hoạt động của đơn vị đúng phương pháp, đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt được tính nhân văn trong các hoạt động của mình; Việc quản lý, sử

Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Các đơn vị công phải tuân thủ các luật lệ và quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành

vi không tuân thủ Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải truyền thông thường xuyên

và giám sát các hoạt dộng trong việc hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của tổ chức

1.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Intosai năm 2004

1.4.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI năm

2004

Bài viết nghiên cứu và ứng dụng theo INTOSAI năm 2004 làm nền tảng cơ sở khoa học Vì qua tìm hiểu các INTOSAI, INTOSAI năm 2004 là có sự hướng dẫn cụ thể về kiểm soát nội bộ khu vực công phù hợp với quy mô, đặc điểm và điều kiện của UBND phường INTOSAI năm 2004 đã đưa ra hướng dẫn chi tiết về năm thành phần liên quan chặt chẽ với nhau trong hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

21

1.4.1.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát thiết lập nền tảng của một tổ chức, ảnh hưởng đến các yếu tố cấu thành khác trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi toàn thể cá nhân tham gia, tạo lập một nề nếp có trật tự, kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức

Tính chính trực và giá trị đạo đức: Tất cả thành viên tham gia tổ chức, các

nhà lãnh đạo cũng như cá nhân phụ trách có thể duy trì và chứng minh sự chính trực

và giá trị đạo đức thông qua việc tuân thủ các nội quy, quy chế, quy định và đạo đức

về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm Họ nhiệt tình thể hiện sự ủng hộ, quan tâm đối với các khâu thực hiện nhiệm vụ hướng đến kiểm soát nội bộ mọi lúc tại đơn vị

Năng lực nhân viên: Năng lực các cá nhân phụ trách bao gồm trình độ kiến

thức và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo thực thi nhiệm vụ một cách có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, thông qua việc thấu hiểu rõ trách

nhiệm cá nhân theo chức năng đối với sự ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ tại đơn vị

Cung cấp sự đào tạo, tập huấn, ví dụ như có thể gia tăng sự tương tác kiến thức liên quan về chức năng phục vụ ở đơn vị công thể hiện trong mục tiêu kiểm soát nội

bộ, trong đó mục tiêu về giá trị đạo đức để giúp họ nhận thức về ý nghĩa quan trọng của kiểm soát nội bộ thông qua các thao tác, hành vi ứng xử trong công việc thể hiện các yếu tố về giá trị đạo đức

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Phản ánh quan điểm, thái độ, quy

tắc ứng xử đối với kiểm soát nội bộ mọi lúc trong việc thực hiện, duy trì thông qua quá trình lãnh đạo, điều hành tại đơn vị; một hình mẫu hướng dẫn cho toàn thể cấp dưới tác động đến môi trường kiểm soát chung nhằm hoàn thành các mục tiêu, chẳng

hạn các hoạt động mang giá trị chính trực, đạo đức công vụ

Cơ cấu tổ chức: bao gồm sự phân công quyền hạn và trách nhiệm; Quyền hạn

và trách nhiệm báo cáo giải trình liên quan; Hệ thống báo cáo phù hợp Cơ cấu tổ

chức còn bao gồm sự kiểm toán nội bộ; thanh tra; giám sát một cách độc lập trong

22

hoạt động quản lý và phản ánh trực tiếp mức độ thẩm quyền chịu trách nhiệm trong

phạm vi đơn vị

Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo,

giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, hướng dẫn, động viên, khen thưởng, kỷ luật, khắc phục

hậu quả đối với quá trình công tác của nhân viên Chính sách nhân sự có vai trò chủ

yếu trong việc thúc đẩy môi trường giá trị đạo đức bằng cách phát triển sự chuyên

nghiệp và gia tăng sự minh mạch trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày 1.4.1.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu đơn vị và quyết định những biện pháp đối phó, phòng ngừa phù hợp đối với rủi ro

Nhận dạng rủi ro

Liên quan đến mục tiêu của tổ chức: Xét đoán rủi ro dự báo trước để có phương hướng thực hiện khắc phục đối với rủi ro có thể xảy ra Thông hiểu toàn diện suốt quá trình thực hiện: Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động trong đơn vị Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt động và rủi ro toàn đơn vị

Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt động đối với việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát của đơn vị Trong quá trình thực hiện không thể loại bỏ hết các rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ có thể kiểm soát, chấp nhận được Để làm được điều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá: Khả năng rủi ro có thể xảy ra; Mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị

Xác định động cơ của rủi ro

Một vấn đề đáng quan tâm đó là động cơ làm phát rinh rủi ro đến hoạt động của tổ chức Cần xem xét và quyết định hành động những rủi ro ở mức độ chấp nhận được

23

Xác định biện pháp đối phó

Các biện pháp đối phó được lưu ý trong hồ sơ đánh giá rủi ro với tất cả những mối liên quan để có biện pháp thích hợp Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, xử lý rủi ro và hạn chế rủi ro Tuy nhiên, dù lựa chọn biện pháp nào thì nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí bỏ ra để đối phó rủi ro với lợi ích

mà nó đem lại

1.4.1.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục được thiết lập để

có biện pháp đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp để triển khai thực hiện xuyên suốt trong một khoảng thời gian nhất định, tiết kiệm chi phí, dễ hiểu, hợp lý và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Nó bao gồm kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện

Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Quyền hạn và nghiệp vụ điều hành, quản lý và những sự kiện liên quan trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi các thành viên với sự ràng buộc theo nhiệm

vụ phân công Các thủ tục phân quyền phải được thể hiện bởi văn bản theo qui định

và công bố rõ ràng đến toàn thể các thành viên tham gia, bao gồm những điều kiện

cụ thể kèm theo

Chấp hành và thực hiện theo nội dung công việc, nhiệm vụ được giao theo qui định có nghĩa là toàn thể thành viên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi qui định được thiết lập trong sự quản lý của lãnh đảo và pháp luật liên quan

Phân chia trách nhiệm

Không có người nào hay nhóm người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận, sai sót Các chức năng công việc chính như phê duyệt, ghi chép sổ sách, thực hiện, và kiểm soát Nếu các chức năng tập trung nhiều ở một người sẽ phát sinh tiêu cực Tuy nhiên, để giảm thiểu

và loại bỏ sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ qua sự thông đồng trong quá

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản Ví dụ phải tách biệt người phê chuẩn việc mua sắm tài sản với người sử dụng tài sản

+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán Ví dụ phải tách biệt người phê duyệt mua sắm tài sản với người thực hiện ghi sổ kế toán tài sản

Chứng từ và sổ sách ghi chép

Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ Đó là bằng chứng thể hiện trách nhiệm giải trình liên quan đối với nghiệp vụ, giao dịch phát sinh Việc giới hạn phạm vi tiếp cận chứng

từ và sổ sách ghi chép đối với những người không có thẩm quyền liên quan giúp giảm thiểu rủi ro, sai qui định theo pháp luật ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu tại đơn vị Mức độ của sự giới hạn tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, thủ tục đánh giá trong một khoảng thời gian, thời kỳ Các loại chứng từ và sổ sách cần đơn giản

và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, dễ đối chiếu và xem lại khi có nhu cầu

Kiểm tra, đối chiếu

Các nghiệp vụ giao dịch và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi quá trình thực hiện Chẳng hạn, hàng hóa được giao và nhận có số lượng trùng khớp với

số lượng, chất lượng theo qui cách đã đặt hàng Chứng từ, sổ sách được đối chiếu với các chứng từ, sổ sách thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót xảy ra

Kiểm soát vật chất

Bảo đảm an toàn tài sản không chỉ là bảo vệ tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị

mà còn là thông tin Phân công trong việc kiểm tra, giám sát, sử dụng tài sản, thông tin; Giới hạn việc tiếp cận với tài sản, thông tin; Ghi chép và bảo quản tài sản, thông

có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

Kiểm tra độc lập

Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra để nâng cao tính khách quan trong quá trình thực hiện

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định: Hệ thống mạng kết nối; quyền truy cập; việc phát triển, duy trì và chuyển đổi phần mềm ứng dụng, hoạt động kiểm soát hệ thống phần mềm; phân quyền và nhiệm vụ, bảo trì dịch vụ

Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống phần mềm cụ thể nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được xét duyệt của nhà quản

lý

1.4.1.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông thật sự cần thiết liên quanđến việc thực hiện tất cả mục tiêu ở kiểm soát nội bộ đơn vị

Thông tin

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì nó giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin cung cấp hợp lý, đáng tin cậy có thể sử dụng được trong quá trình thực hiệm nhiệm vụ liên quan giữa các cá nhân phụ trách

26

Đặc biệt, hệ thống kiểm soát nội bộ thiết lập qua các giao dịch và sự kiện chủ yếu cần được thể hiện đầy đủ bằng văn bản trong việc thực hiện và chịu trách nhiệm về kết quả công việc

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin Trong đó, hệ thống thông tin kế toán là một trong những thành phần quan trọng Ngoài ra các phương pháp tìm kiếm và lưu trữ thông tin khác nhau (văn bản, báo cáo tài chính, dữ liệu trên phần mềm, báo đài, internet, các cơ quan chức năng, ) quan trọng trong việc điều hành và

ra quyết định của nhà lãnh đạo Năng lực quản lý để ra quyết định phù hợp được phản ánh bởi chất lượng thông tin bởi các tính năng của thông tin như phù hợp, kịp thời, chính xác, và có thể tiếp cận

Truyền thông

Các kênh truyền thông gồm truyền thông từ các cách thức từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, thông qua các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ khác xuyên suốt trong quá trình hoạt động, tương tác giữa các ngành liên quan Các nhân viên nhận được thông tin rõ ràng từ sự phân công, truyền tải thông tin từ nhà lãnh đạo, cơ quan chức năng, giữa các ngành với nhau, giữa đơn vị với đối tượng bên ngoài theo trách nhiệm trong quá trình kiểm soát cần được quan tâm một cách nghiêm túc

1.4.1.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà nhà lãnh đạo thể hiện sự điều hành, quản lý qua việc đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ mọi lúc Giám sát được thể hiện thông qua những hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ hay kết hợp cả hai Giám sát cần đảm bảo rằng có sự phát hiện kịp thời bởi các phương pháp và có biện pháp xử lý phù hợp đối với rủi ro xảy ra

Giám sát thường xuyên: được xây dựng bởi các hoạt động thông thường và lặp lại tại đơn vị Nó bao gồm các hoạt động quản lý thường xuyên và hoạt động giám sát các hành động, qui tắc ứng xử, kết quả công việc được thực hiện bởi các thành viên đơn vị; được thực hiện trên phạm vi các yếu tố của kiểm soát nội bộ, liên quan

1.4.2 Hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo chắc rằng việc đạt được các mục tiêu là luôn thực hiện được mà nó chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Nó có thể cung cấp cho nhà quản lý thông tin về các mối liên quan của các yếu tố cấu thành trong quá trình hoạt động của đơn vị hay sữ yếu kém cần khắc phục kịp thời để giảm thiểu rủi

ro, tiến tới đạt mục tiêu tổ chức Tuy nhiên luôn có sự tồn tại của rủi ro hiện hữu và rủi ro tiềm tàng của tổ chức mà khó tránh khỏi những hạn chế vốn có Bởi xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đến đâu thì nó vẫn tùy thuộc vào năng lực công tác và sự đáng tin cậy của các thành viên tham gia

1.5 Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008

1.5.1 Quản lý chất lượng

Tùy theo đối tượng sử dụng, từ “chất lượng” có ý nghĩa khác nhau nhưng không phải chất lượng là một khái niệm quá trừu tượng đến mức người ta không thể diễn giải tương đối thống nhất Theo ISO 9000:2000 đã đưa ra định nghĩa sau: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc một quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan” Đến ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là “Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có”

28

Vì chất lượng đo bởi sự thỏa mãn các yêu cầu mà yêu cầu luôn biến động bởi khách hàng và các bên có liên quan theo thời gian, không gian, đặc điểm người sử dụng và điều kiện sử dụng Nên khi đánh giá mức độ đáp ứng cần xét đến mọi đặc tính của đối tượng cần cung cấp sản phẩm, dịch vụ với những nhu cầu theo qui định pháp luật

Còn tác giả Hà Thị Bình có đề cập: “Chất lượng không tự sinh ra; chất lượng không phải là một kết quả ngẫu nhiên, nó là kết quả của sự tác động của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau Muốn đạt được chất lượng mong muốn cần phải quản lý một cách đúng đắn các yếu tố này Hoạt động quản lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là quản lý chất lượng”

Bên cạnh đó, ISO 9000:2005 cũng có nêu “Quản lý chất lượng là tập hợp những hoa ̣t động của chức năng quản lý chung, xác định chính sách chất lượng, mục đích và trách nhiê ̣m, thực hiê ̣n chúng thông qua các biê ̣n pháp như lập kế hoa ̣ch chất lượng, kiểm soát chất lượng, bảo đảm chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ hệ thống chất lượng”

Khởi đầu từ tài liệu ISO 9000:2000 đến các phiên bản mới, trong đó có ISO 9001:2008 có đề cập rằng: Quản lý chất lượng tuân theo những nguyên tắc (ở đây là

8 nguyên tắc cơ bản) như hướng vào khách hàng, cần có sự lãnh đạo và sự tham gia của mọi thành viên trong tổ chức; dựa trên nguyên tắc tiếp cận theo quá trình và hệ thống, cải tiến liên tục hệ thống, mọi quyết định dựa trên sự kiện và đặc biệt đảm bảo nguyên tắc cân bằng quyền lợi các bên

1.5.2 Các nguyên tắc Quản lý chất lượng

Bài viết nghiên cứu và ứng dụng theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 - Các yêu cầu trên cơ sở và từ vựng từ ISO 9000:2000 làm nền tảng cơ sở khoa học Trong đó 8 nguyên tắc quản lý chất lượng là một số quy tắc giúp lãnh đạo đánh giá, điều hành đơn vị, nhằm cải tiến liên tục các quá trình hoạt động tại đơn vị bằng cách tập trung vào khách hàng, và quan tâm đến nhu cầu các bên liên quan Tám

29

nguyên tắc của quản lý chất lượng được nhận biết để lãnh đạo cao nhất có thể sử dụng nhằm dẫn dắt tổ chức đạt được kết quả hoạt động cao hơn

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng

Giá trị thỏa mãn các yêu cầu khách hàng có nghĩa sản phẩm hay dịch vụ đạt chất lượng trong việc đáp ứng, một yếu tố chủ đạo trong định hướng hoạt động tại đơn vị

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn toàn lôi cuốn mọi người tham gia để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Nguồn lực chủ đạo của một đơn vị năm ở yếu tố con người Nếu có sự đồng thuận tham gia công việc với sự nhiệt tình trong công việc thông qua trình độ hiểu biết, kỹ năng và kinh nghiệm tạo ra những giá trị chung, thành công chung hoàn thành mục tiêu của đơn vị

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình Khi các bước, các khâu trong công việc được quản lý theo một quá trình tạo sự liên kết, kết nối biến đổi đầu vào ở

cá nhân thực hiện này thành đầu ra ở cá nhân tiếp theo thực hiện cho đến khi hình thành kết quả triển khai đạt hiệu quả, và ngày một gia tăng năng suất trong công việc đem lại giá trị lợi ích ở đơn vị

Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống

Phương pháp hệ thống trong điều hành quản lý là sự huy động, phối hợp các nguồn lực để xác định, thực hiện một hệ thống các quá trình hoạt động diễn ra hướng đến hoàn thành mục tiêu chung Hiểu rõ các quá trình trong hệ thống có sự có mội liên quan với nhau như thế nào để có biện pháp, cách thức phân tích, đo lường, đánh

30

giá kết quả đạt được nhằm có hành động khắc phục, biện pháp phòng ngừa và sự cải tiến liên tục sao cho phù hợp với qui định và điều kiện thực tiễn

Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

Việc không ngừng cải tiến vừa là mục tiêu vừa là phương pháp đổi mới mình sao cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh mới theo từng phần, bước nhỏ hay toàn bộ căn cứ vào công việc cụ thể được triển khai

Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện

Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin Cần thiết có sự ghi nhận, tổng hợp mọi dữ liệu và thông tin theo phương pháp đúng, phù hợp với mục tiêu để phân tích dữ liệu và thông tin Từ kết quả các phân tích này, các quyết định đã có căn cứ cũng như cộng với yếu tố kinh nghiệm và khả năng trực giác để có quyết định và hành động đúng đắn trong công việc

Nguyên tắc 8: Phát triển quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng

Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị

Để đạt được mục tiêu chung, đơn vị cần xây dựng mối quan hệ hợp tác nội bộ với các cá nhân, đơn vị khác, ngành chức năng, cơ quan cấp trên Có mối quan hệ nội

bộ đoàn kết giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau tạo nên sức mạnh tập thể trong việc thúc đẩy hợp tác thành công trong công việc giữacác mối quan hệ

liên quan cùng nhau tham gia thực hiện

1.5.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

1.5.3.1 ISO 9001:2008

Tổng hợp từ nguồn trích dẫn [19], International TSC Co., Ltd - Lịch sử tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì ISO là tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standardization) Tổ chức phi chính phủ này được thành lập vào năm 1947, tại Thụy Sĩ Việt Nam tham gia tổ chức này vào năm 1977 và là thành viên thứ 77 Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ