Tài liệu BƯU CHÍNH NHẬT BẢN TIẾN TỚI TƯ NHÂN HÓA pdf

Theo kế hoạch, năm 2007, hệ thống này sẽ được phân chia thành 04 đơn vị kinh doanh chuyển phát thư và bưu phẩm, các dịch vụ ngân hàng và bảo hiểm, trực tiếp trả lương cho người lao động

BƯU CHÍNH NHẬT BẢN TIẾN TỚI TƯ NHÂN HÓA

ThS LÊ MINH TOÀN - ThS DƯƠNG HẢI HÀ Giới thiệu:

Tháng 7/2005, Thủ tướng Nhật Bản đã dành đựơc sự ủng hộ của Hạ Viện Nhật Bản trong Kế hoạch tư nhân hoá hệ thống Bưu điện Nhật Bản (Japan Post)- một phần quan trọng trong chương trình cải cách do Thủ tướng đề ra Bưu chính Nhật Bản là một trong những doanh nghiệp (DN) hoạt động kém hiệu quả nhất còn xót lại của khu vực kinh tế công cộng ở Nhật, cho dù DN này từng có tổng giá trị tài sản lên tới hơn 3000 tỷ USD và một ngân hàng lớn nhất thế giới, với trên 25.000 bưu cục và trên 260.000 nhân viên Đây cũng là DN mua nhiều công trái Chính phủ nhất ở Nhật Bản và gián tiếp gây ra tình trạng nợ động trầm trọng kéo dài Theo kế hoạch, năm 2007, hệ thống này sẽ được phân chia thành 04 đơn vị kinh doanh chuyển phát thư và bưu phẩm, các dịch vụ ngân hàng và bảo hiểm, trực tiếp trả lương cho người lao động và quản lý tài sản của Bưu chính Nhật; dưới quyền quản lý trực tiếp của một công ty nhà nước (công ty Mẹ- Holding Company) và sẽ được yêu cầu bán tất cả các tài sản

và các khoản bảo hiểm vào năm 2017

1 Bưu chính Nhật Bản: Quá trình hình thành và phát triển

Bưu chính Nhật Bản được thành lập vào 1/4/2003 với mục tiêu tiến hành các hoạt động kinh doanh hiệu quả trên các lĩnh vực Dịch vụ bưu chính, Dịch vụ tiết kiệm bưu chính, Chuyển tiền, Hệ thống chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện và các Dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chính, cũng như các dịch vụ khác được cung cấp tại các bưu cục (với trên 24.700 bưu cục) Tuy nhiên, quá trình phát triển của Bưu chính Nhật đã có từ năm 1871 (Bảng 1) Bưu chính Nhật có vốn pháp định là 1.268,8 tỷ Yên và số nhân viên là 271,368 người (vào 1/4/2004)

Bảng 1

Ngày Sự kiện

20/4/1871 Các dịch vụ bưu chính hiện đại được giới thiệu

2/1/1875 Dịch vụ chuyển tiền bưu chính được giới thiệu

2/5/1875 Dịch vụ tiêt kiệm bưu chính được giới thiệu

22/12/1885 Thành lập Bộ Viễn thông

8/2/1887 Biểu tượng “ ” được giới thiệu như là nhãn hiệu chính thức

của Bộ Viễn thông

1/3/1906 Dịch vụ chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện

được giới thiệu

1/10/1916 Dịch vụ Bảo hiểm Bưu chính được giới thiệu

1/6/1949 Thành lập Bộ Bưu chính và Viễn thông

6/1/2001 Bộ Quản lý công cộng, Nội vụ, Bưu chính và Viễn thông

(MPHPT) và Cơ quan Dịch Vụ Bưu chính được thành lập

1/4/2003 Thành lập Bưu chính Nhật

Về mặt cơ cấu tổ chức, mô hình tổ chức của Bưu chính Nhật được tổ chức như Hình 1

Hình 1

Hội đồng

Uỷ ban chiến lược

Uỷ ban điều hành

Uỷ ban đặc biệt

Các Kế toán viên

doanh nghiệp

Các Phó chủ tịch điều hành cấp cao

Các Phó chủ tịch điều hành

Ban thanh tra và kiểm toán Phòng Thư ký

Phòng xúc tiến khách hàng Phòng kế hoạch

Phòng mạng lưới các Bưu cục Phòng Quan hệ khách hàng (PR) Phòng nhân sự Phòng Kế toán Phòng tìm kiếm lợi nhuận

Phòng CNTT

Phòng Hỗ trợ làm việc

Phòng Liên kết kinh doanh

Các trụ sở kinh doanh tài chính Các trụ sở kinh doanh Bưu chính

Phòng Marketing

Phòng kinh doanh quốc tế

Phòng điều hành

Phòng kinh doanh các dịch vụ tiết kiệm Phòng kinh doanh dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chính

Phòng Hệ thống thông tin Văn phòng vùng

Bưu cục

2 Các dịch vụ của Bưu chính Nhật

Bưu chính Nhật cung cấp các dịch vụ Bưu chính cơ bản đến với mọi khách hàng trên mạng lưới Bưu cục được phân bố rộng khắp trên cả nước (khoảng 25.000 bưu cục) Các dịch vụ cung cấp bao gồm: Dịch vụ Bưu chính, Dịch vụ tiết kiệm bưu chính và Dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ Bưu chính

- Dịch vụ Bưu chính: Với mục tiêu khuyến khích phúc lợi công cộng, Bưu chính Nhật

cung cấp tất cả các dịch vụ mà mọi người có thể dễ dàng sử dụng tại bất kỳ đâu trên khắp cả nước Hàng năm, 25 tỷ thư và bưu phẩm, bưu kiện đã đựơc chuyển giao tới khách hàng; 73 triệu thư và bưu phẩm bưu kiện (BPBK) đã chuyển tới 31 triệu hộ gia định và kinh doanh mỗi ngày

- Dịch vụ tiết kiệm bưu chính: Bưu chính Nhật cung cấp cho mọi người các dịch vụ tài

chính thuận tiện cho các hoạt động hàng ngày bao gồm: Tiết kiệm Bưu chính, Chuyển tiền Bưu chính, Dịch vụ chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản bưu điện và nhận việc chi trả lương hưu Các Bưu cục không chỉ được đặt ở các khu dân cư khu vực thành thị mà còn được đặt tại cả các khu dân cư nơi mà có một số ngân hàng thương mại đang hoạt động Chúng đóng một vai trò quan trọng như một cơ quan cung cấp các dịch vụ tiết kiệm cơ bản cho cá nhân khách hàng Vào cuối tháng 5/2004, khách hàng

đã gửi 225.740 tỷ Yên

- Dịch vụ Bảo hiểm nhân thọ bưu chính: Bưu chính Nhật cung cấp các dịch vụ bảo hiểm

nhân thọ với thủ tục đơn giản cho khách hàng Ví dụ: Dịch vụ “Kampo” cung cấp cho khách hàng có được một cuộc sống dễ chịu hơn khi về già Cuối tháng 5/2004, đã có 120.011 tỷ Yên được đóng góp vào quỹ dịch vụ này

Để thực hiện các mục tiêu kinh doanh và cung cấp các dịch vụ, Bưu chính Nhật xây dựng tốt mối quan hệ với chính quyền các địa phương cũng như tham gia vào các hoạt động viện trợ quốc tế Ngoài ra, Bưu chính Nhật cũng xây dựng cho mình Điều lệ Bưu chính với 9 điểm và Tuyên ngôn về Bảo vệ môi trường (5 điểm) Bưu chính Nhật cũng xây dựng cho mình các mục tiêu quản lý liên quan đến từng dịch vụ Bưu chính, từng năm (Bảng 2)

Bảng 2

Lĩnh vực

kinh doanh

Toàn bộ Bưu chính

Dịch vụ Bưu chính

Dịch vụ tiết kiệm bưu chính

Dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chính Mục tiêu

cơ bản Sử dụng hiệu quả mạng lưới các bưu cục Khuyến khích sự độc lập và quản lý năng động

Hợp tác và hợp danh quốc tế

Bảo đảm

tài chính Bảo đảm tài chính Quỹ đạt 50 tỷ Yên hoặc hơn Quỹ đạt 3.900 tỷ Yên hoặc hơn Đạt 300 tỷ Yên

Tăng cường

hiệu quả

hợp tác

Tăng cường hiệu quả hợp tác

Chi phí kinh doanh: 98,5%

hoặc ít hơn

Chi phí kinh doanh: 0,52%

hoặc ít hơn

Chi phí kinh doanh: 5,1% hoặc ít hơn

Duy trì và

tăng cường

mức độ

dịch vụ

Hoàn thiện đáp ứng nhu cầu khách hàng;

Tận tuỵ để đáp ứng hài lòng các yêu cầu khách hàng

Tỷ lệ giao đúng thời gian: 97%

hoặc hơn

Hoàn thiện dịch

vụ cho khách hàng hài lòng

Tỷ lệ sai sót và bỏ:

- Bảo hiểm: 3,6% hoặc ít hơn;

- Tiền trợ cấp bảo hiểm: 2,3% hoặc ít hơn

lý

Nâng cấp quản

lý

Nâng cấp quản

lý

3 Những nỗ lực của Bưu chính Nhật trong việc bảo đảm nâng cao chất lượng các dịch

vụ cung cấp và kinh doanh có lãi

Năm 2004, báo cáo tài chính của Bưu chính Nhật cho thấy những nỗ lực của DN này trong việc nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng cũng như những đối mới để bảo đảm cho Bưu chính kinh doanh có lãi trong bối cảnh mà các dịch vụ cung cấp đều vấp phải sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều DN khác trong lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, cũng như sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT), mạng Internet làm ảnh hưởng đến các dịch vụ bưu chính truyền thống

3.1 Đánh giá chung về các dịch vụ:

- Dịch vụ Bưu chính: Trong năm 2003, đã có 25,58 tỷ thư được chuyển, giảm 593,71 triệu

chiếc, hay 2,3% so với cùng kỳ năm 2002 Tỷ lệ trung bình/dân là 202, giảm 5 thư so với năm 2002 Trong đó:

+ Thư: Thư hạng nhất (thư có đóng dấu) và thư hàng hai (bưu thiếp) chiếm 90% tổng số thư gửi, giảm 2,7% so với cùng kỳ năm trước, đạt 23,36 tỷ chiếc Sự sụt giảm này là do ảnh hưởng bởi mạng Internet (dịch vụ gửi thư điện tử), sự thay đổi ở khu vực kinh tế tư nhân, sụt giảm thư DN do các chi phí viễn thông giảm

+ Bưu phẩm, bưu kiện: Bên cạnh các BPBK thông thường, Bưu chính Nhật cũng đã mở rộng phạm vi sang chia sẻ thị phần BPBK cỡ nhỏ vốn chỉ dành cho các dịch vụ khai thác

tư nhân từ 5,7% năm 2002 lên 10% năm 2005 Việc gia tăng số lượng BPBK hàng năm còn nhờ vào nỗ lực của công tác Merketing, hệ thống của hàng…

+ Thư quốc tế: Bị ảnh hưởng bởi thư điện tử (e-mail)

Những yếu tố trên làm ảnh hưởng đến doanh thu của Bưu chính Nhật, trong năm 2003 chỉ đạt 1.906,3 tỷ Yên, giảm 45,4 tỷ Yên

- Dịch vụ tiết kiệm Bưu chính: Xét về tổng quan, lợi nhuận tiếp tục giảm tại khu vực

này, năm 2003 chỉ đạt 227.000 tỷ Yên, giảm 6000 tỷ Yên so với cùng kỳ năm trước Trong đó, dịch vụ chuyển tiền giữa các tài khoản Bưu điện (Giro) thực hiện đạt 1,51 tỷ giao dịch (tăng 4,6%); 43,5 triệu điện chuyển tiền được thực hiện (tăng 1,9%); các giao dịch qua ATM tăng với trên 51,7 triệu giao dịch của khách hàng qua ATM Việc mua trái phiếu Chính phủ tăng 143,2 tỷ Yên (8,9%) do nỗ lực bán trái phiếu của mạng lưới các bưu cục

- Dịch vụ bảo hiểm nhân thọ Bưu chính:

Do ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố tác động như kinh tế, lãi suất, số lượng các hợp đồng bảo hiểm giảm 17,5% và doanh thu bảo hiểm giảm còn 2.629,5 tỷ Yên

3.2 Các nỗ lực cải thiện dịch vụ và tăng cường hiệu quả kinh doanh

- Tích cực hoàn thiện các dịch vụ:

Rất nhiều dịch vụ mới đã được nghiên cứu và đưa vào khai thác nhằm thu hút nhiều khách hàng sử dụng các dịch vụ Bưu chính như: Dịch vụ “ảnh tem” (là dịch vụ cho phép người gửi in ảnh của mình dưới góc cuối cùng của tem); dịch vụ EXPACK 500, mở rộng dịch dịch vụ giao trong ngày tiếp theo (với BPBK và thư thông thường); xem xét lại phí cho các sản phẩm bưu chính không theo tiêu chuẩn; mở rộng kích cỡ và trọng lượng BPBK (ví

dụ từ 1m lên 1,5m; từ 20kg lên 30kg); Dịch vụ giao ngay trong ngày với các BPBK Yu-Pack; mở rộng thời gian giao theo yêu cầu của người gửi vào tất cả các thời điểm trong ngày; thủ nghiệm bán phong bì tại các Bưu cục nhằm gia tăng sự tiện lợi cho khách hàng; giới thiệu dịch vụ trả/thanh toán dễ dàng (Yucho Pay-easy Service) cho việc thanh toán các hoá đơn và trả thuế qua mạng lưới thanh toán; mở rộng thời gian hoạt động của các may ATM bưu chính 24/24; cải tiến dịch vụ bảo hiểm nhân thọ trọn đời (Nagaiki-kun) với nhiều gói dịch vụ hấp dẫn theo thời gian, mức đóng bảo hiểm, thời điểm đóng bảo hiểm, cải tiến dịch vụ bảo hiểm nhân thọ trong đó tiền bảo hiểm được trả vào một ngày nhất định cho người đóng bào hiểm hoặc thân nhân nếu người đóng bào hiểm chết trước thời điểm đó

- Đối tác với các nhà khai thác tư nhân:

Bưu chính Nhật hợp tác mạnh với các nhà khai thác tư nhân để cùng phối hợp khai thác,

sử dụng các cửa hàng này như là điểm nhận các BPBK Bên cạnh đó, Bưu chính Nhật cũng hợp tác chặt chẽ với các công ty phân phối tư nhân trong việc cung cấp các dịch vụ phân phối đáp ứng các nhu cầu của khách hàng (xây dựng, vận tải, kiểm soát hàng tồn kho…) Dịch vụ BPBK Yu-Pack đang được các nhà sản xuất chính sử dụng để khôi phục các máy tính cá nhân gia đình vào mục đích tái sử dụng nhằm bảo vệ môi trường Thiết lập quan hệ chặt chẽ với Công ty Oriental Land để công ty này làm công tác tiếp thị danh mục tại các bưu cục trên cả nước; thiết lập Kodomo Post House để bán tem, bưu thiếp, chấp nhận các BPBK Yu-Pack, bán các hàng hoá cho trẻ em Thoả thuận mở rộng các dịch vụ của các máy ATM và Máy phát tiền mặt CD (Cash Dispenser); Dịch vụ gửi tiền qua lại nhau giữa Tiết kiệm bưu chính và Hệ thống ngân hàng tư nhân…

- Tận dụng các khoảng trống tại các Bưu cục:

Cho thuê lại các khoảng trống tại các toá nhà Bưu chính làm các cửa hàng, phòng trưng bày, bán hàng lưu niệm mùa hè, tết; bán tem và phong bì; bán đồ lưu niệm dành cho du khách; bán đồ văn phòng phẩm; đồ uống; đồ thủ công mỹ nghệ Phát triển hệ thống máy bán đồ uống giải khát sử dụng tiền xu

- Hoàn thiện Hệ thống dịch vụ bưu chính Nhật

Đây là hệ thống cho phép xem xét lại toàn bộ quy trình xử lý công việc từ khi nhận thư, chia chọn và chuyển phát qua việc ứng dụng Phương pháp sản xuất TOYOTA (Toyota Production Method) mà đã cho kết quả khả quan tại nhiều DN theo tiêu chuẩn công việc, qua việc nỗ lực để hoàn thiện sản xuất bằng việc tạo ra một hệ thống nới mà thư được dễ dàng lưu thông, hạn chế lãng phí, không theo quy tắc để cung cấp cho khách hàng với dịch vụ tốt hơn và thuận tiện hơn

Ví dụ: Với Dịch vụ bưu chính là việc hoàn thiện ngay từ khâu hoạt động của mỗi cá nhân qua việc phân loại ngay tại quầy; tiêu chuẩn hoá công việc bằng việc xác định lại thời gian vận chuyển và chia chọn; hoàn thiện công tác quản lý

- Hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng:

Tại tất cả các bưu cục, văn phòng vùng và tại trự sở chính đều có Uỷ ban xúc tiến khách hàng nhận trách nhiệm tiếp nhận và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, trợ giúp khách hàng Bưu chính Nhật cũng rất năng động trong việc tìm kiếm tiếng nói chung với khách hàng để cung cấp các dịch vụ ngày càng tốt hơn

- Quản trị DN:

Bưu chính Nhật thiết lập Hội đồng các giám đốc bao gồm: Chủ tịch, các Phó chủ tịch điều hành cấp cao và các Phó Chủ tịch Đây là nơi ra các quyết định cao nhất, thảo luận và quyết định các chính sách quản lý, ngân sách… Hội đồng này còn có sự tham gia của các đại diện bên ngoài Uỷ ban chiến lược cũng được thành lập nhằm thảo luận các quyết sách quan trọng về các vấn đề mà DN phải đối mặt trong điều hành và quản lý Uỷ ban này cũng hợp tác chặt chẽ với Uỷ ban điều hành trong việc trình các quyết định lên Chủ tịch Dưới Uỷ ban điều hành là 9 uỷ ban khác như: Uỷ ban chiến lược CNTT; Uỷ ban đầu tư…

để thảo luận các vấn đề đặc biệt liên quan đến quản lý, điều hành, trợ giúp Uỷ ban điều hành

Quản trị bên ngoài, Bưu chính Nhật chịu sự quản lý của Bộ Quản lý công, Nội vụ, Bưu chính và Viễn thông (MPHPT) cho các Mục tiêu quản lý và Kế hoạch quản lý trung hạn (Hình 2)

- Hoàn thiện quản lý

Các hoạt động này bao gồm: cắt giảm các chi phí nhân công, giảm các chí phí bán hàng thông qua việc xem xét lại các hợp đồng đã ký kết, mở rộng các hợp đồng cạnh tranh; tái

cơ cấu các Trung tâm hoạt động Tiết kiệm bưu điện; tổ chức lại các Trung tâm bảo hiểm nhân thọ bưu chính; xây dựng tích cực mối quan hệ với chính quyền địa phương; nỗ lực bảo vệ môi trường; các hoạt động an sinh xã hội

Hình 2

Tài liệu tham khảo:

[1] Postal Servive in Japan (Annual Report: 2000-2004)

[2] AFP; AP; Reuters 7/2005

[3] Báo cáo của UPU và APPU, 2005

Nghị viện

Hệ thống Luật pháp

Bộ Quản lý công, Nội vụ, Bưu chính và Viễn thông

(MPHPT) Cục Kế hoạch chính sách Bộ Quản lý công, Nội vụ,

Bưu chính và Viễn thông

- Lập KH và chương trình cho hoạt động Bưu chính;

- Giám sát và thanh tra hoạt động Bưu chính Nhật

Hệ thống hành chính

TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH NHẬT Quản lý hoạt động bưu chính

Các Giám đốc bên ngoài:

Số lượng 3 hoặc hơn, trong đó ít nhất

một người là kế toán (Chịu sự quản lý của Luật Công ty Công)

Phòng

Kế toán Các Kế toán viên

Hội đồng Kế toán Nhật bản:

Các hoạt động giám sát kế toán

Cơ quan Dịch vụ tài chính:

Các hoạt động giám sát quản lý rủi ro

Cục đánh

giá hành

chính:

Đánh giá và

giám sát

hành chính

Các Kế toán

Công được

công nhận

(CPA):

Kế toán bên

ngoài

Các mục tiêu quản lý trung hạn; Kế

hoạch quản lý trung hạn; Báo cáo tài

chính của các báo cáo Kế toán

Thông qua Luật ( Liên quan đến khung quản lý)

Thông qua các Mục tiêu quản lý trung hạn và

kế hoạch quản lý trung hạn;

đánh giá;

Giám sát việc thực hiện Luật và điều lệ